企業(yè)檔案信息化精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的企業(yè)檔案信息化主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：企業(yè)檔案信息化范文

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)；檔案信息化管理；必要性；提升

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 037

[中圖分類號(hào)] F272.7；G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）16- 0060- 02

企業(yè)檔案管理的信息化指的是在企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一指導(dǎo)與組織下，將各種先進(jìn)的信息化技術(shù)融入到企業(yè)的檔案管理工作中，對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行科學(xué)、合理的編排與規(guī)范，以此提高檔案服務(wù)水平，進(jìn)而提高檔案管理的工作效率。企業(yè)檔案信息化管理主要涉及的內(nèi)容包括構(gòu)建檔案管理的信息化資源、制定相應(yīng)的信息化標(biāo)準(zhǔn)、搭建信息化管理平臺(tái)等。

1 企業(yè)檔案信息化管理的必要性

近幾年來(lái)，企業(yè)的發(fā)展速度非?？欤?guī)模也在不斷擴(kuò)大，形成檔案的數(shù)量種類與數(shù)量也隨之增多，顯著地增加了企業(yè)檔案管理人員的工作量，想要在紛繁復(fù)雜的檔案中找到有價(jià)值的信息，就應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。企業(yè)檔案管理信息化的必要性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，檔案信息化管理能夠有效地彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足，傳統(tǒng)的檔案管理通常以人工操作的方式，通過(guò)檔案管理人員將需要?dú)w檔的文件進(jìn)行分類、編排以及儲(chǔ)存，當(dāng)需要尋找某個(gè)檔案時(shí)，也需要依靠人工進(jìn)行檢索，這種檔案管理的歸檔、檢索過(guò)程相對(duì)較慢，導(dǎo)致檔案管理效率較低。并且由于檔案資源在長(zhǎng)期儲(chǔ)存的過(guò)程中，各種因素還會(huì)導(dǎo)致檔案的資源丟失、損害等問(wèn)題。通過(guò)采用信息化檔案管理方法，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)⒎彪s的檔案信息錄入到電腦中，以電子文件的形式儲(chǔ)存，電子檔案的空間不但傳遞查閱方便、儲(chǔ)存量大，還不受環(huán)境的影響，不會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或者損壞等問(wèn)題。另一方面，檔案信息化管理能夠擴(kuò)大檔案工作的發(fā)展空間，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在互聯(lián)網(wǎng)上建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)傳媒的優(yōu)勢(shì)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享。其具體表現(xiàn)為：建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案資源分為非限制和限制級(jí)別，這樣能夠保證檔案資源的保密性，然后創(chuàng)建新型的檔案服務(wù)方式，能夠?yàn)椴殚喺咛峁└唷⒏?、更快捷的查閱服?wù)。想要充分彰顯信息化管理的優(yōu)越性，這就需要加強(qiáng)編錄人員與查閱人員之間的交流，促使檔案管理工作形成一個(gè)系統(tǒng)的整體，提高企業(yè)檔案管理的水平。

2 提升企業(yè)檔案信息化管理水平的策略

（1）創(chuàng)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。想要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理，首先應(yīng)該根據(jù)企業(yè)檔案管理的實(shí)際狀況，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)建適合企業(yè)自身情況的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行，能夠突破企業(yè)檔案信息資源所有者的限制，創(chuàng)建一個(gè)既能控制又能方便利用的檔案信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，例如，創(chuàng)建企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，通過(guò)加密保護(hù)、身份驗(yàn)證、信息驗(yàn)證、數(shù)字簽名等，保管好企業(yè)的一些機(jī)密性檔案以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，對(duì)于一些公開(kāi)地宣傳企業(yè)的檔案資源，企業(yè)還可以通過(guò)局域網(wǎng)進(jìn)入國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息收集與利用的范圍。

（2）建設(shè)企業(yè)檔案信息資源。企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)的工作人員應(yīng)該充分地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加寬檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，不斷提升檔案資源檢索、利用的服務(wù)水平。企業(yè)檔案的信息化管理應(yīng)根據(jù)國(guó)家以及省市檔案局的關(guān)于電子文件、文件歸檔、儲(chǔ)存以及管理的相關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，積極地應(yīng)用與推廣適應(yīng)企業(yè)性質(zhì)、職能需要以及管理特點(diǎn)的檔案資源管理軟件，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的采集、分析、整理、歸檔、存檔、查閱、利用、鑒定以及銷毀等工作的管理和監(jiān)督，以此保證檔案資源電子文件的可識(shí)別性、安全性、準(zhǔn)確性、完整性以及真實(shí)性等，進(jìn)而保證電子文件的法律憑證地位。例如，建立公開(kāi)信息資源檔案，對(duì)外宣傳企業(yè)，別人通過(guò)查詢能夠全面地了解企業(yè)的信息，能夠保證企業(yè)之間進(jìn)行規(guī)范的商業(yè)往來(lái)和合資合作，建立企業(yè)雙方的資信關(guān)系，通過(guò)信用調(diào)查消滅不必要的信用風(fēng)險(xiǎn)和交易風(fēng)險(xiǎn)。

（3）企業(yè)全員參與到檔案管理工作中。因?yàn)槠髽I(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)通常是由一些專業(yè)的技術(shù)人員設(shè)計(jì)，導(dǎo)致在一些企業(yè)中存在檔案信息化管理系統(tǒng)和企業(yè)需求脫節(jié)的問(wèn)題，這樣嚴(yán)重地影響了檔案信息化管理系統(tǒng)并不能充分地發(fā)揮和實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。因此，企業(yè)員工作為檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)中的一員，應(yīng)該積極主動(dòng)地參與到系統(tǒng)建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，例如，企業(yè)內(nèi)部任何人員，可以通過(guò)身份認(rèn)證在任何一機(jī)電腦根據(jù)自身的需要，能夠隨時(shí)在自己的電腦上自動(dòng)查詢所需要的檔案資源，盡可能地和開(kāi)發(fā)者進(jìn)行思想溝通，全員參與到檔案信息化管理工作中，及時(shí)地反饋?zhàn)约旱囊庖?jiàn)，以此實(shí)現(xiàn)與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)者達(dá)成共識(shí)，進(jìn)而設(shè)計(jì)出符合企業(yè)檔案管理實(shí)際狀況的檔案信息化管理系統(tǒng)，提高信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的成功率與實(shí)用性。

（4）企業(yè)檔案信息化建設(shè)和企業(yè)改革相結(jié)合。隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)為了能夠跟上時(shí)代的腳步，其自身也在不斷的改革中，因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該和企業(yè)改革相結(jié)合。首先，應(yīng)該創(chuàng)建一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊(duì)伍，通過(guò)對(duì)檔案管理人才進(jìn)行檔案管理技術(shù)、信息技術(shù)的培訓(xùn)，提高檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)的技能，同時(shí)還可以引進(jìn)檔案信息化管理水平高的人才，以此滿足企業(yè)檔案信息化管理的要求；其次，與企業(yè)檔案管理模式相結(jié)合，積極地展開(kāi)對(duì)企業(yè)檔案信息化管理的探索，認(rèn)真研究信息化條件下企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的新要求，及時(shí)地溝通和交流，不斷地積累和推廣經(jīng)驗(yàn)。此外，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該始終堅(jiān)持變“被動(dòng)管理”為“主動(dòng)管理”，堅(jiān)持以效益為重點(diǎn)、以利用為中心的指導(dǎo)思想，有針對(duì)性地研究市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)信息化檔案建設(shè)需要改革的地方，最大限度地滿足各項(xiàng)工作利用檔案的需求。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代企業(yè)的實(shí)際需求，檔案信息化管理以其便捷、高效、優(yōu)質(zhì)、方便等特點(diǎn)，逐漸取代了企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方法，并且逐漸成為適應(yīng)社會(huì)與時(shí)展的必然趨勢(shì)。因此，企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)該充分重視檔案信息化管理的重要性，然后采取相應(yīng)有效的措施不斷地提高檔案信息化管理水平。

主要參考文獻(xiàn)

第2篇：企業(yè)檔案信息化范文

【關(guān)鍵詞】中國(guó)石油；檔案管理；信息化

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與信息技術(shù)的發(fā)展和普及，使我們見(jiàn)證了一個(gè)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、政治等全面發(fā)展與改革的時(shí)代。新形勢(shì)下，國(guó)有大型企業(yè)，尤其是作為國(guó)家命脈支柱的石油企業(yè)，更要轉(zhuǎn)換觀念，更新設(shè)施，培養(yǎng)新型的檔案管理人才，加強(qiáng)企業(yè)檔案資料利用，讓檔案的科學(xué)管理助力中國(guó)石油的快速發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容

檔案管理信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體數(shù)字化信息的主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。檔案信息化建設(shè)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；二是檔案信息更新制度化、自動(dòng)化；三是檔案信息安全和利用的一體化；四是檔案信息高度共享與。

石油檔案在我國(guó)石油事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而石油檔案的管理又是石油企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)。所謂的石油企業(yè)檔案就是指石油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的最原始記錄。它不僅真實(shí)的反應(yīng)了石油企業(yè)的發(fā)展歷程，而且還涵蓋了大量的科技資源和知識(shí)信息，進(jìn)而推動(dòng)石油企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。這就要求石油部門以科技創(chuàng)新為理論基礎(chǔ)，扎住機(jī)遇，加快建設(shè)和完善石油企業(yè)的檔案管理信息化工作，使其更好地適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的管理體制，保證石油企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理信息化的必然性

1、管理信息化是中國(guó)石油提高競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇。隨著信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使企業(yè)面臨著知識(shí)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、全球化變革，中國(guó)石油的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力日益與自身信息化程度密切相關(guān)。信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)和使用已不僅僅支撐企業(yè)基本運(yùn)營(yíng)，而且還有助于高管決策，信息化已成為中國(guó)石油戰(zhàn)略發(fā)展不可分割的一部分。

2、企業(yè)信息化是現(xiàn)代企業(yè)生存和發(fā)展的必由之路。在信息時(shí)代，從企業(yè)外部看，經(jīng)濟(jì)全球化與信息化呈加速趨勢(shì)，市場(chǎng)范圍不斷擴(kuò)大，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手層出不窮，科技競(jìng)爭(zhēng)、營(yíng)銷競(jìng)爭(zhēng)、市場(chǎng)和人才的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，這對(duì)企業(yè)形成了強(qiáng)大的壓力。從企業(yè)內(nèi)部看，為適應(yīng)外部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，內(nèi)部結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、管理方式都需不斷調(diào)整、改革，以提高企業(yè)的應(yīng)變能力、創(chuàng)新能力和競(jìng)爭(zhēng)能力。我國(guó)企業(yè)要適應(yīng)從粗放型管理向集約型管理轉(zhuǎn)變的需要，必然要求企業(yè)重視和加強(qiáng)信息資源的開(kāi)發(fā)和管理，在業(yè)務(wù)活動(dòng)和各管理環(huán)節(jié)廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，規(guī)范企業(yè)內(nèi)外聯(lián)系中的信息流程和更充分發(fā)揮信息技術(shù)及其網(wǎng)絡(luò)的作用。

三、石油企業(yè)檔案信息化管理的作用

1、有利于石油企業(yè)提高效率，降低管理成本。信息化企業(yè)成本的下降，其實(shí)質(zhì)是通過(guò)提高信息資源開(kāi)發(fā)利用效率和擴(kuò)大信息資源開(kāi)發(fā)利用范圍，使石油企業(yè)能以低信息成本實(shí)現(xiàn)共享管理成本，充分利用企業(yè)現(xiàn)有的資金、技術(shù)、設(shè)備、人力及信息資源，節(jié)約產(chǎn)品開(kāi)發(fā)費(fèi)用，降低生產(chǎn)成本，促進(jìn)石油企業(yè)快速發(fā)展。

2、促進(jìn)信息資源的流通利用和共享，增強(qiáng)石油企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)為實(shí)現(xiàn)與下屬各企業(yè)、部門之間信息資源的流通利用與共享，建立了各個(gè)部門的局域網(wǎng)，各部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行了檔案信息微機(jī)標(biāo)準(zhǔn)化著錄工作，建立了目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)部分檔案進(jìn)行了檔案原件的計(jì)算機(jī)掃描，形成了比較豐富的數(shù)字化信息資源。網(wǎng)絡(luò)中各成員發(fā)揮各自的核心優(yōu)勢(shì)，共享技術(shù)，分?jǐn)傎M(fèi)用，迅速將共同開(kāi)發(fā)與制造的產(chǎn)品推向市場(chǎng)。不同企業(yè)之間通過(guò)公共檔案信息共享改變了過(guò)去的輸贏競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，代之以競(jìng)爭(zhēng)合作式的雙贏關(guān)系，拓展了企業(yè)資源優(yōu)化配置的范圍，降低了風(fēng)險(xiǎn)，極大地提高了企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

3、促進(jìn)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化，業(yè)務(wù)流程更加先進(jìn)。檔案信息管理中大多采用電子文件，企業(yè)按照各種業(yè)務(wù)流程、各個(gè)管理層次的權(quán)限予以信息支持。傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)被精良、敏捷、具有創(chuàng)新精神的扁平化“動(dòng)態(tài)網(wǎng)絡(luò)”結(jié)構(gòu)所取代。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將取代中層監(jiān)督和控制部門的大量職能，加強(qiáng)決策層與執(zhí)行層的直接溝通，從而減少了管理層次，削減了機(jī)構(gòu)規(guī)模。通過(guò)水平、對(duì)等的

信息傳遞來(lái)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)各部門、各小組之間的活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)管理，使信息溝通暢通及時(shí)，降低監(jiān)督協(xié)調(diào)成本，使市場(chǎng)和周圍的信息同決策中心間的反饋更加迅速，極大地調(diào)動(dòng)了組織成員的潛能和積極性，促進(jìn)了相互間知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的交流，發(fā)揮出了流程化管理的最佳效率。

四、目前石油企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1、石油企業(yè)的檔案管理得不到應(yīng)有的重視

石油企業(yè)的管理層對(duì)檔案的管理認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為它只是簡(jiǎn)單文字類的保管工作，和市場(chǎng)占有率、產(chǎn)品的質(zhì)量、售后服務(wù)比起來(lái)簡(jiǎn)直是微不足道。正是由于思想認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致這些石油企業(yè)在檔案管理方面投入甚少，出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全，保管條件和保管手段落后的情況。而由于缺乏完整的檔案材料所產(chǎn)生的直接后果就是無(wú)法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。

2、石油企業(yè)的檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員

現(xiàn)在在許多石油企業(yè)中，檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，并且絕大多數(shù)身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧?，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡(jiǎn)單收集和分類、存放，根本意識(shí)不到檔案管理工作對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。另外，相當(dāng)一部分的石油企業(yè)根本沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫(kù)房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。很多該保存的資料沒(méi)有得到保存，而大量沒(méi)有價(jià)值的資料倒是被長(zhǎng)期保存了起來(lái)。

3、石油企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后

信息化是檔案管理工作的最終發(fā)展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來(lái)看，檔案管理工作的信息化程度還是相對(duì)滯后的。一是管理檔案的計(jì)算機(jī)配置相當(dāng)落后，軟件、硬件設(shè)備都亟待更新。二是石油工程人員不能在工程現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱檔案圖紙。

五、強(qiáng)化石油企業(yè)檔案管理的措施

1、嚴(yán)格規(guī)范石油企業(yè)的檔案管理制度

石油企業(yè)檔案的整理應(yīng)該按照相應(yīng)的法規(guī)及原則進(jìn)行，不宜盲目。比較常見(jiàn)的法規(guī)有：《中華人民共和國(guó)檔案法》及《實(shí)施辦法》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》等等。

2、爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視

要想將石油企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須企業(yè)中各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能真正的意識(shí)到檔案管理的重要性，進(jìn)而檔案管理工作。

3、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

要想將石油企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須建立一支有理想、有道德、有知識(shí)、有素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍。要對(duì)他們進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)，不斷地激發(fā)和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性和自覺(jué)性，提高其工作能力。

4、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，我國(guó)石油檔案管理的信息化程度也在不斷加強(qiáng)。但我們?nèi)匀灰ㄟ^(guò)借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念，來(lái)改革檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使石油企業(yè)的檔案管理信息化更好地發(fā)展，就必須將檔案管理信息化納入企業(yè)整體信息化之中。

第3篇：企業(yè)檔案信息化范文

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，企業(yè)對(duì)信息技術(shù)的發(fā)展越來(lái)越重視，所以信息技術(shù)逐漸成為企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的有效推動(dòng)力。當(dāng)今社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展日新月異，會(huì)計(jì)信息化建設(shè)成為很多企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)，并且得到了空前的發(fā)展，同時(shí)國(guó)家也相繼出臺(tái)相關(guān)政策，將信息化建設(shè)納入未來(lái)發(fā)展目標(biāo)中，這也為企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)信息化與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)工作有很大不同，很多工作不需要會(huì)計(jì)人員手工處理，簡(jiǎn)化了手工憑證編制流程，為會(huì)計(jì)人員節(jié)省了工作時(shí)間，帶來(lái)很多方便。但是，在會(huì)計(jì)信息化發(fā)展過(guò)程中，很多檔案信息存儲(chǔ)在電子介質(zhì)中，容易受運(yùn)行環(huán)境和人為操作的影響，存在著很多潛在的風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)在會(huì)計(jì)信息化的建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到可能面臨的檔案風(fēng)險(xiǎn)以及風(fēng)險(xiǎn)存在的原因，從而在實(shí)際工作中有效規(guī)避問(wèn)題的發(fā)生，為企業(yè)會(huì)計(jì)信息化發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境，促進(jìn)企業(yè)的綜合經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

一、相關(guān)理論概述

（一）會(huì)計(jì)信息化的涵義

狹義上的會(huì)計(jì)信息化是指企業(yè)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主體將財(cái)務(wù)工作與信息技術(shù)有效結(jié)合并充分應(yīng)用，詳細(xì)分析是指企業(yè)通過(guò)運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備完成手工記賬或處理手工記賬難以完成的財(cái)務(wù)工作內(nèi)容。會(huì)計(jì)信息化是會(huì)計(jì)理論、會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)操作、信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)設(shè)備相結(jié)合并加以運(yùn)用的總稱，實(shí)際上就是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在計(jì)算機(jī)設(shè)備上得到運(yùn)用。它不僅實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的自動(dòng)化處理，改變了傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)工作模式，同時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)工作的發(fā)展起到了重要的促進(jìn)作用，是會(huì)計(jì)行業(yè)發(fā)展史上的重要改革。廣義上的會(huì)計(jì)信息化是指與會(huì)計(jì)工作信息化相關(guān)的一切工作內(nèi)容，包含會(huì)計(jì)信息化應(yīng)用軟件的研發(fā)與推廣、會(huì)計(jì)信息化從業(yè)人員的培養(yǎng)、會(huì)計(jì)信息化的宏觀發(fā)展規(guī)劃、會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展體制建設(shè)、會(huì)計(jì)信息化未來(lái)發(fā)展方向等等。會(huì)計(jì)信息化實(shí)現(xiàn)了從業(yè)人員與計(jì)算機(jī)相結(jié)合進(jìn)行工作，包括了從業(yè)人員、計(jì)算機(jī)設(shè)備、硬件環(huán)境和軟件環(huán)境等因素，其重要部分是完善的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)。會(huì)計(jì)信息化在很大程度上減輕了從業(yè)人員的工作量，提高了財(cái)務(wù)工作質(zhì)量和工作效率。

（二）檔案風(fēng)險(xiǎn)的涵義

風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)在完成其生產(chǎn)目標(biāo)的管理活動(dòng)中，會(huì)遇到各種不確定事件，這些事件出現(xiàn)的幾率以及其影響程度是無(wú)法事前預(yù)知的，這些事件的出現(xiàn)將會(huì)對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)產(chǎn)生不同程度的影響，從而影響企業(yè)生產(chǎn)目標(biāo)的完成進(jìn)度。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，所謂風(fēng)險(xiǎn)就是指在一個(gè)特定的時(shí)間內(nèi)和一定的環(huán)境條件下，人們所期望的目標(biāo)與實(shí)際結(jié)果之間的差異程度。本文研究的檔案風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案信息可能存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，也就是說(shuō)檔案信息存在的某種不確定性，并且這種不確定性可能會(huì)對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展帶來(lái)影響，從而影響企業(yè)正常生產(chǎn)活動(dòng)的進(jìn)行。

二、會(huì)計(jì)信息化的特征

（一）無(wú)紙多樣化

企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化需要借助信息技術(shù)才能實(shí)現(xiàn)，因此需要將所有的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行重新輸入和輸出，并經(jīng)過(guò)一系列的數(shù)據(jù)處理。在這個(gè)過(guò)程中，除企業(yè)日常活動(dòng)中使用的發(fā)票和合同等紙質(zhì)檔案外，其他所有信息在通過(guò)計(jì)算機(jī)的輸入操作處理后，都將保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)部介質(zhì)中，且整個(gè)操作過(guò)程不存在任何紙質(zhì)介質(zhì)。與此同時(shí)，這種無(wú)紙化的操作也使得會(huì)計(jì)信息化處理具有多樣化，這也意味著會(huì)計(jì)信息處理不再是單純的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息，還包括了企業(yè)各項(xiàng)發(fā)展參考數(shù)據(jù)、管理信息、人事數(shù)據(jù)、企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)情況以及重大的決策參考依據(jù)等。

（二）智能開(kāi)放化

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的逐漸應(yīng)用和發(fā)展，會(huì)計(jì)信息化得到發(fā)展同時(shí)也將財(cái)務(wù)工作帶入了智能化發(fā)展的時(shí)代。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可以將輸入的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動(dòng)處理并生成與企業(yè)相關(guān)的發(fā)展動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行智能分析為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展決策提供重要的參考依據(jù)。當(dāng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息處于非正常運(yùn)行狀態(tài)時(shí)會(huì)出現(xiàn)提示信息，同時(shí)，企業(yè)運(yùn)用的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是處于開(kāi)放狀態(tài)的，可以將其他管理系統(tǒng)中的信息進(jìn)行相互整合和傳輸，從而實(shí)現(xiàn)資源信息共享，為企業(yè)的發(fā)展提供多方面的綜合性數(shù)據(jù)分析資料。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益更新，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)將會(huì)向更高的智能化目標(biāo)發(fā)展，逐漸減少手工處理流程，同時(shí)也會(huì)實(shí)現(xiàn)與其他管理系統(tǒng)的進(jìn)一步合作。

（三）高效準(zhǔn)確化

會(huì)計(jì)信息化需要依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)才能完成，計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入、輸出和處理具有高效準(zhǔn)確性。會(huì)計(jì)信息化不僅可以為財(cái)務(wù)人員減輕繁重的工作量，同時(shí)還可以對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行全面科學(xué)的分析處理，并通過(guò)特定的程序?qū)⑵滢D(zhuǎn)化為實(shí)用的數(shù)據(jù)信息，因此，會(huì)計(jì)信息化要比傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)處理工作更加高效、更加準(zhǔn)確。

三、企業(yè)會(huì)計(jì)信息化面臨的檔案風(fēng)險(xiǎn)

（一）投資風(fēng)險(xiǎn)

投資風(fēng)險(xiǎn)是指會(huì)計(jì)信息化建設(shè)過(guò)程中可能面臨的投資選擇和投資資金的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)信息化建設(shè)過(guò)程中，需要購(gòu)買計(jì)算機(jī)設(shè)備、財(cái)務(wù)軟件、培訓(xùn)從業(yè)人員、支付相關(guān)服務(wù)費(fèi)用等，這些投資都需要大量的資金，同時(shí)還涉及會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的維護(hù)、升級(jí)、調(diào)配等潛在的費(fèi)用，這些都可能成為企業(yè)會(huì)計(jì)信息化面臨的投資風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)信息化過(guò)程中也會(huì)得到直接利益，比如提高工作效率、減少人工成本等。但是任何項(xiàng)目的發(fā)展都將面臨投資風(fēng)險(xiǎn)，我們無(wú)法估計(jì)整個(gè)過(guò)程中可能存在的不確定性因素，從而導(dǎo)致企業(yè)面臨不同程度的檔案風(fēng)險(xiǎn)。

（二）發(fā)展目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)信息化建設(shè)過(guò)程中，很多重要的財(cái)務(wù)信息都以電子檔案形式被存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)介質(zhì)中，如果企業(yè)在檔案信息管理過(guò)程中出現(xiàn)目標(biāo)定位不準(zhǔn)確或是偏離企業(yè)發(fā)展方向，都將面臨不同程度的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在會(huì)計(jì)信息化建設(shè)初期，對(duì)檔案信息的管理缺乏相關(guān)制度約束、對(duì)發(fā)展目標(biāo)認(rèn)識(shí)模糊，都將阻礙企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展進(jìn)程。而有的企業(yè)雖然制定了發(fā)展目標(biāo)，但是由于目標(biāo)的制定過(guò)高或過(guò)低，都將導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息化檔案風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，無(wú)法發(fā)揮其重要的依據(jù)作用。

（三）檔案信息損壞風(fēng)險(xiǎn)

由于企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)信息紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求，因此會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展，使得企業(yè)的重要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息可以保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)部存儲(chǔ)中，同時(shí)可以傳輸?shù)経盤或光盤中，方便攜帶。這樣大大增加了會(huì)計(jì)信息檔案的儲(chǔ)存量，提高了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量和效率。但是由于電子檔案信息的保管路徑我們無(wú)法肉眼看見(jiàn)，而且容易受運(yùn)行環(huán)境、溫度、濕度或人為操作的影響，也增加了檔案信息被損壞的風(fēng)險(xiǎn)，并且一旦檔案信息出現(xiàn)損壞，很難恢復(fù)被破壞的檔案信息，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息缺乏完整性。

（四）檔案信息保存風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案信息都以紙質(zhì)為主，保存過(guò)程中不易受外界因素影響，面臨被破壞的風(fēng)險(xiǎn)較低。但是企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)信息化，檔案信息以電子形式被保存在計(jì)算機(jī)媒介中，極易受運(yùn)行環(huán)境的影響，造成檔案信息數(shù)據(jù)的丟失，無(wú)法保證檔案信息的完整性。同時(shí)部分從業(yè)人員的技能水平較低，對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)操作不熟悉，如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的檔案信息保存方式，將對(duì)檔案信息的保存造成不同程度的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

四、造成企業(yè)面臨會(huì)計(jì)信息化檔案風(fēng)險(xiǎn)的原因

（一）企業(yè)缺乏檔案風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

由于會(huì)計(jì)信息化為企業(yè)的財(cái)務(wù)工作提供很多便利，同時(shí)提高了企業(yè)的財(cái)務(wù)工作質(zhì)量，因此很多企業(yè)積極進(jìn)行會(huì)計(jì)信息化建設(shè)，但是卻缺乏足夠的檔案風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。無(wú)論是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者還是從業(yè)人員，都比較看重會(huì)計(jì)信息化的積極作用，卻沒(méi)有充分考慮其可能存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)。因此企業(yè)在會(huì)計(jì)信息化檔案信息的管理過(guò)程中，忽視了風(fēng)險(xiǎn)隱患可能給企業(yè)造成的經(jīng)濟(jì)損失。比如某些不法分子通過(guò)不正當(dāng)手段盜取企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，或是篡改企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)告，導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)用不正確的財(cái)務(wù)報(bào)告作出不正確的發(fā)展決策，損害公司的經(jīng)濟(jì)利益。

（二）企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境不安全

首先，企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊。檔案信息在輸入、輸出、傳輸?shù)冗^(guò)程中，會(huì)隨之產(chǎn)生一些病毒，由于計(jì)算機(jī)病毒傳播速度快且影響嚴(yán)重，同時(shí)不易被察覺(jué)和徹底清除，因此對(duì)某些檔案信息會(huì)產(chǎn)生破壞作用，其次，企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷加速，企業(yè)之間面臨的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，部分企業(yè)為獲取更多的經(jīng)濟(jì)利益，利用網(wǎng)絡(luò)黑客盜取或破壞同行業(yè)的機(jī)密信息，進(jìn)而打擊對(duì)方的業(yè)務(wù)發(fā)展。最后，企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器狀態(tài)有直接關(guān)系，如果服務(wù)器連接不穩(wěn)定，或是存在故障，都將對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行造成影響，給公司帶來(lái)無(wú)法預(yù)計(jì)的檔案風(fēng)險(xiǎn)。

（三）企業(yè)缺乏完善的內(nèi)部控制體制

企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)信息化建設(shè)過(guò)程中，往往忽視對(duì)財(cái)務(wù)軟件的設(shè)置問(wèn)題，帶來(lái)很多潛在的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。目前各類財(cái)務(wù)軟件種類較多，如果企業(yè)在購(gòu)買軟件前，不充分考慮軟件是否符合標(biāo)準(zhǔn)、程序設(shè)置是否嚴(yán)謹(jǐn)、與企業(yè)發(fā)展是否相匹配等因素，則會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一些風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。企業(yè)在選用財(cái)務(wù)軟件不僅需要考慮軟件的實(shí)用性，同時(shí)應(yīng)該考慮軟件程序的維護(hù)、升級(jí)以及售后服務(wù)工作，保證軟件的正常運(yùn)行。另一方面，部分企業(yè)沒(méi)有考慮財(cái)務(wù)職務(wù)不相容問(wèn)題。由于會(huì)計(jì)信息化減少了企業(yè)的人工成本，一人可進(jìn)行多崗位工作，因此不相容職務(wù)合并現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，這些都將影響檔案信息的準(zhǔn)確性。

（四）從業(yè)人員缺乏職業(yè)道德和技術(shù)能力

會(huì)計(jì)信息化依據(jù)信息技術(shù)而發(fā)展，因此財(cái)務(wù)信息容易被篡改、銷毀或偽造，而且這些不正當(dāng)行為十分不易被察覺(jué)。有些從業(yè)人員職業(yè)道德較低，受他人蠱惑或受經(jīng)濟(jì)利益的誘惑，對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行更改，進(jìn)行一些不正當(dāng)?shù)男袨椤Ａ硪环矫?，?huì)計(jì)信息化要求從業(yè)人員有較高的專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)和較強(qiáng)的實(shí)操技術(shù)能力。目前很多企業(yè)的從業(yè)人員的綜合素質(zhì)較低，沒(méi)有接受過(guò)正規(guī)的會(huì)計(jì)信息化工作培訓(xùn)，對(duì)會(huì)計(jì)理論、系統(tǒng)的操作等十分不熟練，專業(yè)技能水平較低，比如檔案信息保存不正確、不按正常程序退出軟件、隨便關(guān)機(jī)等，都可能對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。

五、提高企業(yè)會(huì)計(jì)信息化檔案風(fēng)險(xiǎn)控制的措施

（一）提高企業(yè)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)首先樹(shù)立檔案風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，應(yīng)充分意識(shí)到檔案信息特殊的存儲(chǔ)環(huán)境和存儲(chǔ)媒介，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要高度重視檔案信息的管理。企業(yè)應(yīng)建立檔案風(fēng)險(xiǎn)防范組織，明確組織的管理者和工作人員的崗位職責(zé)，建立完善的工作體系，同時(shí)應(yīng)建立檔案風(fēng)險(xiǎn)管理制度、督查程序以及風(fēng)險(xiǎn)防范的應(yīng)急預(yù)案等。一旦發(fā)生檔案信息被破壞事件，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，保護(hù)企業(yè)未遭受破壞的檔案信息不被入侵，同時(shí)立即恢復(fù)被破壞的檔案信息，將企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失降到最低。

（二）建立安全的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境

首先，企業(yè)應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行檢查，并聘請(qǐng)專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員對(duì)財(cái)務(wù)軟件與計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)、升級(jí)，做好病毒查殺等工作。同時(shí)安裝財(cái)務(wù)軟件的計(jì)算機(jī)最好不用于其他工作用途，避免產(chǎn)生病毒或不安全的網(wǎng)站帶來(lái)的影響。其次，企業(yè)應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行加密處理。不僅要對(duì)計(jì)算機(jī)安裝正版防火墻，同時(shí)應(yīng)對(duì)軟件中重要的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行加密處理，并且設(shè)備多層訪問(wèn)權(quán)限。最后，企業(yè)應(yīng)安裝防御工具，在一定程度上可以對(duì)抗黑客的攻擊，保護(hù)重要的檔案信息，同時(shí)可以對(duì)黑客造成反攻擊。

（三）加強(qiáng)檔案信息的備份、恢復(fù)及保管管理

首先，企業(yè)應(yīng)完善檔案信息的備份和恢復(fù)程序。計(jì)算機(jī)媒介存儲(chǔ)的檔案信息容易受到外界因素影響，一旦發(fā)生意外或存儲(chǔ)環(huán)境遭到破壞，檔案信息極易丟失。因此企業(yè)應(yīng)注重計(jì)算機(jī)媒介存儲(chǔ)系統(tǒng)的質(zhì)量，完善軟件的自動(dòng)備份功能，同時(shí)加強(qiáng)軟件系統(tǒng)還原功能的建立。這樣可以增強(qiáng)檔案信息的保管安全性，減少檔案信息被破壞的風(fēng)險(xiǎn)。其次，企業(yè)應(yīng)重視檔案信息的保管，應(yīng)增強(qiáng)保管人員的檔案信息風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。企業(yè)應(yīng)聘請(qǐng)專業(yè)的保管人員，保管人員需懂得會(huì)計(jì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)運(yùn)用知識(shí)，同時(shí)具有較高的技術(shù)能力，了解保管過(guò)程中的注意事項(xiàng)。

（四）建立完善的企業(yè)內(nèi)部控制體制

企業(yè)應(yīng)建立完善的企業(yè)內(nèi)部控制體制，包括檔案信息管理制度、會(huì)計(jì)信息化操作制度、從業(yè)人員崗位制度等，通過(guò)建立完善的內(nèi)部管理制度，規(guī)范從業(yè)人員的工作行為和工作流程，確保會(huì)計(jì)工作有序進(jìn)行。同時(shí)企業(yè)應(yīng)建立有關(guān)監(jiān)督制度，做好不相容職務(wù)分離工作，明確從業(yè)人員的職責(zé)，制定完善的獎(jiǎng)懲制度，這樣可以對(duì)從業(yè)人員起到一定的監(jiān)督作用和約束作用。

（五）提高相關(guān)從業(yè)人員的綜合素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)定期為從業(yè)人員安排專業(yè)的理論知識(shí)培訓(xùn)、實(shí)操技能培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)，全面提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)而提高從業(yè)人員的工作質(zhì)量和工作效率，保證企業(yè)財(cái)務(wù)工作的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，這是企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的重要保障。從業(yè)人員也應(yīng)該加強(qiáng)自我約束，端正工作態(tài)度，恪盡職守，不被外界利益誘惑，以企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益為出發(fā)點(diǎn)，提高自己的工作責(zé)任感。

第4篇：企業(yè)檔案信息化范文

關(guān)鍵詞：信息化；紙質(zhì)檔案；電子檔案

電力企業(yè)尤其是電力設(shè)計(jì)院中大量的檔案，既是企業(yè)知識(shí)的積累，資產(chǎn)的憑證，更是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的依據(jù)。隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，日積月累的大量紙質(zhì)檔案作為企業(yè)寶貴的資產(chǎn)，如何通過(guò)信息化進(jìn)行合理有效地管理，成為擺在我們面前的緊迫任務(wù)。

檔案信息化建設(shè)，是檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心，向以檔案信息為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。是檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開(kāi)發(fā)以及利用的過(guò)程[1]。在我國(guó)，數(shù)字化（digitization）是指“用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程”[2]而澳大利亞則是使用另一種包含性概念，將檔案數(shù)字化作為文件“轉(zhuǎn)化”的一種形式，其所定義的“轉(zhuǎn)化”（conversion）意指“將文件從一種介質(zhì)向其他介質(zhì)或從一種格式向其他格式轉(zhuǎn)化的過(guò)程。例如將紙質(zhì)文件微縮或數(shù)字成像，或者改變屬性設(shè)置”。澳大利亞所定義的概念，正是我國(guó)電力企業(yè)檔案信息化所要執(zhí)行的工作。本文將分三點(diǎn)對(duì)電力企業(yè)檔案信息化發(fā)展工作進(jìn)行分析。

1、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存發(fā)展的客觀性

以紙張為介質(zhì)的紙質(zhì)檔案和以新型載體材料為介質(zhì)的電子檔案，是檔案信息存儲(chǔ)的傳統(tǒng)與現(xiàn)代化標(biāo)志。

紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)，長(zhǎng)期以來(lái)被人們作為主要的信息載體所使用。它具有較強(qiáng)的原始記錄性，能客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的原始憑證功能。同時(shí)，它作為檔案信息的主導(dǎo)存儲(chǔ)介質(zhì)，具有耐久性。美國(guó)國(guó)家檔案局在對(duì)30億頁(yè)處于危險(xiǎn)狀況的紙質(zhì)檔案，研究確定其保護(hù)措施時(shí)，數(shù)十位專家對(duì)5種常用介質(zhì)（磁性材料、光盤、電子文檔、紙張、膠片）進(jìn)行論證，最后結(jié)論是紙張、膠片是最適宜檔案文獻(xiàn)的長(zhǎng)期保存。

具有保存價(jià)值并已歸檔的電子文件稱為電子檔案。電子檔案的存儲(chǔ)具有高密度性。其存儲(chǔ)量大大高于過(guò)去的各種信息介質(zhì)，能減少了檔案的存儲(chǔ)空間，對(duì)于電力企業(yè)，尤其是電力設(shè)計(jì)院來(lái)說(shuō)無(wú)疑是非常有效地存儲(chǔ)方式。另外，電子檔案具有高效的信息共享性。然而，電子檔案的使用又具有一定的局限性，電子檔案的管理要依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。只有借助計(jì)算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成可識(shí)讀的記錄。

根據(jù)目前我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案需要互相依存，相互兼容，協(xié)調(diào)發(fā)展。然而，紙介質(zhì)與磁介質(zhì)雙軌制的收集、整理、編目和保管，將會(huì)給檔案工作者帶來(lái)雙倍或超雙倍的工作量。所以，要在兩者之間找到相應(yīng)的工作重點(diǎn)，在合理管理紙質(zhì)檔案的同時(shí)，大力發(fā)展電子檔案，以提高工作效率，更好的服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作。

2、電力企業(yè)檔案信息化得必然性

如上文所論述，電力企業(yè)檔案室內(nèi)存在大量紙質(zhì)檔案，檢索費(fèi)時(shí)，存儲(chǔ)空間大，維護(hù)不方便。隨著電力事業(yè)的飛速發(fā)展，形成的工程檔案數(shù)量大，內(nèi)容龐雜，單項(xiàng)工程完工時(shí)間也有早有遲，客觀上給項(xiàng)目工程檔案資料管理收集工作帶來(lái)一定難度。此時(shí)，檔案庫(kù)存爆滿、檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)不一、檔案整理方法復(fù)雜、檔案檢索利用困難等問(wèn)題都逐漸凸顯。在這樣的大前提下，

建立一套從檔案的收集、整理、到檢索的電子檔案管理體系是目前電力企業(yè)檔案管理所要解決的迫切問(wèn)題。

3、并存時(shí)期檔案管理策略

3.1建立電力企業(yè)工程檔案信息化全過(guò)程管理體系

電子檔案的管理工作與紙質(zhì)檔案以卷盒和柜架為裝具的機(jī)械整理方式不同。他需要檔案部門深入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，從產(chǎn)生電子檔案的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。電力企業(yè)檔案部門應(yīng)擺脫原有的被動(dòng)工作模式，找準(zhǔn)為企業(yè)服務(wù)的切入點(diǎn)，在各個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過(guò)程中就加入電子檔案的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。電力工程檔案隨著電力建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)始而建立，又隨著電力建設(shè)項(xiàng)目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程同步。在這一過(guò)程中，檔案管理部門也應(yīng)與之同步。并做好相應(yīng)的協(xié)調(diào)工作，利用網(wǎng)絡(luò)化、信息化等手段，在檔案的傳輸、歸檔和利用過(guò)程中，減少重復(fù)勞動(dòng)出現(xiàn)的可能性。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制

管理，最終要落實(shí)到人員。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲(chǔ)介質(zhì)的檔案管理工作，面對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)而形成的新型載體檔案，對(duì)檔案專業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求。除了需要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)外，還要具有計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)。檔案管理人員也需在實(shí)際工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并以此建立相應(yīng)規(guī)范的管理體系，從而促進(jìn)電力企業(yè)檔案管理的規(guī)范化。

3.3健全電力企業(yè)檔案管理信息化制度

要使電力企業(yè)檔案管理信息化工作有序進(jìn)行，就必須建立一套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度。對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制等提出具體要求。

綜上所述，在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的大前提下，新型載體檔案取代傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案是未來(lái)檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)。在此形勢(shì)下，電力企業(yè)紙質(zhì)檔案的功能將逐漸轉(zhuǎn)化為資料的存檔，強(qiáng)調(diào)其歷史性與原始性。而電子檔案則具有更強(qiáng)的實(shí)用，可以很好的聯(lián)系電力企業(yè)各個(gè)部門之間的關(guān)系，并以此提高工作效率。同時(shí)，電力企業(yè)檔案管理部門需要進(jìn)一步建立完善的管理體系與制度，平衡兩者關(guān)系，以加快電力企業(yè)檔案管理工作的前進(jìn)步伐。

參考文獻(xiàn)：

第5篇：企業(yè)檔案信息化范文

檔案信息化是檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開(kāi)發(fā)和利用。它把分散的信息資源以信息化的形式儲(chǔ)存，以標(biāo)準(zhǔn)化的方法管理，以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，從而提高資源的利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。它主要包括檔案信息數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)以及數(shù)字檔案館建設(shè)三個(gè)不同的階段和方面。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在諸多問(wèn)題

1、企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。有些企業(yè)開(kāi)展了檔案信息化建設(shè)，有些則沒(méi)有，特別是一些中小企業(yè)。同時(shí)，企業(yè)的減員增效也波及到企業(yè)的檔案部門，相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)檔案部門的生存和發(fā)展受到了威脅，信息化建設(shè)也就無(wú)從談起，即使已開(kāi)展信息化建設(shè)的企業(yè)在發(fā)展中也很不平衡。

2、企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)條件薄弱，技術(shù)、資金不足，人才缺乏。當(dāng)前，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體狀況是認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，基礎(chǔ)條件薄弱，信息化程度低。缺乏應(yīng)有的設(shè)備和技術(shù)支撐，對(duì)企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的深度不夠，數(shù)字化信息資源少，企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)良莠不齊，信息化管理人才短缺，對(duì)檔案信息資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化研究不夠。

3、企業(yè)檔案信息管理與其他信息管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效銜接。文檔一體化管理是企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展方向，它使生產(chǎn)活動(dòng)、文書處理與檔案管理工作實(shí)現(xiàn)有效銜接，進(jìn)而提高信息處理能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息的無(wú)縫連接和有效管理。由于我國(guó)企業(yè)檔案信息化程度低和管理機(jī)制上的障礙，檔案工作很難在系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)與各生產(chǎn)、管理環(huán)節(jié)之間的連接，文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)困難重重。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1、加快企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設(shè)的法律保障。因此，檔案信息化建設(shè)一定要著力解決“交通規(guī)則”方面的問(wèn)題，這些“交規(guī)”就是我們所要構(gòu)建和遵循的關(guān)于檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，主要包括電子文件歸檔和電子檔案的管理，以及檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關(guān)于企業(yè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

2、重視企業(yè)檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。這是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案信息、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。信息技術(shù)應(yīng)用工作量大、涉及面廣，關(guān)系檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益。

3、加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。檔案信息是企業(yè)的核心資產(chǎn)，它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。收集企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的真實(shí)記錄，包括各種文檔、科研資料、合同等；并以此為基礎(chǔ)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)和電子信息資源中心庫(kù)，為企業(yè)檔案利用提供便利條件。

第6篇：企業(yè)檔案信息化范文

（一）檔案管理信息化的意識(shí)薄弱在實(shí)際情況中，部分企業(yè)僅僅是簡(jiǎn)單的將其看作是檔案存儲(chǔ)、使用方式的改變，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這是企業(yè)管理理念的轉(zhuǎn)變，沒(méi)有考慮到建立一個(gè)綜合性檔案管理信息化系統(tǒng)。有一些企業(yè)錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案難以給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益,盲目的把資金投入到其他建設(shè)項(xiàng)目,對(duì)檔案事業(yè)疏于建設(shè)和管理,對(duì)檔案信息化建設(shè)所需設(shè)備和配備不予以重視。

（二）管理人員素質(zhì)有待提高在檔案信息化建設(shè)中，管理人員的綜合素質(zhì)較低。檔案信息化管理要求管理人員不僅有一定程度的專業(yè)管理能力，而且必須掌握信息技術(shù)處理能力，同時(shí)也要對(duì)企業(yè)的工作流程和工作方式有著深刻的了解?？墒乾F(xiàn)有的企業(yè)檔案管理人員很少具備這樣完備的綜合素質(zhì)，難以滿足信息化檔案管理的高要求。

（三）信息化建設(shè)尚未完善隨著信息化的不斷深入,檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化無(wú)法滿足企業(yè)的需求,嚴(yán)重影響了檔案信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性,令企業(yè)遇到了許多本可以避免的問(wèn)題。除了上述幾點(diǎn)問(wèn)題外，還有許多細(xì)節(jié)方面的問(wèn)題也需要企業(yè)時(shí)刻關(guān)注。首先，要做到對(duì)員工的信息審核和更新，信息化檔案建設(shè)依靠的是信息技術(shù)，可是檔案的管理以來(lái)的人，對(duì)于老員工的離職和新員工的加入，檔案管理要跟進(jìn)。其次，對(duì)于檔案的管理要注意安全措施，檔案是一個(gè)人的個(gè)人信息和企業(yè)內(nèi)部資料的集合，要加強(qiáng)安全管理工作。

二、完善檔案管理信息化的策略

（一）從企業(yè)內(nèi)部強(qiáng)化檔案管理理念檔案管理信息化管理理念直接決定信息化建設(shè)的實(shí)施力度及信息化的程度。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),領(lǐng)導(dǎo)者要把檔案信息化概念和期許轉(zhuǎn)變成實(shí)踐及現(xiàn)實(shí),正視檔案管理建設(shè)的艱巨性和復(fù)雜性,在資金、人才、設(shè)備等方面進(jìn)行合理和準(zhǔn)確的投入,針對(duì)內(nèi)部檔案管理工作的各項(xiàng)問(wèn)題，不僅要予以關(guān)注，更要在具體操作上予以支持。

（二）引進(jìn)優(yōu)秀管理人員信息化管理建設(shè)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是發(fā)展的必要?dú)v程，企業(yè)的檔案管理信息化需要引進(jìn)優(yōu)秀、專業(yè)的管理人才，在工作中對(duì)其教育和培養(yǎng)，完善企業(yè)的檔案管理工作，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，推動(dòng)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。企業(yè)針對(duì)管理工作需要引進(jìn)科學(xué)的管理方式和管理體系，為企業(yè)檔案管理提供制度保障和人才支持。

（三）完善企業(yè)信息化建設(shè)企業(yè)應(yīng)針對(duì)檔案管理的信息化投入設(shè)備、人力和資金支持，為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。檔案的信息化管理能夠建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能夠立足于企業(yè)檔案的特點(diǎn),建立健全企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。譬如企業(yè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù),能夠集合企業(yè)在項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目建設(shè)以及企業(yè)資料等有關(guān)信息,為進(jìn)一步開(kāi)拓市場(chǎng)和技術(shù)創(chuàng)新提供參考。

三、總結(jié)

第7篇：企業(yè)檔案信息化范文

（1）檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)

隨著電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化程度逐步加深，截止目前，勘探設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)已經(jīng)相當(dāng)完善，普及率較高，但是到目前為止，很少有檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)，檔案管理網(wǎng)站系統(tǒng)可更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源的服務(wù)工作。截止目前，我國(guó)已頒布了40多項(xiàng)與檔案信息化有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，但是這些標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于陳舊，且標(biāo)準(zhǔn)間內(nèi)容不一，加之宣傳力度不夠，很難實(shí)現(xiàn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)執(zhí)行。

（2）檔案信息化建設(shè)的缺少資金投入。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)巨大資金投入的建設(shè)，目前，多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案的管理不重視，導(dǎo)致資金投入不到位，難以有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。我院已將檔案管理納入日常工作管理中，檔案管理工作得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，但受到科技資金數(shù)額的限制，仍難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)進(jìn)程。

（3）檔案信息化建設(shè)人才缺乏。

從信息產(chǎn)業(yè)部的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可知，我國(guó)產(chǎn)業(yè)信息化的發(fā)展與人才的需求是極不平衡的。尤其是檔案管理方面，企業(yè)忽視檔案的重要性或僅僅重視檔案專業(yè)知識(shí)的需求，而忽略信息化人才的需求與培養(yǎng)，導(dǎo)致在檔案信息化的管理與維護(hù)中出現(xiàn)一系列的問(wèn)題。針對(duì)勘探設(shè)計(jì)企業(yè)來(lái)講，人才缺乏主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，當(dāng)前檔案管理人員的信息化素質(zhì)過(guò)低，雖然可進(jìn)行基本技能操作，但缺乏專業(yè)的技能培訓(xùn)與教育；第二，缺乏具有信息化專業(yè)只是的檔案管理人員，在軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、使用與維護(hù)過(guò)程中，受專業(yè)信息知識(shí)的限制，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，只能尋求技術(shù)人員的幫助，不僅浪費(fèi)時(shí)間，同時(shí)也制約了檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量。

（4）檔案信息資源整合不完善。

目前，勘探設(shè)計(jì)企業(yè)檔案資源的質(zhì)量與數(shù)量都得到很大提高，多樣化、多途徑成為當(dāng)前檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的主要特點(diǎn)，檔案資源需求也呈現(xiàn)出全面化與豐富化。但是，多數(shù)勘探設(shè)計(jì)企業(yè)內(nèi)部部門間溝通不足，缺乏溝通與協(xié)調(diào)，無(wú)檔案信息化合作意識(shí)。由于各部門間軟件環(huán)境不同，導(dǎo)致一次輸入的資源難以多次利用，或難以進(jìn)行轉(zhuǎn)換，這樣，必然會(huì)出現(xiàn)多次重復(fù)性勞動(dòng)，嚴(yán)重影響了信息資源作用的發(fā)揮。檔案信息資源整合不完善已成為制約檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)。

2 勘探設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施分析

（一）完善檔案信息化工作體系

只有構(gòu)建了相應(yīng)的工作體系，才可以更加順利地建設(shè)檔案信息化。具體來(lái)講，要明確管理體制，完善運(yùn)行機(jī)制，貫徹執(zhí)行電子文件管理等相關(guān)規(guī)定，同時(shí)，構(gòu)建電子文件管理機(jī)制，以便全程管理電子文件。要結(jié)合檔案法，賦予檔案局相應(yīng)管理職能，在信息化建設(shè)中，檔案部門積極協(xié)調(diào)，對(duì)工作體系進(jìn)行統(tǒng)一建設(shè)。另外，在電子政務(wù)建設(shè)中，也需要適當(dāng)提升檔案信息化工作的比重，以便同步進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。要對(duì)法規(guī)制度等進(jìn)行完善，規(guī)范工作行為，編制檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)規(guī)劃和工作任務(wù)分解表等，明確目標(biāo)任務(wù)、完成時(shí)限以及責(zé)任單位等；在此基礎(chǔ)上，完善現(xiàn)有法律法規(guī)，強(qiáng)化監(jiān)督檢查和執(zhí)法。

（二）推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享

資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，要結(jié)合這個(gè)中心開(kāi)展其他工作，要將檔案數(shù)字化和資源共享作為工作重點(diǎn)。首先，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，按照相應(yīng)原則，科學(xué)編制工作計(jì)劃，強(qiáng)化監(jiān)督檢查工作，以便順利開(kāi)展檔案數(shù)字化工作；同時(shí)，在用戶使用需求得到滿足的基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄，投入相應(yīng)人力、物力和財(cái)力資源，各部門協(xié)同工作。此外，實(shí)行紙質(zhì)和電子文件雙歸檔制度，并關(guān)聯(lián)并存規(guī)定范圍內(nèi)的文本和圖形文件，實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索。其次，要逐步推進(jìn)檔案信息資源共享，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，有機(jī)融合本系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)，在網(wǎng)上操作信息的生成、整理和歸檔全過(guò)程。

（三）創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段

檔案信息化建設(shè)主要目的是提高檔案的利用效率，需要采取一系列的措施，不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段；可以提高檔案信息遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)能力，結(jié)合我國(guó)相關(guān)規(guī)定，科學(xué)設(shè)定檔案公開(kāi)級(jí)別，并構(gòu)建檔案信息資源網(wǎng)上公開(kāi)評(píng)估體系，主管部門以固定形式向指定網(wǎng)站上需要公開(kāi)的信息，各級(jí)檔案部門借助鏈接方式整合相關(guān)資源，逐步完善檔案信息資源網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢。對(duì)于部分無(wú)法公開(kāi)于網(wǎng)絡(luò)上的檔案，可以應(yīng)用政府信息申請(qǐng)公開(kāi)程序，對(duì)使用者身份信息確認(rèn)之后，提供遠(yuǎn)程查閱服務(wù)，借助于網(wǎng)絡(luò)檢索，相關(guān)人員可以更加便捷地查閱檔案。安全建設(shè)也需要引起重視，要及時(shí)升級(jí)各種殺毒軟件，應(yīng)用先進(jìn)的身份認(rèn)證和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)，同時(shí)強(qiáng)化訪問(wèn)控制，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)建，明確規(guī)定備份機(jī)房和技術(shù)條件，保證檔案信息安全。

3 推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的幾點(diǎn)建議

（一）明確企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)在于提高檔案信息為企業(yè)各項(xiàng)建設(shè)服務(wù)的能力。建設(shè)以數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)化和信息共享為主要內(nèi)容的數(shù)字檔案館，加快基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，并結(jié)合企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理的需要，不斷充實(shí)、不斷完善；構(gòu)建文書檔案管理信息系統(tǒng)、科技檔案管理信息系統(tǒng)和科技資料管理信息系統(tǒng)；建立企業(yè)檔案信息共享的安全保密機(jī)制；引進(jìn)和開(kāi)發(fā)必要的數(shù)據(jù)庫(kù)，以滿足企業(yè)市政設(shè)計(jì)人員的研發(fā)工作需要。

（二）企業(yè)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和實(shí)現(xiàn)途徑

企業(yè)檔案管理多是采用手工作坊式的操作。各種歸檔材料從形成、歸檔、整理、保管到利用都是手工來(lái)完成。企業(yè)檔案信息化建設(shè)就是要改變這一狀況，使海量紙質(zhì)檔案變革為膠片化、數(shù)字化檔案，將傳統(tǒng)檔案館變革為數(shù)字檔案館。為此，檔案管理模式必須向網(wǎng)絡(luò)化、計(jì)算機(jī)化方向發(fā)展，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)及其他存儲(chǔ)模式等先進(jìn)手段，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

（三）檔案信息建設(shè)中應(yīng)注意的問(wèn)題

一是建設(shè)跨企業(yè)的檔案信息資源共享平臺(tái)，以資源共享彌補(bǔ)資源的不足；二是做到館藏檔案數(shù)字化和現(xiàn)代文件歸檔的電子化，建設(shè)企業(yè)電子文件中心；三是積極探索實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和企業(yè)政務(wù)建設(shè)有效銜接的途徑，使檔案信息資源與企業(yè)公共信息平臺(tái)的信息實(shí)現(xiàn)對(duì)接。 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)存在的普遍問(wèn)題，也是電子檔案管理的難處。一方面，現(xiàn)有檔案工作人員要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，努力使自己成為復(fù)合型人才；另一方面，企業(yè)檔案部門也要加強(qiáng)人才結(jié)構(gòu)的調(diào)整，有計(jì)劃地引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，加快實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案專業(yè)技術(shù)的融合。

第8篇：企業(yè)檔案信息化范文

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理信息化

Abstract: this article from the original file to the protection; To simplify the finishing improve work efficiency; For the file information resources integration and sharing; For the file using a retrieval and discusses the importance of enterprise document management informatization. From the archives standards and regulations of insufficient; The construction of the contingent of file personnel is insufficient; Information technology development degree of the shortcomings of the several aspects discusses the enterprise document management informatization existing problems.

Keywords: enterprise document management informatization

中圖分類號(hào)：C29文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

一 企業(yè)檔案管理信息化的重要性

計(jì)算機(jī)的快速發(fā)展使我們步入了一個(gè)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了社會(huì)活動(dòng)的方方面面，作為現(xiàn)代社會(huì)活動(dòng)的技術(shù)基礎(chǔ)，正在逐步改變著社會(huì)活動(dòng)的運(yùn)行方式。檔案作為記錄企業(yè)發(fā)展的歷史證物，見(jiàn)證著企業(yè)發(fā)展的每一步。企業(yè)的檔案管理是一個(gè)集企業(yè)安全、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理以及勞動(dòng)者個(gè)人檔案、勞動(dòng)性質(zhì)、征用土地等諸多事項(xiàng)為一體的管理過(guò)程，其最初形成的最原始的、最真實(shí)的記錄，是企業(yè)檔案管理工作中重要的組成部分，是維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作，保存好利用好這些檔案是企業(yè)管理的重中之重。

企業(yè)檔案資料的積累和利用，直接關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平。企業(yè)的檔案管理信息化，不僅重要而且必要。針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化的重要性綜合分析有以下幾點(diǎn)：

（一） 有利于檔案原件的保護(hù)

企業(yè)在其運(yùn)行過(guò)程中，首先產(chǎn)生的就是企業(yè)的征用地檔案。征用地檔案是企業(yè)在土地征購(gòu)、租賃等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的最重要的文件材料。準(zhǔn)確記載企業(yè)所征土地位置、界址、數(shù)量、權(quán)限等基本情況的原始資料，它是企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的一部分，又是有形資產(chǎn)的可靠證明。將這些最重要的檔案資料信息化處理后，可以避免檔案原件被過(guò)多的直接使用、或過(guò)多借閱而造成原件的損壞和丟失，可以達(dá)到保護(hù)檔案原件的目的。

（二） 有利于簡(jiǎn)化整理 提高工作效率

企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品工藝、財(cái)務(wù)管理、員工檔案、用工性質(zhì)等，也是檔案管理別重要的組成部分。這些檔案的收集、整理關(guān)系著一個(gè)企業(yè)運(yùn)作的系統(tǒng)性、完整性和穩(wěn)定性。檔案信息化條件下分類可以取消，對(duì)收集來(lái)的文件材料，劃定保管期限后，在每個(gè)保管期限下進(jìn)行編號(hào)，每年一個(gè)流水號(hào)，這樣簡(jiǎn)單易行，也便于日后插件（即把沒(méi)有按時(shí)歸檔的文件插入整理好的文件后），查閱可以在檔案管理系統(tǒng)中快速找到、打印。不進(jìn)行分類可以讓檔案人員從繁瑣的整理事務(wù)中解脫出來(lái)，把更多的精力放到加強(qiáng)收集、深化檢索、開(kāi)發(fā)利用、編研等更有意義的工作上來(lái)，更好地提高了工作效率。

（三） 有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案資源整合重在體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和共享性，其最終目的是進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的利用范圍，這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會(huì)信息化潮流的趨勢(shì)所在。檔案信息經(jīng)過(guò)及時(shí)有效的傳遞后，還必須通過(guò)利用者的有效利用，活化檔案信息。因此，可以建立同行業(yè)區(qū)域性的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，開(kāi)展互借、交換目錄等，及時(shí)有效地傳遞信息，促進(jìn)資源共享。

（四） 有利于檔案的檢索和利用

實(shí)現(xiàn)檔案信息化能充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)施檔案信息網(wǎng)上查找、咨詢和直接提供利用的過(guò)程，它是檔案信息化的主要目的，也是檔案信息化的重要標(biāo)志。將檔案信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，在檔案的檢索利用上，企業(yè)各部門、處（科）室，可以根據(jù)自己的需要獲得及時(shí)、準(zhǔn)確的資料信息。

二 當(dāng)前企業(yè)檔案管理信息化存在的主要問(wèn)題

（一）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及制度法規(guī)的不足

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在一定的不足，計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒(méi)有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。同時(shí)，由于在電子文檔的形成過(guò)程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來(lái)順序，原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊。缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無(wú)法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。

（二）檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的不足

人是最核心的資源,沒(méi)有相應(yīng)的人才,任何先進(jìn)的技術(shù)和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空談。而目前對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高很少納入計(jì)劃和要求，檔案管理人員平時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，許多檔案管理人員專業(yè)知識(shí)單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、程序維護(hù)、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。

（三）信息技術(shù)發(fā)展程度的不足

檔案管理信息化后檔案的存在形式主要是電子文檔，具有易于復(fù)制、修改的特點(diǎn)，因此其保密和安全措施應(yīng)該更為完善。在傳輸、保存過(guò)程中，電腦病毒的橫行，黑客的惡意攻擊以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不成熟，電子檔案尤其是一些高度機(jī)密的檔案，容易被他人竊取、修改甚至偽造，這無(wú)疑是給檔案管理構(gòu)成了極大的威脅，同時(shí)由于檔案保存的長(zhǎng)期性，對(duì)載體壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生命周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技術(shù)、權(quán)限控制、防寫措施必須達(dá)到相應(yīng)的水平，檔案管理信息化才能順利進(jìn)行。因此，信息技術(shù)發(fā)展程度也直接影響檔案管理信息化的建設(shè)。

三、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的對(duì)策

（一）制定統(tǒng)一細(xì)則，完成檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化

檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化，是指檔案信息的存儲(chǔ)載體與方式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形態(tài)轉(zhuǎn)向以計(jì)算機(jī)管理為前提的數(shù)字形式，它包括檔案數(shù)字化的輸入和數(shù)字化檔案的接收兩個(gè)方面。

一是檔案數(shù)字化輸入。是將傳統(tǒng)檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)提供查詢并進(jìn)而直接提供檔案信息為企業(yè)服務(wù)。

二是數(shù)字化檔案的接收與管理。關(guān)注電子文件的形成和積累，研究其運(yùn)作規(guī)律，提出質(zhì)量要求；做好電子文件歸檔工作，制定歸檔細(xì)則和管理規(guī)范，研制歸檔軟件，使產(chǎn)生于不同平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)的電子文件，按照歸檔要求及時(shí)歸檔；檔案部門接收各單位紙質(zhì)檔案時(shí)，要同時(shí)接收電子檔案，電子檔案接收工作要按照檔案部門統(tǒng)一的格式進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，并與館藏檔案的數(shù)字化工作融為一體。

（二）創(chuàng)新方式，建立完整的檔案信息利用系統(tǒng)

建立完整的檔案信息利用系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理。可分為兩個(gè)層次：一是單向傳輸。就是終端管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)以數(shù)字化為平臺(tái)的計(jì)算機(jī)管理，并根據(jù)各網(wǎng)絡(luò)終端用戶需求，進(jìn)行數(shù)字信息的單項(xiàng)定向傳輸。二是雙向或多向傳輸。就是各立檔單位均實(shí)現(xiàn)信息化管理，上下級(jí)單位及各立檔單位之間，均可根據(jù)需求進(jìn)行數(shù)字信息的多項(xiàng)雙向和多向傳輸。使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息，從而提高了館(室)藏資源的利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，同時(shí)也有效地緩解了存儲(chǔ)空間擁擠，人員、資金緊張等矛盾，更好地滿足企業(yè)的需要，實(shí)現(xiàn)資源共享。

目前，企業(yè)有些單位的檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者可以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上公開(kāi)部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于宣傳和利用。

（三）注重培養(yǎng)，不斷提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)

信息化時(shí)代，一切競(jìng)爭(zhēng)，最終都反映在人才的競(jìng)爭(zhēng)上。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計(jì)內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說(shuō)，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，使其拓寬知識(shí)面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識(shí)儲(chǔ)備。四是應(yīng)加大培訓(xùn)內(nèi)容中計(jì)算機(jī)知識(shí)的比例，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當(dāng)增加檔案現(xiàn)代化管理課程。

（四）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指在實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過(guò)程中所必須依賴的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，由檔案行政管理部門會(huì)同有關(guān)部門予以研究、制定并頒布實(shí)施的過(guò)程。這是檔案信息化的前提和基礎(chǔ)。

檔案信息化程度越高，范圍越廣，對(duì)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化的要求也就越高。主要內(nèi)容有以下五個(gè)方面。一是檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化：檔案信息在著錄與標(biāo)引時(shí)要嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局制定的（檔案著錄規(guī)則）等一系列標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行；二是檔案信息存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化：指檔案信息全文數(shù)字化存貯形式與方式的標(biāo)準(zhǔn)，目前多以硬盤為存貯方式；三是檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化：檔案信息管理與檔案實(shí)體管理的明顯區(qū)別，在于信息載體的特殊性；四是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的標(biāo)準(zhǔn)化：由于檔案信息的特殊性，決定了大量信息局限于內(nèi)部局域網(wǎng)范圍，檔案信息網(wǎng)絡(luò)必須分出層次，以決定檔案信息利用的范圍；五是檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化：檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化主要體現(xiàn)在應(yīng)用軟件的通用性和統(tǒng)一性兩個(gè)方面。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么整個(gè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

綜上所述，檔案信息化是企業(yè)發(fā)展的重要保證，在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在企業(yè)各項(xiàng)工作中發(fā)揮不可替代的作用。在信息時(shí)代，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)檔案的管理和充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息的價(jià)值，對(duì)加快企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展具有十分重要的意義。

參考文獻(xiàn)：[1]路鳳英、衣玉琛《社會(huì)信息化的發(fā)展和檔案工作的對(duì)策》[J]，《檔案學(xué)研究》，1999年03期。

第9篇：企業(yè)檔案信息化范文

企業(yè)檔案管理所包括的內(nèi)容十分繁瑣，形式多樣，傳統(tǒng)的檔案管理方法效率低，效果不佳，而且十分耗費(fèi)人力、物力。由此可見(jiàn)，傳統(tǒng)意義上的檔案管理存在很大的缺陷，例如，檔案數(shù)量的巨大造成了檔案占地面積大的問(wèn)題，使得檔案空間問(wèn)題突出，所存儲(chǔ)的文件也容易出現(xiàn)受損的情況。其次，在大多數(shù)企業(yè)的檔案管理中，很多企業(yè)管理者缺乏對(duì)檔案管理的足夠重視，甚至對(duì)企業(yè)檔案管理存在片面認(rèn)識(shí)，在檔案管理的投入上也不高，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理較為落后。另外，也有部分企業(yè)把檔案管理工作想象的過(guò)于簡(jiǎn)單，認(rèn)為所謂的企業(yè)檔案管理不過(guò)是簡(jiǎn)單的對(duì)資料進(jìn)行收集和整理等，認(rèn)為檔案管理對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益沒(méi)有明顯的作用，進(jìn)而造成了企業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作的長(zhǎng)期疏忽。

二、信息化檔案管理的特點(diǎn)

（一）實(shí)現(xiàn)了管理一體化的模式

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理基本上是相應(yīng)的部門將公文進(jìn)行整理、分類、歸檔；相關(guān)的業(yè)務(wù)部門對(duì)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的產(chǎn)品、技術(shù)、合同等資料進(jìn)行歸檔整理。信息化是企業(yè)檔案管理中的一個(gè)自動(dòng)化系統(tǒng)，不僅可以將企業(yè)的文書，部門的基本文檔等相關(guān)內(nèi)容有機(jī)結(jié)合在一起，還能做到檔案歸檔和管理的同步進(jìn)行，并將文書和業(yè)務(wù)部門形成不同的形式，實(shí)現(xiàn)不同內(nèi)容的文件分門別類的歸入各自的檔案數(shù)據(jù)中，從而實(shí)現(xiàn)了文件、檔案管理的一體化。檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了公文和業(yè)務(wù)文件的整理與歸檔，并達(dá)到了一次性完成的效果，這樣就有效避免了重復(fù)性勞動(dòng)的發(fā)生，并且大大提高了工作效率；在信息化管理下，檔案管理人員不必再進(jìn)行歸檔文件目錄的輸入和圖像掃描等工作，大大節(jié)省了人力和時(shí)間，讓檔案管理人員在工作中有更多的精力投入到重點(diǎn)工作中來(lái)。

（二）實(shí)現(xiàn)了檔案文件的存儲(chǔ)與檢索

應(yīng)用檔案管理的自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)各部門可以隨時(shí)將形成的相關(guān)文件以電子的方式存儲(chǔ)到服務(wù)器上，也可以將原有的檔案原件掃描并存儲(chǔ)到服務(wù)器上，只要通過(guò)身份驗(yàn)證，相關(guān)人員就可以通過(guò)企業(yè)的局域網(wǎng)和終端來(lái)瀏覽所需要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，從而為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）實(shí)現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)管理的自動(dòng)化

在企業(yè)檔案的業(yè)務(wù)管理中，主要包括統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、借閱等工作，這些都要求相關(guān)的檔案管理人員定期或不定期的來(lái)進(jìn)行編輯和統(tǒng)計(jì)；同時(shí)，還要對(duì)信息化檔案管理的技術(shù)文件進(jìn)行分析處理，為企業(yè)的管理和決策提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)。在信息化檔案管理中，可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，進(jìn)行各種借閱登記，提醒等，從而使企業(yè)的相關(guān)工作者可以隨時(shí)通過(guò)電腦獲得所需要的資料和數(shù)據(jù)。由此可見(jiàn)，建立企業(yè)檔案信息化管理，就是要抓好檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，保證企業(yè)檔案中的信息交換，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，為企業(yè)檔案信息平臺(tái)建設(shè)創(chuàng)造良好條件。因此，企業(yè)應(yīng)該制定相應(yīng)的策略，保障企業(yè)檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

企業(yè)檔案管理信息化是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)得以發(fā)展和進(jìn)步的必然結(jié)果，也是企業(yè)提高自身管理水平的重要措施。針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，給出以下幾點(diǎn)建議。

（一）建立健全企業(yè)檔案管理制度

企業(yè)檔案的信息化管理，首先應(yīng)該具備健全的檔案管理制度，明確各部門的職責(zé)，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)和前提，同時(shí)也是為企業(yè)提供更高服務(wù)的前提條件。因此，在建立現(xiàn)代化的檔案信息化管理制度時(shí)，要特別對(duì)自動(dòng)化的管理制度進(jìn)行制定，用完善的制度來(lái)規(guī)范企業(yè)檔案自動(dòng)化的管理。

（二）充分改善軟硬件設(shè)施設(shè)備

要想加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，就必須配置與檔案管理信息化相適應(yīng)的軟硬件設(shè)施，加快信息化建設(shè)的步伐。一方面，要在內(nèi)部積極開(kāi)發(fā)適合本部門、本行業(yè)的專用檔案管理軟件，例如，企業(yè)檔案信息化管理的計(jì)算機(jī)軟硬件和各類輔助設(shè)備等；又如，各種通信網(wǎng)絡(luò)，局域網(wǎng)等軟硬件設(shè)備等，以及可操作性高、安全性好的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理。

（三）加快企業(yè)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)

企業(yè)檔案信息化管理滯后的一個(gè)重要原因就是檔案信息化管理人才的缺乏。檔案信息化管理不僅需要大量的信息處理、分析與研究，還急需相關(guān)的數(shù)據(jù)生產(chǎn)與維護(hù)人員，計(jì)算機(jī)軟件、硬件人才等，因此，這就對(duì)企業(yè)檔案信息化管理人才提出了更高的要求。單一的檔案管理人才已經(jīng)不能滿足企業(yè)檔案管理的需求，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，還應(yīng)該積極建立起具有較高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，又具備較高信息資源綜合分析能力的人才，能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)管理操作系統(tǒng)，以最快的速度向企業(yè)用戶傳遞最高水平的檔案信息。

（四）提高企業(yè)檔案管理水平

企業(yè)檔案管理方式要跟上現(xiàn)代化的發(fā)展需求，通過(guò)現(xiàn)代化的設(shè)備、技術(shù)等進(jìn)行廣泛應(yīng)用，同時(shí)，對(duì)檔案管理的方式進(jìn)行必要的改革。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是基于手工操作的基礎(chǔ)，而信息化的電子檔案、聲像等管理，就必須依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、聲像技術(shù)等。應(yīng)用信息化、現(xiàn)代化手段進(jìn)行企業(yè)的檔案管理，通過(guò)信息化管理的要求，對(duì)先進(jìn)設(shè)備、新技術(shù)操作等給與足夠的重視，調(diào)整機(jī)構(gòu)設(shè)置，最大的發(fā)揮信息化的作用。同時(shí)，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該積極跟進(jìn)時(shí)展的潮流，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，積極引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和新方法，提高檔案管理水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。

五、結(jié)束語(yǔ)