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摘要:企業(yè)在經(jīng)營中會(huì)涉及各類合同,如何加強(qiáng)對合同的審核管理,控制其中可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn),是每個(gè)企業(yè)都應(yīng)當(dāng)關(guān)注的重點(diǎn)問題。本文將對合同審核管理相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析,希望為企業(yè)的發(fā)展提供較強(qiáng)的理論支撐。
關(guān)鍵詞:合同管理;風(fēng)險(xiǎn)控制;法律風(fēng)險(xiǎn)
一、前言
企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)定位中,身兼經(jīng)濟(jì)和社會(huì)組織兩個(gè)角色,對一個(gè)企業(yè)而言,在考慮其運(yùn)行環(huán)境時(shí),一定要對其利害關(guān)系進(jìn)行充分考慮。合同在企業(yè)經(jīng)營管理中是繞不開的一個(gè)重點(diǎn)問題,基于此,強(qiáng)化合同管理,最大程度降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),就成了極為重要的問題,進(jìn)而有效降低企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)。法律在企業(yè)中的作用,可從兩個(gè)方面體現(xiàn):首先是風(fēng)險(xiǎn)控制角度,應(yīng)重視財(cái)務(wù)部門的職能和法律部門具備相似職能,對財(cái)務(wù)與法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制,屬于針對商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的控制。銷售部門為實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)績的提升,在最大程度擴(kuò)張業(yè)務(wù)時(shí),未對潛在風(fēng)險(xiǎn)引起足夠重視;而財(cái)務(wù)部門則會(huì)關(guān)注現(xiàn)金流動(dòng)問題,防止出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);法律部門會(huì)關(guān)注在合同框架下,如何使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益最大化,是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)??偛恳笫聵I(yè)部從法律風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)方面加強(qiáng)控制,事業(yè)部對分公司或子公司采取風(fēng)險(xiǎn)控制措施,達(dá)到規(guī)范化控制企業(yè)運(yùn)作目的,進(jìn)而提高總部控制水平。
(一)合同的定義及具體內(nèi)容合同是平等的當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同種類繁多,一般企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中簽訂的合同多數(shù)是雙方都承擔(dān)責(zé)任的雙務(wù)合同、有償合同。當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下,合同中主要包含以下內(nèi)容:雙方的主體、主要標(biāo)的物、價(jià)款或報(bào)酬,保障合同執(zhí)行的各項(xiàng)條款,如驗(yàn)收條款、違約責(zé)任條款、不可抗力、爭議解決條款等;簽字蓋章頁[1]。
(二)財(cái)務(wù)審計(jì)合同的原因首先,合同中可能包括較多稅務(wù)專業(yè)知識,若不加強(qiáng)對合同的審核,可能會(huì)帶來嚴(yán)重的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。舉例來說,合同事先未對發(fā)票類型進(jìn)行約定,最后專用發(fā)票難取得;合同事先未對發(fā)票開具項(xiàng)目及稅率進(jìn)行約定,導(dǎo)致最終發(fā)票稅率較低,未明顯區(qū)分混合銷售合同,導(dǎo)致最后交稅增多;未提前約定交貨方式,導(dǎo)致繳稅提前。財(cái)務(wù)事先沒有籌劃此類事情,則之后很可能導(dǎo)致所交稅額變多,為公司經(jīng)濟(jì)效益帶來負(fù)面影響。其次,財(cái)務(wù)若不對合同進(jìn)行審查,會(huì)對之后會(huì)計(jì)核算環(huán)節(jié)帶來誤差。而且,會(huì)計(jì)權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則、資產(chǎn)、負(fù)債的確認(rèn),都需要在合同條款中找到相應(yīng)要求,只有重視對合同的把控,才能提高理賬的效果[2]。另外,財(cái)務(wù)審查合同環(huán)節(jié),對財(cái)務(wù)分析和內(nèi)控效果也有一定影響。合同是現(xiàn)金、應(yīng)收賬款、存貨管控的起點(diǎn)。如果銷售合同回款周期遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)期,那么合同該簽嗎?合同對方具備怎樣的行業(yè)信譽(yù),是否會(huì)出現(xiàn)壞賬現(xiàn)象?最后,預(yù)算管理工作應(yīng)重視合同的作用。如果合同已簽,則付款環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)預(yù)算超出,就會(huì)帶來資金周轉(zhuǎn)的嚴(yán)重后果,這也是財(cái)務(wù)審查合同的現(xiàn)實(shí)意義。
(三)財(cái)務(wù)審查合同的要點(diǎn)財(cái)務(wù)在審查合同時(shí)應(yīng)把握以下方法:第一,不審領(lǐng)導(dǎo)要求不審的合同;第二,主要落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避工作。舉例來說,前段時(shí)間一家創(chuàng)業(yè)板的公司蹭熱點(diǎn),爆出和抖音有合作,沒有履行事先約定的保密協(xié)議,以至于合同解約,影響公司經(jīng)濟(jì)效益。盡管事情不全是財(cái)務(wù)問題,但也側(cè)面印證了在合同執(zhí)行過程中,一定要落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施。具體而言,審核合同應(yīng)當(dāng)從現(xiàn)金流角度和損益角度分別進(jìn)行。在現(xiàn)金流角度,要保證合同的正向現(xiàn)金流。執(zhí)行合同則包括,工資及五險(xiǎn)一金和銷售績效。至于損益角度,要保證合同的正向利潤。其中,執(zhí)行合同企業(yè)成本主要分為直接成本、間接成本和管理成本等幾項(xiàng),需要財(cái)務(wù)人員有較高的成本分析及數(shù)據(jù)挖掘水平[3]。除此之外,還需要對隱性成本詳加考慮,例如企業(yè)內(nèi)控和執(zhí)行成本,若合同執(zhí)行的流程相對復(fù)雜,涉及多方利益主體,就會(huì)提高企業(yè)內(nèi)控和執(zhí)行協(xié)調(diào)的成本,審查合同環(huán)節(jié)同樣需要注意這些因素的影響。與此同時(shí),要確定合同是否和公司內(nèi)部管理的要求高度符合。舉例來說,合同立項(xiàng)手續(xù)是否齊全并且是否符合公司流程等。另外,應(yīng)重視合同中的具體細(xì)節(jié),例如收付款時(shí)間、收付款方式、收付款賬號等。具體來說,收款時(shí)間應(yīng)盡量短,方便資金快速回籠;收款方式應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選擇電匯方式,其次是支票或匯票;收款賬號應(yīng)確保準(zhǔn)確無誤。最后,合同應(yīng)盡量規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn),最好能做出稅收籌劃。財(cái)務(wù)要對發(fā)票的種類、稅率、開具時(shí)間、開票內(nèi)容及規(guī)格型號等方面進(jìn)行嚴(yán)格審核,提前做好籌劃。
二、法律風(fēng)險(xiǎn)及其評估理論
(一)合同涉稅風(fēng)險(xiǎn)控制在簽訂合同時(shí),交易雙方應(yīng)當(dāng)明確納稅義務(wù)人,防止后續(xù)產(chǎn)生各類糾紛。但是交易雙方在合同中約定商品銷售方或服務(wù)供應(yīng)商稅金,以及對方承擔(dān)條款是否具備法律效力,有很大的爭議。從稅務(wù)行政機(jī)關(guān)角度而言,可能會(huì)認(rèn)為在雙方約定前提下,稅款繳納基數(shù)有所降低,會(huì)引發(fā)國家稅款流失問題,或約定報(bào)稅條款,限于雙方當(dāng)事人所在地不同,稅收管轄機(jī)關(guān)有所不同,也可能出現(xiàn)稅款征收混亂的局面?;诖?,一些稅務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)為報(bào)稅條款沒有法律效力,給予一定程度行政處罰,如果情節(jié)嚴(yán)重,可能會(huì)按偷稅漏稅處罰??傮w來說,包稅條款效應(yīng)情況應(yīng)結(jié)合不同情況進(jìn)行深入分析。首先,若包稅條款中,具體繳納基數(shù)雙方約定相對明確,而應(yīng)繳納基數(shù)大于該約定基數(shù),就會(huì)導(dǎo)致對國家、集體或其他利益主體造成損害;另外,若提前約定繳納地點(diǎn),并且繳納地點(diǎn)未按照有關(guān)法律要求選擇,可以按照相關(guān)法律要求認(rèn)定為無效;同時(shí),合同審查人員應(yīng)引起注意的是,即使可以通過合同方式對轉(zhuǎn)移納稅主體進(jìn)行約定,但如果納稅主體并未盡到納稅義務(wù),稅務(wù)機(jī)關(guān)也不能進(jìn)行行政處罰,納稅主體也不承擔(dān)刑事或行政責(zé)任,究其原因,在于即使轉(zhuǎn)移了納稅主體,但是納稅義務(wù)依然不受影響。基于此,應(yīng)在合同中約定對包稅條款的細(xì)節(jié)審查,若對方未能履行繳納稅款義務(wù),導(dǎo)致本企業(yè)受到相關(guān)處罰,可以要求對損失進(jìn)行賠償[4]。
(二)法律風(fēng)險(xiǎn)類別1.顯性與隱性法律風(fēng)險(xiǎn)。顯性法律風(fēng)險(xiǎn)本質(zhì)是企業(yè)能夠形成正確認(rèn)識法律風(fēng)險(xiǎn)的意識,無須在法律專業(yè)人士的幫助下或者借助科學(xué)手段便可以發(fā)現(xiàn)。企業(yè)可以采取針對性措施處理顯性法律風(fēng)險(xiǎn),若企業(yè)不具備自行處理的能力,可聘請專業(yè)律師處理相關(guān)問題。企業(yè)實(shí)際運(yùn)行情況中,相對常見的顯性法律風(fēng)險(xiǎn),以訴訟案件為主[5]。隱性法律風(fēng)險(xiǎn)并不具備明顯的表現(xiàn)形式,如果產(chǎn)生不利結(jié)果,在判斷上也會(huì)有更大難度,無論是明確法律風(fēng)險(xiǎn),還是法律風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的后續(xù)影響力,都需要借助科學(xué)手段,企業(yè)日常面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)也主要為隱性法律風(fēng)險(xiǎn)。很多時(shí)候,企業(yè)未能正確認(rèn)識到法律顧問工作的重要性,就是因?yàn)槲茨苷_理解隱性法律風(fēng)險(xiǎn)的隱患,在防范與處理環(huán)節(jié)科學(xué)性不強(qiáng),進(jìn)而只認(rèn)為聘請法律顧問是一項(xiàng)徒增經(jīng)濟(jì)開支的負(fù)擔(dān)。顯性與隱性法律風(fēng)險(xiǎn),并沒有互斥作用,主要和企業(yè)經(jīng)營者認(rèn)知法律風(fēng)險(xiǎn)程度息息相關(guān),若未能妥善解決隱性法律風(fēng)險(xiǎn),就有可能向顯性法律風(fēng)險(xiǎn)方向發(fā)展。2.外部和內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)。外部環(huán)境法律風(fēng)險(xiǎn)的來源包含企業(yè)之外的法律、社會(huì)、政策環(huán)境等因素,內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)包含企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營、管理、決策等因素。企業(yè)并不能控制外部環(huán)境法律風(fēng)險(xiǎn),只能控制自身,最大限度適應(yīng)環(huán)境,在明確環(huán)境的基礎(chǔ)上可以幫助企業(yè)降低損害程度。需要注意的是,外部環(huán)境法律風(fēng)險(xiǎn)往往不能完全杜絕,只能最大程度控制隱患,減少損失。而企業(yè)內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)可以在企業(yè)行為變化的同時(shí),實(shí)現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)自身出現(xiàn)機(jī)制的改動(dòng)。企業(yè)內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)經(jīng)營環(huán)節(jié)中不可避免的,也是企業(yè)出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)的重要導(dǎo)火索[6]。
三、合同管理風(fēng)險(xiǎn)識別
對合同管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別,是合同風(fēng)險(xiǎn)控制的重要前提。首先是組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的識別,對合同管理部門而言,應(yīng)加強(qiáng)和相關(guān)部門的協(xié)調(diào)。若合同簽訂,就已經(jīng)確定了一些風(fēng)險(xiǎn),因此合同管理部門應(yīng)當(dāng)重視法律風(fēng)險(xiǎn)的控制,功能應(yīng)趨于健全;其次是人力資源風(fēng)險(xiǎn)的識別,合同管理人員作為實(shí)際層面業(yè)務(wù)操作人員,在業(yè)務(wù)方面的熟知程度都會(huì)和其工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)歷、職業(yè)態(tài)度息息相關(guān),企業(yè)可以不過高要求合同管理的技能,但仍然需要他們業(yè)務(wù)操作能力達(dá)到標(biāo)準(zhǔn);接下來是管理制度風(fēng)險(xiǎn)的識別,在管理制度確定之后,就需要在整個(gè)企業(yè)中公開落實(shí),使各項(xiàng)工作有據(jù)可依,保證權(quán)責(zé)明確,避免出現(xiàn)工作中互相推諉責(zé)任的現(xiàn)象,阻礙管理工作的落實(shí);接下來是業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)的識別,合同流程管理應(yīng)以效率為先,同時(shí)應(yīng)保證流程具備可操作性,不能成本大于產(chǎn)出,進(jìn)而達(dá)到資金價(jià)值最大產(chǎn)出的目的;最后是管理信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的識別,應(yīng)保證合同信息傳輸?shù)募皶r(shí)有效,進(jìn)而基于信息做出有用的決策[7]。
四、合同管理的信息分析與監(jiān)控
(一)合同信息分析1.地區(qū)公司合同信息分析。地區(qū)公司分公司合同信息分析的重點(diǎn)主要集中于管理系統(tǒng)的過程信息與總分量信息。過程信息包含合同簽約直至終止?fàn)可娴男畔ⅲ饕瑤欧N、簽約方式、合同類別、資金流向等事項(xiàng),可以對管理水平進(jìn)行有效反映,進(jìn)而促進(jìn)地區(qū)公司管理質(zhì)量的提升,并針對性進(jìn)行管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的推廣;總分量信息指的是信息在總量信息整體中的占比,進(jìn)而確定管理工作的重點(diǎn)。2.合同類別合同信息分析。合同類別合同信息分析指的是依照合同類別,對合同管理系統(tǒng)包含的信息進(jìn)行提取,進(jìn)行合成分析,通過數(shù)量性質(zhì)與比例,明確合同管理的重要程度,發(fā)現(xiàn)合同問題與難點(diǎn),在風(fēng)險(xiǎn)控制效果未能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的領(lǐng)域,尤其可以發(fā)揮作用[8]。3.合同訴訟索賠信息分析。合同糾紛是因?yàn)橛幸环匠霈F(xiàn)違反合同要求,進(jìn)而出現(xiàn)爭執(zhí)的現(xiàn)象。解決方式通常分成三類:私下和解、申請仲裁或者向法院起訴。4.時(shí)間序列分析。時(shí)間序列指的是依照特定時(shí)間順序,觀測某種現(xiàn)象并將數(shù)據(jù)記錄下來。時(shí)間序列分析作為數(shù)量分析的一種方式,現(xiàn)階段應(yīng)用相對廣泛,可以對現(xiàn)象隨時(shí)間變化的規(guī)律進(jìn)行探索與描述。時(shí)間序列作為相對常見的數(shù)據(jù)形式,可以起到表現(xiàn)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的作用,基于排列指標(biāo)性質(zhì)方面的差異,可以分成絕對相對和平均時(shí)間序列。
(二)合同信息監(jiān)控合同信號分析法指的是依靠法律、合同和管理指標(biāo),度量合同風(fēng)險(xiǎn)大小的方法,合理對比并監(jiān)控對照組入選變量的反映情況,若變量和臨界值相比,出現(xiàn)偏離現(xiàn)象就能認(rèn)為變量發(fā)出了預(yù)警信號。本預(yù)警體系在組成形式上,主要包含指標(biāo)體系、數(shù)據(jù)處理、預(yù)警界限與燈號顯示等部分。具體而言,應(yīng)建立監(jiān)測指標(biāo)體系,對合同風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行充分反映;之后依照企業(yè)自身在合同管理方面的歷史工作經(jīng)驗(yàn)和不同發(fā)展階段實(shí)際情況充分結(jié)合,明確預(yù)警界限值;接下來用之前預(yù)先定下的數(shù)據(jù)處理模型,綜合處理不同指標(biāo)的取值,獲得合同風(fēng)險(xiǎn)等級;最后通過燈號顯示的方式,表明當(dāng)前金融風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài),如果有必要應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間報(bào)警,方便工作人員采取針對性措施,對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行化解[9]。
(三)合同管理部門績效考評首先是考評重點(diǎn)??荚u重點(diǎn)是合同管理應(yīng)當(dāng)先確定的重要問題,對合同管理中的各個(gè)問題起到突出表現(xiàn)的作用,在此基礎(chǔ)上形成問題庫,進(jìn)而達(dá)到反映問題的目的。問題重點(diǎn)包含基礎(chǔ)問題、事務(wù)工作問題、信息系統(tǒng)推廣問題、控制問題、糾紛問題以及臨時(shí)問題等。鑒于其包含較多問題,應(yīng)當(dāng)在明確問題內(nèi)容與重要性的基礎(chǔ)上對問題進(jìn)行科學(xué)分類,為問題賦予一定權(quán)重,確定問題的重中之重。與此同時(shí),考評重點(diǎn)并非靜態(tài),而是處在動(dòng)態(tài)變化當(dāng)中的。企業(yè)可以視每年工作需要的不同,重視考評重點(diǎn)的選擇,使問題解決環(huán)節(jié)更具針對性,起到解決問題的作用。其次是考評內(nèi)容??荚u內(nèi)容就是考評項(xiàng)目的具體化表現(xiàn),不但突出考評重點(diǎn),更要兼顧次重點(diǎn),使考評內(nèi)容更具層次。指標(biāo)越細(xì),就越能發(fā)現(xiàn)問題,找到問題的差異。在考評內(nèi)容制定環(huán)節(jié)上,應(yīng)強(qiáng)調(diào)考評重點(diǎn),同時(shí)還要深化考評內(nèi)容,對細(xì)節(jié)問題引起足夠重視[10]。接下來是考評方法。考評方法可以選擇多種方式,從不同角度出發(fā),得出各種項(xiàng)目總分及科學(xué)的合同管理狀況。最后是考評結(jié)果??荚u結(jié)果的處理方式,應(yīng)當(dāng)力求多樣化,提高考評結(jié)果的可信度??荚u結(jié)果不僅可以找到過去工作的薄弱項(xiàng),還能為后續(xù)工作提供較強(qiáng)的參考價(jià)值。
五、結(jié)論
綜上所述,合同審核管理在企業(yè)經(jīng)營中尤為重要,企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對合同中的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別,分析與監(jiān)控合同管理中的信息,希望可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。
作者:王美紅 單位:杭州銀江環(huán)??萍加邢薰?/p>