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論文關鍵詞:會計電算化
會計電算化是會計發(fā)展的需要,而且是經(jīng)濟和科技發(fā)展對會計工作提出的要求,是時展的要求,實現(xiàn)會計電算化具有重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。
一、會計電算化的現(xiàn)實意義和歷史意義
(一)減輕會計人員的工作強度,提高會計工作效率
實現(xiàn)會計電算化后,只要將原始憑證和記賬憑證輸入了計算機,大量的數(shù)據(jù)計算、分類、歸集、存儲、分析等工作,都可由計算機自動完成;因而大大提高會計工作效率,使會計信息的提供更加及時。
(二)促進會計工作規(guī)范化,提高會計工作質(zhì)量
由于在電子計算機應用中,對會計數(shù)據(jù)來源提出了一系列規(guī)范要求,而且數(shù)據(jù)在處理過程中能始終得到控制,在很大程度上解決了手工操作中的不規(guī)范、不統(tǒng)一、易出錯、易遺漏等問題,可以使會計工作的質(zhì)量得到進一步保證。
(三)促進會計工作職能的轉(zhuǎn)變
會計電算化后,會計工作的效率提高,會計人員可以騰出更多的時間和精力參與經(jīng)營管理,從而促進了會計工作職能的轉(zhuǎn)變,使會計在經(jīng)營管下提高經(jīng)濟效益中發(fā)揮出更大的作用。
(四)促進會計隊伍的素質(zhì)提高
會計電算化的開展,一方面要求廣大會計人員學習掌握有關會計電算化的新知識,以便適應工作要求并爭取主動;另一方面,由于許多工作是由計算機完成的,可以提供許多學習新知識的時間,可以使會計人員有接受脫產(chǎn)專業(yè)培訓的機會。因此,必然逐步提高整體會計隊伍的業(yè)務素質(zhì)。
(五)為整個管理工作現(xiàn)代化奠定基礎
會計電算化以后,為企業(yè)管理手段現(xiàn)代化奠定了重要基礎,可以帶動或加速企業(yè)管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。
(六)推動會計改革,促進會計自身的不斷發(fā)展
會計電算化不僅僅是會計核算手段或會計信息處理操作技術的變革,而且必將對會計核算的方式、程序、內(nèi)容、方法以及會計理論的研究等產(chǎn)生影響;從而促進會計自身不斷發(fā)展。
二、我國會計電算化的發(fā)展趨勢
(一)獲得普遍推廣和應用,大范圍的信息處理網(wǎng)絡得以建立。電算化信息處理從形式上看是信息處理手段的變化,實質(zhì)上卻是生產(chǎn)方式的轉(zhuǎn)變,是一種先進的生產(chǎn)力,因而具有廣闊的發(fā)展前景。這種網(wǎng)上處理、傳載信息以及上網(wǎng)使用的方式是知識經(jīng)濟下的最為普通的財務信息的生產(chǎn)與消費方式。絕大多數(shù)的公司對外提供財務信息都是通過網(wǎng)上的在線服務方式,財務信息不上網(wǎng)的公司會處于籌資劣勢,將缺乏競爭力。
(二)信息處理和分析專業(yè)化、智能化。由于信息處理和分析專業(yè)性較強,需要專門的人才,因此,要求我們的高校多培養(yǎng)出既懂理論,又有實踐經(jīng)驗的會計電算化人才,同時也要求企業(yè)的會計專業(yè)人員不僅要精通本專業(yè)業(yè)務,還要熟悉計算機,具有上機處理基本業(yè)務核算工作的能力會計專業(yè)畢業(yè)論文,掌握一般性故障排除方法和糾錯方法;計算機專業(yè)人員除應有本專業(yè)知識外,還應有財會專業(yè)知識,了解會計核算工作,通曉會計數(shù)據(jù)流程。他們都要不斷學習和掌握日新月異的計算機知識和應用技術,以不斷滿足電算化會計進一步發(fā)展的需要,形成復合型人才。這些復合型人才的培養(yǎng)需要較高的培訓費用,而在硬件上的投入也是一筆不菲的支出。
(三)與管理會計系統(tǒng)相結(jié)合,促進企業(yè)管理信息系統(tǒng)的建立和完善。從發(fā)展的眼光看,企業(yè)應同時建立兩個子系統(tǒng)并予以有機結(jié)合,以便運用財務會計資料,建立適應管理需要的會計模型,使電算化會計從核算型向管理型發(fā)展,從而推動整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)、建立和完善。
(四)面對WTO、互聯(lián)網(wǎng)和電子商務的沖擊,企業(yè)應重新定義新經(jīng)濟時代生存、發(fā)展的全新規(guī)則。以前那種缺乏前瞻性、國際可比性、閉關自守的會計信息,已經(jīng)跟不上國際形勢的發(fā)展。因此必須建立一套具有透明度、更加可靠,并具有國際可比性的國際財務管理模式,這種新型的財務管理模式的提出與推行,將對傳統(tǒng)會計觀念、會計理論、會計實務等產(chǎn)生重大影響,并將徹底改變中國原有財務軟件的形象,推動我國會計電算化理論的發(fā)展,提高企業(yè)參與國際競爭的綜合實力。
三、 在實行會計電算化之后應注意的問題
由于會計電算化是會計學、電子學和信息學的綜合運用,會計傳統(tǒng)的核算環(huán)境、信息載體、管理模式、安全控制體系均發(fā)生了變化,而且隨著電子計算機、信息技術的飛速展和會計改革的不斷深化,電算化將面臨眾多新的挑戰(zhàn),而電算化的安全是面臨的挑戰(zhàn)之一中國期刊全文數(shù)據(jù)庫。如何提高會計處理的及時性、準確性,確保會計電算化的安全,充分發(fā)揮會計參與企事業(yè)單位決策和管理的作用,已成為各電算化單位需要解決的問題。
(一)在初始化之前要制定具體的實施方案。在確定準備使用的軟件后,便要在符合會計政策、會計原則的前提下會計專業(yè)畢業(yè)論文,根據(jù)企業(yè)自身的需要進行系統(tǒng)初始化設置,然后將期初數(shù)據(jù)錄入。但有個別企業(yè)在初始化時對于核算的內(nèi)容缺乏周密的考慮,或者對于財務管理的框架缺乏妥當?shù)臉?gòu)思便草率行事,由此招致以后工作上的麻煩,使得定義過的軟件不斷進行“修修補補”。所以在初始化之前必須要根據(jù)業(yè)務特點、核算內(nèi)容、管理要求制定具體的方案,經(jīng)過多方面的討論通過再予執(zhí)行,同時對錄入的期初數(shù)據(jù)要由專人進行復核。
(二)必須建立嚴格的摘要向銀行提供了已結(jié)賬的當月正式報表,沒多久銀行找上門來,認為企業(yè)提供了虛假的會計報表,并當即停止了貸款談判。最后才搞清了原因,原來是前后兩次提供的同一月份報表截然不同,這件事給企業(yè)敲響了警鐘,隨后便制定了嚴格的崗位責任制,增強了工作的的嚴謹性。
(三)關鍵性名稱、代碼的前后輸入要完全一致。電腦與人腦的區(qū)別在于:電腦是根據(jù)規(guī)定的概念進行邏輯分析判斷,而人腦在對事物進行判斷時,既要考慮既定的概念,又注意一些隨意性的東西。比如,在設置客戶往來時,“四川省財政廳”與“四川財政廳”在手工作賬時知道是同一單位,而電腦卻認為它是完全不同的兩個單位,會分別列賬,造成數(shù)據(jù)不準確。所以同一內(nèi)容的東西在前后輸入時要絕對一致,不能有絲毫差別。這樣才能真正發(fā)揮電算化輸出結(jié)果的快捷、準確性。
(四)一定要采用機內(nèi)逐張審核簽字辦法。有的軟件允許逐張簽字與一次性簽字自由選擇,如果采用機外審核、機內(nèi)一次簽字,在中間會形成漏洞,一旦制證人員已打印出的正確憑證在機內(nèi)再修改,進行舞弊操作,審核人員從憑證上難以發(fā)現(xiàn),給不法人員造成可趁之機。此外會計專業(yè)畢業(yè)論文,實行會計電算化以后,每個操作人員的口令要絕對保密,要定期對軟硬件進行維護、保養(yǎng),定期備份財務數(shù)據(jù),財務主管定期查看上機記錄,定期上機檢查賬務,將糾錯防弊貫穿于始終。
四電算化會計人員培訓教育
會計電算化系統(tǒng)的運行是人機協(xié)調(diào)一致的工作過程,人是決定性的因素,加強會計人員的培訓教育是電算化安全保障的現(xiàn)實需要。①知識更新。會計人員要自覺加強專業(yè)知識、計算機知識、網(wǎng)絡知識、信息安全知識的學習,重視新知識在工作中的應用,減少工作中的盲目性。電算化單位的管理層要重視單位電算化人員的崗位培訓,加快復合型會計人才的培養(yǎng)。②安全教育。深入開展電算化人員安全教育、職業(yè)道德教育,提高安全防范意識,培養(yǎng)工作責任心。③后續(xù)教育。后續(xù)教育是提高會計工作質(zhì)量的重要途徑,會計人員后續(xù)教育在加強會計理論知識培訓的同時,也應注重電算化安全的教育,計算機操作和維護的培訓。
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一、會計電算化信息處理的特點
會計電算化信息處理是指應用計算機技術對會計數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的過程。電算化會計信息處理過程具有以下特點:
(一)以計算機為工具,數(shù)據(jù)處理速度快,精度高會計電算化是以計算機代替手工會計下用人工來記錄和處理數(shù)據(jù),提高了會計數(shù)據(jù)處理的速度和精度。
(二)數(shù)據(jù)處理微機化,內(nèi)部控制程序化會計電算化雖然以計算機為工具,但其整個信息處理過程需要程序、軟件、內(nèi)部控制等復雜的關系來完成。由于數(shù)據(jù)處理微機化和系統(tǒng)內(nèi)部控制方式程序化,使得系統(tǒng)控制復雜化。
(三)數(shù)據(jù)處理自動化,賬務處理一體化會計電算化信息處理過程分為輸入、處理和輸出三個環(huán)節(jié):即將分散的會計數(shù)據(jù)統(tǒng)一收集后集中輸入計算機;計算機對輸入數(shù)據(jù)自動進行過賬、轉(zhuǎn)賬和報表處理;以報表形式打印輸出,整個賬務處理過程呈現(xiàn)一體化趨勢。
(四)信息處理規(guī)范化,會計存儲磁性化會計電算化要求建立規(guī)范化的會計基礎工作,它對數(shù)據(jù)的處理也按程序規(guī)范化進行。在電算化系統(tǒng)中,各種會計數(shù)據(jù)以文件的形式組織,儲存在存儲器中,磁性介質(zhì)成為保存會計信息和會計檔案的主要載體。
二、會計電算化與手工會計的區(qū)別
會計電算化信息處理的特點,決定了它與手工會計必然存在明顯的區(qū)別,其區(qū)別除體現(xiàn)在上述各項特點外,還表現(xiàn)在以下幾方面:
(一)系統(tǒng)的設計方法不同手工會計系統(tǒng)簡單,只有會計人員即可完成;一般根據(jù)會計法規(guī)、會計準則、會計制度和行業(yè)特點,針對本企業(yè)工作的需要來設計。會計電算化系統(tǒng)復雜,由會計人員、程序人員和系統(tǒng)分析人員合作完成;系統(tǒng)設計除要遵循會計準則和會計制度外,還必須遵循特定的電算化制度。
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(三)賬簿記錄錯誤更正方法不同會計電算化系統(tǒng)內(nèi)存在邏輯性校驗程序,只要原始數(shù)據(jù)輸入正確,不會發(fā)生記賬憑證和賬簿記錄差錯。因手工會計對于賬簿記錄因合法性而出現(xiàn)的錯誤,也只是采用類似于紅字沖正法以輸入“更正憑證”予以糾正。
(四)對賬、結(jié)賬及期末賬項調(diào)整的方式、方法不同在手工會計下,為了保證賬證、賬賬實相符,在結(jié)賬前往往需進行一系列對賬工作。會計電算化信息處理則因存在邏輯性校驗程序,不會出現(xiàn)賬證、賬賬不符情況。
三、會計電算化對會計工作的影響
(一)提高了會計信息的質(zhì)量和會計工作的效率,降低了會計人員的勞動強度會計電算化提高了會計數(shù)據(jù)處理的速度和精度;使得數(shù)據(jù)處理自動化、程序化和規(guī)范化,提高了會計信息的及時性、可靠性和相關性。同時,計算機的使用,使廣大會計人員從繁重的會計核算和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)抄中解放出來,其勞動強度大大降低。
(二)促進會計工作職能的轉(zhuǎn)變,引起會計人員知識結(jié)構(gòu)的變化和會計人員素質(zhì)的提高會計電算化下會計工作效率的提高和會計人員勞動強度的降低,使會計人員有更多的時間參與企業(yè)經(jīng)營管理,促進會計工作職能發(fā)生轉(zhuǎn)變,從而,引起會計人員知識結(jié)構(gòu)的變化和素質(zhì)的提高。會計專業(yè)人員不但要精通本專業(yè),還要熟悉計算機基本知識,不斷學習和掌握日新月異的計算機知識和應用技術,以不斷滿足會計電算化進一步發(fā)展的需要,發(fā)展成復合型人才。
(三)改變了會計信息處理和使用的方式和方法會計電算化數(shù)據(jù)處理的代碼化、程序化和自動化,是對手工會計信息處理方式和方法的本質(zhì)變革,這一變革改變了手工會計下成本計算、編制報表等只能在月末進行的做法和限制。電算化下只要發(fā)出指令,計算機可隨時根據(jù)機內(nèi)數(shù)據(jù)完成上述工作。
四、會計電算化未來發(fā)展趨勢展望
會計電算化隨著計算機技術的產(chǎn)生而產(chǎn)生,隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展而逐步完善和發(fā)展。未來,會計電算化將出現(xiàn)以下發(fā)展趨勢:
(一)以網(wǎng)絡技術為平臺,會計電算化得到發(fā)展和普及電算化信息處理從形式上看是信息處理手段的變化,實質(zhì)上是生產(chǎn)方式的轉(zhuǎn)變,是一種先進的生產(chǎn)力,因而具有廣闊的發(fā)展前景。隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展,會計信息處理網(wǎng)絡也必將普及。
(二)會計信息處理專業(yè)化、智能化由于會計信息處理專業(yè)性較強,需要專門的會計人才,因此為小企業(yè)及個體經(jīng)營者會逐漸尋求委托記賬的機構(gòu)。此外,隨著網(wǎng)絡電子技術的發(fā)展,信息處理也會朝著智能化發(fā)展。
(三)會計電算化是財務會計和管理會計的統(tǒng)一會計電算化信息處理的代碼化、數(shù)據(jù)共享和自動化,為兩個子系統(tǒng)的結(jié)合提供了條件和可能。目前用友、金蝶等會計軟件不但包括財務軟件的全部模塊而且有關企業(yè)的預測、決策、規(guī)劃和分析,企業(yè)經(jīng)濟活動與效益的評估,內(nèi)部責任會計和業(yè)績評價等模塊都已經(jīng)成熟。因此,從發(fā)展的眼光看,電算化會計將是傳統(tǒng)財務會計和管理會計的完美統(tǒng)一。
1 會計電算化的發(fā)展和重要性
全球首次正式在會計領域使用會計電算化的是 1954 年美國國際商用機器公司利用計算機進行工資核算。我國的會計電算化工作起步較晚,從20 世紀 70 年代末期開始,國內(nèi)自 1981年后才稱為“會計電算化”,至今發(fā)展了 3個階段。第一階段是 20世紀70 年代末至 20 世紀 80 年代末,該時期會計電算化處于以自我開發(fā)為主專用會計軟件階段。最初計算機在會計工作中的應用,是由行業(yè)主管部門或大型企事業(yè)單位自己開發(fā)和使用的專用財務軟件。鑒于當時懂計算機技術和財務業(yè)務的雙棲人才奇缺,造成這類軟件開發(fā)普遍存在周期長、投資大和水平低的弊端。第二階段是20 世紀 80 年代末至 20 世紀 90 年代末,該時期會計電算化主要應用在總賬、報表和工資 3個模塊上。第三階段是 20 世紀90 年代末至今,會計電算化軟件向ERP 軟件方向發(fā)展,主要應用于資金管理、預算管理和成本控制上。在會計電算化軟件使用方面,沿海地區(qū)優(yōu)于內(nèi)陸地區(qū),發(fā)達地區(qū)優(yōu)于不發(fā)達地區(qū)。從會計電算化的逐步推廣中來看,它在很大程度上將會計信息傳遞,為決策者和使用者得到了更加完善的會計數(shù)據(jù),從管理中和理論研究方面發(fā)生了變化,從而提高了工作效率,使會計工作更加便捷和完善,會計人員素質(zhì)得以提升,管理水平得以提高。
2 會計電算化對內(nèi)部控制的影響
會計電算化能夠全面、及時和準確地提供會計信息,促進會計工作職能的轉(zhuǎn)變;推動會計理論和會計技術的進步,推動會計管理制度的變革和企業(yè)管理的現(xiàn)代化;會計工作實現(xiàn)了全方位的深刻變化,企業(yè)經(jīng)濟效益的增加得益于會計電算化對內(nèi)部控制的系統(tǒng)。對于電算化的應用,內(nèi)部控制要求對財務風險防范能力更加嚴謹,對企業(yè)經(jīng)營管理制度的建設要求更加全面。
這將是一個長期的趨于更加完善的系統(tǒng)工程。
2.1 控制方式方面的影響
從傳統(tǒng)的手工會計到會計電算化系統(tǒng),對內(nèi)部控制的基本要求和目標沒有變,會計核算的復式記賬和借貸平衡的基本原理及方法沒有變,但由于會計信息處理方式和方法的計算機自動化,使得會計業(yè)務處理程序和工作組織發(fā)生了質(zhì)的變化,由此引發(fā)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系也出現(xiàn)了一些新變化。電算化管理內(nèi)部控制要求電算管理設置的崗位之間內(nèi)部牽制應該更加明確,一般管理崗位上主要設置電算主管、系統(tǒng)管理員、軟件操作員等操作崗位。電算主管應具備會計和計算機知識以及相關的會計電算化組織管理的經(jīng)驗,電算主管的主要責任是負責對會計計算機的會計數(shù)據(jù)進行分析,制定適合本單位實際情況的會計數(shù)據(jù)分析方法,分析橫型和分析時間,為單位財務管理及時提供信息、全面負責監(jiān)督。系統(tǒng)管理員應具備會計和計算機知識以及相關的會計電算化組織管理的經(jīng)驗,系統(tǒng)管理員負責電算化系統(tǒng)的日常管理工作,監(jiān)督并保證電算化系統(tǒng)的正常運行,協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行,完善電算化系統(tǒng)的監(jiān)督和審查制度,監(jiān)督計算機會計軟件系統(tǒng)的運行防止利用計算機進行舞弊,并審查電算化系統(tǒng)各類人員的工作崗位的設置是否合理。軟件操作員要求具備會計軟件操作知識達到會計電算化初級知識培訓的水平,軟件操作員的主要責任是負責所分管業(yè)務的數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理,根據(jù)備份和輸出會計數(shù)據(jù)(包括打印輸出憑證、憑證審核)的工作,并隨時進行上機操作記錄。本崗位由各管口負責人擔任,他們的權限很小,在一定程度上受到系統(tǒng)管理員的監(jiān)控和限制。
2.2 控制舞弊方面的影響
在網(wǎng)絡環(huán)境下,過去以計算機機房為中心的安全措施已不適用,大量的會計信息通過開放的互聯(lián)網(wǎng)傳遞,很難保證其真實性與完整性。對于會計信息及會計數(shù)據(jù)的安全維護至關重要,會計數(shù)據(jù)必須經(jīng)常進行備份工作,以避免意外和人為錯誤造成數(shù)據(jù)的丟失,每日必須對計算機內(nèi)會計資料在計算機硬盤中進行備份。
需要備份的內(nèi)容是能夠完全恢復會計系統(tǒng)正常運行的最少數(shù)據(jù),包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、憑證、賬簿、報表及其他核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。系統(tǒng)維護一般由系統(tǒng)維護員或指定的專人負責,數(shù)據(jù)錄入員等其他人員不得進行維護操作,系統(tǒng)管理員可以進行操作維護,但不能執(zhí)行程序維護。在軟件修改升版和硬件更換過程中,要制定保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)性和安全的程序工作,健全必要的防治計算機病毒措施。計算機會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一個范圍大、控制程序復雜的綜合性控制,控制的重點為職能部門和計算機數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制,是人工控制和計算機自動控制相結(jié)合的多方位控制。
3 當前電算化存在的問題
3.1 對軟件的控制方面
當前會計電算化中存在的主要問題是對財會軟件的控制,會計軟件過于單一、集成化程度低,沒有發(fā)揮出強化財務管理的功能。會計軟件開發(fā)忽略了審計的要素,數(shù)據(jù)的保密性、安全性比較差。
3
.2 對操作人員的職能方面 由于會計電算化在我國還不完全成熟,部分單位沒有制定相應的配套制度,使會計人員的崗位責任制沒有得到真正貫徹執(zhí)行;同時由于會計電算化監(jiān)管工作相對較弱,使操作者在實際中違規(guī)現(xiàn)象時有發(fā)生。目前,會計人員雖然從傳統(tǒng)手工記賬向電算化工作邁進了一步,但受到本身管理意識匱乏的制約,還不能夠上升到更高的角度去進行管理,將電算化工作系統(tǒng)的提升到新的高度。其次是計算機知識十分薄弱,雖然財會人員都接受計算機培訓,但年齡和知識老化,知識結(jié)構(gòu)單一,學習會計電算化沒有取得明顯效果。只懂得簡單怎樣去使用計算機,談不上對計算機和財務軟件進行維護、開發(fā)和利用,缺乏網(wǎng)絡和軟件的維護技能,因此不能靈活處理工作中的問題。實現(xiàn)會計電算化后,數(shù)據(jù)處理手段發(fā)生了根本變化,為了保證會計工作規(guī)范、有序運行,確保會計數(shù)據(jù)的合法性、可靠性、準確性,必須建立健全和完善內(nèi)部的約束機制和管理制度。通過這些制度,使會計人員在符合法規(guī)制度的條件下各司其職,相互配合,共同做好工作。
3.3 對軟件的數(shù)據(jù)控制方面
在軟件的數(shù)據(jù)操作控制方面,要進一步加強會計業(yè)務處理程序管理,防止已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機內(nèi)賬簿,保證會計數(shù)據(jù)正確合法。
4 電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的舉措
4.1 會計業(yè)務流程的內(nèi)部控制
替代手工記賬后各單位要做到當天發(fā)生的業(yè)務,當天登記入賬,現(xiàn)金和銀行存款日記賬必須日清月結(jié)。要保證會計記賬憑證的連續(xù)編號。要按規(guī)定程序編制記賬憑證。期末要按規(guī)定時間及時結(jié)賬。期末應及時生成打印輸出會計報表,打印輸出會計報表應防止本期還有未結(jié)賬的憑證。在保證憑證賬簿清晰的條件下,計算機打印輸出的憑證,賬簿中表格線可適當減少。在當期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下,總分類賬可以從這些數(shù)據(jù)中產(chǎn)生,因此可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額對照表”替代當期總分類賬。要按有關規(guī)定裝訂會計原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表。要靈活運用計算機對數(shù)據(jù)進行綜合分析。
4.2 對會計資料的內(nèi)部控制
1.建立合理的工作制度和流程
首先,企業(yè)的經(jīng)營者尤其是財務經(jīng)理要對會計電算化工作有深層次的理解。其次,電算化工作要建立在財務主管對軟件的功能和流程的全面認識下。最后,要建立一套符合電算化工作特點的制度和流程。制度和流程的建立才能使電算化工作有條理的展開,才能對即將開始的初始化工作有準確的把握。
2.數(shù)據(jù)的收集
會計電算化的初始化工作需要收集手工賬中的會計科目和各科目的余額,如果是從年度中間開始建賬還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。所以需預先從手工賬中整理出各級科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額。在此要注意完整地收集最底層明細科目的余額、發(fā)生額,避免遺漏,以保證初始化時輸入的數(shù)據(jù)的準確、順利。對于手工資料的整理一定要注意資料的準確完整性。另外,還要做到資料的真實,對于賬實不符、賬賬不符的情況要區(qū)分是何種原因造成的,并做相應的處理。
二、賬套建立應注意的問題
1.建賬啟用期間的選擇
企業(yè)建立賬套,所采用的賬套啟用期間有兩種方式:以歷年制為例,一種是在1月份啟用;一種是在非1月份啟用。兩種方式相比,后者在準備會計資料上需要準備賬戶的余額和累計發(fā)生額;前者只需準備年初數(shù)據(jù)。顯然,后者無形中加大初始化的工作量。另外,在1月份啟用賬套,還可以方便賬務調(diào)整,方便啟用后業(yè)務的核對。所以,建議賬套的啟用期間以年初為好。
2.操作員及權限的設置
操作員的設置最關鍵的是要根據(jù)企業(yè)業(yè)務流程和人員職責進行權限設置。在電算化系統(tǒng)中,一般此項工作由系統(tǒng)管理員進行。另外,授權還要考慮整個工作的流程。比如,某些企業(yè),審核與過賬為同一人,操作時不加審核標記,此時在授權時可省略審核權限。通過操作員權限的設置,還應該起到不同財務崗位互相牽制的作用,形成良好的內(nèi)控系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員如果出于懶惰或者其他的目的,給一些財務人員設置所有權限,這是不可取的,會對賬務的安全造成隱患。
3.賬套參數(shù)的設置
賬套核算參數(shù)的設置是企業(yè)制定和設立的工作制度和流程的直接體現(xiàn),并且直接影響到電算化工作的日常操作,并可能影響會計數(shù)據(jù)。如,參數(shù)設置了憑證必須審核,則未審核的憑證將不能過賬;成本結(jié)轉(zhuǎn)選擇按總倉和分倉結(jié)轉(zhuǎn)所得出的數(shù)據(jù)肯定會有差別。所以核算參數(shù)的設置一定要在充分了解軟件功能的基礎上仔細進行。
三、資料設置應注意的問題
1.科目的設置
設置會計科目是會計工作的起點,無論是填制憑證還是登記賬簿、編制會計報表,以及進行賬務管理,都離不開會計科目。很多財務軟件都提供了靈活多樣的建立會計科目體系的方法,要想更好地發(fā)揮計算機會計信息系統(tǒng)的特長,建立更科學、更合理的會計科目體系,在設定會計科目時應該注意以下幾方面的問題:
(1)科目的系統(tǒng)性與規(guī)范性。財政部已制定的各行業(yè)會計制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設定總賬科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關規(guī)定,設立明細科目編碼除會計制度有規(guī)定的以外,可按上級主管部門和本單位的管理要求設定,以保證科目代碼的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。
(2)科目的一義性和唯一性。要保證每一個代碼對應于一個會計科目,既不允許出現(xiàn)重復的科目編碼又不允許出現(xiàn)同名的會計科目,但如果同名的明細科目分屬不同的上級科目,則可以被系統(tǒng)接受而不認為是同名的會計科目。
(3)科目的簡潔性。在滿足管理要求和適合計算機處理的前提下,力求代碼簡單明了,既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。
(4)科目的可擴展性。科目編碼的可擴展性是初始化設計的重要內(nèi)容之一。由于會計軟件設計者充分考慮到電子檔案的安全性,對歷史資料的補充、修改作了嚴格的限制。會計科目體系一經(jīng)設定,其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建賬實現(xiàn),而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。確定某一級明細科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個數(shù)來確定的。那么我們在科目編碼時,至少要考慮到本會計年度內(nèi)的擴展性。
2.輔助資料的設置
輔助核算是指存貨、客戶、供應商、結(jié)算方式、成本對象、工資、固定資產(chǎn)等的分類等內(nèi)容,是會計電算化系統(tǒng)的重要組成部分。他們各自具有其特殊性、復雜性,形成一個個相對獨立的子系統(tǒng),輔助完成特定的管理、服務職能。輔助資料的設置首先要考慮企業(yè)有哪些項目需要單獨設立輔助資料。在常規(guī)輔助資料的基礎上企業(yè)可以把需要獨立考察的內(nèi)容設為輔助項目,如費用項目,以方便在多個科目中進行數(shù)據(jù)匯總。其次,輔助資料的設置同樣要考慮編碼的分級和可擴展問題。
四、初始數(shù)據(jù)錄入應請注意的問題
在首次數(shù)據(jù)錄入的時候,由于系統(tǒng)啟用的月份不同,原始數(shù)據(jù)的錄入也有區(qū)別。賬務系統(tǒng)在一月份啟用時只需輸入上年余額即可,上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。如果賬務系統(tǒng)在其他月份啟用,除需要輸入啟用月份余額外,還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務系統(tǒng)之前各月的累計發(fā)生額,這是為會計報表所準備的數(shù)據(jù),如不輸入累計發(fā)生額,由于會計數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性,在以后的查詢及報表中如需要全年累計發(fā)生額,系統(tǒng)將無法提供正確的數(shù)據(jù)。但是僅僅是錄入各月份的發(fā)生額,再查詢以前月份的賬戶的明細時,還是不能得到結(jié)果,為了解決這個問題可以采用兩種方法:一種方法是如果單位的業(yè)務量小,憑證的數(shù)量較少,可以采取手工錄入追加憑證的方法;另一種方法適用于更換財務軟件的單位,與軟件公司的人員協(xié)商,使用特定的軟件,將過去使用的軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出來,再導入到新的軟件系統(tǒng)中,這樣做可能會存在一定的風險,丟失某些數(shù)據(jù)??傊?,在會計年度中間實施會計電算化,數(shù)據(jù)的初始所涉及的問題較多,應盡量在會計年度的開始或者是結(jié)尾,來更換財務軟件。
五、初始化工作應注意的其他問題
完成以上操作后,即可進入日常的賬務處理,如輸入、修改、審核、打印記賬憑證、查賬、打印輸入賬簿等工作。但系統(tǒng)初始化時還應注意以下幾個問題:
(1)新增操作員要注意自行輸入密碼
系統(tǒng)會預設一個操作員,通常取名為SYSTEM或MANAGER之類,這也是系統(tǒng)中權限最高的系統(tǒng)管理員,正式啟用系統(tǒng)時應將該用戶名更改為系統(tǒng)管理員,并加上密碼。
(2)要注意充分利用自動轉(zhuǎn)賬憑證功能
自動轉(zhuǎn)賬憑證設置雖不是一個必選項,但利用自動轉(zhuǎn)賬功能無疑能提供極大的便利。在單位的會計業(yè)務中,常有固定對應關系的記賬憑證,且其數(shù)據(jù)來源于已輸入系統(tǒng)的記賬憑證。
(3)設置報表時應注意根據(jù)用戶手冊中公式的格式正確設置取數(shù)公式
會計報表是會計工作流程中的最后一個環(huán)節(jié),在會計軟件中通常都預置了通用會計報表,但除通用會計報表外,單位一定還需要其他報表,這些報表是無法預置的,需要用戶自己完成設置。報表通常由表標題、表頭、表體、表尾四部分組成,其中表體的設置是關鍵所在。
總之,賬務軟件系統(tǒng)初始化是一項技術性極強,內(nèi)容既復雜又很重要的工作,在系統(tǒng)初始化時尤其應當注意以上問題,把握初始化的關鍵,高質(zhì)量地做好初始化工作,這樣才能最大限度地發(fā)揮賬務處理軟件的作用。
會計電算化舞弊的手法與特征
會計電算化系統(tǒng)的舞弊手法主要有以下幾個方面:
1.通過篡改輸入進行舞弊與犯罪活動
這是最簡單也是最常用的計算機舞弊手法,該方法通過在經(jīng)濟數(shù)據(jù)錄入前或錄入期間對數(shù)據(jù)做手腳來達到個人目的。
2.通過篡改文件進行舞弊與犯罪活動
在計算機信息系統(tǒng)環(huán)境下,會計數(shù)據(jù)存放在數(shù)據(jù)庫文件中,如果數(shù)據(jù)文件沒有加密,就可直接讀寫數(shù)據(jù),對數(shù)據(jù)庫文件進行非法篡改、刪除或復制。
3.通過設置舞弊程序或篡改程序進行舞弊與犯罪活動
通過這種方法進行計算機舞弊與犯罪,需要有較高的計算機專業(yè)技能,隱蔽性很強。
4.通過非法操作進行舞弊與犯罪活動
非法操作是指未經(jīng)允許的人員非法操作計算機系統(tǒng)或合法的操作人員越權操作系統(tǒng)。
5.通過篡改輸出進行舞弊與犯罪活動
在計算機信息系統(tǒng)環(huán)境下,通過非法修改、竊取、銷毀輸出數(shù)據(jù)或?qū)⑤敵鲂畔鬟f給企業(yè)的競爭對手等手段達到舞弊與犯罪的目的。
會計電算化舞弊產(chǎn)生的原因
會計電算化系統(tǒng)的舞弊現(xiàn)象出現(xiàn)的原因多種多樣,其中主要有兩個方面:
1.會計軟件的缺陷
目前市場上有數(shù)百種會計軟件,有些單位還使用自己開發(fā)的軟件,各軟件的水平參差不齊。一些企業(yè)使用的軟件在安全性與保密性上存在諸多問題,對操作人、操作時間和操作內(nèi)容沒有具體記錄,出現(xiàn)問題不便于追究責任。另外,數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施,可以輕易地從外部打開修改。還有一些商業(yè)軟件為了占領市場,為用戶提供修改以前年度賬目等功能,這些都為舞弊提供了便利。2.單位內(nèi)部控制制度的缺陷
實施會計電算化,就需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部控制制度加以約束,才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢。目前,不少單位沒有嚴密的管理制度或有章不循使得會計電算化不能正常運轉(zhuǎn)。由于內(nèi)部控制制度薄弱,操作人員可能超越權限或未經(jīng)授權的人員可能通過計算機和網(wǎng)絡瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,篡改、復制、偽造、銷毀重要的數(shù)據(jù),以達到個人目的。
會計電算化舞弊的防范與控制
1.加強電算化犯罪法制建設
目前,由于法規(guī)的不健全使電算化犯罪的控制很困難。對電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)和管理,不能僅靠現(xiàn)有的一些法規(guī),如會計法、企業(yè)會計準則等,因為會計電算化犯罪是高科技、新技術下的一種新型犯罪,為此制定專門的法規(guī)加以有效控制很有必要。
2.崗位設置與加強崗位管理
手工環(huán)境下的崗位牽制原則對電算化會計核算系統(tǒng)仍然有效。具體而言就是要保證出納和會計嚴格分開,經(jīng)辦人員和審核人員嚴格分開;自行開發(fā)專用軟件的單位,需要將系統(tǒng)開發(fā)人員同操作人員嚴格分開;還應盡量將操作崗位同系統(tǒng)維護崗位隔離。這是因為系統(tǒng)開發(fā)人員和維護人員作為電算化會計軟件的編寫者及修改者,有機會了解軟件系統(tǒng)運行的內(nèi)部技術信息。在某種情況下,他們有可能利用掌握的這些知識隱蔽地從事會計舞弊活動甚至進行經(jīng)濟犯罪。
3.嚴格權限管理
權限管理包括權限分配和用戶名/密碼管理兩方面,前者決定相應用戶對會計數(shù)據(jù)具有哪些操作權,后者則保證了用戶和權限的一一對應關系。權限分配能起到互相牽制的作用,用戶名/密碼管理核心是為用戶生成密碼以及利用密碼來確認不同用戶,以保證不會有越權行為。
目前開發(fā)和應用的會計電算化軟件都是以模仿手工系統(tǒng)進行記賬、算賬、報賬為主要內(nèi)容的核算軟件。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展以及電子商務的到來,會計的反映職能淡化,會計的參與經(jīng)營決策職能增強,原有的核算型軟件無論是功能范圍還是信息容量都顯露出明顯的局限性,遠遠不能適應企業(yè)管理的需要。本文就目前會計電算化存在的問題以及今后會計電算化軟件發(fā)展趨勢作進一步探討。
一、會計電算化存在的問題
1、我國實行會計電算化的單位中,大部分是利用電算化軟件處理日常會計的基本核算,而大量的財務管理和財務分析工作,仍采用手工進行,很多單位因為缺乏高水平的財務管理人員,使財務管理成為空談。同時我國多數(shù)企業(yè)的會計電算化仍停留于企業(yè)內(nèi)部應用,實現(xiàn)對手工核算的模仿,或者大談如何與企業(yè)管理相結(jié)合并融入管理信息系統(tǒng)??梢哉f世界范圍內(nèi)的會計電算化理論和實務都有相當?shù)木窒扌?。所以我國電算化尚需完備,需要不斷向深度發(fā)展。
2、在電算化實施中,財務數(shù)據(jù)與業(yè)務不能共享,致使財務軟件只在財務部門使用,不僅與企業(yè)外部信息系統(tǒng)隔絕,而且與企業(yè)內(nèi)部業(yè)務部門也沒有很好的連接,財務部門錄入的數(shù)據(jù),基本上只是單純?yōu)榱擞涃~,完成事后對業(yè)務的反映工作。
3、會計信息安全問題。在會計電算化系統(tǒng)環(huán)境下,電子符號代替了會計數(shù)據(jù),磁性介質(zhì)代替了紙介質(zhì),從而使會計信息安全易受到威脅。具體表現(xiàn)在:①內(nèi)部人員對原始信息進行非法篡改或泄密,造成會計信息虛假。②磁性介質(zhì)易受損壞,信息和數(shù)據(jù)存在丟失或毀壞的危險。③電算化系統(tǒng)遭破壞,如硬件故障、軟件故障、非法操作、計算機病毒等可能導致電算化系統(tǒng)陷入癱瘓,使會計信息質(zhì)量受到影響。
4、對審計的影響。在電算化系統(tǒng)環(huán)境下,審計線索發(fā)生了很大變化,傳統(tǒng)的審計線索在電算化系統(tǒng)環(huán)境中逐漸消失,取而代之的是肉眼看不見的電子數(shù)據(jù)、文件和磁盤。傳統(tǒng)的帳薄、經(jīng)辦人簽字、記錄、訂單、業(yè)務操作文書等十分清晰的線索都可能不復存在,過去分散的內(nèi)部控制現(xiàn)在都集中到信息中心或計算機管理部門進行實施和管理,并且舊的數(shù)據(jù)和資料在不斷的被新的數(shù)據(jù)資料覆蓋,使得審計軌跡被一點點抹去,系統(tǒng)和程序也處于不斷改進升級中,其處理時所留下的審計線索也在不斷變化當中。
5、會計的國際化問題。電子計算機信息網(wǎng)絡的普遍應用和電子商務的發(fā)展,使人們已經(jīng)能夠在幾秒鐘之內(nèi)將幾十億美元甚至巨額的資金在世界各大城市之間相互流轉(zhuǎn)。從資本流轉(zhuǎn)程度和廣度來看,地球正在變小,企業(yè)之間的國際競爭將日趨激烈。企業(yè)為了謀求自身的生存,必須不斷加強新產(chǎn)品研制和技術改造工作,往往需要巨額資金,但只有較少企業(yè)能夠依靠自己積累的留存收益或本國的金融機構(gòu)來應付國際競爭,大多數(shù)企業(yè)需要籌集國際資金。一個國家的資金貸出單位為了更好的制定信貸決策,必須對外國借款單位的信用狀況進行調(diào)查,要求他們提供符合國際慣例的標準化的會計報表。另外電子商務使得國際貿(mào)易迅速發(fā)展,而進行國際貿(mào)易必須首先了解企業(yè)的信用和財務狀況,因而有必要了解外國企業(yè)的會計報表和會計制度,并要求有一個統(tǒng)一的會計程序和方法。因此在今后的電算化軟件開發(fā)中應充分考慮會計的國際化問題。
二、會計電算化軟件發(fā)展趨勢
中國企業(yè)在面臨網(wǎng)絡化生存的同時,還需面對WTO和經(jīng)濟全球化的挑戰(zhàn)。目前會計電算化軟件規(guī)模和管理能力遠遠不能適應新形勢下企業(yè)發(fā)展的需要,還應向縱深方向發(fā)展。今后軟件發(fā)展趨勢應包括以下幾個方面。
1、應采用大型數(shù)據(jù)庫作為數(shù)據(jù)存儲工具。電算化軟件所要處理的是大量重要的數(shù)據(jù)和信息,對軟件所要支持的數(shù)據(jù)庫的容量、安全性和速度等方面的性能有很高的要求,而大型數(shù)據(jù)庫具有安全、數(shù)據(jù)存儲量大、查詢方便等特點,能適應各種管理的要求。
2、在軟件開發(fā)中充分考慮應用互聯(lián)網(wǎng)技術。互聯(lián)網(wǎng)技術是這幾年電子通訊技術中發(fā)展最快的技術,能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡化管理、移動辦公、并保證體系開放、支持電子商務;實現(xiàn)財務集中式管理、動態(tài)查詢、實時監(jiān)控、遠程通訊、遠程上網(wǎng)服務、遠程查詢等。
3、會計電算化軟件應充分考慮其安全性。電算化軟件應采用兩層加密技術。為防止非法用戶竊取機密信息和非授權用戶越權操作數(shù)據(jù),在系統(tǒng)的客戶段和服務器之間傳輸?shù)乃袛?shù)據(jù)都進行兩層加密。第一層加密采用標準SSL協(xié)議,該協(xié)議能夠有效的防破譯、防篡改,第二層加密采用私有的加密協(xié)議,該協(xié)議不公開,并且有非常高的加密強度,兩層加密確保了會計信息的傳輸安全。
4、實現(xiàn)功能的多樣化,數(shù)據(jù)動態(tài)化,電算化軟件功能不斷擴張,軟件在設計中應將財務軟件和管理軟件有機結(jié)合,做到①電算化軟件首先應具有一個完善的會計核算信息系統(tǒng),除能實現(xiàn)會計基本的核算流程外,還應突破手工核算的模式,拓展核算的領域和職能,增加信息容量,為加強管理打下良好基礎。②軟件應突破現(xiàn)有的以事后管理為特征的模式,實現(xiàn)事前管理、事中管理和事后管理為特征的模式。③軟件還應具有通用性便于溝通、協(xié)作和提高。只有這樣才能實現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)營活動的計劃和控制功能并做到動態(tài)管理。
(一)對會計電算化實施內(nèi)容的片面觀點
在我國仍有不少人對會計電算化系統(tǒng)的實施內(nèi)容,需要做哪些工作持有片面的認識,主要有以下幾種觀點:1、會計電算化就是建立計算機會計信息系統(tǒng)的過程。只要會計信息系統(tǒng)已建成,或者已購買到會計信息系統(tǒng),企業(yè)的會計電算化工作就完成了。在開發(fā)會計信息系統(tǒng)時采用了系統(tǒng)工程的方法,就表明整個會計電算化過程是一項系統(tǒng)工程,把這一系統(tǒng)工程中的某一部分擴大為會計電算化的整個內(nèi)容,從而忽略了其他的內(nèi)容。2、認為會計電算化就是建立會計信息系統(tǒng),而建立會計信息系統(tǒng)也就是編程工作。這種觀點不僅忽略了會計電算化的其他內(nèi)容,而且在建立會計信息系統(tǒng)時也拋棄了系統(tǒng)工程的方法。3、會計電算化信息系統(tǒng)是一個不可分的整體,企業(yè)要建立會計電算化系統(tǒng),就必須一步到位,健全所有的子系統(tǒng),甚至擴大到整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)。它忽略了會計電算化是系統(tǒng)工程的特點,把系統(tǒng)工程多步驟多階段性簡化為單一階段,把會計信息系統(tǒng)多子系統(tǒng)的可分離性變?yōu)榻y(tǒng)一整體的不可分離性,從而也否認會計電算化的過程是一項系統(tǒng)工程。4、會計電算化只是會計部門的工作采用電算化,與其他部門的工作無關。認為會計電算化就是以計算機代替手工記賬、算賬、報賬,否認了會計信息子系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng)存在著密切的聯(lián)系。這些片面觀點,影響了我國會計電算化事業(yè)的發(fā)展。
(二)會計電算化實施應包括的內(nèi)容
1、會計電算化工作的規(guī)劃根據(jù)企業(yè)發(fā)展的總目標和管理信息系統(tǒng)的總目標,明確會計電算化的總目標;并根據(jù)企業(yè)實際情況確定會計信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu),劃分各子系統(tǒng),并確認它們之間的聯(lián)系;確定會計電算化工作目標實現(xiàn)的階段和步驟,以及建立各子系統(tǒng)的先后順序;確定會計電算化管理體制及組織機構(gòu)方案,以及資金來源與預算等項內(nèi)容。2、會計電算化信息系統(tǒng)的建立包括實施人員組織、會計軟件的取得、硬件及環(huán)境的購置安裝、系統(tǒng)軟件的配置、新舊系統(tǒng)內(nèi)容的轉(zhuǎn)換等內(nèi)容。3、會計電算化信息系統(tǒng)的管理包括人員管理、使用操作管理、維護管理、檔案管理等。
由上可以看出,會計電算化內(nèi)容非常豐富,它不僅是一項復雜的系統(tǒng)工程,還是一個人機系統(tǒng),忽略任一方面的內(nèi)容,都是對會計電算化的片面認識,都會給會計電算化的實施帶來不利的影響。
二、會計電算化實施的目標
(一)提高財會工作效率
利用計算機技術的特點,把繁雜的記賬、結(jié)賬、報賬工作交給高速的計算機處理,減輕財會人員的勞動強度,并且由于計算機的精確性和確定性,可以避免手式操作產(chǎn)生的誤差,以達到提高財會工作效率的目的。
(二)促進會計職能的轉(zhuǎn)變
手工條件下,財會人員被繁重的手工核算工作所包圍,沒有時間和精力更好地發(fā)揮會計參與管理、決策的職能;通過電算化,使財會人員解脫了繁重的手工操作,有時間和精力參與企業(yè)管理與決策,更好地為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟效益服務。
(三)準確、及時地提供會計信息
手工條件下,由于大量會計信息需要進行記錄、加工、整理,使需要信息者不可能及時得到信息,這不利于企業(yè)經(jīng)營者掌握經(jīng)濟活動的最新情況和存在的問題;而電算化后,大量的信息都可以及時記錄、匯總、分析、傳送,保證向企業(yè)管理者準確、及時地提供會計信息。
(四)促進會計工作規(guī)范化
會計電算化,給會計工作增添了新內(nèi)容,從各方面要求會計人員提高自身素質(zhì),更新知識結(jié)構(gòu),一方面為了參與企業(yè)管理,更多地學習經(jīng)營管理知識,另一方面還必須掌握電子計算機的有關知識。好的會計基礎工作和規(guī)范的業(yè)務處理程序,是實現(xiàn)會計電算化的前提條件,所以會計電算化也要求會計工作的規(guī)范化。
(五)實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化
企業(yè)管理信息電算化的目標及任務,就是要以現(xiàn)代化的方法去管理企業(yè),提高經(jīng)濟效益。因而,會計電算化不僅要使會計工作本身現(xiàn)代化,最終目標是要使企業(yè)管理現(xiàn)代化,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
三、會計電算化實施的原則
(一)合法性原則
企業(yè)實施會計電算化的各項工作,都必須以有關法律制度為原則。必須遵循我國的會計制度、財務制度及有關法律;必須遵循財政、財務部門會計電算化管理制度;還要遵循本企業(yè)的財務制度,以保證機構(gòu)設置的合法性,崗位分工和人員職責的合法性,操作使用的合法性,輸入、輸出及內(nèi)部處理的合法性,輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸出信息及格式的合法性。
(二)效益性原則
提高經(jīng)濟效益,是會計電算化的最終目的。提高經(jīng)濟效益,也要從兩方面考慮,一是直接經(jīng)濟效益,即直接投入直接產(chǎn)出的效益;二是間接經(jīng)濟效益,即由于會計電算化而引起企業(yè)的現(xiàn)代化,產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟效益。
效益性原則應在以下幾個方面值得特別注意:1、在系統(tǒng)實施前,應從經(jīng)濟效益,技術力量,管理水平,各種約束條件進行全面分析,先進行整個系統(tǒng)的可行性分析,以確定是否具備條件進行會計電算化工作。2、可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟效益開展。評價電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟效益,要從會計電算化能否節(jié)約企業(yè)的流動資金占用量,能否準確、及時和全面地提供必須的信息,能否提高企業(yè)管理工作的效率和質(zhì)量,以及決策水平等方面著眼。3、在系統(tǒng)設計過程中,力求降低設計開發(fā)成本,提高會計信息系統(tǒng)的質(zhì)量。
(三)系統(tǒng)性原則
以包括整體觀點,關聯(lián)觀點,發(fā)展觀點,最優(yōu)觀點在內(nèi)的系統(tǒng)觀點來進行會計電算化實施工作。應注意以下兩點:1、內(nèi)部與外部相聯(lián)系。會計部門作為企業(yè)管理的一個重要部門,與其他職能部門是密切聯(lián)系的。因此,實施會計電算化時,應考慮包括各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個管理工作的電算化工作,把會計信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng),既要分清各子系統(tǒng)的界面,又要留好各子系統(tǒng)之間的接口,并在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設計上做到信息共享,減少數(shù)據(jù)冗余。2、局部目標與整體目標相結(jié)合。電算化會計信息系統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng),實施會計電算化,不可能一次全部完成各子系統(tǒng),必須分階段進行。在進行分部子系統(tǒng)設計實施時,必須有全局的觀點,確保整體系統(tǒng)的完美組合和高質(zhì)量性。
(四)規(guī)范性原則
包括系統(tǒng)設計的規(guī)范性,管理制度的規(guī)范性,數(shù)據(jù)信息的規(guī)范性等。有了這些規(guī)范性的要求,可避免由于人的主觀因素而造成系統(tǒng)實施的偏差,從而避免會計電算化工作失敗的可能性。
(五)可靠性原則
可靠性是會計電算化系統(tǒng)能否實際使用的前提。影響系統(tǒng)可靠性的因素很多,主要包括:1、準確性。即輸入數(shù)據(jù)及操作的準確性,在易出現(xiàn)錯誤和失誤的地方,建立盡可能完善的檢錯和糾錯系統(tǒng),進行重點防護,保證輸入數(shù)據(jù)及操作的準確性。2、安全性。要求有一套完善的管理制度和技術方法,防止系統(tǒng)被非法使用及非法改動,此外還應有系統(tǒng)破壞后的恢復功能等。3、易擴充性。即整個系統(tǒng)在運行周期內(nèi),由于環(huán)境條件的變化,從而要求系統(tǒng)隨之進行改變的難易程度,易擴充性要求對系統(tǒng)的修改和擴充能夠非常容易地進行。
在素質(zhì)目標方面,通過實踐教學,使學生養(yǎng)成細密嚴謹?shù)淖黠L,形成良好的職業(yè)操守,形成堅定的職業(yè)意識,成為忠誠于職業(yè)的財會工作者。
二、革新實踐教學內(nèi)容
在教學內(nèi)容上應該注重以“就業(yè)為導向”,在學習相應會計理論、掌握會計基本技能的同時,使學生較快地適應社會就業(yè)環(huán)境。而現(xiàn)有的教材和任課教師手中的資料都不能滿足社會就業(yè)現(xiàn)狀的要求,必須進行改革。會計電算化類課程要從實際崗位需要出發(fā),培養(yǎng)學生的理論能力、實用能力。第一,會計電算化類課程的教材要具實踐性,要能夠針對我國大中小企業(yè)電算會計崗位職業(yè)需要而設置,打破以知識傳授為主要特征的傳統(tǒng)教學課程模式。第二,以就業(yè)為導向,每年選派課程骨干教師開展專業(yè)調(diào)研,增加課程內(nèi)容的專業(yè)性和時效性。第三,開展案例教學,多方面收集實訓資料,如對已畢業(yè)學生回訪、走訪各類型中小企業(yè),采用寄調(diào)查問卷、電話訪談等方式,緊盯企業(yè)對電算會計人才的職業(yè)需求,不斷增強課程教學內(nèi)容的針對性。第四,開展實踐教學,不但要建立校內(nèi)實訓基地,仿真實訓,模擬企業(yè)從事相應會計實際操作,而且要注重校外企業(yè)實訓基地的培養(yǎng),校企合作,積極開展有實際效果的“走出去”校外實習實踐活動,主要包括各種認知實習、專業(yè)調(diào)研、專業(yè)實習、頂崗實習等工學結(jié)合活動,在實踐活動中反復演練,從而熟練掌握電算會計技能,感受企業(yè)文化,將學生培養(yǎng)成準職業(yè)人。
三、完善實踐教學課程設置
會計電算化是將以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計業(yè)務處理工作中的簡稱。它應用會計軟件指揮各種計算機設備替代手工完成或者是手工很難完成甚至是無法完成的會計工作。會計電算化與手工會計操作有著相同的目標、相同的會計功能、遵循同樣的會計基本理論和方法,現(xiàn)實企業(yè)當中的會計電算化操作也都是手工會計核算的計算機操作翻版。由于會計學專業(yè)的學生在校期間開展了多次會計手工模擬實訓的實踐,學生們已經(jīng)扎實地掌握了手工會計核算過程。只要掌握手工會計與電算會計結(jié)合的原理,把握具體結(jié)合的步驟,再配合開展有效的手工會計核算和會計電算化核算相結(jié)合的實訓內(nèi)容,完善原有的實踐教學課程體系,就可以使學生了解會計電算化類課程的本質(zhì),從根本上掌握會計電算化軟件的操作原理,對各種財務軟件即學即會。
四、運用新型教學方式方法
任務驅(qū)勸、項目導向教學法就是以企業(yè)實際工作中的各項任務為驅(qū)動,將各任務劃分為若干具體應用項目,以項目為導向,按崗位職責,開展課堂和課下的案例教學和實訓,引導學生提出問題、思考問題、解決問題,從而實現(xiàn)針對性極強的任務項目式學習,使學生能掌握核心的學習內(nèi)容和相關技能的一種新型教學方法。任務驅(qū)動、項目導向教學法實際是角色體驗法、案例分析法和課內(nèi)課外互融法的結(jié)合。在教學中,任務驅(qū)動、項目導向教學法的實施步驟如下:
1.設置任務模塊。
即按照企業(yè)電算會計崗位的工作職責及工作流程,將課程內(nèi)容設置為以下模塊:系統(tǒng)初始化、總賬、工資、固定資產(chǎn)、會計報表、應收應付、供應鏈管理(采購/銷售/庫存/存貨核算)等幾個相互關聯(lián)又彼此在一定程度上獨立的模塊。在授課中運用企業(yè)實際會計操作案例,突出課程仿真性。
2.按任務模塊實施教學。
即在強化會計電算化軟件應用類課程的實踐操作性和崗位職能性的同時,開展實訓活動。在教學中,樹立學生“主體”的思想,每個模塊按崗位區(qū)分設置不同的角色,如會計主管、總賬會計、出納、材料會計、職工薪酬會計等,進行模擬性教學,讓學生進行崗位體驗。
3.建立科學評測體系。
可將電算化會計財務業(yè)務一體化實踐的評測體系設置為軟件操作評測和理論答辯兩部分,將理論和實踐能力進行綜合考評。在軟件操作評測部分,模擬真實企業(yè)一個月的業(yè)務活動,設置企業(yè)基本信息設置、系統(tǒng)初始設置、日常經(jīng)濟業(yè)務處理、期末業(yè)務處理、報表生成等五大評測項目,按照總賬、應收、支付、固定資產(chǎn)、薪資管理五大業(yè)務模塊內(nèi)容,利用財務軟件進行一個月真實的企業(yè)會計業(yè)務活動,科學設置業(yè)務采分點。要求學生進行單機版業(yè)務操作,教師根據(jù)學生保存的賬套內(nèi)容,一對一地進行軟件操作能力評測。在理論答辯部分則是結(jié)合理論知識點采取一對一、一對組答辯的形式,對學生理論掌握程度進行測評。
五、采用多元化教學手段
1.采用立體教學,帶給學生直觀的學習體驗
立體教學法是指將教師的講授與多媒體課件、視頻材料、網(wǎng)絡課程等現(xiàn)代化教學方法緊密結(jié)合起來,實現(xiàn)紙質(zhì)、聲音、電子、網(wǎng)絡相結(jié)合的立體化教學,實現(xiàn)教學互動。采用該方法,要著手編制實用的教材,建立教學案例庫,制作教學課件和網(wǎng)絡課程軟件,以配合會計電算化軟件應用類課程的日常教學和實訓,用“聲、形、影”帶給學生直觀的學習體驗。不論是教材的編撰、教學案例的收集整理,還是多媒體電算會計實訓教學課件、網(wǎng)絡課程課件的制作,都要求做到:第一,任課教師積極參加社會實踐活動,深入企事業(yè)單位,收集實際工作中的案例,搜集大量聲像資料,使教學內(nèi)容更翔實、信息容量更大,在表現(xiàn)形式上更豐富多彩。第二,專家、教師們多進行教學經(jīng)驗的交流,相互交流教學案例,實現(xiàn)教學資源的共享。第三,學生也要積極參加社會實踐活動,在提高社會實踐能力、積累實踐經(jīng)驗的同時,為課堂教學收集案例資料。
2.整合各類輔助教學軟件產(chǎn)品,帶給學生真實的職場體驗
現(xiàn)在市場上與會計類教學有關的軟件產(chǎn)品頗多,院校在引進時應考慮各個教學類軟件產(chǎn)品的整合性。比如可以將企業(yè)沙盤軟件(金蝶創(chuàng)業(yè)版、經(jīng)營之道版)與財務版核算軟件結(jié)合,分崗訓練;在財務總監(jiān)、會計、出納等財務崗位培訓的同時,將其與CEO、生產(chǎn)總監(jiān)、物流主管等企業(yè)崗位培訓充分結(jié)合,使學生在掌握會計電算化操作技能的同時,對企業(yè)運營流程有深入了解。鼓勵學生參與全國大學生企業(yè)經(jīng)營沙盤比賽、全國信息化三好生精英賽等帶有職場能力鍛煉環(huán)節(jié)的賽事,促進學生各種能力的多元結(jié)合和全面提高。
3.開展專項報告和沙龍等活動,給學生以豐富的學術體驗
請校內(nèi)外專家作學術報告,同時組織學生成立會計電算化研究會和學習小組,有針對性地采用沙龍式的討論,倡導學生積極參與,調(diào)動學生學習的積極性,提高其綜合能力。還要充分利用校內(nèi)會計電算化實驗室,組織開展各項有助于提高學生會計電算化能力的比賽、研討會等。
六、加強校內(nèi)外實訓基地建設
校內(nèi)外實訓基地的構(gòu)建對于學生能力的提高起到至關重要的作用。根據(jù)會計人才實踐能力培養(yǎng)需求,民辦普通院校應擴展、完善校內(nèi)外實習基地,探索學生到企業(yè)參加財務工作實踐、提升操作能力的有效的實踐模式,制定一整套校外實踐能力培養(yǎng)計劃,包括校外會計學專業(yè)實踐技能實訓、電算化會計軟件應用技能實訓等。我校會計系校內(nèi)外實習基地已有一定規(guī)模。第一,在校內(nèi)建有校級會計實踐教學基地和省級實驗教學中心,一次可以容納500人進行會計學專業(yè)相應課程實踐教學。第二,大量企事業(yè)單位與會計系形成校外實習基地關系,為會計系學生提供專業(yè)實習和畢業(yè)實習的崗位,具體單位包括用友軟件公司、金蝶軟件公司、中準注冊會計師事務所、吉林安信會計師事務所、長春百事可樂有限公司、一汽集團、吉林康中集團等多家企事業(yè)單位。
七、改進考核評價體系