醫(yī)院人事檔案管理問(wèn)題和對(duì)策

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摘要：隨著科技水平的大力提升，促進(jìn)了醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)發(fā)展。醫(yī)院在運(yùn)行的過(guò)程中，雖然為廣大人民群眾提供了先進(jìn)的醫(yī)療技術(shù)和優(yōu)良的醫(yī)療服務(wù)，但醫(yī)院在其人事檔案管理工作上仍存在一些不足，這就需要及時(shí)采取合理有效的改進(jìn)措施。本文基于醫(yī)院人事檔案管理工作，簡(jiǎn)要分析了一些合理化建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案管理問(wèn)題解決對(duì)策

從醫(yī)院正常運(yùn)營(yíng)的角度來(lái)說(shuō)，人事檔案是對(duì)全體醫(yī)護(hù)人員的信息匯總，借助于調(diào)取人事檔案，可以隨時(shí)獲取員工的基本資料、專業(yè)水平、科研成果等，這也是醫(yī)院監(jiān)管職工、培養(yǎng)專業(yè)型人才的重要舉措。隨著我國(guó)高度重視人才的培養(yǎng)，醫(yī)院也將人事檔案管理工作提上了日程，但仍存在一些不足，這就需要結(jié)合實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的改進(jìn)策略。

1醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題分析

1.1檔案資料記載前后不一致

醫(yī)院在人事檔案管理工作上，存在著檔案資料記載前后不一致的問(wèn)題，這也就是說(shuō)，許多檔案資料填寫(xiě)后沒(méi)有結(jié)合實(shí)際的人員的情況進(jìn)行更新，造成職工的基礎(chǔ)資料存在許多誤差，如個(gè)人信息、基礎(chǔ)資料、履歷等[1]。造成檔案資料前后不統(tǒng)一的原因是多方面的，但可簡(jiǎn)單概括為管檔人員的無(wú)意和刻意，無(wú)意就是指管檔人員的操作失誤，也就是在填寫(xiě)過(guò)程中由于粗心造成的，還有可能是因工作疏忽忘了填寫(xiě)具體內(nèi)容，進(jìn)而在后期填寫(xiě)時(shí)出現(xiàn)了隱藏的錯(cuò)誤；而刻意就是指管檔人員的造假，隨著醫(yī)院在用人方面提出了較高的要求，造成了某些人員在個(gè)人履歷上存在造假現(xiàn)象。

1.2檔案材料不完善、不完整

檔案材料不完善的問(wèn)題，主要是指醫(yī)院職工的后續(xù)檔案材料不健全和檔案內(nèi)容不完整這兩方面。醫(yī)院職工的后續(xù)檔案材料不健全、不完整，也就是說(shuō)有的人員檔案資料中，缺少再教育學(xué)歷表、工資審批表及績(jī)效考核表等，有的職工履歷表雖然健全，但缺少主管領(lǐng)導(dǎo)的審核及簽字，還缺少科研成果、個(gè)人貢獻(xiàn)記載的問(wèn)題，甚至有的職工檔案長(zhǎng)時(shí)間都沒(méi)有進(jìn)行更新。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理工作不同于其他行業(yè)，尤其是人事檔案資料經(jīng)歷的人手比較多，且檔案管理時(shí)間并不是短時(shí)間內(nèi)就能完成的，這就造成了檔案資料的不完善、不健全，但形成這一問(wèn)題的原因多是人員行為所造成的。

1.3檔案查閱速度慢、效率低

如今，醫(yī)院人事檔案管理工作，基本上都創(chuàng)建了專門(mén)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并充分借助于互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使用計(jì)算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)手段，將職工的檔案資料及時(shí)納入到了電腦上，再結(jié)合相關(guān)的技術(shù)手段，把文字、照片等轉(zhuǎn)化為后期保存的信息資料，如果有的職工信息發(fā)生變動(dòng)，就可以直接通過(guò)電腦，實(shí)現(xiàn)人員信息的及時(shí)更改，這在一定程度上保證了職工信息資料的精準(zhǔn)性、實(shí)效性和可靠性；但不容樂(lè)觀的是，這只是為醫(yī)院后期的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)提供了便利，但為迅速查閱和調(diào)取增加了一定的難度。比如，醫(yī)院在招聘人才的過(guò)程中，需要處理的工作量比較大，一崗位存在許多人員報(bào)名的競(jìng)爭(zhēng)情況，管檔人員就要在固定的時(shí)間內(nèi)查閱大量的檔案資料，再加上檔案管理工作還沒(méi)有全部建立局域網(wǎng)鏈接，這就使得管檔人員來(lái)回走動(dòng)，才能獲取人員檔案資料，既浪費(fèi)了大量的時(shí)間，又降低了工作效率。因此，醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理工作的過(guò)程中，管檔人員要充分借用先進(jìn)的電腦操作系統(tǒng)，及時(shí)制定科學(xué)合理的舉措[2]。

2醫(yī)院人事檔案管理工作的解決對(duì)策分析

2.1對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)

想要做好醫(yī)院人事檔案管理工作，首要的就是對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格遵循我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行一套具體規(guī)范的人事檔案管理方案和操作流程，對(duì)所收集的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真審查，對(duì)于手續(xù)不齊全、填寫(xiě)不合格、材料不真實(shí)的材料一律不收取，要求具體人員對(duì)這些材料結(jié)合自己的實(shí)際情況進(jìn)行認(rèn)真填寫(xiě)，只有收集的檔案材料具有完整性和真實(shí)性，才能使其具有真正的價(jià)值。與此同時(shí)，管檔人員在對(duì)檔案材料進(jìn)行審核的過(guò)程中，要堅(jiān)持實(shí)事求是的基本原則，依據(jù)初始材料，明確一個(gè)具體的標(biāo)準(zhǔn)，所有材料的審核都按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，需要額外注意的是，管檔人員也要在第一時(shí)間內(nèi)將審核標(biāo)準(zhǔn)告知被審核人，減少醫(yī)院職工隨意填寫(xiě)的情況發(fā)生。

2.2嚴(yán)格監(jiān)管醫(yī)院檔案資料的收集

為了保證醫(yī)院人事檔案管理工作的正常進(jìn)行，就要嚴(yán)格監(jiān)管醫(yī)院檔案資料的收集，在嚴(yán)格遵循我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，管檔人員要加大監(jiān)管力度，對(duì)于填寫(xiě)不規(guī)范、操作不合理、履歷不健全的職工檔案材料堅(jiān)決不收取，保證檔案資料的完備性、時(shí)效性和可靠性。管檔人員在審核檔案材料時(shí)，要結(jié)合醫(yī)院的具體情況，制定每卷檔案的審核標(biāo)準(zhǔn)，避免職工亂填亂涂的錯(cuò)誤行為。

2.3客觀認(rèn)定查檔資料的時(shí)效性

通常情況下，在對(duì)檔案資料的查閱上，多是由管檔人員來(lái)操作的，對(duì)此，管檔人員要強(qiáng)化管理意識(shí)，具備豐富的專業(yè)理論知識(shí)，針對(duì)職工檔案材料前后不統(tǒng)一的問(wèn)題，先以檔案材料中產(chǎn)生的最早時(shí)間為準(zhǔn)，例如，針對(duì)某一職工的出生日期出現(xiàn)錯(cuò)誤，就需要先以檔案材料最早的原始記錄為準(zhǔn)，再與職工進(jìn)行詢問(wèn)后加以更改；如果是較為復(fù)雜的狀況，管檔人員就要認(rèn)真對(duì)比實(shí)際的材料，并定期走訪來(lái)提高檔案材料的精準(zhǔn)性[3-4]。

2.4注重充實(shí)積累檔案資料內(nèi)容

對(duì)于醫(yī)院的人事管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，要在創(chuàng)建人員檔案材料數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，結(jié)合具體情況，充分應(yīng)用多種合理的收集手段，保障材料的實(shí)時(shí)歸檔與修整。醫(yī)院的檔案管理工作具有繁瑣復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)、操作難度大等特點(diǎn)，這就需要對(duì)所有的人事檔案管理流程進(jìn)行分類，管檔人員要分清主次，將重點(diǎn)材料的收集和處理擺在重要位置，并將材料的收集及處理情況及時(shí)反應(yīng)給人員，對(duì)于一些人員積極參與科研項(xiàng)目、獲取科研成果的情況，還要強(qiáng)化個(gè)人作風(fēng)、思想品德的材料，同時(shí)，檔案材料中還要收錄職工的專業(yè)技能、興趣特長(zhǎng)等內(nèi)容，并不斷豐富和完善人員的基礎(chǔ)資料、工作履歷和自我評(píng)定等。總之，人員檔案材料的是否豐富和完善，直接影響到整個(gè)檔案管理工作的進(jìn)程。

2.5加強(qiáng)管檔人員的素質(zhì)培養(yǎng)

隨著醫(yī)院體制不斷地深化改革，對(duì)醫(yī)院的人事檔案管理工作提出了更為嚴(yán)格的要求，這就需要不斷提升管檔人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)[5]。醫(yī)院在全面加強(qiáng)人事檔案管理工作的過(guò)程中，要增強(qiáng)管檔人員的管理意識(shí)，管檔人員要明確自身的職能，增強(qiáng)自身的職責(zé)感，檔案管理工作本身較為繁瑣復(fù)雜，且工作量較大，醫(yī)院要充分調(diào)動(dòng)管檔人員的積極性，保證檔案管理的正常進(jìn)行。同時(shí)，醫(yī)院要不斷提升管檔人員的管理技能和水平，醫(yī)院要加強(qiáng)管檔人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，定期檢測(cè)管檔人員的管理水平，切實(shí)不斷提升管檔人員的管理技能和綜合素質(zhì)。醫(yī)院在提升管檔人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)方面，可從以下的四個(gè)角度入手：

2.5.1熱衷于自己的本職工作

檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣復(fù)雜的工作，需要管檔人員要具有超強(qiáng)的耐心，只有熱愛(ài)自己所任職的工作，才能全心全意地投入到工作中。檔案管理工作并不同于其他的工作，工作內(nèi)容多、強(qiáng)度大，除了需要管檔人員要具有積極的工作狀態(tài)外，還要在全年中從頭忙到尾，管檔人員在工作過(guò)程中極易產(chǎn)生倦怠、焦慮、浮躁等負(fù)面情緒，管檔人員要在第一時(shí)間內(nèi)調(diào)節(jié)自己的心態(tài)，確保人事檔案管理工作正常有序地進(jìn)行。

2.5.2過(guò)硬的基本功

醫(yī)院檔案工作的本質(zhì)屬性具有接觸易、做好難的一大特點(diǎn)，這也就是說(shuō)，管檔人員應(yīng)付工作十分簡(jiǎn)單，但難以細(xì)致周到地做好檔案工作，尤其是在具體的工作成效上，雖然能保證工作不出偏差和錯(cuò)誤，但難以做出突出貢獻(xiàn)，這在一定程度上就會(huì)使管檔人員喪失積極性。對(duì)此，管檔人員要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，不斷擴(kuò)充自己的知識(shí)面，掌握更多的專業(yè)知識(shí)，提升自己的專業(yè)技能。

2.5.3無(wú)私奉獻(xiàn)精神

醫(yī)院在正常運(yùn)行的過(guò)程中，往往輕視人事檔案管理工作的重要性，這就要求管檔人員做好本職工作外，還要具有默默奉獻(xiàn)的無(wú)私精神，要形成良好的工作作風(fēng)，同時(shí)，管檔人員還要不斷約束和規(guī)范自己的行為。

2.5.4認(rèn)真的工作作風(fēng)

醫(yī)院檔案工作量大、操作性強(qiáng)、任務(wù)重，關(guān)系到醫(yī)院的職工狀態(tài)、醫(yī)患關(guān)系等，這就需要管檔人員要具有認(rèn)真的工作作風(fēng)，否則一旦出現(xiàn)細(xì)節(jié)上錯(cuò)誤，或是自己的一時(shí)的疏忽，就會(huì)影響到整個(gè)管檔工作。對(duì)此，管檔人員要加強(qiáng)自身的認(rèn)識(shí)，無(wú)論是從思想上，還是個(gè)人行為上，都要高度重視管檔工作，仔細(xì)認(rèn)真地對(duì)待檔案工作。

2.6創(chuàng)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)

醫(yī)院的人事檔案管理工作，直接關(guān)系到醫(yī)院能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)，這就需要醫(yī)院要高度重視人事檔案管理工作，加大政策扶持力度，投入一定比例的資金，提升檔案管理工作的技術(shù)和水平，創(chuàng)建專門(mén)化的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，健全人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。同時(shí)，醫(yī)院在形成了檔案信息網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，要配以網(wǎng)絡(luò)管理工作，由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進(jìn)行負(fù)責(zé)和管理，加強(qiáng)后期的修整和維護(hù)，確保在多種工作環(huán)境下可隨時(shí)調(diào)取檔案材料，使人員檔案管理工作更加快速高效[6]。

3結(jié)束語(yǔ)

隨著醫(yī)院體制的不斷變革，對(duì)人事檔案管理工作提出了更為嚴(yán)格的要求。醫(yī)院人事管理工作雖有所改進(jìn)，但仍存在一些不足之處，如管理水平低下、管檔人員意識(shí)不強(qiáng)等，這就要求嚴(yán)格監(jiān)管醫(yī)院檔案資料的收集，注重充實(shí)積累檔案資料內(nèi)容，加強(qiáng)管檔人員的素質(zhì)培養(yǎng)，創(chuàng)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這對(duì)于提升醫(yī)院人事檔案管理的水平十分必要。

參考文獻(xiàn)：

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[6]黃淑蘭.基于人力資源開(kāi)發(fā)的醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新探索[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2016（6）：141-142.

作者：劉錦蘭 單位：湘潭市口腔醫(yī)院