企業(yè)招標(biāo)采購管理問題成因探究

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中國(guó)石油天然氣集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱中石油）作為大型央企在招標(biāo)采購工作中已經(jīng)建立了一套較為全面的招標(biāo)采購管理規(guī)范制度，推行集中采購和授權(quán)采購為基礎(chǔ)的三級(jí)管理模式。通過搭建綜合應(yīng)用功能電子平臺(tái)系統(tǒng)，逐步將采購工作轉(zhuǎn)向電子信息化辦公模式，有效提升管理效率和質(zhì)量，加強(qiáng)企業(yè)監(jiān)管力度。鑒于龐大的企業(yè)結(jié)構(gòu)，如何讓上層的管理構(gòu)架在企業(yè)基層得到延展落實(shí)是眾多大型企業(yè)的共同課題。國(guó)有企業(yè)結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性經(jīng)常使基層單位無法有效執(zhí)行上層政策，企業(yè)平臺(tái)優(yōu)勢(shì)也受到一定限制，這在采購工作中尤為突出。目前在招標(biāo)采購管理學(xué)術(shù)研究方面，國(guó)內(nèi)相關(guān)研究方向多專注于公司頂層設(shè)計(jì)，對(duì)于企業(yè)基層管理的調(diào)研相對(duì)缺乏。本文借用石川圖分析法，以中石油Y公司作為研究對(duì)象，試圖通過羅列管理過程中存在的各類問題，分析各因素間的關(guān)系找到問題的關(guān)鍵成因，使改進(jìn)招標(biāo)采購管理工作更加有的放矢，也為同行業(yè)起到一定借鑒作用。

一、研究方法

石川圖作為一種用于查找問題產(chǎn)生根本原因的管理方法，不以數(shù)值來表述并處理問題，而是通過整理問題與它的原因?qū)哟蝸順?biāo)明關(guān)系，因此可以很好地描述定性問題。本文以石川圖為框架，根據(jù)招標(biāo)采購工作性質(zhì)和質(zhì)量管理需求，引入全面質(zhì)量管理（TQM）生產(chǎn)過程要素人、機(jī)、法、環(huán)、測(cè)概念，對(duì)招標(biāo)采購管理展開五個(gè)層面的分析。分析材料主要來源于2019年至2021年中石油Y公司基層招標(biāo)管理專項(xiàng)調(diào)查整治活動(dòng)調(diào)研報(bào)告，組織基層單位集中培訓(xùn)所保存的崗位人員考試成績(jī)、問卷調(diào)查以及基層采購管理工作常見問題匯總報(bào)告等。

二、石川圖基層企業(yè)招標(biāo)采購管理分析

（一）招標(biāo)采購管理情況概述

為符合市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)，中石油推進(jìn)以《一級(jí)物資管理目錄》（簡(jiǎn)稱《一級(jí)目錄》）為界面實(shí)行兩級(jí)集中、三級(jí)采購、授權(quán)管理的采購管理模式。列入《一級(jí)目錄》物資的招標(biāo)工作由集團(tuán)物資裝備公司下設(shè)的招標(biāo)中心直接負(fù)責(zé)；目錄以外物資由Y公司專設(shè)的招標(biāo)中心組織執(zhí)行；非目錄臨時(shí)、應(yīng)急物資采購由Y公司授權(quán)其下屬分公司直接組織招標(biāo)采購工作（見圖1）。目前Y公司下設(shè)40家處級(jí)基層單位分布于全國(guó)各重點(diǎn)省市，涉及該級(jí)采購物資主要為非集采目錄中的配件、維修用料、工具、五金產(chǎn)品等，單筆采購金額相對(duì)較低、內(nèi)容零散。

（二）Y公司基層單位招標(biāo)管理問題分層分析

1．“法”的因素法（Method）執(zhí)行過程的方式。通過對(duì)基層覆蓋走訪考察發(fā)現(xiàn)，招標(biāo)執(zhí)行過程中存在大量問題。招標(biāo)文件存在通過對(duì)投標(biāo)人所屬地域、標(biāo)的物的具體性能、特定證書等條件屏蔽部分潛在投標(biāo)人，評(píng)標(biāo)條款設(shè)定不嚴(yán)謹(jǐn)、評(píng)判條件的可驗(yàn)證性和必要性不足、授標(biāo)原則不科學(xué)等情況。同時(shí)存在評(píng)標(biāo)委員會(huì)組建不規(guī)范、開標(biāo)泄露風(fēng)險(xiǎn)、評(píng)標(biāo)漏評(píng)、書寫錯(cuò)誤、核算錯(cuò)誤等一系列問題。招標(biāo)結(jié)果的執(zhí)行涉及未按照評(píng)標(biāo)結(jié)果進(jìn)行受標(biāo)、缺乏支持性說明文件、商務(wù)合同條款與投標(biāo)書不一致等問題。此外，還存在可不招標(biāo)項(xiàng)目申請(qǐng)理由合理性等問題。

2．“人”的因素人（Man）招標(biāo)采購執(zhí)行人員。通過對(duì)基層采購管理崗調(diào)研發(fā)現(xiàn)，多數(shù)崗位人員的法律基礎(chǔ)知識(shí)相對(duì)薄弱，相關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)應(yīng)用能力較低。專業(yè)知識(shí)方面，由于涉及采購物資種類繁雜，對(duì)相關(guān)專業(yè)性知識(shí)儲(chǔ)備要求極高，與基層人員素質(zhì)現(xiàn)狀不匹配。采購從業(yè)人員應(yīng)具備綜合統(tǒng)籌、溝通協(xié)調(diào)和電子信息應(yīng)用能力，但通過調(diào)研了解，基層采購人員相對(duì)缺乏獨(dú)立思考和解決問題的能力，電子化應(yīng)用水平低導(dǎo)致工作失誤、滯后，并普遍存在責(zé)任意識(shí)淡薄的問題，在微觀層面粗枝大葉，宏觀層面又拘泥眼前工作，缺乏大局視野。此外，采購崗位涉及各方利益，易滋生腐化土壤，項(xiàng)目執(zhí)行中的操作空間形成一定的潛在廉政風(fēng)險(xiǎn)。

3．“機(jī)”的因素機(jī)（Machine）在新時(shí)期招標(biāo)采購管理工作中關(guān)聯(lián)為電子信息采購管理平臺(tái)。中石油自2000年啟動(dòng)電子信息平臺(tái)建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)物資采購信息平臺(tái)、ERP、MDM、合同管理等平臺(tái)的集成。然而系統(tǒng)化應(yīng)用延伸至基層業(yè)務(wù)操作還面臨很多困難與挑戰(zhàn)。目前電子招標(biāo)僅覆蓋集團(tuán)一級(jí)物資和部分二級(jí)集采項(xiàng)目，基層采購由于權(quán)限、技術(shù)和采購成本等因素還只能以傳統(tǒng)線下形式進(jìn)行。目前基層單位實(shí)施電子招標(biāo)投標(biāo)全流程難度較大，可實(shí)現(xiàn)電子投標(biāo)的供應(yīng)商在客觀條件也受到一定限制，反而違背了招標(biāo)的公平原則。此外，電子招標(biāo)操作不可逆的設(shè)定容易造成由人為操作、流程錯(cuò)配或者系統(tǒng)BUG造成的流標(biāo)，制約了招標(biāo)投標(biāo)的效率。

4．“環(huán)”的因素環(huán)（Medium）在招標(biāo)采購管理工作中關(guān)聯(lián)為企業(yè)的結(jié)構(gòu)分布、企業(yè)內(nèi)部垂直層級(jí)間管理通道及基層單位間平行溝通管道的條件?；赮公司主營(yíng)業(yè)務(wù)性質(zhì)，其40家直屬基層單位覆蓋了全國(guó)重要省、市、縣，分散的地理布局形成公司針對(duì)基層監(jiān)督、管控、指導(dǎo)的天然屏障。一方面垂直層級(jí)溝通渠道受分散的地域隔離導(dǎo)致管理層直接接觸基層工作的機(jī)會(huì)受到時(shí)間、空間和精力上的限制。同時(shí)離散型的企業(yè)結(jié)構(gòu)也大幅度限制了平級(jí)單位間平行溝通交流的機(jī)會(huì)，一方面不利于采購信息流通，造成地域排斥效應(yīng)，也限制了平級(jí)單位直接相互學(xué)習(xí)提升管理水平的機(jī)會(huì)。

5．“測(cè)”的因素測(cè)（Measurement）在招標(biāo)采購管理工作中關(guān)聯(lián)為績(jī)效考核制度和專業(yè)人員教育培養(yǎng)機(jī)制。歷史遺留問題和企業(yè)文化背景使石油企業(yè)在人事制度改革方面步履維艱，無法為采購管理質(zhì)量提升提供動(dòng)力源。目前Y公司管理部門缺乏一套科學(xué)系統(tǒng)的采購質(zhì)量管理績(jī)效考核制度、人員素質(zhì)評(píng)估制度及有效的激勵(lì)機(jī)制。從人才培養(yǎng)管理機(jī)制看，招標(biāo)采購管理所需的復(fù)合型人才培養(yǎng)模式需要長(zhǎng)期的實(shí)踐與摸索，目前企業(yè)雖不缺乏人員培訓(xùn)意識(shí)，卻缺乏人才培養(yǎng)思維?；鶎优嘤?xùn)形式傳統(tǒng)單一，主要通過集中培訓(xùn)、會(huì)議、文件學(xué)習(xí)等方式進(jìn)行。培訓(xùn)內(nèi)容零散，質(zhì)量參差且缺乏連貫性，無法實(shí)現(xiàn)管理提升目標(biāo)。

（三）繪制石川圖針對(duì)以上五個(gè)層面的梳理與分析，總結(jié)并繪制出Y公司基層單位招標(biāo)采購管理問題因素的石川圖，如圖2所示。

三、結(jié)論

通過分層剖析Y企業(yè)基層單位招標(biāo)采購管理問題中呈現(xiàn)的重點(diǎn)因素,以圖像形式對(duì)復(fù)雜問題進(jìn)行條理性地歸納和總結(jié)。“法”和“人”層面出現(xiàn)的問題相對(duì)集中，是影響招標(biāo)采購管理質(zhì)量的關(guān)鍵因素；而“機(jī)”“環(huán)”“測(cè)”在不同層面上反映了影響管理質(zhì)量的次要因素。梳理層級(jí)之間的關(guān)系發(fā)現(xiàn)，不同層面出現(xiàn)的問題并非獨(dú)立存在，而是相互制約甚至存在一定的因果聯(lián)系?！胺ā睂用嬷庇^地展示了招標(biāo)采購管理工作中現(xiàn)存的突出問題，而“人”“環(huán)”“機(jī)”“測(cè)”則從不同層面展此外，充分發(fā)揮律師事務(wù)所的專業(yè)和資源優(yōu)勢(shì)，不斷提升工作價(jià)值。經(jīng)協(xié)調(diào)本期合作律師事務(wù)所免費(fèi)為員工提供法律援助服務(wù)，為員工排憂解難，獲得了公司上下的一致稱贊。

四、引申思考

本項(xiàng)目屬于中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)公司下發(fā)的二級(jí)集采目錄下的法律事務(wù)服務(wù)產(chǎn)品，其既有如勘察、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等服務(wù)類產(chǎn)品通用采購要素，又有其獨(dú)有的特點(diǎn)?，F(xiàn)從以下三方面淺談如何采購到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的法律事務(wù)服務(wù)產(chǎn)品。

1．結(jié)合公司自身情況，制訂最適合的服務(wù)要求，量體裁衣（1）分析對(duì)比往期或兄弟單位采購情況優(yōu)缺點(diǎn)，揚(yáng)長(zhǎng)避短；采購要點(diǎn)要全面、有深度，抓取關(guān)鍵采購要素，適合為上。（2）注意對(duì)服務(wù)團(tuán)隊(duì)人員的原則要求（如必須為應(yīng)答單位本所執(zhí)業(yè)律師，不接受服務(wù)團(tuán)隊(duì)人員為應(yīng)答單位分所執(zhí)業(yè)律師的情況），制訂最符合公司實(shí)際發(fā)展需要的技術(shù)服務(wù)要求。

2．深入研究律師事務(wù)所市場(chǎng)情況，設(shè)置最貼合的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，精準(zhǔn)采購（1）充分借助公司信息化電子采購平臺(tái)，大數(shù)據(jù)分析梳理此類產(chǎn)品在近年來的中選服務(wù)廠家，深入研究本省律師事務(wù)所實(shí)力排行情況和各自擅長(zhǎng)專業(yè)領(lǐng)域，對(duì)優(yōu)秀律師事務(wù)所要素集進(jìn)行提煉歸納，從而制訂適合的評(píng)審辦法。（2）編寫高質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)化、項(xiàng)目貼合度高的律師事務(wù)所采購文件是精準(zhǔn)采購的必要條件，能有效指導(dǎo)供應(yīng)商編寫應(yīng)答文件。

3．抓好采購關(guān)鍵路徑，合理利用人力資源組織實(shí)施采購，達(dá)成目標(biāo)（1）項(xiàng)目啟動(dòng)前期采購部門牽頭組織需求部門對(duì)采購方案和采購策略“反復(fù)打磨”；采購方案、采購文件經(jīng)采購部門各層級(jí)規(guī)范化審核；發(fā)標(biāo)后注意澄清環(huán)節(jié)和供應(yīng)商實(shí)力分析，做到有效掌握。（2）陽光采購、封閉組織評(píng)標(biāo)，抽取專業(yè)對(duì)口專家、選取業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的工作人員組織評(píng)標(biāo)，采購部門從需求分析到采購方案編寫，從采購決策到采購實(shí)施，從發(fā)標(biāo)環(huán)節(jié)至標(biāo)前溫馨提醒，從開標(biāo)至組織評(píng)審全過程規(guī)范化，關(guān)鍵采購環(huán)節(jié)用心到位，環(huán)環(huán)相扣,必能達(dá)到高質(zhì)量的采購效果。

作者:范昕欣 單位:中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)山東有限公司