醫(yī)學科研倫理檔案管理思考

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醫(yī)學科研倫理審查在保護涉及人的生物醫(yī)學研究中受試者的尊嚴、健康、安全和權益、確保生物醫(yī)學研究符合科學和倫理的標準、增強公眾對臨床研究的信任和支持以及促進醫(yī)學研究的健康發(fā)展方面均發(fā)揮了重要作用。它已經成為涉及人的生物醫(yī)學研究得以實施的必要前提。隨著生命科學和醫(yī)學技術的不斷進步，新藥物、新醫(yī)療器械、新技術、新方法等的不斷應用，涉及人的醫(yī)學臨床研究項目也日益增多。如何充分保障受試者的安全和權益，醫(yī)學科研倫理審查以其不可或缺的重要地位，受到了進一步的關注和重視。根據國家食品藥品監(jiān)督管理局2010年和2016年頒發(fā)的《藥物臨床試驗倫理審查工作指導原則》和《醫(yī)療器械臨床試驗質量管理規(guī)范》，以及原國家衛(wèi)生計生委2016年頒布的《涉及人的生物醫(yī)學研究倫理審查辦法》的相關規(guī)定：醫(yī)療機構應當設立醫(yī)學倫理委員會，負責開展本機構涉及人的生物醫(yī)學研究項目的倫理審查；同時必須接受醫(yī)療機構質量管理部門、上級衛(wèi)生行政主管部門和藥監(jiān)行政管理部門對倫理審查工作質量和效果的檢查、督導以及評估。醫(yī)學科研倫理檔案就是醫(yī)學倫理委員會在組織構建、制定規(guī)章、倫理審查、檢查監(jiān)督、指導及組織培訓等活動中自然形成的，具有查考和利用價值的各種載體的原始記錄。它最真實地反映了醫(yī)學倫理委員會自身的建設管理、倫理審查經過、監(jiān)察、指導等的運行情況，是倫理審查工作成果的體現(xiàn)，也是保護受試者權益和規(guī)范醫(yī)學研究的最有力證明。因此，做好醫(yī)學科研倫理檔案的規(guī)范化管理，有助于切實保障受試者的尊嚴和權益；有助于對倫理審查質量進行有效地評估和指導政策的修訂；同時，由于檔案材料真實記載了醫(yī)學臨床研究的相關信息和倫理審查記錄，它也有助于為倫理委員會職能活動的風險管理、倫理學辯護、科研成果的推廣及轉化應用提供依據和憑證。

一、醫(yī)學科研倫理的審查流程

醫(yī)療機構依據國際、國內相關的倫理準則和法律法規(guī)的要求，組建醫(yī)學倫理委員會，并制定倫理委員會章程；根據倫理審查的范圍和專業(yè)類別，組建倫理委員會分委員會，如科研倫理分委員會、藥物臨床試驗倫理分委員會、醫(yī)療器械臨床試驗倫理分委員會、生殖醫(yī)學倫理分委員會、器官移植倫理分委員會、干細胞臨床研究倫理分委員會等等，確定倫理委員會的組織架構；倫理委員會的委員主要由從事基礎醫(yī)學、臨床醫(yī)學、公共衛(wèi)生和預防醫(yī)學、藥學、法學、倫理學、管理學等專家和社區(qū)代表組成；倫理委員會負責制定倫理審查的管理制度、指南與標準操作規(guī)程（SOP）。醫(yī)學倫理委員會嚴格遵照倫理審查的管理制度、審查指南及SOP對涉及人的醫(yī)學研究項目的科學性和倫理合理性進行及時討論、咨詢和獨立、公正的倫理審查：①倫理委員會管理人員對研究項目的送審材料進行形式審查，根據形式審查結果，發(fā)送補充/修改送審材料通知或受理通知；②審定送審項目的審查方式：會議審查、快速審查，并做好審查前準備，如選擇主審委員/獨立顧問，準備審查工作表、咨詢工作表等等；③倫理委員會開展倫理審查工作，審查的要素為：研究的科學設計與實施、受試者的風險與受益、受試者的招募、知情同意書信息告知及告知過程、受試者的醫(yī)療與保護、隱私和保密、弱勢人群及特殊疾病人群、特殊地區(qū)人群/族群的考慮等等；④向研究者傳達審查決定；⑤倫理委員會依據審查決定繼續(xù)開展跟蹤審查，如復審、研究進展報告、知情同意書或研究方案等的修正案審查、嚴重不良事件報告、違背方案報告、暫停/終止研究報告以及研究完成報告的審查；⑥倫理審查的質量接受醫(yī)療機構質量管理部門、上級衛(wèi)生行政主管部門和藥監(jiān)行政管理部門的檢查、監(jiān)督、評估和指導。

二、醫(yī)學科研倫理檔案的歸檔范圍、分類和原則

醫(yī)學科研倫理檔案就是倫理審查全過程、全周期的原始記錄，是倫理委員會在建設和運行過程中形成的各種類型和載體的檔案材料。依據“來源原則”，可將倫理檔案分為①管理文件類檔案：國家制定相關法律、法規(guī)、規(guī)范以及審查辦法、指南等指導性文件；倫理委員會章程、管理制度、SOP、指南；倫理委員會委員信息文檔；倫理委員會辦公室工作文件，如倫理委員會委員培訓記錄和證書、倫理委員會會議記錄文件、工作日志文件（實地訪查表、受試者抱怨記錄、接受督查指導、改進計劃與改進情況等的相關文件和記錄）、倫理審查經費管理文件；②審查項目類檔案：各審查類別（初始審查、復審、跟蹤審查）的送審文件、倫理審查過程文件（受理通知、審查工作表、會議議程、會議簽到表、投票單、會議決定表、會議記錄、倫理審查批件或意見、跟蹤審查文件）、與研究者或其他相關人員就研究項目倫理問題的溝通交流記錄；③倫理審查管理系統(tǒng)中的電子文件：辦公室工作文件；審查項目送審的電子文件；倫理審查的受理、處理、審查、傳達決定的電子文件；審查項目的信息查詢、年度/定期跟蹤審查提醒、審查批件有效期提醒及文件檔案查閱記錄等等。倫理審查材料的歸檔應遵循以下四項原則：①真實性原則：醫(yī)學臨床研究是否確保受試者的安全和權益是倫理審查的重要原則，倫理檔案作為倫理審查全過程的原始記錄，具有重要的查考、利用和科學證明價值；同時規(guī)定，歸檔的文件材料必須為原件；②連續(xù)性原則：倫理檔案是倫理委員會建設和有序運行過程中的自然產物，因此要注意檔案材料收集、建檔的連續(xù)性，如倫理審查的受理、處理、審查、決定傳達等文件材料；③完整性原則：務必做到檔案材料的齊全、完整，以確保醫(yī)學臨床研究過程的科學性、規(guī)范性、倫理合理性和結果可靠性；④保密性原則：因倫理審查材料涉及研究者開展醫(yī)學研究的相關機密，如研究方案的設計、研究內容、受試者個人隱私以及權益保障等等相關信息，倫理委員會應指定專人按照檔案管理的有關規(guī)定科學規(guī)范管理，除醫(yī)療機構質量管理部門、上級衛(wèi)生行政主管部門或藥監(jiān)行政管理部門進行倫理審查質量的檢查和評估、司法需要就地查閱外，任何人不得隨意查閱及復印。

三、醫(yī)學科研倫理檔案管理中存在的問題

1.倫理檔案管理意識薄弱。醫(yī)學倫理學屬于醫(yī)學科學的一門邊緣學科，隨著醫(yī)學技術的不斷進步和社會價值觀的不斷演變，在醫(yī)學發(fā)展和醫(yī)療實踐中不斷出現(xiàn)的醫(yī)學倫理難題，使其逐漸受到社會大眾的關注和重視；同時，我國的倫理審查制度引自西方國家，醫(yī)療機構的倫理委員會普遍籌建較晚，因此，倫理委員會委員、管理人員以及研究者等對倫理審查制度均缺乏全面的了解，對倫理檔案的規(guī)范化管理也缺乏自覺自發(fā)的責任意識：①部分倫理委員會委員缺乏現(xiàn)代醫(yī)學倫理學的專業(yè)知識，沒有及時掌握最新的倫理知識進展，或未能嚴格遵照倫理審查的相關制度和規(guī)定，對醫(yī)學科研項目的倫理審點和內容認真、客觀地全面掌握，因此難以真正做到倫理審查的科學性、公正公平性和合乎倫理性，使其倫理審查的專業(yè)性和權威性收到質疑；有些委員對倫理審查材料的歸檔管理不夠重視，認為開展倫理審查和保管文件材料只是走過場、走形式，是為應付檢查的痕跡管理；還有部分委員只重視倫理的初始審查，未能及時甚至忽視對研究方案、知情同意書的修訂、研究過程中嚴重不良事件的發(fā)生、違背方案仍繼續(xù)開展研究等等情況的跟蹤審查，以上情況均導致倫理委員會的審查工作與檔案材料的規(guī)范化管理相脫節(jié)；②部分研究者倫理意識不強，對倫理審查制度掌握不夠，對保護受試者權益缺乏自覺的責任意識，往往到研究項目完成需要發(fā)表的學術論文時，才不得以匆忙向倫理委員會提交倫理審查申請，希望獲得事后審批以符合雜志社必須提供倫理批件的要求；有些研究者忽視對跟蹤審查原始材料的提交，如研究方案的修改、受試者不良事件的發(fā)生等等，以上情況均嚴重影響了歸檔材料的有序性和完整性；③部分檔案管理人員責任心不強，缺乏醫(yī)藥學、倫理學等基礎知識，導致檔案收集不完整、無分類管理、編制檔號目錄混亂等等；以上存在的問題均導致倫理檔案的不完整、不系統(tǒng)和不規(guī)范，這不僅嚴重影響后續(xù)審查工作的開展和評價審查效果，也使倫理審查的科學性、合乎倫理性受到消弱，從而使其失去確保受試者安全和權益的道德本意。2.倫理檔案管理制度不健全。目前多數(shù)醫(yī)療機構未能按照倫理審查的相關要求建立健全倫理檔案管理的規(guī)章制度，或是制度執(zhí)行和落實力度不足，從而影響倫理檔案的完整收集和規(guī)范化管理。具體表現(xiàn)在：①因倫理審查范圍和專業(yè)的需要，倫理委員會設立多個分委員會，但各分委員會在倫理審查工作中缺乏必要的溝通和協(xié)調，未能制定統(tǒng)一的文件材料收集、歸檔的指南、規(guī)范和SOP，從而造成檔案管理的不規(guī)范，檔案質量參差不齊；②在倫理檔案管理工作中，未能做到倫理審查工作進程和文件材料的收集建檔同步進行；③缺少對倫理檔案管理工作的監(jiān)督和質量控制機制：部分倫理委員會委員和檔案管理人員責任心不強，沒有嚴格按照規(guī)章制度履行崗位職責，倫理審查不嚴謹、歸檔材料分散無序、不完整或部分檔案丟失、損壞等，使得檔案數(shù)據不全面、不真實，從而嚴重影響檔案的整體質量，使其難以真正發(fā)揮查考和利用價值；④倫理檔案屬于保密檔案，但部分檔案管理人員對檔案材料的保密和開放利用分類界限不清，除大部分材料，如研究設計方案、研究內容、知情同意書、審查意見、權益保障等涉及受試者隱私的文件需限定范圍限定人員查閱外，有關審查報告的指南、規(guī)則規(guī)程、書寫模板等通用管理文件應向研究者開放利用，為其提供倫理審查申請的相關指導。3.缺乏對倫理檔案的信息化管理。隨著涉及人的生物醫(yī)學研究項目的日益增多，各類倫理審查項目及需要歸檔的文件材料也越來越多，這些歸檔材料不僅包含傳統(tǒng)的紙質材料，還包括審查項目的電子文件，以及以光盤、磁盤為存儲載體的圖表、照片、聲像等材料。目前，多數(shù)醫(yī)療機構管理層、倫理委員會從上到下的工作人員普遍缺乏對倫理檔案管理重要性的認識：①倫理委員會沒有設置專用的檔案室，只是將檔案材料堆放在倫理委員會辦公室或科研管理部門，沒有安排專人管理；有些存儲空間狹窄、潮濕，極易導致檔案材料的丟失、霉變和破損，從而嚴重影響檔案材料的質量；②忽視對紙質檔案與電子文檔的同步管理，沒有將電子文檔及時的備份轉存，導致檔案信息的不完整、丟失或無法查閱；③傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式，不僅需要在適宜環(huán)境下加大存儲空間，同時，在進行檔案信息檢索和查閱時，會費時費力，延誤倫理審查進程，從而降低倫理審查和檔案管理的工作效率。

四、做好醫(yī)學科研倫理檔案管理工作的對策

1.加強宣傳培訓，增強管理意識。①醫(yī)療機構應通過官方網站、OA辦公系統(tǒng)、科研管理信息平臺、邀請醫(yī)學倫理學專家授課等方式對倫理審查工作的開展和倫理檔案規(guī)范化管理的必要性、重要性進行宣傳，使倫理委員會委員、管理人員以及研究者都能真正增強倫理意識，提高對檔案管理工作的重要性認識；②針對在倫理審查工作中，由于部分倫理委員會委員、管理人員、研究者因缺乏倫理審查相關專業(yè)知識以致影響倫理審查效果和檔案管理質量的情況，可通過開展講座、組織培訓、視頻課程學習、建立微信群、QQ群等方式及時傳遞最新的倫理學知識和有關倫理法律、法規(guī)、指南、規(guī)范等的政策解讀，以不斷提高其倫理審查和檔案管理的水平；③檔案管理人員除需具備檔案專業(yè)基礎知識和操作技能外，還需定期參加醫(yī)學倫理審查相關專業(yè)的知識培訓，掌握有關倫理審查的法律法規(guī)、管理辦法、管理規(guī)范、審查指導原則、審查體系要求、操作規(guī)程等等，以增強其倫理檔案的管理知識和具體操作技能。2.建章立制，健全各項規(guī)章制度。醫(yī)學科研倫理檔案屬于科研檔案，應納入醫(yī)療機構綜合檔案管理部門統(tǒng)一管理、統(tǒng)一保管存放。①醫(yī)學倫理委員會應依據《檔案法》《科學技術檔案管理規(guī)定》《藥物臨床試驗倫理審查工作指導原則》《醫(yī)療器械臨床試驗質量管理規(guī)范》，以及《涉及人的生物醫(yī)學研究倫理審查辦法》等等的相關規(guī)定和要求，建立科學、合理的倫理檔案管理規(guī)章制度，如《醫(yī)學科研倫理檔案歸檔制度》《醫(yī)學科研倫理檔案查借閱制度》《醫(yī)學科研倫理檔案保密制度》等等，制度中對科研倫理檔案材料的收集、鑒定、整理、歸檔、保管、查借閱、利用等各項工作程序都應做出明確規(guī)定；同時，各倫理委員會分委員會也應加強溝通協(xié)調，制定統(tǒng)一的倫理審查材料歸檔標準和操作程序，推進檔案資源的融合，以便統(tǒng)一規(guī)范倫理檔案管理；②應參照科研檔案的分類原則進行分類，并制定科學的檔號編制原則和方法，如一級類目為倫理，二級類目為各倫理委員會分委員會，三級目錄為各臨床專業(yè)組，四級類目為年度，五級類目為具體項目；③制定《醫(yī)學倫理委員會檔案管理人員崗位職責》，使倫理檔案管理工作責任到崗、到人；④建立考核和獎懲機制，將倫理檔案管理人員的工作量和管理質量與年度績效、職稱晉升、崗位競聘、年度考核、評優(yōu)評先等掛鉤；通過完善醫(yī)學科研倫理檔案管理的各項規(guī)章制度，確保了倫理檔案的整體質量，實現(xiàn)了檔案管理的制度化、科學化和規(guī)范化。3.加快推進信息化建設與管理工作。隨著信息技術的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質材料檔案管理模式已不能滿足當前倫理委員會倫理審查工作和檔案管理的需要，必須加快推進檔案的信息化管理工作：①建立醫(yī)學科研倫理審查和檔案信息化管理平臺，通過在管理平臺分門別類的輸入審查項目信息，直接上傳提交倫理審查電子文件，以實現(xiàn)無紙化辦公，建立起高效的會議流程，從而節(jié)約大量的人力、物力以及節(jié)省檔案材料的存儲空間；同時也提高了檔案保存的安全性，基于對電子文件的定期備份和轉存，能夠有效避免水災、火災、地震等物理損壞對紙質檔案造成的災難性后果；②改進倫理檔案的檢索方式，實現(xiàn)對檔案信息的高效檢索、查閱、調取、利用等管理工作；③信息化管理平臺的自動跟蹤提醒功能，能對上傳倫理審查材料不全的項目及時發(fā)出提醒，暫停進入后續(xù)審查并給出整改意見；同時全過程跟蹤提醒后續(xù)審查的各個環(huán)節(jié)，如研究進展報告審查、修正案審查、嚴重不良事件的審查、違背方案的審查等等，這種鏈條式環(huán)環(huán)相扣的信息化管理方式，極大地提高了倫理審查的規(guī)范性和檔案材料收集的準確性、連續(xù)性和完整性；④通過軟件管理系統(tǒng)可設置不同身份人員的訪問、編輯、查閱權限，并存儲其操作軌跡記錄，從而有效保護醫(yī)學研究項目和受試者的相關信息，進一步避免紙質化信息易篡改、遺失和泄露的風險。醫(yī)學科研倫理檔案是醫(yī)學倫理委員會制定、落實、倫理審查、質量控制等活動過程中形成的，具有查考和利用價值的原始記錄；倫理檔案材料的管理是醫(yī)學倫理委員會倫理審查工作的重要組成部分；因此，檔案管理的規(guī)范性與倫理審查過程的可靠性、審查結果的專業(yè)性和權威性均息息相關。做好醫(yī)學科研倫理檔案的規(guī)范化、制度化、信息化管理，建立科學的倫理檔案管理體系，有利于促進倫理委員會自身建設和健康發(fā)展、切實保障受試者的權益，有利于倫理審查效果、質量數(shù)據統(tǒng)計評估和指導政策的修訂，從而進一步改善醫(yī)療及醫(yī)學科研環(huán)境，促進醫(yī)學研究的健康發(fā)展。

作者:潘曉輝 單位:云南省第一人民醫(yī)院