會(huì)計(jì)制度下儀器共享系統(tǒng)財(cái)務(wù)功能研究

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1我國(guó)高校大型儀器共享管理系統(tǒng)財(cái)務(wù)功能建設(shè)現(xiàn)狀

目前，各高校和科研院所現(xiàn)行的大型儀器有償使用模式中測(cè)試費(fèi)的收繳和報(bào)銷(xiāo)還較為繁瑣，存在一定的問(wèn)題[2-3]。部分高校大型儀器共享系統(tǒng)雖然開(kāi)發(fā)了財(cái)務(wù)功能板塊，但還是僅限于經(jīng)費(fèi)的額度凍結(jié)或透支使用，并未形成測(cè)試經(jīng)費(fèi)的預(yù)算與實(shí)際報(bào)銷(xiāo)的一一對(duì)應(yīng)，同時(shí)存在暫存科研經(jīng)費(fèi)的風(fēng)險(xiǎn)。另外，大量的線下簽字及財(cái)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)及程序，極大地消耗了報(bào)賬人員的時(shí)間和精力，也大大增加了財(cái)務(wù)部門(mén)的報(bào)賬壓力[4-5]。再就是很多高校大型儀器共享系統(tǒng)也存在著多個(gè)經(jīng)費(fèi)向同一個(gè)經(jīng)費(fèi)卡充值的現(xiàn)象，測(cè)試報(bào)銷(xiāo)時(shí)無(wú)法確認(rèn)從哪個(gè)項(xiàng)目支出，導(dǎo)致報(bào)賬、科研項(xiàng)目結(jié)題工作較為混亂[6]；同時(shí)，結(jié)存的經(jīng)費(fèi)在課題結(jié)題時(shí)無(wú)法轉(zhuǎn)回，只能暫存在某一個(gè)賬號(hào)里，也使科研經(jīng)費(fèi)的使用存在暫存和轉(zhuǎn)移的風(fēng)險(xiǎn)[7]。隨著高校新政府會(huì)計(jì)制度的實(shí)施，如何規(guī)范高校大型儀器共享過(guò)程中保證測(cè)試費(fèi)在使用過(guò)程中的預(yù)算與報(bào)銷(xiāo)既能相互分離，又能相互銜接的關(guān)系，保證測(cè)試服務(wù)后測(cè)試費(fèi)的及時(shí)收繳，避免經(jīng)費(fèi)暫存等風(fēng)險(xiǎn)，設(shè)計(jì)一種可復(fù)制的符合財(cái)務(wù)審計(jì)要求的大型儀器共享測(cè)試費(fèi)的收繳管理制度，這些都成為現(xiàn)階段高校大型儀器設(shè)備共享工作中亟待解決的問(wèn)題[8-9]。

2我校大型儀器共享管理系統(tǒng)定制開(kāi)發(fā)情況

我校實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處通過(guò)充分調(diào)研學(xué)習(xí)，并與校財(cái)務(wù)處、審計(jì)處多次溝通協(xié)作，在我校信息中心及財(cái)務(wù)處的指導(dǎo)幫助下，于2016年通過(guò)多個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享與打通壁壘，成功定制開(kāi)發(fā)了基于與財(cái)務(wù)系統(tǒng)深度對(duì)接的大型儀器設(shè)備共享系統(tǒng)[10-11]。該系統(tǒng)除綜合了現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)主流的大型儀器共享平臺(tái)核心管理功能外，還著重開(kāi)發(fā)了與財(cái)務(wù)系統(tǒng)深度對(duì)接的財(cái)務(wù)中心功能板塊[12-13]。該系統(tǒng)具有信息化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理功能，實(shí)行統(tǒng)一身份認(rèn)證。可實(shí)時(shí)在線反映共享儀器的預(yù)約、使用、計(jì)費(fèi)情況，為我校大型儀器資源合理配置、有償使用和效益評(píng)價(jià)提供真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)支撐。我校40萬(wàn)元以上所有大型儀器均納入平臺(tái)統(tǒng)一管理。平臺(tái)管理和維護(hù)由實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處負(fù)責(zé)，儀器的日常運(yùn)行管理和維護(hù)由儀器負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。平臺(tái)上的所有儀器面對(duì)校內(nèi)外提供測(cè)試服務(wù)。系統(tǒng)從根本上解決了測(cè)試費(fèi)收繳難、管理混亂、線下報(bào)賬繁瑣等問(wèn)題；解決了測(cè)試費(fèi)預(yù)算項(xiàng)目與實(shí)際支出項(xiàng)目不符、課題結(jié)題而經(jīng)費(fèi)未使用完全的暫存等問(wèn)題。我校的大型儀器測(cè)試費(fèi)線上財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式對(duì)各高校和科研院所開(kāi)展相關(guān)系統(tǒng)對(duì)接建設(shè)方面具有十分重要的借鑒意義。

3核心功能板塊

為方便廣大師生使用、簡(jiǎn)化繁瑣的報(bào)賬手續(xù)、規(guī)范測(cè)試費(fèi)的使用，我校著重開(kāi)發(fā)了以財(cái)務(wù)深度對(duì)接為基礎(chǔ)的線上結(jié)算模式，在大型儀器共享系統(tǒng)中可實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)的查詢、充值授權(quán)、經(jīng)費(fèi)使用確認(rèn)、線上報(bào)銷(xiāo)分配等功能。經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)教師只需進(jìn)入系統(tǒng)將經(jīng)費(fèi)中的測(cè)試費(fèi)充值到平臺(tái)并授權(quán)給學(xué)生使用即可，確認(rèn)及報(bào)銷(xiāo)均在大型儀器共享系統(tǒng)線上實(shí)現(xiàn)，極大地解放了科研人員的勞動(dòng)力。

3.1校園網(wǎng)賬號(hào)一鍵注冊(cè)登錄

平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了校園網(wǎng)賬號(hào)一鍵登錄及預(yù)約使用平臺(tái)儀器設(shè)備的功能，大大方便了教師和學(xué)生使用。新用戶注冊(cè)只需登錄自己的校園網(wǎng)賬號(hào)，并核實(shí)系統(tǒng)自動(dòng)從信息中心和人事系統(tǒng)抓取的個(gè)人信息。教師登錄后直接進(jìn)入默認(rèn)為本人名下的課題組，學(xué)生需選擇所屬指導(dǎo)教師的課題組，校外用戶注冊(cè)需在實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處登記。系統(tǒng)設(shè)定為經(jīng)費(fèi)授權(quán)模式，只需經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人線上充值并授權(quán)使用人即可，解決了以往加入不同的課題組需要重新注冊(cè)賬號(hào)，并開(kāi)設(shè)經(jīng)費(fèi)使用賬號(hào)等問(wèn)題。

3.2充值授權(quán)

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與財(cái)務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理功能板塊的數(shù)據(jù)共享對(duì)接。注冊(cè)成功的課題組教師（經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人）可在系統(tǒng)上調(diào)取自己負(fù)責(zé)項(xiàng)目的測(cè)試費(fèi)明細(xì)，并進(jìn)行線上充值。系統(tǒng)默認(rèn)每位教師都是獨(dú)立的課題組，課題組之間可以相互充值，并可指定經(jīng)費(fèi)使用人員、限制使用金額及使用時(shí)間段。通過(guò)經(jīng)費(fèi)授權(quán)的方式解決了不同課題組之間使用共同經(jīng)費(fèi)的問(wèn)題，同時(shí)也減少了為使用經(jīng)費(fèi)而重復(fù)注冊(cè)賬號(hào)的問(wèn)題。充值成功的經(jīng)費(fèi)，系統(tǒng)將同步實(shí)行凍結(jié)。

3.3在線預(yù)約使用

系統(tǒng)前臺(tái)有儀器設(shè)備展示，包括設(shè)備名稱(chēng)、存放地、所屬學(xué)院、儀器負(fù)責(zé)人等信息，平臺(tái)用戶也可通過(guò)組合搜索實(shí)現(xiàn)儀器搜索，搜索成功后即可以關(guān)注該儀器，以后自動(dòng)顯示在常用儀器目錄里，方便下次使用。被授權(quán)經(jīng)費(fèi)使用的用戶，可在系統(tǒng)中進(jìn)行儀器搜索，并在共享儀器開(kāi)放的時(shí)間段預(yù)約使用該儀器。預(yù)約時(shí)系統(tǒng)會(huì)提示讓用戶選擇預(yù)計(jì)支出經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目及金額，選擇后系統(tǒng)會(huì)對(duì)可能發(fā)生的金額進(jìn)行二次凍結(jié)，若預(yù)計(jì)使用金額超出授權(quán)金額，系統(tǒng)則會(huì)提示用戶重新充值。另外，系統(tǒng)上無(wú)充值或授權(quán)經(jīng)費(fèi)的用戶無(wú)法在平臺(tái)預(yù)約儀器，這樣就保障了后期測(cè)試費(fèi)的收繳問(wèn)題。

3.4收費(fèi)確認(rèn)

用戶根據(jù)預(yù)約成功的時(shí)間段送樣或自測(cè)。測(cè)試完成后，用戶與儀器負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行雙方確認(rèn)，確認(rèn)完成后儀器負(fù)責(zé)人將測(cè)試結(jié)果上傳到系統(tǒng)，用戶可在系統(tǒng)下載測(cè)試結(jié)果。同時(shí)，根據(jù)是否需測(cè)試補(bǔ)貼，由中心管理員確認(rèn)測(cè)試費(fèi)的補(bǔ)貼比例，確認(rèn)后系統(tǒng)自動(dòng)將金額分配至相應(yīng)的收入賬戶。

3.5測(cè)試補(bǔ)貼功能

為促進(jìn)我校大型儀器設(shè)備共享工作，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)了測(cè)試補(bǔ)貼功能板塊。原則上對(duì)外的測(cè)試均實(shí)行1:1測(cè)試配套補(bǔ)貼機(jī)制，但機(jī)組自身使用及對(duì)校外服務(wù)不予補(bǔ)貼。測(cè)試費(fèi)和補(bǔ)貼總額的65%返還給機(jī)組，由所在二級(jí)單位監(jiān)管使用，主要用于該共享大型儀器的耗材補(bǔ)充、設(shè)備維護(hù)、人員培訓(xùn)和學(xué)生助理及臨聘人員的勞務(wù)等支出；總額的20%用于學(xué)校共享大型儀器維修基金及共享平臺(tái)日常維護(hù)等支出，由大型儀器共享辦公室管理；其余的15%上繳學(xué)校，納入學(xué)校統(tǒng)一績(jī)效管理。編制內(nèi)人員的儀器開(kāi)放共享工作量及績(jī)效，按照學(xué)校相關(guān)文件核定。我校根據(jù)每個(gè)二級(jí)單位每年的大型儀器使用效益考核情況，調(diào)整補(bǔ)貼比例，分配時(shí)由中心管理員在系統(tǒng)確認(rèn)執(zhí)行。

3.6報(bào)銷(xiāo)分配

中心管理員打印分配單交至財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)處根據(jù)測(cè)試單的二維碼進(jìn)行掃碼核實(shí)，信息無(wú)誤后觸發(fā)凍結(jié)經(jīng)費(fèi)的解凍功能，凍結(jié)經(jīng)費(fèi)解凍的同時(shí)完成經(jīng)費(fèi)的分配。報(bào)銷(xiāo)無(wú)須師生走線下報(bào)賬流程，分配完成后財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)推送報(bào)銷(xiāo)憑證號(hào)至大型儀器共享系統(tǒng)，經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人可在系統(tǒng)查看經(jīng)費(fèi)使用的進(jìn)度及已完成財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的經(jīng)費(fèi)使用憑證編號(hào)，便于課題結(jié)題時(shí)查閱原始報(bào)賬材料。

4實(shí)施成效

我校大型儀器共享服務(wù)平臺(tái)在全國(guó)首次實(shí)現(xiàn)了測(cè)試費(fèi)的線上充值、實(shí)時(shí)凍結(jié)、線上結(jié)算、測(cè)試分配和批量解凍等功能。在平臺(tái)上使用人只需確保有授權(quán)的經(jīng)費(fèi)使用即可，報(bào)賬和結(jié)算流程皆由系統(tǒng)自動(dòng)生成并推送到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)處掃碼核實(shí)無(wú)誤后，即可進(jìn)行處理并完成報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。現(xiàn)系統(tǒng)累計(jì)納入我校40萬(wàn)元以上大型儀器290臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)總值2.87億元的設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理，系統(tǒng)所有設(shè)備的測(cè)試費(fèi)充值、授權(quán)、凍結(jié)、解凍、均走線上處理。目前注冊(cè)課題組620個(gè)，成員注冊(cè)2515人，生成2.02萬(wàn)條使用記錄，測(cè)試樣品9.48萬(wàn)個(gè)，設(shè)備使用總機(jī)時(shí)37.58萬(wàn)h，課題組充值總金額259.62萬(wàn)元，已使用報(bào)銷(xiāo)金額172.79萬(wàn)元。

5結(jié)語(yǔ)

我校定制開(kāi)發(fā)的大型儀器共享系統(tǒng)在全國(guó)首次實(shí)現(xiàn)了與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的深度對(duì)接，用戶可在大型儀器系統(tǒng)內(nèi)完成測(cè)試經(jīng)費(fèi)的線上劃轉(zhuǎn)與結(jié)算，具備財(cái)務(wù)真實(shí)、相關(guān)節(jié)點(diǎn)清晰、信息完整的特點(diǎn)，符合財(cái)務(wù)和審計(jì)的要求。系統(tǒng)既便于教師經(jīng)費(fèi)的使用，又大大減輕了師生和財(cái)務(wù)人員的報(bào)銷(xiāo)壓力。同時(shí)系統(tǒng)通過(guò)自動(dòng)解凍有效解決了未使用經(jīng)費(fèi)的返還問(wèn)題，避免了科研經(jīng)費(fèi)暫存和轉(zhuǎn)移的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。另外，系統(tǒng)中經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人審批節(jié)點(diǎn)代替財(cái)務(wù)支出報(bào)銷(xiāo)簽字也為我國(guó)現(xiàn)階段財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)提供了十分有效的借鑒模式。大型儀器是高校開(kāi)展高水平科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新和人才培養(yǎng)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和條件保障。只有在不斷總結(jié)和實(shí)踐的基礎(chǔ)上，充分利用信息化和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)簡(jiǎn)化使用流程，在方便用戶和儀器操作人員的使用前提下，加強(qiáng)管理部門(mén)對(duì)大型儀器共享工作的管理，才能讓大型儀器共享工作更易推廣和接受，更好地提高大型儀器的有效使用效益，增強(qiáng)我國(guó)的科技創(chuàng)新能力。

參考文獻(xiàn)(References)

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[4]王全喜，倪鋒，呂鐵軍.加強(qiáng)大型精密儀器設(shè)備管理的探討[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2010,27(4):179–180,183.

作者：李朝明 吳中全 周志云 陳昌友 單位：西南大學(xué)  實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處