企業(yè)人事檔案管理的人才使用作用

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摘要：企業(yè)人事檔案管理在企業(yè)人才使用方面具有重要的作用，是企業(yè)人力資源開發(fā)、員工考核及人力政策制定等工作的重要依據(jù)，直接影響著企業(yè)自身的經營發(fā)展。在信息時代背景下，現(xiàn)代企業(yè)對人事檔案管理提出了更高的要求。文章從企業(yè)人事檔案管理在人才使用中的重要作用入題，分析企業(yè)人事檔案管理工作變化、現(xiàn)狀及存在問題，并進一步對新時期企業(yè)應該采取的管理措施提出建議。

關鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；作用；存在問題；改進措施

企業(yè)人事檔案管理工作是人力資源管理工作的重要組成部分，是對企業(yè)內部人員的個人經歷、思想品德、工作能力以及獎罰情況進行記錄和如實反映的重要管理工作。企業(yè)在不斷地發(fā)展過程中，人事檔案管理起到了不可忽視的積極作用，它為企業(yè)在人力資源開發(fā)、員工考核、人力政策和人事制度制定等工作上提供重要依據(jù)。

一、人事檔案在人才使用中的作用

1.直接反映企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀。企業(yè)的人事檔案是企業(yè)人才基本情況的真實反映。通過對人事檔案的匯總和分析，可以了解企業(yè)員工的數(shù)量、年齡、學歷、工齡、專長等基本情況，能夠直接反映出企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，也能夠大體的反映和判斷一個企業(yè)的發(fā)展水平。對于企業(yè)管理者而言，通過將人事檔案的動態(tài)變化與企業(yè)的發(fā)展狀況結合一起進行分析，從而很直觀的判斷出那些方面的人力資源對企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著積極作用，哪些方面的人力資源還需要加強和改進，為人力資源開發(fā)提供依據(jù)。2.為企業(yè)用人選才提供真實信息。人事檔案管理為企業(yè)用人選才和制定用人計劃提供依據(jù)。對擬選用員工考察的第一手資料信息一般都來自人事檔案。在考察工作中，由于需要大量的考核記錄作為依據(jù)，所以人力資源管理部門則需要利用人事檔案中的信息，對員工的業(yè)績、素質和能力進行綜合評價，并做出科學、合理的決策。人事檔案材料如實反映員工的定級、調資、任免、晉升、獎懲、個人素質、思想品行、業(yè)務水平等基本情況，這些信息為企業(yè)選才用人提供重要依據(jù)。3.為優(yōu)化人力資源配置提供重要依據(jù)。人力資源配置是將人與物有效地搭配，從而更好地發(fā)揮人潛力，提高工作效率。一方面，由于人力資源處于不斷地變化狀態(tài)下，人員具有較強的流動性，所以可以通過人事檔案來實現(xiàn)人力資源信息的共享，對人力資源的需求進行科學預測，在促進人力資源合理流動的基礎上，也能夠對人力資源配置進一步進行優(yōu)化。另一方面，企業(yè)人力資源管理可以從人事檔案中充分地挖掘每一名員工的潛力，做到人盡其才，使其在更合適的崗位上能夠發(fā)揮最大的效能，這對于更好地發(fā)揮人力資源的作用具有極為重要的意義。

二、現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理常見問題

1.對企業(yè)人事檔案管理不夠重視。雖然人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中占據(jù)重要地位，但不會產生直接、明顯的經濟效益，故而一些中小型企業(yè)及少數(shù)大型企業(yè)不重視人事檔案管理工作，沒有認識到人事檔案管理背后的實際意義，從而導致人員配置缺失、設備配置不到位、檔案管理混亂等一系列問題，嚴重阻礙著企業(yè)人事檔案管理工作的良性發(fā)展。2.人事檔案管理模式落后。在傳統(tǒng)模式中，人事檔案所記錄的信息一般不對外公開，而只用在本單位或者是上一級的人事部門，為他們查閱時提供方便。在更新和完善人事檔案時也主要以人才在本單位的思想品德和工作表現(xiàn)為主要依據(jù)，屬于封閉式的管理形式。這種現(xiàn)象使人事檔案得不到充分利用，讓實現(xiàn)人事檔案信息共享的目標有了約束，讓人才配置和流動不夠合理。隨著市場經濟發(fā)展，對企業(yè)人事檔案管理的工作內容及實際要求發(fā)生了很大變化，但目前一些企業(yè)相關人事檔案管理工作，仍以紙質檔案和人工管理的傳統(tǒng)管理模式為主，工作效率低，檔案管理質量差，檔案信息有效利用率較低，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的實際發(fā)展需求。3.管理機制不夠靈活性?，F(xiàn)代企業(yè)管理理念中，人才資源占據(jù)重要地位，直接決定了企業(yè)的市場競爭力和企業(yè)的未來發(fā)展，增加了企業(yè)對于優(yōu)秀人才的實際需求，促進了企業(yè)用人方式的靈活發(fā)展。這種環(huán)境背景下，企業(yè)員工的流動性大大增加，給人事檔案管理工作帶來巨大的工作困難和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式較為僵化、靈活性差，面對目前越來越靈活的企業(yè)用人模式，表現(xiàn)出較為明顯的不適應性和局限性，無法發(fā)揮人事檔案管理工作的實際效用。

三、加強企業(yè)人事檔案管理工作的措施

1.提高對人事檔案管理工作的重視度。人事檔案是企業(yè)用人決策的重要參考依據(jù)，在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中具有重要作用。企業(yè)要認識到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用。人事檔案管理是一項系統(tǒng)、復雜的工作，企業(yè)管理者需全面重視內部人事檔案管理工作，將其作為企業(yè)發(fā)展重點工作，加強人事檔案管理工作，提高對人事檔案管理工作的重視，增加對其的資源投入，從而提高企業(yè)人事檔案管理工作效率，規(guī)范人事檔案管理流程，以充分發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理的實際效用，促進企業(yè)經濟效益的穩(wěn)定發(fā)展。2.提升人事檔案管理理念和管理模式。在信息時代背景下，企業(yè)需積極創(chuàng)新自身人事檔案管理理念，充分認識并重視信息資源對于企業(yè)發(fā)展的重要性，為加強各項人事資源管理措施的有效落實，奠定扎實的基礎。創(chuàng)新檔案管理模式，充分利用現(xiàn)代化的管理手段，實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化，建立網(wǎng)絡檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡技術來實現(xiàn)信息共享。同時，企業(yè)需科學規(guī)范人事檔案管理工作流程，重點加強對電子人事檔案安全的管理和保障，避免企業(yè)內部人事檔案資料遭到泄露和篡改。3.健全人事檔案管理體制。系統(tǒng)、完善的制度是人事檔案管理工作質量提高的基礎保障。企業(yè)應結合人事檔案管理信息化建設發(fā)展需求，對原有人事檔案管理制度進行補充和完善，從而規(guī)范人事檔案管理行為，落實人事檔案管理優(yōu)化措施，提高人事檔案管理工作的針對性和科學性，促進企業(yè)經營管理效益的良性增長。比如，企業(yè)制定嚴格的材料鑒別和調查制度，對檔案進行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明，使企業(yè)的人事檔案管理實現(xiàn)制度化、標準化。此外，企業(yè)需要努力提高檔案管理人員的綜合素質，加強人事檔案管理隊伍建設。4.充實人事檔案的內容和時效性。加強人事檔案的動態(tài)性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時更新。如獎勵懲處，評優(yōu)評先，工作調動，職務任免，何因何果、完成任務總結，組織評價結論等。一句話，看到檔案就如見其人、看完檔案就能對其人有一個總體上輪廓上的把握，看完組織鑒定就能大致了解和掌握其人的本質特征和德，能，勤，績，廉方面的情況。一方面，充實人事檔案的內容。在原有檔案內容基礎上進一步進行完善，將能夠反映個人個性化的一些信息和材料補充到人事檔案中來。另一方面，加強人事檔案的時效性。把新產生的有關個人經歷的材料有選擇地及時地補充到人事檔案中去，針對流動的人才，對他們的信息，人事檔案管理部門應該有效追蹤記載，保證他們信息真實完整，增強人事檔案信息的時效性。

結束語

人事檔案是企業(yè)人力資源管理工作中非常關鍵的環(huán)節(jié)，對于發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才具有非常重要的現(xiàn)實意義。隨著社會經濟不斷發(fā)展，企業(yè)對人才需求更加迫切，對人事檔案管理工作提出了更高的標準要求，加強企業(yè)的人事檔案管理，不但是企業(yè)內部人事管理的需要，也是企業(yè)謀求長期發(fā)展，提高核心競爭力的需要。

作者:孫潔 單位:浙江盛世前程人力資源服務有限公司