企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理的途徑

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【摘要】企業(yè)養(yǎng)老保險檔案內(nèi)容包含職工的個人信息和原始數(shù)據(jù)，為了保護檔案內(nèi)容，應(yīng)加強檔案管理，落實完善的檔案管理制度，管理人員需按照規(guī)定，依據(jù)不同的檔案，統(tǒng)一歸檔整理，做到認(rèn)真分類，明確管理職責(zé)，嚴(yán)格依照管理機制中提出的要求，做好養(yǎng)老保險檔案管理工作，有利于促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；養(yǎng)老保險；檔案管理

現(xiàn)如今，企業(yè)在發(fā)展過程中不僅要注重獲取經(jīng)濟效益，還應(yīng)高度重視開展養(yǎng)老保險檔案管理工作，在管理過程中對于隨意性的工作行為以及不認(rèn)真歸檔的人員，按照規(guī)定予以嚴(yán)厲處罰，起到警示作用，使負(fù)責(zé)整理檔案的人員增強責(zé)任感，明確做好本職工作的重要性，從而認(rèn)真、負(fù)責(zé)分類、備案、整理養(yǎng)老保險文件等等，有效提高檔案管理工作質(zhì)量。

一、以往企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)狀

以往企業(yè)發(fā)展過于關(guān)注效益，忽視加強管理檔案工作，由于疏于監(jiān)管，沒有發(fā)現(xiàn)管理工作中未結(jié)合不同的檔案分類整理其中的內(nèi)容，致使各種檔案混亂，當(dāng)需要某個檔案資料時，不能快速找到職工文件，出現(xiàn)檔案丟失的問題，進(jìn)而難以依據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的決策，有損職工的根本利益。然而，對于這一現(xiàn)狀，很多企業(yè)沒有高度重視，使檔案管理制度不完善不具體，沒有明確提出應(yīng)遵守的規(guī)定，無法增強約束力，久而久之，檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)不規(guī)范的行為，針對不同的文件、檔案，不注重記錄、歸檔整理，導(dǎo)致一些有價值的資料不齊全，內(nèi)容不完整，不能盡快核對職工的情況，不利于企業(yè)的發(fā)展。再就是所運用的管理方式不先進(jìn)，仍然依靠人力歸檔，不僅浪費時間，還不利于提高效率。對此，以下文章提出了行之有效的解決對策，必然會改變這一現(xiàn)狀，解決存在的問題。

二、企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理的有效途徑

（一）健全檔案管理制度。當(dāng)前，企業(yè)在發(fā)展各個時期，對于養(yǎng)老保險檔案管理工作應(yīng)提高重視程度，健全檔案管理制度，管理人員在實際的工作中應(yīng)遵守規(guī)章制度，嚴(yán)格依照規(guī)定規(guī)范工作行為，認(rèn)真歸類各種檔案，并根據(jù)職工養(yǎng)老保險所交的費用，詳細(xì)記錄，以便于日后查找與核對，體現(xiàn)出檔案管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)對待本職工作的重要性。檔案管理人員只有充分意識到檔案丟失需承擔(dān)責(zé)任，才能明確管理職責(zé)，落實完善的監(jiān)管制度，時刻約束和管理自我，工作中依據(jù)檔案法和管理機制中提出的要求，結(jié)合職工繳納養(yǎng)老保險的時間以及基本信息，整理成文件，而后，統(tǒng)一歸檔、分類，當(dāng)需某個檔案時，就可快速找到文件，依據(jù)資料顯示的內(nèi)容，在規(guī)定的日期發(fā)放養(yǎng)老金，促使職工的根本利益得到保護。因此，制定完善的檔案管理機制非常重要，這樣才能提高檔案的完整性，并確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行。（二）采用信息化的管理方式。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，逐漸推出了信息技術(shù)，廣泛應(yīng)用于企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理之中，創(chuàng)新了管理模式，在整理檔案時，減輕了人力負(fù)擔(dān)，管理人員無需浪費很長時間歸檔，通過運用先進(jìn)的信息技術(shù)，靈活操作電腦，登錄檔案管理軟件，查找到各類檔案，依據(jù)不同的文件、資料、信息、檔案，快速分類整理在文件夾中保存的珍貴文檔。過去紙質(zhì)的檔案，長時間保存會泛黃，致使上面的字跡不清楚，有時難以快速找到所需的檔案，在短時間內(nèi)無法確定應(yīng)發(fā)放多少養(yǎng)老金。想要提高檔案管理效率，管理人員應(yīng)緊跟時展的步伐，積極運用信息技術(shù)，以信息化的管理方式，高效率歸類諸多的檔案。在實際的工作中，可以發(fā)揮計算機的功能，快速查詢和檢索，找到原始的檔案，了解詳細(xì)的養(yǎng)老金，根據(jù)現(xiàn)實的數(shù)據(jù)信息，發(fā)放相應(yīng)的養(yǎng)老金，體現(xiàn)出采用信息技術(shù)管理檔案能有效提高檔案管理工作的效率。（三）做好檔案分類和整理工作?，F(xiàn)階段，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作之前，要選用工作能力較強的管理人員，確保管理過程中不出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，推動檔案管理工作規(guī)范化開展。管理時認(rèn)真分類，結(jié)合不同的檔案，保存在不同的文檔之中，做到針對性地整理，使各種文件、資料分類保存起來，便于日后查找所需的檔案，從根本上避免出現(xiàn)檔案找不到的情況。因此，聘用符合崗位要求的管理人員非常重要，促使分類和整理工作按照規(guī)定進(jìn)行，做到正確歸類，高效整理檔案，體現(xiàn)出檔案管理工作效率有所提高，可節(jié)省大量的時間，辦理業(yè)務(wù)、發(fā)放養(yǎng)老金等等。由此可知，檔案整理和分類工作是非常重要的一個環(huán)節(jié)，應(yīng)依據(jù)檔案內(nèi)容、文件類型合理歸檔，這樣才能提高檔案的完整性。

三、總結(jié)

綜上所述，要想解決企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作中存在的問題，必須先完善管理機制，而后，依照規(guī)定和提出的要求，加強管理和監(jiān)督，推動檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況，使檔案內(nèi)容具有完整性。此外，還應(yīng)做到與時俱進(jìn)，積極運用先進(jìn)的信息技術(shù)，高效整理養(yǎng)老保險檔案，進(jìn)一步提高檔案管理的效率，促進(jìn)社會保障機制得以落實。

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作者:和建軍 單位：山西省文水縣社會勞動保障事業(yè)所