醫(yī)院會計檔案管理的工作重要性

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摘要：醫(yī)院的管理工作不僅僅要著眼于醫(yī)療及其相關人員和事務的管理，也要注重對于內(nèi)部諸如制度等組織方面的管理。財務管理是組織的重要內(nèi)部管理內(nèi)容，其中，會計檔案作為財務管理和會計工作的重要檔案和過程文件，是組織重要的文件資料。醫(yī)院是社會經(jīng)濟中重要的組織類型，承擔著社會服務的重要職能和作用，其健康穩(wěn)定的發(fā)展關系著整個社會的安穩(wěn)和和諧。醫(yī)院的會計工作是其內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)，其會計檔案的管理工作在日益強調(diào)精細化現(xiàn)代化管理的當下越來越重要。我們首先概述了會計檔案的基本內(nèi)容，然后放在醫(yī)院的具體應用場景下，分析了會計檔案管理的重要性，最后基于此重要性提出了一些措施建議，以期能夠促進醫(yī)院提升自身的會計檔案管理能力。

關鍵詞：醫(yī)院；會計檔案管理；重要性

一、引言

會計檔案管理是企業(yè)等組織內(nèi)部管理的重要方面，關系到組織的穩(wěn)定和健康發(fā)展。會計檔案管理是組織梳理內(nèi)部管理的重要步驟，對于醫(yī)院來說，鑒于自身的現(xiàn)金流量較為復雜和多變，會計管理工作的重要程度不言而喻。但是受制于事業(yè)單位的組織性質，前期并沒有將很多的經(jīng)歷和實踐放在其內(nèi)部管理上面，更不用說是會計檔案管理。對于過往的會計檔案往往都是采用傳統(tǒng)的整理和存放形式進行保存，以不丟失和能夠查找為管理目的。但是隨著醫(yī)院管理體制的改革和完善，內(nèi)部管理的重要性日益提升，醫(yī)院也逐漸認識到了會計檔案管理的積極作用。我們也將在自身的實踐和理論基礎上，對醫(yī)院的會計檔案管理作出有效的研究和總結。

二、會計檔案管理概述

通常來講，會計檔案管理以會計檔案為管理對象的管理形式和方面，旨在使得會計檔案的整理、存放、提取、分析等工作能夠順利、高效的進行。根據(jù)我國會計檔案管理的相關辦法，我們一般所指的會計檔案主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計資料等等。其中會計憑證主要有原始憑證和記賬憑證等，會計賬簿主要有總賬、明細賬和日記賬等等，會計報告主要有月報、季報、半年報和年報等等，其他的會計資料主要還有銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單以及各種過程的交接表等等。對這些會計檔案的綜合管理即是一般意義上的會計檔案管理工作。會計檔案管理的目標是要保證會計檔案的完整性、準確性、可用性和安全性，既是對日常會計財務工作的監(jiān)督和留底，也是對于日后財務會計工作的分析基礎和查詢基礎，有利于提升企業(yè)或者組織的會計管理能力，增強組織的會計風險抵抗能力。從實踐中看，會計檔案管理的原則主要有以下三個：第一，集中統(tǒng)一管理原則。組織的會計檔案管理要遵循集中管理原則，是提升管理效果和效率的內(nèi)在要求。實行集中統(tǒng)一管理，有利于管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，從整體上把握會計檔案管理的效果和職能發(fā)揮。第二，目標導向原則。上文已經(jīng)提到，會計檔案管理的目標是保證會計檔案的完整性、準確性、可用性和安全性，因此，我們的日常管理一定要以此為總體的導向，將這個目標貫穿到每一個管理細節(jié)上去。第三，責任制原則。管理工作的責任制是當下現(xiàn)代組織管理理念的重要內(nèi)容之一，對于會計檔案管理也是一樣，需要落實責任制，才能更好的發(fā)揮其日常的管理工作效果。

三、會計檔案管理對于醫(yī)院的重要性

（一）會計檔案管理是會計工作的基礎

從來源講，會計檔案本身就是從日常的財務或者會計工作過程中產(chǎn)生的，因此，也就是當時會計工作的真實反映和切實體現(xiàn)，是醫(yī)院的各個財務或者會計環(huán)節(jié)的綜合反映。醫(yī)院在進行會計工作的時候，一定要基于會計檔案進行，一方面醫(yī)院的會計工作初始階段，要通過產(chǎn)生會計檔案來推進會計工作的展開和進行；另一方面，醫(yī)院可以通過對于會計檔案的梳理、整理和分析，透析整個醫(yī)院的財務管理和會計工作。因此，我們認為，會計檔案管理是會計工作的全過程、全角度的基礎，科學合理的利用會計檔案管理工作，能夠有效的提升醫(yī)院的會計工作水平和效果。

（二）會計檔案管理有助于強化財務監(jiān)督

如上一點所述，會計檔案是來源于各個會計或者財務流程，含有豐富的會計信息和財務信息，因此，以此作為財務監(jiān)督的載體或者基礎，有利于更好的發(fā)揮財務監(jiān)督的職能，保持財務監(jiān)督的獨立性和有效性。具體來講，醫(yī)院在進行財務監(jiān)督的時候，如果僅僅依靠財務監(jiān)督人員的日常監(jiān)督和考核，或者加上相關內(nèi)部的舉報或者投訴，很難拿到財務工作失誤或者失職的有力證據(jù)。但是加上對于會計檔案的有效利用，就可以很好的規(guī)避監(jiān)督過程中的人為因素，提升管理的證據(jù)性。同時，透過會計檔案進行財務監(jiān)督也有利于形成常態(tài)化的財務監(jiān)督機制，不用在固定的時間進行固定的監(jiān)督審查工作，規(guī)避應付檢查的現(xiàn)象發(fā)生，提升監(jiān)督效果。另一方面，也能夠通過這樣有力的手段，提升威懾作用，對醫(yī)院的財務或者會計違規(guī)、違法行為有一定的監(jiān)督和預防作用。

（三）會計檔案管理提升財務管理水平

會計檔案管理是醫(yī)院財務管理的重要內(nèi)容之一，會計檔案管理能力的提升也是醫(yī)院提升自身財務管理能力的有效途徑和基礎條件。醫(yī)院的會計檔案具有一定的史料作用，即是在指導當下的財務管理工作中，能夠通過歷史積累的財務管理數(shù)據(jù)或者資料，通過有效和科學的分析之后，對醫(yī)院當下或者未來的財務管理提供有效的指導或者建議。具體來講，醫(yī)院可以通過歷史的會計檔案，進行詳細的分析和挖掘之后，可以獲知醫(yī)院的資產(chǎn)經(jīng)營情況、計劃執(zhí)行情況等等，歷史的情況雖然不代表現(xiàn)在或者未來的情況，但是能夠為后來的財務計劃或者年鑒編著等提供參考借鑒和歷史素材。保證會計檔案的管理工作有效推進，就是在保證財務管理的提升有正確的借鑒基礎，有利于提升醫(yī)院的財務管理能力和水平。

（四）會計檔案管理有利于保護國家利益

醫(yī)院是屬于事業(yè)單位性質的組織機構，其資產(chǎn)具有國有資產(chǎn)的性質。而會計工作往往會涉及到醫(yī)院資產(chǎn)的相關問題，因此，醫(yī)院的會計檔案管理好壞直接管理到國有資產(chǎn)的安全，是事關國家利益的重要內(nèi)容。在實踐中，我們發(fā)現(xiàn)，隨著經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，總有一些違法亂紀的行為發(fā)生，例如巧立名目、貪污腐敗、鋪張浪費等，威脅到醫(yī)院國有資產(chǎn)的安全，因此，醫(yī)院就需要通過積極的會計檔案管理工作，通過會計檔案的真實記錄工作和特點，全面的反應財務工作的不良問題，從而及時發(fā)現(xiàn)問題，保護醫(yī)院的國有資產(chǎn)安全，保護國家利益不流失。

四、醫(yī)院會計檔案管理的措施建議

醫(yī)院進行會計檔案管理，結合我們自身的實踐經(jīng)驗和理論研究，我們建議首先要建立和完善有關的管理制度和體系，根據(jù)國家《會計檔案管理辦法》的相關精神和指導意見，切合自身的實際情況，逐步建立起符合自身特色情況和會計管理特征的制度。其次，要積極引進具有豐富會計檔案管理經(jīng)驗的人才，短時期迅速提升會計檔案管理能力，提升醫(yī)院的會計檔案管理效果。最后，要積極建立信息化的會計檔案管理體系和流程，通過信息化建設，提升會計檔案管理的效率和準確性，也為會計檔案袋的史料作用的發(fā)揮奠定基礎。同時，要積極跟進會計檔案的互聯(lián)網(wǎng)化建設，倒逼整個會計工作甚至是內(nèi)部管理工作的信息化和互聯(lián)網(wǎng)化，提升管理效率。

五、結語

醫(yī)院在當下的競爭環(huán)境中，面臨著醫(yī)院體制改革的重大變化，其內(nèi)部管理已經(jīng)成為醫(yī)院的重要管理內(nèi)容。作為內(nèi)部管理的重要內(nèi)容之一的會計檔案管理，醫(yī)院也要引起足夠的重視。通過我們的分析，會計檔案管理對于醫(yī)院來講，不僅僅是對醫(yī)院的會計檔案進行有效的整理和保存，更重要的是要積極的發(fā)揮其史料基礎作用和監(jiān)督作用，以及保護國有資產(chǎn)和國家利益的重要職能。為了達到這樣的目標，就要求醫(yī)院能夠樹立起會計檔案管理的重要的意識，認識到其多個方面的積極作用，切實的從多方面著手，提升自身的會計檔案管理能力，保持醫(yī)院的競爭力和穩(wěn)定發(fā)展。

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作者:胡芳 單位:山東省青島療養(yǎng)院