高職院校檔案管理工作研究
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高職院校檔案管理作為一種信息資源，是學(xué)校業(yè)務(wù)管理等活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)高等職業(yè)教育改革起著推波助瀾的作用。目前，檔案管理面臨許多新的問(wèn)題，尤為值得我們?nèi)パ芯颗c探討。
一、合并高職院校檔案管理存在的問(wèn)題
1.并校期間文書立卷、歸檔的問(wèn)題
合并前的檔案管理是按照原單位的規(guī)章制度按部就班實(shí)施的，可合并后檔案管理出現(xiàn)校與校的管理偏差，導(dǎo)致了問(wèn)題的出現(xiàn)。造成這一問(wèn)題的主要原因：①合校期間組織管理出現(xiàn)空白；②部分檔案部門檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，無(wú)制約措施；③領(lǐng)導(dǎo)管理工作出現(xiàn)了盲區(qū)，檔案工作顧及不上。
2.檔案管理制度不規(guī)范,管理手段落后
合并后的高職院校所出現(xiàn)的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式等的不同,勢(shì)必導(dǎo)致現(xiàn)檔案管理的規(guī)范不一。因素有多種：人員構(gòu)成的復(fù)雜、存檔資料的不統(tǒng)一、管理手段落后，信息利用率差，沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的服務(wù)作用。重視檔案管理，建立分類制度。筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應(yīng)對(duì)癥下藥，采取有效的解決措施。
二、高職院校檔案的管理的途徑
1.規(guī)范檔案管理制度
合并高校應(yīng)將強(qiáng)化檔案制度，樹立管理意識(shí)，因?yàn)榫蜋n案管理而言，文件的收集、檔案的管理、類目的編排都是最為基礎(chǔ)的工作，是學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要依據(jù)，是絕不可再生與替代的信息資源。
2.強(qiáng)化規(guī)章制度建設(shè)
健全一套行之有效的檔案管理規(guī)章制度，發(fā)揮其“見(jiàn)證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
3.合理配備檔案管理人員
在檔案管理過(guò)程中，檔案工作的管理者對(duì)檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。第一，要建設(shè)好檔案館(室)隊(duì)伍，確保一定數(shù)量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；第二，要整體推進(jìn)，大力加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，發(fā)揮各部門兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用。檔案工作涉及學(xué)校方方面面，僅靠檔案部門是不夠的，還需建立穩(wěn)定的校園檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并采取定性與定量相結(jié)合的工作方法激勵(lì)檔案管理者，提高他們的工作積極性，增強(qiáng)他們的向心力。
三、高職院校檔案的管理的方法
合并高校檔案工作應(yīng)面對(duì)改革的新形勢(shì)，立足并校后的現(xiàn)實(shí)狀況，采取有效措施，促進(jìn)檔案工作新的發(fā)展。管理的方法如下：
1.確定檔案目標(biāo)，使檔案作用有的放矢
強(qiáng)調(diào)合并高校檔案工作要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)化：一是明確檔案工作目標(biāo)的發(fā)展總方向；二是可以根據(jù)總目標(biāo)，不斷消除偏離目標(biāo)的因素，三是明確檔案工作目標(biāo)，便于加強(qiáng)日常管理，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)性。
2.健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用
建立一個(gè)縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門配備兼職檔案員，做到從上而下，層層有人負(fù)責(zé)，形成上下配合、左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)。檔案人員要不斷學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷充實(shí)完善先進(jìn)的管理制度與理念；“手勤”即愛(ài)崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)，把自己的工作干明白；“腿勤”則要求檔案管理人員有工作熱情，要把檔案管理當(dāng)事業(yè)來(lái)做，主動(dòng)上門，跟蹤收集。
3.不斷學(xué)習(xí)，培養(yǎng)檔案管理人員責(zé)任心
檔案材料來(lái)源廣、范圍大是檔案管理的一大特點(diǎn)。檔案管理人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，不斷充實(shí)自己，提升自己，使自己能跟上工作的步伐。工作責(zé)任心要求檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)上門收集相關(guān)歸檔，并分門別類將檔案進(jìn)行加工、分析鑒別、歸檔集中等，使死的材料變?yōu)榛畹男畔?，保障檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、可靠，成為學(xué)校、老師學(xué)習(xí)與工作的有效工具。
4.增強(qiáng)檔案管理意識(shí)
檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，除了要求管理人員具有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、細(xì)心的工作態(tài)度、永于奉獻(xiàn)的工作精神外，又要有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是現(xiàn)代化科技手段的運(yùn)用和先進(jìn)的管理方法管理技能的掌握?？傊Y源整合后的高職院校由于層次不統(tǒng)一、檔案分類復(fù)雜、名目繁多，管理工作呈多樣性，因此要做好文必歸檔是檔案管理工作的第一要?jiǎng)?wù)。
作者：李春琦
