鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理建設(shè)路徑

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【內(nèi)容摘要】隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)的不斷發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息管理工作已經(jīng)成為推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作落實(shí)質(zhì)量的重要因素之一。當(dāng)前，我國已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，本文對各種信息化技術(shù)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作中的運(yùn)用辦法進(jìn)行了詳細(xì)的闡述與分析，希望可以起到參考作用。

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng);信息化;檔案管理

目前，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的信息化水平雖然得到了一定程度的提高，但是各項(xiàng)工作中的信息化技術(shù)含量明顯不足，在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)時(shí)代下，各行各業(yè)對于信息資源的需求已經(jīng)發(fā)生了根本性的變化。為了給城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供更有力的支持，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門需要綜合引進(jìn)各種先進(jìn)的信息化管理手段對傳統(tǒng)的信息管理方法進(jìn)行優(yōu)化與改良。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)中普遍存在的問題

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，各行各業(yè)開始對自身以往的工作條件進(jìn)行了信息化改造。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府作為一個(gè)管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政事務(wù)的重要單位，有責(zé)任提高自己的服務(wù)質(zhì)量，將日常的行政服務(wù)工作與信息化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，是提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作效率的必要手段。

(一)管理設(shè)備與管理方式落后

當(dāng)前我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理所采用的管理設(shè)備與管理方式存在明顯的不足，以往所采用的檔案管理設(shè)備主要為機(jī)械化設(shè)備，只能對傳統(tǒng)的書面設(shè)備進(jìn)行處理，所采用的打印以及輸出設(shè)備不具備與信息化技術(shù)之間的兼容性。管理設(shè)備的運(yùn)行主要依賴人工操作，工作效率與工作質(zhì)量得不到充分的保障。在管理方式上，傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依賴工作人員對大資料進(jìn)行分類、編輯以及檢索。在查找資料信息的過程中，相關(guān)的授權(quán)手續(xù)以及檢索操作十分繁瑣，稍有不慎就會(huì)造成信息資料的遺漏，所檢索出來的信息資料內(nèi)容也可能與實(shí)際需求不符。

(二)管理人員專業(yè)知識水平有待提高

負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的相關(guān)工作人員在檔案資料管理水平上還存在明顯的不足，沒有掌握檔案管理工作的基本理論，對于各項(xiàng)新型信息化設(shè)備的操作不夠熟練，無法適應(yīng)高效、準(zhǔn)確兩方面的需求。由于理論知識水平的不足，在日常工作中一旦面臨特殊需求的情況，無法靈活地對檢索程序進(jìn)行調(diào)整;在信息資料編輯與分類上也存在一定的模糊問題，給檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量造成不利影響。用戶在使用檔案信息資料的過程中，需要對一些細(xì)節(jié)上的內(nèi)容進(jìn)行自主檢索，辦事效率還有著很大的提升空間。

(三)信息化檔案管理制度有待完善

信息化管理手段之所以沒有在政府檔案管理部門得到普及，從根本上來說就是因?yàn)橄嚓P(guān)的信息化檔案管理制度沒有得到建立與完善，在信息化檔案管理操作上也得不到有效的理論支持。在推廣信息化檔案管理技術(shù)的過程中，信息流體系中各個(gè)節(jié)點(diǎn)的連接存在錯(cuò)位問題，在文本信息向數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化的過程中，幾乎沒有規(guī)范化的操作指導(dǎo)，直接造成檔案管理部門無法將信息化技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)策略

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理具有內(nèi)容多、數(shù)量多的特點(diǎn)。在檔案管理工作方面，所需要處理的數(shù)據(jù)與文本十分龐大，而對于重要的數(shù)據(jù)文本來說，在對相關(guān)的信息資料進(jìn)行分類的過程中需要能夠進(jìn)行嚴(yán)格的區(qū)分，提高信息檢索的效率與速度。檔案資料管理本身就是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，在數(shù)據(jù)資料管理出現(xiàn)漏洞的情況下，很可能對政府其他部門的有關(guān)工作造成困難，給居民群眾的日常生活帶來不便。因此，在政府檔案管理工作中盡量多的采用信息化技術(shù)手段，一方面能夠提高檔案資料管理工作的效率與質(zhì)量，另一方面也可以最大程度上降低相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度，提高檔案信息管理的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。

(一)引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員

引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)人員是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府服務(wù)對檔案資料管理工作進(jìn)行信息化改造的必要手段，為了將檔案管理的信息化建設(shè)任務(wù)充分落實(shí)到位，政府及有關(guān)部門需要?jiǎng)佑酶鞣矫娴馁Y源來加強(qiáng)檔案信息管理人員的建設(shè)與培養(yǎng)，在培養(yǎng)內(nèi)部人才的同時(shí)也需要面向社會(huì)各界對專業(yè)的檔案信息化管理人才進(jìn)行選聘。為檔案資料管理人員提供專門的職業(yè)技術(shù)知識培訓(xùn)，使檔案資料管理人員在日常的工作與學(xué)習(xí)過程中，能夠?qū)Ω鞣矫娴慕?jīng)驗(yàn)進(jìn)行不斷的積累，豐富自身的知識結(jié)構(gòu)，形成對新技術(shù)與新管理手段的適應(yīng)性，最終實(shí)現(xiàn)自身職業(yè)素質(zhì)與實(shí)踐操作能力的提升。在引入專業(yè)技術(shù)人員的同時(shí)，也要綜合運(yùn)用各種手段留住專業(yè)技術(shù)人員，提高專業(yè)檔案管理工作人員的薪資水平與福利待遇，使高效、有用的人才能夠在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門長期工作下去，避免出現(xiàn)人才流失問題。

(二)加大資金、設(shè)備與技術(shù)三個(gè)方面的投入力度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)離不開資金與技術(shù)兩方面的支持。在資金投入方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關(guān)部門需要嚴(yán)格遵循中央的領(lǐng)導(dǎo)與號召，對檔案管理信息化資金進(jìn)行專款專用。在設(shè)備投入方面，引入先進(jìn)的檔案管理軟件以及計(jì)算機(jī)設(shè)備，重點(diǎn)對現(xiàn)有的電腦型號進(jìn)行升級與更新，提高計(jì)算機(jī)內(nèi)存容量，采用新的處理器型號，提高計(jì)算機(jī)對于數(shù)據(jù)信息的處理效率。建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門的局域計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使每一臺計(jì)算機(jī)都可以對中央數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，直接通過計(jì)算機(jī)來訪問中央數(shù)據(jù)并對中央數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制與粘貼，不需要再通過移動(dòng)硬盤對數(shù)據(jù)進(jìn)行傳遞，簡化操作步驟，提高工作執(zhí)行效率。在技術(shù)投入方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門可以與第三方技術(shù)團(tuán)隊(duì)展開合作，面向社會(huì)各界尋求技術(shù)支持。同時(shí)，有關(guān)部門也可以聘請專業(yè)的檔案信息管理教學(xué)人員，對各項(xiàng)信息化檔案管理技術(shù)進(jìn)行教學(xué)，政府檔案管理工作人員需要重點(diǎn)掌握文本編輯、信息分類、數(shù)據(jù)處理以及檢索程序編寫等方面的知識，提高檔案管理工作的技術(shù)含量。

(三)建立信息化的檔案管理制度

由于在檔案管理信息化建設(shè)過程中，相關(guān)部門的工作環(huán)境、工作條件與工作方法都發(fā)生了比較大的改變，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)無法滿足新形勢下檔案管理工作的實(shí)際需求。這就需要相關(guān)部門對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行有針對性的調(diào)整，使新管理制度能夠與檔案信息管理工作的實(shí)際需求相一致，最大程度上將信息化檔案管理的技術(shù)優(yōu)勢與價(jià)值發(fā)揮出來。比如將信息化管理工作質(zhì)量與效率列入工作績效考核體系中，專門對檔案管理人員的信息化操作技術(shù)水平進(jìn)行評價(jià)。對于能夠靈活操作計(jì)算機(jī)設(shè)備以及信息化檔案管理軟件的工作人員，相關(guān)單位需要給予實(shí)質(zhì)性的獎(jiǎng)勵(lì)。另外，鄉(xiāng)政府檔案資料管理部門一方面需要將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案資料管理效率的提升方面，另一方面也需要通過信息化技術(shù)改善用戶對于檔案資料信息服務(wù)的體驗(yàn)，將信息化管理手段不受時(shí)間、空間限制的特點(diǎn)充分發(fā)揮出來，24小時(shí)不間斷地為用戶提供精細(xì)化的查詢服務(wù)，用高水平的數(shù)據(jù)服務(wù)為鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供有力的數(shù)據(jù)支持。鄉(xiāng)政府檔案資料管理部門還要做好信息網(wǎng)絡(luò)安全方面的建設(shè)工作，要綜合考慮到軟件、硬件與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)三個(gè)方面，對各項(xiàng)硬件設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)，對軟件系統(tǒng)進(jìn)行有針對性的更新與升級。

三、結(jié)語

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作性質(zhì)十分特殊，在我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)域經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的同時(shí)，工業(yè)生產(chǎn)與民用設(shè)備的科學(xué)技術(shù)含量不斷提升。許多工作的落實(shí)與設(shè)備的運(yùn)行都離不開數(shù)據(jù)資源的支持。將鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作與先進(jìn)的信息化技術(shù)結(jié)合起來，能夠進(jìn)一步挖掘鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?jié)摿Γ瑸楣I(yè)生產(chǎn)與居民生活提供更多的便利。

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作者:趙永偉 單位:河北省平泉市松樹臺鄉(xiāng)政府