檔案工作論文精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案工作論文主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：檔案工作論文范文

[論文摘要]文秘工作是以為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務(wù)性工作。文秘工作既不同于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己質(zhì)的規(guī)定性，將對如何做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作展開討論。

一、提高對文秘工作重要性的認(rèn)識

文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設(shè)計或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機，為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的工作運轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進(jìn)行預(yù)測，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>

三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點

二、加強檔案管理勢在必行

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。

首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

文秘部門要加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個方面入手：

一要建立健全檔案管理機構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。

三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。

四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購進(jìn)開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強重點工程檔案管理的關(guān)鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計院建筑設(shè)計具備國家甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設(shè)到竣工驗收都層層嚴(yán)格把關(guān)。

其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書、地質(zhì)報告、設(shè)計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計師、結(jié)構(gòu)設(shè)計師、水暖電氣設(shè)計師、城市規(guī)劃設(shè)計師都必須肩負(fù)起責(zé)任。

四、結(jié)束語

作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項目的提出、立項審批、勘察設(shè)計、到竣工驗收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐艷.試論檔案工作創(chuàng)新[J].赤峰學(xué)院學(xué)報，2005，(02).

[2]高德武，周愛東，李文.檔案工作創(chuàng)新思路[J].科學(xué)與管理，2005，(02).

[3]王曉燕.全省檔案工作會議在長沙召開[J].檔案時空，2005，(02).

第2篇：檔案工作論文范文

近年來，檔案學(xué)研究學(xué)術(shù)思想活躍，成果累累。但是不能不指出，在檔案學(xué)研究和檔案工作實踐中，不少人存在著唯心主義觀點和形而上學(xué)的思維方法，見諸于雜志和刊物上。本文試圖就檔案學(xué)研究的思維方法談點淺見陋識，以期與同行討論并求教于同仁。

一、檔案學(xué)研究的正確思維方法

在談?wù)}之前，先闡述自己立論的基礎(chǔ)，筆者認(rèn)為，的辯證唯物主義和歷史唯物主義的思維方法沒有過時，它仍是人們認(rèn)識世界和改造世界，進(jìn)行科學(xué)研究和各種社會實踐（包括檔案學(xué)研究和檔案工作）的惟一正確的思維方法。脫離了它，科研和實踐就可能出現(xiàn)偏差。辯證唯物主義的基本觀點，如世界是物質(zhì)的，物質(zhì)是第一性的，意識是第二性的，存在決定意識，意識對物質(zhì)具有反作用；對立統(tǒng)一、量變質(zhì)變、否定之否定規(guī)律仍是指導(dǎo)我們分析問題、解決問題的指導(dǎo)原則。

二、唯心主義思維方法任當(dāng)代檔案學(xué)研究中的表現(xiàn)事例

“電子文件和電子檔案的不可知論”是檔案學(xué)研究中唯心主義的典型事例。比如，有人在論述電子文件和電子檔案時說：電子文件“是人們無法感知的”、“能剝離載體而單獨存在”、與紙質(zhì)檔案不同，電子文件、電子檔案能“超越時空”，在不久的未來，檔案工作者將面對“虛擬檔案館”、“無墻檔案館”等等，筆者認(rèn)為這些論點的核心是否認(rèn)電子文牛和電子檔案的物質(zhì)性，不妨對此逐個分析：

1.電子文檔是“虛擬的”，“是人們無法感知的”，此說法的根本問題在于不承認(rèn)電子文件和電子檔案的物質(zhì)性。其實，電子文件和電子檔案與其它歷史上出現(xiàn)過的所有文件檔案，如甲骨、金石、竹簡、綿帛、紙質(zhì)及化學(xué)膠片等等沒有什么根本區(qū)別，它們都具有載體、記錄符號，包含著信息內(nèi)涵。它們都具有物質(zhì)性，物質(zhì)性是它們的共性，那是實實在在的物質(zhì)。但是，它們之間存在著差別，即前面提到的各種文件檔案都是宏觀物質(zhì)，其載體和記錄符號都是能看得見、摸得著的物質(zhì)，而電子文件、電子檔案的載體是看得見摸得著的宏觀物質(zhì)，記錄符號卻是看不見、摸不著的微觀物質(zhì)，是以二進(jìn)制數(shù)字形式存儲的符號。借助于現(xiàn)代高科技，也是同樣可為人們感知的，決不是“虛擬的”。

2.電子文檔能”超越時空”。有兩種解釋：一是不具有時空；二是超過一段時空。這兩種解釋部是否認(rèn)電子文檔的時空概念，是否定電子文件和電子檔案物質(zhì)性的又一變種，世界是物質(zhì)的，物質(zhì)是運動的。一方面，運動的物質(zhì)具有廣延性，即是說都具有一定的體積，必定占有一定的空間；另一方面，物質(zhì)只要存在著，必具有一定的持續(xù)性，有“壽命”，此持續(xù)性即延續(xù)一定的時間。所以，時間和空間是物質(zhì)及其運動的基本屬性，任何物質(zhì)的存在，那不可能是“空的”、“虛的”，部存在于一定的空間內(nèi)，持續(xù)于一定的時間中。如果我們承認(rèn)電子文件的物質(zhì)性，則必須承認(rèn)電子文件與時間和空間的依存關(guān)系。把電子文件說成是超時空的東西，則必然否認(rèn)電子文件的客觀存在。也就是說等于一方面承認(rèn)有電子文件這東西，但另一方面又宣布它沒有存在的時間和空間，實際上就是否定其存在，否定其物質(zhì)性。電子文件確有存儲密度與容量是紙質(zhì)文件無法比擬的特點，并且其傳輸速度極快，現(xiàn)代通信技術(shù)可以讓它在極短的時間里從地球任意地點傳輸?shù)侥愕奈C屏幕上。但是不管電子文件如何可壓縮、擴(kuò)容，容量是天量還是海量，都應(yīng)當(dāng)是有量的，密度也是有限度的，盡管隨科技發(fā)展而不斷壓縮并不斷擴(kuò)容，其密度仍然不會無窮大，所占空間也不會無窮小，這空間可趨于零而絕不能等于零。傳遞速度不管沿著什么高速公路，快到什么程度，依然不會無窮大，其持續(xù)應(yīng)占一段時間，決不會無窮小，這時間可趨于零而不能等于零。它永遠(yuǎn)具有時空概念，決不會“超時空”。

3.電子文件和電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，“能剝離載體而單獨存在”。這種說法沒有看到紙質(zhì)文檔和電子文檔信息傳遞的本質(zhì)，仍屬于唯心主義觀點。文件是記錄信息的，信息是供人們利用的。不管文件是紙制的還是電子的，利用文件時，傳遞信息的過程都是一樣的，這個過程包含三個子過程：一是把信息記錄于載體上存儲起來：二是把信息從載體上調(diào)出來；三是把信息傳輸?shù)饺藗兊母泄僮屓藗兘邮盏竭@些信息。就此三個子過程而言，電子文件與紙制文件、化學(xué)膠片，甚至于甲骨、金石、竹簡、綿帛的原理都基本一致，前者是在后者的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。就第一個過程而言，紙質(zhì)文件記錄機理顯而易見，人們把具有一定色素的物質(zhì)如碳黑、染料、石墨等用筆或者采用活字排版的方式把文字、圖形附著于紙或膠片等物質(zhì)上；電子文件記錄機理有所發(fā)展，由于記錄符號的微觀性，人們用計算機把表示文字、圖形、聲音等的信息，記錄于磁盤、光盤上。二者之間在物質(zhì)性這一點上是一致的，區(qū)別在于物質(zhì)的宏觀與微觀上不同而己。就第二個過程而言，把信息從載體上調(diào)出來，對于紙質(zhì)文件來說，信息的反射光線經(jīng)空氣傳播而被人的眼睛接收，紙和膠片上的文字、圖形、符號仍保留在原載體上，不存在“剝離”；而對于電子文件，由于其微觀性，人們不能直讀，計算機把記錄在服務(wù)器等載體之上的二進(jìn)制數(shù)字讀取并高速傳回到自己的計算機上，經(jīng)過信息符號的轉(zhuǎn)換，把表示文字、圖形、符號的二進(jìn)制數(shù)字代碼轉(zhuǎn)換成宏觀的文字、圖形、符號，這種轉(zhuǎn)換過程的任何子過程都具有物質(zhì)性，與紙質(zhì)文件的讀取過程原理是一致的，電子文檔仍原封不動地保留在原件上。所謂“能剝離載體而單獨存在”，大概是指在第二個過程中，計算機讀取數(shù)據(jù)之后，好像這些數(shù)據(jù)就飄飄搖搖真的居無定所，像幽靈一樣不依載體而存在。應(yīng)該說，這些記錄符號從服務(wù)器上調(diào)出、傳送到讀取，一步也離不開物質(zhì)，傳送靠介質(zhì)、儲存也靠介質(zhì)，離開物質(zhì)信息就不能存在。

4.有人認(rèn)為，電子文件是虛擬的，似乎居無定所，來去無蹤，它如何來到讀者面前、怎么復(fù)制出來，似乎處于虛無縹緲之中。甚至有人揚言：電子文件已經(jīng)構(gòu)成對哲學(xué)的挑戰(zhàn)。其實電子文件是實實在在地存在于網(wǎng)絡(luò)中的服務(wù)器上，而網(wǎng)絡(luò)由操作系統(tǒng)、服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)工作站組成。工作站通過插在其中的網(wǎng)卡經(jīng)傳輸介質(zhì)與服務(wù)器相連，用戶通過工作站請求獲得網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和訪問共享資源，工作站通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器取出程序和數(shù)據(jù)后，用自己的CPU和內(nèi)存進(jìn)行運算處理，然后，把處理結(jié)果再送到服務(wù)器中?？梢姡鳛楣蚕碣Y源的電子文件是存于服務(wù)器中的，它們與其它信息一樣，既具有載體的物理形態(tài)，其信息以數(shù)字的形式存于其上，也具有物質(zhì)性，它完全不是什么“虛”的，也不是模糊不定、虛無縹緲的，而實實在在是物質(zhì)的。從上述幾點分析可以得出如下結(jié)論：電子文檔同紙質(zhì)文檔都是物質(zhì)的，具有物質(zhì)性，那些認(rèn)為電子文檔是“虛擬的”、“無法感知的”、是“超時空的”等等觀點都是違背唯物主義觀點的。否認(rèn)電子文檔的物質(zhì)性，把它看成是虛無縹緲的，不是客觀存在的，因而就無法深刻認(rèn)識電子文檔本身，也就必然阻礙電子文檔的發(fā)展。

三、唯心主義思維方法在檔案工作實踐中的表現(xiàn)事例

以過程性文件和結(jié)果性文件來劃分歸檔與不歸檔的界限是檔案工作中形而上學(xué)思維方式的事例。

筆者在參與國家某重點建設(shè)項目竣工檔案資料的整體編制過程中，曾有一領(lǐng)導(dǎo)指示：“設(shè)計單位、施工單位注重過程性文件，建設(shè)單位業(yè)主注重結(jié)果性文件，所以業(yè)主沒有必要收存施工圖等歷次版本，只需保存最后版本或者保存竣工圖即

可”。這一指導(dǎo)思想也體現(xiàn)在核安全局制定的文件《記錄文件管理程序》中。該文關(guān)于記錄的保管期限這樣表述的：“一般說將結(jié)果性文件劃為永久保存，而把過程性文件劃為非永久保存，當(dāng)結(jié)果的解釋依賴于過程時兩者都劃為永久保存”。筆者認(rèn)為這種觀點同樣屬于唯心主義形而上學(xué)的觀點。過程與結(jié)果是互相聯(lián)系而又互相對立的矛盾，是事物發(fā)展的表現(xiàn)形式。過程者，事物變化、發(fā)展的經(jīng)過，事物發(fā)展變化是無窮盡的，即過程是無窮盡的，所謂結(jié)果不過是過程中某一階段的表現(xiàn)形式。不存在沒有過程的結(jié)果，用過程性和結(jié)果性文件和檔案來作為劃分歸檔和保管期限標(biāo)準(zhǔn)是不科學(xué)的，是違背辯證唯物主義的思維規(guī)律的，那么應(yīng)該如何劃分歸檔范圍呢？筆者認(rèn)為還是根據(jù)實際情況，按照文件的重要程度來確定是否歸檔，確定永久保管還是非永久保管。在這方面，國家檔案局有清醒的認(rèn)識和明確的規(guī)定，比如GB/T2000《基本建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》中，對于建設(shè)單位的歸檔范圍，不但沒有取消施工圖的歸檔，反而把施工圖的保管期限延長了。從上述分析可以看出，歸檔與否不是取決于過程性或是結(jié)果性文件，而是取決于文件的重要程度。

過程性文件和結(jié)果性文件是互相區(qū)別而又互相聯(lián)系的，是一對矛盾。比如說，合同談判是一個過程，從申請立項、審批、編標(biāo)、招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)、中標(biāo)可算作一個過程，而中標(biāo)后簽訂的合同大概就算是這一過程的結(jié)果了。其實，這種說法也對也不對。我們說過程是事物變化發(fā)展的經(jīng)過，過程有大有小。談判是一個過程，也是一個包含若干子過程的大過程。比如說，立項就包含可行性研究、項目概算、評估、寫申請、上報審批，上級的批復(fù)應(yīng)該算這一過程的結(jié)果性文件了。同樣道理，編寫標(biāo)的、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)文件、中標(biāo)書都可以說是每一個小階段的結(jié)果性文件，但它又是整個招、投、評標(biāo)過程的過程性文件。概括上述一段文字，我們可以說過程性文件和結(jié)果性文件不是絕對的，而是相對而言的，前一個結(jié)果性文件，就是下一個過程中的過程性文件，二者既互相對立又互相統(tǒng)一。以過程性、結(jié)果性來劃分文件顯然不符合文件的發(fā)展規(guī)律，是不科學(xué)的，當(dāng)然不能正確地確定歸檔范圍。

就文件的重要程度劃分也不應(yīng)該把文件劃分為結(jié)果性文件和過程性文件。仍以上述合同的簽訂過程為例，合同本身是合同雙方和多方共同完成某一項工作的依據(jù)，大家都必須遵守，也只有共同遵守，才能做好這項工作。合同是非常重要的。但是，我們也必須清醒地認(rèn)識到，整個談判過程所形成的立項、審批、編標(biāo)、投際、評標(biāo)、中標(biāo)書等等文件也是非常重要的，在維護(hù)雙方、多方的利益，在反貪、反腐、廉政建設(shè)中的作用是合同本身所不能代替的。其它方面的例子更多，比如說，施工過程中形成的文件材料，有時比竣工圖更具有憑證和依據(jù)作用，竣工圖是不能反映施工過程中所用材料好壞、工藝過程質(zhì)量好壞的。

過程性文件在研究思維方面比結(jié)果性文件更具參考作用，這是因為過程性文件更能體現(xiàn)出人民的思維方式、思想方法。對于判斷結(jié)果的合理性，對于今后的同類事物、同類工作可起到更大的參考作用。

結(jié)果性文件不一定比過程性文件更重要，比如，設(shè)計施工圖在技術(shù)上先進(jìn)程度不一定比竣工圖的技術(shù)含量低，設(shè)計更改也不一定越改越先進(jìn)，有時因為現(xiàn)場條件、工藝或者技術(shù)跟不上，有時也可能因為材料解決不了，不得不把設(shè)計圖紙的技術(shù)含量降低。

四、學(xué)術(shù)研究應(yīng)堅持辯證唯物主義的世界觀和方法論

第3篇：檔案工作論文范文

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。

那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進(jìn)。

4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

2分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

第4篇：檔案工作論文范文

論文關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案地位作用

論文摘要：企業(yè)人事制度改革的不斷推進(jìn)，企業(yè)人事檔案工作也逐漸成為大家的關(guān)注焦點之一。本文正是基于此，闡述了企業(yè)人事檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用。旨在為企業(yè)人事檔案工作的改革與發(fā)展探索新的道路，對于相關(guān)領(lǐng)域的研究也能提供一些借鑒和參考。

一、對企業(yè)的發(fā)展起到促進(jìn)的作用

現(xiàn)代人力資源管理是以人為中心來設(shè)計的，其宗旨是“以人為本”。人是關(guān)鍵要素，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作?！耙匀藶楸尽笔侵腹芾淼某霭l(fā)點和歸宿點都是“人”，承認(rèn)人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)和競爭中是決定性的資源。通過開發(fā)人的潛能使之發(fā)揮到最大限度，調(diào)動人的積極性、創(chuàng)造性，這一理念將會貫穿人力資源開發(fā)的整個過程。而加強企業(yè)人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態(tài)的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關(guān)注、關(guān)心和承認(rèn)。

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認(rèn)真研究，注重科學(xué)管理，可以較全面地、歷史地再現(xiàn)各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據(jù)；有助于企業(yè)根據(jù)每個人才的不同特點，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律，更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，開發(fā)人才資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對人才的廣泛需求；可以及時地為企業(yè)和部門推薦優(yōu)秀人才，調(diào)動各類人才的積極性和創(chuàng)造性，使各種人才揚長避短，充分在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮聰明才智，貢獻(xiàn)自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個人的真實情況，就會直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業(yè)發(fā)展中的作用；如果對人事檔案不重視，不加強管理，致使人事檔案管理水平低，服務(wù)方式被動單一，就不能使人才檔案信息得到及時使用，同樣會影響或阻礙企業(yè)的發(fā)展。因此，我們認(rèn)為企業(yè)人事檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系密切，在企業(yè)競爭發(fā)展中具有重要的促進(jìn)作用。

二、是企業(yè)競爭發(fā)展中人力資源管理的重要手段

社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，各級人才市場的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業(yè)技術(shù)人才的流動日益頻繁，為企業(yè)人才開發(fā)創(chuàng)造了有利條件，人事檔案對于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。

人事檔案的建立，是人類走向文明與進(jìn)步的產(chǎn)物。一些資金雄厚、實力強大的名牌外企、合資企業(yè)人力資源部門在我國境內(nèi)招聘新的管理人才、技術(shù)人才時，非常重視人事檔案的利用。因為一個跨越國界尋找經(jīng)濟(jì)合作，謀求最大經(jīng)濟(jì)效益的現(xiàn)代企業(yè)，深諳管理出效益的經(jīng)商之道，而人才又是管理的關(guān)鍵因素。對一名優(yōu)秀的企業(yè)人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實績諸要素，都是考察的條件。通過出示個人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業(yè)對聘員的信任程度和認(rèn)可程度。而國內(nèi)大中型企業(yè)管理人員、技術(shù)人員的聘用，也是如此?，F(xiàn)代企業(yè)制度改革實施以來，企業(yè)實行專業(yè)技術(shù)人員、管理人員聘用制，使單位與個人在平等自愿的基礎(chǔ)上建立了聘用關(guān)系。一份翔實、完整的個人人事檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個人盲目選人、擇業(yè)的“自”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟(jì)體制下活動的主體”這一社會功能的充分發(fā)揮。

同時，由于人事檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)能夠從人事檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的數(shù)據(jù)，便于企業(yè)人力資源管理部門根據(jù)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計分析，進(jìn)而作出準(zhǔn)確的人才預(yù)測，制定出長遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計劃。

三、為企業(yè)人才需求預(yù)測提供參考

第5篇：檔案工作論文范文

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件對檔案學(xué)理論的影響

1對檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對應(yīng)于現(xiàn)存的機關(guān)、組織、機構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

3對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計算機病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應(yīng)采取的對策

1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

2解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

3使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

第6篇：檔案工作論文范文

領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，投入不到位。由于檔案管理不規(guī)范，也沒有引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，設(shè)施設(shè)備、裝具用品等投入不足，檔案資源的保存和開發(fā)利用價值也就無法體現(xiàn)；檔案管理無專用庫房和辦公場所。由于沒有專門庫房和檔案室，院里的檔案資料在一段時間內(nèi)都散落在各科室，有時領(lǐng)導(dǎo)因工作查找一些檔案資料都找不見，更談不上集中統(tǒng)一管理等等。這些問題的存在直接影響了醫(yī)院檔案工作的正常開展，在一定程度上影響了醫(yī)院的整體發(fā)展。

二、實現(xiàn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理的必要途徑

隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，我院檔案開發(fā)利用的頻率逐年提高，也讓我們看到了檔案規(guī)范化管理的重要作用與效能。2005年，我院現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)班子組建后，著力打造“全國知名的，全省一流的、學(xué)科優(yōu)勢突出的三級甲等婦幼保健院”，在狠抓醫(yī)院綜合管理的基礎(chǔ)上，院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作高看一眼、厚愛一層，對檔案工作高度重視和大力支持。

一是在組織管理方面。成立和調(diào)整了院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定了主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案專職人員；建立了符合我院工作實際的檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，抽調(diào)各科室精兵強將負(fù)責(zé)科室檔案資料的收集、整理、保管和歸檔工作，明確了工作職責(zé)、強化了責(zé)任意識，建立和完善了綜合檔案室和各科室檔案管理制度，實行了檔案工作同業(yè)務(wù)工作同部署、同安排、同檢查、同考核。

二是在設(shè)施設(shè)備方面。我院在原有基礎(chǔ)上，先后增加了60平方米的檔案專用庫房，做到了檔案庫房與辦公室、閱覽室、陳列室“四分開”，進(jìn)一步完善了“八防”措施；新增了檔案柜、密集架、消毒柜、資料柜、防磁柜、加濕器、除塵器、空調(diào)、打印機、復(fù)印機、掃描儀、檔案管理軟件等設(shè)備。

三是在業(yè)務(wù)建設(shè)方面。我院嚴(yán)格按照國家檔案局頒布的關(guān)于《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和《山西省歸檔文件整理規(guī)則》實施細(xì)則以及《事業(yè)單位檔案分類編號標(biāo)準(zhǔn)》，對我院13個類目的檔案資料重新進(jìn)行了編目、排序和上架管理。對檔案資料管理臺賬：即案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、移交清冊、查借閱登記簿、利用登記簿等都進(jìn)行了重新整理和裝訂。同時我們還按照國家檔案局10號令的規(guī)定，重新修訂了我院《文件材料收集范圍和文書檔案保管期限表》。

四是在檔案隊伍建設(shè)方面。為盡快提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好地適應(yīng)新時期檔案工作的需要，我們在確定各科室檔案員的基礎(chǔ)上，每季度進(jìn)行一次檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，邀請市檔案部門的工作人員進(jìn)行專門輔導(dǎo)，同時我們還組織有關(guān)人員參加省、市舉辦的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)。多次到省級和市內(nèi)兄弟單位參觀學(xué)習(xí)檔案工作，增強檔案意識、借鑒管理經(jīng)驗、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、提升管理水平。

第7篇：檔案工作論文范文

關(guān)鍵詞：電算化：會計檔案：新挑戰(zhàn)

一、電算化促進(jìn)了會計檔案內(nèi)涵的拓展

電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。電算化會計檔案除傳統(tǒng)概念上的會計檔案外，還包括會計電算化過程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件以及系統(tǒng)軟件。其中系統(tǒng)軟件檔案又可分文字材料與計算機軟件程序兩部分。主要由下列內(nèi)容組成：（1）計算機硬件型號、存貯空間大小、外部設(shè)備類型；（2）計算機操作系統(tǒng)（或網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)）型號；（3）財會電算化軟件系統(tǒng)的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；（4）軟件系統(tǒng)名稱、版本號；（5）與財會電算化軟件系統(tǒng)相配套的各說明書與使用手冊。可見，會計電算化條件下，由于計算機技術(shù)的應(yīng)用和會計信息的數(shù)據(jù)化和程序化，會計檔案的載體本身發(fā)生了巨大的變化，它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，還包括電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

根據(jù)財政部、國家檔案局財會字（1998）32號文件，1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計算機進(jìn)行會計核算的單位，不僅要電子會計數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，在制度上確立了從電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。

二、電算化提高了會計檔案的技術(shù)和知識含量

實行會計電算化以后，所有的會計核算業(yè)務(wù)都是通過計算機來完成的，由于計算機是一種特殊的操作工具，財務(wù)人員首先需要設(shè)計能被計算機識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進(jìn)行會計核算。處理。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統(tǒng)能夠運行的前提條件，又是保證電算化會計信息系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)的故障維護(hù)查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進(jìn)行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。所以，與傳統(tǒng)會計檔案相比，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才能運行，而且電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)，會計電子檔案必須在相應(yīng)的軟件環(huán)境支持下使用，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異，計算機不斷推陳出新，電腦操作系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代，財務(wù)管理和會計電算化應(yīng)用軟件也不斷升級，這說明會計檔案也在不斷技術(shù)化、知識化和信息化。

三、電算化條件下，會計檔案的信息的真實性和安全性要求更高

準(zhǔn)確、真實和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本的要求。由于會計檔案主要對財務(wù)收支進(jìn)行價值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟(jì)活動的質(zhì)的變化，要求極準(zhǔn)確的資料。會計檔案是在會計核算過程中通過設(shè)且賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、及編制會計報表等一系列專門方法，進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整的記錄、計算、反映和監(jiān)督而形成的，要求較強的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性。

然而，在會計電算化條件下，由于會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，若被修改，就很難辨別出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的“原貌”，會計信息的真實性就難以保證；再者，電算化條件下，會計數(shù)據(jù)的高度集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，未經(jīng)授權(quán)的人員出于私利和不正當(dāng)?shù)哪康挠锌赡芡ㄟ^計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀一些重要的會計數(shù)據(jù)，會計信息的完整性、安全性也因此受到挑戰(zhàn)。由于這種通過計算機技術(shù)手段實施的信息篡改、修改復(fù)制、偽造、銷毀等違法行為具有很強的隱蔽性和社會危害性，相對手工會計系統(tǒng)而言，發(fā)現(xiàn)利用計算機舞弊和違法的難度更大，但所造成的危害和損失更大。加之，電算化會計檔案又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息的有效期等條件的影響。因此，對檔案的安全性要求也就更高，在保密性和安全性等方面都比傳統(tǒng)的會計檔案要求要高。可見，由于磁性材料易被遺失、污染、竄改、復(fù)制、銷毀等，因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會計檔案管理的重要內(nèi)容。這就為會計檔案的管理提出了新的課題。

四、電算化條件下的會計檔案管理的科學(xué)性要求更高

不論機關(guān)，還是各企事業(yè)單位，凡是實行獨立經(jīng)濟(jì)核算的，都會形成會計檔案。所形成的專業(yè)材料也是相同的，都是會計憑證、會計賬簿和會計報表。每個單位每天在處理會計各項業(yè)務(wù)事項時，都會產(chǎn)生會計材料，小單位每天幾件，大單位每天形成幾十件甚至幾百件，全年就會形成較多的會汁憑證，具有廣泛性。加之，電算化會計檔案更有存貯價值，電算化會計檔案通過計算機系統(tǒng)的運營使用起來更方便、更快捷、更直觀，而且通過計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的處理也更容易產(chǎn)生一些有決策參考價值的分析結(jié)果，可以為管理和決策提供較好的支持。

事實上，會計檔案是機關(guān)、團(tuán)體和各企事業(yè)單位的財會部門在會計核算活動中自然形成的，并按一定規(guī)律科學(xué)的集中保存?zhèn)洳榈膶I(yè)文件材料，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和年終決算等會計核算專業(yè)材料。這些專業(yè)材料內(nèi)犯了大量的有價值的信息。在經(jīng)濟(jì)預(yù)測和經(jīng)濟(jì)決策中有重要的作用。首先，會計檔案是會計活動的產(chǎn)物，反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史記錄。由于會計檔案與經(jīng)濟(jì)活動緊密相關(guān)它通過會計核算的專門方法，對經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支，予以連續(xù)的記錄、反映和綜合分析，具有連續(xù)性和制約性的特點。從會計憑證到會計賬簿，最終產(chǎn)生會計報表，構(gòu)成了一個完整的體系，直接反映機關(guān)、企事業(yè)單位的各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，這種內(nèi)容的特殊性，賦予會計檔案較強的專業(yè)性。因此可以說會計檔案是總結(jié)經(jīng)營管理經(jīng)臉的重要資料。其次，會計檔案是預(yù)測、決策經(jīng)濟(jì)活動開展會計分析等項工作的不可缺少的重要依據(jù)。會計檔案完整地記載了經(jīng)濟(jì)活動中各項指標(biāo)，作為會計分析的工具，對貫徹黨和國家的財經(jīng)方針，編制預(yù)算、決算，節(jié)約經(jīng)費，加強內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)管理等都具有重要作用。再次，會計檔案是打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪活動和落實黨的各項政策的重要的依據(jù)，是檢查、監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動的重要工具。會計檔案客觀地記錄了會計各項活動中的情況，在打擊經(jīng)濟(jì)犯罪活動中會計檔案無可辯駁地揭穿了一些經(jīng)濟(jì)犯罪活動的事實。從而維護(hù)了財經(jīng)紀(jì)律保護(hù)了國家財產(chǎn)。會計檔案在落實黨的各項政策中也起到了重要的憑證作用。最后，會計檔案是經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究的可靠史料。它記錄了經(jīng)濟(jì)活動的事實經(jīng)過，記錄了經(jīng)營活動的經(jīng)驗及教訓(xùn)，是有重要價值的史料。

會計檔案的作用是客觀存在的，而會計檔案作用能否發(fā)揮，取決于一定的條件下能否對會計檔案實行科學(xué)的管理。在會計電算化條件下，要管理好會計檔案信息，必須配備專兼職檔案管理人員，有效控制會計檔案信息源頭質(zhì)量。另外在利用會計信息時，要嚴(yán)格辦理利用手段。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)就越多。需要科學(xué)地對不同版本的軟件和相應(yīng)的檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、存儲、調(diào)用。檔案應(yīng)專人專室管理；應(yīng)制定嚴(yán)格的會計電算化檔案管理制度，如硬盤數(shù)據(jù)保管期限、軟盤備份保管和賬表打印輸出后裝訂、保管等方面管理制度。因而，為了更有效地做好電算化會計檔案工作，必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、調(diào)閱、移交、銷毀等方面的工作。從電算化會計檔案的收集工作來看，電算化會計檔案的收集是指在一定的時間內(nèi)，把計算機財務(wù)軟件系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件儲存好，以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外，還應(yīng)收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等、計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)、財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型、財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號、財務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。

從電算化會計檔案的各運行環(huán)節(jié)的管理與保存來看，應(yīng)設(shè)置會計電算化檔案管理崗位，專職負(fù)責(zé)會計電算化檔案管理，負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。出納員不得擔(dān)任會計電算化檔案的管理職務(wù)。會計電算化檔案要存放在專門的檔案室。所有記賬憑證、上機日志、會計賬簿、財務(wù)報表（包括月度、季度、年度及不定期會計報表、附表）應(yīng)定期打印。其中，現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須每日打印。打印輸出的各種會計資料必須按規(guī)定整理保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)實行“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，即對所有的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份。每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)封簽，存放在兩個不同的地點，以防止意外事故發(fā)生引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。檔案應(yīng)保存在遠(yuǎn)離磁場的位置，注意防磁、防火、防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。此外，還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有所不同，就可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。因此，筆者認(rèn)為電算化會計檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外，還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本，二者的一致性是非常必要的。

從電算化會計檔案的調(diào)閱來看，調(diào)閱的會計檔案會有兩種情況：（1）所調(diào)閱的會計檔案版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號一致，此時只需將所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱（或數(shù)據(jù)恢復(fù)）功能進(jìn)行調(diào)閱即可；（2）所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致，此時只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。

從電算化會計檔案的移交因工作崗位調(diào)整而更換會計電算化檔案管理員時，要辦理移交手續(xù)。編制會計電算化檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的檔案名稱、編號、數(shù)量、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。移交會計電算化檔案要由單位財務(wù)負(fù)責(zé)人監(jiān)交，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人要在移交清冊上簽字。從電算化會計檔案的銷毀來看，保管期滿的會計電算化檔案，由檔案保管人員向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見，編制會計電算化檔案銷毀清冊，列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、編號、數(shù)量、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會計電算化檔案銷毀清冊上簽署意見。實施銷毀時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機構(gòu)、會計機構(gòu)和上級主管部門派員監(jiān)銷，并將實際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊進(jìn)行準(zhǔn)確核對。銷毀后，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字，并將監(jiān)銷情況報告單位負(fù)責(zé)人。

從電算化會計檔案的庫房管理來看，一般情況，接收入庫的磁性介質(zhì)電算化會計檔案要裝入特制的軟件盒內(nèi)，且要做好防磁、防火、防潮和防塵的工作。電算化會計檔案的庫房一定要避開磁場，如遠(yuǎn)離大功率的發(fā)電機等，軟盤不要接觸永久磁鐵；電算化會計檔案的庫房必須防火，禁止任何火源進(jìn)人庫房，還要配備有滅火設(shè)備；為使盤片不變形，庫內(nèi)溫度要保持在15℃-25℃，相對濕度保持在45%-60%為宜，庫房應(yīng)配有溫、濕度測量儀器和空調(diào)器，嚴(yán)格監(jiān)測，及時調(diào)整；電算化會計檔案的庫房必須保證衛(wèi)生清潔，為此要配備吸塵設(shè)備，嚴(yán)防灰塵對磁性介質(zhì)的污染破壞。

參考文獻(xiàn)：

[1]張前。電算化環(huán)捷對會計檔案的影響及管理要求[J].交通財會，2001，（10）。

第8篇：檔案工作論文范文

現(xiàn)代人力資源管理是以人為中心來設(shè)計的，其宗旨是“以人為本”。人是關(guān)鍵要素，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發(fā)點和歸宿點都是“人”，承認(rèn)人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)和競爭中是決定性的資源。通過開發(fā)人的潛能使之發(fā)揮到最大限度，調(diào)動人的積極性、創(chuàng)造性，這一理念將會貫穿人力資源開發(fā)的整個過程。而加強企業(yè)人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態(tài)的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關(guān)注、關(guān)心和承認(rèn)。

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認(rèn)真研究，注重科學(xué)管理，可以較全面地、歷史地再現(xiàn)各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據(jù)；有助于企業(yè)根據(jù)每個人才的不同特點，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長規(guī)律，更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，開發(fā)人才資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對人才的廣泛需求；可以及時地為企業(yè)和部門推薦優(yōu)秀人才，調(diào)動各類人才的積極性和創(chuàng)造性，使各種人才揚長避短，充分在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮聰明才智，貢獻(xiàn)自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個人的真實情況，就會直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業(yè)發(fā)展中的作用；如果對人事檔案不重視，不加強管理，致使人事檔案管理水平低，服務(wù)方式被動單一，就不能使人才檔案信息得到及時使用，同樣會影響或阻礙企業(yè)的發(fā)展。因此，我們認(rèn)為企業(yè)人事檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系密切，在企業(yè)競爭發(fā)展中具有重要的促進(jìn)作用。

二、是企業(yè)競爭發(fā)展中人力資源管理的重要手段

社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，各級人才市場的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業(yè)技術(shù)人才的流動日益頻繁，為企業(yè)人才開發(fā)創(chuàng)造了有利條件，人事檔案對于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。

人事檔案的建立，是人類走向文明與進(jìn)步的產(chǎn)物。一些資金雄厚、實力強大的名牌外企、合資企業(yè)人力資源部門在我國境內(nèi)招聘新的管理人才、技術(shù)人才時，非常重視人事檔案的利用。因為一個跨越國界尋找經(jīng)濟(jì)合作，謀求最大經(jīng)濟(jì)效益的現(xiàn)代企業(yè)，深諳管理出效益的經(jīng)商之道，而人才又是管理的關(guān)鍵因素。對一名優(yōu)秀的企業(yè)人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實績諸要素，都是考察的條件。通過出示個人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業(yè)對聘員的信任程度和認(rèn)可程度。而國內(nèi)大中型企業(yè)管理人員、技術(shù)人員的聘用，也是如此?，F(xiàn)代企業(yè)制度改革實施以來，企業(yè)實行專業(yè)技術(shù)人員、管理人員聘用制，使單位與個人在平等自愿的基礎(chǔ)上建立了聘用關(guān)系。一份翔實、完整的個人人事檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個人盲目選人、擇業(yè)的“自”，更利于“人才與用人單位是市場經(jīng)濟(jì)體制下活動的主體”這一社會功能的充分發(fā)揮。

同時，由于人事檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)能夠從人事檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的數(shù)據(jù)，便于企業(yè)人力資源管理部門根據(jù)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計分析，進(jìn)而作出準(zhǔn)確的人才預(yù)測，制定出長遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計劃。

三、為企業(yè)人才需求預(yù)測提供參考

第9篇：檔案工作論文范文

檔案工作是基層單位的重要組成部分,是單位基本面貌和工程發(fā)展全過程的綜合反映,確保檔案的安全管理,提高檔案工作的質(zhì)量和效率是非常必要的。檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、易出錯等,缺乏采用信息化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科技手段。這些傳統(tǒng)的基層檔案載體都是以紙質(zhì)為主,不僅成本高,對于檔案的維護(hù)與查閱也非常的不方便。紙質(zhì)的檔案容易受潮、受到蟲蝕及火災(zāi)等災(zāi)害的威脅,每年所投入的保管經(jīng)費較高,而且文檔沒有備份,容易造成文檔損失。同時,紙質(zhì)文檔經(jīng)常反復(fù)的查閱會讓原件受損或遺失,從而在檔案管理工作帶來一定困難。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用,越來越多的基層單位開始使用辦公自動化系統(tǒng),檔案信息化應(yīng)運而生。檔案管理信息化是通過將原來的以檔案保管為重點的模式轉(zhuǎn)為以檔案信息化形式來為社會服務(wù)。通過對檔案的信息資源進(jìn)行整理、分類,并進(jìn)而分析與提取來提高檔案管理的質(zhì)量與效率。信息化檔案多種多樣,其以辦公軟件為載體,同時又以錄像、錄音、多媒體、網(wǎng)絡(luò)等各種形式來呈現(xiàn),電子檔案更加容易保存于修改,便利查詢,可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞,與傳統(tǒng)檔案管理相比,不僅提高了檔案的利用效率,也同時降低了檔案的管理成本。檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性也是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一,在推進(jìn)數(shù)字化、信息化檔案建設(shè)的同時必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理,這樣才能使檔案管理工作水平得到整體提高。

2基層單位檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1對檔案信息化建設(shè)不重視

在當(dāng)今信息社會,經(jīng)濟(jì)建設(shè)各項工作都離不開信息化手段的有效推進(jìn),信息化不僅是基層單位檔案管理工作的發(fā)展方向,更是提升檔案管理工作水平的一種有效手段。但是從目前看來,許多基層單位檔案管理部門的計算機水平比較落后,軟硬件設(shè)備都需要更新,與現(xiàn)代化發(fā)展不協(xié)調(diào),這主要是因為單位對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不足,對于基層檔案工作仍然只注重保管而忽視利用。有些檔案管理員由于長期使用傳統(tǒng)的手工管理模式,對于手工管理雖然比較熟練,但是卻自以為是,認(rèn)為熟練了就不需要進(jìn)步,不愿意推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)。同時,由于其思想保守、文化素質(zhì)不高也難以適應(yīng)單位信息化發(fā)展的需要,更多的是安于現(xiàn)狀,對信息化知識與管理知識的認(rèn)知甚少,不思進(jìn)取的現(xiàn)象十分普遍,整體業(yè)務(wù)素質(zhì)很低,這些都在一定程度上阻礙了單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。

2.2檔案信息化專業(yè)人員匱乏

大多數(shù)基層單位的檔案管理人員都是半路出家,很少有機會參加專門的檔案管理、信息技術(shù)培訓(xùn)和在職學(xué)習(xí),對于檔案管理工作并不熟悉,加上很多檔案管理員都是由于身體或者年齡原因從其他部門調(diào)來的,所以年齡結(jié)構(gòu)也趨于老齡化,缺乏工作熱情。而檔案信息系統(tǒng)是多種學(xué)科知識的集結(jié),需要運用多種知識與專業(yè)配合,是通過多部門的相互協(xié)作和多環(huán)節(jié)配套所構(gòu)成的系統(tǒng)工程,這就需要高素質(zhì)的檔案從業(yè)人員來進(jìn)行協(xié)調(diào)和運作。然而,縱觀基層單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)都偏低,具備信息化、檔案專業(yè)知識的人員寥寥無幾,很多都是沒有檔案技術(shù)理論功底,科班出生的檔案管理人員幾乎沒有,檔案信息化專業(yè)人員匱乏,當(dāng)前在職的檔案管理人員結(jié)構(gòu)老化,思維調(diào)整較慢,從而對檔案信息化的開發(fā)力度有深度有很大的影響。

2.3檔案信息化建設(shè)投入不足

我國基層單位普遍的存在著檔案信息化投入不足,硬件建設(shè)滯后等問題,從而制約了檔案管理工作的發(fā)展?；鶎訂挝粚n案管理工作不重視,認(rèn)為檔案管理就是文檔材料的保管,并給檔案利用者提供查詢即可,認(rèn)為檔案工作非常簡單。同時,許多單位認(rèn)為沒有必要單獨設(shè)立一個專門的檔案管理部門,檔案管理工作可有可無,檔案信息化建設(shè)投入不足,認(rèn)為單位經(jīng)費沒有必要投入到檔案管理工作,只要確保單位主要工作順利進(jìn)行就行,因而沒有為開展檔案管理工作編制預(yù)算經(jīng)費,更別說實行統(tǒng)一規(guī)范的單位檔案管理應(yīng)用軟件,從而造成了檔案管理部門連最為基本的保管與管理都不具備,檔案信息化工作無法開展。

3如何加強基層單位檔案信息化建設(shè)

3.1加強對檔案工作信息化建設(shè)的重視度

重視檔案管理信息化建設(shè),通過各種渠道擴(kuò)展檔案管理重要性宣傳教育,讓單位充分認(rèn)識到檔案是當(dāng)今社會及未來發(fā)展的重點,是單位發(fā)展的重要組成部分,尤其是單位領(lǐng)導(dǎo),更要提高對檔案信息化建設(shè)的重視程度,必須要將數(shù)字化檔案建設(shè)工作作為單位長期目標(biāo)規(guī)劃的重點之一,并給予全面支持。同時,檔案管理者應(yīng)樹立檔案信息觀,革新觀念,自覺提高專業(yè)素養(yǎng)與技能,充分汲取與補充檔案信息化建設(shè)知識,逐步改變守舊觀念,從傳統(tǒng)的檔案保管人員變?yōu)闄n案信息資源管理者與傳播者,積極發(fā)揮主觀能動性,求實探索,適應(yīng)檔案信息化管理模式,深刻理解檔案,充分反應(yīng)檔案的價值,并擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用,不僅做檔案的收集者和管理者,更要充當(dāng)檔案信息建設(shè)的開發(fā)者,從而將檔案轉(zhuǎn)化為單位可利用的信息。

3.2加大檔案信息化建設(shè)的投入

基層單位檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)范規(guī)定,結(jié)合行業(yè)特點與單位工作實際來制定,逐步完善軟硬件投入,單位每年可以拿出一定經(jīng)費來更新檔案信息化軟硬件,并設(shè)有一名專職檔案員來全權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作。同時,還應(yīng)加強對檔案應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā),可以購買市場占有率高的檔案系統(tǒng)。為了更好的適應(yīng)實際工作的需要,檔案系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合單位實際來調(diào)整參數(shù),減少單位各部門獨立開展不必要的人、物、財支出。單位也可根據(jù)需要自主研發(fā),采用現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)存儲信息與相關(guān)單位檔案數(shù)據(jù)的鏈接處理,從而可以改變傳統(tǒng)的檔案管理方式,實現(xiàn)了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲容量大、成本低等優(yōu)勢。

3.3加強檔案信息化建設(shè)技術(shù)管理

3.3.1電子檔案信息化管理

在單位發(fā)展各個階段都會形成的大量電子文件,電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用,使得基層單位檔案快速向數(shù)字化方面發(fā)展,為檔案信息化管理注入了新的活力。電子文件是通過復(fù)雜的編碼和解碼過程才得以利用,其不同于傳統(tǒng)的檔案文件,通過權(quán)限設(shè)置,利用者只要獲得權(quán)限,或在自己的權(quán)限范圍內(nèi)允許利用,就可以隨時調(diào)出自己所需的檔案信息,并可復(fù)制和存儲,可以說,電子文件是適應(yīng)現(xiàn)代管理制度的全新的管理形式,因此,必須加強規(guī)范電子文件,檔案管理部門要嚴(yán)格歸檔電子文件,可以通過圖文掃描、網(wǎng)絡(luò)、計算機及光盤等形式將電子文件信息制定部門要求統(tǒng)一集中管理,并存儲于檔案部門存儲介質(zhì)中,檔案管理部門進(jìn)行分類、整理與編目,形成電子檔案,提高檔案信息的實效性和檢索的便捷性。為了確保檔案的完整與安全,檔案利用者必須通過檔案部門進(jìn)行用戶確認(rèn)才能調(diào)閱檔案。

3.3.2檔案信息化安全管理

檔案信息化建設(shè)除了要確保歸檔文件真實、完整、有效,同時還應(yīng)保證檔案數(shù)據(jù)庫安全。對此,必須要提高檔案信息化安全防范,加強系統(tǒng)管理維護(hù),可以實行身份認(rèn)證來保護(hù)檔案安全。在使用中,給用戶分別授權(quán),讓用戶在授權(quán)范圍內(nèi)操作。此外,為了確保檔案數(shù)據(jù)安全,檔案系統(tǒng)應(yīng)實行專人專機專用,對電子檔案的保護(hù)要注意防毒,安裝防火墻與殺毒軟件,并做好電子檔案備份,對重要電子檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行加密處理,以提高電子檔案的可靠性,推動檔案管理的數(shù)字化建設(shè),從而為在單位各部門之間實現(xiàn)資源共享奠定數(shù)字信息基礎(chǔ)。

4結(jié)語