工程教育專業(yè)下高校檔案管理工作

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摘要：工程教育專業(yè)認(rèn)證對高校的教育教學(xué)工作有著積極的促進(jìn)作用，在認(rèn)證過程中需要高校檔案室提供大量的檔案材料，以此為認(rèn)證的重要依據(jù)，因此，本文通過查找高校檔案管理工作的不足，尋求提高高校檔案管理水平的途徑，為認(rèn)證工作的順利推進(jìn)打下良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：工程教育；專業(yè)認(rèn)證；檔案管理

一、針對工程教育專業(yè)認(rèn)證，認(rèn)清高校檔案管理工作中存在的不足

1.檔案管理意識(shí)淡薄。高校檔案管理工作是高校開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，而高校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員都忙于教學(xué)管理等工作，對檔案管理工作重視不夠，資金投入力度不足，沒有體會(huì)到檔案管理對教育教學(xué)工作的重要性，不清楚檔案管理工作對學(xué)生未來的影響，因此，出現(xiàn)了一些檔案設(shè)備不齊全、檔案資料不完整、重要材料歸檔不及時(shí)等現(xiàn)象，對工程教育專業(yè)認(rèn)證審核材料的提供極易產(chǎn)生不良影響。2.檔案管理機(jī)制混亂。高校檔案管理工作中由于專業(yè)人員較少，且分工不是十分明確，責(zé)任落實(shí)不能完全到位，考核機(jī)制不完善，特別是在高校二級學(xué)院辦公室的工作分配中沒有專職檔案員，沒有受過專業(yè)的檔案知識(shí)和能力的培訓(xùn)，沒有深入理解和實(shí)踐檔案管理工作的機(jī)會(huì)，檔案專業(yè)知識(shí)比較匱乏，檔案專業(yè)水平有限，檔案業(yè)務(wù)能力較弱。所以，對二級學(xué)院的檔案材料收集主次不明確，整理過程重點(diǎn)不突出，向高校檔案管理部門移交就會(huì)有所遺漏。參與重大專業(yè)教學(xué)活動(dòng)時(shí)，對活動(dòng)記錄和活動(dòng)產(chǎn)生的重要材料整理不清晰，影響認(rèn)證材料歸檔的質(zhì)量。3.檔案管理模式落后。高校檔案管理各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)不夠完善，高校的檔案信息資源龐大繁雜，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、沒有科學(xué)的管理手段、沒有先進(jìn)的管理模式，對高校檔案的開發(fā)、服務(wù)、利用都會(huì)產(chǎn)生不良影響，大大降低檔案所應(yīng)發(fā)揮的作用和體現(xiàn)的價(jià)值，影響認(rèn)證的進(jìn)程，阻礙高校檔案事業(yè)的發(fā)展，對高校教育在社會(huì)中的地位也會(huì)有一定的影響。

二、立足工程教育專業(yè)認(rèn)證，探索檔案管理水平提升的途徑

1.提高思想認(rèn)識(shí)。高校領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生徹底轉(zhuǎn)變觀念，在思想上高度重視檔案管理工作，以推進(jìn)工程教育專業(yè)認(rèn)證為發(fā)展契機(jī)，把高校檔案管理工作納入高校教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中，加大資金投放力度，從高校的教育教學(xué)、學(xué)科建設(shè)、專業(yè)發(fā)展、人才培養(yǎng)的各個(gè)視角去了解和認(rèn)識(shí)高校檔案管理工作的重要性，從而在平時(shí)的教學(xué)工作和教學(xué)活動(dòng)中重視資料信息的收集和整理，逐漸積累形成檔案，在教學(xué)活動(dòng)中掌握主動(dòng)權(quán)，提供全面完整的考核材料，使高校的認(rèn)證工作得以有序推進(jìn)。2.建立特色專業(yè)檔案。工程教育專業(yè)認(rèn)證的最終目的是保障教育教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)出合格的工程專業(yè)人才。因此高校檔案管理工作要傾向于認(rèn)證專業(yè)資料信息的建設(shè)工作，以高校的特色專業(yè)為依據(jù)建立相應(yīng)類別的檔案，例如，吉林化工學(xué)院石油化工學(xué)院中的化學(xué)工程與工藝專業(yè)作為首批普通高校認(rèn)證專業(yè)，專業(yè)設(shè)立一名兼職檔案管理員與教學(xué)院的辦公室兼職檔案管理員共同建立資料信息庫，以高校檔案管理要求為標(biāo)準(zhǔn)，對涉及本專業(yè)的各種資料信息隨時(shí)進(jìn)行收集、整理、保存，在一定期限內(nèi)移交檔案管理部門，再由檔案管理部門進(jìn)行鑒別、整理，以專業(yè)為類別歸屬高校教學(xué)檔案內(nèi)保存，形成定期專業(yè)教學(xué)檔案，為專業(yè)的教學(xué)工作和教學(xué)活動(dòng)提供了優(yōu)質(zhì)完整的檔案資料。3.加快檔案信息化建設(shè)。高校的檔案管理工作要跟上時(shí)代的步伐加快信息化建設(shè)，檔案管理部門通過互聯(lián)網(wǎng)與各分院辦公室和專業(yè)教研室進(jìn)行辦公自動(dòng)化對接，把重要的檔案資料信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞移交，即形成了及時(shí)溝通，又形成了緊密的聯(lián)絡(luò)，提高了高校檔案管理工作的整體效率。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等科學(xué)技術(shù)的出現(xiàn)為高校的檔案管理工作信息化建設(shè)提供了有利的條件，各類行政管理的電子文件、教學(xué)科研成果的電子報(bào)表、各個(gè)專業(yè)的統(tǒng)計(jì)分析，都可以通過網(wǎng)絡(luò)的快速傳輸建立檔案數(shù)據(jù)庫，擴(kuò)大了檔案管理工作的規(guī)模，豐富了館藏的內(nèi)容，為高校的工程教育專業(yè)認(rèn)證提供更具體、更準(zhǔn)確的檔案信息材料。4.健全檔案管理制度。高校檔案管理工作要依靠嚴(yán)格的規(guī)章制度，有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制來約束和激勵(lì)檔案管理人員的工作積極性，明確檔案管理人員的工作職責(zé)和服務(wù)范圍，并給予檔案管理人員一定的發(fā)揮空間，調(diào)動(dòng)他們的工作熱情和奮斗精神，培養(yǎng)他們熱愛檔案工作、遵守職業(yè)道德、全心全意為人民服務(wù)的人生觀，保證檔案管理工作有法可依、有章可循，建立健全檔案管理制度，始終保持高校檔案管理工作的良性發(fā)展。5.加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)。高校檔案管理人員本身都具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)和較高的業(yè)務(wù)水平，而高校的專業(yè)教學(xué)活動(dòng)涉及較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，認(rèn)證涉及眾多的標(biāo)準(zhǔn)，所以檔案管理人員需要針對認(rèn)證要求進(jìn)行學(xué)習(xí)，主動(dòng)向?qū)I(yè)的教師請教了解專業(yè)的內(nèi)容和發(fā)展方向，組織包括兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和研討，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和各級單位檔案管理的業(yè)務(wù)能力，交流總結(jié)檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)解決檔案管理工作中遇到的困難，確保特色專業(yè)教學(xué)檔案的建設(shè)水平，為適應(yīng)高校認(rèn)證工作推進(jìn)打下良好基礎(chǔ)?？傊?，工程教育專業(yè)認(rèn)證是保障高等教育教學(xué)質(zhì)量的必要手段，高等學(xué)校檔案是高校教育教學(xué)的原始過程材料。在工程教育專業(yè)認(rèn)證背景下，高校檔案管理應(yīng)重新審視工作不足，探求水平提升的方法和途徑，實(shí)現(xiàn)檔案材料高質(zhì)量管理，為推進(jìn)高校認(rèn)證工作提供支撐保障。

參考文獻(xiàn)：

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作者：鄒晏秋 劉杰操 潘高峰 單位：吉林化工學(xué)院