會計電算化條件下的會計檔案管理
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基于會計電算化，會計檔案的特點主要表現(xiàn)為以下三個方面：第一，內(nèi)容廣泛化。和傳統(tǒng)會計檔案相比較，基于會計電算化下，會計檔案所涵蓋的內(nèi)容不僅有傳統(tǒng)紙質(zhì)資料，同時還包括儲存于計算機中和會計有關(guān)的各種信息以及數(shù)據(jù)等，且計算機軟件以及硬件中有關(guān)會計方面的信息也均為會計檔案，由此可知在會計電算化條件下會計檔案不管是內(nèi)容還是范圍均已擴大。第二，檔案信息載體多樣化。未實施電算化之前，會計檔案一般是經(jīng)紙質(zhì)記載，而紙張則為會計檔案信息載體。伴隨著信息技術(shù)水平的提高，會計檔案信息載體也發(fā)生了相應(yīng)的改變，除傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案外，還包含有其他介質(zhì)，比如硬盤、U盤以及磁盤等，這些均為會計檔案載體，對此，在會計電算化條件下會計檔案載體也變得更為多樣化。第三，信息具有可變性。在電算化條件下會計檔案信息一般儲存于光盤或者軟盤等介質(zhì)上，簡單地來講這些信息均為數(shù)字信息，具有不穩(wěn)定性以及流動性，易損壞或者被修改，正是因為如此也使得會計檔案管理難度增大，若這些信息被修改或者損壞，不可恢復(fù)至之前的狀態(tài)，則會使整個會計工作受到影響。
二、會計電算化條件下會計檔案管理所存問題分析
（一）認(rèn)識不足
目前有很大部分會計檔案管理者和財務(wù)部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于電算化會計檔案的了解還比較淺顯，管理經(jīng)驗較淺。在收集整理檔案資料時，僅僅只是存檔打印出的各紙質(zhì)檔案，未把儲存于計算機中關(guān)于會計方面的信息備份保存于磁性介質(zhì)或者光盤上，導(dǎo)致檔案完整性較差，使得會計檔案管理工作比較盲目。
（二）制度不健全、信息化水平低會計電算化條件下所實施的會計檔案管理工作，缺乏相應(yīng)的備份制度以及保管制度等，導(dǎo)致會計檔案信息的真實性以及完整性得不到保障。目前在會計檔案管理中電算化已得到廣泛應(yīng)用，盡管各單位或者企業(yè)明確要求每天備份，然而實際工作中卻并沒有按照該要求執(zhí)行，當(dāng)計算機或其他設(shè)備發(fā)生故障的時候，沒有辦法及時補救這些信息，導(dǎo)致信息流失。在會計檔案管理中應(yīng)用電算化，把檔案信息資料保存于光盤或者U盤上，這些信息易被修改，無法識別數(shù)據(jù)信息原貌，造成信息失真，影響整個會計檔案管理工作的開展。除此之外，會計檔案管理者自身綜合素質(zhì)還有待提高。
三、會計電算化條件下提高會計檔案管理水平的相關(guān)策略
（一）做好檔案收集、管理以及保存工作
財務(wù)部門應(yīng)保存好財務(wù)數(shù)據(jù)備份文件，避免計算機硬件系統(tǒng)受損后可短時間內(nèi)恢復(fù)原會計電算化系統(tǒng)。做好備份工作的同時，還應(yīng)收集計算機軟件方面的相關(guān)資料。因電算化會計檔案一般是儲存于光盤或者磁性介質(zhì)上，基于這些信息載體自身物理特性，當(dāng)這些信息形成檔案的時候需準(zhǔn)備雙份，采取AB備份法備份數(shù)據(jù)，同時每份還應(yīng)明確標(biāo)注好檔案形成時間以及操作人員的相關(guān)信息，存放于不同地點。存放檔案時不可離磁場過近，注意防塵以及防潮。若采取的是磁性介質(zhì)保存，需定期檢查和復(fù)制，避免因磁性介質(zhì)受損使會計檔案信息資料丟失。要注意的是電算化會計檔案和所對應(yīng)的財務(wù)軟件版本需保持一致，以免因軟件版本的不同而使會計數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)受影響。此外，基于計算機程序的考慮，設(shè)相應(yīng)的密碼口令，增強系統(tǒng)安全防護性，定期補丁維護，防止由于計算機安全或者網(wǎng)絡(luò)安全而使會計信息資料丟失或者被他人修改。
（二）確定會計檔案內(nèi)容，完善各項制度
制度化會計檔案管理內(nèi)容，借助于明文資料的形式確定會計檔案管理內(nèi)容，使檔案管理者實施工作時有章可循。在電算化條件下明確會計檔案信息資料收集制度，定期拷貝以及儲存全部會計數(shù)據(jù)信息，使其生成為備份文件，確保計算機系統(tǒng)受損于短時間內(nèi)不會對會計檔案信息產(chǎn)生不利影響。根據(jù)國家《檔案法》中相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)或者單位自身實際情況，構(gòu)建關(guān)于會計檔案管理方面保管制度、借用手續(xù)制度以及信息查閱制度，最大程度確保檔案信息的完整性以及安全性。
（三）增強有關(guān)人員綜合素質(zhì)
在電算化條件下所實施的會計檔案管理工作一般由人操作，計算機系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性；會計檔案信息資料的真實性與安全性等均和有關(guān)人員職業(yè)素養(yǎng)以及技術(shù)水平高低有關(guān)。對此，需對參與會計檔案管理工作的相關(guān)人員實施系統(tǒng)且全面的教育以及培訓(xùn)，根據(jù)業(yè)務(wù)以及管理內(nèi)容的不同，分類培訓(xùn)，且施予相應(yīng)的職業(yè)道德教育，強化檔案管理者法律意識，以確保在電算化條件下會計檔案管理工作得以健康且有序地開展。
四、小結(jié)
綜上所述，基于當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢下，會計已逐漸實現(xiàn)電算化，各種信息化技術(shù)也被廣泛應(yīng)用于會計檔案管理工作中。本次研究筆者就會計電算化條件下會計檔案特點進行了闡述，經(jīng)會計檔案管理所存問題的分析，提出了相關(guān)實施策略。望通過本文的介紹可為今后會計檔案管理工作的實施提供參考依據(jù)，以提高檔案管理質(zhì)量以及水平。
作者：吳峰 單位：利川市合管辦
