文檔知識(shí)管理全文(5篇)

摘要：知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)已逐漸成為企業(yè)之間的主要競(jìng)爭(zhēng)，知識(shí)管理的理念與實(shí)踐已逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)。文件、檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資源。企業(yè)文檔一體化是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，企業(yè)文檔一體化，即從系統(tǒng)、整體的角度，將企業(yè)文件與檔案統(tǒng)籌管理，整合企業(yè)文件與檔案資源，促進(jìn)企業(yè)信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)，促進(jìn)企業(yè)知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)。在知識(shí)管理環(huán)境下，企業(yè)可以通過(guò)一體化的文檔管理制度、共享、合作的文化理念、人才建設(shè)等有效措施實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；文件管理；檔案管理；企業(yè)文檔一體化

1企業(yè)文檔一體化的內(nèi)涵

企業(yè)文件是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)過(guò)程中直接產(chǎn)生和使用的一切信息記錄。企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，企業(yè)檔案可以分為黨群管理類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、科研開(kāi)發(fā)類(lèi)、特殊載體類(lèi)等。文檔一體化是把文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目、利用有機(jī)地聯(lián)系在一起，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，組織成為一個(gè)科學(xué)的大系統(tǒng)，從整體相互聯(lián)系的角度對(duì)若干子系統(tǒng)進(jìn)行處理、統(tǒng)籌安排，從而達(dá)到減少或消除重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率和工作質(zhì)量的目的。企業(yè)文檔一體化就是將企業(yè)文件管理與檔案管理有機(jī)聯(lián)系起來(lái)，從系統(tǒng)、集成的角度對(duì)企業(yè)文件、檔案進(jìn)行管理，從而發(fā)揮文件、檔案的重要作用以及兩者整體的最大價(jià)值，最終實(shí)現(xiàn)從企業(yè)現(xiàn)行文件到企業(yè)檔案的整體優(yōu)化和高效管理。企業(yè)文檔一體化的具體內(nèi)容包括：文件、檔案生成控制的一體化，流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化是指在文件最初生成階段，應(yīng)當(dāng)樹(shù)立檔案管理意識(shí)，確保生成文件符合檔案管理功能要求；流程管理的一體化指對(duì)檔案運(yùn)動(dòng)流程實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理；信息利用的一體化指對(duì)文件、檔案信息進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。

2知識(shí)管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化的緊迫性

在知識(shí)管理環(huán)境下，企業(yè)員工同樣意識(shí)到知識(shí)的重要價(jià)值，員工急需在企業(yè)中營(yíng)造知識(shí)共享的良好環(huán)境。文件、檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資產(chǎn)，員工的日常工作離不開(kāi)文件、檔案的支持，員工越來(lái)越重視文件、檔案的服務(wù)利用工作。因此，在知識(shí)管理環(huán)境下，員工要求檔案部門(mén)提供高效的檔案信息服務(wù)，要求文件管理、檔案管理的整合，要求文檔一體化管理，促進(jìn)知識(shí)的挖掘、共享和創(chuàng)新。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)逐漸由實(shí)體競(jìng)爭(zhēng)上升為知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)，知識(shí)在企業(yè)發(fā)展中的價(jià)值越來(lái)越重要，知識(shí)管理的理念與實(shí)踐廣泛應(yīng)用到各行業(yè)各領(lǐng)域。在大量信息存在的“信息爆炸”時(shí)代，人類(lèi)面對(duì)著各種各樣的信息，信息用戶(hù)需要準(zhǔn)確、高效地查找到自己所需要的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、可靠的信息。而文件、檔案記載著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要信息，企業(yè)檔案具有真實(shí)性、完整性、可靠性，企業(yè)文檔價(jià)值日益突顯，為信息用戶(hù)提供了真實(shí)的信息保障。因此，企業(yè)文檔一體化管理，開(kāi)發(fā)文檔信息資源是知識(shí)管理環(huán)境的客觀要求。知識(shí)管理環(huán)境要求企業(yè)重視知識(shí)，充分挖掘知識(shí)價(jià)值。企業(yè)在進(jìn)行知識(shí)管理的過(guò)程中，通過(guò)知識(shí)收集、整理、應(yīng)用、共享、創(chuàng)新等環(huán)節(jié)，將企業(yè)隱性知識(shí)顯性化，并科學(xué)高效地管理顯性知識(shí)，使企業(yè)員工隨時(shí)隨地地可以找到自己需要的知識(shí)，通過(guò)企業(yè)整體的智慧不斷提高企業(yè)創(chuàng)新能力和競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)需要進(jìn)行文檔一體化管理，通過(guò)文檔一體化管理促進(jìn)企業(yè)知識(shí)管理，

3知識(shí)管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化實(shí)現(xiàn)的有利因素

一、知識(shí)管理背景

（一）知識(shí)管理定義

知識(shí)既可以指隱藏在人的大腦中的經(jīng)驗(yàn)，也包括企業(yè)內(nèi)外部研究報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、制度文檔等，是企業(yè)組織的重要資產(chǎn)[2]。在銀行業(yè)，知識(shí)資產(chǎn)是指銀行在長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)過(guò)程中不斷積累起來(lái)的經(jīng)驗(yàn)和信息，包括各類(lèi)業(yè)務(wù)專(zhuān)家經(jīng)驗(yàn)，各類(lèi)業(yè)務(wù)、交易、客戶(hù)信息等結(jié)構(gòu)化信息，以及各種電子文檔、郵件、音視頻等非結(jié)構(gòu)化信息。知識(shí)資產(chǎn)既是銀行創(chuàng)造價(jià)值不可缺少的特有資源，也是銀行獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的核心競(jìng)爭(zhēng)力之一。知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)及其產(chǎn)生、處理和應(yīng)用進(jìn)行管理的活動(dòng)，主要目的是通過(guò)建立用于收集、處理和共享知識(shí)的軟件系統(tǒng)，推動(dòng)企業(yè)知識(shí)的積累與分享，提高知識(shí)資產(chǎn)利用水平。與傳統(tǒng)意義上對(duì)電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)管理不同的是，知識(shí)管理需要與業(yè)務(wù)相結(jié)合,強(qiáng)調(diào)知識(shí)的學(xué)習(xí)應(yīng)用與創(chuàng)新，包括整體化的知識(shí)學(xué)習(xí)與碎片化的知識(shí)精準(zhǔn)運(yùn)用。在銀行開(kāi)展知識(shí)管理，通常包含三方面的內(nèi)容：對(duì)顯性知識(shí)資產(chǎn)的組織管理，比如對(duì)各類(lèi)專(zhuān)題研究報(bào)告、制度、手冊(cè)開(kāi)展統(tǒng)一存儲(chǔ)、搜索查詢(xún)等；對(duì)隱性知識(shí)資產(chǎn)的提煉管理，體現(xiàn)為對(duì)各種評(píng)審專(zhuān)家、理財(cái)專(zhuān)家、投資專(zhuān)家的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)凝練，利于上述知識(shí)的快速利用和大范圍分享；對(duì)顯性知識(shí)資產(chǎn)和隱性知識(shí)資產(chǎn)之間相互作用的管理，即對(duì)知識(shí)變換的管理，體現(xiàn)為知識(shí)的應(yīng)用或創(chuàng)新的過(guò)程。

（二）國(guó)內(nèi)外銀行同業(yè)知識(shí)管理實(shí)踐

銀行業(yè)作為知識(shí)密集型行業(yè)，高度體現(xiàn)出以知識(shí)為基礎(chǔ)的基本特征。越來(lái)越多的國(guó)內(nèi)外銀行同業(yè)意識(shí)到知識(shí)的積累與利用對(duì)提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵作用。

1.世界銀行知識(shí)管理案例介紹。

世界銀行作為知名的開(kāi)發(fā)性金融機(jī)構(gòu)，提出了“知識(shí)銀行”的設(shè)想：首先滿(mǎn)足員工便捷獲取知識(shí)的需求，再將知識(shí)傳播到外部客戶(hù)和合作伙伴，最終將這些外部知識(shí)納入到其自身系統(tǒng)中，構(gòu)成一個(gè)可持續(xù)發(fā)展的知識(shí)交流中心。為收集和共享知識(shí)，世界銀行定義了80個(gè)專(zhuān)家領(lǐng)域，并建立了全球化的非正式的“實(shí)踐社區(qū)”，每個(gè)社區(qū)通過(guò)一個(gè)幫助臺(tái)進(jìn)行控制，創(chuàng)建專(zhuān)家名錄，并且在全職知識(shí)經(jīng)理以及業(yè)務(wù)人員的幫助下設(shè)立電子公告板，收集相關(guān)項(xiàng)目最佳實(shí)踐以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。為營(yíng)造知識(shí)分享的內(nèi)部文化，世界銀行在人才評(píng)價(jià)體系中通過(guò)設(shè)立知識(shí)分享獎(jiǎng)等機(jī)制，提升全體員工提高知識(shí)分享主動(dòng)性。因在知識(shí)管理領(lǐng)域的卓越實(shí)踐，世界銀行成為全球最受贊賞的知識(shí)型企業(yè)（MAKE）之一。

對(duì)信息資源的爭(zhēng)奪是信息社會(huì)的一個(gè)顯著特點(diǎn)。事實(shí)上，自古至今，擁有資源便占領(lǐng)制高點(diǎn)，這一點(diǎn)從未發(fā)生變化。近代前期，勞動(dòng)力、勞動(dòng)工具曾是最重要的資源；近代以后，信息、知識(shí)已逐漸成為支配性資源。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的興起，更加彰顯了從海量信息中提取有價(jià)值知識(shí)的重要性。在這樣的總體背景下，任何學(xué)科和行業(yè)都應(yīng)該對(duì)此有適度的關(guān)注，否則就會(huì)有脫離社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)軌跡的危險(xiǎn)。對(duì)于檔案管理工作而言，要想擺脫現(xiàn)實(shí)困境，重新發(fā)現(xiàn)自身價(jià)值，也須得在信息資源挖掘和知識(shí)服務(wù)問(wèn)題上做適當(dāng)?shù)奶剿?。一般而言，知識(shí)分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)兩類(lèi)。顯性知識(shí)是記錄于一定物質(zhì)載體上的知識(shí)，隱性知識(shí)是存在于人們頭腦中的經(jīng)驗(yàn)、經(jīng)歷、技巧、訣竅、靈感等難于表達(dá)的知識(shí)。因此，知識(shí)服務(wù)可以有顯性知識(shí)服務(wù)與隱性知識(shí)服務(wù)之分。知識(shí)服務(wù)是檔案管理應(yīng)對(duì)知識(shí)時(shí)代浪潮的內(nèi)在要求，也是實(shí)現(xiàn)向知識(shí)管理轉(zhuǎn)型的重要過(guò)渡。檔案是顯性知識(shí)的典型代表，業(yè)界具有諸多顯性知識(shí)處理的經(jīng)驗(yàn)積累與現(xiàn)實(shí)實(shí)踐，而缺乏隱性知識(shí)處理的任何技術(shù)或經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢(shì)。鑒此，筆者認(rèn)為，就目前階段而言，檔案界可著力于提供顯性知識(shí)服務(wù)，努力在這方面做精做細(xì)，至于隱性知識(shí)的挖掘則不是當(dāng)前的主要任務(wù)。

1可行性：檔案管理具有先天的顯性知識(shí)資源服務(wù)屬性

檔案是顯性知識(shí)的典型代表檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在其社會(huì)活動(dòng)過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，是固化的歷史經(jīng)驗(yàn)和歷史記憶。因此，幾乎沒(méi)有人會(huì)否認(rèn)，存儲(chǔ)著知識(shí)資源的檔案無(wú)疑是最重要的顯性知識(shí)。筆者認(rèn)為，“檔案”意味著它是最具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值的顯性知識(shí)。關(guān)系如下圖1。事實(shí)上，人們尋找歷史經(jīng)驗(yàn)最重要的途徑就是從檔案中獲取知識(shí)。自人類(lèi)發(fā)明文字以來(lái)，固化的記錄就代替了口耳相傳，成為人類(lèi)文明延續(xù)的主要方式。雖然知識(shí)管理學(xué)者普遍認(rèn)為，隱性知識(shí)是知識(shí)管理的核心，但是值得指出的是，隱性知識(shí)最終還是要依靠顯性化技術(shù)成為文檔，才能得到最大限度的傳播和延續(xù)。單純的隱性知識(shí)傳播和延續(xù)非常有限，因此我們常常采取紙質(zhì)的或數(shù)字的方式將那些瀕危的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)以記錄的形式保存下來(lái)。因此，從這個(gè)意義上說(shuō)，文檔在知識(shí)管理體系中占有舉足輕重的地位，具有不可替代性。我們也不難發(fā)現(xiàn)，許多單位，如中國(guó)聯(lián)想集團(tuán)、海爾集團(tuán)等，都會(huì)通過(guò)公司規(guī)章要求員工外出考察、培訓(xùn)、參會(huì)、研討活動(dòng)之后以及離退職之前，把相應(yīng)的文檔材料上交或做出總結(jié)報(bào)告。更為嚴(yán)格的某些公司（如IBM公司），會(huì)為每個(gè)人專(zhuān)門(mén)發(fā)放文檔資料整理袋，用于放置所有相關(guān)工作資料，并由專(zhuān)人定期回收。這些方式都體現(xiàn)了通過(guò)文檔控制企業(yè)知識(shí)財(cái)富的理念，以及文檔資源的極端重要性。正如全球著名的IBMLotus公司在其企業(yè)知識(shí)管理軟件產(chǎn)品白皮書(shū)中也說(shuō)道：“文檔是知識(shí)容器，是已經(jīng)物化的顯性知識(shí)，其中蘊(yùn)涵了大量本企業(yè)的知識(shí)財(cái)產(chǎn)。適時(shí)地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識(shí)，正是知識(shí)管理的一個(gè)主要目標(biāo)?！盵1]除了在實(shí)踐領(lǐng)域常常以文檔記錄方式傳播延續(xù)人類(lèi)知識(shí)財(cái)富以外，在知識(shí)管理界、檔案界和企業(yè)界，檔案管理與知識(shí)管理的密切關(guān)系常常引起諸位學(xué)者的研究和關(guān)注。如彭明彧認(rèn)為，“文檔管理系統(tǒng)是知識(shí)管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)”，“檔案管理與知識(shí)管理終極目標(biāo)具有平行性”，“知識(shí)管理與檔案管理的運(yùn)行方式具有并行性”，“知識(shí)管理和檔案管理原則具有部分兼容性[2]。張斌認(rèn)為，“企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資源，企業(yè)檔案管理是企業(yè)知識(shí)管理的重要內(nèi)容[3]。徐擁軍認(rèn)為，檔案管理與知識(shí)管理在管理對(duì)象、管理目的、管理流程、管理技術(shù)等方面相近相通，二者可以相輔相成[4]。

2必然性：檔案管理的終極追求與知識(shí)服務(wù)理念相契合

作為一種歷史較為悠久的管理活動(dòng)，檔案管理的追求經(jīng)歷了一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的變遷過(guò)程。通過(guò)開(kāi)展檔案編纂或研究，封建時(shí)期，以服務(wù)王權(quán)為取向，近代時(shí)期，以服務(wù)社會(huì)為目標(biāo)。但無(wú)論如何，基于檔案內(nèi)容而“提供服務(wù)”這一本質(zhì)似乎從未改變。在20世紀(jì)90年代，順應(yīng)新的時(shí)代需求，檔案學(xué)提出了“后保管范式”，主張檔案管理由載體保管向信息管理轉(zhuǎn)變，“檔案工作者由實(shí)體保管者向信息和知識(shí)的提供者轉(zhuǎn)變”[5]。檔案后保管范式本質(zhì)上是“一種以來(lái)源為中心,以知識(shí)為中心的管理”[6]，其目的和核心就是實(shí)現(xiàn)“知識(shí)服務(wù)”。這種追求體現(xiàn)了檔案管理更加關(guān)注其信息資源價(jià)值，重視并強(qiáng)調(diào)應(yīng)用檔案顯性知識(shí)提供知識(shí)服務(wù)的理念。這不也正是知識(shí)管理的核心價(jià)值觀嗎？值得注意的是，在實(shí)踐層面，檔案管理的知識(shí)服務(wù)理念也正在悄然興起。如數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)、電子文件中心建設(shè)。數(shù)字檔案館（室）的本質(zhì)就是利用信息技術(shù)搭建起來(lái)的一站式檔案知識(shí)服務(wù)平臺(tái)，其以擴(kuò)大開(kāi)放、便于利用、最大限度挖掘檔案價(jià)值、以多元手段服務(wù)用戶(hù)為重要特征，經(jīng)常采用的專(zhuān)題紀(jì)錄片、專(zhuān)題展覽、專(zhuān)題推送、在線(xiàn)參觀、在線(xiàn)利用等服務(wù)形式，實(shí)質(zhì)體現(xiàn)了知識(shí)服務(wù)的價(jià)值追求。又如，田灣核電檔案的知識(shí)服務(wù)思路。田灣核電站是中國(guó)著名的三大核電基地之一，其將核電檔案與設(shè)備、人員一起并列為公司工程建設(shè)和安全運(yùn)營(yíng)的三大支柱。田灣核電檔案注重圍繞檔案承載核心資源、展現(xiàn)技術(shù)特色、控制工程質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理進(jìn)行全方位管理、開(kāi)發(fā)、利用，注重應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高文檔知識(shí)資源開(kāi)發(fā)和深度利用，如建立了合理化建議庫(kù)、技術(shù)專(zhuān)利庫(kù)、科技論文庫(kù)、項(xiàng)目案例庫(kù)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)庫(kù)等各類(lèi)型的直接服務(wù)于企業(yè)的知識(shí)庫(kù)。通過(guò)實(shí)施ECM，成功建設(shè)了企業(yè)級(jí)內(nèi)容中心和知識(shí)服務(wù)中心，致力于為公司管理創(chuàng)新、經(jīng)營(yíng)效益和可持續(xù)發(fā)展提供全方位的知識(shí)服務(wù)?？梢哉f(shuō)，田灣核電檔案管理理念是一種實(shí)實(shí)在在的、緊密結(jié)合實(shí)際的、為企業(yè)帶來(lái)巨大收益的知識(shí)服務(wù)典型。美國(guó)馬里蘭大學(xué)教授布魯斯•W•德?tīng)査固┒鳎˙ruceW.Dearstyne）可謂一針見(jiàn)血：“文件管理的目標(biāo)在許多方面都與知識(shí)管理非常相似———都是在需要的時(shí)候讓人們能夠得到所需的有關(guān)信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎(chǔ)。”[7]

3優(yōu)越性：檔案管理具有成熟的顯性知識(shí)服務(wù)處理技術(shù)與流程

根據(jù)知識(shí)管理理論研究及其相關(guān)的主要實(shí)踐活動(dòng)，有學(xué)者將知識(shí)管理分為行為學(xué)派、技術(shù)學(xué)派，經(jīng)濟(jì)學(xué)派和戰(zhàn)略學(xué)派四個(gè)主要流派，并進(jìn)一步指出，行為學(xué)派主要側(cè)重對(duì)隱含知識(shí)的學(xué)習(xí)、創(chuàng)造和靈活應(yīng)用。技術(shù)學(xué)派主要側(cè)重對(duì)顯性知識(shí)的積累、傳遞和方便提供。經(jīng)濟(jì)學(xué)派主要側(cè)重對(duì)顯性和隱含兩種知識(shí)的積累、學(xué)習(xí)并最終完成價(jià)值發(fā)現(xiàn)。戰(zhàn)略學(xué)派主要側(cè)重對(duì)顯性和隱含兩種知識(shí)的積累、轉(zhuǎn)化并最終完成包括價(jià)值發(fā)現(xiàn)在內(nèi)的各種戰(zhàn)略目標(biāo)。[8]顯然，檔案管理與上述技術(shù)學(xué)派非常相似。從具體處理技術(shù)來(lái)看，檔案管理作為一種信息資源管理活動(dòng)，在其悠久的歷史發(fā)展中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)知識(shí)管理中的顯性知識(shí)處理技術(shù)有重要的參考和借鑒意義，如重視基于歷史主義的來(lái)源原則、全宗思想、成熟的檔案實(shí)體分類(lèi)和檔案內(nèi)容分類(lèi)技術(shù)、編碼技術(shù)、檢索技術(shù)等等。另外，檔案管理注重“保存”的意識(shí)，也有利于知識(shí)的沉淀、積累以及后期的二次開(kāi)發(fā)和利用。從具體處理流程來(lái)看，對(duì)比發(fā)現(xiàn)，知識(shí)管理（顯性知識(shí)）的一般流程與檔案管理的一般流程有較大的吻合度,階段相似度非常明顯。二者極其相似的環(huán)路閉合處理流程，并非巧合，而是基于共同的信息資源管理本質(zhì)，基于共同的對(duì)知識(shí)（信息）的整合、創(chuàng)新和利用的管理目標(biāo)。如上所述，知識(shí)管理的實(shí)施，必然涉及知識(shí)的產(chǎn)生/收集、加工、整理、存儲(chǔ)、評(píng)價(jià)和利用等環(huán)節(jié)，這些具體的處理環(huán)節(jié)在檔案管理領(lǐng)域已經(jīng)發(fā)展了上千年之久。如何更好地收集信息源，如何更快速地處理信息，如何更準(zhǔn)確地檢索與利用信息，以及如何更長(zhǎng)久地積累信息，檔案管理的經(jīng)驗(yàn)不可謂不多。正如塞里•休斯指出的：“文件管理者能清楚地理解組織的知識(shí)基礎(chǔ)，而且長(zhǎng)期涉及組織知識(shí)，他們可能比任何人更接近組織的智力資本。他們了解正在構(gòu)建的信息、正在使用的信息、靜止或休止的信息。他們明白組織中哪些信息是當(dāng)前的，哪些信息是至關(guān)重要的、重要的或不重要的?！盵9]如非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)工作、城市記憶工程、口述歷史等，這些工作中最重要的一部分就是需要對(duì)歷史中珍貴的隱性知識(shí)進(jìn)行顯性化，以實(shí)現(xiàn)永久流傳。在此，檔案表現(xiàn)出來(lái)的優(yōu)勢(shì)已經(jīng)相當(dāng)明顯。而且，檔案管理在知識(shí)（信息）流程化處理過(guò)程中表現(xiàn)出來(lái)的先天優(yōu)勢(shì)，可以讓檔案工作者在面對(duì)知識(shí)的任何時(shí)候想到的都是整個(gè)生命周期內(nèi)的知識(shí)處理與創(chuàng)新，而不是局部的單個(gè)的知識(shí)單元。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，面對(duì)海量的信息，這種整體相關(guān)思想對(duì)知識(shí)創(chuàng)新和利用更是至關(guān)重要的。

1圖書(shū)館知識(shí)管理及其內(nèi)容

1.1圖書(shū)館知識(shí)管理的含義

知識(shí)管理最初是在西方發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)管理中應(yīng)用，是為了能夠使顯性知識(shí)得到充分的發(fā)揮和挖掘隱性知識(shí)。知識(shí)管理有廣義和狹義的概念，狹義的是信息管理的高級(jí)階段，是運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和工具來(lái)進(jìn)行管理。廣義的則包括以知識(shí)庫(kù)和知識(shí)流為對(duì)象的圖書(shū)館業(yè)務(wù)管理、人力資源管理、知識(shí)資源管理、個(gè)性化知識(shí)服務(wù)、學(xué)習(xí)型圖書(shū)館環(huán)境等。

1.2圖書(shū)館服務(wù)知識(shí)管理的內(nèi)容

（1）知識(shí)資產(chǎn)管理是指其所擁有的顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的總和。其最重要的一個(gè)方面是采用有效的措施將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為可管理的顯性知識(shí)，并使之為圖書(shū)館工作服務(wù)。

（2）人力資源管理是知識(shí)管理的核心，通過(guò)知識(shí)管理，創(chuàng)造一種奮進(jìn)的學(xué)習(xí)氛圍，建立有效的激勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮圖書(shū)館每一個(gè)部門(mén)和員工的能動(dòng)性與創(chuàng)造性。

（3）知識(shí)組織管理是把知識(shí)客體中的知識(shí)因子和知識(shí)關(guān)聯(lián)表示出來(lái)，以便人們識(shí)別和理解知識(shí)。其主要任務(wù)是在信息獲取和信息預(yù)處理的基礎(chǔ)上，通過(guò)知識(shí)挖掘，對(duì)信息進(jìn)行精簡(jiǎn)、提取，發(fā)現(xiàn)隱含在信息中的有用信息知識(shí)單元并對(duì)其進(jìn)行組織。

摘要：在現(xiàn)代化辦公趨勢(shì)下，中小知識(shí)型企業(yè)面臨知識(shí)管理散亂、現(xiàn)有管理系統(tǒng)不適用、協(xié)同辦公與知識(shí)管理過(guò)程分離等問(wèn)題。本文對(duì)當(dāng)前市場(chǎng)上的兩大類(lèi)知識(shí)管理產(chǎn)品進(jìn)行研究，總結(jié)了中小知識(shí)型企業(yè)在知識(shí)管理方面現(xiàn)存的主客觀問(wèn)題及需求，并從知識(shí)管理流程的角度，提出了六項(xiàng)針對(duì)中小知識(shí)型企業(yè)協(xié)同知識(shí)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)策略。

關(guān)鍵詞：中小型企業(yè)；知識(shí)型企業(yè)；協(xié)同辦公；知識(shí)管理

知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)獲取、整合、共享、應(yīng)用、創(chuàng)新與保護(hù)的全過(guò)程的管理。現(xiàn)代管理學(xué)學(xué)者彼得•德魯克認(rèn)為：管理從本質(zhì)上是用智慧代替魯莽、用知識(shí)代替習(xí)慣、用合作代替強(qiáng)制，并預(yù)測(cè)大約在2030年左右，人們將逐漸進(jìn)入“知識(shí)社會(huì)”。他認(rèn)為知識(shí)管理中的復(fù)雜問(wèn)題需要用協(xié)同的思想來(lái)解決，即通過(guò)協(xié)同知識(shí)管理（CollaborativeKnowledgeManagement，CKM），幫助企業(yè)傳遞工作經(jīng)驗(yàn)，降低人才流失成本，防止出現(xiàn)人才斷檔，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)運(yùn)作成本的控制。知識(shí)管理軟件系統(tǒng)是企業(yè)實(shí)現(xiàn)有效知識(shí)管理的重要技術(shù)手段與強(qiáng)有力的支撐，使用知識(shí)管理軟件系統(tǒng)管理知識(shí)，會(huì)要求人們按照規(guī)定的管理方法和管理流程管理知識(shí)和獲取知識(shí)，促進(jìn)企業(yè)更加科學(xué)化、流程化地對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理1，從而降低企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目工作成本，加快企業(yè)對(duì)外界需求變化的反應(yīng)速度，并提升企業(yè)創(chuàng)新能力與競(jìng)爭(zhēng)力。

一、協(xié)同知識(shí)管理產(chǎn)品現(xiàn)狀分析

現(xiàn)有協(xié)同知識(shí)管理軟件主要分為：針對(duì)大型企業(yè)的IaaS產(chǎn)品與針對(duì)小型組織的SaaS產(chǎn)品，兩類(lèi)產(chǎn)品在知識(shí)管理方式、產(chǎn)品功能架構(gòu)以及適用場(chǎng)景方面具有顯著區(qū)別。（一）IaaS企業(yè)協(xié)同產(chǎn)品的特點(diǎn)及優(yōu)劣勢(shì)。目前主流的IaaS（InfrastructureasaService，基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)）企業(yè)協(xié)同產(chǎn)品有藍(lán)凌、泛微、金和、點(diǎn)擊科技等，此類(lèi)產(chǎn)品的功能包括知識(shí)管理、項(xiàng)目管理、工作流程管理、協(xié)同工作、信息管理等十余種，一般適用于中型或大型企業(yè)，其優(yōu)點(diǎn)包括可根據(jù)不同企業(yè)具體需求開(kāi)發(fā)，軟硬件私有部署，安全性高，功能豐富，能滿(mǎn)足企業(yè)各類(lèi)工作場(chǎng)景需求。但目前市場(chǎng)上的協(xié)同產(chǎn)品更注重協(xié)同與辦公自動(dòng)化，對(duì)于知識(shí)管理的重視程度不足，只作為產(chǎn)品中的一個(gè)子功能模塊進(jìn)行開(kāi)發(fā)。此類(lèi)產(chǎn)品的知識(shí)管理方式有建立知識(shí)庫(kù)、進(jìn)行檔案管理、數(shù)據(jù)中心、考試管理、知識(shí)排名等。雖然此類(lèi)產(chǎn)品設(shè)置了知識(shí)管理功能模塊，但在實(shí)際操作中該模塊利用率較低，主要問(wèn)題表現(xiàn)在：1.功能龐雜、用戶(hù)體驗(yàn)差。系統(tǒng)功能復(fù)雜冗余，在界面和交互上缺乏吸引力，導(dǎo)致除了必要的工作流程外，用戶(hù)并不愿意主動(dòng)嘗試其余模塊；2.激勵(lì)性不高、使用被動(dòng)。系統(tǒng)沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制或其他促進(jìn)員工進(jìn)行知識(shí)管理與共享的措施，導(dǎo)致用戶(hù)之間互動(dòng)性差；3.智能化管理程度低。企業(yè)信息與知識(shí)的管理局限于單純存儲(chǔ)與簡(jiǎn)單分類(lèi)排序，知識(shí)內(nèi)容難以被再次利用，用戶(hù)需要搜索大量文件，并且逐一挑選，管理系統(tǒng)智能化不足，知識(shí)再利用效率低下；4.投資大、見(jiàn)效慢且定制化成本高。企業(yè)建設(shè)此類(lèi)知識(shí)管理系統(tǒng)，需要從采集、整理知識(shí)開(kāi)始，建立完備的知識(shí)管理平臺(tái)周期長(zhǎng)，成本高。（二）SaaS企業(yè)協(xié)同產(chǎn)品特點(diǎn)及優(yōu)劣勢(shì)。主流的SaaS（SoftwareasaService，軟件即服務(wù)）產(chǎn)品有印象筆記企業(yè)版、Thoughs、語(yǔ)雀、石墨文檔、有道云筆記等，其產(chǎn)品的主要特點(diǎn)是以數(shù)據(jù)資料的記錄為主，只提供軟件服務(wù)。且產(chǎn)品量級(jí)較輕、購(gòu)買(mǎi)成本低、操作簡(jiǎn)單，但同樣存在以下缺陷：1.知識(shí)管理與協(xié)同工作分裂。上述產(chǎn)品需要與多家三方軟件進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，以達(dá)到協(xié)同工作與知識(shí)管理的銜接；2.功能較為局限。產(chǎn)品功能以文檔的編輯與管理、共享為主，知識(shí)管理的功能模塊不深入，使用范圍受限；3.此類(lèi)產(chǎn)品比較適合小型組織使用，隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，知識(shí)管理和任務(wù)流程的日漸復(fù)雜，其管理的效率與有效性也將降低。同時(shí)，公有云端存儲(chǔ)的方式也存在安全隱患。綜合兩類(lèi)產(chǎn)品，發(fā)現(xiàn)IaaS產(chǎn)品主打軟硬件一體，多為大型企業(yè)定制化開(kāi)發(fā)，其較高的經(jīng)濟(jì)成本投入與較長(zhǎng)的開(kāi)發(fā)周期，都不適用于中小知識(shí)型企業(yè)靈活多變、資本有限的特點(diǎn)。而SaaS產(chǎn)品，雖然體量輕，功能精簡(jiǎn)，但對(duì)于知識(shí)管理的專(zhuān)業(yè)性不足，管理流程不完善，不足以支撐中小知識(shí)型企業(yè)的管理需求。

二、中小知識(shí)型企業(yè)的知識(shí)管理問(wèn)題與需求

知識(shí)型企業(yè)是指以知識(shí)或知識(shí)型員工的智力資本為輸入，以知識(shí)加工、知識(shí)創(chuàng)新和知識(shí)傳播為主要活動(dòng)，通過(guò)提供知識(shí)產(chǎn)品或知識(shí)服務(wù)來(lái)滿(mǎn)足顧客的需求，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)知識(shí)價(jià)值最大化和追求可持續(xù)發(fā)展的有機(jī)體2。獲取知識(shí)、降低知識(shí)管理成本、實(shí)現(xiàn)知識(shí)整合的標(biāo)準(zhǔn)化是影響此類(lèi)企業(yè)發(fā)展的重要因素。（一）中小知識(shí)型企業(yè)知識(shí)管理問(wèn)題。從客觀角度來(lái)講，中小知識(shí)型企業(yè)自身規(guī)模較小、人員較少、資源有限。而知識(shí)管理工作需要投入大量時(shí)間、人力與物力成本，且短時(shí)內(nèi)收益不顯著，企業(yè)難以認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，或者即便認(rèn)識(shí)到了，市面上現(xiàn)有產(chǎn)品也很難滿(mǎn)足此類(lèi)企業(yè)的特殊需求，從而導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部知識(shí)財(cái)產(chǎn)分布散亂、管理工作無(wú)系統(tǒng)性以及知識(shí)再利用效率低等問(wèn)題。從主觀角度講，由于企業(yè)在知識(shí)管理方面的認(rèn)知局限，企業(yè)內(nèi)的知識(shí)管理工作與項(xiàng)目工作分離。常表現(xiàn)為企業(yè)在某特定時(shí)間段內(nèi)，對(duì)前期項(xiàng)目工作進(jìn)行集中整理，容易因?yàn)榻Y(jié)果導(dǎo)向的思維，出現(xiàn)項(xiàng)目工作細(xì)節(jié)的丟失的問(wèn)題。因此在后續(xù)知識(shí)再利用環(huán)節(jié)，回溯過(guò)程困難，經(jīng)驗(yàn)性的知識(shí)難以被標(biāo)準(zhǔn)化地利用。另一方面，企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)競(jìng)爭(zhēng)與利己主義，也是知識(shí)共享難以實(shí)行的一大重要原因。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)的興衰已不再單純?nèi)Q于其擁有的物質(zhì)資本，還在于對(duì)知識(shí)和有效信息的積累和運(yùn)用3。因此，開(kāi)發(fā)一款面向中小知識(shí)型企業(yè)，且能為此提供輕量、專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)、平價(jià)、有針對(duì)性的協(xié)同知識(shí)管理產(chǎn)品成為迫切需求。（二）中小知識(shí)型企業(yè)知識(shí)管理需求分析。根據(jù)中小知識(shí)型企業(yè)相關(guān)的文獻(xiàn)研究，選取中小知識(shí)型企業(yè)中具有代表性的三類(lèi)進(jìn)行研究，分別是設(shè)計(jì)創(chuàng)意類(lèi)企業(yè)、教育培訓(xùn)企業(yè)、咨詢(xún)服務(wù)企業(yè)。筆者對(duì)三類(lèi)企業(yè)高層、中層、基層人員進(jìn)行實(shí)地觀察、問(wèn)卷與訪(fǎng)談，總結(jié)得到以下共性需求：1.組織架構(gòu)權(quán)限需求。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)特點(diǎn)，對(duì)不同層級(jí)成員進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，以便于不同成員獲取相應(yīng)的知識(shí)內(nèi)容；2.人力資源管理需求。包括成員能力水平評(píng)估，成員工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)等，便于管理者快速調(diào)動(dòng)人力，提升管理效率；3.工作進(jìn)程與內(nèi)容協(xié)同管理的需求。成員之間通過(guò)協(xié)同系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，并在規(guī)范化工作流程中實(shí)時(shí)對(duì)項(xiàng)目知識(shí)進(jìn)行管理；4.精細(xì)化知識(shí)管理的需求。知識(shí)管理應(yīng)從不同維度進(jìn)行分類(lèi)，達(dá)到精細(xì)化管理。一是對(duì)“人”，知識(shí)輸入者、管理者、分享者等多種角色的精細(xì)化分；二是對(duì)“內(nèi)容”，包含專(zhuān)業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、案例、外部資料等具體內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)整理，從而形成一個(gè)多方參與、實(shí)時(shí)互動(dòng)、結(jié)構(gòu)清晰、形式靈活的知識(shí)管理體系；5.知識(shí)存儲(chǔ)與智能化管理的需求。搭建企業(yè)專(zhuān)有知識(shí)庫(kù)，知識(shí)庫(kù)根據(jù)企業(yè)規(guī)模、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行組建，一般由高層管理者進(jìn)行構(gòu)想與審核，由中層管理者進(jìn)行落實(shí)，由員工層進(jìn)行完善。最后形成專(zhuān)屬于企業(yè)自身的知識(shí)庫(kù)。