檔案管理實(shí)訓(xùn)總結(jié)精選(九篇)
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第1篇：檔案管理實(shí)訓(xùn)總結(jié)范文
關(guān)鍵詞 高職院校 二級學(xué)院 檔案管理
中圖分類號：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080
On the Archives Management Work of Second Level
College of Higher Vocational Colleges
SONG Ge
（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）
Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.
Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management
高職院校的二級學(xué)院是高職院校黨政、科研等活動的組織和實(shí)施者，在教育教學(xué)過程中會形成豐富的檔案資料。高職院校二級學(xué)院的檔案記錄和反映了二級學(xué)院建立、建設(shè)和發(fā)展的歷程，為高職院校的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作提供源頭的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是評估和衡量二級學(xué)院管理水平、教學(xué)水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量等的重要平臺，是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要支撐和保障。1989年10月，國家教委以第6號令頒布了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，使高職院校檔案管理工作步入正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化。①
1 高職院校二級學(xué)院檔案管理的范圍
高職院校二級學(xué)院在日常的教學(xué)管理、教學(xué)過程、學(xué)生管理、科研等方面形成了大量的資料。②這些文字、圖像和聲像等材料均應(yīng)歸檔。歸檔的重點(diǎn)要以高職院校二級學(xué)院形成的不同載體和不同形式的文件材料為主，歸入的檔案要真實(shí)地反映二級學(xué)院的各項(xiàng)工作活動情況。
1.1 黨務(wù)行政資料的歸檔
包括學(xué)校下發(fā)的黨務(wù)、行政、人事、科研、學(xué)團(tuán)、工會工作的的文件資料;高職院校數(shù)據(jù)采集的報(bào)表;二級學(xué)院的工作設(shè)想、工作總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度、合同協(xié)議、榮譽(yù)證書等。
1.2 教學(xué)常規(guī)資料的歸檔
包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)任務(wù)、校歷表、課程總表、教材征訂計(jì)劃、考試安排表、期中和期末考試的試卷、學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)論文;教學(xué)規(guī)劃、規(guī)定、辦法、會議紀(jì)要;各類教學(xué)檢查、專業(yè)建設(shè)、課程申報(bào)、評獎評優(yōu)資料等。
1.3 師資隊(duì)伍資料的歸檔
包括二級學(xué)院行政人員、輔導(dǎo)員、實(shí)訓(xùn)室人員、專任教師的基本信息;師資培養(yǎng)計(jì)劃、人才引進(jìn)計(jì)劃、骨干教師和專業(yè)帶頭人申報(bào)資料、人員年度考核、人員培訓(xùn)進(jìn)修資料、兼職人員、外聘人員、兼職教師人員的資料;人員、教材、科研成果、發(fā)明專利等。
1.4 實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)資料的歸檔
包括實(shí)訓(xùn)室建設(shè)方案、實(shí)訓(xùn)室改造方案、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)室實(shí)訓(xùn)文件、記錄表、制度、工作計(jì)劃和總結(jié)、管理辦法、使用記錄、維修及故障記錄、實(shí)驗(yàn)室評優(yōu)申報(bào)等。
1.5 學(xué)生管理資料的歸檔
包括各年級學(xué)生名冊、畢業(yè)生名冊、學(xué)生學(xué)籍檔案及學(xué)籍變動（休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、留級等）情況原始資料、學(xué)生成績單、畢業(yè)生就業(yè)去向、學(xué)生參加各級各類競賽獲獎情況等。
2 高職院校二級學(xué)院檔案管理的重要性
隨著高職院校的蓬勃發(fā)展，高職院校的規(guī)模不斷壯大，高職院校二級學(xué)院承擔(dān)的管理和教學(xué)任務(wù)也不斷增加，逐步加強(qiáng)高職院校二級學(xué)院檔案管理工作是必然的趨勢。二級學(xué)院在學(xué)校的統(tǒng)一部署下開展日常管理運(yùn)維工作，工作中形成的規(guī)劃、方案、總結(jié)、紀(jì)要等原始資料都真實(shí)記載和反應(yīng)了二級學(xué)院工作活動開展的過程和結(jié)果，是二級學(xué)院歷史的記錄和成長的見證，也是學(xué)?？倷n案的完善和補(bǔ)充。根據(jù)高職院校檔案管理工作的要求，要加強(qiáng)對二級學(xué)院檔案管理規(guī)范，這是搞好學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)。目前，如何合理科學(xué)的建設(shè)和管理高職院校二級學(xué)院的檔案，成為了各個(gè)二級學(xué)院乃至整個(gè)學(xué)校發(fā)展中需要思考的迫在眉睫的問題。
3 高職院校二級學(xué)院檔案管理存在的問題
（1）管理機(jī)制不健全。高職院校對檔案管理工作的意識過于淡薄，沒有意識到檔案管理工作的重要性。學(xué)校沒有成立專門的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一指導(dǎo)規(guī)范學(xué)校的檔案管理工作。同時(shí)，二級學(xué)院的檔案管理工作也沒有固定的分管領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)。檔案管理員也是由行政人員或富余人員兼職承擔(dān);教學(xué)檔案由教務(wù)秘書歸檔、黨務(wù)行政檔案由行政秘書歸檔、學(xué)生檔案由輔導(dǎo)員歸檔，這些檔案誰收集誰管理，導(dǎo)致檔案散亂不齊全。
（2）管理意識淡薄。二級學(xué)院由于日常承擔(dān)了學(xué)校繁重的教學(xué)、科研、學(xué)生管理等任務(wù)，認(rèn)為二級學(xué)院的中心工作是教育教學(xué)，對檔案管理工作方面缺乏足夠的重視。導(dǎo)致從事檔案管理的人員責(zé)任意識淡薄，檔案管理工作中過于依賴學(xué)校的職能部門檔案室;對日常工作中形成的檔案資料不重視，過程文件和資料散亂，隨意堆放，集中統(tǒng)一梳理歸檔的意識欠缺。
（3）管理隊(duì)伍素質(zhì)不高。二級學(xué)院的檔案管理隊(duì)伍大部分是兼職人員，不是科班出身，缺少系統(tǒng)的檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用現(xiàn)代信息化手段管理檔案的能力缺乏。在從事檔案管理過程中，心有余而力不足。這部分兼職的檔案管理員，人員變動頻繁，沒有連續(xù)從事檔案管理的崗位工作經(jīng)驗(yàn)積累，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平和質(zhì)量。
（4）管理沒有統(tǒng)一的存放地。二級學(xué)院沒有專門的存放檔案資料的檔案歸檔的地方“檔案室”。檔案資料都是分別散落存放在各業(yè)務(wù)板塊的兼職檔案員的辦公室柜子或電腦中，檔案資料分散、不安全。
（5）管理方式落后。二級學(xué)院的檔案管理還是停留在紙質(zhì)文檔的存檔，紙質(zhì)檔案由于時(shí)間的推移和自然的不可抗力，會出現(xiàn)變質(zhì)和老化、發(fā)霉、受潮的現(xiàn)象，致使檔案材料破壞和缺失。由于人員的素質(zhì)能力的局限性，導(dǎo)致缺少信息化的檔案管理方式，沒有形成電子檔案。
4 高職院校二級學(xué)院檔案管理的建議
（1）充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性。二級學(xué)院的檔案為學(xué)校的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和考察借鑒提供了原始的數(shù)據(jù)，折射了二級學(xué)院在成長和發(fā)展過程中的不足和進(jìn)步。在全校范圍內(nèi)，要加強(qiáng)對相關(guān)文件的宣傳和學(xué)習(xí)，提高二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員等對檔案的重視。要加強(qiáng)對檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力的投入，為檔案管理工作保駕護(hù)航。
（2）建立健全的檔案管理隊(duì)伍。二級學(xué)院沒有檔案管理隊(duì)伍，需要建立黨政主要領(lǐng)導(dǎo)任組長，專職檔案管理人員組成的檔案管理工作隊(duì)伍，把檔案管理工作的責(zé)任落到實(shí)處。對檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，確保檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。
（3）規(guī)范檔案管理制度。規(guī)范檔案管理體制，健全管理制度，檔案工作的整理、歸檔、利用、借閱、上交要有章可循，按照規(guī)范操作。當(dāng)檔案管理工作的情況作為檔案管理人員年終考核的依據(jù)之一。在二級學(xué)院教師范圍內(nèi)，宣傳檔案管理制度，使全體教師了解檔案歸檔、利用、借閱等的流程。
（4）設(shè)置專門的檔案室。統(tǒng)一存放二級學(xué)院的檔案資料，集中對二級學(xué)院的檔案進(jìn)行管理。由二級學(xué)院的檔案人員負(fù)責(zé)接收登記檔案，配備專門的資料柜，對檔案進(jìn)行分類保管，重要的檔案要及時(shí)移交給學(xué)校檔案室保管。
（5）加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。對二級學(xué)院的檔案管理人員開展培訓(xùn)，提高檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，讓他們系統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)基礎(chǔ)知識;對從事檔案管理工作的人員，進(jìn)行上崗前的培訓(xùn)考核，考核后頒發(fā)上崗證書;開展深層次的進(jìn)修，定期組織檔案管理工作學(xué)習(xí)交流會，到同類院校檔案室學(xué)習(xí)等活動。
（6）提升檔案管理的信息化水平。信息化時(shí)代對高職院校二級學(xué)院檔案管理工作的要求也逐步提高，要充分發(fā)揮信息化手段在檔案管理工作中的重要作用，應(yīng)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，提高檔案工作的管理水平。③要根據(jù)檔案資源的時(shí)限和內(nèi)容，建立信息資源查詢庫，提高檔案的利用效率。
5 余論
隨著高職教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展和內(nèi)涵建設(shè)的逐步深化，對二級學(xué)院的檔案管理工作會提出更高的期望和要求。高職院校二級學(xué)院的檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作中不可缺少的部分，還存在不少問題有待解決。高職院校二級學(xué)院的檔案管理工作是一項(xiàng)長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在高職院校各階段的工作中起到承前啟后的作用。如何落實(shí)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，進(jìn)一步推進(jìn)高職院校二級學(xué)院檔案管理的工作進(jìn)程，是新時(shí)期需要我們不斷思考、探索與實(shí)踐的。
注釋
① 金華麗.高職院校二級學(xué)院學(xué)校檔案分類方法初探[J].文教資料，2007（5）.
第2篇：檔案管理實(shí)訓(xùn)總結(jié)范文
關(guān)鍵詞：高職；雙主體人才；培養(yǎng)模式；檔案管理；教學(xué)設(shè)計(jì)；項(xiàng)目化教學(xué)
中圖分類號：G712 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-5727（2013）05-0044-02
校企雙主體課程的定位
課程性質(zhì) 《檔案管理》是一門系統(tǒng)講述檔案管理的基本原理、工作流程和工作方法的專業(yè)課程。作為高職院校人力資源管理專業(yè)的必修課，是集于理論與實(shí)踐一體的專業(yè)基礎(chǔ)課程，其前導(dǎo)課程為人力資源文書撰寫，后續(xù)課程是人力資源管理崗位綜合實(shí)訓(xùn)，適宜在第三學(xué)期開設(shè)。
培養(yǎng)目標(biāo) 《檔案管理》課程以職業(yè)能力為重點(diǎn)、以實(shí)踐能力為本位，教學(xué)內(nèi)容主要依據(jù)崗位及崗位群的典型工作任務(wù)，以能夠反映工作過程、工作步驟、工作方法的實(shí)用性知識為主，培養(yǎng)能夠在一線從事人事檔案管理工作，具備基于檔案管理工作過程的檔案收集能力，檔案整理能力（如分類、排列、編號、編目等），檔案提供與利用的能力（包括提供利用的手段和處理有關(guān)問題的方法等）的應(yīng)用型人才。
課程的專業(yè)特性 專業(yè)屬性體現(xiàn)在學(xué)生就業(yè)后從事的崗位工作和崗位群主要隸屬的人事部門，有別于培養(yǎng)檔案館或檔案室的檔案管理專業(yè)技術(shù)人員。課程設(shè)計(jì)依據(jù)人事崗位及崗位群典型工作任務(wù)與職業(yè)能力，按照學(xué)生的認(rèn)知規(guī)律和特點(diǎn)，以企業(yè)常見的檔案管理活動為載體整合教學(xué)內(nèi)容，以一個(gè)完整的檔案管理活動過程為主線形成教學(xué)實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目，以支撐檔案管理活動關(guān)鍵技能點(diǎn)的訓(xùn)練為教學(xué)重點(diǎn)。
基于工作過程的校企雙主體課程教學(xué)設(shè)計(jì)
基于工作過程的教學(xué)內(nèi)容 人力資源管理專業(yè)開設(shè)《檔案管理》課程，缺乏檔案學(xué)科知識基礎(chǔ)的支撐。因此，要充分考慮檔案管理涉及的檔案學(xué)、檔案管理技能、檔案技術(shù)保護(hù)、專門檔案等相關(guān)知識，同時(shí)秉承高職教學(xué)理論夠用即可、重視動手能力的理念，注意口徑適度，教學(xué)內(nèi)容適宜涵蓋以下幾個(gè)方面（見表1）。
雙主體教學(xué)資源整合 實(shí)施校企雙主體教學(xué)，教學(xué)主體除了常規(guī)的學(xué)校教師之外，還應(yīng)包括企業(yè)的技術(shù)人員；教學(xué)資料除了傳統(tǒng)的教材、案例等，還應(yīng)包括企業(yè)真實(shí)工作中使用的檔案裝具、各種工具和材料。教學(xué)資源的整合設(shè)計(jì)如圖1所示。
1.教材。教材是實(shí)施教學(xué)的載體，無論是教法還是學(xué)法改革，無不受制于教材。教材從根本上制約了教與學(xué)，教材不改，再好的教法也不能奏效。校企雙主體共同孕育人才，工學(xué)結(jié)合，需要相應(yīng)的教材，教學(xué)改革與教材建設(shè)必須具有高度的相互協(xié)調(diào)性。
2.教師。校企雙主體的師資隊(duì)伍，意味著不僅有學(xué)校的教師，同時(shí)還有從事檔案管理工作的企業(yè)一線工作人員。要聘請企事業(yè)單位多年從事檔案工作的相關(guān)人員擔(dān)任學(xué)校兼職實(shí)踐指導(dǎo)教師，把實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、操作技能以及最新的行業(yè)發(fā)展信息帶入課堂，在開闊學(xué)生的視野、提高實(shí)踐教學(xué)質(zhì)量的同時(shí)，更進(jìn)一步推進(jìn)專業(yè)教學(xué)的改革。雙主體的師資隊(duì)伍不僅參與教學(xué)，同時(shí)還要參與對學(xué)生的考評，按照考評體系對學(xué)生做出評價(jià)，所占比重值應(yīng)不低于50%。
3.場地。傳統(tǒng)的教學(xué)場地非教室就是實(shí)訓(xùn)室，校企雙主體的教學(xué)場地是多樣化的。理論課的學(xué)習(xí)可以選擇教師在教室上課，檔案管理系統(tǒng)的操作訓(xùn)練可在實(shí)訓(xùn)室完成，更多的工作實(shí)務(wù)可在企業(yè)庫房、檔案館完成學(xué)習(xí)任務(wù)，將真實(shí)的工作場景植入現(xiàn)代教學(xué)場所。
4.考評體系。雙主體模式的課程考評體系加入了新的元素，即企業(yè)績效考核。企業(yè)績效考核是對管理過程的一種控制，其核心是通過評估考核學(xué)生員工的績效以及團(tuán)隊(duì)、組織的績效。評價(jià)的內(nèi)容主要包括職業(yè)素質(zhì)、專業(yè)技能、理論知識、創(chuàng)新能力、對完成任務(wù)的總結(jié)等，可設(shè)計(jì)多種表格?？己巳税▽W(xué)校教師和企業(yè)的指導(dǎo)教師，考評方式包括平時(shí)測試、實(shí)訓(xùn)成績、頂崗表現(xiàn)和期末總評，考核手段包括考試、問答、解決實(shí)際問題，等等。
教學(xué)方法 高職教學(xué)的關(guān)鍵是落實(shí)理論與實(shí)踐的一體化。為了解決理論與實(shí)踐的統(tǒng)一，可以采取項(xiàng)目化教學(xué)方法，通過創(chuàng)設(shè)教學(xué)情境實(shí)施教學(xué)。項(xiàng)目教學(xué)法是師生通過共同實(shí)施一個(gè)完整的項(xiàng)目工作而進(jìn)行的教學(xué)活動，是“行為導(dǎo)向”教學(xué)法的一種。同時(shí)，項(xiàng)目也是學(xué)習(xí)情境的載體，《檔案管理》課程的項(xiàng)目設(shè)計(jì)如圖2所示。
學(xué)習(xí)情境設(shè)計(jì)和實(shí)訓(xùn)條件配置 為了將企業(yè)的真實(shí)情境納入培訓(xùn)過程之中，需要首先關(guān)注企業(yè)的工作情境。學(xué)習(xí)情境泛指一切作用于學(xué)習(xí)主體，并能使學(xué)生產(chǎn)生一定情感反應(yīng)的客觀環(huán)境。課程設(shè)計(jì)要基于職業(yè)工作過程，將典型的工作任務(wù)分解成職業(yè)行動，因此，要通過虛擬現(xiàn)實(shí)的職業(yè)工作情境創(chuàng)設(shè)合理的學(xué)習(xí)情境。為了保證學(xué)習(xí)情境的真實(shí)性，《檔案管理》課程的實(shí)訓(xùn)條件配置非常重要。捷克教育家夸美紐斯曾說：“一切知識都是從感官開始的?！痹诳赡艿臈l件下，一切看得見的東西都應(yīng)盡量放在學(xué)生的面前。因此，實(shí)施雙主體教學(xué)要盡可能地創(chuàng)設(shè)真實(shí)的學(xué)習(xí)情境，充分發(fā)揮檔案用具的作用，以學(xué)生為主導(dǎo)，通過實(shí)踐帶動知識與技能的學(xué)習(xí)（見表2）。
學(xué)時(shí)安排及分配 《檔案管理》課程屬于人力資源管理專業(yè)的專業(yè)基礎(chǔ)課，適宜在大學(xué)一年級下學(xué)期安排。學(xué)時(shí)通常為54～72學(xué)時(shí)不等。根據(jù)就業(yè)初期從事檔案整理工作所占的比重，課程計(jì)劃60學(xué)時(shí)，學(xué)分3分，低于專業(yè)核心課程學(xué)時(shí)，略高于普通綜合課程學(xué)時(shí)。學(xué)時(shí)分配原則上每個(gè)項(xiàng)目5～6個(gè)學(xué)時(shí)，理論教學(xué)不超過30個(gè)學(xué)時(shí)，企業(yè)教師教學(xué)不少于20學(xué)時(shí)，非教室教學(xué)場所教學(xué)不少于12學(xué)時(shí)。
課程教學(xué)設(shè)計(jì)小結(jié)
高職院校人力資源管理專業(yè)的《檔案管理》課程的課程設(shè)計(jì)旨在探索在教學(xué)層面踐行基于工作過程的校企雙主體人才培養(yǎng)模式。應(yīng)依據(jù)人力資源管理專業(yè)人才培養(yǎng)方案，與人力資源管理從業(yè)人員共同開發(fā)教學(xué)內(nèi)容，結(jié)合崗位典型工作任務(wù)序化學(xué)習(xí)內(nèi)容，基于工作過程創(chuàng)設(shè)學(xué)習(xí)情境，培養(yǎng)學(xué)生特定的檔案管理職業(yè)能力。應(yīng)由學(xué)校專任教師與企業(yè)一線人員組成教學(xué)團(tuán)隊(duì)，形成雙主體人才培養(yǎng)模式，采取教室、企業(yè)庫房、實(shí)訓(xùn)室、檔案室等多場地教學(xué)場所相結(jié)合的模式。對學(xué)生的學(xué)習(xí)成績應(yīng)根據(jù)平時(shí)課堂測試、實(shí)訓(xùn)任務(wù)完成情況、頂崗實(shí)習(xí)情況并結(jié)合考試等多項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行綜合考評。
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第3篇：檔案管理實(shí)訓(xùn)總結(jié)范文
隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，給學(xué)校的整體管理工作帶來了發(fā)展的機(jī)遇?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的推廣和計(jì)算機(jī)在各領(lǐng)域得到普及應(yīng)用，也給檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展帶來前所未有的挑戰(zhàn)。在學(xué)校工作的全面發(fā)展過程中，對檔案管理工作的要求逐步提高，對學(xué)校檔案管理信息化程度和現(xiàn)代化管理有更高的要求。然而，我國的中等技術(shù)學(xué)校在檔案管理方面普遍存在各種問題，如管理設(shè)備落后、管理模式陳舊、檔案意識淡薄、管理隊(duì)伍老化等，嚴(yán)重制約著學(xué)校檔案管理工作朝著現(xiàn)代化科學(xué)管理的方向快速發(fā)展。根據(jù)本人多年來從事學(xué)校檔案管理工作的實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)存在的問題及不足之處，現(xiàn)提出自己的看法和改進(jìn)建議。
一、技工學(xué)校檔案工作的重要性和必要性
1.技工學(xué)校檔案工作內(nèi)容和特點(diǎn)
我國技工教育承擔(dān)著培養(yǎng)和造就一支專業(yè)技能強(qiáng)、技術(shù)過硬的工人隊(duì)伍的光榮使命，它在我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有十分重要的作用。由于技工學(xué)校的教育不同于大學(xué)、中專的教育，更不同于普通中學(xué)的教育，技工學(xué)校的學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)過程中，既要學(xué)會一定的技術(shù)理論知識，又要掌握一定的實(shí)際操作技術(shù)，這是技工學(xué)校區(qū)別于其他類型學(xué)校的一個(gè)重要標(biāo)志。它有著自身的規(guī)律和特點(diǎn)，因此，我們要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，從工作實(shí)踐中探索適合技工學(xué)校的檔案管理模式，科學(xué)有效地管理學(xué)校檔案資料，為日后查考、借鑒和充分利用檔案做好基礎(chǔ)工作。學(xué)校檔案工作是指學(xué)校檔案室從事的一項(xiàng)檔案專業(yè)的業(yè)務(wù)管理工作，即用檔案管理的原則和科學(xué)方法管理學(xué)校日常工作中產(chǎn)生的檔案，為黨和國家及學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展提供借鑒和參考作用的專業(yè)性工作。檔案工作的基本內(nèi)容主要包括：對檔案的收集、整理、鑒定、編目與檢索、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用工作。檔案工作是由相對穩(wěn)定的各個(gè)環(huán)節(jié)工作組成的有機(jī)整體，各個(gè)環(huán)節(jié)工作之間互相制約，互相促進(jìn)，應(yīng)該嚴(yán)格遵循各個(gè)環(huán)節(jié)之間相互關(guān)系的規(guī)律性，科學(xué)規(guī)范地開展檔案管理工作，不能以人的主觀意識隨意破壞或改變各個(gè)環(huán)節(jié)的程序。從其工作特點(diǎn)說：檔案管理與其他文獻(xiàn)及圖書管理有相同和近似的特點(diǎn)，都具有對信息的儲蓄、加工、輸入、輸出的傳輸信息的控制系統(tǒng)。但是檔案工作又有獨(dú)有的特點(diǎn)：（1）檔案資源形成和積累過程的緩慢性。（2）檔案管理活動過程的階段性。（3）檔案管理對檔案形成部門的依附性。（4）檔案的保密性、對社會的相對封閉性。
2.檔案的定義及技工學(xué)校檔案的內(nèi)容
檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。
技工學(xué)校檔案是學(xué)校在教育、教學(xué)和科研實(shí)踐活動中的原始記錄。它客觀地反映著學(xué)校教育教學(xué)工作的歷史發(fā)展過程，又是學(xué)校廣大教師在教育教學(xué)實(shí)踐活動中的智慧結(jié)晶，它的主要內(nèi)容包括學(xué)校的文件資料管理、校園文化教育建設(shè)、教學(xué)科研成果、技能實(shí)訓(xùn)考核、招生入學(xué)和學(xué)籍管理、畢業(yè)就業(yè)管理、財(cái)務(wù)賬目管理、國資財(cái)產(chǎn)管理、教學(xué)設(shè)備管理及職業(yè)技能培訓(xùn)、技能等級鑒定、特種作業(yè)安全培訓(xùn)和測評考務(wù)管理等方面的實(shí)踐過程中、形成的大量檔案資料。
二、學(xué)校檔案以教學(xué)、教務(wù)檔案為重點(diǎn)管理
1.學(xué)校教學(xué)檔案的重要性，主要表現(xiàn)在學(xué)校教學(xué)檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理的重要組成部分，它反映著學(xué)校工作的歷史發(fā)展過程，同時(shí)又是教學(xué)工作的信息庫。做好這項(xiàng)工作，便于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)校面貌，了解各屆、各班的教學(xué)質(zhì)量，掌握學(xué)校歷史發(fā)展進(jìn)程中各種重大措施及其落實(shí)情況，掌握教師和學(xué)生學(xué)習(xí)情況的各種數(shù)據(jù)。這些原始檔案材料是學(xué)校做出決策，制定規(guī)劃，科學(xué)管理教學(xué)的重要依據(jù)；也是學(xué)?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)、進(jìn)行教學(xué)研究、提高學(xué)校管理水平的重要基礎(chǔ)材料。
2.教學(xué)檔案的基本內(nèi)容。包括國家及上級主管部門的條例、法令、文件，各項(xiàng)教學(xué)計(jì)劃，各種教學(xué)大綱，以及本校歷年的教學(xué)進(jìn)程計(jì)劃、總課表、學(xué)期授課計(jì)劃、教師進(jìn)修計(jì)劃、教學(xué)質(zhì)量提高計(jì)劃、課外活動計(jì)劃、各種教務(wù)行政統(tǒng)計(jì)資料、教學(xué)工作總結(jié)、各班成績統(tǒng)計(jì)匯編、試卷分析報(bào)告、試題匯編、學(xué)校考勤材料、升級、留級、試讀情況記載、教師逐年工作量匯總表等。
3.學(xué)校教務(wù)檔案：包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：（1）學(xué)生名冊。其中包括學(xué)生的姓名、性別、年齡、民族、家庭出身、政治面貌、家庭地址、入學(xué)成績、畢業(yè)分配情況等內(nèi)容。必須每班一冊，每冊第一頁要有綜合性材料。（2）學(xué)生學(xué)籍檔案。每個(gè)學(xué)生應(yīng)有戶頭，記載該生基本情況，其中包括學(xué)習(xí)情況、獎懲情況、學(xué)籍登記情況以及畢業(yè)生登記表等。（3）教師業(yè)務(wù)檔案。包括教師基本情況、來校時(shí)間、歷年任課情況、教學(xué)效果、科研及科研成果、歷年進(jìn)修計(jì)劃考核情況、技術(shù)職稱的晉升記錄，及編寫教材、教學(xué)參考資料的記錄等。（4）教學(xué)改革方面的有關(guān)資料。包括學(xué)校各種教學(xué)改革方案、改革經(jīng)驗(yàn)及教育教學(xué)科研工作總結(jié)等。
三、計(jì)算機(jī)的應(yīng)用對學(xué)校檔案工作的影響
1.加強(qiáng)技工學(xué)校檔案現(xiàn)代化基礎(chǔ)建設(shè)，我校近年來在信息化技術(shù)普及中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用到各部門的日常工作中。政府加大對技工學(xué)校教育、教學(xué)基礎(chǔ)建設(shè)的投入力度，分別新建并投入使用多媒體教學(xué)、數(shù)控車床實(shí)訓(xùn)、數(shù)控機(jī)電實(shí)訓(xùn)及計(jì)算機(jī)辦公自動化等教學(xué)設(shè)備。學(xué)校財(cái)務(wù)管理、技能創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)、職業(yè)鑒定、特種作業(yè)安全培訓(xùn)等部門先后與上級業(yè)務(wù)部門建立互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，使學(xué)校的教育質(zhì)量和工作效率得到極大的提高。同時(shí)，有很多部門的文件在計(jì)算機(jī)上產(chǎn)生，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行處理，因此，產(chǎn)生大量電子文件。經(jīng)過檔案人員的收集、整理、鑒定、著錄等歸檔的各環(huán)節(jié)工作，形成日后具有重要參考價(jià)值和憑證作用的電子信息檔案。
2.提高學(xué)校檔案管理工作效率，進(jìn)行現(xiàn)代化管理的不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，使檔案工作的效率得到全面提高。在檔案管理工作實(shí)踐中，先進(jìn)的檔案管理技術(shù)模式與傳統(tǒng)的手工管理技術(shù)模式無法比擬的優(yōu)越性被充分體現(xiàn)出來，如檢索目錄迅速、查找檔案便捷、可靠性高、存儲量大、保密性強(qiáng)、檔案壽命長、成本低廉等。這些優(yōu)勢能極大地提高檔案管理工作效率及檔案利用工作的水平，也是檔案專業(yè)部門科學(xué)化、正規(guī)化管理，與世界先進(jìn)的檔案科學(xué)管理技術(shù)接軌的重要條件；同時(shí)，也是擺在我們新時(shí)期檔案工作者面前新的研究課題。我們要不斷充實(shí)專業(yè)知識，用積極的工作態(tài)度滿足新時(shí)期檔案管理工作的新要求。
四、做好電子文件的保管工作和加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的對策及建議
電子文件作為未來社會現(xiàn)行文件的主要形式，同時(shí)也是今后檔案部門接收的主要文件類型。做好電子文件的保管工作，對其長期保存和充分利用、延續(xù)數(shù)字時(shí)代人類的記憶有著重要的作用。下面談幾點(diǎn)做好學(xué)校檔案工作的建議想法及對策：
1.做好電子文件歸檔的技術(shù)處理工作，認(rèn)真貫徹實(shí)施電子文件科學(xué)管理戰(zhàn)略。做好新型文件材料的歸檔工作是形勢所迫，這就要求檔案人員必須深入到現(xiàn)行文件領(lǐng)域中，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始記錄信息。同時(shí)，還要了解并記錄文件信息重新組合形式的詳細(xì)過程。采用先進(jìn)的信息技術(shù)處理方法，將歸檔電子檔案管理好。
第4篇：檔案管理實(shí)訓(xùn)總結(jié)范文
關(guān)鍵詞:新升本的院校系級教學(xué)檔案問題對策
隨著專升本的成功標(biāo)志著一所院校辦學(xué)層次的提升。它的辦學(xué)規(guī)模、硬件投入以及教師素質(zhì)都達(dá)到了一定水平，但從管理模式上仍需進(jìn)一步轉(zhuǎn)變和提高，以更好地適應(yīng)本科院校的教育體制。系級教學(xué)檔案管理作為學(xué)校管理的一個(gè)組成部分，在向本科管理模式轉(zhuǎn)變過程中，地位更加重要，內(nèi)容更加豐富。教學(xué)檔案的最終目的是服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)管理，良好的教學(xué)檔案管理可以有效地促進(jìn)教學(xué)、科研管理的科學(xué)化，進(jìn)而加快學(xué)校向本科教育轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。反之，如果輕視教學(xué)檔案、疏于對教學(xué)檔案的管理，則極容易導(dǎo)致教學(xué)管理、科研管理處于無序狀態(tài)，使高校的轉(zhuǎn)型流于形式。本文就升本后加強(qiáng)系級教學(xué)檔案管理，充分發(fā)揮其在教學(xué)管理工作中的重要作用。
1、新升本院校系級教學(xué)檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)和作用
1.1 系級教學(xué)檔案的內(nèi)容
由于教學(xué)管理和教學(xué)活動是一項(xiàng)復(fù)雜的實(shí)踐活動。因此，反映這一實(shí)踐活動的教學(xué)檔案的內(nèi)容龐雜，且形式多樣。概括起來可分為以下七類：
(1)教學(xué)計(jì)劃管理方面：主要包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、自編教材或講義、校歷、課程表等。(2)教學(xué)狀態(tài)管理方面：主要包括教學(xué)管理工作規(guī)章制度、選修課開課匯總表、教研室聽課表（或卡）、教學(xué)實(shí)訓(xùn)、畢業(yè)實(shí)習(xí)資料（實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)任務(wù)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)學(xué)生分組情況登記表、實(shí)結(jié)）、實(shí)驗(yàn)教學(xué)文件（實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備使用情況、實(shí)驗(yàn)成績等）、學(xué)生課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)論文（或設(shè)計(jì)）等內(nèi)容。(3)考務(wù)管理方面：主要包括系內(nèi)和學(xué)校期末考試試卷、考場及監(jiān)考教師安排等內(nèi)容。(4)學(xué)籍管理方面：主要包括學(xué)生入學(xué)學(xué)籍登記表（或卡）、學(xué)生學(xué)籍變動、獎懲記錄、考試成績等內(nèi)容。(5)教師工作量及業(yè)務(wù)考核方面：主要包括教師授課情況、工作量計(jì)算、承擔(dān)科研及發(fā)表學(xué)術(shù)論文等內(nèi)容。(6)教學(xué)工作年度總結(jié)和教研、教改總結(jié)等內(nèi)容。(7)師資培養(yǎng)方面包括師資培養(yǎng)計(jì)劃、教師業(yè)務(wù)進(jìn)修情況、師資隊(duì)伍建設(shè)材料。如學(xué)科帶頭人、骨干教師、學(xué)術(shù)梯隊(duì)建設(shè)；科研和教改實(shí)踐、學(xué)術(shù)研討等。
教學(xué)檔案是全院師生的勞動成果，是教學(xué)工作的重要信息資源，是系級教學(xué)歷史真實(shí)面貌，體現(xiàn)了一所學(xué)院成長、發(fā)展、壯大的歷史見證。
1.2 系級教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)
系級教學(xué)檔案是教師、學(xué)生從事教學(xué)管理實(shí)踐活動中直接形成的,具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄,是系級檔案管理工作的核心。它既不同于文書檔案,也不同于科研檔案,其特點(diǎn)如下:
(1)檔案來源的分散性。它來自于教學(xué)活動的各個(gè)環(huán)節(jié)和教學(xué)活動的全過程,由教與學(xué)兩方面材料轉(zhuǎn)化而來，一方面包括了教育改革、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、專業(yè)建設(shè)和課程設(shè)置等文件,及政府教育主管部門、本校教學(xué)主管部門的有關(guān)教學(xué)工作的規(guī)章制度、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料等,另一方面也包括了學(xué)生工作的總結(jié)、學(xué)生的實(shí)習(xí)鑒定、見習(xí)鑒定、學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、實(shí)驗(yàn)成績和畢業(yè)論文等。
(2)檔案的原始性。教學(xué)檔案是系級教學(xué)活動、教學(xué)管理、學(xué)生管理中所形成的歷史記錄。反映系級教學(xué)工作的全貌,記錄著教學(xué)管理活動的真實(shí)過程。它主要包括系級有關(guān)教學(xué)工作會議的記錄、簡報(bào),以及各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法條例等教學(xué)工作文件。
(3)檔案的專業(yè)性。系級教學(xué)檔案工作既要遵循人才培養(yǎng)方案的共性,也要根據(jù)系級專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置教學(xué)內(nèi)容、學(xué)時(shí)分配的不同,遵循其專業(yè)性特點(diǎn)。
(4)檔案資料的多樣性。由于教學(xué)活動內(nèi)容的多樣性,在日常教學(xué)活動過程中,為了教學(xué)的需要,必然會形成不同形式的材料。除了紙質(zhì)的文件材料、教材、學(xué)生學(xué)籍外,還包括音像、電子、照片、光盤等類材料。
1.3系級教學(xué)檔案的作用
(1)系級教學(xué)檔案是真實(shí)的原始資料。系級是高?；鶎拥慕虒W(xué)部門，系級教學(xué)檔案是在教學(xué)活動和教學(xué)管理過程中直接形成的原始資料，真實(shí)、客觀地記錄了在教學(xué)改革、教學(xué)質(zhì)量、師資隊(duì)伍建設(shè)等各個(gè)方面的教學(xué)管理工作，全面地反映了教學(xué)工作的進(jìn)程和特點(diǎn)，是今后進(jìn)行教學(xué)管理和教學(xué)研究活動不可缺少的，是改進(jìn)教學(xué)工作、促進(jìn)教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的依據(jù)和參考。對今后各項(xiàng)工作的開展有重要的借鑒和指導(dǎo)意義。
(2)系級教學(xué)檔案是重要參考依據(jù)。為了有效地進(jìn)行教學(xué)管理和開展教學(xué)活動，系領(lǐng)導(dǎo)和教研室主任必須切實(shí)掌握有關(guān)的檔案信息。在熟悉教學(xué)情況、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、制定教學(xué)計(jì)劃和處理存在問題時(shí)，不可能單純地只憑個(gè)人記憶，而是往往需要去查閱檔案記載。因此，教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)信息反饋都離不開教學(xué)檔案，它可以為這些教學(xué)工作提供比較詳盡的參考依據(jù)。
(3)系級教學(xué)檔案是教學(xué)評估的基礎(chǔ)。開展教育評估是現(xiàn)代教育的要求，也是國家對高校進(jìn)行宏觀管理的一種手段，無論國家對教學(xué)評價(jià)指標(biāo)體系如何確定，高校在進(jìn)行教學(xué)評估時(shí)，必然要通過查閱相關(guān)檔案，最終都要憑借大量的檔案材料，才能對某一高校作出客觀、全面、真實(shí)的評價(jià)，在對教學(xué)條件、教學(xué)狀態(tài)、教學(xué)效果進(jìn)行跟蹤調(diào)查和分析時(shí)系級教學(xué)檔案可以提供比較完整、系統(tǒng)、真實(shí)可靠的信息和數(shù)據(jù)，是高校搞好教學(xué)評估工作的重要基礎(chǔ)。
2、新升本院校系級教學(xué)檔案管理工作存在的主要問題
新升本的院校一般是由?？茖W(xué)校升格而來,本科層次辦學(xué)時(shí)間短,由專科向本科的轉(zhuǎn)變需要一個(gè)過程,?？茖哟蔚臋n案管理發(fā)展到本科層次的檔案管理也需要有一個(gè)適應(yīng)過程。加之檔案管理專業(yè)技術(shù)人員偏少,在教學(xué)檔案管理中難免會存在一定的問題。
(1)檔案管理制度不健全。建立和健全教學(xué)檔案的歸檔制度,是做好教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)。由于新升本院校重點(diǎn)考慮的是學(xué)科專業(yè)建設(shè)與師資隊(duì)伍建設(shè),重點(diǎn)投入放在改善教學(xué)條件和提高教學(xué)質(zhì)量上,對教學(xué)檔案管理沒有高度重視,也沒有制定相應(yīng)的規(guī)章制度,檔案材料存在不全的現(xiàn)象,具體負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)業(yè)務(wù)體系指導(dǎo)和管理規(guī)章的約束。系級教學(xué)檔案應(yīng)如何保存?哪些文件材料由系里保存?哪些應(yīng)交由教務(wù)處或院校檔案部門保存?應(yīng)如何整理文件材料? 沒有統(tǒng)一管理要求。
(2)檔案意識淡薄。系級檔案管理是一種事后行為很容易被人們忽視。系級檔案涉及教學(xué)、科研、學(xué)生等多種資料,絕大部分來源于教學(xué)一線的教師和學(xué)生。一方面,一些教師認(rèn)為教學(xué)科研成果、文件材料等是個(gè)人的心血,沒有必要交給系級保存、歸檔；另一方面,學(xué)生的材料又分散在不同的部門,有的存放在學(xué)工處,有的存放在教務(wù)處,有的存放在招生就業(yè)處,有的分散在各系（學(xué)工大隊(duì)部）中,這樣就造成了教學(xué)檔案收集不夠完整,歸檔質(zhì)量不高,一些在教學(xué)過程中形成的有價(jià)值的文獻(xiàn)資料丟失,難以發(fā)揮教學(xué)檔案應(yīng)有的作用。
(3)教學(xué)檔案缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性和完整性。隨著新升本的院校辦學(xué)層次的提高,辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大,教學(xué)檔案的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大,工作量增加了但教學(xué)秘書隊(duì)伍的編制卻沒有增加,大多數(shù)還是一個(gè)人干。教學(xué)秘書往往兼職教學(xué)檔案員,由于工作量大,工作繁瑣,因而難以全身心投入到檔案管理工作中。由于無專人管理,無固定保管場所,大量的原始教學(xué)資料處于沒有規(guī)范整理、零散而不成體系的自然狀態(tài)。具體表現(xiàn)在該收集的材料沒有收集,或者是只重視紅頭文件的收集,而不重視各部門、各系在運(yùn)行過程中自己所形成的具有保存價(jià)值的,原始的、真實(shí)的文件材料,致使教學(xué)檔案雜亂而無體系性,殘缺而無完整性,有些材料缺乏可靠性,嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量。
(4)檔案管理手段落后。不少檔案管理人員缺乏檔案管理專業(yè)知識，計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用能力較弱,辦公自動化、管理科學(xué)化水平較低,對教學(xué)檔案的管理還是以傳統(tǒng)的管理方式為主,這在很大程度上影響了系級檔案管理的效率。
3、加強(qiáng)新升本院校系級教學(xué)檔案管理工作的措施
3.1 提高檔案意識,加強(qiáng)系級教學(xué)檔案工作的管理
系級教學(xué)檔案是院校教師及學(xué)生從事教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中直接形成的原始材料,是院校教學(xué)工作方針、政策的真實(shí)寫照,是院校教學(xué)管理的重要內(nèi)容,是教學(xué)活動不可缺少的重要依據(jù)和主要參考資料。在社會不斷發(fā)展的今天,檔案工作的范圍已不僅是搜集、保管和利用檔案,它的工作面已延伸到行政管理等方面,這些職能的發(fā)揮很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識程度。
在院校中,檔案工作是否得到重視,檔案管理水平的高低,已成為評價(jià)一所院校管理質(zhì)量優(yōu)劣的重要指標(biāo)。因此，各級領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到教學(xué)檔案在院校教學(xué)管理中的作用,應(yīng)重視和關(guān)心系級檔案管理工作,把教學(xué)檔案管理規(guī)范化工作真正納入系級教學(xué)工作計(jì)劃中,配備有一定管理水平且責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員,切實(shí)提高系級教學(xué)檔案管理水平。
3.2 嚴(yán)格系級教學(xué)檔案的管理和歸檔制度
教學(xué)檔案管理工作作為一種動態(tài)的存在方式,僅靠檔案管理員的宣傳是不夠的,還需要制定嚴(yán)格的管理制度。在收集整理各類教學(xué)資料時(shí),要做到完整、規(guī)范并及時(shí)進(jìn)行編目統(tǒng)計(jì),使教學(xué)檔案的收集工作同計(jì)劃管理相結(jié)合,保證能按時(shí)完成建檔工作。鑒于院校教學(xué)工作的連續(xù)性和長期性,可在每學(xué)期開學(xué)和期末兩個(gè)時(shí)間定期收集整理、歸檔。對參與教學(xué)活動的人員要明確責(zé)任和任務(wù),規(guī)定時(shí)限要求,并進(jìn)行相應(yīng)的登記、考核和獎懲,使教學(xué)檔案管理工作收到實(shí)效。
3.3 系統(tǒng)、完整、科學(xué)地收集檔案材料,提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平
要提供一份科學(xué)完整的教學(xué)檔案,必須從教學(xué)材料的收集開始。由于各院校辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)定位及內(nèi)部管理模式的不同,教學(xué)檔案管理方式也有所不同。例如我院教學(xué)檔案主要由下列部門形成：招就處形成招生、就業(yè)情況信息；教務(wù)處形成學(xué)生個(gè)人基本狀況、學(xué)業(yè)成績、畢業(yè)和學(xué)位情況信息；學(xué)工處和系學(xué)工大隊(duì)形成學(xué)生在校表現(xiàn)狀況和獎懲信息；各系形成學(xué)生學(xué)習(xí)考試原始記載和專業(yè)實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)狀況記載信息等等。加強(qiáng)系級檔案管理工作的根本目的是及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案材料,發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。因此，以江西警察學(xué)院為例應(yīng)建立以檔案館為主導(dǎo),教務(wù)處、學(xué)工處和各學(xué)工大隊(duì)、招就處、各系為主體的教學(xué)檔案收集網(wǎng)絡(luò)。在“分類法”與“工作規(guī)范”的指導(dǎo)下,明確各級管理內(nèi)容、管理職責(zé),實(shí)行分工合作,集中歸類,信息共享,把靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)換成動態(tài)的信息,為院校的教學(xué)和師生服務(wù)。
3.4 加強(qiáng)教學(xué)檔案的信息化建設(shè),提高教學(xué)檔案的科學(xué)管理水平
教學(xué)檔案是院校的寶貴財(cái)富,教學(xué)檔案管理的目的是為了利用。在當(dāng)今信息化時(shí)代里,如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動提供利用的水平上,是適應(yīng)不了形勢發(fā)展需要的。隨著辦公自動化的普及,院校的檔案管理者要充分利用檔案管理的豐富性、教育性、綜合性等優(yōu)勢,加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理工作,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理和開發(fā)利用的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺整合檔案信息資料,使檔案信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲與利用形成一個(gè)全面、合理的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng),最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
總而言之，系級教學(xué)檔案是學(xué)院檔案的重要組成部分，在學(xué)院由專科教育向本科教育轉(zhuǎn)型的重要?dú)v史時(shí)期，必須把教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)作為日常工作的重要內(nèi)容，使教學(xué)檔案，在學(xué)院的教學(xué)管理、優(yōu)化人才培養(yǎng)和教育事業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮出積極作用。
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第5篇：檔案管理實(shí)訓(xùn)總結(jié)范文
關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 信息化 網(wǎng)絡(luò)化
一、高校檔案管理的重要意義
首先，高校檔案是學(xué)校成立發(fā)展的一個(gè)記錄，是最原始的文件。高校檔案開始于學(xué)校的成立，經(jīng)歷了學(xué)校發(fā)展的各個(gè)過程，全面記錄了學(xué)校的教學(xué)組織管理活動，對學(xué)校各部門的工作都有最原始的記錄。學(xué)校的檔案能夠反映學(xué)校的成長經(jīng)歷，便于了解學(xué)校的管理水平，為學(xué)校的改進(jìn)工作提供數(shù)據(jù)支持。通過對學(xué)校檔案的分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)學(xué)校的特點(diǎn)和規(guī)律，對于總結(jié)學(xué)校管理的成敗有重要意義。其次，學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的管理記錄，可以成為評價(jià)學(xué)校管理水平的重要依據(jù)。學(xué)校檔案記錄了學(xué)校組織工作和優(yōu)秀員工的工作經(jīng)歷，對檔案的管理和總結(jié)，可以更好地發(fā)掘?qū)W校精神，也是學(xué)校自身形象的一種建設(shè)，形成一種集體觀念。學(xué)校檔案中包含了很多的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果，是教師們辛勤勞動的成果，也是教學(xué)水平整體體現(xiàn)?？傊?，學(xué)校檔案涉及到學(xué)校各個(gè)階段的成長歷程，是學(xué)校組織管理水平，教學(xué)水平、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)成果的客觀記錄，一方面便于對學(xué)校的總結(jié)，形成學(xué)校自己的精神和價(jià)值觀。另一方面也為學(xué)校的改革提供信息支持，為學(xué)校更好的發(fā)展提供幫助。
隨著課改的深入進(jìn)行，高校檔案在管理上呈現(xiàn)了很多新的特點(diǎn)。首先，高校檔案的信息量越來越大，越來越復(fù)雜。主要的原因有兩點(diǎn)：一是學(xué)校教學(xué)活動涉及的內(nèi)容逐步增多，除了正常的教學(xué)活動外，現(xiàn)在學(xué)校增加了對學(xué)生實(shí)習(xí)、學(xué)生實(shí)訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)室管理、學(xué)生社會實(shí)踐等內(nèi)容，這些反映教學(xué)過程和學(xué)生經(jīng)歷的文件需要集中管理；二是檔案在深度上有所增加。以往的檔案更多的是教學(xué)記錄，而現(xiàn)在的檔案除了反映學(xué)校管理的檔案以外，更多的關(guān)注了教學(xué)活動，包括各專業(yè)的建設(shè)、各專業(yè)輔導(dǎo)員的工作，以及一些學(xué)科的教學(xué)科研成果等等。高校檔案信息內(nèi)容越來越寬泛，越來越全面。其次，學(xué)校檔案信息的應(yīng)用更加多元化。以前學(xué)校的檔案是獨(dú)立出來的，主要是對檔案的保存，檔案信息的利用很少?，F(xiàn)在由于學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)活動的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對檔案信息進(jìn)行綜合利用，尤其是涉及學(xué)?？蒲?、學(xué)科建設(shè)、學(xué)生檔案信息資源等問題時(shí)，往往需要多個(gè)部門緊密配合?，F(xiàn)在學(xué)校開始走產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的道路，需要更多與社會信息接觸，學(xué)校資源的開發(fā)利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。對于學(xué)校檔案呈現(xiàn)的新特點(diǎn)，在檔案管理上必然要采取對應(yīng)的措施，保證檔案信息的擴(kuò)大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。
二、高校檔案管理存在的問題
（一）資料歸檔缺乏重視，網(wǎng)絡(luò)安全有隱患
隨著學(xué)校教學(xué)和科研活動增加，以及學(xué)校管理工作進(jìn)一步細(xì)化，目前需要?dú)w檔的資料越來越多，包括學(xué)生戶籍資料、教學(xué)資料、科研資料、基建資料等等，檔案資料成倍增加。但是很多部門對資料歸檔不夠重視，一些資料沒有及時(shí)歸檔，甚至被遺漏，直到有需要的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)沒有歸檔。另外，目前高校辦公自動化程度進(jìn)一步提高，檔案信息很大一部分都是電子文檔，數(shù)字化的資料已經(jīng)成為檔案信息的重要組成部分。但是目前對于電子文件的管理還沒有明確要求，數(shù)字化的檔案管理工作沒有被足夠重視，很多先進(jìn)的管理技術(shù)沒有被采用，現(xiàn)在的數(shù)字化僅僅停留在電子版文件上。除此以外，網(wǎng)絡(luò)安全也給檔案信息管理留下了隱患?，F(xiàn)在高校都有校園網(wǎng)，多數(shù)電子文件都會存儲在個(gè)人計(jì)算機(jī)和學(xué)校服務(wù)器上，檔案管理也是依托學(xué)校的服務(wù)器。但是校園網(wǎng)的安全卻存在隱患，各種軟件病毒經(jīng)常會導(dǎo)致小范圍的網(wǎng)絡(luò)故障，一些集體性的校園活動，例如專業(yè)考試報(bào)名、評教活動等等，都有可能導(dǎo)致服務(wù)器癱瘓，這給檔案資料帶來了極大威脅，對學(xué)校管理、個(gè)人信息以及科研成果都是一種威脅。
（二）檔案資料缺乏規(guī)范性，增加歸檔負(fù)擔(dān)
目前對于紙質(zhì)版文件的歸檔基本已經(jīng)有了明確的規(guī)范，相對而言是比較成熟的。但是由于資料電子化和數(shù)字化速度非?？欤腋骷夀k公單位都樂于辦公自動化，極大減輕了工作量，導(dǎo)致檔案資源進(jìn)一步數(shù)字化。校園網(wǎng)的建設(shè)也是學(xué)校各級單位之間的信息通道更加通暢，也使學(xué)校與上級單位，例如教育廳等聯(lián)系更加緊密與方便，現(xiàn)在很多文件的都是通過網(wǎng)絡(luò)，文件下達(dá)和上傳都是利用網(wǎng)絡(luò)，這樣也進(jìn)一步促進(jìn)信息交流數(shù)字化。但是無論是學(xué)校之間的文件交換還是上下級之間的下達(dá)上傳，目前都沒有明確的規(guī)范，很多文件在歸檔時(shí)也沒有統(tǒng)一處理，而且對于電子文件也沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔不規(guī)范。電子檔案不僅僅包括了傳統(tǒng)的電子版文件，還包括一些聲音圖片和視頻文件，這些也都沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)在高校對于這些歸檔資料的處理有很大的隨意性，造成很多文件在需要的時(shí)候無法使用，存檔也就沒有實(shí)際的意義。
（三）檔案管理忽視檔案的利用
目前高校的檔案資料多是行政性的，基本上是為了上級的決策服務(wù)，檔案資料作為一種信息資源被極大的浪費(fèi)掉了。檔案資源僅僅服務(wù)學(xué)校和政府機(jī)關(guān)，就限制了其社會功能的發(fā)揮。而檔案管理部門長期堅(jiān)持的上門才被服務(wù)的態(tài)度一直備受詬病。反觀一些發(fā)達(dá)國家的學(xué)校檔案，一部分作為公開文件對社會公布，作為監(jiān)督內(nèi)容。而一些學(xué)術(shù)性的資料在法律允許范圍內(nèi)無償提供給學(xué)生，而且多數(shù)資料可以在指定的網(wǎng)絡(luò)查看，或者在檔案室輕松拿到。，而不像國內(nèi)高校，查看檔案還需要各級領(lǐng)導(dǎo)的批示。檔案本身也是一種信息資源，僅僅保存在檔案館里是一種極大的資源浪費(fèi)。除此以外，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)一直都是老大難問題。
三、提升高校檔案管理質(zhì)量的措施
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視
檔案管理部門一直是學(xué)校的一個(gè)獨(dú)立部門，但是檔案管理也長期不受重視，被認(rèn)為是可有可無的部門。一方面檔案管理長期處于管理而不利用的境地，自然不受重視；另一方面檔案管理被認(rèn)為是沒有什么技術(shù)含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。這種局面主要是由于一些領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向?qū)W校闡述檔案管理的重要性，爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，服務(wù)學(xué)校管理，并將檔案管理設(shè)定為日常的工作項(xiàng)目。
（二）完善管理的規(guī)章制度
任何工作都需要完善的規(guī)章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過完善規(guī)章制度，嚴(yán)格工作流程，保證檔案管理的規(guī)范化、正規(guī)化和標(biāo)準(zhǔn)化。學(xué)校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒有嚴(yán)格的流程，也沒有規(guī)章制度，導(dǎo)致一些資料存檔出現(xiàn)問題。因此，今后要加強(qiáng)檔案管理部門規(guī)章制度的完善，嚴(yán)格要求工作流程?？梢耘c學(xué)校的其他部門進(jìn)行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實(shí)施中進(jìn)行完善，廣泛聽取各部門的意見，保證檔案管理順利進(jìn)行的同時(shí)能夠服務(wù)其他部門。規(guī)章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進(jìn)逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見之上進(jìn)行完善。
（三）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領(lǐng)導(dǎo)安排，而且很少對工作人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出要求。由于部門沒有激勵(lì)機(jī)制，員工得不到升遷機(jī)會，很少有員工主動提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。因此，一方面盡快完善部門的激勵(lì)機(jī)制，另一方面采取措施提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前提高業(yè)務(wù)素質(zhì)主要有兩個(gè)措施，一是對員工進(jìn)行培訓(xùn)，立竿見影；二是提高選拔要求，引進(jìn)具有專業(yè)技能的人員，提高部門的管理水平。尤其是現(xiàn)在檔案管理越來越信息化和網(wǎng)絡(luò)化，引進(jìn)具有專業(yè)技術(shù)的人才成為必然選擇。通過這些措施，努力打造一支業(yè)務(wù)精良，具有專業(yè)技能的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。
（四）提高檔案管理的系統(tǒng)設(shè)置和技術(shù)手段
高校檔案資源要實(shí)現(xiàn)信息化管理，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。這就要求必須使用計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，而網(wǎng)絡(luò)化是計(jì)算機(jī)管理檔案信息的必由之路。現(xiàn)在高校都普遍配備了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，但大多數(shù)高校是采取單一的微機(jī)進(jìn)行檔案目錄管理，至多著錄一些檔案的摘要、主題詞等，不同學(xué)校各自編制了一些應(yīng)用軟件，這就造成了一些不容忽視的問題。許多學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)僅僅用來打印卡片目錄、案卷目錄和日常文件等；有些管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫只能供檔案管理人員使用，對于用戶來說仍需工作人員來檢索，這與手工檢索并無區(qū)別；許多高校由于處理的信息量過大，只能針對卷內(nèi)目錄、案卷目錄來管理，這就限制了計(jì)算機(jī)的使用。我們要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快由實(shí)體檔案管理到電子檔案管理的過渡。應(yīng)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，為利用者提供遠(yuǎn)程服務(wù)。寬帶互聯(lián)網(wǎng)的開通，使我們在吸納信息的時(shí)空上產(chǎn)生了重大變革，表現(xiàn)出強(qiáng)大的優(yōu)勢。聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)的文檔一體化，為拓寬利用渠道提供了廣闊的空間。檔案部門可將電子文件加工、整理，轉(zhuǎn)化為電子檔案，使利用者可以在不同的區(qū)間享受到優(yōu)質(zhì)、便捷的信息服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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第6篇：檔案管理實(shí)訓(xùn)總結(jié)范文
關(guān)鍵詞：教務(wù)管理；信息化檔案；規(guī)范化
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的手工檔案已逐漸被信息化檔案所替代，其管理的方式方法也同樣出現(xiàn)了信息化趨勢，在檔案的收集與整理，包括使用方面都越來越表現(xiàn)出自動化、網(wǎng)絡(luò)化與實(shí)時(shí)性等特征。這不僅減輕了相關(guān)管理人員日常的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)使得檔案在查詢與共享上也變得十分簡單與便捷。教務(wù)管理工作是保證學(xué)校教育教學(xué)機(jī)制正常合理運(yùn)行的樞紐，教務(wù)檔案則為學(xué)校的教育教學(xué)在資料查證參考、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析及管理控制決策方面提供了重要且真實(shí)的數(shù)據(jù)資料，同時(shí)也為教學(xué)評估分析提供真實(shí)的數(shù)據(jù)支撐與評價(jià)依據(jù)。隨著近年來高職教育的不斷開展，其辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，教學(xué)模式也得以不斷豐富與更新，其教務(wù)信息檔案也變得越來越重要。它從客觀層面上反映了一個(gè)學(xué)校的整體教學(xué)管理水平，規(guī)范化的教務(wù)信息檔案管理將為學(xué)校更好地開展教學(xué)提供基本保障。
一、教務(wù)檔案管理工作中存在的問題
教務(wù)信息檔案是學(xué)校教育教學(xué)中一種特殊的工作資源。它不單提供數(shù)據(jù)資料的查證，還可以為學(xué)校在管理決策上提供重要的數(shù)據(jù)分析與數(shù)據(jù)支撐。因此它是學(xué)校發(fā)展的一項(xiàng)重要的數(shù)據(jù)資源。但目前在教務(wù)信息檔案管理工作中仍然存在一些檔案管理的共性問題以及信息化管理所帶來的特殊問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
（一）部分教務(wù)管理人員檔案管理意識不強(qiáng)
目前，部分學(xué)校的教務(wù)管理部門，尤其是學(xué)校內(nèi)部的各個(gè)教學(xué)部門在教務(wù)管理工作中并沒有安排或設(shè)立專門的教務(wù)檔案管理人員。一般由教務(wù)管理人員來對相應(yīng)的教學(xué)教務(wù)檔案進(jìn)行管理，而這些管理人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理相關(guān)知識培訓(xùn)，或因教務(wù)教學(xué)管理工作所累，檔案管理意識不強(qiáng)，沒有更多的精力去面對繁雜的檔案管理工作，從而造成了檔案歸檔不及時(shí)、檔案管理不規(guī)范、檔案遺失等問題。
（二）檔案管理規(guī)范及分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
教務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)學(xué)校在教育教學(xué)內(nèi)容和形式對其所產(chǎn)生的歸檔件進(jìn)行相應(yīng)的分類，并對歸檔的形式進(jìn)行統(tǒng)一。但目前仍然存在檔案整理沒有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和存檔形式，大多是按照各個(gè)教務(wù)管理人員平時(shí)的工作習(xí)慣對檔案進(jìn)行存檔歸類，從而造成了在檔案收集和數(shù)據(jù)調(diào)用的時(shí)候出現(xiàn)資料數(shù)據(jù)查詢困難或有重復(fù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生，使得檔案的整體利用價(jià)值下降，同時(shí)降低了工作效率。
（三）信息化檔案管理人員專業(yè)能力不高
隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案信息化被越來越多地運(yùn)用到教務(wù)檔案管理工作中。但在教務(wù)檔案信息化管理方面，由于大部分教務(wù)教學(xué)部門很難找到信息化管理能力和教務(wù)管理能力同時(shí)都能夠達(dá)到要求的工作人員，而又沒有足夠的人手和精力去對工作進(jìn)行分解，從而在信息化檔案管理操作能力、信息化系統(tǒng)使用及維護(hù)能力、信息化檔案安全保障等方面產(chǎn)生諸多問題。
（四）檔案信息化管理工作還需進(jìn)一步規(guī)范
檔案管理工作在部分學(xué)校已經(jīng)有一套基本的管理規(guī)范，但隨著信息化檔案運(yùn)用越來越普及，對其信息化的管理從工作流程到具體工作內(nèi)容仍然需要進(jìn)一步完善，如信息化檔案的存檔與提交，通過什么載體對信息化檔案進(jìn)行共享與，信息化檔案如何與紙質(zhì)檔案進(jìn)行相對統(tǒng)一管理等方面都需要設(shè)立相應(yīng)的管理流程及規(guī)范。
二、規(guī)范教務(wù)信息化檔案的構(gòu)成與分類
高職教務(wù)管理信息化檔案是學(xué)校在各級教學(xué)及管理實(shí)踐活動中所形成并具有一定價(jià)值的文字、表格、圖表、圖像、影音視頻等相關(guān)電子檔案；隨著電子信息化的飛速發(fā)展，其文件類型也在逐漸增多，但無論其如何增加，教務(wù)信息檔案仍然應(yīng)該按照教務(wù)檔案管理的規(guī)范進(jìn)行相應(yīng)的分類，以方便將來對這些檔案進(jìn)行查找與分析。
（一）教務(wù)檔案的分類
關(guān)于教務(wù)檔案如何分類，不同的院?？赡軙鶕?jù)不同院校的教學(xué)特點(diǎn)以及教務(wù)管理人員平時(shí)的工作習(xí)慣進(jìn)行不同的劃分。筆者認(rèn)為，從教務(wù)教學(xué)管理的日常工作內(nèi)容和工作性質(zhì)上來看，教務(wù)管理檔案主要分成教務(wù)行政職能管理檔案、教學(xué)管理檔案及學(xué)生學(xué)籍檔案三大部分，確定這三大類檔案后再根據(jù)各院校不同特點(diǎn)進(jìn)行相對細(xì)化。
1.教務(wù)行政職能管理檔案
此類檔案主要應(yīng)包含國家相關(guān)的法律法規(guī)、管理?xiàng)l例、政策及實(shí)施細(xì)則等相關(guān)規(guī)定，學(xué)校及各院系有關(guān)教務(wù)教學(xué)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度及實(shí)施細(xì)則，學(xué)校及各院系教務(wù)及教學(xué)管理相關(guān)工作人員的相關(guān)檔案等。
2.教學(xué)管理相關(guān)檔案
此類檔案主要應(yīng)包含各專業(yè)的專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)相關(guān)文件資料，各類課程開課及課程安排相關(guān)信息，教學(xué)實(shí)施與教學(xué)過程控制相關(guān)內(nèi)容與信息，教學(xué)研討、專業(yè)人才培養(yǎng)方案制定規(guī)劃相關(guān)記錄，各類考試安排與考務(wù)管理相關(guān)表格文檔，各類學(xué)生競賽文件、照片、視頻等相關(guān)資料，教學(xué)質(zhì)量情況調(diào)查統(tǒng)計(jì)及教學(xué)設(shè)施設(shè)備的采購與管理等相關(guān)材料檔案。專業(yè)建設(shè)方面，相關(guān)檔案資料可細(xì)分為重點(diǎn)專業(yè)建設(shè)與普通專業(yè)建設(shè)相關(guān)材料、專業(yè)建設(shè)調(diào)查報(bào)告與專業(yè)建設(shè)相關(guān)規(guī)劃以及各專業(yè)的人才培養(yǎng)模式及計(jì)劃進(jìn)程等?？荚嚬芾矸矫?，相關(guān)檔案資料可細(xì)分為各類課程考試安排及考務(wù)管理相關(guān)表格、考試試卷及各類考核成績檔案，學(xué)生參與各類職業(yè)資格證書考試、英語、計(jì)算機(jī)等國家級考試相關(guān)信息表格等相關(guān)檔案。課程建設(shè)方面，相關(guān)檔案資料則可細(xì)分為精品課程、公共課程、專業(yè)課程建設(shè)相關(guān)文檔表格資料等。課程建設(shè)方面檔案包含的種類較多，其存檔形式應(yīng)以課程為單位分別包含了課程教材建設(shè)材料，課程師資（包含教師的個(gè)人相關(guān)資料）及教學(xué)團(tuán)隊(duì)相關(guān)材料，課程相關(guān)教學(xué)文件、課程標(biāo)準(zhǔn)、授課計(jì)劃、教案、課程演示文稿總結(jié)等相關(guān)材料，學(xué)生的實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)作業(yè)及相關(guān)照片、視頻，同時(shí)還應(yīng)包含實(shí)踐課程等相關(guān)信息資料檔案。
3.學(xué)生學(xué)籍信息檔案
此類檔案主要應(yīng)包含學(xué)校及各專業(yè)每學(xué)年的新生錄取情況報(bào)表，學(xué)生相關(guān)電子照片、身份證復(fù)印件或掃描件，各專業(yè)班級情況表，每學(xué)期學(xué)生注冊登記及學(xué)籍異動情況表，每學(xué)年畢業(yè)生情況信息表等相關(guān)信息檔案。
（二）高職院校教務(wù)檔案分類
隨著高職院校的不斷發(fā)展，在原有的理論教學(xué)基礎(chǔ)上，高職教育越來越注重學(xué)生的動手操作能力與實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)及創(chuàng)新能力，實(shí)踐教學(xué)、頂崗實(shí)習(xí)越來越多地融入到高職教學(xué)范疇中來。教務(wù)檔案管理本身就涉及學(xué)校在教育教學(xué)中的方方面面，是一個(gè)復(fù)雜的管理過程。若在原有的教務(wù)檔案管理分類的基礎(chǔ)上對這類檔案進(jìn)行規(guī)整的話，不但增加了檔案規(guī)整的復(fù)雜性，容易產(chǎn)生錯(cuò)誤，同時(shí)在檔案整理與查詢方面也增加了不小的難度。筆者認(rèn)為，在高職教務(wù)檔案管理分類上，應(yīng)在原有的教務(wù)檔案分類基礎(chǔ)上再增加一項(xiàng)“校企合作與實(shí)踐實(shí)習(xí)”信息檔案類別，從而能夠更好的對高職教育在校企合作及實(shí)踐實(shí)習(xí)方面的教學(xué)檔案進(jìn)行整體的分類管理。這其中可包含校企合作相關(guān)規(guī)章及協(xié)議、校企合作“訂單班”人才培養(yǎng)方案模式與計(jì)劃、企業(yè)專家講座教學(xué)、企業(yè)實(shí)踐教學(xué)、學(xué)生頂崗實(shí)踐實(shí)習(xí)及企業(yè)專家信息資料等相關(guān)信息檔案。
三、教務(wù)信息化檔案管理的規(guī)范性
高職教務(wù)信息檔案不但涉及到學(xué)校日常教學(xué)中方方面面的信息，同時(shí)在校企合作、學(xué)生實(shí)習(xí)實(shí)踐等方面也會產(chǎn)生大量的信息檔案，因此在管理方面一定要采取必要的規(guī)范化措施以保障檔案管理工作能夠有條不紊的進(jìn)行。
（一）規(guī)范信息化檔案的類型
教務(wù)檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，必須保證真實(shí)性，然而隨著信息化水平不斷提升，其文件載體與文件類型也多種多樣，這在一定程度上影響了教務(wù)信息檔案的統(tǒng)一性，對檔案的收集與整理也造成了很大的困擾，同時(shí)也增加了檔案的數(shù)據(jù)分析難度。因此，在教務(wù)信息檔案管理過程中，必須要嚴(yán)格規(guī)范其文件存儲類型和操作載體，以保證信息檔案文件的統(tǒng)一性。
（二）規(guī)范信息化檔案的文件命名格式
規(guī)范信息檔案的文件命名格式，主要是為了方便檔案有效的歸類與查找，同時(shí)可以有效地避免檔案的重復(fù)存儲造成的數(shù)據(jù)冗余。
（三）規(guī)范信息化檔案管理的操作流程
任何的管理模式都必須要有一套規(guī)范性的操作流程，在當(dāng)前信息化的條件下，檔案的收集整理與檢索統(tǒng)計(jì)等工作，都可以利用自動化的信息技術(shù)來高效完成。這大大提高了檔案管理人員的工作效率，從而能夠最大限度地發(fā)揮信息技術(shù)的效能。
四、教務(wù)信息化檔案管理的安全策略
當(dāng)前，是信息爆炸的年代，信息載體隨處可見，這也給教務(wù)檔案管理工作帶來了變革，使得其信息的查詢與共享沒有了時(shí)間與空間的概念。由于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境復(fù)雜，部分教務(wù)檔案管理人員的安全意識不足，且教務(wù)檔案有其一定的隱私性，因此，加強(qiáng)教務(wù)信息檔案管理的安全意識變得尤為重要。
（一）加強(qiáng)教務(wù)檔案管理人員的安全意識培訓(xùn)
通過多種渠道和方法對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)及能力培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)應(yīng)用及軟件操作能力，同時(shí)也要增強(qiáng)其安全防范意識。如不要將各種管理檔案存放在公共的網(wǎng)絡(luò)平臺上，每一臺服務(wù)器、計(jì)算機(jī)要確定其安全保障范圍，服務(wù)器和計(jì)算機(jī)要有專人進(jìn)行管理并設(shè)置相應(yīng)的安全口令。
（二）從技術(shù)上完善安全防范措施
在教務(wù)信息檔案系統(tǒng)中，設(shè)定專屬的用戶賬戶、權(quán)限及口令，規(guī)定和限制訪問用戶的合法性及操作權(quán)限。由專人通過定時(shí)備份和及時(shí)備份等相關(guān)手段，保存好教務(wù)信息檔案相關(guān)數(shù)據(jù)，確保檔案信息在遺失或系統(tǒng)癱瘓后能夠以最快的速度恢復(fù)。教務(wù)檔案管理的最終目的是更好地為學(xué)校的教育教學(xué)提供服務(wù)。在完善教務(wù)信息化檔案管理工作的同時(shí)，我們還應(yīng)該強(qiáng)化教務(wù)檔案管理人員的管理意識，加強(qiáng)其檔案管理的業(yè)務(wù)能力，強(qiáng)化管理流程和管理規(guī)范，從而使得教務(wù)檔案管理工作能夠更加規(guī)范、有效且順利地開展。總之，教務(wù)檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)，而教務(wù)信息化檔案只是教務(wù)檔案中的一部分。檔案的信息化管理只是為檔案管理工作所提供的一種工具，并不是檔案管理的全部，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案具有明顯的原始性、真實(shí)性和權(quán)威性，這是信息化檔案所無法替代的，如“學(xué)生相關(guān)信息”、“校企合作協(xié)議”和“相關(guān)的審批材料”等。因此，我們在對教務(wù)信息化檔案進(jìn)行規(guī)范管理的同時(shí)，一定要堅(jiān)持重視紙質(zhì)材料檔案的存檔與管理，并要做好兩者之間的相對統(tǒng)一，以免在檔案查找、利用、檢查與評估的過程中出現(xiàn)材料缺失等相關(guān)問題。高職院校的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高必然會對高職院校的教務(wù)檔案管理工作提出更高的要求。我們一定要充分利用現(xiàn)代化的資源和方法，科學(xué)有效地管理好教務(wù)檔案，使其能夠在學(xué)校今后的發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。
作者:王田榮 單位:南京城市職業(yè)學(xué)院
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第7篇：檔案管理實(shí)訓(xùn)總結(jié)范文
高校教研室在從事教學(xué)、管理、科研等各種活動中，會產(chǎn)生大量的歸檔材料，隨著目前計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，大部分的歸檔材料以電子文檔的格式出現(xiàn)，特別是一些新設(shè)立的學(xué)院或?qū)W校，在發(fā)展教研室建設(shè)的同時(shí)，往往在資料整理以及檔案收集工作上略顯滯后，因此造成文件管理不規(guī)范、資料查閱困難等現(xiàn)象。從高校各個(gè)教研室的角度看，教研室的檔案管理工作也是教研室建設(shè)不容忽視的一部分，目前，教研室檔案管理主要還是采用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文檔為主的管理模式。
二、教研室檔案管理現(xiàn)狀
教研室的檔案通常分類為幾個(gè)大類，如教學(xué)資料、教務(wù)資料、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)、學(xué)科活動等資料，每一大類資料中，又存在很多細(xì)類，并且資料繁多。若在教研室專業(yè)較多的情況下，每一個(gè)專業(yè)均應(yīng)設(shè)置一套檔案管理。繁多的文件，讓每一次整理和更新都需要投入不少的人力、物力。針對這一現(xiàn)狀，為了提倡低碳節(jié)約、節(jié)能降耗，對教研室檔案的管理，初步提出了采用電子檔案庫的管理方式。
三、電子檔案庫的構(gòu)建
面對數(shù)量大、類別多的文件，可以對文件進(jìn)行模塊化分類，建立模塊內(nèi)部文件之間的上下層關(guān)系，通過一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對各類及各層文件的簡易直接的查詢和編輯。
1.文件類別的模塊化。結(jié)合教學(xué)管理的要求及教研室實(shí)際工作的需要，對教研室管理工作中產(chǎn)生的文件類型進(jìn)行分析并歸類，形成三級歸類層次。第一、二級采用橫向（即按性質(zhì)歸類）分類，實(shí)例如圖1。第三級采用縱向（即按時(shí)間歸類）分類，實(shí)例如教學(xué)資料某某專業(yè)教學(xué)日歷，教學(xué)日歷則為第三層次，里面所有內(nèi)容為按時(shí)間序列進(jìn)行歸類，如圖2。
2.編寫電子檔案檢索目錄。根據(jù)模塊化后的文件結(jié)構(gòu)層次及各層次內(nèi)部文件的結(jié)構(gòu)關(guān)系，采用Excel編制電子檔案檢索目錄。實(shí)例如教師考核這部分內(nèi)容，劃定為C板塊，如下表。
某某教研室電子檔案檢索目錄
3.電子文檔庫的建立。根據(jù)電子檔案檢索目錄，建立電子文檔庫。電子文檔庫的構(gòu)建實(shí)質(zhì)就是新建各文件管理模塊的文件夾。通過文件夾的層次關(guān)系來反映各類文件的層次關(guān)系。建立各層次文件夾后，可將相應(yīng)類別的文件放入，完成文檔庫的構(gòu)建。
4.電子檔案檢索關(guān)系的建立。電子檔案檢索關(guān)系的建立是通過超鏈接技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的。對編寫好的電子檔案檢索目錄中各模塊與電子檔案庫里的實(shí)際模塊進(jìn)行超鏈接關(guān)系的設(shè)置。例如，在教師考核部分，就可以設(shè)置三級文檔目錄，如上表。每一層次均采用超鏈接的方式，使檔案使用方便快捷，準(zhǔn)確及時(shí)定位。
四、電子檔案庫的日常維護(hù)
電子檔案庫的主要管理維護(hù)者是教學(xué)部門的教務(wù)員和教研室相關(guān)負(fù)責(zé)人。各類資料會不斷更新或增加，為了便于多人同時(shí)使用和維護(hù)，結(jié)合實(shí)際使用經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)提出幾個(gè)日常管理和維護(hù)電子檔案庫的手段。
1.專用化U盤管理模式。該管理模式的實(shí)質(zhì)是設(shè)置專用于電子檔案庫的U盤。將檔案庫放于U盤中，由使用者在使用時(shí)直接在U盤上進(jìn)行操作。此種管理模式可用于對于需要保密的文件較多的電子檔案庫管理。
2.網(wǎng)絡(luò)化管理模式。網(wǎng)絡(luò)化管理模式有兩類，一類是局域網(wǎng)共享管理模式，另一類是互聯(lián)網(wǎng)共享管理模式。（1）局域網(wǎng)共享管理模式。該模式主要用于不便連接外部網(wǎng)絡(luò)的部門和機(jī)構(gòu)采用。將電子文檔庫進(jìn)行局域網(wǎng)共享設(shè)置，局域網(wǎng)內(nèi)部成員可通過在共享文件中下載電子文檔庫進(jìn)行管理和維護(hù)。此種模式管理較為繁瑣，當(dāng)有若干人員對電子文檔庫進(jìn)行管理的時(shí)候，不便于查看電子文檔庫其他人的歷史操作記錄，檔案庫的日常管理沒有可追溯性。（2）互聯(lián)網(wǎng)共享管理模式。該模式主要用于電子文檔庫不具有強(qiáng)制保密性的文檔管理規(guī)定的條件下。此管理模式需要借助一些網(wǎng)絡(luò)存儲軟件進(jìn)行日常管理和維護(hù)。經(jīng)過一段時(shí)間的管理實(shí)踐探索和存儲軟件的試用和比較得出，采用云存儲對電子文檔庫進(jìn)行管理具有良好的可操作性、可追溯性和管理時(shí)間地點(diǎn)的靈活性?？刹僮餍泽w現(xiàn)在管理者通過云存儲的客戶端，可以直接對網(wǎng)盤中的電子檔案庫進(jìn)行編制和管理；可追溯性體現(xiàn)在對檔案的歷史操作會有完整的記錄，可以方便多個(gè)管理者查看其他管理者的操作記錄，從而有效防止文件的重復(fù)管理；靈活性體現(xiàn)在凡是具有互聯(lián)網(wǎng)的地方，在任何時(shí)間和地點(diǎn)均可進(jìn)行電子檔案庫的管理與維護(hù)。
第8篇：檔案管理實(shí)訓(xùn)總結(jié)范文
一、全省教學(xué)管理情況
（一）整體情況大部分縣級農(nóng)廣校能夠合理安排授課計(jì)劃，任課教師做好教學(xué)輔導(dǎo)，編寫教案、制作教學(xué)輔導(dǎo)課件，班主任盡最大可能組織學(xué)員參加學(xué)習(xí)，保證到課率，按照省校要求做好考試考務(wù)工作，將主要教學(xué)環(huán)節(jié)采取留文字、留視頻、留照片等形式豐富教學(xué)檔案，學(xué)籍管理基本規(guī)范，錄取、畢業(yè)、學(xué)籍異動記錄完整。
（二）值得推廣的經(jīng)驗(yàn)1.雙班主任制教學(xué)班多方管理，實(shí)行雙班主任制，有效確保教學(xué)輔導(dǎo)工作的順利開展，保證學(xué)員到課率。（1）平泉市農(nóng)廣校銜接中專的各個(gè)教學(xué)班都安排了雙班主任，1名是為農(nóng)廣校專職教師，1名為村兩委班子成員，負(fù)責(zé)教學(xué)班的組織與管理。（2）豐南農(nóng)廣校對特色中專班實(shí)行“雙班主任制”管理，即學(xué)校安排一名班主任，鄉(xiāng)鎮(zhèn)或企業(yè)安排一名班主任共同進(jìn)行管理。從而保證了面授輔導(dǎo)落到實(shí)處。（3）安新縣農(nóng)廣校農(nóng)村干部中專班實(shí)行雙班主任制，農(nóng)廣校教師和鄉(xiāng)鎮(zhèn)組織委員擔(dān)任班主任，由鎮(zhèn)組織部門負(fù)責(zé)組織學(xué)員，農(nóng)廣校負(fù)責(zé)教學(xué)管理，學(xué)生到課率和學(xué)習(xí)積極性高，教學(xué)效果好。（4）藁城農(nóng)廣校實(shí)行三人管理制，即農(nóng)廣校兩名教師負(fù)責(zé)教學(xué)班管理，聘一名課外實(shí)習(xí)實(shí)踐指導(dǎo)員，班主任不定期組織開展教學(xué)調(diào)研活動，增強(qiáng)學(xué)員學(xué)習(xí)凝聚力，提升教學(xué)預(yù)期效果。通過統(tǒng)計(jì)和調(diào)查，學(xué)員到課率達(dá)到了85%以上，學(xué)員對教學(xué)滿意率達(dá)到95%以上。2.科學(xué)有效的教學(xué)模式（1）廊坊市農(nóng)廣校注重課前準(zhǔn)備、授課、課后等各教學(xué)環(huán)節(jié)的管理。課前準(zhǔn)備。對教師提出“五備”的明確要求：備教材、備教學(xué)目標(biāo)、備時(shí)間、備授課方式方法、備學(xué)生，教學(xué)質(zhì)量得到了有效保障。有效授課。一是嚴(yán)格組織到課率，二是有效講授、有效互動，在有限的教學(xué)單元時(shí)間內(nèi)完成課程目標(biāo)。永清縣校的做法很有借鑒意義。每次開班前都要大造宣傳聲勢，形成良好的學(xué)習(xí)氛圍；每次上課都要簽到，課中要錄像和拍照。另外，每個(gè)班都建立了班級微信群，確實(shí)做到了整個(gè)教學(xué)過程可查可視。事后評價(jià)。一是收集各種有效信息，包括教師的自我評價(jià)，上課學(xué)員的反饋，教學(xué)組織者的反映等，二是將學(xué)校形成的正式評價(jià)意見以書面或口頭形式傳達(dá)給授課教師，以利其改進(jìn)提高，形成良性機(jī)制。（2）藁城區(qū)農(nóng)廣校結(jié)合農(nóng)藥經(jīng)營人員專項(xiàng)培訓(xùn)，制定詳細(xì)的實(shí)施性教學(xué)計(jì)劃，做到四統(tǒng)一，即案設(shè)置、材、學(xué)指導(dǎo)、統(tǒng)一考試考核?？茖W(xué)組織基礎(chǔ)知識、專業(yè)技術(shù)教學(xué)及實(shí)踐教學(xué)等各項(xiàng)教育、教學(xué)活動。根據(jù)專業(yè)特點(diǎn)，增加了進(jìn)銷貨查驗(yàn)和可追溯管理、農(nóng)藥安全使用模擬實(shí)訓(xùn)—無人機(jī)植保應(yīng)用現(xiàn)場教學(xué)等內(nèi)容，使理論和實(shí)踐相結(jié)合，便于學(xué)生接受。（3）平泉市農(nóng)廣校在教學(xué)班中成立了班級組織和學(xué)習(xí)小組。學(xué)員按照學(xué)校創(chuàng)新的“635225式”辦學(xué)形式，即集中6天到縣城或是就近的專業(yè)合作社進(jìn)行大課堂學(xué)習(xí)，共享專家培訓(xùn)和互動交流，教師下沉到村35天的分段集中理論、實(shí)踐培訓(xùn)和跟蹤服務(wù)，學(xué)員進(jìn)行225天的生產(chǎn)自學(xué)。
二、農(nóng)廣校教學(xué)管理新模式探索
教學(xué)管理是中等職業(yè)教育的核心工作，人才培養(yǎng)質(zhì)量是學(xué)校的生命線。加強(qiáng)教學(xué)工作，規(guī)范教學(xué)過程是提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的關(guān)鍵措施和有效途徑。因此，探索出一套適合農(nóng)廣校教學(xué)管理的新模式，有效提高學(xué)員的學(xué)習(xí)效果，是省農(nóng)廣校今后工作的重點(diǎn)。
（一）教學(xué)督導(dǎo)形成常規(guī)機(jī)制，推動中等職業(yè)教育長效發(fā)展。加強(qiáng)對市、縣各基層教學(xué)點(diǎn)的監(jiān)查督導(dǎo)，省校成立專門的教學(xué)督導(dǎo)組，定期對全省各市、縣基層教學(xué)點(diǎn)、教學(xué)班進(jìn)行全面普查。采取聽匯報(bào)、看設(shè)施、問問題、查檔案、提建議、促規(guī)范的辦法，對各基層教學(xué)點(diǎn)實(shí)施教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行、教學(xué)點(diǎn)管理、課堂教學(xué)管理、實(shí)踐教學(xué)管理、學(xué)生出勤管理、考核與成績管理、文書檔案管理等進(jìn)行重點(diǎn)督查。同時(shí)通過與學(xué)生座談，和任課教師座談，與班主任座談，掌握學(xué)生對所學(xué)知識的接受情況，聽取學(xué)生的意見和建議，研討教學(xué)方法。在檢查過程中，及時(shí)總結(jié)推廣典型經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)教學(xué)和管理質(zhì)量的提高。建立一套完整有效、科學(xué)、規(guī)范、可操作性強(qiáng)的督導(dǎo)制度，切實(shí)有效地提高教學(xué)質(zhì)量和教師教學(xué)水平。教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控工作要做到經(jīng)?；⒅贫然涂茖W(xué)化，實(shí)事求是、公平公正、科學(xué)合理，做到整個(gè)督導(dǎo)過程在符合督導(dǎo)制度約束下的痕跡化管理。
（二）完善全省教學(xué)管理工作各教學(xué)環(huán)節(jié)的基本規(guī)范，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理。教學(xué)檔案工作在學(xué)校檔案工作中處于極為重要的位置，是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是反映學(xué)校教育發(fā)展與教育改革的重要依據(jù)。因此，要加強(qiáng)教學(xué)檔案工作，充分發(fā)揮其在學(xué)校教育管理、教學(xué)活動、教學(xué)研究等各項(xiàng)工作中的作用，提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，應(yīng)納入教學(xué)管理制度，納入各級管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。為了進(jìn)一步完善全省農(nóng)廣校系統(tǒng)教學(xué)檔案管理工作，省校將制定《教學(xué)檔案管理規(guī)定》，對各級校教學(xué)檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，包括教學(xué)檔案的內(nèi)容、歸檔流程、保管期限、檔案管理人員職責(zé)等，努力實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。
第9篇：檔案管理實(shí)訓(xùn)總結(jié)范文
關(guān)鍵詞 高職院校 文秘專業(yè) 課程建設(shè)
近幾年來，不少高職院校的文秘專業(yè)招生和就業(yè)出現(xiàn)兩難局面，甚至有的學(xué)校已經(jīng)停止了文秘專業(yè)的招生。是社會不再需要秘書人才了嗎？根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，秘書職業(yè)在人才需求榜上仍然在前十位。現(xiàn)實(shí)是一方面用人單位招不到合適的文秘人員，另一方面，文秘專業(yè)畢業(yè)生卻拿著文憑找不到合適的工作。究其原因在于，我們培養(yǎng)的畢業(yè)生不能滿足用人單位的需要，這其中很重要的一點(diǎn)就是，我們的文秘專業(yè)舊有的課程設(shè)置已經(jīng)越來越不適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，必須進(jìn)行改革。
1高職文秘專業(yè)課程設(shè)置現(xiàn)狀
高職文秘專業(yè)建設(shè)經(jīng)過近三十年的發(fā)展，取得了一些成績，但也存在一些基本問題亟待解決，其中課程設(shè)置問題比較突出。它直接關(guān)系到人才培養(yǎng)是否適應(yīng)市場需要，是否符合用人單位要求，畢業(yè)生能否順利就業(yè)。
任何教育的最終效果都取決于課程設(shè)計(jì)和實(shí)施過程，由于文秘專業(yè)課程設(shè)置不合理，實(shí)施效果不理想，使得畢業(yè)生與用人單位需求之間的距離加大。文秘專業(yè)課程設(shè)置存在的問題具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：
1.1課程設(shè)置不適應(yīng)社會發(fā)展
如今，各類中小微企業(yè)是接納我們高職文秘專業(yè)的畢業(yè)生主渠道。這些用人單位由于規(guī)模小，因此員工的分工不可能太細(xì)，往往是一個(gè)人需要能做幾個(gè)方面的事情。對于我們文秘專業(yè)畢業(yè)生而言，可能既需要懂文秘專業(yè)的相關(guān)知識，又要懂點(diǎn)財(cái)務(wù)稅務(wù)知識，還可能需要進(jìn)行檔案人事管理等等。在全球經(jīng)濟(jì)一體化和用人機(jī)制社會化的新形勢下，用人單位所需要的大多是“綜合秘書”，秘書人員不僅需要具備辦文辦事、熟練掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力，還要有較強(qiáng)的語言能力和社會活動能力，要搞接待、公關(guān)，還需要能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。然而當(dāng)前，我們很多高職學(xué)校文秘專業(yè)在課程設(shè)置上還是以傳統(tǒng)的培養(yǎng)行政秘書為主，只重視培養(yǎng)學(xué)生從事辦公室實(shí)務(wù)、檔案資料管理等事務(wù)性工作的技能，課程設(shè)置傳統(tǒng)化、專業(yè)化，不符合社會對復(fù)合型文秘人才需求的趨勢 。
1.2課程設(shè)置缺乏科學(xué)合理的論證
高職教育的主要任務(wù)是培養(yǎng)技能型應(yīng)用型人才，高職文秘專業(yè)學(xué)科內(nèi)容應(yīng)該隨著社會需求的變化而不斷發(fā)展變化。課程設(shè)置要按照文秘專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)，結(jié)合經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和人才市場需求的變化，及時(shí)有效地進(jìn)行調(diào)整。目前有的高職院校文秘專業(yè)有的課程設(shè)置與大學(xué)的漢語言文學(xué)專業(yè)差別不大，有的是大專與中專課程設(shè)置層次劃分不明顯，至今尚未形成科學(xué)合理、嚴(yán)密完整的課程體系。存在著有開設(shè)的課程相互之間不能有效銜接的現(xiàn)象，由于課程的設(shè)置沒有進(jìn)行科學(xué)的論證，文化課和專業(yè)課、專業(yè)課和專業(yè)基礎(chǔ)課不能形成完整的邏輯結(jié)構(gòu)體系，甚至相互脫節(jié)；還存在著盲目設(shè)置課程的現(xiàn)象；還有的高職院校由于受到辦學(xué)形式的制約，辦學(xué)過程中，往往還會隨意更改或設(shè)置課程。
1.3課程實(shí)訓(xùn)教學(xué)地位重視不夠
教育部關(guān)于高職院校教學(xué)要求明確提出“實(shí)踐教學(xué)課時(shí)一般應(yīng)占教學(xué)計(jì)劃總課時(shí)的50%左右，教學(xué)計(jì)劃中規(guī)定的實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)課的開出率在90%以上；每個(gè)專業(yè)必須在校內(nèi)擁有相應(yīng)的技能訓(xùn)練、模擬操作場所和穩(wěn)定的校外實(shí)習(xí)實(shí)踐活動基地。”職業(yè)院校必須重視實(shí)踐性教學(xué)環(huán)節(jié)，通過實(shí)訓(xùn)教學(xué)，促使學(xué)生將理論知識轉(zhuǎn)化為實(shí)際能力，在實(shí)訓(xùn)過程中加深對知識的理解和運(yùn)用。但有些高職院校學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對文秘專業(yè)重視不夠，缺乏專業(yè)實(shí)訓(xùn)教學(xué)設(shè)施，不能滿足實(shí)訓(xùn)教學(xué)需要，只能采取教室授課的形式，使實(shí)訓(xùn)教學(xué)無法有效進(jìn)行。如會務(wù)管理課程，要讓學(xué)生熟悉整個(gè)會議管理流程，就需要在會務(wù)實(shí)訓(xùn)室進(jìn)行現(xiàn)場教學(xué)，讓學(xué)生有切身體會，才能將學(xué)習(xí)到理論知識轉(zhuǎn)化為技能。
2我校文秘專業(yè)課程設(shè)置的改革嘗試
文秘專業(yè)作為我校曾經(jīng)的品牌專業(yè)，也曾招生火爆。但自2009年以后，由于經(jīng)濟(jì)和社會的飛速發(fā)展，我校文秘專業(yè)的生源日益萎縮，出現(xiàn)家長不想報(bào)，學(xué)生不愿報(bào)的局面，近幾年來文秘R笛生，大多數(shù)都沒有報(bào)文秘專業(yè)，而是從其他專業(yè)調(diào)劑過來的。
由于招生難，不少高職院校已經(jīng)停辦了文秘專業(yè)，我校的文秘專業(yè)該怎么辦？為此，我們進(jìn)行了廣泛的調(diào)研。
根據(jù)專業(yè)調(diào)研結(jié)果，我們確定文秘專業(yè)以服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展為宗旨，面向商業(yè)服務(wù)類企業(yè)，培養(yǎng)德智體美全面發(fā)展，具有良好的綜合素質(zhì)，掌握秘書的基本理論、方法和技術(shù)，能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，具有辦公室日常事務(wù)和商務(wù)事務(wù)處理能力，適應(yīng)現(xiàn)代中小微型企業(yè)需要的高素質(zhì)技術(shù)技能型勞動人才。確定我們的培養(yǎng)目標(biāo)是除了擁有較高的職業(yè)素養(yǎng)外，還應(yīng)該具備熟練的專項(xiàng)職業(yè)技能，包括日常商務(wù)事務(wù)處理、會務(wù)辦理、公文處理、公共關(guān)系管理等。
2.1以培養(yǎng)學(xué)生職業(yè)能力為主線，設(shè)置專業(yè)核心課程
課程設(shè)置是指學(xué)校選定的各類各種課程的設(shè)立和安排，主要包括有合理的課程結(jié)構(gòu)和課程內(nèi)容。課程設(shè)置必須符合培養(yǎng)目標(biāo)的要求，它是一定學(xué)校的培養(yǎng)目標(biāo)在一定學(xué)校課程計(jì)劃中的集中表現(xiàn)。
教育部要求職業(yè)院校要積極與行業(yè)合作開發(fā)課程，根據(jù)技術(shù)領(lǐng)域和職業(yè)崗位的要求，參照國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，改革課程體系和教學(xué)內(nèi)容。我們在課程設(shè)置過程中認(rèn)識到，專業(yè)的課程體系應(yīng)重視職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，拓展知識面，注重職業(yè)遷移性，促進(jìn)學(xué)生廣泛就業(yè)。確定以秘書職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，通過崗位分析，以工學(xué)結(jié)合課程開發(fā)理論為指導(dǎo)，按照高技能技術(shù)人才成長規(guī)律，努力實(shí)現(xiàn)培養(yǎng)目標(biāo)。
根據(jù)用人單位對秘書工作的要求，依據(jù)秘書技術(shù)領(lǐng)域和職業(yè)要求，按照秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我們深入企業(yè)、深入市場的調(diào)研活動得到的反饋，組織有關(guān)專家召開專業(yè)論證會，我們設(shè)置了秘書寫作、秘書禮儀、檔案管理、公關(guān)管理、日常辦公室事務(wù)處理、會務(wù)辦理、信息資料處理、會計(jì)基礎(chǔ)等八門課程為文秘專業(yè)核心課程。這些核心課程的教學(xué)目標(biāo)是使要求學(xué)生明確秘書人員的職責(zé)和素養(yǎng)以及秘書的社會活動和人際關(guān)系等，使學(xué)生熟悉秘書工作要求，能熟練地處理秘書工作。
2.2根據(jù)現(xiàn)代秘書職業(yè)要求，課程設(shè)置中增加選修課程比重
社會和企業(yè)要求文秘人員應(yīng)該是復(fù)合型人才，這就要求我們的文秘專業(yè)教育要走復(fù)合化的培養(yǎng)人才道路，要使我們的學(xué)生在學(xué)好自己的專業(yè)知識的同時(shí)，對其他相關(guān)專業(yè)知識也應(yīng)該有所涉及。開設(shè)選修課可以開闊學(xué)生的文化視野，加強(qiáng)學(xué)生的文化積淀。目前各高職院校課程體系中選修課的范圍和比例偏小，這在很大程度上束縛了學(xué)生的個(gè)性發(fā)展。因此，文秘專業(yè)應(yīng)在開設(shè)公共基礎(chǔ)課、專業(yè)基礎(chǔ)課和專業(yè)核心課等必修課的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步擴(kuò)大選修課的范圍，選修課的內(nèi)容可以涵蓋人文、社會、經(jīng)濟(jì)、管理等學(xué)科。我們開設(shè)的選修課分為專業(yè)選修課、拓展專業(yè)選修課和跨學(xué)科選修課。
我們還注重加強(qiáng)學(xué)生在選修課選擇上的引導(dǎo)。不少學(xué)校在進(jìn)行選修課設(shè)置的時(shí)候并沒有考慮到與必修課之間的聯(lián)系。學(xué)生對于選修課的選擇也沒有從自身知識體系的需要出發(fā)，只是單純地從個(gè)人興趣出發(fā)，所以選擇的結(jié)果可能對于自己的專業(yè)課學(xué)習(xí)沒有太大的幫助。因此，我們在設(shè)置選修課的同時(shí)，還引導(dǎo)學(xué)生從自身知識體系以及專業(yè)需要的角度出發(fā)進(jìn)行選擇，使學(xué)校的通識教育課程體系更加有利于學(xué)生專業(yè)水平及基本素養(yǎng)的提高。
2.3突出應(yīng)用型特點(diǎn)，合理設(shè)置實(shí)踐實(shí)訓(xùn)課程
要將秘書職業(yè)能力真正落到實(shí)處，合理設(shè)置實(shí)踐實(shí)訓(xùn)課程是相當(dāng)重要環(huán)節(jié)。我們對學(xué)生的實(shí)踐課程進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，精心設(shè)置課堂教學(xué)、校內(nèi)外實(shí)踐和社會實(shí)習(xí)等，使學(xué)生更好地獲得從事文秘職業(yè)所需的知識和技能。
建立系統(tǒng)、完整的專業(yè)主干課程的校內(nèi)課堂實(shí)訓(xùn)體系。在課堂實(shí)踐教學(xué)前制定切實(shí)可行的實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)手冊，教學(xué)計(jì)劃中明確實(shí)訓(xùn)課時(shí)的比例，實(shí)訓(xùn)課時(shí)在教師課表中體現(xiàn)出來。做好實(shí)訓(xùn)教學(xué)課堂記錄，教學(xué)管理部門定期檢查實(shí)訓(xùn)記錄。同時(shí)建立有效的實(shí)訓(xùn)考核方式，加大實(shí)訓(xùn)考核在課程考核中的比例。
設(shè)置校內(nèi)實(shí)訓(xùn)場所。在校內(nèi)機(jī)關(guān)處室設(shè)立辦公室助理，根據(jù)工作的需要配備相應(yīng)實(shí)習(xí)崗位人數(shù)，制定詳細(xì)的實(shí)習(xí)崗位職責(zé)和實(shí)習(xí)考核辦法及獎懲制度，并定期召開討論會議，交流總結(jié)實(shí)習(xí)工作，讓學(xué)生對自己今后要從事的文秘工作的職責(zé)、日常事務(wù)等有所接觸，養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣，畢業(yè)后能夠很快適應(yīng)投入到工作中去。現(xiàn)有辦會會展、計(jì)算機(jī)、速錄實(shí)訓(xùn)室共3個(gè)文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)室。同時(shí)，充分利用校內(nèi)相關(guān)實(shí)訓(xùn)場所作為文秘校內(nèi)實(shí)訓(xùn)基地，如校圖書館、校檔案室、校辦公室等進(jìn)行文獻(xiàn)檢索、檔案管理、辦公自動化、公文處理等課程實(shí)訓(xùn)。另外資源共享，利用校體育部形體訓(xùn)練中心、旅游學(xué)院形體房，進(jìn)行形象設(shè)計(jì)、職場禮儀等課程實(shí)訓(xùn)。
建立校外實(shí)訓(xùn)基地。確定了一批硬件條件好、人員素質(zhì)高、熱心教育事業(yè)的單位作為文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)基地，聘用一批既有較深厚的理論水平，又有S富的文秘工作經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心強(qiáng)、思想境界高的人員擔(dān)任實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師，建立文秘實(shí)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)組，召開文秘實(shí)習(xí)專門會議，明確文秘實(shí)習(xí)時(shí)間，審定文秘實(shí)習(xí)任務(wù)書、文秘實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師任務(wù)書、實(shí)訓(xùn)基地負(fù)責(zé)人責(zé)任書、實(shí)訓(xùn)基地帶隊(duì)教師任務(wù)書，確定各實(shí)訓(xùn)基地的實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師和實(shí)習(xí)人數(shù)以及各實(shí)訓(xùn)基地實(shí)習(xí)帶隊(duì)教師，確保校外實(shí)習(xí)真正出效果，而不是流于形式。
3結(jié)語
高職文秘專業(yè)的課程設(shè)置是一個(gè)不斷探索、不斷發(fā)展、不斷實(shí)踐的過程，我們在教育教學(xué)過程中，要始終堅(jiān)持更新觀念，緊跟社會發(fā)展、人才需求的步伐，以社會需求為導(dǎo)向，以提高學(xué)生職業(yè)能力為目標(biāo)，建立更加合理的、科學(xué)的的專業(yè)課程體系，才能培養(yǎng)出適應(yīng)社會需要的文秘專業(yè)人才。
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