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1.1 信息的概念
信息是用以消除不確定性的東西(信息創(chuàng)始人申農(nóng)),在社會實踐中,信息是指所有具有價值性、有效性、經(jīng)濟性,可以減少或消除不確定性的消息、情報、資料、數(shù)據(jù)和知識。
信息是事物的表征,不同事物有不同的特征,會給人們帶來不同的信息,人們正是通過獲得和識別自然界和社會的不同信息來區(qū)別事物,才得以認識和改造世界。信息管理論文則是通過對各種知識進行收集、加工和整理,使無序的信息流成為有序的、方便人們利用的信息。
1.2 信息的特征
信息是物質(zhì)的一般屬性,但它并非物質(zhì)本身。信息所外顯出來的特征是由信息的實質(zhì)所決定的,就當代信息而言,具有以下幾大特點。
1.2.1 無限性
在人們所生存生活的空間內(nèi),信息被不斷產(chǎn)生著,人們每天都接觸信息、學習信息、理解信息、發(fā)出信息。隨著時間的推移,信息也在無限地產(chǎn)生和發(fā)展,信息作為一種物質(zhì)存在方式是處在無窮的活動當中的,取之不盡,用之不竭。因此,也就決定了信息的無限性。
1.2.2 可識別性
由于信息的載體存在多樣化,因此,信息可以通過人類的感覺器官直接獲取,也可以通過各種渠道進行間接的辨認和識別。
1.2.3 時效性
當前社會經(jīng)濟發(fā)展速度較快,人們獲取信息、利用信息的價值也具有了特定的時間限制要求。并非所有傳遞出來的信息都具有現(xiàn)代價值,只有符合信息獲取方在特定時間內(nèi)需求的信息才是有價值的信息,才能夠通過信息創(chuàng)造出更多的財富。
1.2.4 轉(zhuǎn)換性
由于信息的載體是多樣的,因此,信息可以從一種信息載體情勢轉(zhuǎn)換為另一種情勢,比如,將文字信息轉(zhuǎn)化為圖像信息,將語言信息轉(zhuǎn)化為其他代碼信息等等。
1.2.5 可開發(fā)性
信息作為一種資源,可以進行無限的開發(fā);從信息承載的內(nèi)容來看,信息也可以進行不斷的發(fā)掘和探索。
2 高校信息管理的分類及作用
高校信息管理從廣義上講是指在整個高等學校運作管理過程中,人們收集、加工和輸入、輸出的高等學校信息的總稱。狹義上講是指高等學校為了有效地開發(fā)和利用高校信息資源,以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段,對高校信息資源進行計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制的社會活動。伴隨信息化的發(fā)展,高等學校與社會組織之間、高等學校的內(nèi)部人員之間、高等學校各部門之間的聯(lián)系越來越多,越來越頻繁,以至信息量大增,雖然信息的產(chǎn)生有了量的增加,但從不同視角仍可對信息進行分類,如表1所示。
隨著我國人才培養(yǎng)目標的不斷完善,我國的高等教育改革進程也逐步深入,學生管理、教學科研、教輔、行政等多部門的新問題、新情況不斷凸顯。作為信息傳播與信息處理的集散地,高等學校利用信息進行有效決策、打造優(yōu)質(zhì)高效的信息傳播模式已成為高等學校建設(shè)發(fā)展的共識,高等學校的信息管理工作也越來越受到重視,具體而言,高校信息管理工作的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面。
2.1 信息管理質(zhì)量影響高校的決策效率
高等學校的信息內(nèi)容范疇較大,除了《簡報》《工作總結(jié)》等傳統(tǒng)信息資料外,各類文件、紀要、教務(wù)信息、學籍信息、思想信息、服務(wù)信息等都屬于高校信息管理范疇。這些信息的整理、存檔、提取和利用關(guān)系到學校的教學科研、學生生活等工作的具體運作,并且對學校的發(fā)展決策具有很大影響。高等學校制定計劃、規(guī)劃必須以相關(guān)信息為基礎(chǔ),只有信息管理工作到位,才能保證高效的計劃、規(guī)劃、決策的形成。
2.2 信息管理確保高校諸要素間溝通順暢
高等學校要確保運行平穩(wěn),其組織結(jié)構(gòu)間往往需要通暢的交流,這些交流一般都以信息交流為主。例如,對學生就業(yè)信息的搜集,能為就業(yè)管理部門提供工作基礎(chǔ)。對教師科研信息以及要求的搜集,能為科研規(guī)劃的制定與執(zhí)行提供依據(jù)。由此可見,信息對于高校的管理工作具有重要作用。
2.3 信息管理是保證高校教育教學質(zhì)量的有效手段
高效的信息管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)教師與學生、教師之間、教師與學校的有效溝通與反饋。聽課制度、學生評教系統(tǒng)等高校相關(guān)教育教學工作無不以優(yōu)質(zhì)的信息管理為基礎(chǔ),因此,只有不斷提升信息管理工作的質(zhì)量,才能確保較高的教育教學質(zhì)量。
2.4 信息管理是提升高校形象宣傳的基礎(chǔ)
高等學校與社會組織以及各類公眾之間的溝通離不開信息,有效的信息管理能夠提高信息質(zhì)量,進而達到公關(guān)宣傳的效果與目的。特別是高等學校進行品牌宣傳時,公關(guān)創(chuàng)意的基礎(chǔ)是在大量真實信息基礎(chǔ)上產(chǎn)生和發(fā)展的。
3 民族地區(qū)高等學校信息管理的主要問題
3.1 信息管理工作意識淡薄,重視程度不足
首先,信息管理工作相對來說繁雜、重復。因此,有部分高等學校的管理層和管理者對信息服務(wù)工作在學校各部門中的地位和作用認識不到位,重視程度不夠。反映在具體的信息管理、服務(wù)工作中就是日常工作松懈,信息監(jiān)督不力,信息整理、搜集、分析不主動,信息供給服務(wù)不到位,服務(wù)范疇狹隘等。造成服務(wù)與需求不符,及信息服務(wù)供給與高校建設(shè)發(fā)展所需的信息需求脫節(jié)。其次,這種不足還體現(xiàn)在高校信息管理建設(shè)缺乏長期規(guī)劃與長遠目標。在日常的信息管理工作中,信息管理成為一種短期行為,缺乏系統(tǒng)性與規(guī)范性建設(shè)??茖W管理程度不足,許多重要信息往往流失且無法追回,形成信息管理危機。
3.2 信息工作機制不完善
當前,高等學校信息管理缺乏系統(tǒng)的目標管理機制,缺少完善的信息整理、報送、分析等工作機制;信息管理工作制度化建設(shè)不足。在具體的工作實踐中,信息管理工作常常出現(xiàn)責任不清晰、制度不健全、落實不到位等現(xiàn)象。
3.3 信息管理者素質(zhì)不高
3.3.1 信息工作人員入門標準不高
由于高校的信息管理工作在高校工作中的地位不高,因此,信息工作人員的引進標準往往帶有隨意性。致使信息工作人員素質(zhì)參差不齊、高低不一。一些缺乏信息管理專業(yè)經(jīng)驗、職業(yè)道德感較差的人員也能進入信息管理領(lǐng)域。鑒于其自身缺乏專業(yè)的信息管理技能與素養(yǎng),缺乏自覺性和責任感,因此,無法為管理層、決策層提供有價值的信息,也不能同高等學校改革發(fā)展的步伐同步前進。
3.3.2 信息工作人員工作質(zhì)量較低
高等學校的信息管理工作龐雜,涉及教學、科研等多個方面。由于信息管理工作目標機制的不完善,信息工作無法進行深入的發(fā)展。往往停留在就事論事,簡單的上情下達,無法輔助配合高校發(fā)展各階段的主要目標,更無法實現(xiàn)信息的輔助決策和咨詢建議等基本功能。尤其是個別信息拖沓、延誤、缺失、無效和滯后,常常使信息失去應有的價值。
3.3.3 信息工作人員觀念落后
由于一些信息管理工作者的認知還停留在傳統(tǒng)的信息管理觀念階段,無法跟上信息技術(shù)化的步伐,因此,在實踐工作中認為信息管理只包含簡單的信息處理,及簡報、通報、新聞等形式,缺乏對信息現(xiàn)代化的本質(zhì)認識。
4 民族地區(qū)高校信息管理的應對策略
4.1 全員重視信息管理工作
首先,高等學校各領(lǐng)導層要充分重視和支持信息管理工作。要樹立現(xiàn)代信息管理的意識和思想,將信息的采集和傳播放到重要的戰(zhàn)略地位上來,從機制、管理方法上重視信息管理,同教職工達成共識,才能夠帶領(lǐng)、引導廣大教職工增強信息管理觀念和意識,轉(zhuǎn)變工作習慣,協(xié)助、配合信息管理工作人員共同做好信息管理工作。其次,高校教職工應積極配合學校的信息管理工作建設(shè),必須要明確信息管理工作對教學以及科研的重要作用,充分認識信息管理工作的實用性,使信息管理能夠不斷發(fā)揮其應有的作用,創(chuàng)造更高的教學與科研效益。
4.2 創(chuàng)新信息管理者的服務(wù)理念
創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂,是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力,也是信息管理工作保持生機的重要源泉。在現(xiàn)代化信息建設(shè)的今天,信息管理工作必須依靠服務(wù)發(fā)展這一根本理念,不斷強化信息管理,實現(xiàn)積極創(chuàng)新,并以此為基本推動力,依靠個人主動性去完成信息管理工作,在實踐中認真研究信息管理的內(nèi)容、類型以及高等學校信息管理特點等,主動創(chuàng)新服務(wù)方式和手段,加強信息管理對象的研究,不斷深入、拓寬服務(wù)領(lǐng)域,協(xié)調(diào)處理好信息管理工作中所面臨的各種關(guān)系,把信息管理工作提高到一個新階段。具體而言,信息管理工作者應實現(xiàn)三個轉(zhuǎn)變,如圖1所示。
從圖1可看出,信息管理工作人員的服務(wù)理念需要由粗放型向細致型轉(zhuǎn)變,即強化信息管理工作的細致性。由被動型向主動型轉(zhuǎn)變強調(diào)了信息管理工作人員在工作中的主動性。由單一型向復合型轉(zhuǎn)變則要求信息管理工作人員加深對現(xiàn)代信息管理工作的實質(zhì)性認知,即結(jié)合工作實際需要,深入調(diào)查研究,提供全方位的信息資料。
4.3 提高信息管理專業(yè)人員的綜合素養(yǎng)
首先,提高信息管理工作人員的入門標準。由于信息工作是一項知識密集型工作,又是一項需要創(chuàng)新開拓精神的工作,因此,高校應該根據(jù)實際情況,引進政治思想端正、信息管理技術(shù)業(yè)務(wù)過硬、職業(yè)道德感較強的信息管理工作人員來從事這份工作。其次,通過多渠道加強對現(xiàn)有信息管理工作人員的培訓,不斷提升其專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力、認知水平,確保高校信息工作順利開展。
4.4 不斷完善技術(shù)保障系統(tǒng)
保持高校信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)程序的正常運行,離不開先進的技術(shù)設(shè)備支持。在信息化建設(shè)過程中要充分認識運用網(wǎng)絡(luò)、計算機、信息技術(shù)的必要性和重要性,從這一點來看,我國的高校信息管理技術(shù)與西方國家還存在一定的差距。因此,高等學校必須加強現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)以及硬軟件配置,改善信息管理工作環(huán)境,將信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)結(jié)合起來。要普及信息技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)知識,構(gòu)建良好的學校信息環(huán)境,使現(xiàn)有信息基礎(chǔ)設(shè)施得以充分利用,更好地服務(wù)于教學、科研和管理工作。