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一、檔案管理社會化的必然趨勢
企業(yè)人事檔案管理社會化是當今檔案管理的一種新型模式,就目前來看,雖然這種模式的提出時間不長,卻已經(jīng)逐步在各大城市開始實行,許多檔案管理中介機構不斷出現(xiàn),并取得了較好的經(jīng)濟和社會效益。筆者認為檔案管理社會化發(fā)展如此迅速并逐漸成為一種新的模式有著深刻的社會、市場和技術原因:
(一)社會根源
隨著社會的發(fā)展和科技的創(chuàng)新,社會分工日益細化,社會機構的發(fā)展也日益專業(yè)化。而原先企業(yè)中相對完整的職能機構勢必會造成企業(yè)的成本過高,負擔過重,影響其在市場中的競爭力。在市場經(jīng)濟中,企業(yè)的目標是實現(xiàn)利潤最大化,促進企業(yè)的發(fā)展,而取消企業(yè)一部分職能機構,把這部分業(yè)務投放到社會專門機構中,是檔案管理社會化的社會根源之一。另外,目前國家對檔案管理加大了重視力度,近期出臺了許多關于檔案中介機構的政策和規(guī)定,為檔案中介服務市場營造出了良好的市場秩序和市場環(huán)境,也為檔案中介服務市場的發(fā)展提供了法律依據(jù)。
(二)市場需求
首先,企業(yè)為了減少管理成本,提高管理效率,急需把自身內(nèi)部的檔案管理機構精簡掉,把檔案業(yè)務外包出去,由此催生了檔案管理中介機構。其次,隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和完善,企業(yè)對檔案信息的重視程度也在不斷加強,特別是在當今信息社會,知識產(chǎn)權,企業(yè)人事等信息對企業(yè)來說具有很大的價值,但是目前一些中小企業(yè)對自身檔案沒有能力進行專業(yè)化管理,因此需要專業(yè)的檔案服務機構能夠代替其進行管理。最后,目前經(jīng)濟快速發(fā)展,企業(yè)的重組、兼并和破產(chǎn)已經(jīng)屢見不鮮。但這個過程中,會產(chǎn)生大量的無人管理的檔案文件,這些檔案的保管不利會給企業(yè)和社會造成極大的損失。正是這些迫切的需求的驅(qū)動下,使得企業(yè)檔案管理社會化的實現(xiàn)有了實踐動力,成為了可能。
(三)技術支持
當今社會是是信息化社會,信息技術被應用到各個行業(yè)領域中,自然也為檔案管理社會化提供了技術保證和支持。當企業(yè)內(nèi)部檔案管理機構無法滿足檔案管理需求的情況下,依靠外界專業(yè)的管理團隊和服務機構提供服務。這些社會機構通過先進的科學技術,先進的信息管理手段一方面能夠保證高效的管理水平,形成企業(yè)內(nèi)外在社會范圍內(nèi)的有效協(xié)作,降低企業(yè)檔案管理的成本,提高企業(yè)的經(jīng)營管理效益;另一方面還可以通過先進的科學技術隨時與企業(yè)進行交流,保證了企業(yè)能夠及時的掌握其檔案信息及最新動態(tài),提高工作效率。
二、措施及建議
通過上文可知,檔案管理社會化能夠有效地實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的各項職能,創(chuàng)造出良好的社會、經(jīng)濟效益,從而能夠有力的促進企業(yè)的發(fā)展,同時越來越多的企業(yè)開始重視而且已經(jīng)投入檔案的社會化管理中去,檔案管理的社會機構也開始遍地開花的運行起來。因此如何更好地實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的社會化就成為目前檔案部門急需解決的問題。筆者認為應該從以下兩個方面入手:
(一)健全中介機構,加強管理規(guī)范
首先加強對檔案中介機構的行政管理。目前我國的檔案中介結構包括檔案事務所、咨詢服務中心、事務服務中心等。雖然目前我國對于這些機構有一些法律法規(guī)進行約束,但是檔案中介服務市場比較龐大,秩序還是比較混亂,不排除一些機構為了個人私利,損害客戶權益的行為。因此,要加強對中介服務機構的管理和規(guī)范,不僅需要政府的法律法規(guī)的約束,還需要檔案行政管理部門對其的監(jiān)督指導。其次要加強中介機構自身建設。檔案中介機構作為一個服務機構,提高服務質(zhì)量是機構的戰(zhàn)略核心,只有提高了服務質(zhì)量,健全了機構業(yè)務,才能使企業(yè)放心的把檔案管理的職能委托給機構。提高服務質(zhì)量除了加強管理,積極拓展業(yè)務外,還需要有先進的技術設備和高素質(zhì)的從業(yè)人員。
(二)加強市場的引導作用,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念
雖然目前檔案管理外包已經(jīng)成為檔案管理界的一種趨勢,但是在一些中小城市和中小企業(yè)還是保留原有的傳統(tǒng)觀念,對檔案管理工作不太重視,缺乏新的消費觀念。我們知道消費觀念不是自發(fā)形成的,而都是源于市場的培育和引導,所以加強市場秩序管理,嚴格市場準入門檻,保證檔案市場的健康繁榮的發(fā)展是轉(zhuǎn)變企業(yè)觀念的主要手段。隨著檔案中介服務市場的不斷發(fā)展和完善,市場的繁榮會逐步地引導企業(yè)對于檔案中介服務的消費觀念的形成和完善。這位企業(yè)才會積極主動地將其檔案管理職能委托給檔案中介機構,由檔案中介機構對其進行有償?shù)姆?,同時這樣又反過來促進了市場的進一步發(fā)展。這樣,就給企業(yè)檔案管理社會化協(xié)作的有效實現(xiàn)提供了動力源泉。
三、小結
此外,加強建立行之有效的保障體制,借鑒國外先進的經(jīng)驗都是檔案管理社會化正常運行的重要保證。既然社會化是我國企業(yè)檔案管理工作的新模式、新趨勢,因此如何做好檔案管理工作的社會化進程的推動工作,是目前我國檔案工作的當務之急。但是檔案管理工作的社會化并不是一蹴而就的,需要動用社會各方的力量,逐步建立健全各項體制和規(guī)范,所以說企業(yè)的檔案管理社會化進程還需要很多路要走。
作者:李冬敏 單位:呼瑪縣水利工程建設管理局