高職院校檔案管理工作分析

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目前，我國高職院校檔案管理工作中存在著重視度不夠、檔案管理設(shè)備不達(dá)標(biāo)以及檔案管理人員素質(zhì)較低等問題。加強(qiáng)高職院校檔案管理工作，對加強(qiáng)學(xué)生管理、促進(jìn)學(xué)生就業(yè)和髙職＿校自身發(fā)展，有著重要的意義。

—、高職院校檔案管理工作中常見的問題

高職院校檔案資源是髙職院校辦學(xué)過程中形成的重要?dú)v史資料，對于真實(shí)反映髙職院校辦學(xué)進(jìn)展和促進(jìn)高職院?？沙掷m(xù)發(fā)展有著重要意義。因此，髙職院校檔案管理工作者應(yīng)不斷創(chuàng)新和改進(jìn)檔案管理工作理念、模式、方法，更好地為高職院校辦學(xué)及管理工作服務(wù)。近年來，各個企業(yè)對高職院校學(xué)生的電子化檔案要求越來越高，高職院校檔案管理應(yīng)該逐漸制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

1．學(xué)校對梏案管理工作不夠重視。

由于傳統(tǒng)觀念的影響，高職院校認(rèn)為檔案管理僅僅是一項(xiàng)為自身服務(wù)性的工作，并沒有為學(xué)校帶來明顯的利益，因此高職院校對檔案管理工作不夠重視?？梢钥吹?，許多高職院校并沒有給檔案管理工作配備齊全的工作人員，認(rèn)為只要有人管理就足夠了，甚至有的學(xué)校借改革之名，削減檔案管理職能，使檔案管理部門形同虛設(shè)，導(dǎo)致學(xué)校學(xué)生檔案不齊全、胡編亂造等情況。

2．檔案管理設(shè)備不達(dá)標(biāo)。

目前，許多高職院校并沒有為檔案管理工作配備電腦等辦公設(shè)備，即使有電腦等辦公設(shè)備，學(xué)生的檔案并沒有實(shí)現(xiàn)無紙化、電子化。在學(xué)生檔案、教師檔案及其他檔案的前期收集工作時僅僅是紙質(zhì)檔收集；在中期的檔案整理工作中，沒有及時將紙質(zhì)檔檔案轉(zhuǎn)化為電子檔；在后期的檔案編制和共享工作中，造成檔案信息的缺失、共享途徑不快捷等問題。

3．檔案管理人員素質(zhì)較低。

由于高職院校對檔案管理工作不夠重視，并沒有為其配備齊全的管理人員，更甚至有的學(xué)校僅僅簡單的派遣工作人員到檔案管理部門，而忽視了檔案管理工作人員是否具有一定的檔案管理能力和較高的綜合素質(zhì)。

二、高職院校檔案管理工作改進(jìn)措施

1．從認(rèn)知上加強(qiáng)對檔案管理工作的重視。

首先，高職院校必須要從認(rèn)知上加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，充分地認(rèn)識到檔案管理工作的意義和作用。高職院校的檔案管理主要整理學(xué)校教師和各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案和學(xué)生的在校檔案，對學(xué)校教師的評職以及學(xué)生的就業(yè)起著至關(guān)重要的作用。同時，在學(xué)校的教育教學(xué)改革、科學(xué)管理學(xué)校、提高教育教學(xué)質(zhì)量、開展科研工作、提高學(xué)校工作效率、維護(hù)學(xué)校相關(guān)權(quán)益、展示學(xué)校特色以及發(fā)展歷程等方面也具有不可替代的重要作用。

2．加強(qiáng)高職院校檔案的規(guī)范化管理。

在高職院校的檔案管理工作中，首先要根據(jù)學(xué)校各方面工作的實(shí)際情況，制定一個合理有效的檔案管理制度，加強(qiáng)高職院校檔案管理工作的規(guī)范化和制度化。其次，要將檔案管理制度落實(shí)到實(shí)際工作中。一方面，給檔案管理部門配備一定的辦么、設(shè)備，保證檔案無紙化、電子化管理具備一定的硬件支持；另一方面，給檔案管理配備具有一定檔案管理能力的工作人員，并具有較高的工作責(zé)任心和自身綜合素質(zhì)。最后，高職院校要將檔案管理工作的作用發(fā)揮出來，即將檔案管理工作納入高職院校的規(guī)劃和計(jì)劃中去，納入學(xué)校的各項(xiàng)管理制度和相關(guān)人員的職責(zé)范圍之中。這樣，便可以保證高職院校擋案管理工作的制度化和規(guī)范化。

3．提高高職院校檔案管理工作人員的綜合素屑。

檔案管理是一門知識涉及較為廣泛的學(xué)科，檔案管理工作人員必須具備較為全面的知識儲備和綜合素質(zhì)，提髙檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)勢在必行。一方面，高職院校要對檔案管理工作人員進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，使其不斷補(bǔ)充檔案管理涉及的相關(guān)專業(yè)知識，擴(kuò)寬檔案管理工作人員的知識儲備，以至于其在日常的工作中有能力解決各種工作問題；另一方面，高職院校檔案管理人員要培養(yǎng)自己的工作熱－，認(rèn)識到檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)較強(qiáng)的工作，在日常的檔案管理工作中要具備足夠的責(zé)任心。同時，檔案管理工作人員要不斷提高自身的修養(yǎng)和綜合素質(zhì)，提高與其他工作伙伴的協(xié)調(diào)配合能力，更為出色地完成自己的工作?？傊?，高職院校要結(jié)合自身的實(shí)際情況、找出自己檔案管理工作中常見的問題，采取加強(qiáng)對檔案管理工作的重視、加強(qiáng)高職院校檔案的規(guī)范化管理和提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)等解決措施，促進(jìn)高職院校襠案管理水平。

作者：臧艷 單位：內(nèi)蒙古電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院