高職教學(xué)檔案管理工作探討

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教學(xué)檔案共涉及了兩個(gè)方面的內(nèi)容，一個(gè)方面就是教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)，另一個(gè)方面就是教學(xué)科研活動(dòng)。檔案中收錄的資料不但有文字、聲像資料，還包括圖表、視頻等，無論在高職院校的教學(xué)評(píng)估中，還是在教學(xué)改革中，教學(xué)檔案都發(fā)揮了重要的作用。教學(xué)檔案雖然看似在記錄、整理“舊”的過去的內(nèi)容，但是其目標(biāo)、遠(yuǎn)景卻都是“新”的富有活力的，總的來說，檔案是新舊轉(zhuǎn)化、經(jīng)驗(yàn)提煉、理念升華的載體，是高職院校發(fā)展的重要?jiǎng)恿?。做好教學(xué)檔案管理工作，對(duì)高職院校有著深遠(yuǎn)影響。為此，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，提出了如下提高高職教學(xué)檔案管理工作水平的對(duì)策。

一、提高重視程度

要做好教學(xué)檔案管理工作，首先就要認(rèn)識(shí)到它的價(jià)值，了解這項(xiàng)工作與學(xué)校發(fā)展之間的緊密聯(lián)系，要從長(zhǎng)遠(yuǎn)、系統(tǒng)的角度來看待這項(xiàng)工作，不能孤立地、片面地對(duì)這項(xiàng)工作定性。和高職院校的教學(xué)活動(dòng)一樣，檔案工作同樣是不可或缺的，如果沒有教學(xué)檔案中的種種記錄，教學(xué)成果就不能被記錄、傳承，教學(xué)改革也難以推進(jìn)。高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高重視程度，在抓教學(xué)工作的同時(shí)，還要做好教學(xué)檔案管理工作，并加大在這方面的投入，為教學(xué)檔案管理工作的開展、創(chuàng)新提供必要的物質(zhì)、環(huán)境、載體。

二、健全規(guī)章制度

教學(xué)檔案管理具有系統(tǒng)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、長(zhǎng)期性，不允許存在絲毫的馬虎。而要確保這項(xiàng)工作的長(zhǎng)效運(yùn)行，就要有健全的規(guī)章制度。具體來說，高職院校要做到如下兩點(diǎn)：其一，建立教學(xué)檔案管理制度。高職院校應(yīng)該根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合地方檔案部門的要求與本校的特色，制定專門的教學(xué)檔案管理文件，并建立有效的監(jiān)督機(jī)制，確保制度的執(zhí)行，使教學(xué)檔案管理工作進(jìn)入科學(xué)的軌道。其二，完善教學(xué)檔案管理機(jī)制。依據(jù)本院實(shí)際，高職院校可以對(duì)教學(xué)檔案管理進(jìn)行分級(jí)管理，檔案室可以負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、評(píng)估、專業(yè)設(shè)置等方面的工作，并出臺(tái)相關(guān)制度；教學(xué)系可以結(jié)合教學(xué)的要求，建立教學(xué)檔案、課堂檔案、論文等資料；教務(wù)處則可以兼具檔案室與教學(xué)系的職能，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)兩者之間的工作進(jìn)度、矛盾、難題等；綜合管理部門則負(fù)責(zé)資料的保管。通過這樣的設(shè)置，教學(xué)檔案管理體系將更加完善，運(yùn)行機(jī)制將更為健全，發(fā)揮的效用也更大。

三、提高人員素質(zhì)

檔案管理人員要從理念上認(rèn)可檔案工作，不能心存懈怠，混吃等死，而應(yīng)該以一種積極、樂觀、嚴(yán)肅的心態(tài)來看待教學(xué)檔案管理工作。在日常的工作中，檔案管理人員要注重與教學(xué)部門的溝通，明確歸檔范圍，及時(shí)跟進(jìn)檔案收集工作，著力提升檔案管理活動(dòng)，為檔案管理改革貢獻(xiàn)自己的力量。就目前的情況來看，高職院校的檔案管理人員素質(zhì)偏低，能力體系不健全，專業(yè)能力不及格，團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力差，人員分工不科學(xué)。要做好教學(xué)檔案管理工作，就需要從這些方面著手，提高檔案管理人員的素質(zhì)，只有提高了“人”的素質(zhì)，才能使教學(xué)檔案管理工作更為人性化，更加科學(xué)，才能更好地為廣大師生服務(wù)。

四、加強(qiáng)數(shù)字化管理

信息化時(shí)代來臨，檔案數(shù)字化成為檔案管理改革的趨勢(shì)和目標(biāo)，高職院校也應(yīng)該積極推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的效率。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案信息處理更為便捷，管理更為高效，調(diào)閱更為省時(shí)，這些優(yōu)勢(shì)都要求高校的教學(xué)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。只有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，才能將檔案部門服務(wù)、共享、傳承、科研等方面的潛能開發(fā)出來，才能讓教學(xué)檔案管理工作更上一層樓。

五、做好分類整理工作

教學(xué)檔案內(nèi)容廣泛，歸檔前準(zhǔn)備工作繁瑣，需要嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)地進(jìn)行分類、立卷、整理。這些細(xì)節(jié)、基礎(chǔ)的工作直接影響著教學(xué)檔案管理工作的格局以及未來的發(fā)展，只有認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)地完成分類整理工作，才能培養(yǎng)檔案管理人員的“檔案意識(shí)”，提高人與檔案的契合度，將檔案的潛力開發(fā)出來，提高檔案管理效率。

六.總結(jié)

教學(xué)檔案管理是高職院校檔案工作的核心，直接關(guān)系到高校教學(xué)工作、人事管理工作以及未來的發(fā)展。為此，本文提出了提升高職教學(xué)檔案管理工作水平的對(duì)策，希望對(duì)高職院校有所啟發(fā)。

作者：羅瑤 單位：南京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院