淺談電子檔案管理
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1.有待提高電子檔案管理水平?，F(xiàn)在電子檔案管理還處于初級(jí)發(fā)展階段，檔案管理人員系統(tǒng)化的教育和專業(yè)化培訓(xùn)缺乏，造成了在選購(gòu)軟件時(shí)沒(méi)有變別能力，從而影響了現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中充分發(fā)揮作用。
2.電子文檔在管理中的真實(shí)性容易破壞。電子文件具有高度的可變性和分離性，一旦被更改就無(wú)法識(shí)別。電子檔案形成后，在工作人員的操作下存貯到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，檔案管理人員和技術(shù)人員共享信息數(shù)據(jù)。這樣，就使得電子檔案便于修改和復(fù)制，沒(méi)有正本和副本的差異，也不會(huì)有多次原始稿本記錄的出現(xiàn)，由此形成的電子檔案的原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在，文件與檔案之間不再有明顯的界限。這樣檔案的原始性和真實(shí)性就無(wú)法準(zhǔn)確的確定，這給電子檔案文件的完整性、真實(shí)性以及原始性的保存帶來(lái)了很大的難度。
3.電子檔案的安全性存在隱患。在這個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)全球化的時(shí)代，對(duì)于任何人來(lái)講，其都可以自由進(jìn)入因特網(wǎng)，在很大程度上造成了大量文件在網(wǎng)絡(luò)的和流轉(zhuǎn)，而且在電子文件傳輸?shù)倪^(guò)程中引發(fā)泄密的現(xiàn)象發(fā)生。
4.電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)度綬慢。從某種關(guān)點(diǎn)上看，電子檔案管理的基礎(chǔ)和前提就是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，但一些檔案管理部門(mén)只是考慮到本部門(mén)的現(xiàn)狀，并沒(méi)有從全面利益出發(fā)，協(xié)調(diào)發(fā)展、統(tǒng)籌安排，造成了各行其是的局面，從而阻礙了檔案電子化的發(fā)展。
二、完善電子檔案管理有效對(duì)策
1.加強(qiáng)電子檔案服務(wù)信息反饋系統(tǒng)的建立。做到及時(shí)了解當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案信息的需求和發(fā)展?fàn)顩r，不斷提高電子檔案信息反饋工作的自覺(jué)性，不斷改進(jìn)電子檔案信息服務(wù)工作，并有效提高電子檔案信息化服務(wù)的質(zhì)量。
2.提高電子檔案信息的安全性。當(dāng)前電子檔案管理最為關(guān)鍵的一個(gè)問(wèn)題是檔案信息的安全，檔案部門(mén)要提高安全意識(shí)，有效地利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，比如加密、防火墻等技術(shù)，保證網(wǎng)絡(luò)的安全，保證電子檔案信息的安全。另外，采取有利、有效的方式，完善對(duì)電子檔案進(jìn)行便利和安全的管理。由于電子檔案信息通常都存儲(chǔ)在一定的介質(zhì)上，并通過(guò)安全保管介質(zhì)以達(dá)到安全保管信息的方式進(jìn)行管理，因此對(duì)電子檔案的安全管理必須有一個(gè)適合于磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)保管的環(huán)境和存放載體的柜、架及檔案庫(kù)房。檔案部門(mén)和相關(guān)工作人員要不斷地進(jìn)行實(shí)踐，完善電子檔案管理信息服務(wù)安全性能，保證檔案信息在利用中的安全性。
3.建立健全電子檔案信息服務(wù)體系。構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)利用，整合電子檔案相關(guān)信息數(shù)據(jù)來(lái)開(kāi)展檔案咨詢業(yè)務(wù)服務(wù)。二是建立提高電子檔案信息資源體系，做好電子檔案信息資料的歸檔、整理，整體開(kāi)發(fā)和綜合管理檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。三是運(yùn)用好現(xiàn)代信息技術(shù)手段，為電子檔案的科學(xué)管理提供有效的技術(shù)支持。
4.不斷培養(yǎng)電子檔案管理方面的專業(yè)技術(shù)人才。各單位和主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)電子檔案管理的現(xiàn)代化人才。還要不斷的吸收檔案管理方面的人才，發(fā)現(xiàn)善于檔案管理方面的人才，抓好電子檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，儲(chǔ)備電子檔案管理人才，為做好電子檔案工作奠定良好的基礎(chǔ)。
作者：蔡國(guó)慶 單位：黑河邊境經(jīng)濟(jì)合作合作區(qū)采購(gòu)中心