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國有企業(yè)合同管理問題及策略探究

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國有企業(yè)合同管理問題及策略探究

摘要:國有企業(yè)是國有經(jīng)濟的重要載體、公有制的重要實現(xiàn)形式和社會主義制度屬性的重要保證。堅持深化國有企業(yè)改革,提升國有企業(yè)管理能力,有助于做強、做優(yōu)、做大國有企業(yè),推動國有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。合同作為國有企業(yè)經(jīng)濟活動的重要載體,加強國有企業(yè)合同管理制度建設(shè),扎實推動國有企業(yè)合同管理制度的落地與執(zhí)行,能夠提升國有企業(yè)經(jīng)營能力,降低國有企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險,推動國有企業(yè)廉政建設(shè)。但是目前,國有企業(yè)對合同管理的重要性還缺乏認知和理解,合同管理流于形式,并沒有將合同管理真正地嵌入企業(yè)經(jīng)營活動中去。文章闡述了合同管理的重要意義,分析了國有企業(yè)合同內(nèi)控管理中存在的問題,并對國有企業(yè)合同內(nèi)控管理提出了幾點建議,以期望對國有企業(yè)合同管理提供一點幫助。

關(guān)鍵詞:合同管理;國有企業(yè);對策

2012年9月至2014年5月,廣東省某國有資產(chǎn)公司經(jīng)營班子,與青島某公司開展合作,并簽訂框架合同和具體購銷合同。在簽約前,相關(guān)責(zé)任人違反公司規(guī)定,在沒有對青島公司及其指定的上下游客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、履約能力和商業(yè)信譽進行調(diào)查,沒有對上下游企業(yè)進行深入了解的情況下,草率簽訂采購、銷售合同,未能及時發(fā)現(xiàn)融資性貿(mào)易中存在的巨大風(fēng)險;在履約過程中,又麻痹大意,未對倉單對應(yīng)貨物進行查驗從而發(fā)現(xiàn)持有倉單存在虛假的情況,致使公司約3.87億元貨款被非法占有,給國有企業(yè)帶來巨大風(fēng)險。前事不忘,后事之師,加強合同管理意義重大。

一、國有企業(yè)合同管理的意義

1.提升國有企業(yè)經(jīng)營能力

合同是國有企業(yè)經(jīng)濟活動的呈現(xiàn)形式,合同管理本身即是對經(jīng)濟活動精細化管理的一個重要方面和體現(xiàn)。通過合同的審批管理,有助于發(fā)現(xiàn)企業(yè)在采購、銷售等各個環(huán)節(jié)的問題,提高企業(yè)經(jīng)營能力。

2.降低國有企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險

合同作為國有企業(yè)與對方當(dāng)事人就經(jīng)濟活動事項確定的民事關(guān)系協(xié)議,一經(jīng)簽署,就要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和義務(wù)。一旦合同出現(xiàn)條款爭議或法律漏洞,輕則影響合同事項的正常履行,重則可能給國有企業(yè)帶來其他風(fēng)險。加強合同管理,有助于國有企業(yè)提前識別經(jīng)營風(fēng)險,降低國有資產(chǎn)流失風(fēng)險,防患于未然。

3.推動國有企業(yè)廉政建設(shè)

合同是市場經(jīng)濟活動開始的開端,加強合同管理,有助于國有企業(yè)推動重大事項集體決策制度、采購制度和公開招投標制度等制度的落地執(zhí)行,從源頭壓縮腐敗空間,推動國有企業(yè)廉政建設(shè)。

二、國有企業(yè)合同管理存在的問題

1.合同管理制度不健全

建立系統(tǒng)可執(zhí)行的合同管理制度,營造良好的合同管理環(huán)境是做好合同管理的先決條件。但是,部分國有企業(yè)現(xiàn)存的合同管理制度存在如下問題:

(1)合同管理制度陳舊,未及時更新調(diào)整,適應(yīng)環(huán)境的變化。例如,部分國有企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)調(diào)整后,合同管理制度中各環(huán)節(jié)對應(yīng)的責(zé)任主體未進行及時調(diào)整,導(dǎo)致合同管理各環(huán)節(jié)責(zé)權(quán)不清晰;部分國有企業(yè)未根據(jù)上級主管單位出臺的新規(guī)定更新制度,導(dǎo)致合同管理制度與上級單位文件沖突。

(2)合同管理制度存在疏漏,部分事項“無法可依”。例如:①根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳頒布《關(guān)于進一步推進國有企業(yè)貫徹落實“三重一大”決策制度的意見》的要求,國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)貫徹落實“三重一大”的決策制度,對重大決策、重要人事任免、重大項目安排和大額度資金運作事項必須由領(lǐng)導(dǎo)班子集體作出決定的要求,但是在合同管理制度制定時,部分單位未在制度中明確需要集體決策的經(jīng)濟事項的具體限額,導(dǎo)致難以判斷部分合同是否需要通過集體決策后方能簽署;②部分國有企業(yè)履約管理意識薄弱,在制定合同管理制度時,更注重合同訂立階段的制度優(yōu)化,忽略了合同履約階段的管控,導(dǎo)致合同履約階段管理制度不完善。

(3)合同管理制度與其他內(nèi)控制度脫節(jié)。部分國有企業(yè)存在預(yù)算制度、采購制度未在合同管理制度中體現(xiàn),合同管理制度與其他內(nèi)控制度脫節(jié)的情況。例如:部分國有企業(yè)制定了預(yù)算制度、采購制度,但在合同管理制度中,未對預(yù)算內(nèi)外,不同采購金額的經(jīng)濟事項情況區(qū)分對待,制訂不同的審批要求和流程,導(dǎo)致合同管理“事前管控”的特性未能充分發(fā)揮。

2.合同經(jīng)手人員勝任能力不足

人是管理之本,是管理制度上行下達過程中的核心因素。合同經(jīng)手人的職業(yè)素養(yǎng)對做好合同管理工作的影響舉足輕重。但是,目前部分國有企業(yè)經(jīng)手人員勝任能力不足,導(dǎo)致合同管理制度落地執(zhí)行不到位。

(1)合同管理意識淡薄。部分國有企業(yè)合同經(jīng)手人員責(zé)任心不強,管理意識淡薄,合同簽署重形式不重實質(zhì),致使合同條款設(shè)置出現(xiàn)瑕疵,給企業(yè)帶來損失。

(2)合同經(jīng)手人員法律素養(yǎng)不高。目前,國有企業(yè)合同經(jīng)手人員多為業(yè)務(wù)部門人員,對合同及其相關(guān)法律法規(guī)和制度不熟悉,缺乏基本的法律背景和法律素養(yǎng),企業(yè)內(nèi)部又對合同相關(guān)法律法規(guī)和制度的培訓(xùn)工作重視不足,導(dǎo)致合同經(jīng)手人的法律素養(yǎng)提高緩慢,不能滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。

(3)合法性審查人員任職缺乏資質(zhì)要求。目前,大部分國有企業(yè)對合法性審查人員的專業(yè)資質(zhì)未作要求,導(dǎo)致部分合法性審核人員業(yè)務(wù)水平不高、工作經(jīng)驗不足,對合同風(fēng)險把控敏銳度不夠,導(dǎo)致簽訂合同的質(zhì)量不高。

3.合同審核不嚴謹

合同審核是合同管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié),嚴把審核環(huán)節(jié)關(guān),能夠顯著降低國有企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險,保障國有企業(yè)合法利益。目前,部分國有企業(yè)合同審核環(huán)節(jié)流于形式,僅有審核結(jié)果,而無審核效果,導(dǎo)致出現(xiàn)以下問題:

(1)合同對方當(dāng)事人資質(zhì)審核不嚴格。目前,部分國有企業(yè)對合同對方當(dāng)事人的資格審查僅有獲取營業(yè)執(zhí)照這一形式審查,未對對方當(dāng)事人的資質(zhì)、信用、履約能力等做實質(zhì)性審查,導(dǎo)致部分國有企業(yè)與不具有相關(guān)資質(zhì)的單位簽署合同,部分國有企業(yè)與不具備履約能力的單位或個人簽署合同,合同的履約無法得到保障。

(2)合同內(nèi)容審核不嚴謹,合同關(guān)鍵條款缺失。部分國有企業(yè)合同存在未約定違約責(zé)任、未約定履約數(shù)量或服務(wù)期間、未約定租賃保證金、質(zhì)量保證金或押金、未約定付款日期等問題,部分國有企業(yè)合同約定的預(yù)付款比例過高,導(dǎo)致合同糾紛一旦發(fā)生,簽署的合同無法保障國有企業(yè)利益,導(dǎo)致國有企業(yè)利益受損。

(3)合同審核流程不嚴謹,審核過程未留存紙質(zhì)材料。部分國有企業(yè)合法性審核未做到“一事一審”;部分國有企業(yè)合法性審核過程(例如對條款的修改部分)未留存紙質(zhì)審核材料,導(dǎo)致審核過程不可回溯。

(4)合同審核職責(zé)不清晰,合同的合法性、合理性、合規(guī)性審核未明確責(zé)任部門。部分國有企業(yè)存在審核職責(zé)不清晰,未對合同的合法性、合理性、合規(guī)性審核責(zé)任做出明確規(guī)定,導(dǎo)致各部門之間相互推諉。

(5)合同文本與招標文件的一致性審核不夠嚴謹。國有企業(yè)的經(jīng)濟事項經(jīng)過公開招投標后簽署合同,未審核合同文本與招標文件的一致性,導(dǎo)致合同條款與招投標條款存在實質(zhì)性差異。

4.合同蓋章簽署不規(guī)范

合同簽署是合同訂立前的最后環(huán)節(jié),規(guī)范的合同簽署是合同管理過程中的守門員。合同蓋章簽署前應(yīng)當(dāng)對合同的基本情況和審核情況做最后的復(fù)核,合同簽署也應(yīng)當(dāng)注重簽署的規(guī)范性。但是,部分國有企業(yè)合同簽署環(huán)節(jié)不規(guī)范,導(dǎo)致存在以下問題:

(1)合同簽訂流程倒置,合同審核流于形式。部分國有企業(yè)存在合同約定經(jīng)濟事項發(fā)生時間早于合同簽署時間的現(xiàn)象,部分國有企業(yè)存在合同簽署時間早于合同審批時間的情況,導(dǎo)致合同審核管控制度無法發(fā)揮作用,流于形式。

(2)合同簽約信息不齊全,簽署方式不規(guī)范。部分國有企業(yè)簽署的合同存在無法定代表人或授權(quán)代表人簽字、以蓋章代替簽字、未注明合同簽署日期等現(xiàn)象。

5.合同履約管理不嚴格

合同履約管理是合同管理過程中的核心環(huán)節(jié)。合同的訂立是合作的開端,合同的履行才是保證雙方權(quán)利義務(wù)的重要環(huán)節(jié)。但是目前國有企業(yè)的合同管理中,普遍存在重前端,輕后端的情況,導(dǎo)致履約風(fēng)險暴露后,相關(guān)風(fēng)險無法迅速管控,給國有企業(yè)造成損失。

(1)未及時簽訂補充協(xié)議。在合同履約過程中,存在部分事項因客觀情況變更無法履約,部分事項在合同訂立時未能全面考慮導(dǎo)致部分條款約定不明確的情況。例如:近年來,受疫情影響,部分合同出現(xiàn)了受托方延期交付、委托方延期付款的情況,但是相關(guān)單位并未對此類情況做出積極反饋,及時跟進情況變化,簽訂補充協(xié)議或解除合同,導(dǎo)致合同利益無法實現(xiàn),合法權(quán)利難以維護。

(2)未按合同條款履行雙方權(quán)利義務(wù)。合同簽訂生效后,部分國有企業(yè)合同執(zhí)行部門的工作人員履約意識淡薄,導(dǎo)致部分事項未按合同條款履行或部分合同條款履約不嚴格的問題。例如:①部分租賃合同未按合同要求收取租賃押金、未按合同要求時間及時收取租金;②部分工程項目合同未按合同約定扣留質(zhì)量保證金;③部分合同未按合同約定時間履約交付。

(3)合同履約缺乏有效內(nèi)部監(jiān)督。目前,國有企業(yè)普遍缺乏合同履約的整體監(jiān)督管理機制。合同主管部門一般只負責(zé)對合同的歸檔工作,未參與合同整體的履約過程,合同的履約主要靠合同執(zhí)行部門完成,一旦合同履約出現(xiàn)問題,若履約部門未積極協(xié)調(diào),就可能導(dǎo)致相關(guān)問題無法積極有效解決,錯過風(fēng)險防控的最佳時機。

(4)未對合同違約情況采取積極措施。部分國有企業(yè)存在部分合同已經(jīng)實質(zhì)性違約或無履約可能,且已無法通過溝通、協(xié)商等常規(guī)流程解決,仍未采取例如保全、起訴、仲裁等積極措施,導(dǎo)致合同風(fēng)險擴大的問題。

6.合同歸檔管理不完善

合同檔案管理是國有企業(yè)合同管理的重要組成部分,是后續(xù)進行審計或開展法律訴訟的重要憑證材料,是合同簽訂全過程的原始記錄。合同檔案是指合同從簽訂至終止的整個過程中形成的體現(xiàn)簽訂各方意志的具有法律效力的文件,也包括與之相關(guān)的具有保存價值的其他文件材料。目前,國有企業(yè)合同檔案管理存在以下問題:

(1)合同檔案未做到歸口管理。部分國有企業(yè)合同檔案留存于各個業(yè)務(wù)部門,未做到歸口管理,導(dǎo)致難以掌握企業(yè)整體的合同簽訂和履行情況。而且,國有企業(yè)各個部門檔案管理水平參差不齊,不歸口管理容易導(dǎo)致合同檔案遺失等問題。

(2)歸檔內(nèi)容不齊全。合同檔案歸檔的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括合同文本及其他體現(xiàn)簽訂時各方意志的具有法律效力的文件。例如:①反映對方當(dāng)事人的情況及風(fēng)險分析論證的材料;②合同談判、協(xié)商材料;③合同訂立的依據(jù)、批準文件;④合法性審查意見;⑤調(diào)解文書、仲裁機構(gòu)裁決文書、法院裁判文書;⑥招投標資料等。部分國有企業(yè)僅對合同文本進行歸檔,忽略了其他相關(guān)資料的歸檔,導(dǎo)致合同簽署過程難以回溯,司法取證證據(jù)鏈斷裂等問題。

三、國有企業(yè)合同管理的建議

國有企業(yè)合同管理問題,究其原因,是國有企業(yè)合同管理制度的建設(shè)與落地執(zhí)行問題。部分國有企業(yè)內(nèi)部制度建設(shè)落后,落地執(zhí)行不到位,監(jiān)督評價和追責(zé)機制不健全,導(dǎo)致國有企業(yè)出現(xiàn)合同審核不嚴謹、合同蓋章簽署不規(guī)范、合同履約管理不嚴格、合同歸檔管理不完善等問題。想要做好國有企業(yè)合同管理,要根據(jù)國有企業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)的具體問題來具體分析。通過健全合同管理制度、提升人員勝任能力、加強合同審核力度、規(guī)范合同簽署流程、強化合同履約管理、提升合同檔案管理水平等方面的努力,全面提升國有企業(yè)合同管理水平,從而提升國有企業(yè)在市場中的競爭力,推動國有企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

1.健全合同管理制度

(1)定期審查合同管理制度。建立健全合同管理制度是合同管理的第一步,完善的合同管理制度有助于指導(dǎo)和監(jiān)督合同管理工作的正常進行。國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期開展合同管理制度的梳理及評估,做好制度的“留、廢、改、立”,及時健全、完善或修訂合同管理制度,促進合同管理工作有章可循,規(guī)范有序。

(2)完善對合同經(jīng)手人員勝任能力的約束條款。國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)在合同管理制度中完善對合同經(jīng)手相關(guān)人員的勝任能力要求,特別是合法性審查人員,應(yīng)當(dāng)要求其具備基本的法律素養(yǎng)或法律背景,從而保證其在合法性審查過程中的嚴謹性和專業(yè)性。

(3)注意合同管理制度與其他內(nèi)控制度相銜接。例如:國有企業(yè)采購制度中可能對供應(yīng)商的選擇有三家比價的要求,可在合同管理制度中要求在合同審核時對相關(guān)比價資料進行形式審查,從而防止制度銜接漏洞。

2.提升人員勝任能力

(1)強化合同管理培訓(xùn),提高合同經(jīng)手人員管理意識和專業(yè)水平。國有企業(yè)可以通過內(nèi)部培訓(xùn),不斷加強專業(yè)人才的培養(yǎng),提高內(nèi)部相關(guān)工作人員的風(fēng)險意識和專業(yè)水平。內(nèi)部培訓(xùn)可充分借助外部專業(yè)機構(gòu)的師資力量,如律師事務(wù)所、會計師事務(wù)所等。

(2)構(gòu)建合理的激勵機制。國有企業(yè)應(yīng)建立健全合同經(jīng)手人員的專業(yè)能力激勵機制,充分調(diào)動合同管理人員的主觀能動性,營造積極向上不斷學(xué)習(xí)的工作氛圍,創(chuàng)造良好的人才培養(yǎng)環(huán)境。

(3)對合法性審查人員設(shè)定資質(zhì)要求。國有企業(yè)可對合法性審查崗位的任職資質(zhì)設(shè)定資質(zhì)要求,指導(dǎo)人事部門通過外部招聘、內(nèi)部培養(yǎng)等方式,篩選具備專業(yè)勝任能力的優(yōu)秀人才。

3.加強合同審核力度

(1)加強對合同對方當(dāng)事人的資質(zhì)審核。特別是對于合同金額高、涉及范圍廣的合同,應(yīng)當(dāng)調(diào)查核實對方當(dāng)事人的資產(chǎn)、信用和履約能力等情況,并對合同的法律、經(jīng)濟、技術(shù)和社會穩(wěn)定等風(fēng)險以及自身的履約能力進行分析、論證,并形成書面報告。涉及疑難問題或者風(fēng)險較大的,可以邀請有關(guān)專家參加論證或委托專業(yè)機構(gòu)調(diào)查。

(2)加強合同內(nèi)容、條款的審核。加強合同期限、合同款項、合同責(zé)任和違約處理等核心條款的審核,確保簽訂的合同真實、規(guī)范、合法。強化招投標合同審核,對照招標采購文件,核實合同文本與招投標文件的一致性,以杜絕擅自更改招標條件中付款方式、違約責(zé)任等實質(zhì)性條款的情況。

(3)強化合法性審查環(huán)節(jié)的嚴謹性。要提高風(fēng)險防范意識,規(guī)范合法性審查流程,明確合法性審查的職責(zé)。對于合法性審查環(huán)節(jié)提出的意見建議,業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)仔細考量是否接受,但不論是否接受,均應(yīng)將相關(guān)資料與合同文本一并歸檔留存。對于委托第三方專業(yè)機構(gòu)完成的合法性審查,可要求對方出具正式的合法性審查報告。

(4)明確合同審核職責(zé)。國有企業(yè)可建立會簽制度,合理劃分各會簽部門職責(zé),可從合理性、合法性、合規(guī)性等方面對合同作全面審核;此外,國有企業(yè)可建立分級審核制度,根據(jù)金額的大小、性質(zhì)的重要性分級授予審核權(quán)限,提高合同審核效率。

(5)建立標準合同模板。各單位可根據(jù)自身的業(yè)務(wù)情況,對經(jīng)常性業(yè)務(wù)的合同,建立標準合同模板。使得合同審核時只需審核非固定部分的內(nèi)容,這樣既能控制合同風(fēng)險,又能提高合同審核效率,降低各部門工作量。

4.規(guī)范合同簽署流程

(1)復(fù)核合同流程。在合同正式簽署蓋章前,簽署蓋章部門應(yīng)當(dāng)對合同審批流程進行復(fù)核,審查全部流程是否已完成,是否有遺漏,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)退回;發(fā)現(xiàn)存在合同流程倒置的情況,應(yīng)當(dāng)要求合同執(zhí)行部門提交書面說明,認真解釋問題原因,提出改進完善措施,避免再次發(fā)生。

(2)合同簽署注意完整性。在合同簽署過程中,要注意簽字、蓋章、簽訂日期和生效時間等要素不遺漏,保證合同簽署的完整性。若存在非法定代表人簽署合同的情況,要注意是否有相關(guān)的授權(quán)證明。

5.強化合同履約管理

強化合同履約情況管理。要明確合同履約管理人,定期跟蹤合同的履約情況。對因客觀環(huán)境變化,導(dǎo)致需要變更或終止合同的,要及時按流程辦理合同變更、終止手續(xù);對出現(xiàn)合同對方當(dāng)事人未按合同履約的情況,要及時溝通,了解情況,督促對方按合同及時履約,對出現(xiàn)的履約風(fēng)險,應(yīng)當(dāng)及時上報并采取措施??煞e極發(fā)揮財務(wù)部門的監(jiān)管職能,對履約異常的合同,詢問原因,并采取扣款、延期支付等措施,維護單位經(jīng)濟利益。對已經(jīng)嚴重違約且難以通過正常溝通手段解決處理的合同,應(yīng)當(dāng)積極尋求法律途徑介入。

6.提升合同檔案管理

國有企業(yè)應(yīng)設(shè)立或明確合同檔案歸口管理部門,明確檔案管理責(zé)任人,負責(zé)對本企業(yè)的合同檔案進行統(tǒng)一管理。在管理中,應(yīng)建立合同臺賬,對合同進行分類并編號,以便日后查閱;要注意符合合同審核、簽批流程的合規(guī)性,保證合同審核過程步步留痕,責(zé)任明晰;要注意檢查合同歸檔材料的真實性和完整性,除合同文本外,應(yīng)對合同審批資料、采購資料、集體研究資料和履約資料等合同相關(guān)資料進行統(tǒng)一歸檔保管,做到合同歸檔內(nèi)容能夠真實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)情況。

四、結(jié)語

隨著市場經(jīng)濟不斷深化發(fā)展,國有企業(yè)的業(yè)務(wù)復(fù)雜程度將日益提高,國有企業(yè)需要簽訂的合同越來越多也越來越復(fù)雜。國有企業(yè)要切實理解合同管理的重要性,提高合同管理水平,充分發(fā)揮各部門在合同管理中的作用,建立一套適應(yīng)企業(yè)實際情況的合同管理機制,保證經(jīng)濟合同的合法性、公平性、適應(yīng)性和可執(zhí)行性,不僅可以保障國有企業(yè)在經(jīng)濟活動中的合法權(quán)益、避免爭議的發(fā)生而使單位遭受經(jīng)濟和聲譽的損失,也可以審查單位在采購、財務(wù)和資產(chǎn)管理等方面的漏洞,加強單位整體內(nèi)控管理建設(shè),保障國有資產(chǎn)保值增值。

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作者:曹敏慧 單位:寧波國穗會計師事務(wù)所有限公司