企業(yè)物資采購成本控制體系建設實施

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摘要：隨著國內(nèi)市場競爭日趨激烈，采購成本管理作為企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分，在降低采購成本、增加企業(yè)利潤、提高企業(yè)競爭力上有著至關重要的作用。文章從完善內(nèi)控制度、擴大采購規(guī)模、拓展供貨渠道、降低物資儲備、加強采購風險防范等方面進行論述，為企業(yè)物資采購成本控制體系建設與實施提供參考。

關鍵詞：采購成本；體系建設；風險采購

成本控制不僅僅包括采購訂單費用、計劃人員和采購業(yè)務人員的管理費及與采購原材料部件相關費用的控制，還包含存貨占用成本、采購資金使用成本、售后服務成本、風險業(yè)務潛在損失、人力資源成本等方面內(nèi)容。物資采購企業(yè)從計劃編制、采購管理、合同簽訂、到貨驗收、倉儲保管、付款等業(yè)務全過程進行綜合分析，健全完善內(nèi)控制度，構建采購成本控制體系，達到了降低成本、防控風險、提高企業(yè)經(jīng)濟效益的目的。

一、健全完善采購內(nèi)控制度

內(nèi)控制度是降低企業(yè)經(jīng)營風險，在企業(yè)內(nèi)部對各部門流程設立控制點，做好流程的內(nèi)部控制管理制度。企業(yè)建立健全采購內(nèi)部控制體系，是改善內(nèi)部管理、提高采購效率、增強企業(yè)競爭力的有效途徑。

（一）建立采購管理制度采購管理制度是規(guī)范各類采購行為，明確相關部門在采購活動中的職責和分工，加強對采購活動的管理，保證采購活動符合國家法律法規(guī)和企業(yè)管理政策，保證采購質(zhì)量、提高采購效率、降低采購成本的一項管理制度。主要包括需求計劃管理、采購價格管理、招標管理、供應商管理、合同管理、驗收入庫管理、付款結算管理等。采購制度應明確規(guī)定采購計劃、預算、采購流程、授權審批權限、相關部門的責任和關系、各種物資品種采購的規(guī)定和方式、報價和價格審批等，使采購活動有章可循，有法可依。

（二）建立供應商準入和評價制度供應商管理是供應鏈采購管理中一個重要的部分，對實現(xiàn)采購準時化有著至關重要的作用。企業(yè)在供應商管理方面要建立供應商準入及評價制度，確保供應物資滿足企業(yè)生產(chǎn)需求，實現(xiàn)安全生產(chǎn)。1.供應商準入制度。物資采購的供應商要經(jīng)過技術、財務、質(zhì)檢、安全等部門聯(lián)合考核后才準進入，如有需要可以到供應商屬地實地考核，全面了解和掌握供應商的經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品質(zhì)量等，并對進入企業(yè)的供應商實行檔案管理。準入供應商應提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人身份證復印件、開戶銀行信息等有關資料，并填寫供應商準入申請表。2．供應商評價制度。一是審核部門依據(jù)供應商所提供的資料，對其資質(zhì)、資本、信用、技術能力、安全質(zhì)保、財務狀況等進行資格評審，建立供應商檔案，并對供應商進行分類，判定供應商是否屬于某一產(chǎn)品獨家或單獨生產(chǎn)。二是質(zhì)量價格部、計劃采購部、倉儲部、財務部及使用單位，按照供應商績效評定標準，對供應商的產(chǎn)品和服務進行ABCDE五級綜合評價，評價結果作為后續(xù)選擇供應商的參考依據(jù)。同時，對綜合評價得分較低，甚至是評價不合格的廠商進行清理，保證采購產(chǎn)品質(zhì)量。

（三）建立價格檔案和價格評價體系企業(yè)采購部門要對采購的物資價格進行歸檔管理，對每一批采購的物資報價，應首先與歸檔價格進行比較，分析形成價格差異的原因。對重點物資的價格，要建立價格評價體系，組織相關業(yè)務人員多渠道收集供應價格，分析評價現(xiàn)有價格水平，并對歸檔的物資價格進行評價和更新。

二、創(chuàng)新采購管控新模式

（一）采購規(guī)模批量化目前，物資采購方式以招標采購、專家會審采購、單一來源定向采購、詢比價采購為主，其他采購方式為輔。為充分發(fā)揮集中采購優(yōu)勢，物資采購工作推行年度計劃管理，積極與大型生產(chǎn)廠商溝通，尋求合作，實施大宗物資年度批量采購和超市代儲物資集中采購。1．大宗物資批量采購。采購部門根據(jù)生產(chǎn)單位歷年需求消耗情況、使用單位年度需求計劃和市場狀況，科學編制年度采購計劃，通過物資消耗需求分析，將鋼材、木材、通用常耗易損配件、金屬網(wǎng)、電纜、皮帶、汽柴油、地材等物資品種，實行年度批量采購，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的同時，還能取得一定的價格優(yōu)惠。2．超市代儲物資集中采購。超市代儲物資管理是指供需雙方簽訂代儲協(xié)議，供方將物資送達需方指定的存儲地點（或存儲在供應商生產(chǎn)、銷售倉庫），以滿足需方生產(chǎn)建設要求，在所存儲的物資銷售出庫后，再向供應商支付賬款的管理模式。它具有縮短供應時間、節(jié)約流通費用、減少資金占用、集中精力聚焦市場價格、引進競爭機制、提高服務水平等優(yōu)點。同時，該模式能夠簡化采購程序，減少重復采購產(chǎn)生的采購成本，利用供應商的庫存保證生產(chǎn)建設物資需要，減少庫存儲備和積壓資金的浪費，提高庫存周轉(zhuǎn)率的作用。

（二）供貨渠道源頭化物資供貨渠道一般可分為生產(chǎn)廠、授權商和一般經(jīng)銷商。為控制采購成本，企業(yè)應對采購物資品種進行分析，通過市場調(diào)研，拓展供貨渠道，采取源頭采購的方式來降低采購成本。企業(yè)在編制年度計劃時，對物資消耗品種類型進行分析，科學分包，逐步擴大超市代儲范圍及規(guī)模，積極推進主機廠及生產(chǎn)廠定向代儲業(yè)務，并建立長期的戰(zhàn)略合作伙伴關系。同時，在設備采購的基礎上，適時與主機廠溝通，相關設備配件綁定設備一起采購，解決配件單獨采購價格過高或主機不匹配的問題。

（三）儲備結構合理化物資儲備是指在保證企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營需求的前提下，使庫存保持合理水平。儲備管理主要有自有儲備管理和代儲儲備管理。供應商代儲儲備物資是指年度內(nèi)消耗量大、規(guī)律性比較強、單個價值相對較低、賣方市場競爭激烈、產(chǎn)品質(zhì)量或標準可描述的物資。企業(yè)要不斷擴大超市代儲規(guī)模，推進供應商定向代儲業(yè)務，增加超市代儲物資年消耗量。企業(yè)自有儲備物資是指不適合代儲的物資，按照其重要性、資金占用大小及采購難易程度，一般可分為以下幾種：①大型材料，主要包括煤炭生產(chǎn)所需的木材、鋼材、鋼絲繩、運輸帶、電纜等。一般采取源頭采購，要求生產(chǎn)企業(yè)規(guī)模大、信譽高，具有長期戰(zhàn)略合作關系。②特儲物資，指對生產(chǎn)影響極其重大的材料、配件等。這類物資采購周期長、技術要求高、用途關鍵。③一般物資，是指賣方多且物資消耗量小或沒有消耗規(guī)律的小型設備及普通材料。企業(yè)進行物資儲備，在保證生產(chǎn)需求的同時，還要做好儲備控制工作，最大限度降低物資儲備。一是優(yōu)化儲備結構，擴大超市代儲品種及規(guī)模，推進主機廠及生產(chǎn)廠代儲業(yè)務，不斷擴大超市代儲存貨規(guī)模，減少資金占用；二是強化計劃管理，完善歷年物資消耗資料，嚴格審核臨時性的需求計劃，做到有效的平衡利庫，避免產(chǎn)生新的積壓物資；三是清理閑置積壓物資，對部分區(qū)域內(nèi)不再使用或技術淘汰的積壓物資，利用供應鏈關系，與供應商協(xié)調(diào)進行回購。

三、加強采購風險防范

采購活動是企業(yè)生產(chǎn)活動的起點，是企業(yè)降低成本、增加利潤、保證安全生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)。受內(nèi)部和外部環(huán)境因素影響，采購活動的各個環(huán)節(jié)都存在著不同程度的風險，如計劃準確風險、采購價格風險、合同管理風險、物資到貨及使用風險、存貨風險、供應商信譽風險等。如果不對這些風險加以研究和控制，在采購過程中就可能出現(xiàn)供應商資質(zhì)不合格，滋生暗箱操作、弄虛作假、以次充好等現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、交付不及時等情況，導致物資采購的實際結果與企業(yè)預期目標相背離，并給企業(yè)帶來損失的可能性。因此，防范采購風險是企業(yè)經(jīng)營管理的重中之重。

（一）遵守物資采購管理制度在采購活動中，要從物資需求計劃提出，到采購方式確定、采購渠道選擇、采購價格、合同簽訂、貨物運輸、產(chǎn)品驗收入庫等環(huán)節(jié)的管理制度入手，嚴格遵守物資采購相關管理辦法，通過強化采購策略研究，確定科學合理的采購方式，加大過程控制等措施，實現(xiàn)物資的“安全、及時、經(jīng)濟”供應。

（二）加強采購過程管理監(jiān)督防范物資采購風險，重點要強化管理和監(jiān)督。一是要建立采購人員績效考核辦法，完善考核及激勵約束機制，采取定期開展工作檢查、專業(yè)化分工、崗位輪換等措施，強化對采購人員的管理，增強企業(yè)內(nèi)部的風險防范能力。二是加強對物資采購評審過程的監(jiān)督。重點檢查采購評審過程是否按照流程進行，是否存在違反國家法律規(guī)定和企業(yè)管理制度的行為。三是對物資采購全過程進行監(jiān)督，如采購工作是否規(guī)范、措施是否到位、是否存在偏離實際等情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正在物資采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購過程高效有序。

（三）加強預付款管理預付款占用企業(yè)流動資金，影響資金周轉(zhuǎn)，一旦收不到貨物或出現(xiàn)質(zhì)量問題，將會增加企業(yè)的資金成本。企業(yè)在預付賬款管理上要結合自身實際，構建預付賬款風險防范機制。一是加強物資采購審核管理，通過供應商資質(zhì)信譽審核、采購評審談判等方式，從源頭減少預付款的形成；二是做好合同簽訂和跟蹤管理，通過合同約定和預付款合同風險審批及跟蹤管理，防范風險；三是財務部門嚴格按照合同約定進行付款審核，對200萬元以上的預付款，采取主管副總經(jīng)理和總會計師聯(lián)簽審批的方式；四是按照“誰形成，誰清理”的原則，實行預付款清理主體責任制，并加強預付款的考核管理。

四、提高業(yè)務人員綜合能力

采購人員是采購成本控制的參與者和執(zhí)行者，其素質(zhì)的高低直接關系到成本控制管理水平的高低，在一定程度上影響著企業(yè)經(jīng)營發(fā)展。因此，提高業(yè)務人員素質(zhì)和能力至關重要。首先，要提高業(yè)務人員成本管理意識，強化工作態(tài)度，使成本管理深入人心。其次，提升業(yè)務人員專業(yè)知識和能力。定期對業(yè)務人員開展專業(yè)知識、法律法規(guī)的培訓工作。最后，提高業(yè)務人員素質(zhì)，培養(yǎng)高度的責任感，客觀公正地做好采購成本管理工作。

五、結束語

隨著企業(yè)管理精細化的不斷深入，成本控制已成為企業(yè)經(jīng)營管理的重要管理內(nèi)容，企業(yè)要重視采購成本管理工作，根據(jù)自身實際情況，構建采購成本控制體系，降低采購成本，提高采購質(zhì)量和效率，防范業(yè)務風險，促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。

參考文獻：

[1]馮小琴.企業(yè)物資采購過程中降低成本的對策[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2010（06）：179-181.

[2]張玉.加強采購成本控制提高企業(yè)經(jīng)濟效益[J].會計師，2010（08）：71.

作者：鄭國印 單位：開灤能源化工股份有限公司經(jīng)營管理部