采購訂單的管理精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的采購訂單的管理主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：采購訂單的管理范文

關(guān)鍵詞：直運(yùn)業(yè)務(wù)；采購；銷售

中圖分類號：F270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）08-00-03

一、直運(yùn)業(yè)務(wù)類型說明

直運(yùn)業(yè)務(wù)是指商品無需入庫即可完成的銷售業(yè)務(wù)?？蛻粝虮竟居嗁徤唐?，雙方簽訂購銷合同；本公司向供應(yīng)商采購客戶所需的商品，與供應(yīng)商簽訂采購合同；供應(yīng)商直接將商品發(fā)送給客戶，結(jié)算時，由購銷雙方分別與企業(yè)結(jié)算。直運(yùn)業(yè)務(wù)包括直運(yùn)銷售業(yè)務(wù)與直運(yùn)采購業(yè)務(wù)，沒有實(shí)物的出入庫，貨物流向是直接從供應(yīng)商到客戶，財(cái)務(wù)結(jié)算通過直運(yùn)銷售發(fā)票，直運(yùn)采購發(fā)票進(jìn)行。企業(yè)、客戶與供應(yīng)商的供銷關(guān)系如圖所示：

二、直運(yùn)業(yè)務(wù)處理流程

1.相關(guān)設(shè)置

ERP子系統(tǒng)啟用――基礎(chǔ)設(shè)置：同時啟用采購管理、銷售管理、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、庫存管理、存貨核算、總賬管理系統(tǒng)；

銷售管理系統(tǒng)――銷售選項(xiàng)設(shè)置：報(bào)價不含稅、有直運(yùn)銷售業(yè)務(wù)；

基礎(chǔ)設(shè)置――存貨屬性設(shè)置：將直運(yùn)業(yè)務(wù)所涉及的存貨設(shè)置有內(nèi)銷、外銷、外購屬性；

2.業(yè)務(wù)執(zhí)行

案例：

2009年8月10日，陽光公司銷售部接到業(yè)務(wù)消息，客戶華宏公司欲購買智能空調(diào)10臺，雙方商定以單價4000元/臺成交，增值稅17%，隨后，銷售部填制銷售訂單；

8月10日銷售部聯(lián)系供應(yīng)商興華公司，發(fā)出采購訂單，以單價3000元/臺成交，增值稅17%，并要求興華公司直接將貨物送到華宏公司；

8月10日，興華公司將貨物送至華宏公司，并根據(jù)采購訂單開具一張專用采購發(fā)票給陽光公司；

8月10日，銷售部根據(jù)銷售訂單開具一張專用銷售發(fā)票給華宏公司；

8月10日，財(cái)務(wù)根據(jù)銷售部交來的采購發(fā)票、銷售發(fā)票結(jié)轉(zhuǎn)采購成本、銷售成本并確認(rèn)銷售收入。

操作步驟：

（1）錄入銷售訂單和采購訂單

在銷售管理系統(tǒng)，執(zhí)行“銷售訂貨”“銷售訂單”命令，進(jìn)入“銷售訂單” 窗口，單擊“增加”按鈕，必須選擇“直運(yùn)銷售” 業(yè)務(wù)類型，錄入銷售單價等信息生成銷售訂單，保存并審核；

在采購管理系統(tǒng)，執(zhí)行“采購訂貨”“采購訂單”命令，進(jìn)入“采購訂單”窗口，單擊“增加”按鈕，必須選擇“直運(yùn)采購”業(yè)務(wù)類型，單擊“生單” 按鈕，選擇“銷售訂單” 命令，將銷售訂單相關(guān)信息帶入“采購訂單”，錄入采購單價等信息生成采購訂單，保存并審核；

（2）生成專用采購發(fā)票和專用銷售發(fā)票

在采購管理系統(tǒng)，參照采購訂單生成直運(yùn)專用采購發(fā)票并保存；

在銷售管理系統(tǒng)，參照銷售訂單生成直運(yùn)專用銷售發(fā)票，保存并復(fù)核；

（3）直運(yùn)送貨后結(jié)轉(zhuǎn)采購成本、銷售成本并確認(rèn)銷售收入

模式A：在應(yīng)付款管理系統(tǒng)審核應(yīng)付單，確認(rèn)采購成本并生成憑證；

模式B：在應(yīng)付款管理系統(tǒng)只審核應(yīng)付單，操作同模式A；不生成憑證；

在存貨核算系統(tǒng)對直運(yùn)采購發(fā)票和直運(yùn)銷售發(fā)票記賬；

在應(yīng)收款管理系統(tǒng)審核應(yīng)收單，確認(rèn)銷售收入并生成憑證，操作同模式A；

在總賬管理系統(tǒng)同樣可以查看到直運(yùn)業(yè)務(wù)生成的三張憑證。

三、結(jié)論

直運(yùn)業(yè)務(wù)采購與銷售實(shí)物均不入庫，中間商直接以采購成本結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本；

采購成結(jié)轉(zhuǎn)前必須先在在應(yīng)付款管理系統(tǒng)對應(yīng)付單進(jìn)行審核；

采購成本結(jié)轉(zhuǎn)可在應(yīng)付款管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，并生成憑證，然后再在存貨核算系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本并生成憑證，在應(yīng)收款管理系統(tǒng)確認(rèn)銷售收入并生成憑證，即A執(zhí)行模式；

如果不在應(yīng)付款管理系統(tǒng)生成結(jié)轉(zhuǎn)采購成本憑證，則采購成本和銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)可同時在存貨核算系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，并生成兩張憑證，再在應(yīng)收款管理系統(tǒng)確認(rèn)銷售收入并生成憑證，即B執(zhí)行模式；

無論執(zhí)行哪種模式，在總賬系統(tǒng)均可查詢到直運(yùn)業(yè)務(wù)生成的三張憑證。

參考文獻(xiàn)：

第2篇：采購訂單的管理范文

在市場競爭日趨白熱化的今天，能夠“生存”已是很多家電企業(yè)苦苦追求的目標(biāo)了，因?yàn)樵谄髽I(yè)外部，同行之間的價格戰(zhàn)不斷吞噬著廠商的利潤；在企業(yè)內(nèi)部，人力成本費(fèi)用持續(xù)地上升，企業(yè)組織體系漸漸不能適應(yīng)行業(yè)發(fā)展需求。廣大家電廠商唯有深耕挖掘自身企業(yè)潛力才能抵御行業(yè)當(dāng)下的困境。

而對于家電行業(yè)來說，原材料成本能占到商品總成本的60%～70%，原材料采購在成本控制、保障生產(chǎn)、內(nèi)部各業(yè)務(wù)單元間協(xié)同、上下游供應(yīng)鏈企業(yè)的戰(zhàn)略合作方面，起到了至關(guān)重要的作用。所以如何做好采購管理，就成為當(dāng)下家電企業(yè)突破行業(yè)發(fā)展困境的有效途徑。

本文以C公司為例來談?wù)劶译娖髽I(yè)采購管理所遇到的問題，以及解決這些問題的有效策略，希望能給業(yè)內(nèi)人士帶來啟示。

C公司是一家專門從事家電產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售的老牌廠商。該公司的采購模式比較原始，仍然處在與供應(yīng)商詢比價格簽訂單階段，這與當(dāng)今家電業(yè)注重供應(yīng)鏈的利益分享及訂單快速反應(yīng)的理念背道而馳，此采購模式已嚴(yán)重不能滿足C公司的戰(zhàn)略發(fā)展要求C公司的采購管理為整個公司的運(yùn)營帶來哪些影響？這些影響又在哪些方面產(chǎn)生制約？

順藤摸瓜 痛點(diǎn)在哪里

C公司的采購模式可謂是非常傳統(tǒng)、簡單的。即其采購部一直沿襲以拉動采購的管理模式進(jìn)行運(yùn)作，圍繞確定采購需求、供應(yīng)商詢價、議價、下訂單、跟蹤訂單、跟蹤交期、收貨、付款等流程進(jìn)行采購日常工作，其并未與現(xiàn)代的供應(yīng)鏈采購相融合。

對于絕大部分中小企業(yè)來講，一般都采用和C公司相類似的采購原則，這種模式有正反兩方面的影響。早期，企業(yè)在生存階段，管理的方式都比較原始和簡單，也沒有形成團(tuán)隊(duì)。原始的采購管理方式確實(shí)適應(yīng)資金、人員、規(guī)模有限的初級階段，一旦企業(yè)進(jìn)入規(guī)模化發(fā)展，傳統(tǒng)采購模式的弊端也逐漸暴露。

這種粗放式的采購體系已不能適用行業(yè)發(fā)展，具體存在的問題突出有如下幾點(diǎn)。

1.訂單按時交貨率低。

在C公司的供應(yīng)商中，部分供應(yīng)商的管理理念較為落后，對需求方的交貨及時性、準(zhǔn)確性以及整個供應(yīng)鏈運(yùn)行效率的重要意義并未深刻理解。

其次，供應(yīng)商生產(chǎn)運(yùn)作模式落后，致使在生產(chǎn)計(jì)劃、加工、運(yùn)輸?shù)热魏我簧a(chǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，導(dǎo)致無法保證交貨及時性。交貨不及時，等于喪失了市場銷售機(jī)會，更別說搶占市場，已經(jīng)有不少經(jīng)銷商反映由此所帶來的訂單和銷售流失。直接影響整個供商鏈條、包括資金周轉(zhuǎn)。

2.多品種、小批量的生產(chǎn)模式導(dǎo)致采購成本增加。

由于C公司的產(chǎn)品線較為豐富，根據(jù)訂單進(jìn)行牽引讓各部門進(jìn)行配合，致使采購管理常進(jìn)行小批量多品種的采購工作，增加了采購人員的工作強(qiáng)度。

這也對供應(yīng)商交貨期提出了較為嚴(yán)格的時效性要求，造成供應(yīng)商無法進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)測和配送計(jì)劃，同時也會造成供應(yīng)商多品種小批量的送貨，使得相關(guān)系統(tǒng)成本增加（物流費(fèi)、倉儲費(fèi)、倉庫檢查、收料費(fèi)用等），間接造成采購成本的增加，雙方在其中都沒得到好處，不利于公司與供應(yīng)商間的戰(zhàn)略合作。

3.采購流程問題，容易滋生腐敗。

在營銷部門下達(dá)采購訂單后，采購人員根據(jù)訂單需求，在SAP系統(tǒng)導(dǎo)出物料需求，采購員再根據(jù)物料與多家供應(yīng)商議價確定供貨。若在多家供應(yīng)商能按時按量供應(yīng)物料的前提下，C公司采購分配管理流程不明晰，采購分配比例由采購員確定。采購員按照平時供應(yīng)商的價格、服務(wù)、交期等評判標(biāo)準(zhǔn)來分配采購比例，但主要評判還是以價格為主導(dǎo)。

但對于供應(yīng)商來說，在淡季他們?yōu)榱朔謹(jǐn)偣潭ǔ杀径蛢r競單，在旺季供應(yīng)商則會先滿足于利潤較高的客戶，導(dǎo)致交貨不及時或不接單，對C公司的生產(chǎn)配套帶來非常大的影響，同時也傷害雙方的戰(zhàn)略合作關(guān)系。另C公司并無制定物資采購比例的相關(guān)管理辦法，采購員分配訂單權(quán)利過大，容易滋生腐敗，引起采購員與供應(yīng)商串通的可能性。實(shí)際上，不僅C公司出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，同樣的問題也存在絕大多數(shù)的家電企業(yè)，成為理順供應(yīng)鏈中的“毒瘤”。

4.采購員專業(yè)素養(yǎng)急需提高。

由于采購員每天都在處理日常事務(wù)，在C公司采購流程中常發(fā)現(xiàn)采購員不熟悉業(yè)務(wù)知識而盲目聽取供應(yīng)商建議，導(dǎo)致成本增加，甚至對物料特性及功能了解甚少，這樣的情況難以提升采購人員的管理水平。

5.采購信息系統(tǒng)落后。

每天清晨，C公司的采購人員都要依據(jù)銷售部門下達(dá)的生產(chǎn)訂單需求，在電腦系統(tǒng)中將物料需求導(dǎo)出，針對每個生產(chǎn)訂單，采購員都必須手動制定物料分配表。這對大型的生產(chǎn)企業(yè)來說，每天都有繁多的生產(chǎn)訂單要下達(dá)，采購員必須重復(fù)的做同一件事情，導(dǎo)致采購員整體效率降低，更無從在采購專業(yè)知識方面取得突破。

6.管理層不重視采購管理的戰(zhàn)略作用。

很多家電企業(yè)的管理層非常重視市場端的銷售，認(rèn)為銷售才是生產(chǎn)型企業(yè)的利潤源泉，往往忽視了采購的重大作用，采購只要將采購成本下降1%，就可以給公司帶來5～8%的利潤增加。事實(shí)告訴我們采購管理就是向管理要利潤。所以采、研發(fā)、銷售三者是企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)最為關(guān)鍵的因素。

7.呆滯物料使公司經(jīng)營遭受巨大損失。

采購部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定出的物料需求，與多個供應(yīng)商對所需要的物料展開詢價及議價工作，然后將物料份額對供應(yīng)商進(jìn)行分配和執(zhí)行，最后是跟進(jìn)物料到廠的進(jìn)度并及時將物料入庫，待生產(chǎn)使用。但是每年C公司都有大量積壓物料進(jìn)行處置外賣，變現(xiàn)后取得的收入僅為原值的50%不到，對公司增強(qiáng)盈利水平產(chǎn)生了巨大的負(fù)面影響。

追根溯源 為何“不通”

1.原始管理模式帶來的弊端。

C公司仍然運(yùn)用原始的以銷定產(chǎn)的管理模式，即通過銷售部門確定客戶的需求匯總后，下訂單給采購組織進(jìn)行生產(chǎn)活動。C公司缺乏銷售與運(yùn)營計(jì)劃體系的協(xié)調(diào)，內(nèi)部銷售部門、采購部門與生產(chǎn)部門缺乏有效的銜接跟溝通，無法提前做好與供應(yīng)商的物料預(yù)測計(jì)劃，往往會出現(xiàn)供應(yīng)商無法按時按量交貨的情況。

2.C公司對采購的地位認(rèn)識高度不夠。

該公司認(rèn)為采購主要職責(zé)就是保證采購價格低、為生產(chǎn)齊套保駕護(hù)航，但并未將采購部放到與營銷、研發(fā)部同等重要的位置。采購是整個供商鏈條中基礎(chǔ)的一環(huán)，也是重要的一環(huán)，其是產(chǎn)品生產(chǎn)成本和品質(zhì)的保證。

3.采購管理流程制度缺乏系統(tǒng)性梳理，各業(yè)務(wù)部門缺乏有效的銜接。

C公司在《采購分配管理辦法》、《物料標(biāo)準(zhǔn)化管理辦法》、《訂單需求預(yù)測管理辦法》等并未制定有效流程和制度，給公司帶來諸如滋生腐敗、降低系統(tǒng)效率、產(chǎn)生大量積壓物資、交貨及時性降低、物料通用性差、增加管理費(fèi)用等問題和風(fēng)險。公司化運(yùn)作需要制度化，與“團(tuán)伙”和“團(tuán)隊(duì)”有著異曲同工之處。

4.C公司各部門間缺乏及時的溝通，導(dǎo)致采購物料過多，產(chǎn)生大量的積壓物資。

第3篇：采購訂單的管理范文

關(guān)鍵字：計(jì)算機(jī)；軟件系統(tǒng)；采購軟件；系統(tǒng)分析；

中圖分類號：G623文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

1、引言

在采購業(yè)務(wù)中，采購信息是重要而復(fù)雜的信息，它包括料品生產(chǎn)廠商的信息和料品價格的信息等等，料品生產(chǎn)廠商會提供多種料品，同時一個料品也會有多個廠商生產(chǎn)，一個生產(chǎn)廠商在不同的時期會有不同的交易條件，而某種料品在不同的時期又有不同的價格。這樣，采購計(jì)劃的制定工作是一項(xiàng)既費(fèi)時又費(fèi)力的工作，采購部工作人員經(jīng)常因?yàn)榉治霾磺袑?shí)而下錯訂單，給企業(yè)造成不必要的損失。因此，一個有效的企業(yè)采購管理信息系統(tǒng)能夠大大提高企業(yè)采購部門的工作效率以及降低成本。

2、需求分析

采購管理特別受到管理層的重視。但是，企業(yè)傳統(tǒng)的采購流程冗長、繁瑣，在實(shí)際操作中管理和采購人員職責(zé)不明確，制定的采購流程流于形式，使得整個流程未發(fā)揮效力，無形中增加了成本?，F(xiàn)有的采購模式主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

第一，目前該公司現(xiàn)有的采購模式和信息化極度落后，采購模式仍采用電話和傳真方式聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行詢價和報(bào)價活動，信息化水平只位于在互聯(lián)網(wǎng)需求信息，根本沒有為供應(yīng)商提供更為具體的信息資源。使得整個采購活動響應(yīng)市場能力差，采購周期 長且冗余環(huán)節(jié)多，根本不能適應(yīng)激烈地市場競爭和企業(yè)的發(fā)展的需求。

第二，沒有與供應(yīng)商協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來，還處于傳統(tǒng)采購模式，供應(yīng)鏈管理尚未建立。需要立刻選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，建立供應(yīng)鏈管理體系，提高企業(yè)的市場 競爭力。

因此，在對整個企業(yè)和采購部門調(diào)研分析過程中，需要立刻解決的是優(yōu)化企業(yè)生產(chǎn) 經(jīng)營過程中的整個業(yè)務(wù)流程，并且對流程中的每個工作節(jié)點(diǎn)進(jìn)行分析，強(qiáng)化每一個環(huán)節(jié)上的特點(diǎn)和作用，拋棄不合理或者多余的環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化重組，為企業(yè)降低成本投入創(chuàng)造可能。同時，要求系統(tǒng)成為信息共享的平臺。

3、功能分析

通過實(shí)際調(diào)查可以看到，整個系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程從請購單和物料資源計(jì)劃的制定開始，通過分析制定出相應(yīng)的采購計(jì)劃，期間伴隨著對基礎(chǔ)資料和用款計(jì)劃的協(xié)調(diào)。再由采購計(jì)劃生成采購訂單，完成訂單下達(dá)。在下達(dá)訂單前，采購員要及時與供應(yīng)商進(jìn)行接觸，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商進(jìn)行合作。下達(dá)訂單后，建立起和供應(yīng)商之間的緊密聯(lián)系，包括期間對訂單的跟蹤，直至收貨。收貨完畢后，對采購費(fèi)用和賬款進(jìn)行處理，最后訂單結(jié)案，完成整個采購過程。

因此可以把系統(tǒng)可以分成以下幾個模塊

（1）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理

（2）采購計(jì)劃管理

（3）采購訂單管理

（4）采購收貨管理

（5）采購權(quán)限管理

（6）供應(yīng)商管理。

4、業(yè)務(wù)流程分析

通過對企業(yè)實(shí)地調(diào)研，發(fā)現(xiàn)企業(yè)與供應(yīng)商之間尚未建立信息共享平臺，企業(yè)與供應(yīng)商的信息還沒有實(shí)現(xiàn)實(shí)時的信息傳遞，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有條件以及企業(yè)對新系統(tǒng)的功能要求。首先，采用UML統(tǒng)一建模語言中的用例圖來設(shè)計(jì)和優(yōu)化企業(yè)的采購活動業(yè)務(wù)流程。其次，對于供應(yīng)鏈的建立需要企業(yè)與目標(biāo)供應(yīng)商建立穩(wěn)定的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，實(shí)現(xiàn)信息的共享和互通?，F(xiàn)階段，企業(yè)可以通過網(wǎng)絡(luò)采購計(jì)劃，然后與供應(yīng)商進(jìn)行接觸， 確定合格供應(yīng)商，完成后合同簽訂，從而縮短采購周期。擬定采購業(yè)務(wù)流程如圖所示。

圖 4.1業(yè)務(wù)流程圖符號

圖4.2業(yè)務(wù)流程圖

由上圖可以看到，整個系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程從請購單和物料資源計(jì)劃的制定開始，通過分析制定出相應(yīng)的采購計(jì)劃，期間伴隨著對基礎(chǔ)資料和用款計(jì)劃的協(xié)調(diào)。再由采購計(jì)劃生成采購訂單，完成訂單下達(dá)。在下達(dá)訂單前，采購員要及時與供應(yīng)商進(jìn)行接觸，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商進(jìn)行合作。下達(dá)訂單后，建立起和供應(yīng)商之間的緊密聯(lián)系，包括期間對訂單的跟蹤，直至收貨。收貨完畢后，對采購費(fèi)用和賬款進(jìn)行處理，最后訂單結(jié)案，完成整個采購過程。

參考文獻(xiàn)

[1]耿騫.信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)[M].北京：高等教育出版社，2004

[2]王要武.管理信息系統(tǒng)[M].北京：電子工業(yè)出版社，2003

[3]龔沛曾， 面向?qū)ο蟪绦蛟O(shè)計(jì)系列教材[M].，高等教育出版社，2004

第4篇：采購訂單的管理范文

一、銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的同步管理

在沒有進(jìn)行信息化管理的企業(yè)中，所有企業(yè)的業(yè)務(wù)管理之間的聯(lián)系都是要通過各種單據(jù)的傳遞來實(shí)現(xiàn)的，這些單據(jù)是一種依據(jù)、一種證據(jù)、一種責(zé)任。為了這種依據(jù)、證據(jù)和責(zé)任，手工管理不得不呈現(xiàn)出一種低效率，這種低效率就是在對這些單據(jù)的等待、核實(shí)、匯總、分類、統(tǒng)計(jì)中形成的。所有的企業(yè)管理操作中不能沒有依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任，所以，這種低效率就是不得已而為之，是一種必然的結(jié)果。

但是，企業(yè)實(shí)施ERP就可以通過ERP系統(tǒng)的管理，對企業(yè)的銷售管理、庫存管理、財(cái)務(wù)管理這三者之間的信息實(shí)現(xiàn)資源共享，從而達(dá)到銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的同步管理。

首先在銷售管理中其銷售業(yè)務(wù)是從銷售訂單開始的，這里重申一點(diǎn)，銷售訂單是ERP特有的概念，它與企業(yè)內(nèi)的銷售合同是完全不同的，它是ERP為了適合計(jì)算機(jī)應(yīng)用而創(chuàng)立的一種形式。在企業(yè)的銷售管理中，一旦與客戶簽訂了銷售合同，就相當(dāng)于確立了一項(xiàng)銷售任務(wù)，當(dāng)然銷售合同的形式可以是多種多樣的，對于老客戶或許僅僅是一個電話或傳真的確認(rèn)。不管它的形式是什么，總之是確認(rèn)了一項(xiàng)銷售任務(wù)。此時，在ERP的銷售管理方式中，就是要將這項(xiàng)銷售任務(wù)錄入到銷售訂單之中，銷售主管可以對這張銷售訂單進(jìn)行審核，一旦審核完成，也就相當(dāng)于確定了一種銷售任務(wù)的依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任。銷售訂單與合同的區(qū)別在于合同是企業(yè)與客戶之間的一種交易的約定，而銷售訂單是企業(yè)內(nèi)部的一種銷售任務(wù)全過程的記錄，包括任務(wù)下達(dá)、執(zhí)行和完成結(jié)果。如果每個銷售合同就是一項(xiàng)銷售任務(wù)的話，那么銷售訂單可以由銷售合同自動產(chǎn)生。但是，銷售管理中可以是幾個銷售合同構(gòu)成一項(xiàng)銷售任務(wù)，此時一個銷售訂單對應(yīng)著幾個銷售合同。也可能一個銷售合同會派生出若干項(xiàng)銷售任務(wù)，此時，一個銷售合同對應(yīng)著幾個銷售訂單。

在ERP系統(tǒng)中，一旦銷售訂單經(jīng)過了審核，就相當(dāng)于確定了一項(xiàng)銷售任務(wù)，此時的信息共享體現(xiàn)在，所有與該項(xiàng)銷售任務(wù)相關(guān)的部門和人員都看到這張銷售訂單，當(dāng)然，信息共享絕對不是僅僅看一看，重要的是能夠充分利用才是共享。

銷售部門本身可以用銷售訂單直接產(chǎn)生發(fā)貨單，而無須再重新填制發(fā)貨單。

庫存管理可以根據(jù)發(fā)貨單直接生成銷售出庫單，無須重新填制銷售出庫單。

核算存貨時可以直接根據(jù)銷售出庫單產(chǎn)生記賬憑證，無須重新再做憑證。

銷售發(fā)票開出時，可直接取用銷售訂單中的客戶、品名、數(shù)量、價格。

可以根據(jù)銷售發(fā)票自動產(chǎn)生記賬憑證。

在ERP的財(cái)務(wù)管理中，由于財(cái)務(wù)根據(jù)記賬憑證進(jìn)行記賬的過程也是自動完成的，所以銷售出庫自動產(chǎn)生的記賬憑證也會自動記入相應(yīng)的賬簿，這個過程可以是實(shí)時的，此外，對于銷售業(yè)務(wù)而言，所開發(fā)票同樣可以用生成憑證的功能來自動生成憑證。由于生成憑證的時間可以是任意的，且可以一張單據(jù)生成一張憑證，也可以多張單據(jù)生成一張憑證，所以可以做到實(shí)時管理。即任何時候只要發(fā)生了銷售業(yè)務(wù)，隨時都能直接反映到財(cái)務(wù)賬簿中。這在手工管理狀態(tài)下是不能夠做到的。這就是銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)同步管理的含義。這種同步管理，徹底改變了財(cái)務(wù)事后記賬的傳統(tǒng)方式，使財(cái)務(wù)能夠發(fā)揮對業(yè)務(wù)的監(jiān)控職能，使得管理者隨時都能從企業(yè)效益的角度了解業(yè)務(wù)的進(jìn)展。同步管理的另外一個意義在于，由于憑證的生成是實(shí)時自動的，所以憑證的記錄是細(xì)致而精準(zhǔn)的，在系統(tǒng)中完全可以由憑證追溯到業(yè)務(wù)上，即可以由記賬憑證追溯到銷售訂單，這在管理上體現(xiàn)為可以由管理指標(biāo)的變化，追查到發(fā)生這些變化的原因。

當(dāng)然，銷售信息的共享絕不只是在已經(jīng)闡述的這些內(nèi)容上。盡管不能一一列舉，但有一點(diǎn)是必須要指出的，那就是當(dāng)企業(yè)進(jìn)一步實(shí)施ERP以后，銷售訂單的共享在生產(chǎn)計(jì)劃管理中是更加重要了，它是生產(chǎn)計(jì)劃的依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任。

二、采購業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)同步管理

采購業(yè)務(wù)與銷售業(yè)務(wù)一樣可以做到與財(cái)務(wù)管理同步。采購管理同樣是以采購訂單為核心達(dá)到各相關(guān)部門間實(shí)現(xiàn)信息共享。采購任務(wù)的下達(dá)反映在采購訂單之中，采購任務(wù)的執(zhí)行情況都可以圍繞采購訂單通過信息共享完整記錄下來。采購訂單與銷售訂單類似，也是ERP有的一種用來進(jìn)行采購管理的形式。

一旦采購訂單通過審批，就意味著采購任務(wù)已經(jīng)明確，此時所有各相關(guān)部門都可以看到采購訂單，并且可以直接引用采購訂單中的數(shù)據(jù)，諸如供應(yīng)商、品名、數(shù)量、價格等等。

可以通過采購訂單直接生成到貨單。

可以通過采購到貨單直接生成采購入庫單。

可以根據(jù)采購訂單直接生成采購發(fā)票。

可以根據(jù)采購入庫單直接生成記賬憑證。

可以根據(jù)采購發(fā)票直接產(chǎn)生記賬憑證。

這樣的一些信息共享在手工管理狀態(tài)下都是不能夠做到的，這是ERP能夠提高管理工作效率的原因所在。同樣其真正提高管理水平的地方仍然是實(shí)現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的同步管理，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)對采購業(yè)務(wù)的監(jiān)控。

三、精準(zhǔn)的庫存可用量共享

由于庫存管理是整個企業(yè)物流狀況集中表現(xiàn)的地方，所以庫存管理中的信息與其他各管理業(yè)務(wù)共享就顯得尤為突出，在此以庫存物品的可用量為例，來說明庫存管理與其他管理業(yè)務(wù)之間的信息共享關(guān)聯(lián)應(yīng)用?？捎昧?現(xiàn)存量+凍結(jié)量+預(yù)計(jì)入庫量-預(yù)計(jì)出庫量，可用量與四個因素相關(guān)，即現(xiàn)存量、凍結(jié)量、預(yù)計(jì)入庫量、預(yù)計(jì)出庫量。其中現(xiàn)存量和凍結(jié)量是一種固定狀態(tài)，而預(yù)計(jì)入庫量和預(yù)計(jì)出庫量則是根據(jù)不同企業(yè)的管理要求自己進(jìn)行選擇設(shè)置。如果選擇了出入庫時都要做可用量檢查，則在出入庫的操作中就會自動給予提示和警示。顯然這種庫存管理的精確性在手工狀態(tài)下是無法做到的。

該可用量用于銷售管理業(yè)務(wù)時，用來檢查是否可以立即進(jìn)行交貨，因?yàn)閷τ阡N售管理而言，很多時候都會遇到需要馬上交貨的情況，當(dāng)這種情況發(fā)生時，往往意味著客戶將收入送到了企業(yè)，在這種情況下，如果不能交貨，對企業(yè)的機(jī)會損失是最大的。而如果盲目接單又交不了貨，則企業(yè)信譽(yù)又將受到較大的影響，再則如果因?yàn)榻涣素浂绊懙狡渌唵蔚陌磿r完成，這很可能是得不償失的，這時候顯然最重要的事情就是知道一個準(zhǔn)確的可用量，從而做出正確的選擇。

該可用量用于采購時，顯然能夠明顯地幫助采購人員控制采購數(shù)量，盡量避免重復(fù)或過剩采購給企業(yè)帶來的負(fù)擔(dān)和浪費(fèi)。當(dāng)然對于采購的指導(dǎo)意義最終要等ERP全面實(shí)施以后，在生產(chǎn)計(jì)劃生成的過程中，對于采購量的計(jì)算依據(jù)這個可用量來運(yùn)算，此時可用量才是最能體現(xiàn)出對采購的作用。

庫存可用量的計(jì)算公式中就是考慮了采購和銷售的因素的，銷售和采購都是使得可用量在一個時間段中成為動態(tài)數(shù)量的直接原因，這種動態(tài)就是實(shí)時管理最現(xiàn)實(shí)的客觀要求，同時也是最能體現(xiàn)ERP優(yōu)越于手工的地方。

四、給財(cái)務(wù)管理帶來的變化

由于ERP的運(yùn)用使得財(cái)務(wù)管理在整個企業(yè)的財(cái)務(wù)工作的效率徹底改變，或許對財(cái)務(wù)管理的影響是最為直接的。但是，我們必須要清楚地看到，如果不實(shí)施ERP，而僅僅是實(shí)施一個財(cái)務(wù)管理。那么，財(cái)務(wù)工作的效率是不會得到徹底改變的，此時的改變更多的是體現(xiàn)在一些四則運(yùn)算量的減少，其效率的提高是有限的，盡管手工管理已經(jīng)無法與之相比，然而信息化管理的優(yōu)越性則還遠(yuǎn)遠(yuǎn)未能體現(xiàn)。惟有實(shí)施ERP之后，通過與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息共享，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的同步管理，才是真正徹底改變了財(cái)務(wù)管理工作的效率，真正發(fā)揮出財(cái)務(wù)管理對于企業(yè)經(jīng)營運(yùn)作的重要指導(dǎo)作用。

財(cái)務(wù)對于業(yè)務(wù)信息的共享表現(xiàn)在如下幾個方面：

可以根據(jù)出入庫單直接自動產(chǎn)生記賬憑證，無須再輸入憑證。

可以根據(jù)采購和銷售發(fā)票直接自動產(chǎn)生記賬憑證，無須再輸入憑證。

可以同采購管理共享供應(yīng)商信息，直接引用方便了應(yīng)付款的管理。

可以同銷售管理共享客戶信息，直接引用方便了應(yīng)收款的管理。

可以根據(jù)已經(jīng)有的記賬憑證追溯業(yè)務(wù)單據(jù)，極大減少了差錯時間。

在這些信息共享的情況下，再加之記賬憑證可以自動登入賬簿，財(cái)務(wù)報(bào)表可以根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式自動產(chǎn)生，而標(biāo)準(zhǔn)格式可以由財(cái)務(wù)管理人員根據(jù)企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用要求自己設(shè)置定義。這所有的一切最終達(dá)成了財(cái)務(wù)管理工作效率的徹底改變。

第5篇：采購訂單的管理范文

關(guān)鍵詞:SAP;ERP;XI;OA;在線審批

中圖分類號:TP81/87 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1007-9599 (2010) 05-0000-01

Discussion on the Practical Solutions of Implementing

Online Approval in SAP ERP Procurement System

Zhang Bin1,Tang Nian2

(1.China National Offshore Oil Corp,Information Technology Center,Beijing100010,China;OOC Energy Technology & Services-Human Resources Co.Shenzhen Branch,Beijing100010,China)

Abstract:This article analyses the limitations of SAP when implementing online approval in procurement procedure and provides corresponding solutions and suggestions.

Keywords:SAP;ERP;XI;OA;Online approval

筆者在多年實(shí)施ERP項(xiàng)目時常遇到用戶為實(shí)現(xiàn)采購過程控制,提出需要在線進(jìn)行審批的需求,而SAP的產(chǎn)品在這個功能上卻多有局限,難以完全滿足用戶需求。

簡單列舉幾個SAP R3產(chǎn)品的局限:

審批層級最高8級

無法實(shí)現(xiàn)靈活的授權(quán)

無法加入審批的批注

多部門同時參與的匯簽

審批用戶的SAP賬戶成本

下文將以筆者實(shí)施的一個項(xiàng)目,中海油能源發(fā)展股份有限公司(下文簡稱海油發(fā)展)ERP項(xiàng)目為實(shí)例進(jìn)行剖析和思考,希望能夠給此類問題提出一個有借鑒意義的解決方案。

一、 業(yè)務(wù)需求現(xiàn)狀分析

在實(shí)施海油發(fā)展ERP系統(tǒng)時,根據(jù)業(yè)務(wù)管理需求設(shè)計(jì)了一些動態(tài)控制點(diǎn),實(shí)現(xiàn)對企業(yè)的日常經(jīng)營行為進(jìn)行動態(tài)控制。通過采辦動態(tài)跟蹤表的查詢,采辦管理人員可以對每一項(xiàng)采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行狀態(tài)進(jìn)行直接的跟蹤,從而為生產(chǎn)提供有利的后勤保障。海油發(fā)展ERP上線能夠?qū)崿F(xiàn)從確定采購需求,選擇供應(yīng)商,下采購訂單,采購訂單的跟蹤及催貨,收貨及發(fā)票校驗(yàn),付款等一系列涉及整個采購周期的所有活動的過程控制和跟蹤,各子系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合及高度數(shù)據(jù)共享為實(shí)現(xiàn)管理動態(tài)應(yīng)變提供了可能。

在對海油發(fā)展采購審批業(yè)務(wù)進(jìn)行分析后,梳理出海油發(fā)展的審批需求有以下特點(diǎn):

 組織架構(gòu)復(fù)雜:海油發(fā)展組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜,各二級單位采辦口組織架構(gòu)并不完全一致;

 業(yè)務(wù)流程差異較大:產(chǎn)業(yè)多元化,點(diǎn)多、線長、面廣。各二級單位采辦流程不統(tǒng)一,同時會依據(jù)不同的業(yè)務(wù)需求采取集中采辦、分散采辦、委托采辦、授權(quán)采辦等采購業(yè)務(wù)處理模式;

 審批流程復(fù)雜、各類業(yè)務(wù)審批流程不一致、審批層級多:海油發(fā)展各二級單位的審批層次和審批流程各自不同,即使在同一個二級單位也可能因下級單位的不同而有區(qū)別;資產(chǎn)、材料、帶料服務(wù)、辦公、國產(chǎn)、進(jìn)口、幣種、各專業(yè)采購等等的審批流程都會有差異,這些差異要體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)的在線審批策略中,其影響是審批策略數(shù)量龐大、審批層級多;

 各二級單位內(nèi)部審批金額權(quán)限等級差異較大:在海油發(fā)展采辦管理體系文件的規(guī)定范圍內(nèi),各二級單位自行制定審批的金額權(quán)限級別,各二級單位間的差異較大。

 結(jié)合海油發(fā)展各單位的采辦管理規(guī)定對實(shí)際業(yè)務(wù)審批流程進(jìn)行梳理,將審批業(yè)務(wù)流程合理化和量化,最后在海油發(fā)展范圍內(nèi)共梳理量化出2673條審批策略。

二、 解決方案的提出和實(shí)現(xiàn)

基于SAP標(biāo)準(zhǔn)功能的局限性,無法實(shí)現(xiàn)靈活的委托授權(quán)審批機(jī)制以及超過8級審批,同時考慮到ERP系統(tǒng)上線后的維護(hù)效率、靈活度以及使用成本等多方面因素,考慮采用OA(Lotus Notes)工作流審批功能與 SAP集成,實(shí)現(xiàn)海油發(fā)展采辦業(yè)務(wù)靈活多變的分級授權(quán)審批機(jī)制。同時考慮到系統(tǒng)上線對實(shí)際業(yè)務(wù)的改變和沖擊,決定對采辦業(yè)務(wù)中的關(guān)鍵控制點(diǎn)采購訂單實(shí)施在線審批,待業(yè)務(wù)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)適應(yīng)后再實(shí)現(xiàn)采辦全業(yè)務(wù)的在線審批。

通過SAPXI集成SAPR3與OA(Lotus Notes)系統(tǒng),該接口程序?qū)?biāo)準(zhǔn)采購訂單數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Notes平臺上審批。審批完成之后,系統(tǒng)自動把審批結(jié)果返回給SAP。設(shè)計(jì)時考慮如下關(guān)鍵點(diǎn):

 業(yè)務(wù)人員在SAP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單,保存時系統(tǒng)自動產(chǎn)生采購訂單憑證編號,暫存狀態(tài)訂單不能提交審批。

 業(yè)務(wù)人員使用NOTES系統(tǒng),輸入該采購訂單憑證編號,系統(tǒng)自動獲取SAP采購訂單憑證中的信息到NOTES,系統(tǒng)在此時應(yīng)判斷憑證中的狀態(tài),當(dāng)暫存狀態(tài)(EKKO-MEMORY=X)訂單不予導(dǎo)入,并提示采購訂單為暫存狀態(tài),不能提交審批。如果為正常狀態(tài)采購訂單,系統(tǒng)判斷采購訂單中的 EKKO-PROCSTAT(采購憑證處理狀態(tài))是否為“03(按批準(zhǔn))”,否則不予導(dǎo)入,并提示采購訂單已通過審批(EKKO-PROCSTAT=05)或該采購訂單已被拒絕(EKKO-PROCSTAT=08)。

 同時業(yè)務(wù)人員在NOTES系統(tǒng)中上載采購訂單審批所需的各種支持文件及備注說明,供相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批時參閱。

 在審批過程中采購訂單應(yīng)保持鎖定狀態(tài),不能修改,如果進(jìn)行修改則該采購訂單審批無效,須重新審批。

 待NOTES系統(tǒng)審批完成后 EKKO-PROCSTAT(采購憑證處理狀態(tài))設(shè)為“05(下達(dá)完成)”,標(biāo)志審批完成,該采購訂單釋放。

 NOTES系統(tǒng)審批流轉(zhuǎn)中如果拒絕該采購訂單,則由NOTES系統(tǒng)將SAP系統(tǒng)中的EKKO-PROCSTAT(采購憑證處理狀態(tài))設(shè)為“08(已拒絕)”,即采購訂單審批被拒絕。

 NOTES系統(tǒng)根據(jù)EKKO-BUKRS(公司代碼)和工廠代碼(EKPO-WERKS)判斷顯示相關(guān)審批策略選擇菜單,供業(yè)務(wù)人員選擇適合的審批策略

 NOTES根據(jù)采購訂單金額確定相對應(yīng)的審批層級。

 外幣采購訂單按照訂單的總計(jì)金額換算成人民幣對應(yīng)審批策略層級。

 對于審批起點(diǎn)金額下限的采購訂單,采辦人員在NOTES系統(tǒng)中提交此類訂單時,系統(tǒng)在提示“該采購訂單人民幣金額未達(dá)到審批限額,審批完畢”的同時,將SAP系統(tǒng)中的采購訂單審批狀態(tài)更改為審批通過。

第6篇：采購訂單的管理范文

【關(guān)鍵詞】小家電生產(chǎn)；采購管理；系統(tǒng)開發(fā)

1.引言

隨著人們生活逐步改善，家用電器除了電視機(jī)、電冰箱、空調(diào)、洗衣機(jī)等家電外，使人們生活多樣化的各種小家電走入尋常百姓家，如微波爐、電磁爐、豆?jié){機(jī)、面包機(jī)、酸奶機(jī)、煮蛋器、吸塵器、加濕器、取暖電器、飲水機(jī)、干衣機(jī)、面條機(jī)、榨汁機(jī)等，這些小家電價格都不貴，但能滿足家庭生活的某一方面的需要，如微波爐在快速加熱早餐方面發(fā)揮了重要作用。利用豆?jié){機(jī)可以方便快捷自制豆?jié){，除了制作傳統(tǒng)豆?jié){外，還能自制水果豆?jié){、蔬菜豆?jié){，補(bǔ)充了營養(yǎng)，也讓豆?jié){更好喝。南方冬季沒有暖氣，但有時確實(shí)很冷，室內(nèi)的溫度還不如室外高，買一臺電暖器，使潮濕冰冷的房間也溫暖起來。北京等地區(qū)的春季非常干燥，一臺小小的加濕器就能解決問題。一般小家電生產(chǎn)入門門檻比較低，并沒有特別高深的先進(jìn)技術(shù)，生產(chǎn)的特點(diǎn)是小批量、多品種、裝配式，一般需要本廠的工程師設(shè)計(jì)一些有創(chuàng)意的外殼，其它所用的原材料、零件和部件均可從外部廠家進(jìn)行采購，采購回來后，與自己生產(chǎn)的外殼進(jìn)行組裝即可。因?yàn)樾〖译娚a(chǎn)企業(yè)的技術(shù)門檻不高，產(chǎn)品的競爭能力要靠價格取勝，這就要求小家電生產(chǎn)企業(yè)要拼成本、拼質(zhì)量。原材料成本價格往往在小家電產(chǎn)品價格中占有很大的比重，為了降低成本，就要從源頭開始，從采購原材料開始，將原材料價格降到盡可能最低。同時還要強(qiáng)化內(nèi)部管理，避免不必要的浪費(fèi)，降低各種耗費(fèi)，在生產(chǎn)管理過程中強(qiáng)調(diào)成本管理與成本控制，盡量采用定額法進(jìn)行成本計(jì)算與控制，增強(qiáng)產(chǎn)品在價格方面的優(yōu)勢，打敗競爭對手。從源頭進(jìn)行控制，就要對采購進(jìn)行嚴(yán)格管控。開發(fā)一套適用于小家電生產(chǎn)企業(yè)的采購管理系統(tǒng)，勢必為企業(yè)控制采購流程產(chǎn)生積極的作用。小家電生產(chǎn)企業(yè)采購管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有效控制采購流程，降低采購成本，保證采購流程順暢，為生產(chǎn)順利進(jìn)行提供可靠的保障，降低產(chǎn)品的價格，提高小家電生產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

2.系統(tǒng)分析

2.1需求分析

經(jīng)過對多家小家電生產(chǎn)企業(yè)的調(diào)查和分析，總結(jié)出本系統(tǒng)應(yīng)包括如下功能：（1）采購計(jì)劃管理功能：根據(jù)銷售計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃制定產(chǎn)成品的計(jì)劃，將產(chǎn)成品的計(jì)劃數(shù)量進(jìn)行BOM（BillofMaterial，物料清單）分解，制定零件、原材料、部件、配套產(chǎn)品的采購計(jì)劃，隨著生產(chǎn)的波動，采購計(jì)劃要及時調(diào)整以適應(yīng)生產(chǎn)的順利進(jìn)行。采購計(jì)劃下達(dá)后，采購部門要嚴(yán)格執(zhí)行采購計(jì)劃，保證在正確的時間、正確的地點(diǎn)、采購到正確的數(shù)量的正確的產(chǎn)品。采購計(jì)劃制定后，根據(jù)采購原材料的參考價格信息，生成用款計(jì)劃，向財(cái)務(wù)部門提出資金使用申請，并提交財(cái)務(wù)部門確定，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司現(xiàn)有資金情況及年度預(yù)算判斷用款計(jì)劃是否合理，并報(bào)上級管理層進(jìn)行批示，再由財(cái)務(wù)部門將上級管理層的意見反饋給采購部門。若領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)該用款計(jì)劃，即下達(dá)正式的采購計(jì)劃。（2）請購管理功能：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批最終下達(dá)的采購計(jì)劃，系統(tǒng)可以自動生成相應(yīng)請購單或者采購人員手動輸入請購單，填寫請購的產(chǎn)品、總體限價、采購單價、數(shù)量、稅率、付款條件、規(guī)格型號、供應(yīng)商、交貨日期、交貨地點(diǎn)等信息，通過采購負(fù)責(zé)人審核后，將同類請購單合并再下達(dá)，生成采購訂單。（3）采購訂單管理功能：根據(jù)采購計(jì)劃、用款計(jì)劃、采購提前期、訂貨數(shù)量、現(xiàn)有庫存量、運(yùn)輸方式、經(jīng)濟(jì)批量以及計(jì)劃外的產(chǎn)品請購單進(jìn)行存貨合并，生成采購訂單。將生成的采購訂單傳給供應(yīng)商?？梢詫Σ少徲唵芜M(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤，對于放開給本公司權(quán)限的供應(yīng)商，通過外聯(lián)網(wǎng)查詢供應(yīng)商的發(fā)貨進(jìn)展?fàn)顩r，控制采購進(jìn)程，最終確保采購訂單能夠按時保質(zhì)保量交貨。（4）收退貨管理功能：由公司質(zhì)量檢驗(yàn)部門對供應(yīng)商發(fā)運(yùn)過來的貨物進(jìn)行到貨質(zhì)量檢驗(yàn)。首先檢查產(chǎn)品是否與訂單內(nèi)容相符，清點(diǎn)數(shù)量是否足夠，檢查運(yùn)輸包裝是否有損壞，如有損壞，進(jìn)一步檢查包裝箱內(nèi)部貨物是否有損傷。最后檢查產(chǎn)品質(zhì)量，質(zhì)量檢驗(yàn)分為抽檢和全檢，質(zhì)量檢驗(yàn)合格，允許入庫，不合格則退回。如果該供應(yīng)商能夠補(bǔ)充合格貨物，則進(jìn)行換貨，如在規(guī)定時間內(nèi)不能提供合格貨物，則退貨，再從其它供應(yīng)商購買同規(guī)格貨物。采購人員將入庫的貨物錄入收貨單，并將供應(yīng)商開具的發(fā)票信息錄入系統(tǒng)，采購發(fā)票以后轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)人員，由財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)成應(yīng)付賬款。對于可以對應(yīng)采購訂單的到貨，可以直接由采購訂單生成到貨單，不用手工錄入，減輕了工作量，也避免了二次錄入易產(chǎn)生的錯誤。對于沒有對應(yīng)采購單的到貨，由采購人員手工錄入到貨單。采購部門負(fù)責(zé)人對到貨物料的質(zhì)量和價格進(jìn)行審核，對于不合格產(chǎn)品生成退貨單。（5）供應(yīng)商管理功能：供應(yīng)商要經(jīng)常維護(hù)，已發(fā)展成為合作伙伴的供應(yīng)商，除了能夠提供價格優(yōu)惠外，還能提供良好的技術(shù)支持，甚至幫助小家電企業(yè)改進(jìn)小家電產(chǎn)品的性能。與長期合作的供應(yīng)商達(dá)成戰(zhàn)略聯(lián)盟，形成虛擬聯(lián)合企業(yè)，互相促進(jìn)，達(dá)到雙贏的目標(biāo)?？梢园凑?0/20法則對供應(yīng)商分類，對于那些能夠給本公司帶來優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和先進(jìn)技術(shù)的供應(yīng)商劃分為有價值供應(yīng)商，要重點(diǎn)管理，與他們保持密切的聯(lián)系。對于那些產(chǎn)品質(zhì)量一般，能夠替換的供應(yīng)商，不用重點(diǎn)管理，可在市場找到別的供應(yīng)商進(jìn)行替換。（6）采購發(fā)票管理：對供應(yīng)商送至的發(fā)票進(jìn)行管理，錄入供應(yīng)商的發(fā)票，根據(jù)條件顯示發(fā)票列表。

3.總體設(shè)計(jì)

3.1系統(tǒng)總體功能模塊設(shè)計(jì)

根據(jù)業(yè)務(wù)處理分類和工作流程，此采購管理系統(tǒng)包括基礎(chǔ)設(shè)置、系統(tǒng)維護(hù)、采購計(jì)劃管理、請購管理、采購管理、采購入庫管理等六個功能模塊。

3.2系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境

（1）系統(tǒng)開發(fā)平臺：2012（2）系統(tǒng)開發(fā)語言：C#4.5（3）數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件：SQLServer2012（4）運(yùn)行平臺：Windows10（5）運(yùn)行環(huán)境：Framework4.5小家電生產(chǎn)企業(yè)采購管理系統(tǒng)的后臺數(shù)據(jù)庫采用MicrosoftSQLServer2012，該DBMS提供功能強(qiáng)大而性能穩(wěn)定的企業(yè)級數(shù)據(jù)庫開發(fā)平臺，滿足了數(shù)據(jù)安全性、完整性及一致性上的要求；前臺采用Microsoft公司的2012作為主要的開發(fā)平臺，可與SQLServer2012數(shù)據(jù)庫完美銜接。

4.詳細(xì)設(shè)計(jì)

4.1數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

根據(jù)對業(yè)務(wù)流程的分析，設(shè)計(jì)出系統(tǒng)中包含的表：（1）采購計(jì)劃表（PurchasePlan），用于存儲采購計(jì)劃編號、計(jì)劃名稱、編制時間、制定人、采購產(chǎn)品編碼、單價、數(shù)量、需要部門、總預(yù)算、批準(zhǔn)人等信息。（2）請購單表（ApplicantPruchase），用于存儲請購單編號、請購部門、請購時間、請購人、產(chǎn)品編號、數(shù)量、單價、稅率、供應(yīng)商、折扣等信息。（3）采購訂單表（PruchaseOrder），用于存儲采購訂單編號、業(yè)務(wù)類型、采購類型、采購部門、付款條件、業(yè)務(wù)員、訂單時間、物料編號、單價、數(shù)量、稅率、供應(yīng)商、交貨時間、交貨地點(diǎn)等。（4）供應(yīng)商檔案表（Supplier)，用于存儲供應(yīng)商檔案信息，如供應(yīng)商編號、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商簡稱、所屬分類、所屬地區(qū)、所屬行業(yè)、聯(lián)系人、聯(lián)系人電話、折扣率、信用等級、信用額度、信用期限、付款條件等。（5）物料檔案表（Items），用于存儲物料信息，如物料編碼、物料名稱、規(guī)格型號、物料分類、物料代碼、英文名、計(jì)量單位、存貨屬性、最高庫存、最低庫存、安全庫存、請購超額上限、入庫超額上限、ABC分類、盤點(diǎn)周期單位、盤點(diǎn)周期、領(lǐng)料批量等。（6）到貨單表（ItemsArrival），用于存儲單據(jù)編號、業(yè)務(wù)類型、填寫日期、采購類型、供應(yīng)商、部門、業(yè)務(wù)員、物料編號、原幣單價、原幣含稅單價、數(shù)量、稅率、原幣價稅合計(jì)金額。（7）退貨單表（ItemsReject），用于存儲退貨單信息，如單據(jù)編號、退貨原因、填寫日期、供應(yīng)商、部門、業(yè)務(wù)員、物料編號、原幣單價、退貨數(shù)量、稅率、原幣價稅合計(jì)金額。（8）采購發(fā)票表(PurchaseInvoice)，用于存儲采購發(fā)票信息，如發(fā)票編號、發(fā)票類型、業(yè)務(wù)類型、開票日期、供應(yīng)商、采購類型、部門、業(yè)務(wù)員、稅率、供應(yīng)商發(fā)票日期、物料編碼、單價、數(shù)量、發(fā)票總金額。（9）部門表(Department)，用于存儲部門檔案信息，如部門編號、部門名稱、部門負(fù)責(zé)人、部門類別、部門地點(diǎn)、辦公電話。（10）人員信息表(Personnel)，用于存儲公司人員信息，

4.2功能模塊設(shè)計(jì)

（1）采購計(jì)劃管理模塊：對采購計(jì)劃信息進(jìn)行增加、修改、刪除和查詢，可以按照單一條件查詢采購計(jì)劃，還可以將幾個條件組合一起進(jìn)行聯(lián)合查詢，具備搜索的功能。（2）請購管理模塊：錄入請購單，對請購單進(jìn)行添加、修改、審核、棄審、審批、否決等操作?？梢愿鶕?jù)條件顯示請購單列表，條件可以為物料名稱、供應(yīng)商、請購員等。能夠根據(jù)條件顯示請購單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表，條件可以為請購員、單據(jù)號、單據(jù)起始日期到截止日期的期間、物料名稱等。（3）采購管理模塊：采購訂單的增刪改查操作。能夠根據(jù)條件顯示采購訂單列表，條件可以為訂單編號、起始日期到截止日期的期間、供應(yīng)商名稱、部門名稱、供應(yīng)商編號、業(yè)務(wù)類型、業(yè)務(wù)員等。（4）收退貨管理：實(shí)現(xiàn)收貨管理、退貨管理等功能，對采購進(jìn)來的物料進(jìn)行檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格后入庫，填寫到貨單；對不合格產(chǎn)品進(jìn)行退貨處理、填寫退貨單。（5）采購發(fā)票管理：將供應(yīng)商送來的發(fā)票填寫進(jìn)系統(tǒng)，可以根據(jù)條件顯示發(fā)票列表。（6）系統(tǒng)管理：添加系統(tǒng)用戶信息，并對不同的用戶賦予不同的權(quán)限。

5.結(jié)論

該系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)了小家電生產(chǎn)企業(yè)的采購計(jì)劃管理、請購管理、采購管理、收退貨管理、采購發(fā)票管理、系統(tǒng)管理等功能。系統(tǒng)功能完善，具有很強(qiáng)的實(shí)用性。使小家電生產(chǎn)企業(yè)的采購管理更加規(guī)范化，使采購的各個環(huán)節(jié)在系統(tǒng)中都能夠透明顯示，避免了采購回來質(zhì)次價高的商品，降低了采購成本，提高了生產(chǎn)率，保障小家電生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]畢海玲.A公司采購管理ERP系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)[J].中國管理信息化,2017.07.

第7篇：采購訂單的管理范文

一、財(cái)務(wù)子系統(tǒng)的模塊結(jié)構(gòu)

財(cái)務(wù)子系統(tǒng)包括總賬、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、固定資產(chǎn)、現(xiàn)金管理、工資核算、成本管理及財(cái)務(wù)報(bào)表模塊?？傎~模塊是財(cái)務(wù)子系統(tǒng)的核心部分，它支撐和統(tǒng)帥著其它各部分。總賬與應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、固定資產(chǎn)、現(xiàn)金管理、工資核算、成本管理各個模塊之間，通過記賬憑證相聯(lián)系?？傎~模塊的主要功能包括：維護(hù)總賬科目、維護(hù)分賬科目、維護(hù)憑證類型、維護(hù)財(cái)務(wù)集成參數(shù)、憑證輸入、憑證過賬、各種憑證及賬的查詢與打印等。應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、現(xiàn)金管理、固定資產(chǎn)、工資核算、成本核算等業(yè)務(wù)在相應(yīng)模塊中處理，并自動生成記賬憑證傳入總賬模塊。采購、銷售、生產(chǎn)、庫存與財(cái)務(wù)集成的會計(jì)業(yè)務(wù)，根據(jù)已維護(hù)好的財(cái)務(wù)集成參數(shù)，由系統(tǒng)自動生成記賬憑證傳入總賬模塊，其它未集成的會計(jì)業(yè)務(wù)則在總賬模塊中輸入。

二、財(cái)務(wù)集成參數(shù)設(shè)置

財(cái)務(wù)集成是指在采購、銷售、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)的處理過程中，系統(tǒng)自動采集業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，自動選擇總賬科目和分賬科目，自動生成記賬憑證。要實(shí)現(xiàn)采購、銷售、庫存、生產(chǎn)與財(cái)務(wù)的集成，必須事先設(shè)置好財(cái)務(wù)集成參數(shù)。財(cái)務(wù)集成參數(shù)主要有兩大類，一類是總賬科目，另一類是分賬科目。

一般情況下，可以根據(jù)業(yè)務(wù)來源（如采購、銷售、生產(chǎn)）、財(cái)務(wù)事務(wù)處理類型（如發(fā)料、收貨、結(jié)轉(zhuǎn)成本差異）、倉庫、物料組、物料、成本價構(gòu)成等項(xiàng)目的組合來設(shè)置總賬科目；稅金科目可以根據(jù)稅務(wù)代碼及業(yè)務(wù)來源來設(shè)置，例如，采購材料的增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額與銷售產(chǎn)品的增值稅銷項(xiàng)稅額，盡管兩者的稅務(wù)代碼相同（都是增值稅），但前者的業(yè)務(wù)來源是采購，后者的業(yè)務(wù)來源是銷售，系統(tǒng)可以根據(jù)業(yè)務(wù)來源將兩者區(qū)別開來。為了滿足核算的需要，可以將企業(yè)的客戶和供應(yīng)商分成不同的財(cái)務(wù)客戶組和財(cái)務(wù)供應(yīng)商組，應(yīng)收應(yīng)付及預(yù)收預(yù)付款總賬科目可以根據(jù)財(cái)務(wù)客戶組和財(cái)務(wù)供應(yīng)商組進(jìn)行設(shè)置。

總賬是對業(yè)務(wù)進(jìn)行總括核算，分賬可以對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行明細(xì)核算。分賬與明細(xì)賬相似，但又不同于明細(xì)賬，因?yàn)橐粋€明細(xì)賬隸屬于某一個確定的總賬，而分賬與總賬之間沒有這種對應(yīng)關(guān)系，正因?yàn)檫@樣，所以分賬不能單獨(dú)使用，只有和總賬相結(jié)合使用才有意義。例如，企業(yè)有一個產(chǎn)品分賬“桌子”，當(dāng)分賬“桌子”與產(chǎn)品銷售收入總賬科目結(jié)合使用，則可以反映企業(yè)銷售桌子所取得的收入；當(dāng)分賬“桌子”與產(chǎn)品銷售成本總賬科目結(jié)合使用，則可以反映企業(yè)銷售桌子的銷售成本。這里使用分賬而不使用明細(xì)賬是出于財(cái)務(wù)集成的需要，因?yàn)榉仲~比明細(xì)賬更靈活，這樣可以大大減少設(shè)置財(cái)務(wù)集成參數(shù)的工作量。企業(yè)可以根據(jù)會計(jì)核算的需要建立部門、物料（原材料、半成品、產(chǎn)成品等統(tǒng)稱為物料）、成本價構(gòu)成、員工等分賬。對于每一類分賬，要建立集成要素與分賬之間的對應(yīng)關(guān)系。以物料分賬為例，我們選擇物料作為集成要素，為了讓系統(tǒng)自動選擇分賬，必須在物料代碼與物料分賬代碼之間建立起對應(yīng)關(guān)系。對應(yīng)關(guān)系分兩種類型，一種是按要素設(shè)置對應(yīng)關(guān)系，如一個物料代碼對應(yīng)于一個物料分賬代碼；另一種是按范圍設(shè)置對應(yīng)關(guān)系，如一定范圍內(nèi)的物料代碼對應(yīng)于一個物料分賬代碼。

三、采購集成

采購訂單在MRP（物料需求計(jì)劃）中由系統(tǒng)自動生成，也可以人工維護(hù)。采購訂單的處理步驟包括打印采購訂單、打印收貨票據(jù)、維護(hù)收貨、打印索賠單、維護(hù)審批程序、打印退貨單、打印存儲清單、打印采購發(fā)票、處理已交貨的采購訂單。其中，維護(hù)收貨、處理已交貨的采購訂單為必選步驟，其它步驟為可選步驟。企業(yè)的采購業(yè)務(wù)可能是先收到商品，也可能是先收到發(fā)票，也可能兩者同時到達(dá)，不論哪一種情況，采購業(yè)務(wù)均分三步進(jìn)行記錄。第一步，在維護(hù)收貨且采購物料入庫時，系統(tǒng)自動生成物料入庫記賬憑證，記錄存貨增加。在打印退貨單時，系統(tǒng)自動生成紅字記賬憑證（用負(fù)數(shù)表示紅字）。第二步，收到采購發(fā)票后，在應(yīng)付賬款模塊中進(jìn)行采購發(fā)票登記，采購發(fā)票經(jīng)審核后，自動生成記賬憑證，記錄應(yīng)付賬款。第三步，將前面兩筆分錄的中間科目進(jìn)行對沖，差額記錄材料成本差異。現(xiàn)舉例說明如下：

某公司購買原材料100件，采購訂單單價為46.8元（含稅），增值稅稅率為17％，該原材料的單位標(biāo)準(zhǔn)成本為40元（為了核算生產(chǎn)成本，原材料的單位標(biāo)準(zhǔn)成本為不含稅價格）。

（1）在采購訂單維護(hù)收貨且原材料入庫時，系統(tǒng)根據(jù)收貨數(shù)量和原材料的標(biāo)準(zhǔn)成本，借記原材料科目，根據(jù)收貨數(shù)量和采購訂單單價，貸記暫估應(yīng)付賬款科目，兩者的差額記入材料成本差異科目。其分錄如下：

借：原材料4000

材料成本差異680

貸：暫估應(yīng)付賬款4680

（2）收到采購發(fā)票后，將發(fā)票輸入系統(tǒng)，發(fā)票經(jīng)審核后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票金額確認(rèn)應(yīng)付賬款，根據(jù)稅務(wù)代碼及業(yè)務(wù)來源來選擇稅金科目并稅額。假設(shè)發(fā)票金額為4680元，則其分錄為：

借：在途材料4000

應(yīng)交稅金一應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）680

貸：應(yīng)付賬款4680

（3）在原材料已入庫且發(fā)票已輸入系統(tǒng)并經(jīng)審核后，必須將采購發(fā)票與采購訂單進(jìn)行匹配，如果訂單金額與發(fā)票金額之間的差額在允許的范圍內(nèi)，即可批準(zhǔn)該發(fā)票，并將暫估應(yīng)付賬款科目與在途材料科目進(jìn)行對沖，差額記錄材料成本差異，自動生成記賬憑證。本例中訂單金額與發(fā)票金額相等，其分錄為：

借：暫估應(yīng)付賬款4680

貸：材料成本差異680

在途材料4680

在以上采購集成業(yè)務(wù)處理中，分三個步驟進(jìn)行，如果貨先到，則先生成第一筆分錄，如果發(fā)票先到，則先生成第二筆分錄，這樣可以實(shí)時反映的庫存和負(fù)債情況，對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行過程跟蹤和控制，避免了信息滯后或信息不實(shí)所產(chǎn)生的弊端。第三個步驟是為了加強(qiáng)對應(yīng)付賬款的管理，只有與采購訂單匹配并經(jīng)批準(zhǔn)的發(fā)票，才能對其進(jìn)行付款。在采購集成業(yè)務(wù)處理中，材料成本差異科目既是一個差異科目，又是一個中間科目，本例中原材料采購成本等于其標(biāo)準(zhǔn)成本，并無成本差異，材料成本差異起了中間科目的作用。

四、銷售集成

銷售與財(cái)務(wù)集成的業(yè)務(wù)在銷售訂單的處理過程中自動生成記賬憑證。銷售訂單根據(jù)銷售合同或銷售報(bào)價單由系統(tǒng)自動生成，也可以人工維護(hù)。銷售訂單的處理步驟包括打印訂單回執(zhí)、打印領(lǐng)料單、生成出庫通知單、維護(hù)交貨、打印裝箱單、打印提貨單、打印銷售發(fā)票及處理已交貨的銷售訂單。其中，維護(hù)交貨、打印銷售發(fā)票及處理已交貨的銷售訂單為必選步驟，其它步驟為可選步驟。在維護(hù)交貨并下達(dá)產(chǎn)品出庫通知單時，系統(tǒng)自動生成結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)品銷售成本的記賬憑證，產(chǎn)品銷售成本按標(biāo)準(zhǔn)成本結(jié)轉(zhuǎn)。在打印銷售發(fā)票時，系統(tǒng)即自動生成記賬憑證，確認(rèn)應(yīng)收款和銷售收入，應(yīng)收款和銷售收入的金額根據(jù)銷售訂單金額和稅率進(jìn)行。如果銷售收入需要分期確認(rèn)，則可以通過財(cái)務(wù)集成參數(shù)的設(shè)置，借助于中間科目，將收入遞延到以后分期確認(rèn)。

五、生成集成

生產(chǎn)與財(cái)務(wù)集成的會計(jì)業(yè)務(wù)包括生產(chǎn)領(lǐng)料、工序成本核算及產(chǎn)品完工入庫業(yè)務(wù)。這些都是在生產(chǎn)訂單的處理過程中，由系統(tǒng)自動生成記賬憑證。生產(chǎn)訂單一般在MRP（物料需求計(jì)劃）中由系統(tǒng)自動生成，也可以人工維護(hù)。生產(chǎn)訂單的處理步驟包括打印生產(chǎn)訂單、下達(dá)生產(chǎn)訂單、生產(chǎn)領(lǐng)用物料、工時核算、報(bào)告工序完工、報(bào)告訂單完工、產(chǎn)品入庫、結(jié)算生產(chǎn)訂單、生產(chǎn)訂單存檔等。ERP系統(tǒng)的成本核算都采用標(biāo)準(zhǔn)成本進(jìn)行核算，并且按生產(chǎn)訂單進(jìn)行核算。生產(chǎn)領(lǐng)料時，按材料的實(shí)際領(lǐng)用數(shù)量和材料的標(biāo)準(zhǔn)成本計(jì)算材料成本，直接材料成本=實(shí)際耗用材料數(shù)量×材料標(biāo)準(zhǔn)成本，并自動生成記賬憑證。在報(bào)告工序完工時，系統(tǒng)自動計(jì)算工序成本，自動生成記賬憑證。工序成本包括直接人工和制造費(fèi)用兩部分，其中，直接人工成本=實(shí)際工時×標(biāo)準(zhǔn)人工費(fèi)率；制造費(fèi)用又分為設(shè)備成本和間接費(fèi)兩部分，設(shè)備成本=實(shí)際機(jī)時×標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備費(fèi)率，間接費(fèi)=實(shí)際工時或?qū)嶋H機(jī)時×標(biāo)準(zhǔn)間接費(fèi)費(fèi)率。在產(chǎn)品完工入庫時，系統(tǒng)按產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)成本結(jié)轉(zhuǎn)生產(chǎn)成本，并結(jié)轉(zhuǎn)生產(chǎn)成本差異。但這里生產(chǎn)成本差異只有數(shù)量差異，沒有價格差異，因?yàn)橐陨仙a(chǎn)成本是按材料標(biāo)準(zhǔn)成本、標(biāo)準(zhǔn)人工費(fèi)率、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備費(fèi)率及標(biāo)準(zhǔn)間接費(fèi)費(fèi)率計(jì)算的。價格差異要到月末才能計(jì)算出來，并通過成本分?jǐn)偰K來處理。

六、庫存集成

采購、銷售及生產(chǎn)活動產(chǎn)生的物料入庫和出庫業(yè)務(wù)已在前面討論過了，并且都是在訂單的處理過程中由系統(tǒng)自動生成記賬憑證。對于維修設(shè)備領(lǐng)料、物料的盤盈與盤虧業(yè)務(wù)，因?yàn)椴簧婕暗饺魏斡唵危圆荒芡ㄟ^訂單來處理，而通過庫存調(diào)整來處理。我們根據(jù)業(yè)務(wù)的性質(zhì)，事先維護(hù)好各種庫存調(diào)整原因，并建立好庫存調(diào)整原因與總賬科目的對應(yīng)關(guān)系，在進(jìn)行庫存調(diào)整時，輸入庫存調(diào)整原因，系統(tǒng)根據(jù)庫存調(diào)整原因自動選擇總賬科目，并根據(jù)物料或其它項(xiàng)目自動選擇分賬。

七、集成會計(jì)業(yè)務(wù)處理的特點(diǎn)

財(cái)務(wù)子系統(tǒng)作為ERP系統(tǒng)的一個組成部分，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)子系統(tǒng)與ERP其它子系統(tǒng)之間的信息集成，是我國財(cái)務(wù)軟件的必然趨勢，下面一下集成會計(jì)業(yè)務(wù)處理的特點(diǎn)。

1、通過采購、銷售、生產(chǎn)、庫存與財(cái)務(wù)集成，實(shí)時反映企業(yè)的經(jīng)營狀況，避免了數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入和重復(fù)存儲，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性，實(shí)現(xiàn)了物流、資金流、信息流相統(tǒng)一，為企業(yè)管理決策提供了及時準(zhǔn)確的信息。

2、在集成環(huán)境下，對其它子系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性要求很高，其它子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，如PBOM（生產(chǎn)物料清單）、人工費(fèi)率、物料數(shù)量、工時等直接財(cái)務(wù)子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3、在集成環(huán)境下，財(cái)務(wù)集成參數(shù)對集成會計(jì)業(yè)務(wù)的處理結(jié)果起關(guān)鍵性作用，要求系統(tǒng)能提供靈活的財(cái)務(wù)集成參數(shù)設(shè)置功能。既要減少設(shè)置財(cái)務(wù)集成參數(shù)的工作量，又要使設(shè)置的財(cái)務(wù)集成參數(shù)能滿足會計(jì)核算與管理的需要。同時要確保集成總賬科目、分賬科目、集成關(guān)系準(zhǔn)確無誤，否則會影響財(cái)務(wù)報(bào)表的可靠性。

第8篇：采購訂單的管理范文

關(guān)鍵詞：物資采購；業(yè)務(wù)流程；采購成本

中圖分類號：F250 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）12-00-01

企業(yè)的競爭優(yōu)勢主要有兩類：成本領(lǐng)先和產(chǎn)品差異。由于采購成本普遍占企業(yè)總成本的60%以上，采購在傳統(tǒng)觀念里被視為企業(yè)的成本中心。然而，隨著企業(yè)對采購重視程度的提高、采購管理水平的不斷提升，企業(yè)采購效率的日益改善，采購被視為企業(yè)的“第三利潤源”。采購成本的高低會直接影響到企業(yè)最終產(chǎn)品的定價情況和最終獲利情況。在此背景下，如何提高采購管理水平成為企業(yè)關(guān)注的核心問題，而對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造是實(shí)現(xiàn)采購管理水平顯著提升的方法之一。

一、采購各環(huán)節(jié)流程

（一）需用計(jì)劃報(bào)送流程

需用單位產(chǎn)生物資需求后，由該單位的計(jì)劃員收集并確定物資規(guī)格和需求，并將需求分類填寫采購申請表，轉(zhuǎn)交物資采購計(jì)劃員。同時，物裝分公司倉庫提供備品、配件的庫存信息，物裝分公司物資采購計(jì)劃員和倉庫管理員一起對庫存信息進(jìn)行匯總、分類，物資采購計(jì)劃員收到需用單位計(jì)劃員報(bào)送的采購申請表后，根據(jù)庫存情況審核采購申請，需要修改則將采購申請轉(zhuǎn)交需用單位計(jì)劃員，如果不需要修改則交由需用單位經(jīng)理檢查申請并授權(quán)采購，需用單位將采購申請報(bào)送物裝公司。

（二）物資裝備分公司采購計(jì)劃員對采購計(jì)劃的處理流程

物資裝備公司采購計(jì)劃員收到需用單位遞交的采購申請，檢查需用物資是否屬于庫存物資，屬于庫存物資的且?guī)齑婺軌驖M足的，采購計(jì)劃員通知倉庫管理員準(zhǔn)備送貨，通知需用單位準(zhǔn)備接貨；需用物資不屬于庫存物資或?qū)儆趲齑嫖镔Y但庫存不能滿足需求的，采購計(jì)劃員檢查是否存在可參照的合同，如果存在可參照的合同，則基于合同與采購申請?zhí)顚懖少徲?jì)劃表；不存在可參照的合同的，則基于采購申請?zhí)顚懖少徲?jì)劃表，產(chǎn)生采購計(jì)劃并遞交采購小組，進(jìn)入采購環(huán)節(jié)。

（三）采購環(huán)節(jié)流程

采購小組接收采購計(jì)劃后，將采購任務(wù)分配給采購員，如果采購計(jì)劃屬于某公司采購，則按照某公司采購的相應(yīng)要求選擇供應(yīng)商，物資計(jì)劃員完成采購訂單正式文本，交由采購部負(fù)責(zé)人審批采購訂單，審核、蓋章并分發(fā)給相關(guān)部門，向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單，收到采購訂單確認(rèn)后要隨時監(jiān)控訂單狀態(tài)并對關(guān)鍵物資進(jìn)行協(xié)調(diào)監(jiān)造。采購員要隨時按照合同規(guī)定檢查供應(yīng)商是否履行了承諾，如果供應(yīng)商沒有及時履行承諾則進(jìn)行催交催運(yùn)，并與供應(yīng)商一起解決遇到的問題。如果電話確認(rèn)供應(yīng)商己交運(yùn)，則在信息系統(tǒng)中更新采購信息，對關(guān)鍵物資組織出廠檢驗(yàn)，安排運(yùn)送時間，辦理入庫手續(xù)。如果采購計(jì)劃不屬于中石化采購，則判斷該物資的采購是否與供應(yīng)商簽訂過合同，如果是，則參照合同由物資采購員完成采購訂單正式文本，之后的流程與上述流程相同；如果該物資沒有與供應(yīng)商簽訂過合同，則在供應(yīng)商名錄和以前的采購訂單中尋找滿足要求的供應(yīng)商，進(jìn)行招標(biāo)或詢比價，選定供應(yīng)商后由物資采購員完成采購訂單正式文本，之后的流程與上述流程相同。

二、緊急采購流程

需用單位確認(rèn)對物資的緊急需求，需用單位計(jì)劃員填寫物資緊急需用計(jì)劃表，獲得廠級領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)確認(rèn)后，遞交至物資裝備分公司，物資裝備公司的物資采購計(jì)劃員登記緊急需用計(jì)劃表，核對庫存確定是否有足夠的庫存。如果庫存能夠滿足，則通知庫房準(zhǔn)備發(fā)貨，通知需用單位準(zhǔn)備領(lǐng)料，需用單位辦理出庫手續(xù)。如果庫存不能滿足需求，則組織現(xiàn)有庫存物資發(fā)貨，同時產(chǎn)生采購計(jì)劃，遞交采購小組并同時將信息反饋給需用單位。采購小組與現(xiàn)有或推薦的供應(yīng)商取得聯(lián)系，確認(rèn)價格和相關(guān)條件，遞交采購計(jì)劃。物資到貨后，物資采購員通知物資采購計(jì)劃員和需用單位，并組織送貨到現(xiàn)場，物資采購計(jì)劃員、需用單位、物資采購員補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)，物資采購員完成采購訂單的正式文本，由采購負(fù)責(zé)人審核蓋章后分發(fā)至相關(guān)部門，完成緊急采購流程。

三、項(xiàng)目采購流程

項(xiàng)目采購流程與一般物資采購流程的區(qū)別在于采購申請?zhí)岢龅牧鞒滩煌?。本文對?xiàng)目采購流程的介紹僅限于采購申請?zhí)岢隽鞒獭?/p>

如圖1所示，工程項(xiàng)目組委托物裝公司代為采購并簽訂物資供應(yīng)協(xié)議，物資裝備公司針對較大型的基建項(xiàng)目和技措、技改項(xiàng)目成立專門的對口采購小組，并任命主要的采購協(xié)調(diào)員，工程項(xiàng)目提出設(shè)計(jì)與采購預(yù)算，項(xiàng)目組、物裝公司領(lǐng)導(dǎo)和中石化相關(guān)部門制定物資采購策略和方案，項(xiàng)目采購協(xié)調(diào)員填寫物資需用計(jì)劃表，項(xiàng)目采購小組提出采購申請，之后的采購流程與一般物資采購流程相同。

隨著制造業(yè)高新技術(shù)的發(fā)展，客戶對產(chǎn)品和服務(wù)的快速提供、低價、柔性、環(huán)保要求越來越高，信息技術(shù)的穩(wěn)健發(fā)展使企業(yè)之間的快速全面溝通成為可能，企業(yè)僅僅依靠自身的力量去參與競爭幾乎是不可能的。企業(yè)間的協(xié)同與合作成為新經(jīng)濟(jì)形勢下的一種必然選擇。企業(yè)之間的競爭，日益體現(xiàn)為供應(yīng)鏈之間的競爭。因此，未來對企業(yè)進(jìn)行流程再造，不僅要考慮企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程，還要考慮讓上游供應(yīng)商和下游客戶參與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程再造，通過企業(yè)間的資源整合，發(fā)揮整體效能，將供應(yīng)鏈中各個企業(yè)的核心競爭力融合為供應(yīng)鏈的整體競爭力，從而提升整個供應(yīng)鏈的市場競爭優(yōu)勢。

參考文獻(xiàn)：

第9篇：采購訂單的管理范文

關(guān)鍵詞： 購銷存系統(tǒng) 采購業(yè)務(wù) 庫存管理 核算管理 采購結(jié)算

目前，企業(yè)信息化集中體現(xiàn)在ERP的實(shí)施和應(yīng)用上。ERP是將最先進(jìn)的管理理念貫徹于整個企業(yè)，保證企業(yè)準(zhǔn)確無誤地掌握生產(chǎn)、銷售、采購、庫存等各部門的運(yùn)營情況，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的過程。在企業(yè)會計(jì)信息化過程中，其中購銷存的業(yè)務(wù)處理是最重要、最繁瑣且比較容易出錯的環(huán)節(jié)，其業(yè)務(wù)操作流程比較復(fù)雜且種類較多，因財(cái)務(wù)人員對購銷存模塊的操作流程不熟悉，所以目前較多的企業(yè)是先使用財(cái)務(wù)軟件的總賬模塊，而購銷存模塊沒有使用，這樣就做不到企業(yè)的信息化目標(biāo)。本文主要針對采購業(yè)務(wù)中的各種情況業(yè)務(wù)在用友T3財(cái)務(wù)軟件的操作流程做簡單的說明。

T3中購銷存系統(tǒng)主要包括采購模塊、銷售模塊、庫存模塊和核算模塊四個模塊，其各模塊的主要功能如下：采購模塊主要包括采購訂單處理、采購入庫處理、采購發(fā)票處理、采購結(jié)算處理、采購付款結(jié)算、供應(yīng)商往來及月末結(jié)賬等功能。銷售模塊主要包括銷售訂單處理、銷售發(fā)貨單處理、銷售發(fā)票處理、客戶往來處理、收款結(jié)算和月末結(jié)賬等功能。庫存模塊主要包括入庫業(yè)務(wù)處理、出庫業(yè)務(wù)處理、其他業(yè)務(wù)處理和月末結(jié)賬等功能。核算模塊主要包括供應(yīng)商往來制單、客戶往來制單、正常單據(jù)記賬、特殊單據(jù)記賬、暫估成本處理、購銷單據(jù)制單、月末處理和月末結(jié)賬等功能。其中采購業(yè)務(wù)操作主要在采購模塊、庫存模塊和核算模塊三個模塊之間進(jìn)行。

一般情況下，一筆采購業(yè)務(wù)的處理可分為三大步驟進(jìn)行操作，分別為采購訂單及入庫單處理操作、采購發(fā)票處理操作和采購付款單處理操作三個方面。其各步驟的主要操作流程如下：

采購訂單、入庫單處理流程：采購訂單采購入庫單采購模塊中錄入庫存模塊中審核核算模塊中記賬憑證（借：原材料，貸：在途物資（或材料采購）總賬。

采購發(fā)票處理流程：采購發(fā)票處理采購模塊中錄入、復(fù)核、結(jié)算核算模塊中制單憑證（借：在途物資，應(yīng)交稅費(fèi)――應(yīng)交增值稅――進(jìn)項(xiàng)稅，貸：應(yīng)付賬款）總賬。

采購付款單處理流程：付款單處理采購模塊中錄入、核算核算模塊中制單憑證（借：應(yīng)付賬款，貸：銀行存款）總賬。

由于在實(shí)際采購業(yè)務(wù)中存在各種不同的業(yè)務(wù)情況，以下就各種特殊采購情況下的業(yè)務(wù)操作流程作及處理方法做簡要介紹。

一、普通采購業(yè)務(wù)并支付款項(xiàng)的業(yè)務(wù)操作步驟

（一）采購訂單處理及采購入庫單處理操作流程。

1.采購訂單處理操作步驟

（1）“采購管理”/“采購訂單”，單擊“增加”，錄入相應(yīng)的采購數(shù)據(jù)，并“保存”。

（2）單擊工具欄上的“審核”按鈕，完成采購訂單的審核。

2.采購入庫單處理操作步驟（完成采購入庫后的操作）

（1）“采購管理”/“采購入庫單”，單擊“增加”，錄入相應(yīng)的采購入庫數(shù)據(jù)（或可由采購訂單流轉(zhuǎn)生成入庫單），并“保存”

（2）“庫存管理”/“庫存”/“采購入庫單審核”，單擊工具欄上的“審核”按鈕，完成對采購入庫的審核操作。

以下是完成采購入庫后的記賬及生成憑證的操作。

（3）“核算管理”/“核算”/“正常單據(jù)記賬”，選擇相應(yīng)的入庫單，單擊“記賬”。完成入庫記賬操作。

（4）“核算管理”/“核算”/“憑證”/“購銷單據(jù)制單”/“采購入庫單”，選擇相應(yīng)的入庫單據(jù)，單擊工具欄的“生成”按鈕，進(jìn)入填制憑證窗口。

（5）單擊工具欄上的“保存”按鈕，生成相應(yīng)的采購入庫的記賬憑證，系統(tǒng)會自動將憑證轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)中。

（二）收到供應(yīng)商提供的采購發(fā)票（單據(jù)）后的業(yè)務(wù)操作流程。

1.“采購管理”/“采購發(fā)票”，單擊“增加”，錄入發(fā)票中相關(guān)數(shù)據(jù)（或由入庫單流程生成采購發(fā)票），完成后單擊工具欄上的“保存”按鈕。

2.對已經(jīng)保存的采購發(fā)票，單擊工具欄上的“復(fù)核”按鈕，完成對發(fā)票的復(fù)核操作。

3.對已經(jīng)復(fù)核的采購發(fā)票，單擊工具欄上的“結(jié)算”按鈕，完成對采購結(jié)算的操作。

4.“核算管理”/“核算”/“憑證”/“供應(yīng)商往來核算”，選擇發(fā)票制單，選擇相應(yīng)的發(fā)票（單據(jù)），單擊“制單”，進(jìn)入填制憑證的窗口。

5.單擊工具欄上的“保存”按鈕，生成相應(yīng)的應(yīng)付賬款的記賬憑證，系統(tǒng)會自動將憑證轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)中。

（三）單位要進(jìn)行貨款支付時的業(yè)務(wù)處理操作流程。

1.“采購管理”/“采購”/“供應(yīng)商往來”/“付款結(jié)算”，選擇相應(yīng)的供應(yīng)商。

2.單擊“增加”在付款單中輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)（或由采購發(fā)票流轉(zhuǎn)生成付款單），單擊工具欄上的“保存”。

3.對已經(jīng)保存的付款單，單擊工具欄上的“核銷”按鈕，錄入本次結(jié)算金額，再單擊“保存”按鈕，完成本次付款結(jié)算的操作。

4.“核算管理”/“核算”/“憑證”/“供應(yīng)商往來制單”/“核銷制單”，選擇相應(yīng)的單據(jù)，單擊“制單”，進(jìn)入填制憑證的窗口。

5.單擊工具欄上的“保存”按鈕，生成相應(yīng)的單位付款的記賬憑證，系統(tǒng)會自動將憑證轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)中。

二、貨到單據(jù)（發(fā)票）未到的采購業(yè)務(wù)處理操作方法

（一）貨到單據(jù)在本月內(nèi)到達(dá)的業(yè)務(wù)處理操作方法。

貨到后，先完成采購訂單處理及采購入庫單處理操作（操作方法同一的第（一）步驟進(jìn)行操作），等到供應(yīng)商的單據(jù)到達(dá)后，再進(jìn)行采購發(fā)票處理操作（操作方法同一的第（二）步驟進(jìn)行操作）。

（二）貨到單據(jù)（發(fā)票）要在下月才到達(dá)的業(yè)務(wù)處理操作方法。

貨到后，先完成采購訂單處理（操作方法同一的第（一）步驟中的1、采購訂單處理處理操作步驟），再到月末時進(jìn)行采購入庫單處理操作步驟，注意操作到一（一）2中的第四步（4）驟時，即應(yīng)選擇“核算管理”/“核算”/“憑證”/“購銷單據(jù)制單”/“采購入庫單暫估入庫”的方法進(jìn)行處理。當(dāng)下月收到供應(yīng)商的單據(jù)（發(fā)票）時，按一中的（二）步驟完成正常的采購發(fā)票處理流程，并在第（4）步驟時，即“核算管理”/“核算”/“憑證”/“供應(yīng)商往來核算”，選擇“紅字回沖制單”和“藍(lán)字回沖制單”的方法進(jìn)行制單，生成一張“紅字回沖”憑證和一張“藍(lán)字回沖”憑證。其中“紅字回沖”憑證用于回沖上月采購入庫單中的暫估入庫的記賬憑證，“藍(lán)字回沖”憑證用于該筆采購的成本的計(jì)算。付款處理同一的（三）步驟相同。

三、采購?fù)素洏I(yè)務(wù)各種情況的處理操作方法

（一）若貨到后，尚未錄入采購入庫單，則直接退貨即可，在系統(tǒng)中可不進(jìn)行任何處理。

（二）若采購入庫單已經(jīng)錄入，但尚未進(jìn)行采購入庫單記賬操作（即完成采購入庫單的（1）和（2）的兩步操作），則分以下幾種情況做相應(yīng)的處理。

1.如果還沒有錄入采購發(fā)票并全部退貨的情況，可以在采購入庫單列表中刪除采購入庫單的方法進(jìn)行處理。操作方法：先在庫存管理中取消該采購入庫單的審核，后到采購管理中對采購入庫單中進(jìn)行刪除。

2.如果還沒有錄入采購發(fā)票并部分退貨，可以采取修改采購入庫單的方法進(jìn)行處理。操作方法：先在庫存管理中取消該采購入庫單的審核，后到采購管理中對采購入庫單進(jìn)行直接修改，并重新保存和對新的采購入庫單進(jìn)行審核。

3.如果已經(jīng)錄入采購發(fā)票且尚未結(jié)算（即完成采購發(fā)票的處理流程的（1）和（2）兩步操作），并全部退貨的情況，可采取刪除采購發(fā)票和刪除采購入庫單的方法進(jìn)行處理。操作方法：先在采購管理中的采購發(fā)票取消采購發(fā)票的審核，然后刪除該采購發(fā)票。第二步進(jìn)行刪除采購入庫單，其操作方法同上例。

4.如果已經(jīng)錄入采購發(fā)票且尚未結(jié)算（即完成采購發(fā)票的處理流程的（1）和（2）兩步操作），并部分退貨的情況，可采取修改采購發(fā)票和修改采購入庫單的方法進(jìn)行處理。操作方法：先在采購管理中的采購發(fā)票取消采購發(fā)票的審核，然后直接修改采購發(fā)票，并保存。第二步進(jìn)行采購入庫單的修改，其操作方法同上例。

5.如果已經(jīng)錄入采購發(fā)票且已經(jīng)結(jié)算（即完成采購發(fā)票的處理流程的（1）、（2）和（3）三步操作），但尚未生成付款憑證并未付款時，可采取取消采購發(fā)票的結(jié)算并修改采購發(fā)票和修改采購入庫單的方法進(jìn)行處理。其取消采購發(fā)票的結(jié)算操作方法：在采購管理中的采購發(fā)票中，單擊工具欄上的取消結(jié)算按鈕即可，修改采購發(fā)票和采購入庫單的方法同上。

（三）如果采購入庫單已經(jīng)記賬（即完成采購入庫單處理流程中的（1）到（5）的所有步驟的操作），則只能采取錄入采購?fù)素泦危t字的入庫單）并對采購?fù)素泦芜M(jìn)行記賬處理的方法進(jìn)行處理。操作方法：

1.“采購管理”/“采購入庫單。（紅字）”，單擊“增加”，錄入相應(yīng)的采購?fù)素洈?shù)據(jù)，并“保存”

2.“庫存管理”/“庫存”/“采購入庫單審核”，單擊工具欄上的“審核”按鈕，完成對采購?fù)素泦蔚膶徍瞬僮鳌?/p>

以下是完成采購?fù)素浐蟮挠涃~及生成紅字憑證的操作。

3.“核算管理”/“核算”/“正常單據(jù)記賬”，選擇相應(yīng)的入庫單，單擊“記賬”，完成退貨記賬操作。

4.“核算管理”/“核算”/“憑證”/“購銷單據(jù)制單”/“采購入庫單（紅字）”，選擇相應(yīng)的入庫單據(jù)，單擊工具欄的“生成”按鈕，進(jìn)入填制憑證窗口。

5.單擊工具欄上的“保存”按鈕，生成相應(yīng)的采購?fù)素浀挠涃~憑證（紅字），系統(tǒng)會自動將憑證轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)中。

四、涉及采購運(yùn)費(fèi)分?jǐn)倶I(yè)務(wù)處理操作方法

當(dāng)采購業(yè)務(wù)中涉及采購運(yùn)費(fèi)分?jǐn)倶I(yè)務(wù)時，可采用以下操作方法進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理。

（一）在采購發(fā)票處理中，錄入一張采購運(yùn)費(fèi)發(fā)票，選擇“分?jǐn)偂卑粹o，進(jìn)行相應(yīng)的運(yùn)費(fèi)分?jǐn)傇O(shè)置。

（二）對采購運(yùn)費(fèi)發(fā)票進(jìn)行審核操作。

（三）對采購運(yùn)費(fèi)發(fā)票進(jìn)行采購結(jié)算操作，應(yīng)采用人工結(jié)算的方法進(jìn)行結(jié)算。

五、采購損耗業(yè)務(wù)處理操作方法

（一）合理損耗業(yè)務(wù)處理方法。

按普通采購業(yè)務(wù)操作的三個步驟進(jìn)行正常處理，只是在進(jìn)行采購發(fā)票處理中的采購結(jié)算時，應(yīng)選擇手工結(jié)算（采購管理/采購/采購結(jié)算/手工結(jié)算），在手工結(jié)算的界面上的合理損耗的欄目上輸入損耗的數(shù)量，并進(jìn)行相應(yīng)的結(jié)算操作即可。

（二）非正常損耗業(yè)務(wù)處理方法。

在進(jìn)行采購發(fā)票處理中的采購結(jié)算時，選擇手工結(jié)算，在結(jié)算界面上的非正常損耗的欄目輸入非正常損耗的數(shù)量，并進(jìn)行相應(yīng)的結(jié)算操作。當(dāng)收到供應(yīng)商提供過來的非正常損耗的紅票時，再在總賬系統(tǒng)中制作一張憑證（借：待處理財(cái)產(chǎn)損益，貸：在途物資，貸：應(yīng)交稅費(fèi)――應(yīng)交增值稅――進(jìn)項(xiàng)稅）的記賬憑證進(jìn)行處理即可。

以上主要是針對實(shí)際工作中比較常見的采購業(yè)務(wù)的處理操作作的簡單說明，希望對大家的實(shí)際工作有所幫助。當(dāng)然，在實(shí)際工作中的采購業(yè)務(wù)的情況種類還有很多，處理方法各有不同，但大家只要掌握一點(diǎn)，任何一筆完整的采購業(yè)務(wù)都需要進(jìn)行三個步驟的處理，即入庫單處理、發(fā)票處理和付款處理三個操作過程。

參考文獻(xiàn)：

[1]查先進(jìn)，嚴(yán)亞蘭.專業(yè)技術(shù)人員信息化能力建設(shè)教程.北京：國家行政學(xué)院出版社，2008.3.

[2]姚靠華，江文.計(jì)算機(jī)會計(jì)與審計(jì).四川：西南財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社，2002.

[3]林蘭榮，山，項(xiàng)慧芳.會計(jì)電算化基礎(chǔ).北京：電子工業(yè)出版社，2000.

[4]王景新，郭新年.計(jì)算機(jī)在會計(jì)中的應(yīng)用.北京：經(jīng)濟(jì)管理出版社，2000.

[5]趙合喜.會計(jì)電算化上機(jī)指導(dǎo).北京：高等教育出版社，2003.6（2005重印）.

[6]汪剛，王新玲.會計(jì)信息化實(shí)用教程（用友T3會計(jì)信息化專版）.北京：清華大學(xué)出版社，2009.10.