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企業(yè)文件檔案管理精選(九篇)

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企業(yè)文件檔案管理

第1篇:企業(yè)文件檔案管理范文

關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)技術(shù);檔案管理;企業(yè)管理;階段

中圖分類號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同,可以把其劃分為以下三大階段:

1 現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)(MIS?的建立,什么是MIS,解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同,但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的,即其一,管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng),并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始,應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化,運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后,把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理,極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后,再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理,實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化;其二,管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的,是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括:其一,用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫,然后按不同的要求,利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等;其二,用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征,檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件;其三,用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況,包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率,檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之,在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初,現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

2 現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段,所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響,而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此,為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換,減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入,規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口,就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究,開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前,一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件,進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于,現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?,F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異,但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化,并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

3 電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月,國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議,會(huì)上宋健主任指示:這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。1998年1月9日,王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出:要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn),為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。1998年8月11日-13日,國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。1998年8月23日,國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見,有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件,我國《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》?GB/T17678-1999?把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理,按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上,并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念,不妨從與其最臨近的概念--機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件?最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40-50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變,至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化,而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異,有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面:

其一,生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”,即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義:第一,通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū);第二,從某一形式的記錄媒體,如磁帶讀出信息??梢姡瑥?fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段,計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的,它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同,電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物,是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二,管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法,因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上,它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系,根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三,存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì),還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四,管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段,紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體,而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段,電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體,但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體,文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

4 結(jié)語

綜上可見,從機(jī)讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變,體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動(dòng)態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展,以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要,將使得企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。

參考文獻(xiàn)

第2篇:企業(yè)文件檔案管理范文

在新的形式下,企業(yè)的檔案管理人員需要與時(shí)俱進(jìn),不斷的分析與研究新形勢(shì)下的檔案工作,提高檔案的的利用率,以此更好的發(fā)揮檔案的價(jià)值,為企業(yè)更好的服務(wù)。

1.1爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持

從我國的《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法來看,我國十分重視企業(yè)的檔案管理工作。所以,企業(yè)應(yīng)該積極的相應(yīng)國家的號(hào)召,加大對(duì)《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法的學(xué)習(xí)、宣傳工作,在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部認(rèn)真、徹底的貫徹實(shí)施。另外,企業(yè)檔案管理的相關(guān)工作人員還要想盡一切辦法讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視企業(yè)的檔案管理,讓領(lǐng)導(dǎo)把檔案管理納入企業(yè)發(fā)展的計(jì)劃表里,另外,能夠劃撥一定的經(jīng)費(fèi)用于企業(yè)檔案庫的建設(shè)、檔案開發(fā)利用成果的開發(fā),以此確保檔案的文化建設(shè)能夠與企業(yè)的發(fā)展保持步調(diào)一致。

1.2積極開展企業(yè)檔案隊(duì)伍建設(shè)

加大企業(yè)檔案管理相關(guān)工作人員的培養(yǎng)、引進(jìn),只有擁有一批高素質(zhì)的工作人員才能夠保證企業(yè)文化建設(shè)有條不紊的進(jìn)行。企業(yè)想要快速的建設(shè)企業(yè)文化,就必須要先建立一支高素質(zhì)、人才結(jié)構(gòu)合理、能夠適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理的專業(yè)隊(duì)伍,并且給這些員工提供定期的培訓(xùn)指標(biāo),讓每個(gè)人都有機(jī)會(huì)參加國家、省市級(jí)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),以此提高員工的綜合素質(zhì)。

1.3理順企業(yè)檔案工作管理體制

企業(yè)的管理者要提高自身的格局,把企業(yè)放在戰(zhàn)略以及全局的高度,增強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)的使命感,結(jié)合企業(yè)自身的情況,確定能夠快速適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制要求的企業(yè)管理模式,保證企業(yè)的檔案管理工作能夠緊跟企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)的檔案管理工作要在各級(jí)檔案行政主管部門以及行業(yè)主管部門的監(jiān)督指導(dǎo)下,實(shí)行負(fù)責(zé)制,保證每個(gè)人都有各自的工作,如果某個(gè)檔案管理工作中出現(xiàn)問題,那么就一定要追究其責(zé)任。另外,檔案管理在企業(yè)統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一的管理、統(tǒng)一的制度、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)之下,分級(jí)保管企業(yè)在發(fā)展過程中所形成的各式各樣的檔案,并且監(jiān)督各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu),保證企業(yè)的檔案管理處于可控的狀態(tài)之下。

1.4加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)以及通訊技術(shù)的飛速發(fā)展,企業(yè)檔案管理的模式必然要發(fā)生歷史性的變革,適應(yīng)現(xiàn)代信息化社會(huì)是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。企業(yè)應(yīng)該在現(xiàn)代技術(shù)的幫助下,科學(xué)的規(guī)劃檔案的信息化建設(shè),一是要加強(qiáng)企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè),保證各類檔案都能夠快速的用電子文件加以保存,同時(shí)對(duì)于已經(jīng)歸檔了的電子文件要能夠合理的分類,保證企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)能夠輕易的查閱各種電子檔案;二是借助檔案管理系統(tǒng)的共享平臺(tái),通過網(wǎng)絡(luò)能夠及時(shí)的提供實(shí)時(shí)的檔案管理服務(wù),逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)“檔案存儲(chǔ)數(shù)字化,檔案管理數(shù)字化以及檔案利用網(wǎng)絡(luò)化”的格局。

1.5提供優(yōu)質(zhì)的企業(yè)檔案利用服務(wù)

企業(yè)的檔案工作需要一個(gè)明確的目標(biāo),那就是盡量滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任等等方面的需求,加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用率;促進(jìn)檔案資源能夠直接為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值;服務(wù)企業(yè)的內(nèi)部管理、文化建設(shè)等等。加強(qiáng)企業(yè)檔案文化建設(shè),為企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展?fàn)I造一個(gè)良好的環(huán)境,利用現(xiàn)代高度發(fā)達(dá)的技術(shù)擴(kuò)大檔案文化影響,提高企業(yè)檔案工作管理水平,從而為企業(yè)進(jìn)行文化建設(shè),提升核心競爭力作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

2.結(jié)語

第3篇:企業(yè)文件檔案管理范文

隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和改革開放的不斷深入,經(jīng)濟(jì)與文化一體化發(fā)展的趨勢(shì)越來越突出,許多企業(yè)越來越注重企業(yè)文化建設(shè)。而煤炭企業(yè)檔案作為企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和,一方面它記述和反映了煤炭企業(yè)文化建設(shè)的歷史進(jìn)程,可為新時(shí)期企業(yè)文化建設(shè)提供借鑒和依據(jù);另一方面,對(duì)煤炭企業(yè)檔案加強(qiáng)管理的本身就是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分。總之,煤炭企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中有著不可替代的重要作用。

【關(guān)鍵詞】

煤炭企業(yè);檔案管理;企業(yè)文化建設(shè)

隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和改革開放的不斷深入,經(jīng)濟(jì)與文化一體化發(fā)展的趨勢(shì)越來越突出,許多企業(yè)越來越開始注重樹立自我形象和企業(yè)精神。它們?cè)谏a(chǎn)、經(jīng)營、管理、銷售等活動(dòng)中逐漸形成具有企業(yè)自身特色的一種新穎的社會(huì)文化現(xiàn)象——企業(yè)文化。

1 企業(yè)檔案和企業(yè)文化的基本內(nèi)涵

企業(yè)檔案是在企業(yè)活動(dòng)中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的信息材料——包括文字、圖表、影片、照片、錄音帶、錄像帶、光盤等,是“企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和”。企業(yè)檔案,一方面它記述和反映了企業(yè)文化建設(shè)的歷史,可為新時(shí)期企業(yè)文化建設(shè)提供借鑒和依據(jù);另一方面,對(duì)它加強(qiáng)管理的本身就是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分。企業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)、且已經(jīng)在企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮出了越來越重要的作用。

企業(yè)文化是“企業(yè)和企業(yè)職工在一定的歷史環(huán)境中,在民族文化和現(xiàn)代意識(shí)影響下,在生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、管理等活動(dòng)中逐漸形成的具有企業(yè)特點(diǎn)的群體意識(shí),以及這個(gè)群體意識(shí)的價(jià)值觀念、思維方式、行為準(zhǔn)則和道德規(guī)范等”。企業(yè)文化建設(shè)是構(gòu)成企業(yè)的最基本的建設(shè),是企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要戰(zhàn)略措施。

2 煤炭企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)的關(guān)系

2.1 煤炭企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設(shè)提供了大量的歷史文獻(xiàn),是企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考,對(duì)企業(yè)文化建設(shè)起著宣傳推廣和教育作用

煤炭企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分,推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)的發(fā)展過程。企業(yè)文化建設(shè)需要企業(yè)成長、發(fā)展歷程的真實(shí)記載,需要有關(guān)企業(yè)經(jīng)營哲學(xué)和企業(yè)精神文化宣傳的記載,而煤炭企業(yè)檔案作為記錄企業(yè)成長、發(fā)展歷程的載體,真實(shí)地記錄了煤炭企業(yè)文化建設(shè)所需的全部資料,它為能為煤炭企業(yè)文化建設(shè)提供寶貴的材料,是煤炭企業(yè)文化建設(shè)的保障。煤炭企業(yè)檔案工作者在收集企業(yè)檔案時(shí),要充分考慮企業(yè)文化建設(shè)的需求,分析哪些文件、檔案或資料是企業(yè)文化建設(shè)所需的資料和素材,能推進(jìn)企業(yè)文化的建設(shè)進(jìn)程。因此,企業(yè)檔案工作者必須具備較強(qiáng)的企業(yè)文化建設(shè)敏感性和企業(yè)文化建設(shè)意識(shí)。

2.2 煤炭企業(yè)文化建設(shè)影響著檔案的收集范圍和檔案的價(jià)值和鑒定工作

煤炭企業(yè)檔案的價(jià)值表現(xiàn)為企業(yè)檔案客體對(duì)企業(yè)主體的需求和滿足程度。煤炭企業(yè)檔案價(jià)值受多種因素的影響和制約呈現(xiàn)出大小不一的價(jià)值體現(xiàn),對(duì)企業(yè)經(jīng)營決策有用的企業(yè)檔案,其檔案價(jià)值要大于對(duì)企業(yè)經(jīng)營決策沒用的檔案。煤炭企業(yè)檔案價(jià)值的鑒定工作帶有較強(qiáng)的主觀性,受多種因素的影響。煤炭企業(yè)文化建設(shè)作為企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成部分,不僅是企業(yè)檔案信息收集的重點(diǎn),同時(shí)它也影響著企業(yè)檔案信息價(jià)值的鑒定工作。在企業(yè)檔案價(jià)值鑒定過程中充分考慮企業(yè)文化建設(shè)的影響,使企業(yè)檔案價(jià)值表現(xiàn)出多重價(jià)值,賦予企業(yè)檔案更為豐富的價(jià)值內(nèi)涵。

3 加強(qiáng)企煤炭業(yè)人事檔案工作,實(shí)現(xiàn)以人為本的人力資源管理文化

煤炭企業(yè)人事檔案作為企業(yè)選用人才、開發(fā)人力資源的基礎(chǔ),是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。優(yōu)化煤炭企業(yè)人力資源管理,離不開煤炭企業(yè)人事檔案工作的支持,與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切關(guān)系。企業(yè)人事檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于在企業(yè)內(nèi)部最優(yōu)化地配置人才,做到“人盡其才,才盡其用”,提高企業(yè)的核心競爭力。因此,企業(yè)在選聘、考察員工的時(shí)候,不僅要看他現(xiàn)在的工作能力和水平,還要了解每個(gè)員工的全部歷史和工作情況。人事檔案是個(gè)人社會(huì)經(jīng)歷和實(shí)踐活動(dòng)的全部記載,較為全面地反映了個(gè)人的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德和素質(zhì)等基本內(nèi)容。

健全煤炭企業(yè)人事檔案制度,優(yōu)化開發(fā)企業(yè)人力資源管理系統(tǒng),應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面出發(fā):完善健全人事檔案內(nèi)容制度,適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理和時(shí)展的要求;結(jié)合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系,對(duì)人事檔案工作進(jìn)行評(píng)估,形成切合企業(yè)實(shí)際的人才評(píng)價(jià)體系;企業(yè)人事檔案實(shí)行社會(huì)化開放式的管理模式。

4 建立企業(yè)形象系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的文化價(jià)值

煤炭企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)可靠的原始記錄。它反映了企業(yè)在其日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中的全部活動(dòng),蘊(yùn)含著企業(yè)深厚的文化底蘊(yùn),囊括了企業(yè)豐富的信息資源。企業(yè)形象是社會(huì)公眾對(duì)企業(yè)及其行為產(chǎn)生的各種感知、看法、認(rèn)識(shí)、感情的綜合印象,是企業(yè)以體貌特征等圖像形式表現(xiàn)出來的企業(yè)文化。企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳,是企業(yè)管理文化的不同層面,它們都對(duì)企業(yè)管理起到了積極的促進(jìn)作用,是企業(yè)管理體系中不可缺少的一部分。良好的企業(yè)形象,不僅能推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng),還能在企業(yè)外部產(chǎn)生巨大的形象推動(dòng)力,給企業(yè)帶來不可估量的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。企業(yè)檔案中記載的企業(yè)在成長、發(fā)展歷程中所榮獲的各種獎(jiǎng)項(xiàng)和成果,都是樹立企業(yè)形象的典型素材。

煤炭企業(yè)檔案與煤炭企業(yè)形象宣傳有著極其密切的關(guān)系,企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳都是企業(yè)的寶貴財(cái)富,都能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,對(duì)企業(yè)的生存與發(fā)展具有重要的作用。因此,煤炭檔案信息中心應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與企業(yè)宣傳部門合作,積極開發(fā)深層次的檔案信息資源,為煤炭企業(yè)的發(fā)展做好專題服務(wù)工作。煤炭企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)可以收集企業(yè)榮譽(yù)檔案,對(duì)榮譽(yù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一保管,通過整理榮譽(yù)檔案,提取出最能代表企業(yè)精神和價(jià)值觀念的典型代表,樹立能代表企業(yè)經(jīng)營理念的形象,成為企業(yè)的無形資產(chǎn)。編寫先進(jìn)人物宣傳冊(cè),發(fā)揮企業(yè)英雄模范作用。煤炭企業(yè)先進(jìn)人物是企業(yè)精神的體現(xiàn),是企業(yè)行為和群體行為規(guī)范化和合理化的優(yōu)秀代表,是無數(shù)默默無聞的員工點(diǎn)點(diǎn)滴滴的企業(yè)精神實(shí)踐的集中反映,是企業(yè)組織力量的縮影,是企業(yè)文化的樞紐。企業(yè)發(fā)現(xiàn)了這樣的英雄人物,將其行為和實(shí)際行動(dòng)表現(xiàn),及其所創(chuàng)造的成果與企業(yè)的價(jià)值觀聯(lián)系起來,將其作為人們學(xué)習(xí)的典范加以表彰、宣傳和榜樣化。煤炭企業(yè)先進(jìn)人物的模范帶頭作用有利于影響其他員工形成和堅(jiān)持正確的觀念。企業(yè)利用檔案信息資源,挖掘企業(yè)的品牌價(jià)值,樹立企業(yè)的外在社會(huì)形象和企業(yè)內(nèi)部的英雄人物形象,提升企業(yè)社會(huì)地位,增加企業(yè)的文化附加值,不僅拓展了企業(yè)檔案信息中心的檔案保管和提供利用職能,豐富了企業(yè)檔案工作的內(nèi)容,還在很大程度上推動(dòng)了企業(yè)文化建設(shè)的進(jìn)程,促進(jìn)企業(yè)全面經(jīng)營管理的發(fā)展。

綜上,煤炭企業(yè)檔案作為企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考,作為煤炭企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù),在煤炭企業(yè)文化建設(shè)中有著不可替代的重要作用。隨著越來越多的煤炭企業(yè)開始重視企業(yè)文化建設(shè),煤炭企業(yè)文化建設(shè)的力度將越來越大,方式將越來越多樣,內(nèi)容也將越來越寬廣。所以,對(duì)于煤炭企業(yè)來說,這就要求廣大煤炭企業(yè)檔案工作者既要在思想上高度重視,又要在行動(dòng)上主動(dòng)探索,更要在實(shí)踐上積極創(chuàng)新,使企業(yè)檔案工作跟上形勢(shì)的發(fā)展,在煤炭企業(yè)的文化建設(shè)中發(fā)揮出新的作用。

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第4篇:企業(yè)文件檔案管理范文

關(guān)鍵詞: 企業(yè)職工檔案 存在問題 對(duì)策

企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的重要文字材料,是職工完整的歷史記錄。它關(guān)系到職工職稱評(píng)定、失業(yè)保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等許多方面,是職工享受各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)待遇和辦理退休手續(xù)的主要依據(jù),是國家檔案的組成部分。因此,有效地管理和利用企業(yè)職工檔案,對(duì)落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、維護(hù)企業(yè)職工利益,維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定,完善勞動(dòng)力市場(chǎng),構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)具有十分重要的意義。

一、當(dāng)前企業(yè)職工檔案工作存在的問題

原勞動(dòng)部、國家檔案行政部門于1992年頒布的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》,已經(jīng)不能適應(yīng)新的形勢(shì)發(fā)展需要,隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革進(jìn)一步深入,企業(yè)實(shí)行改制、破產(chǎn)已進(jìn)入掃尾階段,原有的企業(yè)職工檔案歸用人單位或主管單位管理已不再存在,現(xiàn)在企業(yè)職工檔案工作面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。目前主要存在以下四個(gè)方面的問題:

(一)管理機(jī)制滯后

1、現(xiàn)行檔案管理體制與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)?,F(xiàn)在企業(yè)職工檔案由多個(gè)部門管理,職責(zé)分工交叉重迭。人事部門管理干部身份的職工檔案,勞動(dòng)和社會(huì)保障部門管理改制、破產(chǎn)和下崗分流人員職工檔案,其中內(nèi)退和退休由養(yǎng)老保險(xiǎn)所屬經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理。這種管理方式,有悖于企業(yè)實(shí)行的全員勞動(dòng)合同制,給企業(yè)的職工基礎(chǔ)管理工作帶來許多麻煩,也不利于維護(hù)職工個(gè)人利益,促進(jìn)勞動(dòng)力合理有序流動(dòng),建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動(dòng)力市場(chǎng)。

2、改制、破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案走向不清。改制、破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案歸市勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門的技術(shù)工人交流中心管理,而有些改制企業(yè)的職工檔案,最近則歸其主管單位市經(jīng)貿(mào)委管理,有的職工檔案暫歸留守處管理,造成管理混亂,查找困難。企業(yè)的職工到退休或落實(shí)有關(guān)優(yōu)惠政策時(shí),只知道都到勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門找,時(shí)常有找不到的情況發(fā)生,給職工帶來極大的不便。

3、職工檔案管理的利益與責(zé)任關(guān)系不明。企業(yè)改制時(shí),由于接收職工檔案有一筆費(fèi)用,有些主管單位就爭著要接收被改制企業(yè)的職工檔案。待費(fèi)用用完之后,又覺得這些檔案是累贅,想移交給勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門的技術(shù)工人交流中心,可技術(shù)工人交流中心又是自收自支的單位,不交費(fèi)用則拒絕免費(fèi)管理檔案。

4、解除勞動(dòng)關(guān)系人員檔案轉(zhuǎn)移不明確。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的導(dǎo)入,改制、破產(chǎn)企業(yè)逐步增多,解除勞動(dòng)關(guān)系人員的檔案后續(xù)問題日益呈現(xiàn),解除勞動(dòng)關(guān)系人員在與企業(yè)解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí),企業(yè)給予員工一次性經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金,在得到經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金后,員工的檔案能否轉(zhuǎn)移沒有明確的政策性文件。

(二)領(lǐng)導(dǎo)管理檔案意識(shí)淡薄

1、重視程度不夠。企業(yè)是以營利為目的從事生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)組織,受習(xí)慣定式的影響,有些單位的領(lǐng)導(dǎo)和部分同志認(rèn)為檔案工作不如其他工作重要,沒有把檔案工作擺到應(yīng)有的位置,檔案所需經(jīng)費(fèi)短缺、發(fā)展后勁不足,導(dǎo)致了檔案工作處于被動(dòng)應(yīng)付局面,難以高質(zhì)量地完成職工檔案工作。隨著改革的全面深化,企業(yè)精簡人員編制,檔案管理體制受到?jīng)_擊,有的被削弱,有的被精簡,檔案管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象較為普遍,不能集中精力開展檔案工作。

2、檔案意識(shí)逐漸淡化。由于企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革進(jìn)程的不斷加快,其中大部分企業(yè)改制成非公有制企業(yè),企業(yè)人事檔案管理工作遇到了前所未有的新問題。保留在留守處或老廠人員檔案雖然名義上有主管單位,但受方方面面因素的影響,這些單位的檔案多數(shù)被遺忘在角落,甚至丟失;而無留守處的單位,則企業(yè)職工提著檔案回家,自己拿著檔案回家涂改。改制企業(yè)中,有的片面地認(rèn)為,企業(yè)經(jīng)營者與員工是“雇傭關(guān)系”,用的是職工現(xiàn)有的勞動(dòng)力,花功夫、費(fèi)財(cái)力抓職工檔案管理沒有必要,因而,不能把職工檔案管理工作列入工作日程,造成了職工檔案收集、整理、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)問題倍出,嚴(yán)重影響了工作的正常開展。甚至有的企業(yè)負(fù)責(zé)人為達(dá)到控制職工的目的,扣押檔案不給,使職工辦不成調(diào)動(dòng)手續(xù)。這些問題的出現(xiàn),影響了檔案管理的嚴(yán)肅性,更侵害了職工個(gè)人利益。

(三)管理方法落后

職工檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。多數(shù)企業(yè)檔案室設(shè)備陳舊,管理手段落后,檔案管理“八防”達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。職工檔案管理停留在傳統(tǒng)的手工管理方式,只滿足于不丟失,裝進(jìn)袋子,鎖進(jìn)柜子。在運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化手段,充分利用檔案資源,提高隊(duì)伍素質(zhì),促進(jìn)企業(yè)發(fā)展方面下功夫不夠。

(四)檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作,需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低,文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要。有些人員責(zé)任心不強(qiáng),造成企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料,致使有的檔案錯(cuò)漏百出,給勞動(dòng)保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致,前后出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間,個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。

二、解決企業(yè)職工檔案工作存在問題的對(duì)策

要解決企業(yè)職工檔案工作存在問題,必須貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,堅(jiān)持以人為本,以創(chuàng)新為動(dòng)力,以檔案信息化建設(shè)為手段,以服務(wù)為方向,促進(jìn)企業(yè)職工檔案工作向科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

(一)建立與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的現(xiàn)代管理體制

1、要明確檔案的管理機(jī)構(gòu)。當(dāng)?shù)卣畱?yīng)制定本地《企業(yè)職工檔案管理辦法》,明確規(guī)定檔案管理者,一是經(jīng)當(dāng)?shù)貏趧?dòng)和社會(huì)保障行政部門認(rèn)定后,具備保管條件的的用人單位,二是當(dāng)?shù)貏趧?dòng)和社會(huì)保障行政部門的技術(shù)工人交流中心。嚴(yán)禁職工個(gè)人或他人保管檔案,民營中介服務(wù)機(jī)構(gòu)也不得保存職工檔案。

2、要明確改制、破產(chǎn)企業(yè)職工檔案的流向和歸屬。企業(yè)合并、重組、破產(chǎn)后,對(duì)有單位接收的人員應(yīng)及時(shí)將其檔案辦理交接;對(duì)臨時(shí)未落實(shí)單位人員,歸勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門的技術(shù)工人交流中心管理,待落實(shí)單位后,辦理轉(zhuǎn)遞;對(duì)解除勞動(dòng)關(guān)系的人員,其檔案歸勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門的技術(shù)工人交流中心管理;對(duì)下崗人員的檔案,應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞到勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門的技術(shù)工人交流中心保存,以便再就業(yè)時(shí)使用。

3、管理方式應(yīng)適應(yīng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和新型勞動(dòng)力市場(chǎng)發(fā)展的需要,由現(xiàn)在的多級(jí)分散管理逐步過渡為集中統(tǒng)一管理。有條件的大中型企業(yè)由勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門、檔案行政部門指導(dǎo),獨(dú)立管理職工檔案,小型企業(yè)和私營、個(gè)體、外資企業(yè)的職工檔案由當(dāng)?shù)貏趧?dòng)保障局的技術(shù)工人交流中心管理。應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),建立個(gè)人檔案與養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、再就業(yè)等一條龍管理體系,這樣既能有效地保障職工個(gè)人利益,方便企業(yè)的職工管理工作,杜絕檔案管理中不良現(xiàn)象的發(fā)展,又能充分發(fā)揮勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門的服務(wù)職能,提高辦事效率。今后將逐步過渡到對(duì)本地區(qū)企業(yè)職工檔案實(shí)行由當(dāng)?shù)貏趧?dòng)和社會(huì)保障行政部門集中統(tǒng)一保管,由當(dāng)?shù)貦n案行政部門統(tǒng)一進(jìn)行監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo),將職工的檔案劃分為在職、失業(yè)和勞動(dòng)事務(wù)三個(gè)部分,實(shí)行統(tǒng)一化、規(guī)范化的管理,查閱取證制度化、網(wǎng)絡(luò)化。此舉可避免職工檔案在企業(yè)的隨意性和職工流動(dòng)、再就業(yè)等統(tǒng)計(jì)查詢的不穩(wěn)定因素,為當(dāng)前的下崗、失業(yè)人員再就業(yè)以及職工辦理退休等提供方便。

(二)強(qiáng)化檔案意識(shí),提高企業(yè)職工檔案工作地位

加強(qiáng)宣傳,提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。一是充分利用報(bào)紙、電視等媒體,加大檔案法規(guī)及有關(guān)勞動(dòng)保障法規(guī)的宣傳。采取正反兩方面宣傳手法,通過法院對(duì)有關(guān)丟失職工檔案處置的案例宣傳,轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視職工檔案的現(xiàn)狀。另外通過依法管檔用檔事例的正面宣傳,使他們把檔案工作納入重要議事日程,并使之在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和企業(yè)計(jì)劃中占據(jù)一定的位置。二要通過各種有效的輿論形式及培訓(xùn)形式,使企業(yè)職工檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和作用,最大限度地被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解和認(rèn)識(shí),工作實(shí)踐中自覺地形成利用檔案、關(guān)心重視和支持檔案工作,加大職工檔案工作經(jīng)費(fèi)投入,使職工檔案工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來,促進(jìn)企業(yè)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

(三)加強(qiáng)管理,形成科學(xué)完善的管理機(jī)制

1、加強(qiáng)宏觀指導(dǎo)。勞動(dòng)和保障行政部門對(duì)企業(yè)職工檔案工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo),檔案行政部門對(duì)企業(yè)職工檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。

2、提高檔案工作的規(guī)范化程度。為了使檔案管理程序化、規(guī)范化、科學(xué)化,必須結(jié)合職工檔案工作實(shí)際建立健全各項(xiàng)制度,并嚴(yán)格執(zhí)行制度,檢查落實(shí)制度,切實(shí)做到有法必依,有章可循。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度,對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者,依法進(jìn)行處理。

3、做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。檔案管理單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《勞動(dòng)法》和《檔案法》,健全檔案管理制度,認(rèn)真負(fù)責(zé)地為每一個(gè)職工記錄、收集、整理、保管好檔案材料,定期督促、檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改,保證職工檔案的完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用。

4、提高檔案管理現(xiàn)代化水平。隨著檔案現(xiàn)代化管理的深入,隨著信息時(shí)代的到來,各種現(xiàn)代化設(shè)施以迅雷不及掩耳之勢(shì)襲來,使計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)生了新的變革,正邁向信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代。我國傳統(tǒng)的職工檔案管理應(yīng)由控制性、分散性管理轉(zhuǎn)向服務(wù)性、集中性管理,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為我們提供了發(fā)展的契機(jī)。要不斷強(qiáng)化檔案管理人員現(xiàn)代化管理意識(shí),對(duì)他們進(jìn)行現(xiàn)代化微機(jī)知識(shí)培訓(xùn),并熟練掌握有關(guān)知識(shí)。要重視運(yùn)用現(xiàn)代設(shè)備手段,對(duì)職工人事檔案信息進(jìn)行篩選、整理、加工,形成人事檔案的信息精品,充分發(fā)揮現(xiàn)代化工具的作用。

(四)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提高檔案管理人員的素質(zhì)

人才是事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵,把檔案干部培養(yǎng)成學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型人才是新形勢(shì)下做好企業(yè)職工檔案工作,開創(chuàng)新局面的前提和保證。要從促進(jìn)事業(yè)發(fā)展出發(fā),堅(jiān)持以人為本,積極實(shí)施人才工程,努力構(gòu)造一個(gè)發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才、使用人才、儲(chǔ)備人才的良好機(jī)制,建立一支業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的職工檔案管理隊(duì)伍。

1、要嚴(yán)把選人關(guān)。檔案工作是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作,根據(jù)新形勢(shì)檔案工作的需要,選配檔案管理人員時(shí),要注重選拔思想政治素質(zhì)高,年紀(jì)輕、學(xué)歷高、擅長計(jì)算機(jī)操作,有一定工作能力和文字水平的人員從事職工檔案工作。

2、要強(qiáng)化培訓(xùn),優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。注重實(shí)用性,以整代訓(xùn)。分期分批集中檔案管理人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí),圍繞疑難問題進(jìn)行研究探討,以達(dá)到取長補(bǔ)短,共同提高的目的。同時(shí)積極鼓勵(lì)檔案管理人員在職自學(xué),并加強(qiáng)自學(xué)情況檢查和督促,從業(yè)務(wù)能力方面提高檔案管理人員的整體水平。定期召開改制企業(yè)職工檔案工作座談會(huì)、研討會(huì),交流改制企業(yè)職工檔案管理經(jīng)驗(yàn),解決疑難問題,研究新的發(fā)展思路,提升工作水平。

3、要健全目標(biāo)管理。把檔案管理人員的工作成績納入崗位目標(biāo)管理,并與年終考核相結(jié)合,從而促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提高。

4、要引入競爭,形成有效激勵(lì)機(jī)制。檔案管理的核心就是將人力資源當(dāng)中蘊(yùn)藏的一切力量都挖掘和發(fā)揮出來。在這一過程中有效利用激勵(lì)機(jī)制是調(diào)動(dòng)人的積極性和創(chuàng)造性的重要手段。一是人性激勵(lì)。注重從政治待遇、生活待遇等各方面關(guān)心愛護(hù)檔案管理人員,大力調(diào)動(dòng)檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性。二是知識(shí)激勵(lì)。在創(chuàng)造條件對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí),鼓勵(lì)他們自學(xué)成才和參加各種繼續(xù)教育活動(dòng),對(duì)自學(xué)成才者重新量才使用。三是目標(biāo)激勵(lì)。根據(jù)工作任務(wù)科學(xué)、合理地制定目標(biāo)及目標(biāo)完成與否的獎(jiǎng)懲制度,從而激勵(lì)每一位檔案工作者為完成這些目標(biāo)去發(fā)揮聰明才智,使一切有利于檔案事業(yè)發(fā)展的有生力量盡情地迸發(fā)出來。

第5篇:企業(yè)文件檔案管理范文

網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)正在改變著我們的生活,特別是人事檔案開放化管理需求給檔案工作帶來了新的契機(jī),這對(duì)檔案管理提出了新的和更高的要求。隨著檔案數(shù)量和種類的逐漸增多,改變舊有的模式,利用現(xiàn)代科技和信息技術(shù),向檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化變革,加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè),已經(jīng)成為人事檔案管理的一個(gè)主要趨勢(shì)和重要途徑。1.建立健全檔案信息化體系。人事檔案只是企業(yè)檔案的一部分,在加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的同時(shí)也應(yīng)積極推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的全面改革,從意識(shí)入手,建立健全檔案信息化體系,加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程,同時(shí)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化,檔案管理人員可以及時(shí)跟蹤相關(guān)人事事務(wù)管理動(dòng)態(tài),能更加主動(dòng)地抓取到有價(jià)值的檔案信息,改變檔案管理工作以往的被動(dòng)局面,使檔案管理工作真正適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代要求。2.建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。人事檔案管理是一個(gè)漫長的過程,從入學(xué)直到終生形成的材料是永久保存的,信息量非常龐大。人事檔案記載的信息是與職工的切身利益密切相關(guān)的,變動(dòng)大且復(fù)雜,以往的紙質(zhì)檔案數(shù)量多,使得管理和查閱都很不方便。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建立后,除了個(gè)人基本信息外,職稱評(píng)聘、工資晉升、干部考核等對(duì)于提拔、晉升職稱等方面具有證據(jù)性與法律意義的檔案信息都可以從數(shù)據(jù)庫中求得,人員信息的變動(dòng)也可以及時(shí)得到更新,充分滿足參考利用的需求,使檔案信息查詢更快速,從而使人事檔案管理更科學(xué)、高效。3.形成數(shù)字檔案,增加檔案的異質(zhì)存儲(chǔ)模式。紙質(zhì)人事檔案是最原始的證據(jù)材料,具有非常權(quán)威的客觀性,尤其一些重要的人物,他們的檔案更具有史料價(jià)值。初步統(tǒng)計(jì)每份檔案平均每年用于調(diào)工資、評(píng)職稱等信息查閱要被翻閱兩三次,人事工作中也經(jīng)常要翻閱查詢有關(guān)人員的信息,不利于紙質(zhì)檔案的保存,因此對(duì)紙質(zhì)檔案的有效保護(hù)成為檔案管理的重點(diǎn),而對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理便是最佳保護(hù)手段。對(duì)那些容易受損壞、利用頻率高、容量大的重要檔案信息,通過掃描等技術(shù)處理后形成檔案原始圖像數(shù)據(jù),便于保存和提取,紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)向電子化的轉(zhuǎn)變,有利于人事檔案紙質(zhì)載體的保護(hù)。4.人事檔案信息化建設(shè)的作用。人事檔案的一個(gè)重要作用是干部選拔任用的考察憑證,管理好人事檔案有利于組織人事部門“選人用人”以及考核職工的工作。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)考察干部和組織人事部門考核企業(yè)職工的工作情況將變得直觀、快捷,對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解和掌握干部隊(duì)伍狀況,考核現(xiàn)職干部在“德、能、勤、績、廉”方面的最新信息能夠起到無法估量的作用,能有效地提高人事檔案信息的利用和使用價(jià)值,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)。

二、創(chuàng)新是人事檔案工作發(fā)展的時(shí)代要求

檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新,只有通過檔案工作的創(chuàng)新,才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。信息化時(shí)代企業(yè)人事檔案管理只有服務(wù)于社會(huì),跟上未來發(fā)展的步伐,才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要,促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。1.從服務(wù)方式上創(chuàng)新。按照國家有關(guān)規(guī)定,人事檔案的密級(jí)定為“秘密”級(jí)以上,這便給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗,為提供利用設(shè)置了重重關(guān)卡,使人事檔案工作的服務(wù)內(nèi)容趨于閉塞?!耙匀藶楸尽?、“為人民服務(wù)”是檔案工作的中心所在,首先要服務(wù)好人,才能做好管理工作,要使檔案工作的作用充分發(fā)揮出來,檔案服務(wù)方式必須有所創(chuàng)新。人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化,能更多地體現(xiàn)出人事信息的自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化與開放化。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫,在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享,使人事檔案不再神秘,每個(gè)人都可以在權(quán)限范圍內(nèi),自由查閱自己的基本信息和其他相關(guān)信息。檔案管理從閉塞走向開放,從以往的紙頁翻閱到如今的網(wǎng)絡(luò)即時(shí)檢索查詢,人事信息數(shù)據(jù)只需要一次錄入就可以多次反復(fù)利用,大大提高了檔案管理人員的工作效率。2.人事檔案對(duì)企業(yè)未來發(fā)展的作用。對(duì)人事檔案管理的形態(tài)要有所創(chuàng)新,不能始終局限在接收、整理、轉(zhuǎn)遞等傳統(tǒng)的工作形態(tài),要發(fā)揮人事檔案的作用,主動(dòng)分析人事檔案信息,較全面、歷史地再現(xiàn)各類人才的面貌、特點(diǎn)以及專長,有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律,更好地發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才,并為企業(yè)和部門合理地推薦優(yōu)秀人才,使得各類人才揚(yáng)長避短、在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中充分發(fā)揮才能貢獻(xiàn)自己的力量。人事檔案作為考察和了解人才的重要依據(jù),有助于企業(yè)開發(fā)人才資源,以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對(duì)人才的廣泛需求。如果沒有詳細(xì)的人事檔案信息分析,我們就無法清晰地了解企業(yè)整體的人才儲(chǔ)備情況,也就無法進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測(cè)。由此可見,做好企業(yè)人事檔案工作,對(duì)于人力資源需求預(yù)測(cè)是至關(guān)重要的。所以,企業(yè)人事部門要以企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)為立足點(diǎn),做好人事檔案管理和人事檔案信息綜合分析,為企業(yè)人力資源管理提供有效的服務(wù)。

三、加強(qiáng)人事檔案法律法制的建設(shè)

第6篇:企業(yè)文件檔案管理范文

我國改革開放36年來,科技水平不斷提高,特別是科技信息化的應(yīng)用越來越廣泛,互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用已經(jīng)位居世界第一。檔案是我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性資源,而企業(yè)人事檔案管理更是企業(yè)貫徹落實(shí)黨的十提出的“人才強(qiáng)國”戰(zhàn)略以及企業(yè)實(shí)施“人才強(qiáng)企”戰(zhàn)略的重要基礎(chǔ)和前提,加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)則更有利于發(fā)揮企業(yè)人事檔案的職能作用,為企業(yè)乃至國家提供更加真實(shí)、準(zhǔn)確、全面的人力資源特別是人才信息。盡管隨著我國工業(yè)化與信息化融合程度的不斷加深化,我國各類企業(yè)已經(jīng)開始運(yùn)用信息化手段管理人事檔案工作,但仍然存在著重視不夠、缺乏不足、應(yīng)用廣的問題。在我國大力實(shí)施“人才強(qiáng)國”戰(zhàn)略的新時(shí)期,研究企業(yè)人事管理信息化建設(shè)問題,不僅有利于提升企業(yè)人事檔案整體管理水平,面且對(duì)于推動(dòng)“人才強(qiáng)國”和“人才強(qiáng)企”戰(zhàn)略同樣具有重要意義。

一、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的重大價(jià)值重要意義

(一)有利于提高企業(yè)人事檔案管理水平

企業(yè)人事檔案作為是企業(yè)乃到至國家的重要信息資源,由于受條件限制,管理水平始終較低。,加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè),能夠使企業(yè)人事檔案管理步入更加科學(xué)化、規(guī)范化、制度化軌道,特別是通過信息化管理,能夠?qū)⑵髽I(yè)人事檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中,不僅便于保存,而且能夠通過程序設(shè)計(jì)來提高企業(yè)人事檔案管理水平,特別是能夠使企業(yè)人事檔案的應(yīng)用更加廣泛,對(duì)于提高我國企業(yè)人事檔案整體管理能力和效果具有重要意義。

(二)有利于促進(jìn)企業(yè)人事檔案資源共享

隨著我國科技信息化的快速發(fā)展,信息共建、共享、共用已經(jīng)成為一種趨勢(shì),而企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)能夠推動(dòng)企業(yè)人事檔案資源共享進(jìn)程,使企業(yè)人事檔案通過“開放性”來提高使用效率和使用效益。推動(dòng)企業(yè)人事檔案信息化建設(shè),能夠使企業(yè)更加全面、準(zhǔn)確、快速的獲取人力資源的基礎(chǔ)信息、個(gè)人發(fā)展、專業(yè)特長、工作業(yè)績等方面綜合信息,能夠改變傳統(tǒng)的人事檔案信息“紙質(zhì)化”不利于搜集、整理、分析的問題,有能夠使企業(yè)人事檔案發(fā)揮更大作用。

二、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

(一)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)重視不足

企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)盡管已經(jīng)得到越來越多企業(yè)的認(rèn)可,但由于人事檔案信息化建設(shè)需要投入大量的資金進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè),同時(shí)也需要對(duì)紙制檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,因而也需要大量的人力物力投入。由于企業(yè)都以追求企業(yè)效益“最大化”為目標(biāo),因而很多企業(yè)特別是中小企業(yè)對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠的重視,無論是硬件建設(shè),還是軟件建設(shè),都無法達(dá)到人事檔案管理信息化的要求,直接導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)落后,很多還是靠人工和紙質(zhì)進(jìn)行管理,這也直接影響了企業(yè)人事檔案管理水平的提高。

(二)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)比較單一

從我國企業(yè)人事檔案管理信息化總體情況來看,盡管我國很多企業(yè)特別是大中型企業(yè)都對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了有效的投入,但卻忽視了人事檔案管理信息化建設(shè)的管理和運(yùn)行,更多的是將人事檔案信息化建設(shè)作為保存檔案資料的載體,只是對(duì)企業(yè)人事檔案進(jìn)行了“數(shù)字化”處理,比較將資料保存到計(jì)算機(jī)或者記錄到光盤當(dāng)中,應(yīng)用十分有限。還有一些企業(yè)盡管應(yīng)用了人事檔案管理軟件,但更多的只是進(jìn)行錄入和查詢,對(duì)企業(yè)人力資源進(jìn)行分析和輔助決策的作用十分有限,這就導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)缺乏全面性和系統(tǒng)性。

(三)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)人員制約

企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè),必須有大量專業(yè)化、復(fù)合型的檔案管理人才支撐。由于我國很多企業(yè)特別是中小企業(yè)對(duì)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)重視和投入不足,因而我國企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)管理人員嚴(yán)重不足,有的企業(yè)根本沒有根本專業(yè)的信息化管理人員,導(dǎo)致信息化應(yīng)用只能走形式或走過場(chǎng)。盡管一些企業(yè)配備了專門的人事檔案信息化管理人員,但有的缺乏檔案管理能力,有的缺乏信息處理能力,有的缺乏職業(yè)道德水準(zhǔn),再加上缺乏對(duì)信息化管理的學(xué)習(xí)、研究和創(chuàng)新,因而在企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)過程中作用發(fā)揮有限,制約了企業(yè)人事檔案管理信息化水平的提高。

三、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

(一)加大企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)投入

如前文所述,企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)對(duì)加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理和推動(dòng)企業(yè)人事檔案資源共享,進(jìn)而發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理的職能作用具有重大價(jià)值。我國各類企業(yè)要把企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)納入企業(yè)管理體系當(dāng)中,建立信息人事檔案信息化管理機(jī)構(gòu),為人事檔案管理信息化建設(shè)奠定組織基礎(chǔ)。企業(yè)還要加大對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的投入,既要配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備,又要運(yùn)用符合企業(yè)實(shí)際的管理軟件,為企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造條件。

(二)完善企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)體系

企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè),并不是一個(gè)部門能夠做好的事情,必須調(diào)動(dòng)企業(yè)方方面面的力量,共同推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)。這就需要企業(yè)調(diào)動(dòng)一切積極因素,建立企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)工作體系,建立由檔案管理部門負(fù)責(zé)、相關(guān)部門配合的協(xié)調(diào)機(jī)制,實(shí)行“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)”,形成檔案管理信息化建設(shè)合力。要大力加強(qiáng)企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè),在此基礎(chǔ)上要推動(dòng)人事檔案管理的分析、咨詢、建議等輔助決策作用,真正發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的重要作用。

(三)建立企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)制度

加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理信息化制度建設(shè),對(duì)于推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)更加科學(xué)、規(guī)范、有序、高效具有重要作用。企業(yè)要從自身人事檔案管理信息化建設(shè)情況出發(fā),進(jìn)一步健全和完善信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),按照“目標(biāo)管理”的原則,建立信息化建設(shè)目標(biāo)、內(nèi)容、流程、應(yīng)用等一系列形之有效的制度體系,從企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)采集到后期錄入再到管理,都必須按照規(guī)定的流程進(jìn)行,確保企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。要建立企業(yè)人事檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制,加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的管理和維護(hù),出現(xiàn)問題及時(shí)解決,卻保穩(wěn)步運(yùn)行。

(四)打造企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍

與傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理相比,無論是工作內(nèi)容還是工作環(huán)境以及工作要求,信息化管理都更加復(fù)雜。,這就要求企業(yè)人事檔案管理部門加強(qiáng)信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè),將那些具備檔案管理、信息管理、企業(yè)管理等綜合管理能力的人員放到企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中,。同時(shí),還要加強(qiáng)對(duì)他們的教育和培訓(xùn)工作,使他們?cè)诶砟?、技術(shù)、管理、應(yīng)用方面始終走在前沿,為企業(yè)加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。

第7篇:企業(yè)文件檔案管理范文

一、燃?xì)馄髽I(yè)深化檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)的必要性

在燃?xì)馄髽I(yè)深化檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)的意義主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。首先,檔案管理信息平臺(tái)能夠切實(shí)的保證企業(yè)檔案信息管理的真實(shí)性、實(shí)效性、完整性以及可用性,與傳統(tǒng)的檔案管理手段相比,檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的這四種功能,這對(duì)提高企業(yè)檔案管理工作效率和效能具有十分積極的意義。其次,檔案管理信息平臺(tái)強(qiáng)化了檔案的實(shí)用性,通過信息管理平臺(tái),檔案使用者能夠快速的查找和檢索到自己需要的檔案信息,能夠在企業(yè)海量的檔案資料中迅速的定位自身的需要,而且還能夠檢索出其他相關(guān)的資料,與傳統(tǒng)手工檢索相比,定位更精確、迅速,內(nèi)容也更加豐富。最后,作為一個(gè)一體化的綜合信息管理平臺(tái),能夠促使企業(yè)檔案信息在縱向上實(shí)現(xiàn)貫通,橫向上實(shí)現(xiàn)信息集成,并且能夠?qū)崿F(xiàn)高度的信息共享,企業(yè)建立檔案管理信息平臺(tái)之后,能夠通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸、檔案管理自動(dòng)化,實(shí)現(xiàn)檔案信息利用在線化,這在一定程度上來說擴(kuò)寬了檔案信息的使用時(shí)間和空間,能夠?yàn)槠髽I(yè)戰(zhàn)略決策、企業(yè)管理提供更加及時(shí)的服務(wù)和參考。

二、檔案管理信息平臺(tái)在燃?xì)馄髽I(yè)中的建設(shè)探究和分析

1.確立檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)目標(biāo)

燃?xì)馄髽I(yè)建立檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)目標(biāo)是為企業(yè)檔案管理提供一個(gè)管理科學(xué)、功能齊全和優(yōu)質(zhì)服務(wù)的現(xiàn)代化管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。根據(jù)燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理工作的實(shí)際,檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)的具體目標(biāo)可以分為三個(gè)主要方面。首先,要在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)綜合檔案綜合管理平臺(tái),開展燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理工作,并且能夠在橫向和縱向上為檔案管理工作提供服務(wù),另外,還要建立一個(gè)對(duì)外統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口,能夠燃?xì)馄髽I(yè)管理中常用的OA辦公系統(tǒng)、GIS系統(tǒng)等數(shù)據(jù)輕松導(dǎo)入到檔案信息管理平臺(tái)上。其次,要根據(jù)燃?xì)馄髽I(yè)的業(yè)務(wù)范圍和規(guī)模等建立檔案信息數(shù)據(jù)查詢中心,一般情況下,要包括檔案信息管理中心和現(xiàn)行文件查閱中心兩個(gè)主要的數(shù)據(jù)查詢中心,這樣能夠方面各個(gè)部門通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)方式進(jìn)行檔案目錄管理和相關(guān)文件查詢。另外,為了確保檔案管理信息平臺(tái)的正常運(yùn)轉(zhuǎn),還要在燃?xì)馄髽I(yè)公司內(nèi)部建立一支專業(yè)化的檔案信息業(yè)務(wù)管理隊(duì)伍,對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和相關(guān)的計(jì)算機(jī)性能培訓(xùn),為檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)提供有力的人力資源支持。

2.燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)的方案和實(shí)施

在確定了檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)的目標(biāo)之后,要針對(duì)燃?xì)馄髽I(yè)的實(shí)際建設(shè)檔案管理信息平臺(tái)的實(shí)施方案。為了更好地將檔案信息管理工作與企業(yè)其他經(jīng)營活動(dòng)緊密地結(jié)合在一起,可以采用以O(shè)A辦公平臺(tái)為基礎(chǔ),分兩期建設(shè)的實(shí)施方案。其中,一期建設(shè)的內(nèi)容是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息平臺(tái)與OA辦公平臺(tái)的數(shù)據(jù)鏈接,二期平臺(tái)建設(shè)的內(nèi)容是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息平臺(tái)與GIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)鏈接,通過兩期建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺(tái)數(shù)據(jù)收集的網(wǎng)絡(luò)化和全面化、檔案業(yè)務(wù)管理的高效性、管理工作的規(guī)范性以及查詢檢索的共享性。在人員建設(shè)方面,需要建立以企業(yè)內(nèi)部檔案管理辦公室為核心的,以各相關(guān)辦公室組成專、兼職檔案管理網(wǎng)絡(luò)隊(duì)伍。在組織實(shí)施的過程中,要注意以下幾個(gè)方面的問題。首先,要明確企業(yè)統(tǒng)一組織、統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一實(shí)施的工作方式,要對(duì)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)單位和部門的檔案管理理念和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)和分析,統(tǒng)一檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)規(guī)范、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以及后期的檔案管理信息平臺(tái)操作標(biāo)準(zhǔn)。其次,要成立一個(gè)專門的工作小組來負(fù)責(zé)檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)工作,負(fù)責(zé)整個(gè)建設(shè)過程的組織協(xié)調(diào)和項(xiàng)目建設(shè)情況,并且要配備相關(guān)的業(yè)務(wù)小組和技術(shù)小組,明確各個(gè)小組的工作任務(wù),其中業(yè)務(wù)小組的主要任務(wù)是編制檔案管理信息平臺(tái)需求說明書,為檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)提供方向和內(nèi)容指導(dǎo),而技術(shù)小組的主要任務(wù)是完成檔案管理信息平臺(tái)的總體設(shè)計(jì)方案,對(duì)其提供技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督,確保平臺(tái)建設(shè)工作的人力支持。

三、燃?xì)馄髽I(yè)檔案管理信息平臺(tái)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)分析

1.管理信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了檔案電子文件的前段控制

所謂的前段控制就是將企業(yè)檔案管理工作中的某些環(huán)節(jié)能夠提到文件管理階段來進(jìn)行,這樣能夠提高檔案管理工作的效率。在平臺(tái)建設(shè)的過程中,可以將綜合的檔案管理做法和經(jīng)驗(yàn)融入到管理系統(tǒng)中,在檔案文件材料的形成過程、流轉(zhuǎn)過程中就考慮到檔案的歸檔和保存要求,這樣能夠在電子檔案文件的源頭對(duì)電子文件進(jìn)行控制,在歸檔過程中能夠保證電子檔案的各個(gè)屬性得到妥善和準(zhǔn)確的保存,確保歸檔工作質(zhì)量,通過檔案管理信息平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的一次性采集和終身使用功能。

2.管理信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了檔案電子文件的集成管理

所謂的集成管理就是將檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)如著錄、堅(jiān)定、錄入、保存和管理等與電子檔案文件的形成、流轉(zhuǎn)、整理、簽發(fā)、歸檔和保存各個(gè)使用功能緊密地結(jié)合起來,例如在電子文件流轉(zhuǎn)的過程中就對(duì)預(yù)歸檔文件進(jìn)行歸檔標(biāo)記,這樣在檔案管理人員進(jìn)行文檔鑒定的時(shí)候,就能夠做到有的放矢,既保證了文檔堅(jiān)定質(zhì)量,又提高了檔案鑒定工作效率。電子檔案的集成管理能夠極大地減少人為因素對(duì)檔案管理工作的干擾,降低檔案接收和保管的復(fù)雜性,規(guī)范了檔案歸檔的過程和程序,確保了檔案管理的安全性,對(duì)提高企業(yè)檔案管理工作效能具有十分積極的意義。

四、燃?xì)夤こ讨袡n案管理信息平臺(tái)的實(shí)際應(yīng)用

燃?xì)夤こ涛募牧显跈n案管理信息平臺(tái)一期工程中可以得到更好的控制,檔案管理信息平臺(tái)可以對(duì)燃?xì)夤こ添?xiàng)目施工中的立項(xiàng)審批、環(huán)評(píng)工作、安全性評(píng)估、設(shè)計(jì)和工程管理、設(shè)備采購等環(huán)節(jié)的信息全部實(shí)施管理,并構(gòu)建完善的燃?xì)夤こ痰臋n案管理目錄,通過檔案管理平臺(tái)可以對(duì)詳細(xì)信息進(jìn)行查詢。檔案管理信息平臺(tái)二期工程能夠和GIS聯(lián)系,因此GIS數(shù)據(jù)可以和檔案目錄信息進(jìn)行一一對(duì)應(yīng),對(duì)于燃?xì)夤艿赖膶傩再Y料可以方便快捷的在檔案管理信息平臺(tái)中進(jìn)行查詢,可以使人員物力大大減少,提升工作的效率,為燃?xì)夤こ添?xiàng)目施工提高具體的信息。

五、結(jié)語

第8篇:企業(yè)文件檔案管理范文

關(guān)鍵詞:企業(yè);檔案管理;管理措施;創(chuàng)新發(fā)展

1 企業(yè)檔案管理的原則

企業(yè)檔案的管理原則,為企業(yè)建立信息檔案系統(tǒng)提供了有效依據(jù),也能為企業(yè)的發(fā)展提供更為有力的引導(dǎo)。企業(yè)檔案管理的原則主要由以下三部分組成:

1.1企業(yè)檔案管理要求統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)分層。建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度,并對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案工作實(shí)行對(duì)口化和統(tǒng)一管理,要對(duì)企業(yè)的全部檔案內(nèi)容和文件處理進(jìn)行綜合管理與執(zhí)行。

1.2企業(yè)檔案管理工作一定要重視維護(hù)好檔案和文件的安壘與完整性。從數(shù)量上看,企業(yè)檔案要在已有內(nèi)容上尋求全面和配套,從質(zhì)量上說,要保證文件檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在關(guān)聯(lián)性,同時(shí)在內(nèi)容和范疇方面要涵蓋企業(yè)由內(nèi)到外、由下到上的全部日常工作所需要的資料種類,各種形式的檔案要分門別類的存放,防止出現(xiàn)人為的損壞和遺失。對(duì)企業(yè)檔案要進(jìn)行安壘系統(tǒng)的管理和保護(hù),對(duì)重要文件要加強(qiáng)保密力度,保護(hù)企業(yè)自有知識(shí)產(chǎn)權(quán),避免信息流失在外,造成企業(yè)的遭受損失。企業(yè)最好有相關(guān)內(nèi)容的法律顧問,在出現(xiàn)問題時(shí)能夠以專業(yè)眼光及時(shí)做出處理,彌補(bǔ)損失。

1.3加強(qiáng)企業(yè)檔案的使用性和交流傳播,體現(xiàn)出檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義。檔案的管理,不僅僅是收集與整理,其更為現(xiàn)實(shí)的意義在于幫助企業(yè)主和員工們?cè)谌粘9ぷ鬟^程中有例可依,使工作得到更為有效的資源協(xié)助,提高效率,加快發(fā)展??梢哉f企業(yè)檔案的利用與管理,既是企業(yè)檔案工作的出發(fā)點(diǎn),又是終結(jié)點(diǎn)。加強(qiáng)檔案的使用和交流性,是為企業(yè)檔案管理延續(xù)下去并得到長足發(fā)展提供資源支持,體現(xiàn)出企業(yè)的社會(huì)價(jià)值。當(dāng)然,企業(yè)檔案管理和使用貫穿于企業(yè)各項(xiàng)工作中,是檢驗(yàn)企業(yè)基礎(chǔ)性工作情況的標(biāo)準(zhǔn)。

2 企業(yè)檔案的管理措施

2.1要設(shè)立專門的企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu),發(fā)揮集體力量,創(chuàng)新思路,把檔案管理工作做出成效。

2.2建立好企業(yè)檔案管理的規(guī)范制度,并監(jiān)督全體員工依此執(zhí)行。有制度的硬性規(guī)范,有利于更好地督促員工們對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視,促進(jìn)檔案工作更快更好地發(fā)展。

2.3加強(qiáng)檔案管理的安全性。檔案管理室一定要做好防火、防水、防盜、防塵、防蟲、防潮、防泄密等各項(xiàng)防護(hù)工作,雖然目前大多企業(yè)已經(jīng)普及電子檔案管理,但仍有一些檔案是以紙制等形式存放,這就要求企業(yè)檔案工作人員有針對(duì)性地做好各種類型檔案的管理工作,對(duì)于電子文檔要做好電腦的殺毒與防毒,防止黑客傾入,工作人員要不斷提高自身的電腦操作技術(shù)能力,并對(duì)電子信息的獲取和溝通渠道做出更深刻的理解,從而創(chuàng)新工作方法。而對(duì)于傳統(tǒng)的檔案形式,則要求工作人員在工作過程中更加細(xì)致,不僅要認(rèn)真登記和整理。還要在離開檔案室時(shí)檢查好門窗、關(guān)好電源等,以保證企業(yè)檔案管理工作的全面與完善。

2.4提高檔案利用率,發(fā)揮檔案管理實(shí)際作用。檔案管理的最終目的,是為了讓企業(yè)在發(fā)展工作中能夠節(jié)約尋找資源的時(shí)間,把更多的時(shí)間應(yīng)用在實(shí)際工作內(nèi)容中,加快工作效率,提高效益。提高檔案利用率,應(yīng)該更好地創(chuàng)新溝通模式,使信息的傳遞更為便捷,同時(shí)對(duì)于在溝通交流過程中進(jìn)發(fā)出的對(duì)企業(yè)有益的信息資源,也要加以收集和整合。

3 企業(yè)檔案管理如何創(chuàng)新發(fā)展

沒有創(chuàng)新就沒有生命力和發(fā)展希望,這一點(diǎn)對(duì)于企業(yè)尤為重要。因此,在企業(yè)的檔案管理工作方面,工作人員一定要開拓思路,發(fā)展創(chuàng)新,并將新思想落實(shí)到檔案管理工作的各項(xiàng)功能和執(zhí)行細(xì)節(jié)中去,積極地用新機(jī)制帶動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

3.1要借助觀念創(chuàng)新促進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化。辦公自動(dòng)化的普及,使電子文件也被列入到檔案管理的工作范疇中,因其收集、查詢、整理、修改、發(fā)送等簡單快捷,并且具有容量大、更新速度快的特點(diǎn),目前電子文件已經(jīng)越來越成為檔案管理的主要文件類型。電子文件包括錄音、錄像、照片、文字、表格等形式多樣,直觀易讀。但是,檔案管理并不是單純地用計(jì)算機(jī)代替原本的手工勞動(dòng),也絕不能把傳統(tǒng)的檔案管理方式照搬到現(xiàn)代化的電子檔案管理工作當(dāng)中去,新時(shí)代的檔案管理,一定要以創(chuàng)新的觀點(diǎn)理念,應(yīng)用先進(jìn)的電子信息技術(shù),在吸取傳統(tǒng)管理方法精髓的基礎(chǔ)上,盡快尋求更新更有效的運(yùn)作模式,更好地為企業(yè)檔案管理工作服務(wù)。

3.2要?jiǎng)?chuàng)新企業(yè)工作平臺(tái),加速提升企業(yè)檔案管理的水平。傳統(tǒng)的檔案管理工作并不是毫無用處,新時(shí)期的創(chuàng)新管理也是要建立在傳統(tǒng)工作流程基礎(chǔ)之上的。要將傳統(tǒng)的檔案管理工作流程優(yōu)化整合,再融入新思想新觀念,借助軟件編程、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)等先進(jìn)電子技術(shù)方法建立起更適用于現(xiàn)代化檔案管理的計(jì)算機(jī)管理工作流程,并以此來進(jìn)行企業(yè)檔案工作的執(zhí)行與管理。也就是說,要在傳統(tǒng)已經(jīng)具備的工作流程基礎(chǔ)上,建立起更符合現(xiàn)代企業(yè)管理的數(shù)據(jù)信息工作管理平臺(tái),解決企業(yè)參與人員多、信息容量大、加快信息傳遞速度、搭建溝通平臺(tái)、反饋信息等問題。

第9篇:企業(yè)文件檔案管理范文

21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,科技檔案顯得更加重要。但是,現(xiàn)階段,在很多企業(yè)、行政事業(yè)單位科技檔案管理工作中仍存在著種種問題。例如,科技檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng),科技檔案管理比較混亂,不具備對(duì)科技檔案管理的技術(shù)手段等。因此,在新時(shí)期加強(qiáng)科技檔案管理工作尤為重要。

一、科技檔案的特點(diǎn)

1.專業(yè)性

專業(yè)性是科技檔案最突出的特點(diǎn),它不同于一般檔案,專業(yè)特點(diǎn)是進(jìn)行科技檔案管理的重要依據(jù)之一??萍紮n案館的建立、科技檔案的管理分類等,都是建立在科技檔案專業(yè)特點(diǎn)之上的[1]。

2.種類的多樣性

由于企業(yè)建設(shè)、科技、生產(chǎn)活動(dòng)的多專業(yè)性,使得科技檔案的種類也更多元化,類型也最復(fù)雜。

3.成套性和現(xiàn)實(shí)性

科技檔案通常是在一個(gè)獨(dú)立的科研或建設(shè)項(xiàng)目中形成的,是一套專業(yè)性、系統(tǒng)性很強(qiáng)的科技文件整體。和其它檔案(行政、財(cái)務(wù)、人事檔案)相比,科技檔案的現(xiàn)實(shí)使用性較強(qiáng)。

二、科技檔案管理過程中出現(xiàn)的問題

1.科技檔案管理人員管理意識(shí)淡薄、缺乏專業(yè)管理人才

在日益激烈的市場(chǎng)競爭中,很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)把重點(diǎn)放在如何提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益上面,而忽視了檔案管理工作,缺乏資料定期歸檔的概念,導(dǎo)致科技檔案管理不規(guī)范,也沒有形成系統(tǒng)的管理流程。此外,企業(yè)的檔案管理人員很多都是非專業(yè)檔案管理人員,不了解科技檔案的特點(diǎn),不具備單獨(dú)開展科技檔案管理工作的能力,也沒經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn),缺乏科技檔案管理工作相關(guān)的基本知識(shí)和實(shí)踐能力[2]。

2.檔案管理的手段和方法落后、沒有長遠(yuǎn)規(guī)劃

在有些企業(yè)中,現(xiàn)在仍采用落后的傳統(tǒng)的管理方法,科技檔案管理人員沒有創(chuàng)新意識(shí),認(rèn)為檔案管理工作就是把科技文件材料收集、整理、裝訂、保存起來不丟失就行。科技檔案管理工作只有到相關(guān)部門進(jìn)行檢查并發(fā)現(xiàn)問題時(shí),管理人員才會(huì)突擊整改,檢查過后,又變回了無秩序以及無計(jì)劃的管理狀態(tài),沒有長期性以及連續(xù)性,最終形成一種有領(lǐng)導(dǎo)無計(jì)劃、有形式無效果的混亂局面。

三、加強(qiáng)科技檔案管理的辦法

科技檔案管理工作要根據(jù)本單位的實(shí)際情況,建立健全科技檔案管理機(jī)構(gòu)、加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理的重視,把科技檔案的管理作為本單位的一項(xiàng)重要工作進(jìn)行,在經(jīng)費(fèi)、庫房等硬件上予以保障,對(duì)管理人員強(qiáng)化培訓(xùn)。

1.加強(qiáng)對(duì)科技文件的歸檔管理

首先做好科技文件資料的歸檔工作。科技文件資料的形成、積累、歸檔、使用是一個(gè)長期的過程,在管理過程中規(guī)定哪個(gè)部門產(chǎn)生的科技文件資料由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)收集整理歸檔。做到每一項(xiàng)生產(chǎn)、建設(shè)、科研等項(xiàng)目完成以后形成比較系統(tǒng)完整的科技文件資料,并按照專業(yè)文件歸檔要求歸檔保存。確??萍紮n案的完整性、準(zhǔn)確性??萍嘉募Y料的歸檔份數(shù),應(yīng)該按照其重要程度進(jìn)行區(qū)分,重要的科技文件要?dú)w檔三份,次要的一至二份[3]。

2.規(guī)范科技檔案管理程序

檔案管理部門應(yīng)采用多種方法來收集各部門不同種類的科技檔案,對(duì)收集的文件資料進(jìn)行可利用程度的鑒定,確定好要?dú)w檔的文件,然后,根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)和特點(diǎn),按照歸檔的要求進(jìn)行分類、整理,編目、登記,遵照科技檔案管理的規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,保持科技檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。存放檔案庫房要有防盜、防潮、防腐蝕、防火、防污染等設(shè)施。此外,要根據(jù)企業(yè)科技檔案管理的范圍,分類編制企業(yè)的歸檔文件目錄,總目錄及專題目錄等方便利用。每年都要有科技檔案的統(tǒng)計(jì)分析,利用效果分析,讓科技檔案管理工作系統(tǒng)化。

3.采用新的科技手段管理科技檔案

科技檔案管理部門要與時(shí)俱進(jìn)。充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、實(shí)現(xiàn)企業(yè)無紙化科技檔案管理,建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng),進(jìn)一步提高科技檔案管理工作效率和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。同時(shí)改革那些和本企業(yè)檔案工作發(fā)展不相符的工作理論和模式,善于用新的思路來解決檔案管理中遇到的新問題,把企業(yè)的科技檔案管理工作提高到一個(gè)新的層次[4]。

4.提高科技檔案管理人員素質(zhì)

科技檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響著科技檔案管理工作的質(zhì)量,必須加大對(duì)管理人員檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)。首先,鼓勵(lì)管理人員在自己的工作中不斷學(xué)習(xí)科技檔案管理相關(guān)的知識(shí);其次,企業(yè)應(yīng)該為檔案管理人員提供統(tǒng)一培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì),與相關(guān)單位進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流,彌補(bǔ)自身檔案管理方面的不足,同時(shí)要完善績效考核制度,定期的對(duì)管理人員進(jìn)行考核[5]。