醫(yī)院后勤檔案管理作用分析

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摘要：自我國進入21世紀以來，不僅國家綜合實力有了穩(wěn)步提高，同時也帶動了醫(yī)院建設事業(yè)的飛速發(fā)展與轉型升級。就現實情況來看，很多醫(yī)院的后勤檔案管理工作一直容易被忽視，很多人提起醫(yī)院的后勤檔案管理，潛意識里都認為此崗位沒什么過高的標準，似乎只是處理醫(yī)院運營過程中的一些閑雜事項。然而事實并非如此，醫(yī)院后勤檔案管理人員需要負責的內容繁忙而艱難，各項工作內容都有著超高的專業(yè)要求，其中包含醫(yī)院綜合性建設、維修、綠化、招標等，甚至還需要負責醫(yī)院日常水電氣、保潔滅害、設備運行等醫(yī)院日常運營工作。由此可見，醫(yī)院的后勤檔案管理是促進醫(yī)院良性發(fā)展的重要保障。

關鍵詞：醫(yī)院；后勤檔案管理；重要性；問題；對策

如今全國各地的醫(yī)院建設都進入一個井噴式的高峰期，無論從建設規(guī)模、專業(yè)標準還是后勤檔案管理等各方面來看都有了更為嚴苛的要求。而且在醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷加速下，越來越多人開始認識到了醫(yī)院后勤檔案管理的重要性，因為這項工作很多時候要在多個部門之間起到“串聯”作用，是促進醫(yī)院建設可持續(xù)發(fā)展的重要支撐。不過即便如此，當前我國的醫(yī)院后勤檔案管理還是存在許多不如人意的地方，若不及時將其逐一整治，很有可能會對醫(yī)院未來的發(fā)展造成負面影響。筆者將結合自身多年來相關的工作管理實踐，簡要概述醫(yī)院后勤檔案管理工作，分析當前我國醫(yī)院后勤檔案管理存在的不足，闡述醫(yī)院后勤檔案管理的重要性，并在此基礎上探究優(yōu)化醫(yī)院后勤檔案管理的有效策略。還望個人之見，能為廣大醫(yī)院后勤檔案管理同仁提供可行的一些參考建議。

一、簡述醫(yī)院后勤檔案管理

1.內涵與覆蓋內容通常情況下，醫(yī)院后勤檔案都是在醫(yī)院資產管理、建設工程、后勤人員結構、設備設施管理等各類工作中逐步形成的，這些內容具有非常有利的保存價值，其中包含各類音像、文字、圖片等記錄載體。利用當前各類先進的信息化技術，利用這些寶貴的檔案資源進行科學整合、歸納以及開發(fā)，可以為醫(yī)院的醫(yī)療以及科研等各項工作提供精準服務。關于醫(yī)院的后勤檔案管理涉及的工作內容，主要包含醫(yī)院綠化、維修、建設、涉及、保潔滅害等各個領域的運營類管理。另外，當前有很多醫(yī)院已經將部分業(yè)務進行了外包合作，因此還涉及到后續(xù)的外包業(yè)務檔案管理。隨著信息化技術的不斷進步，未來的后勤檔案管理勢必將越來越多元化、創(chuàng)新化，后勤檔案管理工作也將發(fā)揮更多應用價值。

2.遵循的工作原則在進行醫(yī)院的后勤檔案管理工作中需要遵循很多基礎性規(guī)則，這樣才能保障所有工作能夠有序開展，其中包括：其一，規(guī)則性原則。即在制定以及實施檔案工作的時候必須契合現代化標準，要遵守對應的工作規(guī)范、工作質量以及效率性原則；其二，安全性原則。即在數字化、信息化建設的推動下融合先進技術，讓這些現代化技術來為檔案管理保駕護航，以此來提高各類后勤檔案的安全性；其三，效益性原則。也就是說要在施行后勤檔案管理的同時注重醫(yī)院的各類效益，不斷分析用戶的需求有哪些，同時根據醫(yī)院自身實際能力來進行集中處理，讓那些利用率比較高的檔案進行數字化，以此創(chuàng)造更多的經濟效益和社會效益。

二、當前我國醫(yī)院后勤檔案管理存在的不足

1.對醫(yī)院的后勤檔案管理意識淡薄就當前我國的醫(yī)院后勤檔案管理實際情況來看，有很多醫(yī)院都不夠重視后勤檔案管理，不僅管理意識較為淡薄，同時還有很多機制性的內容未能科學落實。正是由于這些原因，才導致醫(yī)院的很多后勤檔案管理不完善，各個部門之間缺乏對彼此工作的監(jiān)督、檢查以及考核，而且在推動后勤管理工作的執(zhí)行力也不足，管理制度形同虛設。隨著新時代醫(yī)院信息化建設步伐的加速，后勤檔案管理工作如若出現了“掉鏈子”的情況，無疑將嚴重影響醫(yī)院未來的健康發(fā)展。

2.管理水平不足由于醫(yī)院后勤檔案管理工作涉及的面比較廣泛，其中的工作內容不僅十分繁雜，同時還有著極高的專業(yè)性要求。然而就目前我國的后勤檔案管理用人格局來看，某些醫(yī)院的工作人員自身專業(yè)素質明顯不夠，無法勝任醫(yī)院的后勤檔案管理崗位。具體表現在，對于檔案的重要性、專業(yè)要求以及收集等業(yè)務不夠熟練，同時也沒有做好對應的檔案歸檔處理，導致醫(yī)院信息化建設與時代脫軌。另外，還有些后勤檔案管理工作人員缺乏職業(yè)素養(yǎng)，對待工作不夠認真仔細，經常出現一些小錯誤，諸如此類的問題必須及時改善。3.信息化建設落后進入信息化時代之后，各地醫(yī)院都在大力應用互聯網信息技術，因為各類現代的技術手段不僅可以提高工作效率與工作品質，也讓醫(yī)院的后勤檔案有了更好的技術歸屬。不過目前我國依舊有一些醫(yī)院的信息化建設比較落后，實際的檔案數字化流程不夠精細，醫(yī)院內部存在“信息孤島”的情況，而且由于醫(yī)院內部設立部門較多，各個平臺之間又互相獨立，沒能在實際工作中取得緊密聯系，一旦需要數據共享或者匯總的時候幾乎難以實現。

4.未匹配科學合理的能源管理體系考慮到醫(yī)院占地面積廣，其中需要用到的醫(yī)療設備也非常多，因此需要采集的數據極為龐大。但是當前很多醫(yī)院在導入能源管理體系的時候多數采用人工采集，這樣的工作模式不僅費時費力，同時也很容易導致數據丟失或者采集不全。如此一來，醫(yī)院的各類能耗去向則難以記錄精準，后續(xù)的能耗分項計量以及各個部門之間的能耗指數等無法量化。若能耗數據都出現了問題，那么醫(yī)院要想在未來的建設工作中開展節(jié)能計劃則很難做到，而且會造成后勤檔案管理混亂，工作效率低下以及成本開支不好控制等問題。

5.醫(yī)院用能存在安全隱患因為醫(yī)院的各類醫(yī)療設備幾乎長期都保持在高強度的工作狀態(tài)之下，因此必須要對所有設備開展科學的維護與保養(yǎng)工作，否則不僅會影響設備使用壽命，甚至還有可能引發(fā)某些設備安全事故。當前我國很多醫(yī)院的后勤檔案管理都沒能做好用能方面的科學安排，對于醫(yī)院內部的設備電壓、用電功率、三相不平衡率、環(huán)境狀態(tài)等參數等沒能記錄在案，經常是在設備已經停止運行才發(fā)現，這種情況就很容易遺留安全隱患。另外，當前某些醫(yī)院的設備數據監(jiān)測工作，還是停留在故障告警、數據抄表的被動階段，進入信息化時代之后，有很多系統(tǒng)化的設備數據已經不是利用人力可以完成的工作了，對應的設備保養(yǎng)安排已經需要一整套專業(yè)化的保養(yǎng)方案才能夠保障設備的完整性能與使用壽命。

三、醫(yī)院后勤檔案管理的重要性

1.常規(guī)后勤檔案管理客觀而言，各類常規(guī)的醫(yī)院后勤檔案管理是日常運行與科學管理的基礎，醫(yī)院內部各種日常運行管理工作都需要以來常規(guī)后勤檔案管理來推進。而且隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大以及醫(yī)療體制的深度改革，很多日常事務已經轉變的異常繁雜。常規(guī)后勤檔案管理工作，不僅是醫(yī)院施行高效、科學以及規(guī)范化建設的強大支撐，同時也是維護醫(yī)院穩(wěn)定運行的關鍵和根本。因為常規(guī)后勤檔案管理可以為醫(yī)院提供許多極具針對性的管理參考數據以及各類參數，這些數據便是維護醫(yī)院日常正常運行的科學依據與參考。同時，考慮到醫(yī)院在日常運行管理中肯定會出現一些改建、翻新、設備維修等情況，這時候就需要一套強有力的常規(guī)后勤檔案作為藍本。相關人員在落實這些工作內容的時候不可能只憑借自己的專業(yè)認知或者所謂經驗來進行，必須要通過醫(yī)院常規(guī)后勤檔案來了解醫(yī)院歷史建設數據，這樣才能確保醫(yī)院的維修與改建工作能夠在有序的安排下開展。

2.建設類后勤檔案管理在醫(yī)院進行建設、招標或者設計等各個階段，這時候建設類后勤檔案管理的重要性便凸顯出來了。因為醫(yī)院屬于人員流動性大、階段性強的基礎性單位，只有利用建設類后勤檔案才能夠完全了解到此類信息，為后續(xù)的建設工作做好指引。進入到醫(yī)院建設后期，前期又會催生出許多資料數據，這些信息十分龐大，必須要依賴現代化的建設后勤檔案管理工作來推進，以此來保障各類工程規(guī)劃圖、批復等資料的完整性。特別是在市場經濟體制的不斷深入下，如今醫(yī)院之間的競爭愈發(fā)白熱化，要想在這樣的市場環(huán)境中永葆生機，則必須要讓建設類后勤檔案管理工作作為堅實后盾，其中包含各種醫(yī)院建設類網絡信息的整合，醫(yī)院電子資源的優(yōu)勢互補等。

3.外包類后勤檔案管理外包類醫(yī)院后勤檔案管理的重要性，從客觀層面減輕了本體醫(yī)院后勤管理的工作負擔，同時也讓專業(yè)的事有更加專業(yè)的人來完成，降低了醫(yī)院運營管理過程中的風險。一套良好的外包類后勤業(yè)務管理檔案，不僅能夠對各類外包資料進行科學匯總與分析，同時也提高了醫(yī)院后勤檔案管理工作的效率。

四、優(yōu)化醫(yī)院后勤檔案管理的有效策略

1.強化意識，提高對醫(yī)院后勤檔案管理的重視程度針對醫(yī)院后勤檔案管理重視程度不夠的問題，必須要進行大力整治，力爭將醫(yī)院各個部門的檔案管理意識都深化到位，這樣才能加深各個部門的團結協(xié)作性，讓醫(yī)院的后勤檔案管理體系轉變的越來越科學。對于以往的那套“醫(yī)院無需后勤”的落后理念，必須集中處理，做好對應的宣導工作。另外，要將醫(yī)院的后勤部門納入整個醫(yī)院的保障體系之中，給后勤檔案管理部門投入充足的資金，導入更多具備激勵性質的工作管理制度，同時還要夯實行政管理體系，讓相關工作人員在實踐中進行經驗總結，對不合理的地方要第一時間進行整改，逐步構建起一套科學化、現代化的后勤檔案管理工作體系，讓各個崗位的職責分工明確，做到責任到人、責任到崗，以此來促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.創(chuàng)建完善合理的員工培訓機制若想從根本上提高醫(yī)院后勤檔案管理部門的專業(yè)性，必須要制定一套完善的培訓機制，讓部門內所有工作人員都可以享受到公平、公開、公正的專業(yè)培訓服務。首先，醫(yī)院上級管理要提高后勤檔案工作人員的職業(yè)自信心，避免醫(yī)院內部人員對后勤部門的“有色眼鏡”行為，絕不能讓后勤部門的從業(yè)者認為自己只是醫(yī)院的輔助性工作。其次，為后勤檔案管理部門的員工安排專業(yè)性培訓活動，聘請社會上知名的精英講師到院內開展專業(yè)講座。久而久之，醫(yī)院一定會打造出一支業(yè)務水平過硬的后勤檔案管理團隊。

3.改善績效考核體系盡管醫(yī)院本身屬于救死扶傷、服務群眾的公共事業(yè)單位，但是每一名從事后勤檔案管理工作的人員其內心都渴盼得到領導認同，能夠在自己的崗位上獲取相應的回報，這其實是一種非常正常的訴求。針對這種情況，醫(yī)院有關部門要大力改善后勤檔案管理部門的績效考核體系，要將更多人性化、專業(yè)化的內容融合到其中，這樣才能從實際層面提高員工的工作積極性，發(fā)揮出本屬于自己的職業(yè)特色。具體而言，要對后勤檔案管理部門落實分級績效，將各自收集的有效數據納入績效評定之中。同時，對于部門內的后勤能源管理人員也要根據實際情況來制定績效考核機制，分別從設備操作熟練度、保養(yǎng)系數、維修系數等方面進行評定，由此來加強其工作積極性。

4.巧用信息化技術，提高能源管理對于醫(yī)院的能源管理系統(tǒng)，后勤檔案管理部門一定要用更加多元的思路來推進工作，將能源監(jiān)控、能耗成本以及能源統(tǒng)計等各方面細節(jié)進行補足，做好針對性的能源消費分析，對醫(yī)院的各項能耗要秉持“追查到底”的工作原則，同時還要導入預判性能源體系，切忌不可等到事情發(fā)生之后才開始檔案梳理，要提前做好所有的能耗預測計劃。具體的工作落實，可以將當前比較流行的大數據技術進行大力推廣應用，讓醫(yī)院的管理者可以及時掌握對應的能源比重以及能耗狀況，同時還可以做好后續(xù)的節(jié)能方案，為醫(yī)院節(jié)省不必要的能源開支，提高經濟效益。

5.強化設備保養(yǎng)工作，保障長期穩(wěn)定運行對于醫(yī)院使用的各類現代化醫(yī)療設備，一定要做好設備的保養(yǎng)維護工作，以此來保障設備長期穩(wěn)定運行，避免設備由于保養(yǎng)不當而經受損壞。一方面，醫(yī)院后勤檔案管理部門要專門構建一套設備安全管理系統(tǒng)，對醫(yī)院各類設備展開實時監(jiān)測，對設備電流、電壓、使用功率以及各類環(huán)境參數做好及時數據收集。一旦在系統(tǒng)內發(fā)現設備數據異常，必須要在第一時間將其處理完善，還可以讓專業(yè)的技術人員在系統(tǒng)中導入自動調節(jié)、自動關閉等保養(yǎng)功能，以免設備異常嚴重化。另一方面，利用大數據來實現醫(yī)療設備的自動化管理，讓PC端與手機端達成有機統(tǒng)一，相關后勤檔案管理人員只需要通過APP便可查明設備保養(yǎng)情況，由系統(tǒng)平臺來發(fā)送各類維修指令，讓所有的工作細節(jié)都可以在線上完成。與此同時，必須建立一套設備巡檢保修系統(tǒng)，將設備的保養(yǎng)專業(yè)知識以及保養(yǎng)時間自動推送，以此來降低設備安全隱患，維護長期穩(wěn)定運行。

五、結束語

綜上所述，本文主要結合了筆者自身多年來相關的醫(yī)院工作管理實踐，簡要概述醫(yī)院后勤檔案管理工作，分析當前我國醫(yī)院后勤檔案管理存在的不足，闡述醫(yī)院后勤檔案管理的重要性，并在此基礎上探究優(yōu)化醫(yī)院后勤檔案管理的有效策略。隨著市場經濟體制的不斷深入，未來的醫(yī)院建設事業(yè)勢必將向著越來越多元化、創(chuàng)新化的方向發(fā)展，身為醫(yī)院的后勤檔案管理工作責任人，必須敢于在原有工作模式上推陳出新，利用更具前瞻性的理念來落實后勤檔案管理工作，并且要將以往那些陳舊的思維意識摒棄，甚至可以從國外某些成功案例中汲取寶貴經驗，以此來創(chuàng)設契合中國國情的醫(yī)院后勤檔案管理體系，為國家基礎醫(yī)療事業(yè)貢獻力量，為人民群眾提供更加專業(yè)化、人性化的醫(yī)療服務。

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作者：石勝軍 單位：桂林市人民醫(yī)院