工程項目檔案管理措施精選(九篇)

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第1篇：工程項目檔案管理措施范文

【Keywords】project； archives management； measures

【中圖分類號】TU712；G275.9 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0007-02

1 引言

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，工程項目檔案越來越多，要求越來越高，檔案管理方法也在不斷變化發(fā)展，各行各業(yè)均擁有屬于自己特點的檔案管理軟件，走上專業(yè)化管理道路。作為一個電力工程施工企業(yè)，工程項目檔案管理還存在諸多弊端，需要不斷加強工程施工、竣工檔案管理的規(guī)范化、科技化、信息化、網(wǎng)絡化，通過提高檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展服務。

2 提高工程項目檔案管理的必要性

2.1 加強項目檔案管理是每位職工的義務

《中華人民共和國檔案法》第3條規(guī)定：“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務”。另外，國家還頒布了《中華人民共和國檔案法實施細則》、（GBT 11822―2008）《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、（DAT 28―2002）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等一系列法規(guī)、國標、行標，對企業(yè)檔案管理職責作出相應規(guī)定[1]。作為電力施工企業(yè)的每一位員工均有為企業(yè)檔案管理貢獻力量的義務。

2.2 規(guī)范化、標準化檔案管理可使企業(yè)利益最大化

近年來，隨著國家宏觀經(jīng)濟的發(fā)展，電力行業(yè)越來越多的重大特大項目均有創(chuàng)建國家優(yōu)質(zhì)工程的建設目標，其中項目竣工資料是評選優(yōu)質(zhì)工程的重要依據(jù)之一，在評選階段占據(jù)十分突出的地位。

許多工程建設單位越來越重視工程項目檔案管理工作的規(guī)范化、標準化，并采取了在承包合同中明確竣工資料保證金的規(guī)定，其比例高達合同價款的5%。在項目管理過程中，建設領域項目管理“員”也包括檔案資料員，屬于專業(yè)化管理人員之一。

筆者負責過多個工程項目檔案管理工作，從施工過程檔案收集整理到竣工檔案制作移交均全程參與負責，工程竣工資料無法及時按業(yè)主規(guī)定要求移交則無法進行項目最終結算，竣工移交時間拖得越久，企業(yè)利益損失越大，其中包括可見的經(jīng)濟利益損失和無形的品牌名譽價值損失。

3 施工企業(yè)檔案管理存在的問題分析

3.1 有意識，無重視

作為一個施工企業(yè)，其檔案構成中很大部分為工程項目竣工檔案，工程項目檔案從招投標開始，經(jīng)過施工過程控制到竣工驗收結束，都會形成一系列具有價值的重要資料。

當前施工企業(yè)檔案管理中存在的問題主要是工程項目完工后無法及時在規(guī)定時間內(nèi)移交竣工資料，有些項目甚至在項目部解散之后兩、三年才完成，這嚴重影響了企業(yè)利益。不能保證竣工檔案移交的及時性、有效性，其根本原因是：①管理層存在著“檔案工作就是檔案員一個人的事情”的思想，并沒有“專業(yè)的人才做專業(yè)的事”的意識；②相關管理領導和職工沒有重視工程項目檔案管理；③企業(yè)建立的獎懲機制未能覆蓋或不能在檔案管理工作中實際操作。這是一種“有意識，無重視”的不負責任的現(xiàn)象。

3.2 有機制，無職責

在當前工程項目招投標競爭日益激烈的大環(huán)境下，國有企業(yè)幾乎都緊緊跟隨國家政策對內(nèi)部管理進行實時調(diào)整，其也已經(jīng)意識檔案管理的重要性，意識到檔案管理是影響企業(yè)利益的基本因素之一，從設置各級檔案管理部門，設置專業(yè)檔案室，加強日常檔案收集整理，到加強檔案宣傳和員工培養(yǎng)培訓，硬件條件似乎都是按部就班、井井有條地穩(wěn)步推進。在這看似有效的管理機制下，其實存在很多問題：需要調(diào)閱時才發(fā)現(xiàn)重要的項目檔案并沒有及時歸檔，或已經(jīng)遺失無法追溯；由于部門眾多，多數(shù)部門會自己保存相關重要檔案，并不移交企業(yè)的專門檔案室保管，致使其他部門在相同的檔案需求上做了重復工作，耗費人力物力，給企業(yè)帶來較大損失；沒有一定的獎懲機制來對檔案管理人員進行獎優(yōu)罰劣，這是一種典型的“有機制，無職責”的管理失職表現(xiàn)。

3.3 有崗位，無能力

企業(yè)各級檔案管理部門眾多，檔案管理崗位也按標準設置，但管理者能力和水平卻參差不齊，出現(xiàn)已經(jīng)歸檔的檔案資料根本不能滿足歸檔要求的情況。普遍原因是項目檔案管理者一般都不是專業(yè)的檔案管理人員，而是技術員兼職，甚至有些人員從未經(jīng)過檔案管理培訓就直接上崗。工程檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，占比極大，檔案管理者業(yè)務能力低下會導致資源浪費、影響檔案質(zhì)量，使工程難以通過竣工驗收，從而導致企業(yè)損失。這便是所謂的“有崗位，無能力”現(xiàn)象。

4 提高檔案管理能力措施

4.1 加強檔案宣傳，提高職工意識

要提高全體職工的檔案管理職責意識[2]。首先，企業(yè)管理者在制定各?規(guī)章制度時，應從制度上為檔案重要性宣傳做好鋪墊，讓廣大職工明白加強檔案管理職責、提高檔案管理能力是關系到企業(yè)長期利益，關系到每個人切身利益的。其次，制定的檔案管理制度應明確各級部門形成的重要檔案要指定專人及時整理，集中歸檔，集中保存。同時加強各部門之間的溝通，實現(xiàn)檔案的有效利用。再次，在提高職工檔案管理意識的同時，領導層的重視程度也是直接影響檔案管理工作的重要因素。企業(yè)管理者，尤其是高層管理者應定期對檔案管理工作進行檢查，獎勵優(yōu)秀，調(diào)整中庸，淘汰落后。

4.2 落實管理職責，建立長效機制

企業(yè)建立的各級檔案管理部門均有對應的管理職責需要嚴格落實，在多數(shù)情況下，部門之間的業(yè)務需要上級領導協(xié)調(diào)統(tǒng)一，而非按照制度規(guī)定來執(zhí)行。

要使廣大職工自動自覺落實自己的檔案管理職責，必須要求各級檔案部門加強“按制度辦事”的意識，認真及時落實各自管理職責。

建立及時有效的獎懲機制，對檔案管理有積極貢獻的職工予以實質(zhì)性獎勵，同時對領導不力、管理不善、甚至管理混亂，為企業(yè)形象帶來負面影響的職工予以一定懲罰。

4.3 提高操作能力，確保后繼有人

針對各級檔案管理人員，尤其是工程項目檔案管理人員，要組織專業(yè)化培訓、定期學習，以提高其管理和操作能力。新進入的檔案管理人員，應考慮其檔案管理操作培訓周期，使其在具備一定的實操能力之后再從事相關業(yè)務管理。

不論企業(yè)內(nèi)檔案管理還是工程項目檔案管理，專業(yè)化管理始終是最終管理方式。專業(yè)的人才能做專業(yè)的工作，獲得與職位相適應的勞動報酬，才能使得企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)長期穩(wěn)定發(fā)展與進步，保證企業(yè)利益趨于最大化。

5 結論

第2篇：工程項目檔案管理措施范文

關鍵詞：工程項目管理；檔案管理；質(zhì)量控制

一、目前工程檔案資料質(zhì)量存在管理問題

工程檔案是記錄建設工程項目全過程的資料文件，是項目投入使用后確保安全運用的重要文件，最終歸檔的工程檔案資料要具備較高的質(zhì)量，保證資料詳盡完備、數(shù)據(jù)真實可靠、檔案系統(tǒng)真實，能夠準確詳盡的反映整個項目前期準備、中期施工、竣工驗收的過程。但是目前的工程檔案管理中，由于對工程檔案認識程度偏低，資料質(zhì)量的管理存在一些問題。

首先，施工綜合管理文件在下發(fā)或者轉發(fā)過程中，往往以復印件的形式存在，到時工程檔案的原件不齊全。其次，工程質(zhì)量驗收簽證資料不齊全，原始資料文件在手續(xù)移交時造成丟失或破損。再次，竣工圖文件編制不規(guī)范，工程進度中，對施工設計圖紙的變動、替代等沒有針對性細則，原始資料保存不完整。最后，施工原始資料、驗收簽證資料格式、填寫、修改、用筆書寫等不規(guī)范。

二、工程項目檔案質(zhì)量失控的主要原因

一般大型建設工程項目都要涉及到多個參與單位，單位之間的銜接緊密度和配合程度影響了工程檔案管理的質(zhì)量，使檔案資料的質(zhì)量核驗工作增加了難度?？偨Y起來看，主要原因無外乎一下幾點：其一，工程建設主管部門檔案意識薄弱；其二，涉及單位之間相互權利義務關系，以及施工、竣工責任不明晰，缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施；其三，施工單位在工程檔案管理方面的業(yè)務素質(zhì)不高，造成竣工文件資料不規(guī)范；其四，工程施工中，相關監(jiān)理人員專業(yè)度不高，檔案管理水平低，對現(xiàn)場簽證把關不嚴。

三、工程項目檔案質(zhì)量控制管理的重點

工程檔案是由許多項目資料共同構成，缺一不可，而在檔案資料質(zhì)量管理中，以下三個方面是控制的重點：其一，施工圖設計文件（含變更）質(zhì)量的控制，涉及到這一層面業(yè)務工作的是設計院，施工圖是現(xiàn)場施工和竣工圖編制的依據(jù)。對施工圖設計文件質(zhì)量的控制，一要求項目資料人員熟知設計院狀況，最好監(jiān)督控制工作，另一方面從要求資料人員驗核精準，在項目施工前將所有設計項目施工設計圖文件交接完成；其二，建設材料、施工機械的供應檔案質(zhì)量控制，這些都是項目建設能夠高質(zhì)高量完成的基礎；其三，施工文件質(zhì)量的重點控制，其控制步驟可分為四步，第一步對照合同、計劃、圖紙發(fā)放情況，核驗竣工圖及設計變更單是否齊全，第二步核驗交工記錄是否齊全，第三步核驗設計變更是否完全在施工圖上體現(xiàn)，第四步，核驗所有資料是否符合歸檔要求。

四、提高工程項目檔案質(zhì)量管理水平的措施

（一）從項目立項開始抓起，為竣工檔案控制管理打好基

礎。良好的開始是項目順利完成的基礎保證，在建設項目施工開始之前，所有前期事項均做好嚴格的工程檔案記錄，確保檔案的真實準確性。在項目管理和檔案管理方面，均實行項目經(jīng)理責任制，同時，對于項目竣工資料的編制與整理，也需項目經(jīng)理負責。有鑒于此，項目的立項以及工程檔案的建立應歸為一體，全部納入工程項目建設的進程中，將工程檔案管理作為建設項目的一部分，并重點管理。

（二）從制度基礎上建立健全管理制度。規(guī)則制度以其強制約束性屬性為行為指定了方向和道路，劃定了方位和框架，因此建立健全工程檔案資料質(zhì)量管理制度是做好工程項目竣工檔案工作的基礎。在建設工程項目的總體規(guī)劃上，要求建設各階段檔案資料有序管理，保證歸檔文件資料準確、齊全、規(guī)范。為使工程項目以及檔案管理工作順利進行，需詳細的制定規(guī)章制度，將責任、權利細化到每個部分、每個工作人員、每個施工階段，并且在規(guī)章制度中明確工程所有涉及單位的權利指責，明確施工單位、監(jiān)理單位、工程項目管理單位、工程檔案管理部門在工程檔案管理中的具體責任和職責。

（三）充分利用法律手段提高管理的約束力。一項建設工程項目涉及到太多的法律問題，因此需要重視法律的強制性和約束力，強調(diào)合同的重要性，做好工程檔案資料質(zhì)量控制的保障工作。工程項目檔案管理部門要充分利用工程招標的優(yōu)勢，積極參與到項目合同的起草中，將工程檔案管理所涉及的資料文件整理歸檔、審核驗收作為單獨條款納入合同中，確保檔案管理工作的合法地位，使檔案工作在法律層面上獲得保證。

（四）制定竣工文件整編進度計劃?？⒐の募幜腥脒M度計劃是完成工程檔案的有效措施。在項目開始之前，建設部門應于建設施工單位制定詳細的工程進度計劃，將工程施工分為若干部分，每部分工程竣工文件質(zhì)量檢查工作列入該項工程單位進度計劃中，并將其作為重要的網(wǎng)絡節(jié)點來完成。在竣工資料整編中，所有發(fā)現(xiàn)的問題都必須及時研究解決。在竣工驗收階段，工程項目管理部門、監(jiān)理部門、檔案管理部門要緊密配合，確?？⒐n案資料完整、準確、真實，使工程檔案在工程項目合同決算時，真正發(fā)揮憑證作用，達到收集整理檔案的目的。

第3篇：工程項目檔案管理措施范文

【關鍵詞】重要性；問題；措施；檔案管理

引言

化工企業(yè)工程項目檔案是指新建和改建工程項目，從建設項目立項開始至竣工驗收以及使用維護過程中，所形成的具有保存、查閱、利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。當前，化工企業(yè)如何使用和管理這類檔案，服務于化工企業(yè)，已成為化工企業(yè)檔案類工作的重點。

1.化工企業(yè)工程項目檔案管理的重要性

化工企業(yè)工程項目檔案管理是化工企業(yè)尋求發(fā)展的重點，而化工企業(yè)工程項目檔案管理是化工企業(yè)在管理中的關鍵內(nèi)容。建設實用的資料收集保存制度，保證項目建設和檔案資料的同步是化工項目檔案管理的重要使命，各個工程建設相關單位必須把項目檔案工作列入工程建設管理程序，控制并保障項目檔案的完整性和準確性，按時且合法的歸納項目建設中各種資料，嚴格按照國家及化工企業(yè)對檔案的準則來編制項目檔案，從而保證項目檔案的合理合法。

2.目前化工企業(yè)工程項目檔案管理的情況

2.1檔案管理意識不強

化工企業(yè)建設工程涵蓋項目的可行性調(diào)研、上報建議書、選址、土地規(guī)劃、勘探設計、施工、竣工、試運行、投產(chǎn)等各部分，涉及范圍廣，需要較長的時間累積而成。檔案部門無法把檔案觸角深入到工程的方方面面，有些檔案文件資料無法跟蹤、掌握，在整個建設項目檔案歸檔中，檔案部門更多的是處于“坐等”收集狀態(tài)，與工程管理部門和施工單位聯(lián)系不夠密切，缺乏主動管理的意識。尤其在施工的整個過程，因為工程量大，參加建設的單位通常對時間，質(zhì)量，成本控制問題有更高的關注度，檔案工作反而被忽略或滯后，等到馬上完工時，臨時突擊檔案工作，集中時間來彌補檔案缺失的部分，答復驗收。這樣的集中突擊使檔案的形式化嚴重，而實際有價值的內(nèi)容大大減少，導致不能確保檔案的整體性和真實性，并且對于日后檔案的使用也造成了麻煩。

2.2收集檔案的人員業(yè)務水平不足

目前，許多工程建設項目檔案負責人不明確，資料的形成和整理不完整，多是現(xiàn)場施工人員來臨時兼職檔案管理，未建立檔案工作具體明細，由于施工人員對檔案專業(yè)的掌握程度過低，而某些兼職的工作人員缺少專業(yè)的培訓，施工過程中只要人員變動就會導致檔案的流失，或者出現(xiàn)沒有人繼續(xù)完善檔案工作的情況，導致檔案未能保存妥當，更談不上保證檔案的質(zhì)量。致使檔案的整體性和準確性不足，通常都有著材料歸檔不完整；內(nèi)容缺失、簽章手續(xù)不到位；復印件過多，整理不規(guī)范等不足，這種情況都嚴重影響著檔案質(zhì)量，致使重點工程的檔案無法真實的展現(xiàn)工程情況且無法發(fā)揮檔案本身具有的功效。

2.3管理制度不健全

工程檔案管理的整個制度并不成熟，管理方法不夠健全。建設方和承包方在檔案管理時責任分配不清晰，缺少明確責任意識，建設方、監(jiān)理方及施工方各自的檔案工作沒有進行有效的交流，各自的標準不一樣，檔案資料的走向不完善，使得資料工作的進行受阻，檔案的及時性和準確性受到質(zhì)疑，而檔案最終的收集整理也被推遲。

3.加強檔案管理工作的舉措

3.1強化宣傳，加強檔案意識

化工企業(yè)工程檔案工作關系到施工單位、設計單位、建設單位、檔案行政管理、監(jiān)理單位等多個部門，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應用多種方式，加強工程主管項目部與監(jiān)理、施工等各個單位的檔案觀念，將工程檔案與領導責任掛鉤，將檔案工作的內(nèi)容歸納進工程管理的內(nèi)容中，保證檔案的完整。近幾年我公司把檔案工作“三納入”作為開展工作重要抓手，即將檔案管理納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃、納入領導的議事日程、納入員工的工作職責之中，建立了項目檔案管理工作人員網(wǎng)絡體系，指定專人負責文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像等文件材料的收集、管理工作，制定了明確的崗位責任。

3.2健全檔案管理，建設合理的化工企業(yè)工程檔案管理制度

做好工程檔案的管理工作除了在思想上應引起足夠的重視外，還應以建章立制、規(guī)范管理為基礎。工程檔案管理作為項目管理工作之一，也應實施程序化、規(guī)范化管理，這樣可使工程文件、檔案管理工作有章可循、有條不紊地進行。建立合理的檔案管理大綱、組織機構、崗位職責與資格、工程文件的接收、分發(fā)、傳遞、存檔、計算機管理、登陸檢索利用、檔案的分類與編碼、檔案處理流程、檔案的利用規(guī)定、規(guī)范化的工程文件格式要求、標示方法、存檔方式等。對于具體的建設項目法人來說，制定一套適用于本企業(yè)工程建設項目特點的工程項目文件、檔案管理細則，是企業(yè)順利開展工程項目文件、檔案管理工作的前提和保證。

3.3強化對檔案的收集

工程項目檔案是項目施工管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。目前各項目在收集聲磁檔案和竣工圖編制上還存在一些問題，還需要強化對檔案的收集和編制。工程照片及音、錄像（光盤）材料是工程檔案的重要組織部分，對工程形象的、直觀的反映，直接體現(xiàn)了所做工程的面貌，工程完后，項目部應及時將工程全貌及構造物照片資料收集齊全，形成一套完整的技術檔案資料交檔案部門。

3.4實行同步跟蹤管理

化工企業(yè)工程檔案管理工作和工程建設進程必須同步，當建設項目申請立項時，就要開始對工程檔案材料進行收集、整理、審查工作，當工程竣工驗收時，就必須把工程檔案的驗收工作完成，從工程的源頭就開始控制檔案的管理質(zhì)量。檔案管理部門也要定期或不定期深入施工現(xiàn)場進行檢查和指導，及時發(fā)現(xiàn)并解決各種問題。各參建單位也要及時做好煤礦重點工程檔案的審理鑒定工作，完成一項歸檔一項，不要等整個工程要竣工驗收了，才忙于補充資料、整理資料。

第4篇：工程項目檔案管理措施范文

（一）檔案意識不強部分工程項目的負責人對于用戶的檔案資料移交、歸檔等意識不強，審批材料、合同、許可證等重要文件原件常常保存在業(yè)務部門或者用戶里；有些依時移交的文件規(guī)范性也不能保證。并且在工程負責人、資料管理員工作交替、崗位調(diào)動、工作調(diào)整以及企業(yè)兼并重組時，檔案的交接工作沒有做好，致使工作脫軌等問題出現(xiàn)。

（二）檔案不完整在工程施工的時候，存在不完整的記錄原材料進貨、材質(zhì)試驗報告，出廠實驗報告字跡模糊或者不是原件，隱秘工程技術記錄填寫內(nèi)容不完整，缺少工程照片，不完整記錄施工技術的內(nèi)容，各方簽字手續(xù)不完整等情況。在工程驗收的階段，工程完工驗收和質(zhì)量檢查之后，整治管理過程中的檔案資料常常會出現(xiàn)不同程度的漏洞。例如驗收時資料不完整，簽字或者字跡不規(guī)范，竣工圖編制不準確等。

二、對于加強配電網(wǎng)工程項目檔案管理的建議

1）要清楚了解目標責任制，強化檔案管理意識。首先，要完備崗位職責，讓領導、檔案室負責人、專職檔案人員各施其職，嚴格遵守自己的職責；其次，強化檔案人員的超前控制意識。其要主動參加配電網(wǎng)工程項目文件管理的各個環(huán)節(jié)中，弄清楚本單位生產(chǎn)運作情況和文件資料形成的有關信息；再者，要積極宣傳檔案法制，這樣可以使得工作人員與用戶增強溝通，互相體諒，從而建立良好的工作關系。

2）對配電網(wǎng)工程項目要做好早布置、早落實的措施。要對配備檔案人員、建設庫房、添置設備等做出具體的要求，從而確保項目檔案管理和工程施工一同打下良好的基礎。要對項目文件歸檔標準、項目檔案分類標準等建立規(guī)范的準則；檔案管理部門在工程立項前就要與工程相關部門交涉，確定管理的要求，并把檔案工作作為工程管理的內(nèi)容之一，收集好前期文件、材料。

3）加強對于項目檔案的電子影響資料收集整理，促進項目檔案管理信息化進程。大力實施、推行工程檔案管理系統(tǒng)的應用，檔案專員在工程施工前就自覺與工程建設單位溝通協(xié)調(diào)，把工程項目的文件、材料圖紙等電子化，減少檔案專員的重復工作，從而提高工作效率。將從前的手工整理圖紙資料的管理方式轉化成無紙化收集、流轉、歸檔、整編檔案，從而達到工程信息與技術成果共享，促進項目檔案信息化的進程。

三、結題

第5篇：工程項目檔案管理措施范文

關鍵詞：基建工程；檔案驗收；內(nèi)在質(zhì)量；檔案管理機制

中圖分類號：g275 文獻標識碼：a 文章編號：1009-2374（2014）19-0151-02

基建工程項目檔案是指建設項目在立項、審批、招投標、勘測、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括項目前期文件、施工過程文件、項目竣工文件和項目竣工驗收等基本建設工程全過程形成的記錄和依據(jù)。

1 基建工程檔案的驗收的原則

（1）檔案驗收是項目工程檔案的最后關口，只有把好驗收關，才能最終確保工程項目檔案質(zhì)量?；üこ添椖繖n案的移交、驗收與評價是項目建設程序中的重要環(huán)節(jié)，是項目檔案管理與企業(yè)檔案管理存在的最大區(qū)別?；üこ添椖繖n案驗收是全面考核項目檔案完整、準確、系統(tǒng)、有效情況，檢驗項目檔案管理是否與項目建設同步的重要手段。按國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會2006年聯(lián)合的《重大建設項目檔案驗收辦法》的規(guī)定，對工程建設竣工資料驗收和管理作出了明確的規(guī)定和要求。

（2）檔案驗收的重點在于內(nèi)在質(zhì)量，項目檔案的內(nèi)在質(zhì)量主要是指項目文件材料的形成及其收集的質(zhì)量，檔案核心價值的體現(xiàn)全依賴于項目檔案內(nèi)在質(zhì)量的優(yōu)劣。項目檔案的內(nèi)在質(zhì)量主要反映在歸檔的文件準確、齊全、系統(tǒng)和成套性；歸檔文件材料用紙質(zhì)量和規(guī)格符合要求；項目文件的書寫材料耐久有效、字跡清晰；竣工圖繪制準確，簽字手續(xù)完備，能真實反映項目竣工時的實際情況；案卷分類、組卷合理，卷內(nèi)文件材料排列有序，質(zhì)量符合檔案規(guī)定的質(zhì)量要求。

（3）檔案驗收工作是檔案管理的壓軸部分?；üこ添椖繖n案驗收作為檔案管理的最后一步，對檔案的真實性、可靠性等方面進行驗收，有助于對工程項目中的各種糾紛問題處理提供相應的依據(jù)。

2 基建工程檔案驗收過程中存在的問題以及相應的對策

基建工程檔案的驗收對于檔案內(nèi)容以及管理質(zhì)量的提升具有十分重要的意義。在進行基建工程檔案驗收的過程中，還存在一些問題。對于這些問題要采取相應的措施進行解決，以提升檔案驗收工作的效率。

（1）在實際的工程建設中，“重建設、輕檔案”的思想在項目建設負責人和工程技術管理人員中普遍存在，影響了項目檔案資料的齊全完整、真實可靠。工程項目的主管部門與檔案管理部門之間溝通、銜接脫節(jié)，未能實現(xiàn)同步管理，因此在工程項目竣工驗收的過程中，往往會忽視檔案部門，導致檔案部門的資料收集不夠全面。

針對這個問題，首先完善檔案管理體制建設，推行全過程檔案管理機制。認清項目檔案對建設項目的重要作用，加強對建設檔案工作的組織領導，建立健全管理體制。檔案管理部門應將檔案管理工作關口前移，提前介入，工程開工前，檔案管理部門提前介入檔案管理工作，會同工程項目管理部門做好各參建單位的檔案交底，詳細說明工程項目檔案文件收集、整理、歸檔、移交要求。通過檔案交底增強相關人員的檔案意識，使其了解文件形成應注意的事項、文件歸檔范圍、質(zhì)量要求和編制要求，配合檔案人員做好收集工作。此外，通過檔案交底，檔案人員與各參建單位建立良好的工作關系和溝通渠道，為工程建設過程中同步管理和監(jiān)督管理奠定基礎。另外在對參建單位進行檔案交底的同時與其簽訂工程檔案移交協(xié)議，明確參建單位的檔案工作要求，并定期組織承包商召開協(xié)調(diào)會議，解決檔案歸檔過程中存在的問題，制定檔案移交工作計劃，有序推進檔案歸檔工作，避免參建單位在工程竣工后移交不齊全、不及時。

（2）基建工程的檔案管理部門對于工程建設的參與度不夠。在當前的檔案驗收過程中，一個常見的問題就是檔案管理部門在工程建設中的參與度不夠，對于整個基建工程項目缺乏相應的了解，沒有全局性眼光，導致在檔案的驗收時，效率不高。

針對這個問題，檔案管理部門應在實際的工作中加強

項目工程建設中的參與度，檔案部門管理人員以及工作人員要積極地深入到工程建設的現(xiàn)場中，對工程建設過程中的檔案人員制度落實情況、已采取的措施、項目現(xiàn)場文件保管條件、項目文件收集進度及方式的落實情況、項目文件材料整理情況等進行檢查和有效控制，使工程檔案收集整理中常見的問題在檔案文件形成過程中得到有效規(guī)避或提前整改，從而提高移交檔案管理部門的檔案質(zhì)量水平。

（3）檔案管理部門偶爾參與到基建工程的驗收工作時不夠規(guī)范。當前有的基建工程檔案管理部門已經(jīng)意識到參與到基建工程中的重要性，因此加強了工程的參與度，但是在參與的過程中，由于檔案管理人員本身缺乏相應的技術知識，因此在參與的過程中，也沒有起到良好的效果，沒有為檔案驗收工作帶來充分的信息。

針對這個問題，檔案管理部門參與到基建工程的驗收工作中時，首先，檔案管理人員要加強與各方的溝通和協(xié)調(diào)，保持各種檔案管理工作能夠順利開展。其次，在工程項目竣工驗收的過程中，相關部門、參建單位都要參與到檔案驗收工作中來，檢查工程各階段形成的文件是否真實、可靠、齊全、完整。對于檔案收集過程中存在的問題要進行及時的溝通和處理。最后，還要不斷加強專（兼）職檔案人員培訓，近年來，在檔案管理中，隨著檔案的類型以及內(nèi)容逐漸變得復雜，如何做好新人員的培訓和業(yè)務交接，保證檔案工作質(zhì)量不滑坡，成為擺在檔案人員面前的共同挑戰(zhàn)。為此，每年應舉辦面向相關部門、各參建單位檔案工作人員的專業(yè)培訓，針對檔案管理制度、歸檔范圍、分類標準、保管期限、檔案移交辦法等內(nèi)容進行詳細講解，確保檔案人員了解制度要求，嚴格按制度要求做好檔案工作。提升檔案人員隊伍的綜合業(yè)務素質(zhì)，從人才基礎上保障工程檔案工作的工作質(zhì)量與效率?；üこ添椖繖n案管理，不僅需要專業(yè)化的檔案管理人才，也需要綜合性的人才。

3 結語

基建工程項目檔案管理對于工程建設而言具有十分重要的意義，是為工程管理提供各種依據(jù)的重要步驟。基建工程的檔案管理是貫穿于工程的所有過程的，從工程開始一直到工程竣工驗收，都要加強檔案管理。工程檔案的驗收是檔案管理的最后步驟，也是為工程提供正確信息的關鍵。在進行檔案驗收的過程中，對于存在的問題要加強處理，提高驗收的效率，保證檔案為企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)服務。

參考文獻

[1] 張莉.如何加強基建工程檔案管理[j].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2009，（5）.

[2] 趙本洪.如何搞好基建工程檔案驗收工作[j].四川檔案，1989，（12）.

[3] 杜建秀.如何加強基建工程檔案管理[j].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2011，（8）.

第6篇：工程項目檔案管理措施范文

［關鍵詞］建設工程檔案；管理的重要性；規(guī)范化

1建設工程檔案管理的重要性

建設工程檔案中的資料常常以文字、表格、圖像以及聲音等方式呈現(xiàn)，具有一定的儲存價值。但是隨著工程項目的增多，工程資料也不斷增多。在工程前期包括的資料主要有任務書、上級批示的文件、招標文件、勘察文件、施工合同等。而在實際施工過程中涉及到的資料主要包括施工材料、驗收材料以及關于質(zhì)量的監(jiān)督材料等。而在項目竣工之后，還會涉及到竣工圖紙、工程結算材料等。一般情況來講，這些材料都對施工過程進行了詳細介紹，是較為真實、全面的材料內(nèi)容，對工程的質(zhì)量有重要影響。就當前社會中各個行業(yè)的材料管理來講，檔案管理具有一定的社會屬性，并且在國家的相關部門中已經(jīng)形成了一定的管理制度。但是無論從企業(yè)的方面來講，還是從個人的方面來講，檔案管理的實施都能實現(xiàn)對社會價值的良好呈現(xiàn)，因此在進行檔案管理的過程中，相關工作人員需要給予這方面內(nèi)容充分重視。

2建設工程檔案管理的規(guī)范化措施

2.1充分了解建設工程的實施依據(jù)

就當前情況來講，我國就工程在前期的收集、積累、整理等方面制定了比較嚴格的法律和法規(guī)要求。例如《檔案法》、《檔案保管工作規(guī)定》等，而這些規(guī)律規(guī)定的制定能夠為工程的順利實施提供重要依據(jù)，進而使工程在實施過程中做到有章可循。

2.2建設工程檔案管理工作的程序化

在工程項目實施的過程中，一般會對相關檔案進行統(tǒng)一管理，按照分層的方式實施相應管理，而在具體實施的過程中，主要體現(xiàn)在以下幾方面；首先，實現(xiàn)檔案管理的體系化。在進行檔案管理的過程中，需要在實現(xiàn)集中領導的基礎上，實現(xiàn)管理的網(wǎng)絡化和扁平化。前幾年，在部分單位中對檔案管理的相關機構做出了調(diào)整，實現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡分層。同時設置了檔案監(jiān)督小組、管理小組、檢查小組等，實現(xiàn)了對檔案管理職責的詳細劃分。其次，監(jiān)督單位的檔案管理體系。一般來講，需要工程師對整體過程進行監(jiān)控，同時也從設備、電氣儀表以及土建等多個方面進行監(jiān)理，在實際監(jiān)控過程中，一般運用巡視、平行檢驗以及旁站等形式來完成，并且在此過程中，逐漸形成有系統(tǒng)化的資料。最后，施工單位的管理體系。為了使檔案的完整性與準確性得到保證，施工單位需要設置五個部門和一個工作室，五個部門主要是包括工程部門、物資部門、計劃部門、財務部門以及技術質(zhì)量部門，一個工作室主要是指檔案室，在工程實施的過程中，這幾個部門需要對工程項目的資料進行監(jiān)測，進而使資料的準確性得以凸顯。

2.3做好對建設工程檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)

一般來講，每個建筑工程單位都有自己的檔案管理部門，部門的設置主要是為了實現(xiàn)對項目中涉及到資料的有效管理與運用，并且在實際使用過程中給予專業(yè)指導，使工程的實施的各方面得到有效協(xié)調(diào)，同時促進今后監(jiān)督以及維護檢查工作的順利實施。因此對于實施建設工程材料管理的工作人員來講，需要多參與和工程相關的例會，使檔案管理中出現(xiàn)的問題能夠得到有效解決。同時需要對檔案的具體狀態(tài)進行詳細監(jiān)管，組織工作人員對施工單位的具體實施情況進行定期檢查。除此之外，還可以加強對現(xiàn)代信息技術的運用，組織相關工作人員在網(wǎng)絡上進行自主學習、組織培訓班或者是讓檔案管理人員到現(xiàn)場進行具體解說。進而使工作人員對涉及到的相關技術，規(guī)章制度以及政策法規(guī)等有更深入了解，并且能夠?qū)崿F(xiàn)對相關內(nèi)容的傳播。在這種狀況下，能夠為各個部門對資料的整理與裝訂提供有效參考，促進資料管理工作效率的提升。

2.4做好對工程結算的控制

對于建設工程單位來講，在簽訂協(xié)議和合同時，在前期需要對和工程相關的資料進行搜集與整理，做好變更和移交，并且對這些內(nèi)容提出明確、具體的要求，同時工程在最終的結算付款時，需要獲得檔案管理部門的認可和簽字，然后進行最終付款。

2.5確保各項措施落到實處

在工程建設的過程中，一般會設置相應的檔案管理部門、相關職能部門以及考核小組等，定時對工程資料進行歸納、整理以及累積，進而將檔案管理的職責更好落到實處，使工程質(zhì)量有所保證。同時需要實施一定的獎懲制度，使工作人員的工作積極性得到激發(fā)。

2.6實現(xiàn)工程建設與檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展

工程建設一般實施的時間比較長，從實施到竣工需要一個周期，因此在工程建設的過程中，實現(xiàn)有檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展十分重要。工程項目中檔案的確立應該從工程設立階段就開始，同時在進展過程中需要對工程質(zhì)量進行詳細監(jiān)管，對相關文件材料進行詳細檢查。在項目簽訂正式的合同之后，需要實施相應的監(jiān)理措施，使工程項目中的整體內(nèi)容納入到監(jiān)理范圍內(nèi)，進而實現(xiàn)檔案管理體系的不斷完善，使檔案管理能夠在工程建設中的各個環(huán)節(jié)得到滲透。

3結束語

總之，在工程建設過程中，檔案管理是進行施工、運行、檢測、維護以及改建等工作實施的有效保證，同時也對整個項目內(nèi)容進行著記錄，是建設工程中涉及到的核心內(nèi)容，由此可見，檔案管理的實施程度對資源的管理和利用有重要影響。因此相關單位在進行檔案管理的過程中，需要加強人員素質(zhì)建設，完善相關管理體系，實現(xiàn)部門之間的充分溝通與交流，使資料的真實性和完整性得到充分體現(xiàn)，進而使工程得以順利進行。

第7篇：工程項目檔案管理措施范文

[關鍵詞]大型項目；檔案管理；問題；措施

中圖分類號：G271；TU712.3 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）20-0175-02

一、當前大型建設項目檔案管理存在的問題

大型項目由于趕工期，一般建設單位領導只是在建設、設計及施工監(jiān)督上下功夫，對于檔案管理方面不夠重視，導致檔案不能及時歸檔。主要體現(xiàn)以下幾個方面：

（一）缺乏有效的檔案管理機制，對工程項目檔案工作重視不夠

不少大型建設項目對檔案管理不夠重視，在驗收時才加大馬力搞突擊應付，使檔案的完整性、準確性、真實性得不到保障。此外，大型建設項目檔案管理機制不完善，一是建設單位與總承包單位及各分包單位之間檔案管理職責不清，造成資料管理混亂，檔案資料重復或者殘缺不全的現(xiàn)象，二是項目建設中檔案管理人員變動頻繁，檔案管理人員缺少責任感，而檔案資料交接制度不健全，造成檔案管理不連續(xù)甚至存在檔案無人管理的現(xiàn)象。有些建設單位不按正常的建設程序辦事，前期報建手續(xù)辦理不及時，一些按常規(guī)該辦的手續(xù)普遍存在著遲辦或邊施工邊辦理現(xiàn)象，甚至到竣工時，前期的相關手續(xù)還不完備，從而導致了應該形成的文件材料不能及時形成和歸檔，由于大型建設項目時間緊受到上級領導高度重視，有的手續(xù)采取綠色通道，導致項目完工，手續(xù)還沒辦好，項目綜合驗收未能正常進行，影響工程檔案資料的及時移交。

（二）檔案意識薄弱

由于種種原因，一些工程技術人員檔案法治意識不強，不重視文件材料的收集積累，有的甚至把檔案據(jù)為已有，拒不移交，導致檔案嚴重不全。有的建設單位雖然制定了建設項目檔案管理制度，為了盡快發(fā)揮經(jīng)濟效益和社會效益，滿足建設需要，對急用的檔案資料隨用隨拿，檔案管理人員缺乏責任感，對借出的資料未及時催交，造成檔案資料損壞遺失現(xiàn)象較嚴重。同時為確保工程資料的完整，雖然建設單位在與參建單位簽訂合同時將檔案管理責任納入合同中，按照合同價款的一定的比例扣留工程款但參建單位檔案管理意識薄弱，不重視工程建設項目檔案材料的積累和收集，不能按約定移交工程資料，有的敷衍了事加之檔案管理人員疏忽沒有及時發(fā)現(xiàn)資料的缺項及漏洞給予簽字使他們順利地拿到了扣留的工程款；還有的承包商認為扣留的資料工程款太少，如果要拿到這筆款需要花費大量的人力、物力、財力干脆對這筆款項放棄，對工程資料不予移交，造成工程資料的缺失，給以后的新建、改建、擴建工程留下隱患。

（三）檔案人員缺失，綜合素質(zhì)及業(yè)務水平不高

不少大型建設項目在建設期間，有些參建單位不配備專職檔案人員，檔案管理人員一般臨時抽調(diào)又不固定，這些人沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，缺乏工程專業(yè)技術知識和檔案專業(yè)知識，不能做到科學分類和整理立卷，使得最后移交的檔案資料質(zhì)量較低，有的工程建設項目檔案進館后，還要重新拆卷返工整理，浪費了人力、物力和財力，另一方面由于檔案人員缺失，項目經(jīng)理兼任檔案資料管理，他們身兼數(shù)職，精力有限，主抓工程建設的質(zhì)量、安全、進度而忽視工程檔案管理造成建設項目收集、整理與工程建設進度相脫節(jié)，歸檔資料內(nèi)容缺項、漏項、簽章手續(xù)不完善，整理不規(guī)范，復印件居多，達不到檔案管理的要求等等，這些現(xiàn)象不僅直接影響建設項目的歸檔質(zhì)量而且導致大型建設項目檔案缺乏真實性，對日后新建、改建、擴建等工程項目的缺少參考價值。

（四）檔案管理經(jīng)費投入不足，保管條件較差

受大型建設項目建設時間緊，參建單位多，管理復雜， 臨時性等特點的影響，一些大型建設項目參建單位將辦公用房與檔案資料室合二為一，檔案資料堆放在地上；有的部分建設單位認為工程竣工驗收后，檔案資料遲早要移交單位綜合檔案室或者移交專業(yè)檔案管理機構保管，沒有必要投入經(jīng)費去配置檔案資料保管設施；還有一些建設單位因工程資金緊張，不愿拿出足夠的資金改善保管條件，用于檔案資料的安全管理。

二、加強大型建設項目檔案管理措施

大型建設項目是一項系統(tǒng)工程，對本行業(yè)、本地區(qū)、本單位的社會和經(jīng)濟發(fā)展具有深遠的意義。做好檔案管理不僅是檔案工作者義不容辭的責任，也是全社會賦予的歷史責任。

（一）完善檔案管理機制，重視工程項目檔案管理建設單位在工程建設過程中，根據(jù)項目的規(guī)模、特點和需要，明確分管領導，合理配置既懂業(yè)務又有責任心的檔案管理人員，全程跟蹤建設項目檔案的形成和管理，實現(xiàn)大型建設項目檔案的規(guī)范化管理。建設單位應把工程項目檔案工作作為一個重要的基礎工作來抓，提高全員對工程檔案管理的認識，同時把工程項目檔案管理工作列入工程管理的內(nèi)容，與工程管理的其他內(nèi)容同計劃、同管理、同檢查，同考核、同驗收。做到工程檔案資料管理與工程施工進度同步進行，保證建設項目完工，檔案及時歸檔移交。

完善檔案管理規(guī)章制度，將檔案管理工作作為一個大型項目列入工程建設規(guī)劃控制中，制定與工程建設實際相符的檔案管理實施細則及相關考核措施，做到有據(jù)可依，有章可循，明確工程檔案工作中各部門與參建單位的職責。根據(jù)國家、地方、行業(yè)及企業(yè)的有關要求，將建設項目檔案管理納入建設項目管理軌道，在對工程質(zhì)量、進度、投資組織管理進行考核的同時，對檔案資料管理加以考核，使建設單位、施工單位在工程建設管理中，增強檔案意識，健全各項檔案管理制度，把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到竣工驗收全過程。要明確各部門應收集、整理、立卷、歸檔的范圍，立卷的要求、原則和方法等。對內(nèi)強調(diào)部門立卷制，按誰經(jīng)辦、誰整理，誰立卷、誰把關，對項目公司內(nèi)部要求部門員工建立個人文件包，將工作中形成的文件材料進行整理，由部門負責人對需存檔的文件進行把關，并在移交清單上對所移交文件內(nèi)容的準確性及完整性進行簽字認可后方可移交檔案室存檔。

（二）加強法律法規(guī)宣傳，樹立及時歸檔意識

法律法規(guī)是規(guī)范人們行為的準則，國務院的《建設工程質(zhì)量管理條例》對工程檔案管理予以高度重視，明確提出建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規(guī)定，及時收集整理建設項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案，違反本條例規(guī)定，責令改正，并處1萬元以上10萬元以下的罰款。

建設單位是有法可依的，也必須依法管理工程檔案，制定相應的考核措施，讓文字上的規(guī)定落到實處，做好收集整理、建檔、移交三個環(huán)節(jié)的工作，保證工程檔案的成套性和科學性。為此，建設單位要大力開展《檔案法》宣傳，提高和增強廣大建設者特別是工程技術人員的檔案意識和法律觀念，讓他們了解檔案也是工程的一部分，理解檔案管理工作的重要性，認識到做好檔案工作是《檔案法》賦予的義不容辭的法律責任，要重視文件材料的收集積累，并及時歸檔移交。在項目建設的整個過程中，要求所有參建方都應自覺樹立及時歸檔的意識，不論對自身的歸檔資料還是對提供給他人的歸檔資料，都要在第一時間內(nèi)完成建檔，移交工作，以防遺忘、丟失、破損，影響工程歸檔工作的質(zhì)量。同時要求檔案管理人員對借用的資料，嚴格按檔案管理部門借閱規(guī)定執(zhí)行，對即將到期的資料及時催交，同時加大考核力度，使得借閱人員能及時歸還，以保證檔案資料的完整性。另一方面，將檔案管理責任納入合同中，并增加工程款的比例用于檔案資料移交，使得監(jiān)理、施工、設計等部門能及時將工程檔案資料移交給建設部門，確保工程檔案資料及時歸檔。

（三）加強檔案人員的業(yè)務培訓與指導，實施同步跟蹤管理

檔案管理人員綜合素質(zhì)和業(yè)務技能直接影響工程檔案管理科學性。上級檔案管理主管機構要主動與發(fā)改委、建委等職能部門加強聯(lián)系。開工前，上級檔案主管部門要了解工程地址、規(guī)模、工期和建設、施工、監(jiān)理單位等情況，廣泛宣傳有關建設項目檔案管理的法律、法規(guī)，組織培訓相關人員，對檔案管理提出具體要求，并認真執(zhí)行國家大型建設項目檔案管理登記制度，及時掌握建設項目檔案管理動態(tài)情況并加以監(jiān)管，施工過程中的指導是跟蹤指導的重點，檔案管理機構的專業(yè)人員，要加強與建設單位的聯(lián)系，經(jīng)常深入施工現(xiàn)場對工程技術、檔案管理、工程監(jiān)理人員在工程文件的形成、積累以及施工技術文件等的編制質(zhì)量適時檢查指導，定期召開檔案管理工作會，指出文件資料形成過程中存在的問題，提出整改意見，確保建設項目檔案規(guī)范完整與及時歸檔。竣工驗收前上級檔案管理機構的專業(yè)人員在對建設項目檔案資料進行預驗收時，認真檢查建設項目檔案是否完整、準確、系統(tǒng)，案卷質(zhì)量是否符合規(guī)范要求，對于不符合規(guī)定要求的要限期整改。提高整理立卷的質(zhì)量做法是通過工程項目技術交流、技術交底等形式，解決工程檔案工作問題；形成工作會議紀要、檔案工作總結、簡報等文件，以得到有效的溝通和效果；采取檔案工作專家現(xiàn)場演示、業(yè)務咨詢等方式對檔案業(yè)務工作進行指導；規(guī)范檔案整理立卷工作，統(tǒng)一檔案管理標準、操作方法。同時增加檔案管理人員，配置老、中、青專職人員做到傳幫帶作用，使得檔案管理工作一直有人管，以保證資料連續(xù)、準確、齊全。

（四）重視檔案管理人才培養(yǎng)，建立激勵考核機制

檔案工作既是一項專業(yè)性較強的工作，又是一項需要綜合知識積累的工作。因此，參建單位需建立激勵考核機制，不斷優(yōu)化檔案管理隊伍素質(zhì)。要在檔案工作中推行目標化管理，健全激勵機制，充分調(diào)動檔案人員的工作積極性?？茖W制定崗位目標責任制，既考察工作熱情和工作能力，也考核工作業(yè)績。大力宣傳檔案戰(zhàn)線上的先進人物和模范事跡。在實際工作中，通過適當?shù)募钅軌蚴箼n案管理工作人員更為充分地發(fā)揮其技術和才能，努力鉆研業(yè)務。鼓勵他們終身學習，對獲得職業(yè)、執(zhí)業(yè)資格證的加大獎勵力度，轉變檔案管理工作人員的消極思想，保持積極向上的動力，從而保證高效的工作質(zhì)量。激勵的方式主要有通過外在的福利、晉升、嘉獎等認可獎勵，通過工作人員內(nèi)在的如責任感、光榮感、成就感的激勵。通過外在的方法激勵，可以顯著提高效果，而內(nèi)在的激勵雖然需要經(jīng)過較長的過程逐漸熏陶，但是持久性更強，并且對工作效率的提高也較為顯著。

（五）添置檔案基礎設施，確保安全管理

檔案基礎設施建設是檔案工作發(fā)展的物質(zhì)條件，檔案人員應主動匯報工程檔案工作情況，及時就當前檔案工作中出現(xiàn)的問題向領導說明配置設備設施的必要性，爭取各級領導的支持。應設置符合要求的檔案庫房，配備檔案保管必須的設備，提高工程建設檔案工作環(huán)境條件，確保檔案安全管理。三、總結

綜上所述，重大建設項目檔案反映工程項目的真實面貌，檔案管理工作是工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現(xiàn)實服務、替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯(lián)系改革、技術、發(fā)展的新要求，檔案人員應具有技術精、專業(yè)強等綜合技能，同時要具備愛崗敬業(yè)、認真踏實的精神，做好檔案管理工作，實現(xiàn)大型建設項目檔案工作的自身價值，為發(fā)展企業(yè)提供依據(jù)。

參考文獻

第8篇：工程項目檔案管理措施范文

論文關鍵詞：技術檔案；管理：服務；供電企業(yè)

檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。在供電企業(yè)加快實現(xiàn)“一強三優(yōu)”現(xiàn)代企業(yè)的進程中，如何促進檔案管理水平全面提升，實現(xiàn)檔案工作由“事務型”向“參謀型”，由“傳統(tǒng)型”向“開拓型”、由“被動型”向“主動型”的“三個轉變”，是檔案工作者義不容辭的職責。筆者認為，在信息社會化和社會信息化不斷發(fā)展的今天，作為供電企業(yè)的檔案工作者，首先應該增強檔案為企業(yè)中心工作服務的意識，緊緊圍繞企業(yè)的需要，各部門的需要和職工的需要，主動開發(fā)檔案信息資源，并對檔案信息資源進行綜合加工、深度開發(fā)，為企業(yè)的科學發(fā)展提供經(jīng)過提煉、深層次高質(zhì)量的檔案產(chǎn)品，創(chuàng)造檔案信息服務的新形勢，開拓檔案信息服務的新領域，實現(xiàn)檔案信息服務的新目標，歸根結底一句話，就是要把技術檔案管理放在首要的位置上，并以此服務企業(yè)的中心工作。

一、技術檔案管理是企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務

檔案最簡單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。

企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)可以分為行政檔案、人事檔案、技術檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業(yè)檔案管理往往被認為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術檔案僅僅當成了資料管理。改革開放以來，特別是進入市場經(jīng)濟以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業(yè)員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術檔案越發(fā)受到企業(yè)的高度重視，并成為企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務。

一般而言，技術檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，有具體事務的技術文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內(nèi)容包括任務書、協(xié)議書、技術指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術措施、調(diào)查材料、設計資料、試驗和工藝記錄等等。技術檔案一般為內(nèi)部使用，不公開出版發(fā)行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用。

創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟效益，促進企業(yè)科學穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)的中心工作，也就是我們常說的“經(jīng)濟工作是企業(yè)的中心工作”。技術檔案盡管不是企業(yè)的核心經(jīng)濟業(yè)務，但是它對于企業(yè)的核心經(jīng)濟業(yè)務卻有著不可或缺的促進作用，特別是在市場經(jīng)濟的大環(huán)境中，管好用好檔案，對資源開發(fā)的作用尤為明顯。企業(yè)的檔案管理工作要想更好地服務于企業(yè)的中心工作，就得把技術檔案管理擺在首要的位置上。

筆者在本文中就加強技術檔案管理，服務企業(yè)中心工作這一課題，并結合編制供電企業(yè)輸變電工程檔案管理導則的實際，做以下闡述。

二、編制供電企業(yè)輸變電工程技術檔案管理導則課題的提出和運用的技術手段

近年來，供電系統(tǒng)電力建設尤其是輸變電工程項目日益增多，在供電企業(yè)技術檔案管理中占據(jù)頭等地位，受到國家相關部門和國家電網(wǎng)公司的高度重視。《國家重大建設項目檔案驗收辦法》、國家電網(wǎng)公司輸變電工程達標投產(chǎn)考核辦法、國家電網(wǎng)公司優(yōu)質(zhì)工程評選辦法，都將檔案工作列為工程驗收和評比的重要內(nèi)容。同時，電網(wǎng)建設、生產(chǎn)運行以及依法維權等工作中對工程項目檔案的需要也日益提高。實現(xiàn)工程項目檔案的規(guī)劃化、標準化管理是保證在項目文件的齊全、完整和及時歸檔，提高建設項目檔案管理水平，最大限度地滿足各方面需求的重要途徑，歸根結底還是要實現(xiàn)為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展這一中心工作服務的根本目的。

編制電網(wǎng)建設工程技術檔案中包括輸變電工程管理檔案導則，對該導則采取以下三種技術手段。

1.豐富完善工程項目檔案文件的歸檔范圍

一是以電力企業(yè)檔案分類表為綱?！峨娏ζ髽I(yè)檔案分類表》按工程建設的不同階段，設列了應歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，雖然不完整、不詳細、不全面，但結構上還是較為合理的。收集工程項目文件的歸檔范圍和內(nèi)容時，以分類表為大綱，充實相關內(nèi)容，有利于編制工作的有序開展，同時避免大的漏洞。

二是以《國家重大建設項目文件歸檔范圍》為基礎。《國家重大建設項目文件歸檔范圍》是面向全國各行各業(yè)各類建設工程的文件歸檔范圍，具有普遍指導意義。編制技術檔案中的輸變電工程管理檔案時，必須以此為依據(jù)，充分利用已有的成果，補充電網(wǎng)建設工程技術檔案特有的文件材料，同時，剔除電網(wǎng)建設工程項目中不可能產(chǎn)生的文件類型，使其既具有豐富性、完整性，又具有簡便性、實用性。

三是以建設部管理規(guī)定、規(guī)范和標準為依據(jù)，豐富完善電力建設工程項目文件歸檔范圍。這些文件主要是指《電力建設施工質(zhì)量驗收及評定標準》、《電力建設工程質(zhì)量監(jiān)督檢查典型大綱》、《建設工程監(jiān)理規(guī)范》、《國家電網(wǎng)公司輸變電工程達標投產(chǎn)考核辦法》、《國家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程評選辦法》等等，依據(jù)這些文件全面收集工程建設管理、施工管理、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、驗評等各項活動中形成的各類文件材料，確定工程項目文件的歸檔范圍，豐富歸檔內(nèi)容。同時在編制過程中吸收檔案業(yè)務骨干、工程管理人員、施工技術人員、監(jiān)理人員、兼職資料員參加，發(fā)揮其了解各類管理范圍和標準，了解建設過程及需求的優(yōu)勢，使歸檔范圍的制定更加符合電網(wǎng)建設工程項目的實際情況。

2.明確類目設置

電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表制定于1991年，由于歷史的局限有些類目設置不科學，很多文件無法判斷其類屬；加上隨著電力建設的發(fā)展，形成很多新類型的文件，其無法歸入原來的類目中，在整理建設工程項目文件時給建設、施工、監(jiān)理等單位兼職檔案員造成很多困擾，影響了工作效率。為解決這些問題，可以在研究電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表的類目設置情況的基礎上，掌握類目設置的思想、原則、方法，根據(jù)其按工程的建設階段為主線，結合文種進行類目設置的情況，在不違背分類方案基本原則和分類體系的基礎上，依照檔案分類學的原理，調(diào)整不合理的類目設置，增加個別類目，明確新增文件類型的歸類方法，使新的類目設置結構更加科學合理、內(nèi)容更加完善。

3.確定整理方式

按照尊重文件形成的規(guī)律，保持文件內(nèi)在聯(lián)系，保證歸檔文件完整、系統(tǒng)的原則，設計工程項目文件的整理方式，達到便于操作、便于查找利用。如工程項目質(zhì)量驗評文件，按照工程項目質(zhì)變過驗評標的結構設置單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批的結構層次，設立各層次應歸檔文件名稱，在整理案卷時，按照檢驗批文件、分項工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列，實現(xiàn)結構層次清晰、排列有序、不漏文件。同時，尊重文件材料的形成規(guī)律，保持層次文件之間的有機聯(lián)系，保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)，從而使操作便利，也有利于歸檔文件分類檢索和查找。

三、供電企業(yè)輸變電工程技術檔案管理的突破及其實施效果

1.工程項目文件的歸檔范圍

國家檔案管理部門出臺的相關規(guī)范是面對全國各行各業(yè)的各類工程檔案的，具有普遍的指導意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足電力建設工程項目特別是輸變電工程的實際需要。所以我們應該編制從立項審批、前期準備、施工建設、竣工投產(chǎn)到驗收檢查各階段產(chǎn)生的各類應歸檔文件內(nèi)容和項目文件歸檔范圍，從而解決建設項目產(chǎn)生哪些文件，哪些文件需要歸檔的問題，為項目文件的齊全、完整和系統(tǒng)提供保障。

2.工程項目文件的分類方法

編制電網(wǎng)建設工程項目檔案管理導則，明確所有應歸檔文件的分類號，解決《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表》中因類目設置不規(guī)范造成的分類不統(tǒng)一、不明確的不足，提高電網(wǎng)建設工程項目文件整理的規(guī)范化、標準化水平。

3.工程項目文件的整理方法

編制電網(wǎng)建設工程項目檔案管理導則，按照分類號、文件順序號的結構，詳細排列所有電網(wǎng)建設工程項目文件，為整理項目文件提供依據(jù)，為項目文件的齊全、完整提供保障，使項目檔案的分類編目更加科學合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設、施工、監(jiān)理等單位整理項目檔案的效率。

電網(wǎng)建設工程項目檔案管理導則的實施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監(jiān)理人員、兼職檔案員的歡迎。導則實施后，項目文件的收集更加齊全、完整，整理更加規(guī)范，歸檔更加及時，查找更加方便快捷，為檔案專項驗收、達標投產(chǎn)驗收和創(chuàng)優(yōu)檢查的順利通過提供了方便條件，為日后的查找利用奠定堅實的基礎。

四、供電企業(yè)輸變電工程技術檔案管理的應用范圍及其效益

電網(wǎng)建設工程項目檔案管理導則適用于輸變電工程項目法人單位、建設管理單位、施工單位、監(jiān)理單位、設計單位、設備制造單位、試驗單位等。

它為企業(yè)帶來了直接、間接經(jīng)濟效益和社會效益：

第一，提高了勞動生產(chǎn)率。電網(wǎng)建設工程項目檔案管理導則的實施，提高了項目文件歸檔的工作效率，以往，一個變電工程項目完成收集整理工作大約需要12人30個工作日，而現(xiàn)在用15個工作日即可完成，勞動生產(chǎn)率提高100%。

第9篇：工程項目檔案管理措施范文

關鍵詞：油田社區(qū)建設；存在問題；質(zhì)量管理；檔案管理；解決措施

油田社區(qū)建設對于服務油田職工，推動油田各項事業(yè)的快速發(fā)展具有重要的作用。而在油田社區(qū)的建設中，基建項目管理有著舉足輕重的作用，油田社區(qū)的基建項目涉及的內(nèi)容復雜、工期長，這就使得對油田社區(qū)基建項目進行管理存在著很強的復雜性。特別是在實際的管理過程中，非常容易出現(xiàn)一些涉及制度規(guī)范、建設技術和管理理念等方面的問題，而這些關鍵環(huán)節(jié)和重要程序一旦出現(xiàn)問題，就會對油田社區(qū)基建項目的工程進度和建設質(zhì)量產(chǎn)生不良的負面影響，所以在實際的基建項目管理中，我們應當采取必要的對策提高油田社區(qū)基建項目的管理質(zhì)量。

1油田社區(qū)基建項目管理中存在的問題

油田作為國企在社會發(fā)展中扮演著重要的角色，在日常生活中承擔著重要的社會職能，因此，油田都會有社區(qū)為職工進行服務，重視和加強油田社區(qū)的建設，為油田職工提供一個溫暖舒適的生活空間，創(chuàng)造出一個安居樂業(yè)的和諧家園，對于保障和促進油氣產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，具有十分重要的現(xiàn)實意義和深遠的戰(zhàn)略意義。但是，在油田社區(qū)的基建項目管理中，卻存在著一些問題和不足，主要有以下三個方面。

1.1 缺乏合理的成本控制手段

基建工程項目由于涉及的因素復雜，因而往往花銷巨大，在油田社區(qū)基建工程中，要想進行合理的成本控制主要有以下兩個方面的措施，首先是基建項目在立項過程中和工程項目設計過程中的成本控制，還有就是在基建工程項目施工過程中的成本控制，這一個階段的成本控制主要包括變更成本預算控制和階段性結算的控制。而在油田社區(qū)基建項目的管理中，由于油田整體的體制相對于社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展還相對之后，在這兩個方面的管理中往往存在一些由于工作不細致、不認真而導致的這樣或者是那樣的問題，從而造成基建工程項目成本控制的不合理，造成成本的浪費。

1.2 基建項目的質(zhì)量管理存在缺陷

基建建設需要人員進行施工，因而在油田社區(qū)基建項目的質(zhì)量管理中，首先涉及的因素就是人的因素，由于參與油田社區(qū)基建工程項目的施工人員質(zhì)量意識差，趕工程進度的觀念作怪，再加上參與施工人員眾多、成分復雜并且素質(zhì)參差不齊，在這種情況下，如果質(zhì)量管理中沒有對他們進行必要的質(zhì)量培訓和提醒，就必然會導致施工人員的質(zhì)量意識的下降。第二個缺陷，就是在油田社區(qū)基建工程項目的施工中現(xiàn)場管理中及時監(jiān)控能力較弱，一個突出的表現(xiàn)就是監(jiān)理工程師的作用往往不能得到充分地發(fā)揮，不能在施工現(xiàn)場起到應有的作用。再有一個普遍的缺陷就是制度的缺失，在管理中一些質(zhì)量監(jiān)督和控制的制度由于不到位或者不完善，往往會導致油田社區(qū)基建工程項目的管理人員和監(jiān)理人員都不能很好的履行職責，從而出現(xiàn)制度和管理的缺失。所有的這些問題，都會造成油田社區(qū)基建工程項目存在質(zhì)量的缺陷。

1.3 基建項目的檔案管理不完善

油田社區(qū)基建項目管理中還存在著一些檔案管理的缺陷，首先表現(xiàn)在檔案管理思路和觀念的滯后，眾所周知，油田社區(qū)基建工程項目的施工周期長、涉及流程多、階段性施工多， 這些特征使得基建工程項目內(nèi)容復雜，從而使得檔案的整體管理制度和科學性還不能滿足基建工程項目建設和發(fā)展的需求。

2解Q油田社區(qū)基建項目管理中存在問題的對策

2.1 油田社區(qū)基建工程項目成本控制措施

首先，油田社區(qū)的基建工程建設要滿足于整個油田發(fā)展的需要，因此，油田社區(qū)應當在立項階段就有針對性的對項目投資進行必要的控制，運用先進的現(xiàn)代計算機技術，通過對油田社區(qū)的基建工程項目進行必要的技術分析和項目可行性分析對各種涉及到投資變化的因素進行必要的分析和論證，從而來保證投資決策立項的準確性和必要性，減少不必要的資金浪費。其次，要在基建工程項目的設計中進行必要的控制成本。施工圖紙的設計對于后期的油田社區(qū)基建工程項目建設會產(chǎn)生決定性的作用，因此，在油田社區(qū)基建工程項目施工圖設計的階段就有必要對圖紙進行全面而專業(yè)的審查，防止出現(xiàn)一些技術性的錯誤或者漏洞而導致施工中的成本浪費，進而節(jié)約工程項目建設的成本。第三，要規(guī)范變更制度的程序，提高基建工程項目管理人員的成本意識，減少工程項目建設中變更的數(shù)量和幅度，從而嚴格的控制變更的范圍，進而避免不必要的工程項目建設成本浪費。

2.2 采取必要措施提高基建工程項目的質(zhì)量管理

首先，要增強對基建工程項目施工人員的管理，人的主觀能動性對于基建工程項目的質(zhì)量具有重要作用，通過樹立施工人員的質(zhì)量意識，在工程項目建設的質(zhì)量管理中要對施工人員進行必要的教育和指導，提高施工人員的質(zhì)量意識。同時，在油田社區(qū)基建工程項目的施工中還要增強與施工單位的溝通，最終奠定從施工人員質(zhì)量管理和教育上奠定油田社區(qū)基建工程項目施工質(zhì)量和管理質(zhì)量的基礎。

其次，制定詳細和全面可靠的制度，充分發(fā)揮工程監(jiān)理在基建工程項目建設中的監(jiān)督作用。要根據(jù)基建工程項目的基本狀況選擇合適的監(jiān)理單位進入工程項目進行監(jiān)理，這樣就可以使監(jiān)理人員的基本素質(zhì)滿足油田社區(qū)基建工程項目施工的要求。

再一個方面，就是要對工程建設的材料進行全程監(jiān)控，因為材料是保證工程質(zhì)量的重要 基礎，正是因為材料的重要作用，我們應當利用各種有效地手段對材料的采購、運輸以及儲存最終的使用等環(huán)節(jié)進行全程的監(jiān)控。

2.3 規(guī)范基建工程項目的檔案管理

要想規(guī)范的管理檔案，首先就需要根據(jù)油田社區(qū)的實際特征對油田基建工程項目的檔案進行制度上的構建和改進，從而形成完整的檔案管理制度，有了合理有效的檔案管理制度，就可以有效地提高基建工程項目檔案管理的科學性，從而可以進一步的利用先進和科學的檔案管理方法來提高檔案管理的質(zhì)量。在工程項目建設中，合同作為基建工程的基礎性文件對于整個項目的檔案管理都會產(chǎn)生重要影響，因而要保證其完整性，并以合同為主線對設計工程建設的相關文件、資料和檔案進行管理，從而有效的提高檔案管理水平。

3 總結

總之，要想提高油田社區(qū)整個基建項目的管理質(zhì)量，就需要針對油田的諸多獨特性特征和油田社區(qū)的建設要求，克服存在的問題，通過對整個項目進行全面而合理的管理使油田社區(qū)的基建工程在管理中達到完善和科學的層次，從而從根本上提高油田社區(qū)基建項目的管理水平和質(zhì)量。

參考文獻：

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