工程項(xiàng)目采購(gòu)管理探究
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摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)外工程項(xiàng)目先進(jìn)的采購(gòu)管理經(jīng)驗(yàn)傳入中國(guó)，供應(yīng)鏈模式下，工程項(xiàng)目采購(gòu)管理水平得到提升，工程項(xiàng)目采購(gòu)管理向著多方面、多層級(jí)的發(fā)展。客戶在實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目?jī)r(jià)值方面有著無(wú)法取代的作用，隨著中國(guó)的工程項(xiàng)目日漸開放，采購(gòu)環(huán)節(jié)的高價(jià)值也日漸受到越多投資者的青睞。很多工程項(xiàng)目的利潤(rùn)大，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，在采購(gòu)業(yè)務(wù)也就有了不容忽視的問(wèn)題，采購(gòu)管理問(wèn)題成為制約工程項(xiàng)目發(fā)展的障礙。文章主要研究工程項(xiàng)目采購(gòu)管理，對(duì)工程項(xiàng)目采購(gòu)管理策略分析，揭示工程項(xiàng)目采購(gòu)管理過(guò)中存在的問(wèn)題，并提出針對(duì)性的改進(jìn)措施，提高工程項(xiàng)目采購(gòu)管理水平。
關(guān)鍵詞：工程；項(xiàng)目；采購(gòu)
0引言
采購(gòu)是工程項(xiàng)目發(fā)展管理的重要組成部分，工程項(xiàng)目發(fā)展到一定時(shí)期就會(huì)采購(gòu)管理制度的產(chǎn)生，是實(shí)現(xiàn)管理層的經(jīng)營(yíng)方針，是重要的管理機(jī)制。工程項(xiàng)目的采購(gòu)環(huán)節(jié)容易受到多種復(fù)雜因素的影響，如果無(wú)法妥當(dāng)控制就會(huì)增加工程項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)采購(gòu)進(jìn)行科學(xué)有效管理與控制，可以防止采購(gòu)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏或舞弊行為，提高采購(gòu)環(huán)節(jié)的經(jīng)濟(jì)效益。
1采購(gòu)管理概述
采購(gòu)是現(xiàn)代工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，對(duì)保障工程項(xiàng)目生產(chǎn)的高效運(yùn)行具有重要幫助。在當(dāng)前的研究過(guò)程中，采購(gòu)是計(jì)劃下達(dá)、采購(gòu)單生成、采購(gòu)單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票的收集到采購(gòu)結(jié)算的采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中采購(gòu)運(yùn)動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密地跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程項(xiàng)目采購(gòu)活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程的科學(xué)管理。
2工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題
采購(gòu)管理是工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，但是部分工程項(xiàng)目在實(shí)際的采購(gòu)管理當(dāng)中還存在一系列的問(wèn)題，這主要體現(xiàn)在以下三點(diǎn)。
2.1不夠健全采購(gòu)部門組織
當(dāng)前部門工程項(xiàng)目采購(gòu)管理的組織結(jié)構(gòu)存在部分不完善之處，例如市場(chǎng)管理部的數(shù)據(jù)庫(kù)管理部門，對(duì)材料供應(yīng)商的數(shù)據(jù)管理局限于檔案錄入，沒(méi)有進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，對(duì)資質(zhì)的審查不夠詳細(xì)，也沒(méi)有真正地管理供應(yīng)，只是維護(hù)信息一個(gè)部門。工程項(xiàng)目市場(chǎng)管理部負(fù)責(zé)調(diào)查市場(chǎng)采購(gòu)產(chǎn)品單價(jià)方面，品類管理人員負(fù)責(zé)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的活動(dòng)市場(chǎng)上新采購(gòu)產(chǎn)品出現(xiàn)、權(quán)限清不清等情況。同時(shí)，部分工程項(xiàng)目采購(gòu)人員誠(chéng)信意識(shí)弱。因此，工程項(xiàng)目采購(gòu)部門容易引發(fā)誠(chéng)信道德問(wèn)題[1]。
2.2風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估問(wèn)題
工程項(xiàng)目采購(gòu)管理環(huán)節(jié)可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)并沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)評(píng)估，也就無(wú)從針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)采取應(yīng)對(duì)措施。體現(xiàn)在材料供應(yīng)商選擇方面的風(fēng)險(xiǎn)不斷增大，僅依據(jù)材料供應(yīng)商提供的紙質(zhì)文件進(jìn)行審核，沒(méi)有搜集與材料供應(yīng)商相關(guān)的材料，更不用說(shuō)競(jìng)標(biāo)、招標(biāo)等層面。一旦存在虛假資質(zhì)材料供應(yīng)商，后續(xù)的采購(gòu)產(chǎn)品與服務(wù)都會(huì)受到影響。對(duì)不同材料供應(yīng)商，采購(gòu)人員缺乏比較的意識(shí)，存在認(rèn)大牌或選擇價(jià)格低廉的材料供應(yīng)商，許多新采購(gòu)產(chǎn)品難以進(jìn)入。對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的定價(jià)方面沒(méi)有充分考慮經(jīng)濟(jì)因素與市場(chǎng)因素，只是提供了一個(gè)銷售場(chǎng)所，因此容易導(dǎo)致采購(gòu)產(chǎn)品低價(jià)優(yōu)勢(shì)喪失的風(fēng)險(xiǎn)。
2.3信息溝通問(wèn)題
很多工程項(xiàng)目在信息溝通方面，無(wú)論是內(nèi)外部信息交流都存在一定的缺陷，也是引發(fā)工程項(xiàng)目采購(gòu)管理問(wèn)題的重要因素。在內(nèi)部信息溝通方面，工程項(xiàng)目現(xiàn)有的信息傳遞機(jī)制存在效率低下、信息容易失真等問(wèn)題，采購(gòu)部門需要耗費(fèi)較多的時(shí)間來(lái)處理相關(guān)信息。因?yàn)閼{借非常多的主觀因素，造成了流失許多關(guān)鍵信息的情況。信息的收集沒(méi)有充分重視基層施工人員的意見，反饋機(jī)制的缺失也使得管理層與基層施工人員之間的聯(lián)系更加匱乏，管理層難以了解真正的情況。
3加強(qiáng)工程項(xiàng)目采購(gòu)管理的措施
工程項(xiàng)目采購(gòu)管理過(guò)程當(dāng)中，要具體問(wèn)題具體分析，采取針對(duì)性的改進(jìn)措施，這有這樣才能提高工程項(xiàng)目采購(gòu)管理水平[2]。
3.1構(gòu)建獨(dú)立的采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)
工程項(xiàng)目采購(gòu)管理應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個(gè)能發(fā)揮其內(nèi)部審計(jì)的功能的、獨(dú)立的內(nèi)部機(jī)構(gòu)來(lái)控制，有效監(jiān)督工程項(xiàng)目采購(gòu)管理制度的執(zhí)行效果[3]。改進(jìn)原有的工程項(xiàng)目的內(nèi)審部制度。內(nèi)審部應(yīng)當(dāng)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題，充分發(fā)揮監(jiān)督職能、評(píng)價(jià)職能與控制職能。全程監(jiān)督工程項(xiàng)目?jī)?nèi)采購(gòu)活動(dòng)，特別是職權(quán)的清晰、崗位的分離和設(shè)置、付款和采購(gòu)的審批等。要進(jìn)一步健全工程項(xiàng)目的采購(gòu)部門，補(bǔ)充和改進(jìn)權(quán)限和職責(zé)，有條件的單位還可以增加采購(gòu)計(jì)劃和工程項(xiàng)目材料供應(yīng)商管理部門，因此才能更好地管理材料供應(yīng)商并制定采購(gòu)計(jì)劃，完善采購(gòu)流程，如圖1所示。
3.2加強(qiáng)工程項(xiàng)目采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
在工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中，為了將工程項(xiàng)目在付款和采購(gòu)時(shí)面臨的風(fēng)險(xiǎn)得以避免，需要預(yù)先對(duì)其進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并制定出相應(yīng)的措施來(lái)應(yīng)對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。在采購(gòu)的環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)預(yù)先了解材料供應(yīng)商的資信情況、地位、采購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)量、資金實(shí)力等，在考核材料供應(yīng)商的過(guò)程中，要嚴(yán)格考察采購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)量和資質(zhì)。特別是在有多種選擇時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)這些材料供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)比，優(yōu)先選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、新穎的產(chǎn)品。與此同時(shí)，還要淘汰客戶不喜歡、陳舊的產(chǎn)品，來(lái)提高采購(gòu)產(chǎn)品的吸引性。在采購(gòu)過(guò)程當(dāng)中要時(shí)刻關(guān)注市場(chǎng)均價(jià)，在基于工程項(xiàng)目低價(jià)優(yōu)勢(shì)適當(dāng)參考材料供應(yīng)商的定價(jià)，制定浮動(dòng)、彈性的價(jià)格。
3.3完善采購(gòu)信息溝通制度
工程項(xiàng)目采購(gòu)管理當(dāng)中內(nèi)部信息的有效性能夠直接幫助工程項(xiàng)目及時(shí)糾正存在的問(wèn)題，能夠更好地控制工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部制度的執(zhí)行[4]。當(dāng)前工程項(xiàng)目構(gòu)建一個(gè)有效的信息傳遞與溝通機(jī)制，以工程項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)為基礎(chǔ)來(lái)構(gòu)建信息溝通機(jī)制。具體包括信息與傳遞機(jī)制、信息反饋機(jī)制、定期報(bào)告制度等，在工程項(xiàng)目設(shè)立專門的信息搜集與傳遞渠道，特別是利用互聯(lián)網(wǎng)的信息傳遞，確保工程項(xiàng)目所有基層施工人員都能參與，特別是庫(kù)存的核算，要保障采購(gòu)信息的準(zhǔn)確性，庫(kù)存制度可以建立客戶需求波動(dòng)范圍，如表1所示。
4結(jié)語(yǔ)
從以上分析可以看出，工程項(xiàng)目采購(gòu)管理已經(jīng)向著多層次多方向發(fā)展，當(dāng)前工程項(xiàng)目處于供應(yīng)鏈的下端，也是最接近客戶的一個(gè)環(huán)節(jié)[5]?？蛻粼趯?shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目?jī)r(jià)值方面有著無(wú)法取代的作用。隨著我國(guó)的工程項(xiàng)目日漸開放，采購(gòu)環(huán)節(jié)的高價(jià)值也日漸受到越多投資者的青睞。很多工程項(xiàng)目規(guī)模在不斷擴(kuò)大，采購(gòu)管理問(wèn)題成為制約工程項(xiàng)目發(fā)展的障礙。其中，采購(gòu)管理存在的典型問(wèn)題主要包括：控制環(huán)境的問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估問(wèn)題、信息溝通問(wèn)題。在具體的管理過(guò)程中，要構(gòu)建獨(dú)立的采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)、工程項(xiàng)目采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估加強(qiáng)、構(gòu)建良好的信息溝通機(jī)制，保障工程項(xiàng)目采購(gòu)管理的健康發(fā)展。
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作者:艾躍兵 單位:上海交通大學(xué)