醫(yī)院人事檔案管理問題及對策

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摘要：

人力資源是醫(yī)院最寶貴的資源之一，對于提高整個醫(yī)院的服務(wù)水平和管理水平具有重要作用，其人事檔案應(yīng)該被妥善保管。當(dāng)前，我國醫(yī)院普遍存在人事檔案管理意識淡薄、人事檔案材料內(nèi)容不全面、管理方式落后、管理人員業(yè)務(wù)水平較低等問題，本文對這些問題進(jìn)行了詳細(xì)分析，又從提高人事檔案管理意識、提高人事檔案管理效率、健全檔案管理制度、實施信息化管理、重視檔案管理人才選拔等方面，探討了改善醫(yī)院人事檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案管理；問題；對策

0引言

醫(yī)院人事檔案是反映醫(yī)院全部員工個人學(xué)歷、成長經(jīng)歷、道德面貌、職稱評定以及獎懲情況的信息資料，它是醫(yī)院對人才進(jìn)行管理的重要依據(jù)[1]。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，市場競爭趨勢的日益激烈化，使得醫(yī)院對人才的需求越來越高。做好醫(yī)院人事檔案管理工作，提高人才的綜合素質(zhì)，對于提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平，具有重要意義。然而目前，醫(yī)院人事檔案管理工作還存在著較大問題，這嚴(yán)重制約了我國醫(yī)院服務(wù)水平的提升。

1醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

1.1醫(yī)院人事檔案管理意識淡薄

隨著醫(yī)院規(guī)模的逐漸擴大及醫(yī)院業(yè)務(wù)項目的拓展，醫(yī)院越來越重視提高自身的醫(yī)療衛(wèi)生條件，提高自身的服務(wù)水平，而在這一過程中卻忽視了人事檔案管理工作。這種淡薄的觀念，影響了整個檔案管理制度，也影響了檔案管理工作人員工作的積極性，制約了人事檔案管理的發(fā)展[2]。除此以外，醫(yī)院工作人員，許多都不知道自己檔案的保存地點，也不知道檔案是否對自己的工作調(diào)動有影響。這類觀念，既制約了醫(yī)院的深化改革，也妨礙了員工的發(fā)展。

1.2醫(yī)院人事檔案材料不健全、內(nèi)容不規(guī)范

人事檔案作為記錄人生經(jīng)歷的憑證，無論是書寫格式還是內(nèi)容，都有一定要求，還需要相關(guān)部門簽字等等。然而縱觀醫(yī)院的人事檔案，許多都存在格式不規(guī)范、內(nèi)容失真等問題。一些人在填寫人事檔案的時候，內(nèi)容千篇一律，有的甚至謊報工作經(jīng)歷、工作年齡等。這為醫(yī)院對人事檔案進(jìn)行核查造成了一定麻煩。

1.3醫(yī)院人事檔案管理方式落后

當(dāng)前我國各大醫(yī)院的人事檔案管理方式，相對而言較為落后，其主要體現(xiàn)在：許多醫(yī)院依然采用傳統(tǒng)的人工記錄檔案、人工保管的方式，這種方式和信息時代出現(xiàn)脫節(jié)，而且降低了管理工作的效率，使得醫(yī)院工作人員在進(jìn)行檔案的查找以及分類管理的時候，增加了工作的難度，也增加了醫(yī)院的人力資本支出，不利于醫(yī)院經(jīng)濟效益的提升。并且，這種陳舊的檔案管理模式，也容易造成檔案受損、檔案丟失的情況，不利于人事檔案管理效率和質(zhì)量的提升。

1.4醫(yī)院人事檔案管理條件落后

當(dāng)前，我國許多醫(yī)院雖然設(shè)置了專門的檔案管理辦公室，配備了專門的管理人員，然而許多檔案管理工作室，條件十分落后，室內(nèi)環(huán)境陰暗潮濕，檔案書寫紙張發(fā)霉情況嚴(yán)重，加上許多檔案管理工作室，并沒有配備防火、防潮的設(shè)施[3]，檔案安全性得不到保證。由于檔案管理條件的落后，也影響了檔案管理效率的提高。

1.5管理人員業(yè)務(wù)水平偏低

許多醫(yī)院在聘請檔案管理人員的時候，并不是聘請專業(yè)的管理人員，由于這些管理人員缺乏豐富的檔案管理工作經(jīng)驗，管理素質(zhì)有待提高，并且管理人員在進(jìn)行檔案管理的時候，缺乏責(zé)任感，使得容易造成檔案資料丟失的情況，這也妨礙了醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展。

2加強醫(yī)院人事檔案管理的策略

2.1增強人事檔案管理的意識

醫(yī)院檔案人事管理，對于整個醫(yī)院的深化改革具有重要影響，還直接關(guān)系著醫(yī)院工作人員的利益。因此，醫(yī)院的各級領(lǐng)導(dǎo)要增強人事檔案管理意識，充分認(rèn)識到人事檔案管理工作對于醫(yī)院的重要性，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員要注重以身作則，注重加強對人事檔案管理的重視程度。其次，醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員還要注重加強對人事檔案管理的宣傳力度，讓全體員工都認(rèn)識到檔案對于自己職業(yè)生涯的重要性，為整個人事檔案管理工作的有序開展，提供良好的基礎(chǔ)。

2.2完善人事檔案管理的各項制度

針對人事檔案管理中，檔案材料失真、檔案不健全等問題，醫(yī)院必須采取相應(yīng)的措施，對其進(jìn)行糾正和抵制，提高人事檔案管理效率。醫(yī)院要注重完善檔案保管、流動的管理制度，確定所保管的檔案都是真實的，在對檔案進(jìn)行調(diào)動、查閱的時候，尤其要注重嚴(yán)格審查及核實職工的身份和真實信息，保證各項手續(xù)要齊全[4]。同時，對于檔案管理人員也應(yīng)該注重建立健全管理制度，可以實行責(zé)任制，嚴(yán)格規(guī)范管理人員的行為。

2.3提高醫(yī)院人事檔案管理的信息化水平

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，醫(yī)院也應(yīng)該緊跟時代潮流，積極采用先進(jìn)的信息設(shè)備、信息技術(shù)運用到人事檔案管理工作中。例如，醫(yī)院可以利用計算機的信息處理及時，對相關(guān)檔案信息進(jìn)行輸入、記錄、保存，不斷提高人事檔案管理的信息化、系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化管理，提高人事檔案信息管理效率的提升。醫(yī)院提高人事檔案管理效率，有利于提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平，促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟效益、社會效益的雙重提升，延長人事檔案保管的質(zhì)量，也有利于醫(yī)院對人才的考核、流動方面的管理。

2.4改善醫(yī)院人事檔案管理環(huán)境

人事檔案管理，對于管理環(huán)境有著一定要求。干凈、整潔的環(huán)境，能夠提高檔案管理的效率。因此，醫(yī)院應(yīng)該加對大人事檔案管理設(shè)施的資金投入力度，加強檔案管理的保護(hù)措施，尤其是防火、防盜、防霉措施等，進(jìn)而為人事檔案管理提供一個有利的保管環(huán)境。醫(yī)院還要注重為檔案管理人員配備齊全的檔案管理設(shè)備，比如計算機、互聯(lián)網(wǎng)、打印機等等，讓檔案管理人員能夠安心、便捷、高效的從事檔案管理工作。

2.5提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理人員業(yè)務(wù)水平以及素養(yǎng)的高低，直接影響著整個人事檔案管理水平，影響著醫(yī)院對人才的利用效率。因此，醫(yī)院要注重選擇具有豐富人事檔案管理工作經(jīng)驗的人員，來擔(dān)任檔案管理工作。同時，還要不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和素養(yǎng)[5]。首先，檔案管理人員，要有較強的責(zé)任感，能夠不斷的學(xué)習(xí)新型的、先進(jìn)的檔案管理技術(shù)或方法，例如，學(xué)習(xí)計算機信息數(shù)據(jù)處理技術(shù)，相關(guān)操作技術(shù)；其次，醫(yī)院可以利用競爭上崗的方式，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，加強檔案管理人員隊伍建設(shè)；最后，醫(yī)院要注重提高管理人員的福利待遇，提高管理人員的工作積極性，讓他們充分發(fā)揮自己最大的潛能，從而提高整個人事檔案管理的水平。

3實施醫(yī)院人事檔案管理策略后的效果分析

筆者對本院的人事檔案管理情況進(jìn)行調(diào)查，其中選取了該院2014年3月-2014年12月人事檔案共260份，檔案調(diào)查結(jié)果。該院當(dāng)前的人事檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，其中主要原因包括：人事檔案管理意識不足、檔案管理內(nèi)容失真、檔案管理環(huán)境簡陋、檔案管理信息化水平較低，以及管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)有待提高等問題。而該院在2015年1月至2015年9月這個時間段內(nèi)，通過一系列措施，改善了醫(yī)院的人事檔案管理現(xiàn)狀，，該院在實施了相應(yīng)的策略后，改善了該院的人事檔案管理現(xiàn)狀，使得該院的人事檔案管理水平明顯有了提高。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，該院主要采取了這些措施，其中包括增強人事檔案管理的意識，完善人事檔案管理的各項制度，提高醫(yī)院人事檔案管理的信息化水平，改善醫(yī)院人事檔案管理環(huán)境，提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素養(yǎng)[6]。由此可見，該中心醫(yī)院所采取的措施，都是切實有效的，能提高該院的人事檔案管理水平。而同時，該院通過加強對人事檔案的管理，優(yōu)化了該醫(yī)院合理配置人才資源，使得該醫(yī)院在2015年上半年，社會效益和經(jīng)濟效益都得到了極大提升。

4結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院的人事檔案管理工作，是醫(yī)院深化改革的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，關(guān)系著醫(yī)院對人才的利用和培養(yǎng)，對于醫(yī)院的未來發(fā)展具有重要意義。因此，醫(yī)院要及時解決人事檔案管理的問題，健全檔案管理制度，注重加強檔案管理環(huán)境設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理人員的水平和素養(yǎng)，并且提高檔案管理的信息化水平，從而提高檔案管理工作的效率，促使醫(yī)院朝著高效、穩(wěn)健的方向發(fā)展。

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作者：昝瑩 單位：陜西省中醫(yī)藥研究院人事處