電子檔案管理論文精選(九篇)

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第1篇：電子檔案管理論文范文

南江水庫作為浙江省東陽市的大（2）型水利樞紐工程，已經(jīng)有40多年的歷史，產(chǎn)生了豐富多樣的紙質(zhì)檔案。隨著辦公自動化的推行，水庫的電子文檔管理勢在必行，檔案工作者也面臨著一項新課題。這是一個新生事物，其管理比傳統(tǒng)檔案管理要復(fù)雜得多，目前尚處于探索階段。在信息社會中，電子文件大量產(chǎn)生，在單位文件流轉(zhuǎn)中比重日益增加，但電子文件歸檔管理的基礎(chǔ)相對薄弱，電子文件歸檔管理意識、制度建設(shè)以及安全維護也有待加強。

2電子文件及其特點

1）電子文件需要借助一定的設(shè)備與軟件。電子文件具有數(shù)字性，它的存在需要特定的設(shè)備與軟件，這個設(shè)備與軟件將直接影響電子文件的質(zhì)量。

2）電子文件可以實行共享。電子文檔與紙質(zhì)文檔最大的區(qū)別在于它可以實行數(shù)字化的共享，無空間、時間與次數(shù)的限制，實現(xiàn)效率的最大化。

3）電子文件具有一定安全隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的盛行，電子文檔保存存在一定的風(fēng)險，有可能被盜用、修改，使其檔案的安全性受到挑戰(zhàn)。

4）電子文件具有一定的壽命。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還存在技術(shù)壽命的問題。紙質(zhì)檔案的壽命主要取決于使用的材料和保管條件，其反映的信息相對比較穩(wěn)定，而電子文件的載體本身壽命比較長，如光盤，如果保管條件好，很長一段時間也不會損壞，但由于其離不開特定的軟件平臺支撐，需要隨著技術(shù)的升級不斷轉(zhuǎn)錄，否則不但可能產(chǎn)生信息異化，甚至因文件不可讀取而使檔案在幾年內(nèi)就壽命終結(jié)。

3電子文件對檔案工作的意義

1）工作介質(zhì)發(fā)生變化。傳統(tǒng)檔案工作介質(zhì)是紙質(zhì)，而隨著計算機的廣泛應(yīng)用，特別是無紙質(zhì)化辦公的興起，電子文件從起草、修改、審核到印發(fā)都在計算機上進行，電子文件形成后可以更新到辦公系統(tǒng)中，供相關(guān)人員查閱。

2）整理方法發(fā)生變化。分類歸檔是檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，檔案可以通過人工輸入的方式進行錄入，也可以借助計算機的數(shù)據(jù)處理功能，如掃描等進行快速的錄入與整理，極大提高了檔案整理的效率。

3）鑒定和利用發(fā)生變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料，其原始性、真實性可通過分析領(lǐng)導(dǎo)簽字、用印等進行直觀判斷，差錯概率?。欢娮游募t需要通過分析文件生成時間、版本號、操作權(quán)限等元數(shù)據(jù)進行綜合判定，稍不注意容易把“半成品”存檔，并且容易出現(xiàn)被修改、原始記錄難保障的情況。在利用上，由于電子文件信息載體的特殊性，渠道被極大拓寬，時效也得到極大的提高；同時，信息的保密和保真也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

4實行電子檔案管理的措施

4．1重視電子檔案管理的建設(shè)盡管電子文檔在我國各個領(lǐng)域都已出現(xiàn)，但是在南江水庫電子檔案的管理尚屬空白。因此需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視電子檔案的建設(shè)，成立專門電子檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，進行大力的宣傳，提高整體人員的認(rèn)知程度；尤其是要提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識。只有各部門、各層面齊心協(xié)力、互相配合，才能做好電子檔案的整理與歸檔。

4．2解決電子檔案的技術(shù)問題電子檔案依賴于電子文件的形成與存儲，因此檔案工作人員應(yīng)及時做好電子文檔資料的收集、錄入、整理，保存好相關(guān)的原始數(shù)據(jù)，如負(fù)責(zé)人的簽署手續(xù)、移交手續(xù)等，再對原始數(shù)據(jù)進行技術(shù)處理，不能輕易改變原始數(shù)據(jù)的特性，以保證電子檔案的真實性。因為電子檔案的技術(shù)處理，將是電子檔案有效進行存儲的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，南江水庫在這塊上比較欠缺，相關(guān)部門應(yīng)引進相關(guān)技術(shù)與技術(shù)人員，對檔案管理者進行培訓(xùn)，才能很好地解決這個問題。

4．3健全電子檔案的管理機制在技術(shù)上可行之后，電子檔案的管理就顯得尤為重要，主要有電子檔案的歸檔、電子檔案的檢查審核、電子檔案的保護、電子檔案的利用等環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)都需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，按照一定的流程進行管理，使整個電子檔案的管理能夠統(tǒng)一化、有序化。在電子檔案各個環(huán)節(jié)制訂一定的規(guī)章制度外，電子檔案管理人員則需要明確責(zé)權(quán)。目前南江水庫設(shè)有檔案室，里面有文書、財務(wù)、科技等檔案，但沒專人管理。因此在電子檔案建設(shè)的過程中，應(yīng)該明確責(zé)權(quán)、專人負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)分工，這樣才能有序的進行工作開展。

4．4加強電子檔案管理人員的培養(yǎng)在信息技術(shù)飛速發(fā)展的情形下，檔案工作管理者應(yīng)該與時俱進，掌握電子文件管理的技術(shù)。檔案人員要適應(yīng)社會信息化發(fā)展的形勢，及時更新知識結(jié)構(gòu)，加強對諸如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護技術(shù)、計算機病毒防治技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)運行維護技術(shù)等的學(xué)習(xí)，使先進的信息科技成為檔案工作的有效手段，更好地為南江水庫經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

5結(jié)語

第2篇：電子檔案管理論文范文

1.電子檔案管理工作機制不健全

首先，當(dāng)前電子檔案管理工作雖然對檔案管理軟件、數(shù)據(jù)存儲格式、定期更新備份等工作內(nèi)容進行了規(guī)定，但是對檔案的重要性劃分不是很清晰，哪些檔案應(yīng)當(dāng)形成介質(zhì)檔案，哪些檔案應(yīng)當(dāng)用什么載體進行保存等等細(xì)節(jié)問題沒有給出明確的規(guī)定，沒有統(tǒng)一的操作、存儲標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致電子檔案管理混亂，出現(xiàn)只有信息錄入者才能找到相關(guān)內(nèi)容，而其他人檔案管理人員一頭霧水的現(xiàn)象。其次，電子檔案管理工作存在一定的漏洞，主要表現(xiàn)在電子檔案信息的真實性容易受到破壞，檔案的完整性難以保證。在將紙質(zhì)檔案錄入到電子載體的過程中，由于檔案管理人員工作失誤或者是電子介質(zhì)出現(xiàn)問題導(dǎo)致檔案信息失真、不全，并且電子檔案存儲的形式多樣，流動性相對較強，在處理過程中極容易出現(xiàn)信息丟失、缺損的現(xiàn)象出現(xiàn)。

2.忽視了電子檔案管理的安全性

當(dāng)前大多數(shù)的檔案管理人員對電子檔案管理的安全性認(rèn)識程度不高，在實際中，由于信息全球化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，計算機病毒層出不窮，對電子檔案的安全性和保密性產(chǎn)生惡劣的負(fù)面影響。隨著病毒變異能力的提高以及黑客技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案在傳輸、共享甚至存放過程中，極有可能會發(fā)生信息被竊取、數(shù)據(jù)被篡改等問題，電子檔案的真實性、安全性和保密性無法得到有效的保證。

二、加強電子檔案管理的對策

1.健全電子檔案管理的工作機制要完善

電子檔案管理的目錄體系，要對電子檔案進行科學(xué)的分類、明確的編目，做到查有所依，這樣能夠大大的提高電子檔案查閱和使用的效率。其次，要強化電子檔案的備份管理機制，提高備份管理工作意識，制定分批、定期的備份管理工作制度，杜絕因電子介質(zhì)或者是操作失誤帶來的信息丟失等問題。

2.建立綜合素質(zhì)高的檔案管理人員隊伍

建立綜合素質(zhì)高的檔案管理人員隊伍要從以下兩個方面努力。首先，要積極引進掌握計算機能力和檔案管理專業(yè)技術(shù)的人員，并注重對這些人員的思想道德和職業(yè)責(zé)任心等軟實力方面的考核工作。其次，要對原有的檔案管理人員進行培訓(xùn)，提高檔案管理人員對電子檔案管理工作的熱情，強化檔案管理的高度責(zé)任感。

3.提高電子檔案管理設(shè)備的安全性

能在電子檔案管理過程中，要加強對相關(guān)硬件系統(tǒng)和存儲介質(zhì)的運行環(huán)境和保管制度，尤其是要將U盤、光盤等存儲介質(zhì)放置在通風(fēng)、陰涼處，避免因溫度、濕度過高造成設(shè)備失靈、檔案信息丟失。其次，要提高電子檔案管理設(shè)施設(shè)備的安全性，對U盤、光盤要嚴(yán)格進行病毒查殺操作，避免在檔案傳遞過程中由于存儲介質(zhì)的木馬病毒造成檔案信息失真。

三、結(jié)語

第3篇：電子檔案管理論文范文

關(guān)鍵詞：檔案管理電子檔案優(yōu)越性開發(fā)和利用規(guī)范措施

0引言

電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作。

1電子檔案的優(yōu)越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經(jīng)濟時代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現(xiàn)微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現(xiàn)隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機按“件”整理歸檔?？呻S時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務(wù)水平。

1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。

1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進行操作，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

2電子檔案的整理、開發(fā)和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數(shù)據(jù)進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。

2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地數(shù)據(jù)直接上機存取，既節(jié)約了經(jīng)費，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計是一個非常復(fù)雜的問題，設(shè)計的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應(yīng)用程序設(shè)計。設(shè)計數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計算機確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計算機確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計算機信息采集、綜合統(tǒng)計的功能對整個過程進行分析、統(tǒng)計、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

3規(guī)范電子檔案管理的幾項措施

3.1加強電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應(yīng)注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任；歸檔時機應(yīng)適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

3.2.2設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結(jié)束時，在項目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。

3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

4結(jié)語

電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).

[2]張文亮.《關(guān)于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案2008(9).

第4篇：電子檔案管理論文范文

通過對銀行業(yè)務(wù)的分析和歸納，我們得出銀行電子檔案的業(yè)務(wù)需求主要包括下述幾種業(yè)務(wù)應(yīng)用模式：

1.1歸檔和審計各部門在業(yè)務(wù)辦理過程形成的各種有保存價值或能反映業(yè)務(wù)過程的電子、紙質(zhì)文件，利用掃描、識別、分類等方式整理后存入內(nèi)容管理系統(tǒng)，便于審計和參考。

1.2電子影像管理結(jié)合銀行具體的業(yè)務(wù)處理，將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和紙質(zhì)電子化后同業(yè)務(wù)管理流程結(jié)合，加強對各種資料的管理，實現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)利用和共享，支持風(fēng)險控制和會計稽核。

1.3內(nèi)容驅(qū)動的業(yè)務(wù)處理針對以內(nèi)容作為業(yè)務(wù)辦理驅(qū)動的各種銀行業(yè)務(wù)，內(nèi)容管理提供對關(guān)鍵非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的全生命周期的管理，并與其它應(yīng)用系統(tǒng)充分集成，實現(xiàn)內(nèi)容數(shù)據(jù)需求的實時響應(yīng)或在內(nèi)容管理應(yīng)用體系上完成業(yè)務(wù)的全部流程。1.4Web內(nèi)容管理作為信息門戶的后臺支持，提供來自不同應(yīng)用系統(tǒng)、不同部門的各種應(yīng)信息的存儲，并支持內(nèi)容前的格式轉(zhuǎn)換與預(yù)處理以及后的歸檔。

2系統(tǒng)設(shè)計

本文通過以電子檔案管理為中心，以內(nèi)容管理為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲的平臺，搭建一個統(tǒng)一視圖的電子檔案管理應(yīng)用程序，通過檔案管理平臺的外部接口，把各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子檔案集成到這個平臺中。電子檔案管理系統(tǒng)提供的功能

2.1掃描錄入影像掃描、質(zhì)量檢查(含圖像優(yōu)化)、要素的輸入(索引項的建立)。掃描錄入工作一般在業(yè)務(wù)辦理/點完成。影像的掃描要求支持不同檔次的掃描設(shè)備，可以兼容平板掃描儀設(shè)備、高速掃描儀設(shè)備。支持在圖像質(zhì)量檢查前，對圖像的質(zhì)量優(yōu)化處理，如去黑邊，對比度、亮度調(diào)整、圖像加批注、加水印等。批注主要在影像審批過程中使用，而水印是一個可選功能主要是防止篡改。索引要素與影像的關(guān)聯(lián)。采用手工錄入索引要素方式，實現(xiàn)影像與索引、具體業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)。影像掃描后存放在傳輸?shù)木彺嫫髦?，需要?jīng)過質(zhì)檢步驟才能上傳。

2.2影像傳輸為掃描后的圖像以及相關(guān)的要素從網(wǎng)點傳輸?shù)胶蠖朔?wù)器提供高效、穩(wěn)定、安全的傳輸路徑。一般影像傳輸應(yīng)該有實時和異步傳輸兩種功能，可以支持不同的帶寬。傳輸服務(wù)器的主要功能是未經(jīng)過質(zhì)檢的影像數(shù)據(jù)緩存、經(jīng)過質(zhì)檢的影像隊列傳輸。傳輸服務(wù)器自身的安全性，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改傳輸服務(wù)中的內(nèi)容。傳輸過程應(yīng)該提供安全保障功能，要求有效防止傳輸密碼的泄漏、防止影像在傳輸過程中被竊取和篡改。傳輸優(yōu)先級控制，即在影像掃描時加入優(yōu)先級選項。傳輸服務(wù)的監(jiān)控功能，可以通過終端交易查詢當(dāng)前傳輸任務(wù)狀態(tài)，管理員可以根據(jù)實際情況調(diào)整隊列優(yōu)先級。緩存功能，即對于已經(jīng)傳輸?shù)接跋穹?wù)器的圖像做短期緩存，即保留2至3天的備份，超出緩存期限的，傳輸服務(wù)器自動清除。當(dāng)網(wǎng)點有查詢需求時，先從傳輸服務(wù)取圖像，若圖像已經(jīng)被批注或本地緩存已經(jīng)過期，則從服務(wù)器獲取。

2.3影像存儲、調(diào)閱為影像數(shù)據(jù)提供存儲及索引管理功能，性能要求高。為影像數(shù)據(jù)提供存儲組織管理、索引維護、調(diào)閱檢索等功能。影像服務(wù)器的業(yè)務(wù)要求如下：實時接受各業(yè)務(wù)辦理網(wǎng)點上傳的影像文件，并且實施存儲、索引化。完成存儲以及索引化后，通過調(diào)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，更新業(yè)務(wù)系統(tǒng)中圖像已到達(dá)的狀態(tài)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過影像服務(wù)提供的影像調(diào)閱接口，調(diào)閱顯示業(yè)務(wù)相關(guān)的影像。同時該調(diào)閱接口提供影像修改能力，如影像批注。由于影像服務(wù)系統(tǒng)屬于事中系統(tǒng)，為保證其性能需要對歷史數(shù)據(jù)進行歸檔。當(dāng)一筆業(yè)務(wù)完成以后，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)起歸檔動作。

2.4工作流系統(tǒng)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)特征提供業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)功能。為構(gòu)建基于檔案管理系統(tǒng)之上的各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供了公用的工作流管理及運行服務(wù)，用以實現(xiàn)作業(yè)任務(wù)在不同業(yè)務(wù)人員之間的自動調(diào)度與流轉(zhuǎn)，以及通過相應(yīng)的接口動態(tài)控制這一流轉(zhuǎn)過程。

3結(jié)束語

第5篇：電子檔案管理論文范文

一、企業(yè)信息集成系統(tǒng)下的檔案工作

現(xiàn)代企業(yè)的社會化大生產(chǎn)逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)管理活動的方方面面。計算機進行產(chǎn)品的輔助設(shè)計(CAD)、輔助制造(CAM)和輔助數(shù)控編程(CAPP)，計算機參與企業(yè)管理系統(tǒng)的制作文件、統(tǒng)計和數(shù)據(jù)處理，進而發(fā)展到把集合3C的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(PDM)與有關(guān)人、財、物、產(chǎn)、供、銷的管理信息系統(tǒng)(MIS)和制造資源計劃系統(tǒng)(MRP)等組合在一起的企業(yè)信息集成系統(tǒng)。

置身于企業(yè)信息集成系統(tǒng)中，企業(yè)檔案工作者將發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案發(fā)生了巨大變化。

首先是企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變。在企業(yè)實現(xiàn)計算機全程管理后，適時實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。在企業(yè)各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設(shè)計使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

其次是企業(yè)檔案的分類變化。舊有的企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

此外，在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業(yè)檔案工作者以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設(shè)備開箱及重要建設(shè)項目、技術(shù)改造竣工驗收做為對其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和接收就顯得有些滯后了。“在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說企業(yè)檔案人員如果不進入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《電子文件管理辦法》，提請企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。例如在計算機輔助設(shè)計過程中，要求計算機詳細(xì)記錄設(shè)計、加工過程中的原始資料及相應(yīng)的更改信息，要在不同的版本上注明當(dāng)前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業(yè)檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。

為企業(yè)活動提供利用檔案信息亦發(fā)生了轉(zhuǎn)變。掌握一般的計算機操作只是對企業(yè)檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中及時掌握企業(yè)的產(chǎn)品信息及開發(fā)過程。一切以企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)為中心，找準(zhǔn)檔案工作為企業(yè)服務(wù)的切入點。做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式，傳遞給正確的對象。要達(dá)到這樣高層次的檔案信息處理要求，檔案工作者絕不可是思想守舊、圖安逸、躲清靜者;檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的。

二、電子商務(wù)活動中的檔案工作

何為“電子商務(wù)”呢?電子商務(wù)即通過電子手段完成整個商品貿(mào)易活動的過程。也就是通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)從原材料的查詢、采購、產(chǎn)品的展示、定購，到出品儲運以及電子支付等一系列貿(mào)易活動。電子商務(wù)強調(diào)的是在網(wǎng)絡(luò)計算機環(huán)境下，把買家、賣家、廠商和合作伙伴在因特網(wǎng)(Intemet)、企業(yè)肉部網(wǎng)、和企業(yè)外部網(wǎng)結(jié)合起來的應(yīng)用。電子商務(wù)的核心內(nèi)容是信息的互相溝通和交流。

第6篇：電子檔案管理論文范文

當(dāng)今對于普通的紙質(zhì)檔案，已經(jīng)有了非常成熟的管理制度和技術(shù)，一般能夠配備專門的檔案室以及專門的管理人員，下面是編輯老師為大家準(zhǔn)備的試論電子檔案安全管理。

對于文件特別是保密文件的調(diào)閱也有著嚴(yán)格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應(yīng)的措施來保障文件檔案的安全。但對于電子檔案，卻還沒有詳細(xì)的操作性強的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經(jīng)意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計算機技術(shù)迅速發(fā)展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問題。

電子檔案安全可靠的運行，不僅僅關(guān)系到數(shù)據(jù)本身的正常運行，更重要的是關(guān)系到所有與電子檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)有關(guān)的正常業(yè)務(wù)開展，因此電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、主機服務(wù)器、存儲設(shè)備、系統(tǒng)軟件等都應(yīng)具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。

防火墻是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部公共網(wǎng)絡(luò)之間的第一道屏障,是最受人們重視的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品。從理論上看,防火墻位于網(wǎng)絡(luò)安全的最底層,負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)間的安全認(rèn)證與傳輸,防火墻不僅要完成傳統(tǒng)的過濾任務(wù),還要為各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用提供相應(yīng)的安全服務(wù)。當(dāng)今的防火墻產(chǎn)品正朝著數(shù)據(jù)安全與用戶認(rèn)證、防止病毒與黑客侵入等方向發(fā)展。在電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)的連接處安裝防火墻設(shè)備，能夠根據(jù)會話信息、應(yīng)用協(xié)議、訪問用戶、被訪問者資源等進行訪問控制規(guī)則設(shè)置，保證通過網(wǎng)絡(luò)邊界的會話層得到一定的控制，同時，為了保證整體安全性，防火墻設(shè)備自身具備高度的安全性。

另外，在電子檔案管理系統(tǒng)和各個地區(qū)服務(wù)點(Pointof Service,POS)之間，以及存在不同安全等級的系統(tǒng)之間的互聯(lián)邊界處也應(yīng)采用防火墻和虛擬局域網(wǎng)(Virtual Local Arca Network,VLAN)劃分等安全訪問控制措施。

第7篇：電子檔案管理論文范文

1．檔案采集方式不同。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案采用手工收集方式，需要檔案管理人員跟蹤設(shè)計人員按時提交完整、準(zhǔn)確的設(shè)計圖紙，歸檔率較低。而數(shù)字檔案采用網(wǎng)上收集方式，從電力工程項目設(shè)計開始，就在檔案管理系統(tǒng)中建立了該工程的標(biāo)準(zhǔn)目錄結(jié)構(gòu)，在項目設(shè)計過程中，可以對數(shù)字檔案的工作流程進行監(jiān)控，實行網(wǎng)上采集、自動歸檔，歸檔率達(dá)到100%。數(shù)字檔案采集可以實現(xiàn)電子檔案產(chǎn)生和形成過程的實時監(jiān)控，并能及時獲取檔案。

2．檔案整理方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理采用手工組卷、分類、編碼和入庫的方式，整理工作費力耗時。數(shù)字檔案的整理過程則是在數(shù)字檔案管理平臺上進行的，管理人員按照相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，逐項判定電子文檔本身、運行環(huán)境以及電子簽名等的正確性。與傳統(tǒng)檔案整理方式相比，數(shù)字檔案整理效率高，文檔的規(guī)范性強。但是，整理范圍和內(nèi)容大為增加，整理工作更為復(fù)雜，要求檔案管理人員熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的各項功能和整理工作流程。

3．檔案保管方式不同。傳統(tǒng)的項目圖紙等實物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。

4．檔案利用方式不同。傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計人員親自到檔案館借閱，且受限于實體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯崟r性，隨時為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設(shè)計中加強數(shù)字檔案管理的對策

1．加強檔案管理業(yè)務(wù)平臺建設(shè)。檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計平臺集成于同一工作平臺。電力設(shè)計院的設(shè)計人員與檔案管理人員，都使用該平臺進行設(shè)計和檔案管理等工作，并通過該平臺實時在線溝通。在協(xié)同設(shè)計平臺上設(shè)計完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺實現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實性、及時性和有效性，并能定期對電子文檔進行版本更新，極大地提高了工作效率。

2．構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案數(shù)字化是一項細(xì)致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進一步進行網(wǎng)上編目，自動生成流水號、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案管理平臺具有電子檔案密級和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級和權(quán)限劃分規(guī)則，對全部電子檔案進行密級和權(quán)限劃分，從而實現(xiàn)了檔案信息庫的自動安全管理。

第8篇：電子檔案管理論文范文

[關(guān)鍵詞]電子檔案管理關(guān)鍵問題對策

隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關(guān)鍵問題。

(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時，應(yīng)當(dāng)同時移交一套工程電子檔案?！边@就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣，所采用的應(yīng)用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。

(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上

一、電子檔案管理上的幾個關(guān)鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認(rèn)定。

1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。

2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

3、完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4、安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

(三)電子檔案的存儲載體的保護技術(shù)問題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。

1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內(nèi),溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會加快1－2倍。

2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內(nèi)正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。

3、光。光向外輻射時會產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。

4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。

5、灰塵?；覊m會給電子文件保存載體帶來機械損傷?；覊m多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度?；覊m能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。

6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。

7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質(zhì)退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。

8、機械應(yīng)力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響。

(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著科技的進步，電子計算機軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時的技術(shù)。針對以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗，提出以下一些對策建議：

(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進行

二、對策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對電子檔案的形成進行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。

(二)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性

1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)。

2、簽署技術(shù)。在電子文件上進行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。

3、消息認(rèn)證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長度。

4、身份驗證。為了防止無關(guān)人員進入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進行訪問修改，在進入檔案管理系統(tǒng)時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構(gòu)的機要信息、專利信息從機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護網(wǎng)上電子文件的原始性、真實性。實現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。

6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。

(三)建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全

1、調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。

2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；（3）定期凈化空氣。

3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。

4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進行化學(xué)預(yù)防；（3）采用物理或化學(xué)方法定期對電子檔案進行消毒：化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。

5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應(yīng)避開電動機、發(fā)電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；（2）可設(shè)置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。

6、防機械應(yīng)力。電子檔案載體存放時應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。

7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進行檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等，然后酫進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時進行有效的修復(fù)。定期拷貝是當(dāng)前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應(yīng)拷貝一次，光盤每5年應(yīng)拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。

8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。

(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計算機操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式。

(五)及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長期可讀性當(dāng)操作系統(tǒng)更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應(yīng)的檔案支持軟件和整個操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲在一起，恢復(fù)時，連同操作系統(tǒng)一同恢復(fù)，使之按本來的面目進行顯示。

參考文獻：

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第9篇：電子檔案管理論文范文

關(guān)鍵詞:計算機技術(shù)；電子檔案管理

信息時代人們進行各種交流的媒介主要以數(shù)字化為主,由于其生成簡便、傳送迅速,必將產(chǎn)生大量的數(shù)字信息,對于其中具有保存和利用價值的數(shù)字信息人們稱之為電子檔案。電子檔案的產(chǎn)生,使信息的存儲方式發(fā)生了深刻變革,由此建立和完善電子檔案庫就成為必然,就是利用計算機系統(tǒng)和一些必要的輔助設(shè)備使檔案信息數(shù)字化,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)最大限度地實現(xiàn)方便快捷的資源共享。

一、電子檔案庫的組成和特點

1.組成:(1)用戶終端。電子檔案庫應(yīng)具備使用戶能輕松方便地獲得所需資料,操作簡便、界面友好的用戶終端,使查閱手段簡單化,提高資料的利用率。(2)通訊系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)是電子檔案庫的基礎(chǔ),只有在完備的通訊網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,才能實現(xiàn)資源共享和各種聯(lián)機服務(wù)擴大使用范圍。(3)數(shù)據(jù)庫管理和檢索服務(wù)系統(tǒng)。電子檔案館中各種信息的加工儲存,由數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實現(xiàn),通過聯(lián)機服務(wù)系統(tǒng)為用戶提供檢索服務(wù)。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和檢索系統(tǒng),是關(guān)系到電子檔案庫正常運行的關(guān)鍵。

2.特點:(1)管理對象數(shù)字化。隨著辦公自動化和信息技術(shù)的發(fā)展及在各個領(lǐng)域的應(yīng)用,檔案管理對象將轉(zhuǎn)向以機讀檔案一一存儲于計算機中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對象為主。(2)檔案信息媒體多樣化。傳統(tǒng)檔案信息媒休以文字形式為主。隨著多媒體技術(shù)在辦公、控制、科研等各個領(lǐng)域的應(yīng)用,檔案信息將以圖像、動畫、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存貯和利用。(3)檔案信息存貯與傳遞數(shù)字化。信息技術(shù)、辦公自動化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,使信息資源存貯與傳遞向數(shù)字化、電子化發(fā)展。機讀文件和機讀檔案將大量出現(xiàn),使檔案信息的存貯以數(shù)據(jù)庫為主,檔案信息的傳遞也以電子數(shù)字流的形式進行。(4)工作方式計算機化。管理對象信息化、信息處理數(shù)字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數(shù)字化,導(dǎo)致檔案工作的工作手段和工作方式計算機化。沒有計算機及一些必要的輔助設(shè)備機讀檔案就無法存取、管理、傳遞和開發(fā)利用。(5)檔案信息服務(wù)模式用戶中心化。用戶通過網(wǎng)絡(luò)在辦公室或家里的終端前,就可對遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫進行實時瀏覽、檢索等訪問。電子檔案庫以用戶為中心提供面向用戶的多種形式的信息服務(wù)。

二、信息時代電子檔案管理應(yīng)解決的問題

1.抓好檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

計算機對檔案信息的處理技術(shù)最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術(shù)和光盤大容量存貯技術(shù)進入到原文圖形信息管理,成為全文信息檢索系統(tǒng)。目前,數(shù)字化信息處理技術(shù)和電子存貯技術(shù)的發(fā)展,更為檔案信息數(shù)字化提供了技術(shù)手段和可能。利用這些技術(shù)可以“捕捉”任何現(xiàn)存的東西,包括照片、紙張等非常容易損壞變形的檔案材料,把它們轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式妥善地保存起來。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備,將檔案信息數(shù)字化建成各種專業(yè)性、綜合性檔案信息庫,不但方便檔案信息的檢索和查詢,同時也是保護檔案信息的重要手段。從目前已有的檔案計算機管理系統(tǒng)來看,系統(tǒng)處理對象正由檔案目錄信息向全文信息發(fā)展。今后一段時期,檔案工作的重要任務(wù)是利用現(xiàn)有技術(shù)和服務(wù)對檔案信息進行數(shù)字化處理,建成各種檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。

2.加強電子檔案庫的研究和建設(shè)

電子檔案庫有五種基本功能:數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的制作和獲取,存儲和管理,檔案信息分發(fā)技術(shù),信息安全和權(quán)益管理,支持和實現(xiàn)這五種基本功能的技術(shù)形成了電子檔案庫的技術(shù)基礎(chǔ)。目前這些領(lǐng)域中己有許多成熟的技術(shù),同時也有許多有待進一步研究的新課題。加強電子檔案庫的建設(shè),目的是實現(xiàn)信息資源互補和共享,提高利用率,有效緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題。有利于各級各類檔案、圖書、情報、信息中心等部門朝有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展,更好地滿足企業(yè)發(fā)展的需要。超級秘書網(wǎng)

3.促進和推動多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展,檔案信息載體的多媒體化,是檔案信息載體發(fā)展進程中的一種必然趨勢特別是電子圖文顯示技術(shù)、聲像技術(shù)的開發(fā)利用,使檔案信息存儲向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展。CD-ROM光盤以其存儲量大、檢索速度快、使用查找方便、人機界面具有圖文并茂的特點,很易于代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案載體。利用多媒體技術(shù)可以對文書檔案、科技檔案、專門檔案進行存儲和管理,并能很方便地進行有關(guān)圖形、圖像的存儲、顯示和打印,特別是能夠?qū)n案庫中保存的檔案資料進行儲存與管理,以保護檔案原件,并可對某些因時間太長而破損的重要的歷史檔案原件,利用多媒體計算機的編輯功能進行存儲、修補和復(fù)原,以提高檔案信息的管理能力?？梢越⒁粋€多媒體檔案信息管理系統(tǒng),把各種媒體有機地結(jié)合起來,改善檔案信息的表示方法,使其輸入輸出盡量按人類最習(xí)慣自然的方式進行人機界面直觀、友好,即使完全不懂計算機的用戶,也能通過屏幕模擬按鍵進行操作。