企業(yè)電子檔案管理的問題與對策

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一、企業(yè)電子檔案管理問題

（一）正式電子文件歸檔程序不夠完善。正式電子文件歸檔程序不夠完善，這主要是由于相關(guān)程序設(shè)計的過程中，檔案管理方面的專業(yè)人員沒有參與其中，單純從軟件設(shè)計工作人員角度出發(fā)來進(jìn)行程序的設(shè)計，立足在一些基本表面的問題，比如邏輯上的歸檔問題，信息的分總問題，可以說考慮的范圍是相對局限，不夠周全的。而由此設(shè)計出來的自動化辦公軟件，在一些現(xiàn)實問題上的解決措施有待改進(jìn)。

（二）文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個系統(tǒng)。文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個系統(tǒng)，由此導(dǎo)致信息的歸類出現(xiàn)一定出入，在后期信息的應(yīng)用過程中也會出現(xiàn)一定的紕漏。結(jié)合一些公司的實際情況，在信息的分類上有一定出入，但是模式化的系統(tǒng)分類無法滿足現(xiàn)實的需要，對于信息的應(yīng)用、管理都會有著出入。

（三）電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導(dǎo)致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應(yīng)用過程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒有明確的規(guī)則之下，兩者的工作無法有效統(tǒng)一結(jié)合。

（四）電子檔案儲存載體安全度無法保證。檔案對于公司來說是有一定價值的信息資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲存一般分成兩種，一類是直接通過硬盤儲存器，另一類是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行儲存，比如最近比較熱門的云儲存，兩者的安全性都無法完全保證。硬盤儲存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦價值意義高的檔案資源泄露，甚至丟失，會對公司產(chǎn)生諸多不利影響；如果是通過網(wǎng)絡(luò)存儲，盡管可以通過網(wǎng)絡(luò)很好的備份存儲，但是一些重要的信息仍會會被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。

（五）相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)結(jié)合度不高。電子無紙化的檔案管理減少了相關(guān)工作人員的工作量，但是對于其素質(zhì)技能的要求有所增加。企業(yè)電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對于相關(guān)軟件的應(yīng)用，自動化辦公系統(tǒng)管理達(dá)到熟練的程度，同時工作的責(zé)任心也是重要的保障。但是，在現(xiàn)實的情況下，一些資質(zhì)比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無法把理論更好地結(jié)合于實際，對于工作的認(rèn)識不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責(zé)任心。

二、針對企業(yè)電子檔案管理問題的解決措施

（一）電子檔案監(jiān)控嚴(yán)格化。首先，關(guān)于電子檔案的形成監(jiān)控問題，工作人員應(yīng)該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說是信息庫的建立，這是一個至關(guān)重要的步驟，來保證后期信息利用有價值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子文件的真實性和完整性，同時需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監(jiān)控，以科學(xué)、完整、嚴(yán)密的制度來規(guī)范監(jiān)控過程，保證監(jiān)控的效果，比如文件管理制度和體系的科學(xué)化、嚴(yán)格化，管理內(nèi)容和執(zhí)行的有效化等等。

（二）提高電子文件安全性和可識別性。檔案信息對于公司的發(fā)展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設(shè)想，因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現(xiàn)實的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴(yán)格的管理制度以及采取有效的技術(shù)措施，比如通過網(wǎng)絡(luò)云盤來更好地備份以防丟失，以及對于每一個環(huán)節(jié)都采取一定的監(jiān)控和監(jiān)管，最好把每一項責(zé)任落實到個人，確保權(quán)責(zé)明確，以及采取更加嚴(yán)格有效的保密措施，增加安全性。

（三）提高電子檔案甄別的技術(shù)。電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運行之后，其復(fù)制變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時也增加了其中的風(fēng)險，比如關(guān)于電子檔案真?zhèn)蔚膯栴}，提高其中的甄別技術(shù)有著現(xiàn)實的必要，因此在電子文件辦制的時候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應(yīng)用。這樣可以避免使用者和顧客對于文件進(jìn)行篡改，危害企業(yè)的利益。

（四）優(yōu)化電子檔案的鑒定技術(shù)。在文件進(jìn)行歸檔之前，一般需要先進(jìn)行文件的鑒定，其目的是為了區(qū)別文件的價值，根據(jù)實際的需要來給出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，避免統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的分類不利于公司對于信息的應(yīng)用。在一定有效分類之后，可以方便企業(yè)選擇應(yīng)用，方便公司管理，更好地為公司創(chuàng)造價值。

（五）優(yōu)化電子檔案歸檔?，F(xiàn)階段，電子檔案和文件檔案處于同步歸檔的狀態(tài)，實行“雙套制”，但是實際過程中由于電子文件的法律約束力不高、技術(shù)問題大導(dǎo)致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優(yōu)化電子檔案的歸檔問題，一方面需要著手建立和運用計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的具有多種特征的電子檔案，另一方面需要繼續(xù)發(fā)揮實體檔案的作用，發(fā)揮實體檔案和電子檔案結(jié)合的作用，實現(xiàn)檔案信息在現(xiàn)代社會信息平臺上的有效運轉(zhuǎn)。

（六）提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)。不管外部條件如何改善，軟件設(shè)施如何改進(jìn)，相關(guān)的工作人員作為工作過程中的主體，需要發(fā)揮出主觀能動性，因此，提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對員工進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)化的培訓(xùn)，另一方面需要提高相關(guān)工作人員的工作責(zé)任心，同時結(jié)合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。

三、結(jié)束語

企業(yè)電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個環(huán)節(jié)有所改善，不管是工作本身，還是各類的工作人員，發(fā)現(xiàn)問題才能更好地解決問題，才能讓整個過程在實踐中不斷改進(jìn)，讓電子無紙化的企業(yè)電子檔案發(fā)揮出現(xiàn)實價值，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

作者：郎麗娟 單位：白山市渾江區(qū)就業(yè)服務(wù)局