淺談儀器設(shè)備檔案管理

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一、儀器檔案管理工作中存在的問題

上文已經(jīng)指出儀器檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，在高等院校的實(shí)際教學(xué)當(dāng)中，對儀器的檔案管理工作是至關(guān)重要的。它是高等院校實(shí)驗(yàn)基地現(xiàn)實(shí)情況的真實(shí)反映，是衡量高等院校教學(xué)質(zhì)量、先進(jìn)水平的重要依據(jù)。下面，筆者簡要介紹儀器檔案管理工作中存在的問題。

1.檔案意識淡薄

儀器設(shè)備檔案反應(yīng)了儀器設(shè)備的歷史情況、現(xiàn)實(shí)狀態(tài)以及未來水平。通常情況下，儀器設(shè)備從購買到驗(yàn)收、調(diào)試到正常使用，維修、保養(yǎng)、改造到最后的報廢都應(yīng)該在儀器檔案資料上詳細(xì)的記錄下來。記載工作應(yīng)當(dāng)通過文字、聲音、圖片等形式進(jìn)行保存。目前，許多檔案管理部門并沒有足夠的專職人員。人事檔案工作由人事部門配備的兼職人員來進(jìn)行管理，這種管理模式使得組織人事部門的其他工作不能順利開展。除此之外，由于管理模式的不合理性，使得人事管理部門人員的業(yè)務(wù)能力、工作素養(yǎng)、管理水平的培訓(xùn)工作不到位，使得人事檔案管理部門的改革與發(fā)展工作不能順利開展。但在實(shí)際工作中，由于檔案管理人員的意識不足，對儀器的保修單、使用說明、圖紙等的保存不到位，經(jīng)常出現(xiàn)破損、丟失的狀況。再者，在儀器設(shè)備購入到報廢期間的維修、使用情況無法做到嚴(yán)格認(rèn)真的記錄，使得資料記錄不完整，使得一些有價值的資料無法完整的保存下來。

2.檔案管理的方法落后

目前，在儀器設(shè)備檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)并沒有得到充分的發(fā)揮與利用。僅僅用在檔案材料目錄的錄入工作，并沒有開發(fā)儀器設(shè)備檔案管理信息化。

二、儀器設(shè)備現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)方法

針對上文所提到的儀器設(shè)備檔案管理在實(shí)際工作中所存在的問題，筆者結(jié)合多年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，提出以下幾點(diǎn)建議。要實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案的現(xiàn)代化管理，首先應(yīng)該建立一個儀器設(shè)備檔案文庫。為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，我們要求使用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案資料的錄入與儲存。其次，就是使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)這種現(xiàn)代化的工具，來實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案的科學(xué)化管理，并且實(shí)現(xiàn)信息共享。

（1）為了能夠迅速、完整以及準(zhǔn)確的使用儀器設(shè)備的檔案，我們首先應(yīng)該實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案建檔工作的現(xiàn)代化管理工作。只有從基礎(chǔ)工作進(jìn)行落實(shí)，才能有效的實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。自然，為了更好地服務(wù)大家，為我們提供更多、更豐富的資源，我們就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對儀器設(shè)備檔案資料的收集，越多的信息資源越好。為了防止儀器設(shè)備檔案管理人員的變化對檔案管理工作造成的不便，我們應(yīng)該實(shí)現(xiàn)儀器檔案管理的連續(xù)性。這就要求檔案資料是連續(xù)的，不是隨著管理人員發(fā)生變化的。這就要求工作人員認(rèn)真做好儀器檔案的建檔工作，認(rèn)真做好所有儀器設(shè)備的動態(tài)和靜態(tài)記錄，這就要求所有的管理人員都做好記錄工作。認(rèn)真做好檔案的記錄工作是每一個檔案管理人員應(yīng)盡的義務(wù)，也是為今后儀器檔案的管理工作打好基礎(chǔ)。在記錄過程中，要本著真實(shí)、嚴(yán)格、準(zhǔn)確的態(tài)度來進(jìn)行記錄工作，并且填寫上報、整理分析、歸檔保存工作也應(yīng)當(dāng)及時完成。為了能夠及時的了解、統(tǒng)計(jì)、記錄儀器設(shè)備檔案管理工作中遇到的問題以及經(jīng)驗(yàn)的交流，設(shè)備使用單位的管理人員和資產(chǎn)管理部門的檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)彼此之間的交流與聯(lián)系。為了實(shí)現(xiàn)儀器檔案管理工作的現(xiàn)代化，并且為了能夠?yàn)樵O(shè)備檔案信息網(wǎng)絡(luò)提供真實(shí)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時的對檔案信息進(jìn)行整理歸檔，逐步完善儀器檔案管理工作，用電子文件來進(jìn)行檔案的儲存。為了實(shí)現(xiàn)儀器檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，我們使用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行工作，這就導(dǎo)致大量的電子文件的產(chǎn)生。由于一起檔案管理不僅具有一般檔案管理的共性，還具備了儀器檔案管理的高技術(shù)性和特殊性。這就要求在電子文件的形成、收集、整理、保管之前就應(yīng)做好規(guī)范管理，設(shè)備電子文件的歸檔應(yīng)由設(shè)備檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。

（2）為了適應(yīng)高等院校大量的儀器設(shè)備、繁多的待處理資料、以及龐大的數(shù)據(jù)量，管理人員在儀器設(shè)備原始資料的管理基礎(chǔ)上，運(yùn)用了計(jì)算機(jī)來進(jìn)行儀器檔案管理工作。第一步，應(yīng)該將高等院校的所有儀器設(shè)備的型號、規(guī)格、廠名、價格等基礎(chǔ)信息錄入到計(jì)算機(jī)中的儀器管理系統(tǒng)當(dāng)中，即我們常說的SBGL系統(tǒng)。在SBGL系統(tǒng)中，我們可以進(jìn)行檔案資料的輸入、查詢、修改以及統(tǒng)計(jì)等工作。完成了上述所說的工作以外，我們將每年的訂貨情況使用數(shù)碼相機(jī)和掃描儀對儀器設(shè)備的相關(guān)資料進(jìn)行收集，并且輸入到計(jì)算機(jī)儀器檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，這樣我們就可以查詢到一些儀器的圖片信息。隨著高等院校校園網(wǎng)絡(luò)的建立，學(xué)校各部門都可以在網(wǎng)絡(luò)上輕松地查閱到需要的儀器資料，滿足自身的需求。為了提高大型精密儀器的經(jīng)濟(jì)效益和社會價值，我們還可以在網(wǎng)上進(jìn)行宣傳活動，實(shí)現(xiàn)對外開放使用。

三、結(jié)語

筆者首先介紹了儀器檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，它關(guān)系著儀器設(shè)備能否正確地使用、出現(xiàn)故障以后能否及時正確的維修、保養(yǎng)工作是否到位等等一系列的問題。并簡單指出了在目前工作過程中，儀器檔案管理所遇到的問題。并根據(jù)這些問題提出了幾條建設(shè)性的意見，希望對同行會有幫助。

作者：奇明 單位：呼倫貝爾市公路勘測規(guī)劃設(shè)計(jì)有限公司