電子化檔案管理方案精選(九篇)

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第1篇：電子化檔案管理方案范文

【關(guān)鍵詞】會計檔案；電子化；管理；風(fēng)險；防范

在互聯(lián)網(wǎng)的推動下，我國的會計行業(yè)產(chǎn)生了大量的會計電子檔案，其中包括會計報表、會計賬簿、會計憑證等等重要信息，對于信息的管理和保存需要預(yù)知風(fēng)險和掌控防范措施。會計檔案電子化管理需要提高電子憑證的安全性，完善電子憑證的適應(yīng)性，在盡可能的情況下，保持數(shù)據(jù)的完整、真實和安全。

一、會計檔案電子化管理的特點

（一）會計檔案電子化管理的準確性。利用檔案記錄信息目的在于保證信息的原始性和客觀性，目前電子檔案正在取代紙質(zhì)檔案，以更大的容量和更精確的數(shù)據(jù)保證會計檔案的完美運行。隨著技術(shù)的日新月異，檔案管理也總是會跟隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行更新，每一次的系統(tǒng)升級都意味著電子數(shù)據(jù)的依次更新補充，這是一個有雙重效果的結(jié)局：一方面，以前的電子檔案進行了升級處理；另一方面，多版本的電子數(shù)據(jù)出現(xiàn)，使得數(shù)據(jù)不再具有唯一性。故而，電子數(shù)據(jù)的保管與保存相比紙質(zhì)檔案的保存更具完整性與持續(xù)性。其次，會計檔案的電子管理具有檢索功能，相比紙質(zhì)檔案的抽查，電子檔案的檢索可以使檔案檢查工作更加高效精準。

（二）會計檔案電子化管理的完整性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案可以永久保存，具有穩(wěn)定性的優(yōu)點，然而會計電子檔案的保存在這一方面卻顯得略遜一籌。計算機讓電子檔案變得普及化，可是電子數(shù)據(jù)存儲容易更改，或者丟失，這為電子化管理帶來難題。作為會計行業(yè)的基本要求，會計電子檔案的完整性問題是可以解決的，完善會計電子檔案電子數(shù)據(jù)收集、歸檔制度是關(guān)鍵，同時多項對比，驗證完整性。最后，注意對文件進行安全備份，確保萬無一失。會計電子檔案的完整性同樣可以得到認可。

二、會計檔案電子化管理的風(fēng)險

（一）妥善保存的風(fēng)險。會計檔案電子化保存具有風(fēng)險。電子化存儲依賴磁性介質(zhì)載體，一旦磁性介質(zhì)受到潮濕、消磁、灰塵等環(huán)境方面的威脅，就可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的受損。換句話說，會計檔案電子化管理的環(huán)境要求不比紙質(zhì)檔案環(huán)境要求低，維護電子化檔案就需要維持適宜的環(huán)境。

（二）規(guī)章制度風(fēng)險。會計檔案電子化作為新興的檔案管理方式方法，其管理執(zhí)行制度還在摸索階段，缺乏科學(xué)完善的電子化檔案管理技巧。關(guān)于涉及的規(guī)章制度管理風(fēng)險主要體現(xiàn)在工作人員對于電子化檔案管理認知的缺失。許多工作人員以往接觸的都是紙質(zhì)檔案的管理和分類，如今，面對會計檔案電子化，這種新的流程與新的執(zhí)行標準需要時間去熟知，需要經(jīng)驗去摸索，需要過程去適應(yīng)。所以，目前會計檔案電子化管理仍然需要冒著一定的風(fēng)險去維持檔案管理的原始性與完整性。

（三）會計檔案電子化管理的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。會計檔案電子化管理立足于計算機信息技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)信息的安全問題毫無疑問會影響到會計檔案電子化管理。當(dāng)會計檔案信息電子化之后所面臨的第一個危險就在于電子化的信息容易被修改，且不易為人所發(fā)現(xiàn)，這個對于信息的原始性與安全性來說，是一個重大的威脅。如果在網(wǎng)絡(luò)的情況下，安全防護措施不到位，會計檔案信息很可能為不法分子所盜竊，重要信息很可能因此而泄露。

三、會計檔案電子化管理風(fēng)險的防范措施

（一）建立科學(xué)的會計檔案管理制度。一個有條有理的制度可以提高人員的工作效率和工作的準確度。建設(shè)科學(xué)的會計檔案電子化管理制度，是時展的需要。而一個科學(xué)的會計檔案電子化管理制度應(yīng)該是針對風(fēng)險而制定的，抓住要點，集中力量解決問題。深入研究電子檔案存儲環(huán)境、期限、工作人員職責(zé)、檔案管理范圍、歸檔流程等多個方面內(nèi)容，努力做到檔案管理的有章可循。

（二）妥善維護電子檔案館的環(huán)境。會計檔案電子化管理環(huán)境需要注意諸多方面，針對電子檔案的特點，保持電子檔案館溫度適宜、濕度適宜，考慮磁場影響問題，做好防火、防震、防盜、防塵、防磁等工作。會計電子檔案隨著時代的發(fā)展而得以產(chǎn)生，故而面對電子檔案的保存問題，需要做到與時俱進，從電子產(chǎn)品的特性著手，從新事物的特點著手，解決會計電子檔案的保存安全問題。

（三）解決好會計檔案電子化管理的網(wǎng)絡(luò)安全防范問題。會計電子檔案的保管要做到數(shù)據(jù)材料完整無缺，目錄內(nèi)容正確無誤等存儲上的安全完好。當(dāng)會計檔案電子化管理本身沒有問題時，需要確保入庫數(shù)據(jù)沒有病毒，以及電子檔案設(shè)備的更新處理穩(wěn)定，控制訪問中心保障安全訪問，確保在聯(lián)網(wǎng)時有強大可靠的安全訪問控制技術(shù)。確保會計檔案電子化管理雙備份制度，以防文件的損毀，同時確保文件有嚴格的對外利用方式，通過功能設(shè)置，根據(jù)需要將有些文件設(shè)為只讀文件，有些文件設(shè)為禁止拷貝的文件，從而保證重要的信息不被泄露和更改。

（四）提高工作人員的素質(zhì)。會計檔案電子化管理作為新興的管理方向，這一職業(yè)缺乏有經(jīng)驗的管理人才和操作人才。要保證會計電子檔案的安全完整，規(guī)避風(fēng)險，需要提高管理人員和操作人員的職業(yè)技能。會計電子檔案的管理流程包括檔案收集、整理、歸檔、保管等，對檔案管理人員計算機技能要求較高，不僅需要有操作的能力，還有分析的能力，計算機系統(tǒng)維護的能力，升級的能力等。提高管理人員的素質(zhì)，加強培訓(xùn)，有利于減少會計檔案電子化的風(fēng)險。

四、結(jié)語

會計檔案電子化管理是行業(yè)發(fā)展的大趨勢，將風(fēng)險控制到最小，將數(shù)據(jù)的安全性、完整性、真實性和原始性保持到最好，是會計檔案電子化管理人員一直努力的方向。

【參考文獻】

第2篇：電子化檔案管理方案范文

關(guān)鍵詞:文書檔案;科技檔案;計算機技術(shù);電子檔案;數(shù)據(jù)庫

中圖分類號:F270.7文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)17-0179-02

序言

傳統(tǒng)的歸檔立卷方法不但操作繁瑣、復(fù)雜,主觀隨意性大,而且案卷質(zhì)量難以把握,無形中加大了檔案管理人員的工作負擔(dān),使文書立卷制度在許多單位成為空談,也影響了檔案的利用。隨著電子計算機的廣泛應(yīng)用,推動現(xiàn)代化檔案管理的迅速發(fā)展,對企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求。那就是推進企業(yè)檔案管理的電子化、現(xiàn)代化進程,最終將企業(yè)檔案全部電子化。筆者結(jié)合企業(yè)檔案電子化的管理現(xiàn)狀,就存在的一些問題及對策,提出個人的看法,并做簡要分析。

一、我國企業(yè)檔案管理電子化的現(xiàn)狀以及存在問題

各級檔案行政管理部門自20世紀90年代初就開始抓檔案管理電子化、現(xiàn)代化、信息化工作,經(jīng)過廣大檔案工作者的努力,雖然取得了初步成效,但是現(xiàn)狀并不容樂觀。

(一)企業(yè)檔案管理電子化存在的主要問題

1.大多企業(yè)單位雖然使用計算機進行文件處理和日常會議通知等事務(wù)性工作,但真正使用計算機管理檔案的在整個檔案管理部門所占比例很少。

2.即使使用計算機管理檔案的,也僅限于輸入目錄,處于文檔分離狀態(tài),檔案管理電子化有其名無其實。

3.部分檔案管理人員對檔案管理電子化缺乏正確認識,認為只要擁有和裝備一定數(shù)量的計算機、復(fù)機印、掃描機、刻錄盤等,就是實現(xiàn)了計算機檔案管理,就是檔案電子化。

4.一些管理檔案的檔案人員,年齡偏大,缺乏系統(tǒng)的計算機知識,操作技術(shù)不熟練,不懂得電子檔案管理要求,使檔案管理與軟件程序和計算機系統(tǒng)不能良好結(jié)合,影響了企業(yè)檔案電子化的進程。

5.部分檔案管理人員對企業(yè)內(nèi)部的各生產(chǎn)裝置、設(shè)備名稱以及整個工藝流程缺乏系統(tǒng)、完整的了解,對新設(shè)備、新工藝的隨機裝箱資料僅限于收集說明書等粗淺的基礎(chǔ)工作,沒有將其隨機資料掃描錄入計算機,建立電子文檔。

(二)出現(xiàn)以上問題的原因

出現(xiàn)以上問題的原因是多方面的,筆者認為主要有以下幾個方面的原因:

1.宣傳力度不夠。企業(yè)對檔案管理電子化的發(fā)展趨勢沒有迫切的認識。不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認為,不搞檔案電子化管理也照樣過得去,所以,企業(yè)檔案管理仍停留在管好紙質(zhì)檔案上面,不想推進檔案電子化管理。

2.缺乏電子化的硬件設(shè)備。長期以來,企業(yè)的電子設(shè)備大都配備在辦公、生產(chǎn)、技術(shù)部門,而檔案管理部門基本上是兩手空空,無法建立電子檔案系統(tǒng),即使有關(guān)部門的電子檔案歸集到檔案部門,也無法儲存、保管,難以實現(xiàn)電子化管理。

3.國家對企業(yè)檔案電子化缺乏有效的政策和指導(dǎo)。比如,企業(yè)在實施檔案電子化過程中的投入允許進入生產(chǎn)成本政策;國家檔案建立合同網(wǎng)絡(luò),聯(lián)網(wǎng)利用,鼓勵企業(yè)檔案電子化利用;開發(fā)適合企業(yè)檔案電子化管理軟件,等等。

二、企業(yè)檔案電子化管理的用途

將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過現(xiàn)代化的電子、數(shù)碼設(shè)備輸入、掃描、照像轉(zhuǎn)換成電子檔案,是對企業(yè)檔案管理的一次革命,是歷史發(fā)展的一大進步,代表了企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢,將為企業(yè)的生存和發(fā)展提供重要的支持和幫助。

1.有利于企業(yè)檔案的保存、保管、保護。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對環(huán)境有嚴格的溫度、濕度要求,并且需要防腐蝕、防蟲害、防鼠咬,日積月累,需要占用很大的空間和固定建筑,而檔案實現(xiàn)電子化后,簡單小巧的磁盤或其記憶材料就可容納檔案庫的全部內(nèi)容,不但占用很小的設(shè)施,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立備份、復(fù)制,有利于長久存檔。

2.有利于企業(yè)對檔案的利用和技術(shù)開發(fā)。企業(yè)檔案實現(xiàn)電子化后,可以與企業(yè)的OA、ERP系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng),對需查閱檔案的管理、技術(shù)人員實行分級授權(quán),在網(wǎng)上就可查閱、下載檔案資料,這就免去了管理、技術(shù)人員到檔案庫房查閱、摘抄、復(fù)制等繁鎖的工作,大大便利管理和技術(shù)開發(fā)工作。比如,技術(shù)人員要想進行技術(shù)改造或革新,只需在網(wǎng)上下載企業(yè)的工藝包,并在上面設(shè)計、開發(fā)新的技術(shù)方案,就可以完成技術(shù)改造設(shè)計方案了,為技術(shù)人員帶來了極大便利。

3.便于企業(yè)之間的技術(shù)交流。過去,企業(yè)之間的技術(shù)交流、企業(yè)之間技術(shù)談判,技術(shù)人員要帶上大包小包的技術(shù)資料,攜帶難度較大。實現(xiàn)檔案電子化后,技術(shù)人員只需帶上事先下載好的技術(shù)資料,用什么資料,就從電腦里調(diào)取什么資料。

三、促進企業(yè)檔案電子化管理對策

第一,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理人員要重視電子化管理。把檔案電子化作為百年大計的一項重要工作來抓。在2008年5月12日四川汶川大地震中,由于金融、保險企業(yè)實現(xiàn)了電子化管理,在震后,客戶檔案仍能在聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)中查到,從而避免了混亂和損失。反之,如果沒有電子化的客戶檔案,那將是一件極為麻煩的事情。同樣,企業(yè)檔案也存在著面臨火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害的危險,同樣需要保證文書檔案技術(shù)檔案的安全,所以,企業(yè)應(yīng)當(dāng)把實現(xiàn)電子化提升到有利于檔案安全、有利于企業(yè)發(fā)展的高度來推進檔案電子化的進程,不能再用傳統(tǒng)的方法管理企業(yè)的檔案。

第二,配備知識化的檔案管理人員。企業(yè)要改變過去那種年大體弱的員工配到檔案管理崗位上的做法,要充實一些既懂檔案管理,又具備電子知識、數(shù)碼知識、網(wǎng)絡(luò)知識的年輕人員。有了現(xiàn)代化的、知識化的員工,才能有效推進檔案電子化的開展。

第三,配備必要的電子、數(shù)碼設(shè)備硬件。企業(yè)要投入資金為檔案管理配備計算機、服務(wù)器、掃描、照像設(shè)備等電子、數(shù)碼硬件,建立檔案電子化的載體和數(shù)據(jù)庫,實施內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò),整合內(nèi)部OA和ERP系統(tǒng)資源,為儲存、保護、利用、歸集、開發(fā)企業(yè)的檔案,創(chuàng)造有利的硬件條件。

第四,建立檔案管理的電子數(shù)據(jù)庫。首先,要按照國家檔案管理的政策、標準、規(guī)范,選擇或開發(fā)企業(yè)檔案管理軟件,統(tǒng)一檔案電子化的格式。其次,集中人員突擊做好歷史積累下來的紙質(zhì)檔案的電子化轉(zhuǎn)換工作,把龐大的紙質(zhì)檔案通過電子輸入、掃描、照相等手段,全部轉(zhuǎn)換成電子檔案,存入檔案數(shù)據(jù)庫。最后,建立檔案數(shù)據(jù)庫的安全模式,畢竟企業(yè)檔案是有很多保密的檔案,不能隨便從數(shù)據(jù)庫中調(diào)用查看。除了對檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)置安全防護墻外,對于能夠進入的人員也要合理授權(quán),凡是保密的電子檔案只允許授權(quán)人員查看調(diào)利,以滿足檔案的保密需要。

第五,建立檔案電子化管理規(guī)章制度,促進電子檔案的日?；?。要對企業(yè)每個管理部門按其職責(zé)和國家檔案歸集的要求,明確其電子檔案的歸集的目錄和上傳到企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容、周期和格式,作為一項日常定期檢查考核,對于一些沒有將文書電子文檔和一些技術(shù)電子檔案按時上傳數(shù)據(jù)庫的單位和個人進行獎優(yōu)罰劣,以維護企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的完整和邊續(xù)運行。

第3篇：電子化檔案管理方案范文

 

主要內(nèi)容

 

《規(guī)劃》由商務(wù)部牽頭，與中央網(wǎng)信辦和國家發(fā)展改革委聯(lián)合印發(fā)。有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的內(nèi)容在“四、專項行動”的“（一）電子商務(wù)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作”中，分別為“1.電子商務(wù)綜合管理平臺建設(shè)行動”和“3.電子商務(wù)商業(yè)信息服務(wù)平臺發(fā)展行動”。

 

其中，“1.電子商務(wù)綜合管理平臺建設(shè)行動”提出，要“加快企業(yè)電子檔案管理制度及平臺建設(shè)。完善電子發(fā)票、電子會計檔案等管理制度和規(guī)范標準，推進電子檔案管理，形成電子發(fā)票信息庫，建設(shè)國家及地方電子發(fā)票信息管理與服務(wù)平臺。在符合國家法律法規(guī)前提下，實現(xiàn)各級平臺互聯(lián)共享，依托國家電子商務(wù)示范城市，面向各類電子商務(wù)交易與服務(wù)平臺，發(fā)揮電子會計檔案對電子商務(wù)的促進和保障作用”。

 

“3.電子商務(wù)商業(yè)信息服務(wù)平臺發(fā)展行動”提出，要“支持電子商務(wù)交易平臺研發(fā)數(shù)據(jù)產(chǎn)品。支持企業(yè)依托大數(shù)據(jù)及統(tǒng)一編碼技術(shù)，創(chuàng)新電子檔案收集和利用方式，盤活電子商務(wù)交易平臺海量交易數(shù)據(jù)信息，提供合法合規(guī)的數(shù)據(jù)信息產(chǎn)品，提高電子商務(wù)經(jīng)營效率與水平”。

 

《實施方案》由國家發(fā)展改革委牽頭，與商務(wù)部、中央網(wǎng)信辦聯(lián)合印發(fā)。有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的內(nèi)容在“二、主要任務(wù)”的“（一）電子商務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)專項行動”中，分別為“4.電子印章管理及電子合同應(yīng)用工程”和“5.電子發(fā)票推廣工程”。

 

其中，“4.電子印章管理及電子合同應(yīng)用工程”提出，要“建立電子合同、電子合同檔案管理相關(guān)標準規(guī)范及制度，建設(shè)電子合同公共服務(wù)平臺，為各類電子商務(wù)市場主體提供規(guī)范化電子合同相關(guān)服務(wù)”。

 

“5.電子發(fā)票推廣工程”提出，要“完善電子發(fā)票、電子會計檔案等管理制度；推進電子會計檔案管理”。

 

有關(guān)背景

 

新一輪的科技革命孕育出了電子商務(wù)，并已成為當(dāng)今我國經(jīng)濟下行壓力中逆勢增長的新亮點。隨著經(jīng)濟的發(fā)展以及信息技術(shù)深入廣泛的應(yīng)用，電子商務(wù)可謂是如日中天。受到人們熱捧的網(wǎng)上購物，極大地提升了國家信息消費需求的層次。然而，縱觀其流程，從進貨、存儲到配貨、發(fā)貨都已是全流程信息化。這就促使人們開始思考電子檔案的管理應(yīng)當(dāng)如何促進國家經(jīng)濟的發(fā)展。

 

在財務(wù)會計領(lǐng)域，以會計憑證、賬本和報表為載體的會計檔案以幾何級數(shù)量增長。特別是不少企業(yè)為應(yīng)對日益增大的風(fēng)險而采取了財務(wù)共享模式，這導(dǎo)致財務(wù)會計工作由分散走向了集中，以前分散的會計檔案全部集中至區(qū)域中心，使財務(wù)共享中心紙質(zhì)的會計檔案管理不堪重負。

 

在此背景下，各企業(yè)強烈要求會計憑證、賬本和報表等會計檔案電子化，以應(yīng)對《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》出臺帶來的需求，并通過電子文件歸檔，解決電子商務(wù)發(fā)展過程中對電子文件管理的需求，這既可以促進電子商務(wù)的發(fā)展，又可以拉動居民消費，從而促進國家經(jīng)濟發(fā)展的轉(zhuǎn)型升級。

 

2012年2月6日，國家發(fā)展改革委聯(lián)合

 

12個部委共同下發(fā)了《關(guān)于進一步促進電子商務(wù)健康快速發(fā)展有關(guān)工作的通知》，其中第二條專門提出：“推動電子商務(wù)企業(yè)會計檔案電子化試點工作。財政部會同有關(guān)部門，組織開展會計檔案電子化管理試點工作，修訂完善《會計檔案管理辦法》，研究完善電子會計檔案管理制度，推進電子會計檔案在電子商務(wù)領(lǐng)域中的應(yīng)用，充分發(fā)揮電子會計檔案在電子商務(wù)領(lǐng)域會計信息數(shù)據(jù)管理、利用等方面的作用，推動電子商務(wù)領(lǐng)域會計信息化，提高會計信息質(zhì)量。”

 

2015年5月4日，國務(wù)院下發(fā)了《關(guān)于大力發(fā)展電子商務(wù)加快培育經(jīng)濟新動力的意見》，專門要求財政部、稅務(wù)總局、國家檔案局、國家標準委等部門逐步推行電子發(fā)票和電子會計檔案綜合試點工作，完善相關(guān)技術(shù)標準和規(guī)章制度。

 

為此，國家檔案局做了大量的工作來落實這兩個文件。2013—2014年，國家檔案局聯(lián)合國家發(fā)展改革委、財政部、審計署、稅務(wù)總局批準中國聯(lián)通、中國電信、中國人保開展會計檔案電子化管理和電子發(fā)票及電子會計檔案綜合試點。試點單位不僅可以用電子形式保存記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、銀行回單和內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生的原始憑證，而且可以接收電子發(fā)票直接入賬歸檔。對此，國務(wù)院給予高度關(guān)注，第一時間在國務(wù)院門戶網(wǎng)上予以報道；與此同時，與財務(wù)會計有關(guān)的各大網(wǎng)站也紛紛報道了這一消息，鳳凰衛(wèi)視財經(jīng)新聞同樣也予以報道。一項電子文件管理試點政策能夠取得如此反響，是因為電子會計文件的規(guī)范化管理和歸檔有效降低了電子商務(wù)企業(yè)經(jīng)營的成本，推進了可信交易的環(huán)境建設(shè)，為助推國家電子商務(wù)的發(fā)展提供了有力支撐。據(jù)統(tǒng)計，僅一家中央二級企業(yè)，一年就能節(jié)省各種費用600多萬元。

 

基于國家檔案局卓有成效的工作，各有關(guān)部門認識到了電子檔案管理在經(jīng)濟發(fā)展中的重要作用。2016年，國家發(fā)展改革委牽頭成立“促進電子商務(wù)發(fā)展部際綜合協(xié)調(diào)工作組”時，國家檔案局也成為其中一個成員單位。在隨后促進電子商務(wù)發(fā)展部際綜合協(xié)調(diào)工作組制定《規(guī)劃》和《行動方案》的過程中，國家檔案局充分發(fā)揮了成員單位的作用，廣泛宣傳和展示兩次電子會計檔案試點的成效，強調(diào)電子檔案管理對電子商務(wù)發(fā)展的重要作用，得到了有關(guān)部門的認可和肯定，遂將電子檔案管理工作納入到了上述兩個文件之中。

 

落實中長期規(guī)劃有關(guān)措施

 

為落實《規(guī)劃》和《行動方案》，國家檔案局領(lǐng)導(dǎo)高度重視，制定了“十三五”期間落實的具體措施。

 

一是推進電子商務(wù)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點，每年遴選一定數(shù)量的電子商務(wù)企業(yè)作為試點單位參與數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。

 

二是大力推進企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點工作，與國家發(fā)展改革委共同開展企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點。“十三五”期間分期推進企業(yè)參與試點，在驗收通過后，選出典型示范企業(yè)并向全國推廣。

 

三是探索電子商務(wù)電子檔案信息開發(fā)利用的新方式，探索采用大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)電子商務(wù)電子檔案資源，建立電子商務(wù)電子檔案資源開發(fā)成果轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息產(chǎn)品的機制，會同稅務(wù)主管部門推進電子發(fā)票檔案公共利用平臺建設(shè)，形成電子發(fā)票檔案查詢利用新機制，探索電子發(fā)票檔案編研成果新形式，探索基于檔案數(shù)據(jù)的電子發(fā)票大數(shù)據(jù)產(chǎn)品推廣利用機制。

 

四是加強企業(yè)電子檔案管理制度規(guī)范建設(shè)，制定電子商務(wù)平臺電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范，包括歸檔范圍規(guī)范、接口標準、元數(shù)據(jù)管理規(guī)范、歸檔流程指南、利用規(guī)范等；編制電子發(fā)票入賬歸檔管理指引和電子發(fā)票平臺數(shù)據(jù)歸檔指南。

 

五是推進新《會計檔案管理辦法》的實施，會同財政部編制電子會計檔案管理案例匯編，每年推出若干家電子會計檔案管理示范企業(yè)，定期組織研討會、培訓(xùn)班，推進新《會計檔案管理辦法》的宣傳與實施。

 

六是對電子商務(wù)平臺電子文件歸檔與電子檔案管理難點技術(shù)進行攻關(guān)，開展電子商務(wù)企業(yè)電子檔案利用方式創(chuàng)新研究，探索引入大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)電子商務(wù)系統(tǒng)電子檔案的思路，盤活海量交易數(shù)據(jù)信息。

 

七是鼓勵電子商務(wù)企業(yè)加入企業(yè)檔案工作協(xié)作組、組織專家組，為制定政策、規(guī)章、標準規(guī)范等提供咨詢，就工作中的技術(shù)難點開展攻關(guān)。

 

有關(guān)工作納入《規(guī)劃》的意義

 

1.有利于通過服務(wù)國家經(jīng)濟建設(shè)提高檔案工作的地位

 

近年來，電子商務(wù)發(fā)展風(fēng)起云涌，在經(jīng)濟增長中比重越來越大，將電子文件歸檔和電子檔案管理納入電子商務(wù)規(guī)劃，通過電子文件歸檔和電子檔案管理工作促進電子商務(wù)的發(fā)展，使檔案工作前所未有地貼近經(jīng)濟建設(shè)的主戰(zhàn)場。這是貫徹檔案工作服務(wù)中心和服務(wù)大局的重要措施，也是檔案工作為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的具體體現(xiàn)。

 

2.有利于加強檔案資源建設(shè)

 

電子商務(wù)作為人類社會活動的一部分，與人類其他社會活動一樣，會產(chǎn)生大量的記錄，最終形成大量檔案。但由于電子商務(wù)活動高度電子化，較少形成傳統(tǒng)載體的檔案，所以容易導(dǎo)致檔案資源的大量流失。將檔案工作納入國家電子商務(wù)規(guī)劃，使檔案工作提前介入電子商務(wù)活動，保證電子商務(wù)活動形成的檔案資源應(yīng)收盡收，有利于維護電子商務(wù)檔案資源的安全。

 

3.有利于推進電子文件歸檔和電子檔案管理工作

 

電子商務(wù)活動的一大顯著特點便是交易活動和記錄的電子化，由于形成電子文件的形式多種多樣，導(dǎo)致歸檔難度較大。把電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入國家電子商務(wù)規(guī)劃，將促進電子文件歸檔和電子檔案管理技術(shù)難點的解決，將促進互聯(lián)網(wǎng)、云計算技術(shù)背景下的電子文件歸檔和電子管理工作，從而形成具有中國特色的電子文件歸檔和電子檔案管理體系。通過電子商務(wù)企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理工作的典型示范效應(yīng)，推動全國電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

 

4.有利于將檔案融入國家大數(shù)據(jù)行動

 

第4篇：電子化檔案管理方案范文

電子檔案逐漸走向網(wǎng)絡(luò)化、電子化的發(fā)展方向，這也可以說是劃時代的變化，這項檔案管理系統(tǒng)，對于管理人員來說，也算是一種挑戰(zhàn)，能更有效的提高管理人員的管理水平。

（一）電子檔案呈現(xiàn)計算機的數(shù)字化信息形態(tài)

電子檔案都是以代碼如入的形式形成在光盤、磁盤、磁帶、U盤、軟盤等等存在的。從多張紙質(zhì)檔案關(guān)系文件轉(zhuǎn)變成為一個小小的光盤、磁盤等幾億字的數(shù)據(jù)，可見這般變化可謂驚人。

（二）電子檔案管理信息是獨立的

紙質(zhì)的檔案載體和內(nèi)容是不可分離的一個整體但是，伴隨著電子檔案的出現(xiàn)，使得檔案管理的信息已經(jīng)呈現(xiàn)更大的獨立性。并且其內(nèi)存的位置還不是固定的，可以從一個儲存載體轉(zhuǎn)換到另一個載體，并且，其中的內(nèi)容信息不會發(fā)生改變，卻可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行轉(zhuǎn)換。

二、電子檔案管理

（一）現(xiàn)在，很大部分的檔案室都會將電子文件的檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件進行保存

主要是因為電子文件檔案的管理制度、管理設(shè)備、證據(jù)性、管理技術(shù)與方法、通訊設(shè)備等各個方面還依舊存在問題。當(dāng)然，在這些問題沒有得到更好的解決辦法之前，對于這種電子文件和紙質(zhì)文件雙套的歸檔狀況，一定會存有必要性和合理性：第一方面，在檔案管理系統(tǒng)中，如果沒有技術(shù)過硬的員工，優(yōu)越的科學(xué)管理制度的條件下，在檔案室管理的工作人員不能輕易的使用電子文件檔案來替代紙質(zhì)文件檔案管理保存；第二方面，在使用電子文件方式來做檔案管理保存，也是非常有著積極的作用意義，依據(jù)這樣的方式就可以實現(xiàn)雙套歸檔的局面形成?？烧f在相當(dāng)長的一段時間里，電子文件檔案和紙質(zhì)文件檔案雙套歸檔的管理局面依舊繼續(xù)存在。隨著社會的不斷進步，檔案管理技術(shù)的成熟以及各個方面的條件一應(yīng)俱全時，將會有越來越多的電子文件逐漸轉(zhuǎn)換成為電子檔案。在建立起的雙套歸檔管理中，會對管理人員增加較大的工作量，而且，在兩種管理檔案系統(tǒng)要建立起準確的標識關(guān)系。如：在電子檔案管理中的每個內(nèi)容都要詳細的標注相互對應(yīng)的紙質(zhì)檔案管理庫的目錄、柜號、編號等詳細信息；同樣，在紙質(zhì)檔案中也要同樣詳細標注相互對應(yīng)的電子檔案的編號、存放的地址等信息。兩者之間必須保證相互對應(yīng)，內(nèi)容相互一致。

（二）可靠性的原則

電子檔案管理是必須準確無誤的，可靠性可為是電子檔案管理的根本。雖然說電子檔案管理要比紙質(zhì)檔案管理有著很多的優(yōu)勢，紙質(zhì)檔案管理在修改內(nèi)容上是有著明顯的很急的，而電子檔案管理的缺點卻在于此，在電子檔案管理中要進行修改或者文件簽署上都是直接在計算機網(wǎng)絡(luò)中進行更改和錄入的，卻不能留下任何痕跡，而數(shù)據(jù)的可靠性和證據(jù)性確是電子檔案管理的生命，這也是人們?yōu)槭裁磿陔娮訖n案管理的可靠性和證據(jù)性有著過多的疑慮。這個問題也是困擾著眾多在職電子檔案管理的工作人員，所以，在關(guān)于電子檔案管理也采用了很多種措施，電子檔案管理的可靠性是必須遵守的。在歸檔電子檔案管理的過程中，要嚴格的規(guī)范工作人員嚴格遵循工作制度，不僅要對收集的資料嚴格檢查把關(guān)，確保歸檔的電子文件的數(shù)據(jù)要有著真實性、有效性、可靠性，還要注意在管理電子檔案中的調(diào)閱、復(fù)制、鑒定、整理等各個環(huán)節(jié)都要保證依照正規(guī)的流程走，并且，在電子檔案歸檔完成后，還有建立相應(yīng)的備份文件，防止日后檔案中的信息丟失而導(dǎo)致的損失，所以，電子檔案的可靠性一定要嚴守遵循的。

（三）效率原則

第5篇：電子化檔案管理方案范文

數(shù)字化病歷檔案室的建設(shè)要以病歷檔案使用需求為原則，以最大限度服務(wù)病歷檔案使用者為導(dǎo)向，建立一種多功能的數(shù)字化病歷檔案智能平臺。數(shù)字化病歷檔案室主要由兩部分組成：

（一）病歷檔案信息資料的數(shù)字化是數(shù)字化病歷檔案存在的基礎(chǔ)

病歷檔案信息資料的收集是病歷檔案工作者的最基礎(chǔ)工作。將病歷檔案信息資料數(shù)字化是數(shù)字化病歷檔案室存在的基礎(chǔ)。數(shù)字化病歷檔案是傳統(tǒng)病歷檔案管理通過“應(yīng)用數(shù)字技術(shù)處理和存儲病歷檔案”的方式來管理病歷檔案信息資料。它們的區(qū)別不只是處理和存儲病歷檔案的方式上，同時也是在病歷檔案室發(fā)展階段的不同上的區(qū)別。在電子病歷后時代，數(shù)字化病歷檔案室是傳統(tǒng)病歷檔案室發(fā)展的一個全新階段。病歷檔案信息資料的數(shù)字化來源包括：

1.病歷檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng):主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷檔案進行影像化處理，然后以文檔和數(shù)據(jù)庫的方式存儲并配以加工、管理、應(yīng)用的體系。目前我國紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化技術(shù)主要有三種：翻拍、掃描、縮微掃描結(jié)合三種方案。數(shù)字化影像處理系統(tǒng)將紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化后，存儲成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空間比較小，易于傳輸與儲存，也易于閱讀和展現(xiàn)。一般醫(yī)院都采用PDF格式存儲。

2．電子病歷系統(tǒng)：這是未來數(shù)字化病歷檔案室數(shù)據(jù)來源的主要形式。電子病歷是指醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動過程中，使用醫(yī)療機構(gòu)信息系統(tǒng)生成的文字、符號、圖表、圖形、數(shù)據(jù)、影像等數(shù)字化信息，并能實現(xiàn)存儲、管理、傳輸和重現(xiàn)的醫(yī)療記錄，是病歷的一種記錄形式。電子病歷系統(tǒng)則是采集、存儲、傳輸、處理、使用電子病歷的一整套工具和應(yīng)用程序。在電子病歷系統(tǒng)中，電子病歷存儲的格式通常有兩種:一種是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是當(dāng)前處理結(jié)構(gòu)化文檔信息的常用工具。另一種格式是PDF，電子病歷可以采用虛擬打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持電子簽名、支持帶水印的顯示輸出，有助于保證數(shù)字化病歷檔案的安全性和合法性。一般醫(yī)院都采用PDF來實現(xiàn)數(shù)字化病歷檔案的歸檔和存儲。PDF是數(shù)字化病歷檔案的較理想存儲格式。

3.病歷檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷系統(tǒng)相結(jié)合形成一份完整的電子化病歷。根據(jù)衛(wèi)生部電子病歷基本規(guī)范：對目前還不能電子化的植入材料條形碼、知情同意書等醫(yī)療信息資料，可以采取措施使之信息數(shù)字化后納入電子病歷并留存原件。因此，即便在電子病歷時代，電子病歷所無法包含的知情同意書等也必須通過數(shù)字影像化處理后，才能形成一份完整的電子化病歷。故完整的數(shù)字化病歷檔案管理系統(tǒng)包括了數(shù)字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷這兩種存儲方式。

（二）數(shù)字化病歷檔案的管理與服務(wù)參照傳統(tǒng)病歷檔案管理及三級醫(yī)院評審要求，數(shù)字化病歷檔案室的病歷檔案管理與服務(wù)的應(yīng)用應(yīng)包括如下幾系統(tǒng)：

1.病歷檔案管理系統(tǒng)：對病歷檔案資料、病歷檔案服務(wù)及對象進行管理。有病歷檔案信息管理模塊；病歷檔案查詢與檢索模塊；病歷檔案報表管理；病歷檔案科研檢索模塊等。

2．病歷檔案資料提供與服務(wù)系統(tǒng)：提供病歷檔案復(fù)印、復(fù)制及打印功能。還包括用戶登記、身份證明資料存儲、復(fù)印的病歷檔案資料項目登記及服務(wù)收費登記等。

3.智能數(shù)據(jù)平臺。這是數(shù)字化病歷檔案室的終極目標。它是一個使用方便、界面友好的通用數(shù)字化病歷檔案智能信息服務(wù)平臺。是基于電子化病歷檔案信息系統(tǒng)、電子醫(yī)學(xué)圖書館、電子醫(yī)學(xué)期刊及相關(guān)醫(yī)療信息及醫(yī)療法律法規(guī)等有關(guān)電子病歷檔案系列知識的一個綜合性平臺。主要是對病歷檔案信息進行二次開發(fā)，包括針對科學(xué)研究及統(tǒng)計分析建立的智能專題病歷檔案信息數(shù)據(jù)庫。其功能包括：數(shù)據(jù)檢索權(quán)限管理、智能數(shù)據(jù)應(yīng)用導(dǎo)航、專題病歷檔案數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)、自定義數(shù)據(jù)庫設(shè)計及智能知識庫檢索系統(tǒng)等。當(dāng)然，在醫(yī)院數(shù)字化病歷檔案室的基礎(chǔ)上，未來，還可建立區(qū)域數(shù)字化病歷檔案室。

（三）數(shù)據(jù)化病歷檔案室的實踐

我院電子病歷于2007年6月4日開始實施，至今其電子病歷檔案管理擁有的信息集成及應(yīng)用系統(tǒng)有：

1.電子病歷檔案管理系統(tǒng)集成了如下幾子系統(tǒng)：電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)囑子系統(tǒng)、手術(shù)麻醉子系統(tǒng)、檢驗系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、護理系統(tǒng)、臨床路徑、日間手術(shù)等，基本涵蓋了所有的病歷資料。圖片導(dǎo)入功能：對不能電子化的紙質(zhì)病歷檔案案如知情同意書等進行掃描或拍攝導(dǎo)入電子病歷系統(tǒng)，以保證病歷檔案的完整性。

2.電子病歷檔案管理工作站：含這幾個模塊：電子病歷檔案編碼、審核模塊；病歷檔案回退管理；病歷檔案歸檔管理；電子病歷檔案借閱管理：電子病歷檔案復(fù)印管理；電子病歷檔案封存管理；

3.數(shù)據(jù)化病歷檔案應(yīng)用系統(tǒng)目前只有病歷檔案首頁管理模塊及綜合查詢模塊。

（四）體會

數(shù)字化病歷檔案室提高了病歷檔案的服務(wù)能力，它是數(shù)字化醫(yī)院的重要組成部分，是提升病歷檔案管理與信息利用水平的必由之路。

1.年輕化、專業(yè)化的人力資源隊伍是實現(xiàn)數(shù)字化病歷檔案室的基礎(chǔ)。我院是一所新發(fā)展起來的專科“三甲”婦幼保健醫(yī)院，其病歷檔案室成員的專業(yè)化與年輕化是它的主要特點；和其它醫(yī)院相比，它少了老醫(yī)院病歷檔案室的種種冗余，多了觀念的創(chuàng)新及病歷檔案信息新技術(shù)和主動服務(wù)技巧；同時，科室文化倡導(dǎo)積極主動的學(xué)習(xí)與參與意識，積極參與醫(yī)院的各種有關(guān)病歷檔案建設(shè)；同時，努力按照PDCA管理模式精細化管理病歷檔案，力爭打造一個服務(wù)型、學(xué)術(shù)型病歷檔案管理隊伍。

2.專業(yè)素養(yǎng)的建立。病歷檔案管理是一門邊緣學(xué)科，其管理人員除了具有病歷檔案管理及醫(yī)學(xué)知識外，還必須具有計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及知識產(chǎn)權(quán)保護、法律法規(guī)等多方面知識的一種全新的復(fù)合型人才。

第6篇：電子化檔案管理方案范文

一、學(xué)校體育檔案資料管理的目的與作用

體育檔案作為學(xué)校體育工作的體現(xiàn)，記錄了各階段的體育工作的詳細情況，為下一階段體育工作的開展提供了極其重要的參考價值。完善的體育檔案管理不僅體現(xiàn)了學(xué)校體育工作的管理水平，也能真實地還原一所學(xué)校體育工作的開展情況。其次，詳盡的學(xué)校體育檔案記錄了學(xué)校體育工作的開展，對記錄在案的檔案進行還原分析、反思既可得出成功的經(jīng)驗，也可吸取失敗的教訓(xùn)，對今后工作的開展有著重要的參考價值。再次，多所學(xué)校之間進行體育檔案的借閱，不僅實現(xiàn)了經(jīng)驗的相互交流，同時在交流中也可以發(fā)現(xiàn)本校在檔案管理中的不足之處，為提升學(xué)校體育檔案管理水平提供了參考。

二、學(xué)校體育檔案資料管理的原則

在學(xué)校體育檔案管理工作中應(yīng)遵循系統(tǒng)性、歷史性、規(guī)范性等原則，做到檔案管理的規(guī)范化，真正體現(xiàn)檔案建立的價值，更好地為學(xué)校體育工作服務(wù)。

1.系統(tǒng)性原則

收集攝取信息加工保存信息

接收反饋信息輸送信息

學(xué)校體育檔案的建立首先是進行信息的攝取與收集，然后對收集完畢的信息進行加工、保存，篩選后留下有作用的、對今后工作有參考價值的部分，再對信息進行錄入、保存。檔案管理的最終目的是對工作及整個事件的反饋。

2.歷史性原則

體育檔案應(yīng)真實、完整地反映學(xué)校體育工作的整個過程，在建立學(xué)校體育電子檔案時應(yīng)遵循事件的先后順序，對學(xué)校體育工作進行真實地還原。例如，在對一屆校運動會的建檔過程中，應(yīng)以事件發(fā)展的先后順序，依次對運動會的方案、運動會規(guī)程、運動會報名通知、各班運動會報名表格，開幕式議程、運動會競賽日程表、各項目預(yù)決賽情況及最后比賽名次進行記錄。完整地對整個事件進行記錄，真實地反映該事件的發(fā)展過程，達到建立檔案的初衷。

3.規(guī)范性原則

學(xué)校體育檔案不同于其他項目的檔案，其具有特殊的專業(yè)性。在學(xué)校體育檔案電子化建設(shè)的過程中，應(yīng)由懂體育、對學(xué)校體育工作進行參與的專職體育教師進行錄入，同時該人也應(yīng)具備熟練操作電腦、對各種信息進行加工整理的能力。

三、學(xué)校體育電子檔案的分類

由于學(xué)校體育工作涉及面廣、事件發(fā)生的時間跨度大、檔案數(shù)目眾多等因素，因此，對電子檔案進行分類管理，將大大提高檔案查閱的效率，體現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的水平。

經(jīng)過對學(xué)校體育檔案管理工作的總結(jié)，本校嚴格按照項目分類法對學(xué)校體育檔案進行管理。該方法針對學(xué)校體育工作開展的不同項目進行分類，其好處是在查閱或檔案輸入時十分便捷。

以長興縣西太湖圖影小學(xué)體育教研組實施的學(xué)校體育電子檔案管理為例，體育組按學(xué)校體育工作開展的情況將檔案分為：（1）組織管理機構(gòu)；（2）教研組的建設(shè)；（3）課堂教學(xué)常規(guī)；（4）教育科研工作；（5）陽光體育活動；（6）國家學(xué)生體質(zhì)健康測試；（7）課余運動訓(xùn)練；（8）體育特色學(xué)校建設(shè)；（9）體育器材登記；（10）其他項目內(nèi)容等不同大項。然后再根據(jù)不同事件對電子檔案進行細化處理，在大的分類下，又對各子目錄進行細化分類：

1.組織管理機構(gòu)

a.校體育工作計劃與總結(jié)

b.校體育工作相關(guān)會議記錄

c.體育經(jīng)費支出

d.體育場地、器材管理辦法

e.體育活動安全防范措施

f.兩季作息時間表，總課表，體育教師任課表

2.教研組的建設(shè)

a.教研組制度；工作計劃

b.青年教師成長規(guī)劃

c.體育教師帶訓(xùn)制度

d.體育教師培訓(xùn)

e.體育教研組成員基本情況

3.課堂教學(xué)常規(guī)

a.公開課、教研課、展示課記錄

b.教師備課聽課情況

c.體育教學(xué)計劃：學(xué)年、學(xué)期、單元、課時

d.體育考核內(nèi)容、要求、成績登記

e.學(xué)生體育課考勤

4.教育科研工作

a.案例分析與教學(xué)反思

b.教學(xué)理論學(xué)習(xí)資料

c.課程的開發(fā)和課題的研究

d.論文、案例、發(fā)表

5.陽光體育活動

a.創(chuàng)建陽光特色學(xué)校制度、方案

b.課間操、體育活動內(nèi)容安排

c.校各類比賽活動資料

d.校體育節(jié)資料

e.校運會資料

6.國家學(xué)生體質(zhì)健康測試

a.各班測試原始資料

b.全校測試結(jié)果分析與統(tǒng)計

c.年度測試項目與測試要求

d.測試工作計劃、總結(jié)

7.課余運動訓(xùn)練

a.參加各類比賽資料

b.各運動隊名單

c.各運動隊日常訓(xùn)練考勤

d.輸送名單

e.訓(xùn)練計劃、總結(jié)

f.運動員基本情況

8.體育特色學(xué)校建設(shè)

a.體育特色項目學(xué)校的相關(guān)資料

b.體育特色學(xué)校內(nèi)部建設(shè)資料

9.體育器材登記

a.器材損耗登記

b.器材總賬冊

c.新購器材登記

10.其他項目內(nèi)容

a.體育活動照片、書籍、刊物、影像資料

b.體育興趣小組開設(shè)資料

四、學(xué)校體育檔案電子化管理的優(yōu)勢與意義

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，學(xué)校體育檔案電子化的實施，首先，充分利用和發(fā)揮了現(xiàn)有計算機的潛能，提高了計算機的利用率，實現(xiàn)了資源利用的最大化。其次，電子檔案具有占用空間小、易于保存的特點，在保管過程中電子檔案不易受蟲、鼠及其他有害生物的侵襲而損毀。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要花大量的人力、物力、財力投入到分類、復(fù)印、裝訂、保管的工作中，而檔案電子化的管理可實現(xiàn)一次投入、多次產(chǎn)出的效果，這種存儲方式改變了信息加工受經(jīng)費限制的局面，其信息成果可多份拷貝，社會影響力將大大增強。

五、實施電子檔案管理時應(yīng)注意的幾個方面

1.責(zé)任明確、分工清晰

在建立體育電子檔案時應(yīng)明確各個教師的職責(zé)，明確檔案建立的信息收集、加工保存、信息錄入等各個環(huán)節(jié)的責(zé)任人。同時由專職的體育教師負責(zé)檔案的錄入工作，做好檔案的標準化、規(guī)范化。

2.及時錄入、完整錄入

在體育檔案管理中，應(yīng)對各事件進行及時的導(dǎo)入，以保持信息的及時性與完整性。

3.及時更新，多份拷貝

第7篇：電子化檔案管理方案范文

1 水文行業(yè)檔案電子化的特點

水文行業(yè)除與建筑、電力、機械、氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密外，還牽涉農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、通信、生態(tài)環(huán)境等各個方面，水文檔案在種類上也具有多樣性，包括水文基建檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案，等等。這類檔案涉及各機關(guān)部門正式發(fā)文的文件及各類科研項目在規(guī)劃、咨詢、勘察、設(shè)計、招標投標過程中形成的電子文件，如項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評估報告、試驗報告、總體規(guī)劃、方案設(shè)計、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、招標投標文件、設(shè)計修改等有關(guān)文件。可行性研究階段的文件材料主要由設(shè)計單位提供給管理單位歸檔，工程投產(chǎn)運行管理階段的文件材料由管理單位歸檔。施工建設(shè)階段涉及的文件材料比較多，有設(shè)計文件、建設(shè)管理文件、監(jiān)理管理文件、施工管理文件、設(shè)備文件等。這些檔案包括了紙質(zhì)和電子兩種文件。其中，有些文件只有紙質(zhì)形式，如收到外單位的來文、驗收簽證等，有些文件只有電子形式，如郵件、外界報道、各種類型的數(shù)據(jù)庫文件、聲像、照片等，也有些文件同時以兩種形式存在，兩種檔案歸檔形成了兩種介質(zhì)的一套檔案。對于紙質(zhì)文件按照傳統(tǒng)的做法將其歸檔保存，對于各種電子檔案則根據(jù)電子文件檔案管理規(guī)范管理，為了保證有效利用，應(yīng)根據(jù)電子檔案特點，對電子檔案采用兩種格式歸檔的方式。

2 水文行業(yè)電子檔案的移交

在電子文件歸檔過程中，各歸檔單位要按電子文件移交目錄及有關(guān)說明歸檔（移交），填寫電子文件登記表，電子文件載體要求為光盤，并刻錄為一次性只讀。這是因為光盤既具備大容量和低成本的優(yōu)點，又是一種可以移動的存儲介質(zhì)，并且不能被修改。存儲歸檔電子文件的載體中除存有歸檔的電子文件外，還應(yīng)同時存有相應(yīng)的說明文件和電子文件目錄，說明文件內(nèi)容包括案卷名稱、檔號、形成時間、電子檔案份數(shù)、歸檔時間等。

3 電子檔案的利用

根據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范，“把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存”。為了更好地使用，應(yīng)采用“一檔三存”的辦法管理電子檔案，即一種電子檔案三種保存辦法，既保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盤多次使用易磨損，易造成無法讀取數(shù)據(jù)。如果使用大容量移動硬盤，不僅能減少光盤的磨損，也不用從大量的光盤中查找，而且硬盤容易組織數(shù)據(jù)，體積小，還可以節(jié)約大量的查找時間。

4 水文行業(yè)檔案電子化的長處與不足

電子文件實現(xiàn)了快速檢索查詢，提供重復(fù)利用，減少檔案利用人員工作時間，提高生產(chǎn)，同時減少對紙質(zhì)檔案造成的磨損，有利于保護紙質(zhì)檔案。減輕電子檔案管理人員的勞動量，提高檔案管理的工作效率和水平。但電子文件具有不穩(wěn)定性，①所依賴的軟硬件不穩(wěn)定性?，F(xiàn)在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代快，尤其是軟件系統(tǒng)，幾年的時間就出現(xiàn)新的電子文件存儲的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)變化而需要轉(zhuǎn)換的問題。②載體的不穩(wěn)定性。從磁帶到磁盤、光盤電子檔案的載體也在發(fā)生變化，有的載體壽命短，不易長久保存。③電子檔案具有可改性，經(jīng)更改后除與原文對照，否則，不能確定是否更改。④容易被損壞。如碰撞、電磁干擾等都易造成全部數(shù)據(jù)的不可用。

5 水文行業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

檔案部門缺乏現(xiàn)代高端技術(shù)人才，其中，檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。要加強培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

6 水文行業(yè)檔案電子化管理的作用

第8篇：電子化檔案管理方案范文

管理的具體建議?！娟P(guān)鍵詞】檔案室；人事檔案；管理

現(xiàn)在機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案由具有人事權(quán)利的單位自己管理，沒有采用現(xiàn)在社會上普遍使用的人事方式，實現(xiàn)對人事檔案的集中化、科學(xué)化、規(guī)范化的管理。但是這種老的人事檔案管理方式也有著它自己的優(yōu)勢，對于人事的檔案，很多單位沒有掌控權(quán)，放在人才交流中心的人事檔案具有流動性，對于相對比較固定的機關(guān)事業(yè)單位，需要這種單位自主管理員工人事檔案的方式，這樣很多不必要的人員流動才能進一步被控制。

一、人事檔案管理存在的問題

（一）管理的方式相對落后。一些單位的人事檔案管理制度相對比較松散，沒有明確的專人管理，對于人事檔案一般職工可以輕松看到，甚至自己能拿到自己檔案。這就造成了很多管理方面的隱患，很多單位利用檔案的管理阻礙正常的人才流動。例如，明文規(guī)定允許事業(yè)單位人員參加的正常的公開招聘，很多時候就是由于原單位扣著其檔案不放，阻礙了優(yōu)秀人才的正常流動，這就是一種管理理念存在落后思想所造成的。

（二）管理的手段相對單一。很多單位由于辦公條件的影響，造成了很多地方的人事檔案管理缺乏手段，沒有專門的人事檔案管理的場所，甚至沒有專門的密碼柜。嚴重影響了人事檔案的嚴肅性和保密性，由于辦公條件所限，很多單位人員的檔案甚至出現(xiàn)了丟失，很多管理人事檔案的人員不是專業(yè)人員，對人事檔案的管理缺乏手段和方法，造成很多不必要的錯誤和問題。很多單位的人事檔案沒有相對應(yīng)的電子化管理，需要大量的人工操作完成每年一次的人事檔案的常規(guī)管理。

二、利用搬遷機會 進一步提升單位人事檔案管理

檔案室的搬遷是提高人事檔案管理的好機會，需要進一步提高管理的理念和思想。檔案室條件的改善有利于人事檔案的有序管理，有利于人事檔案調(diào)閱、增減的規(guī)范化，有利于避免因為人事檔案造成的管理糾紛，進一步維護了人事檔案管理工作的嚴肅性，保障了人事檔案的真實性、可靠性。

（一）進一步加大培訓(xùn)力度，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。人事檔案管理具有很強的專業(yè)性，對管理人員的要求十分嚴格，不僅是業(yè)務(wù)能力方面，更是管理人員的政治性、黨性的體現(xiàn)，需要進一步加大對管理人才的政治思想教育，要求其以對黨、對單位高度負責(zé)的態(tài)度管理人事檔案，不能因為與誰的關(guān)系好，就私自給誰看檔案，甚至篡改檔案。政治立場在保持高度的堅定的基礎(chǔ)上，要進一步增加業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)，一個有著高度思想覺悟的人沒有專業(yè)的管理方法和手段，人事檔案還是會出現(xiàn)不必要問題的，加強系統(tǒng)內(nèi)部的人事檔案管理的培訓(xùn)，組織專業(yè)的教師開展培訓(xùn)，進一步開展人事檔案互查活動，實現(xiàn)兄弟單位之間的取長補短。

（二）進一步加強規(guī)范化管理，促進人事檔案管理的有序進行。隨著檔案室的搬遷，管理條件的改善，可以進一步促進人事檔案管理相應(yīng)規(guī)章制度的完善，原來沒有條件的，現(xiàn)在有條件了，可以實現(xiàn)有序管理了。因此，可以以此為機會，進一步規(guī)范人事檔案調(diào)閱增減等操作的流程，對于需求調(diào)閱人事檔案的，需要有專門的文件，需要調(diào)出檔案的，需要有調(diào)檔函。需要查閱相應(yīng)檔案信息的，要有兩個人在場方可調(diào)閱，這些管理制度都可以借助檔案室條件的改善，進一步規(guī)范起來，從而實現(xiàn)人事檔案的有序管理。

（三）進一步拓展管理手段，實現(xiàn)電子管理的可能。檔案室的搬遷是一種硬件大環(huán)境的改善，由此可以進一步提出電子化人事檔案管理的可行性方案，實現(xiàn)管理手段的進一步拓展。因為很多單位人員眾多，各種身份人員檔案管理有著不同要求，人工管理人事檔案的難度很大，一旦將主要的人員檔案信息電子化，將有利于人事檔案的調(diào)取和查閱，大大降低了人員的工作量。

三、結(jié)語

由于各種原因，有歷史遺留的問題、有人員管理更替的問題等等，造成了一些機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理出現(xiàn)很多問題，埋下了很多不必要的隱患。以檔案室的搬遷為機會，進一步提升人事檔案管理人員的政治敏感性、專業(yè)素養(yǎng)，不斷增加規(guī)范化操作流程，有效拓展電子檢索管理，將有利于單位科學(xué)、合理地管理人事檔案。

參考文獻：

第9篇：電子化檔案管理方案范文

［關(guān)鍵詞］信息化時代；圖書館；檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.106

［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-01

隨著信息化時代的快速發(fā)展，中學(xué)圖書館建設(shè)面臨新的形勢和新的問題，對圖書館檔案管理工作也提出了新的更高的要求。中學(xué)圖書館是中學(xué)的有機組成部分，是學(xué)校教育和教學(xué)必不可少的重要條件，對于教師教學(xué)、學(xué)生學(xué)習(xí)都能提供豐富的信息資源及服務(wù)。中學(xué)圖書館檔案既是中學(xué)歷史的全面反映和真實記錄，也是查閱資料、傳承知識的重要載體，對于服務(wù)各科教學(xué)、促進教學(xué)質(zhì)量提高等都具有重要作用。針對信息化時代中學(xué)圖書館檔案管理工作面臨的問題和挑戰(zhàn)，必須主動作為，有所作為，推動中學(xué)圖書館檔案管理工作向著科學(xué)化、規(guī)范化、信息化方向創(chuàng)新發(fā)展。

1 中學(xué)圖書館檔案信息化管理工作存在的主要問題

1.1 管理理念滯后

一是信息化意識不強。部分中學(xué)圖書館不能堅持與時俱進，沒有將信息化建設(shè)納入圖書館發(fā)展規(guī)劃之中，仍然習(xí)慣于按照傳統(tǒng)的老套路、老辦法實施管理，使圖書館檔案管理難以適應(yīng)信息時展的要求。二是對信息化的理解有偏差。部分圖書館錯誤地理解了信息化的概念，認為建立了計算機網(wǎng)絡(luò)、掃描成電子文檔、建立了檔案數(shù)據(jù)庫等，就可以稱為信息化。殊不知這些只是表象，真正的信息化是涵蓋思想意識、硬件設(shè)施、軟件配套、制度管理與系統(tǒng)綜合等全方位的科學(xué)化、自動化、系統(tǒng)化管理體系。［1］

1.2 信息化建設(shè)不足

部分中學(xué)圖書館雖然制訂了信息化建設(shè)方案，但因中學(xué)條件限制，導(dǎo)致經(jīng)費投入不足，使信息化建設(shè)緩慢，難以有效發(fā)揮圖書館檔案信息化管理效能。還有的圖書館雖然建立了計算機網(wǎng)絡(luò)，配備了掃描、復(fù)印、攝錄等系列配套設(shè)備，對館藏圖書和檔案內(nèi)容進行了電子化，但因缺乏有效的信息系統(tǒng)和規(guī)范的管理制度，導(dǎo)致信息化體系難以有效發(fā)揮作用，圖書館檔案信息化管理在低效率、低水平階段徘徊。

1.3 管理人員信息素養(yǎng)不高

信息化時代，中學(xué)圖書館檔案管理具有館藏載體多樣化、檔案資料電子化、管理手段自動化、閱讀模式網(wǎng)絡(luò)化及服務(wù)項目多元化等特點，這些都對圖書館檔案管理人員信息素養(yǎng)提出了更高的要求。然而，部分中學(xué)圖書館檔案管理人員信息化意識不強、信息知識不足、信息技能缺乏，仍然習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理模式，直接影響了圖書館檔案信息化管理水平和信息服務(wù)效能，使圖書館難以為學(xué)校教育和管理提供高效率、高水準的服務(wù)。

2 信息化時代加強中學(xué)圖書館檔案信息化管理工作的措施

2.1 強化信息化的管理理念

首先，中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)層要樹立信息化發(fā)展理念，將圖書館檔案信息化管理納入整個學(xué)校信息化發(fā)展規(guī)劃和圖書館信息化建設(shè)之中。其次，要加強宣傳教育，將全體教職員工的思想認識統(tǒng)一到學(xué)校的信息化發(fā)展規(guī)劃上來，形成人人重視、人人參與的良好局面。在此基礎(chǔ)上，中學(xué)圖書館應(yīng)結(jié)合自身特點，進一步強化信息化意識，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，為推進圖書館信息化建設(shè)，提升檔案信息化管理水平和效率奠定堅實的思想基礎(chǔ)。同時，還要針對網(wǎng)絡(luò)泄密、黑客攻擊、病毒危害等問題，進一步強化信息安全教育，筑牢信息安全的思想防線。

2.2 著力推進信息化建設(shè)

一是制訂信息化建設(shè)方案。中學(xué)圖書館檔案既包括紙質(zhì)文檔、特殊載體檔案（光盤、照片、音像、榮譽等實物檔案）等實體檔案，又包括電子文檔等電子檔案。因此，中學(xué)圖書館在制訂信息化建設(shè)方案時，既要考慮中學(xué)信息化建設(shè)規(guī)劃的統(tǒng)一性，又要考慮檔案信息化管理的特殊性，使信息化建設(shè)方案更加科學(xué)合理。二是建立和完善信息管理系統(tǒng)。中學(xué)要加大資金投入，按照圖書館信息化建設(shè)方案穩(wěn)步推進信息化建設(shè)，構(gòu)建計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、計算機終端、配套設(shè)備、軟件系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)防火墻等相結(jié)合的一體化信息支撐平臺，為全校師生和員工提供更加高效的信息服務(wù)。三是建立健全信息化管理制度。圖書館要在學(xué)校信息化管理制度的基礎(chǔ)上，進一步完善檔案信息化管理制度。不僅要明確種類檔案資料的信息化管理方法、程序、手段和要求，還要加強信息化管理系統(tǒng)的使用、維護和管理，使建、管、用有機結(jié)合起來，確保信息化管理效能的有效發(fā)揮。

2.3 提高人員的信息素養(yǎng)

一是加強人員培訓(xùn)。中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將信息化知識內(nèi)容納入全校教職員工的培訓(xùn)體系之中，使全體人員能夠牢固樹立信息化意識，掌握信息化基礎(chǔ)知R和計算機操作等基礎(chǔ)信息技能，為學(xué)校信息化建設(shè)提供信息人才支撐。在此基礎(chǔ)上，中學(xué)圖書館應(yīng)進一步加強所屬人員的信息化知識和技能培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和應(yīng)用，進一步提高自身信息素養(yǎng)和信息化服務(wù)水平。二是加大信息考評力度。中學(xué)應(yīng)將信息知識考核納入全校教職員工的年度考核之中，進一步強化各級各類人員的信息化意識、規(guī)范意識和責(zé)任意識，促進信息素養(yǎng)的進一步提高。同時，中學(xué)圖書館也要將檔案信息化管理作為人員考評的重要內(nèi)容，使檔案信息化管理形成習(xí)慣、步入正軌、發(fā)揮實效。

3 結(jié)　語

信息時代，中學(xué)圖書館檔案管理面臨著新的形勢和挑戰(zhàn)。學(xué)校必須正視檔案信息化管理存在的問題，并采取針對性措施，以轉(zhuǎn)變管理理念為抓手，以平臺建設(shè)為支撐，以制度管理為規(guī)范，以人才培養(yǎng)為根本，推動中學(xué)圖書館檔案管理向科學(xué)化、規(guī)范化、信息化的方向創(chuàng)新發(fā)展。

主要參考文獻