高職院校人事檔案管理創(chuàng)新思考

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摘要：人事檔案作為高職院校教職員工信息的重要載體，其對于高職院校人事制度改革以及組織人事工作都有著非常直接的影響，但由于當(dāng)前很多高職院校對人事檔案管理的認(rèn)識存在偏差，因此人事檔案的真實(shí)性、完整性往往很難得到保證，而針對人事檔案管理工作的創(chuàng)新改革，也同樣是十分迫切的。基于此，本文對高職院校人事檔案管理創(chuàng)新的原則進(jìn)行了分析，同時(shí)結(jié)合當(dāng)前實(shí)際工作情況，對高職院校人事檔案管理的創(chuàng)新策略展開了探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案資料；創(chuàng)新；高職院校

在數(shù)據(jù)信息重要性日益提升的今天，當(dāng)前人事檔案管理工作雖然受到了更多的關(guān)注，但也同樣存在著很多的不足與缺陷。因此，要想讓人事檔案資料在高職院校人事管理活動中發(fā)揮出更大的作用，未來就必須要對人事檔案管理工作展開全面創(chuàng)新，而針對高職院校人事檔案管理創(chuàng)新意義與路徑的相關(guān)研究，自然也同樣是十分具有現(xiàn)實(shí)意義的。

一、高職院校人事檔案管理的創(chuàng)新原則

（一）服務(wù)性對于高職院校來說，人事檔案資料既是對教職工人員自然狀況的抽象記錄，同時(shí)也是開展人事管理工作的重要依據(jù)，其實(shí)際應(yīng)用價(jià)值是非常強(qiáng)的，但從目前來看，由于很多高職院校對人事檔案資料的認(rèn)知存在偏差，未能正確認(rèn)識到人事檔案的重要性，因此在開展人事檔案管理時(shí)，往往只是為了應(yīng)付上級要求或是盲目效仿其他高校，對于人事檔案管理的實(shí)際作用則并不關(guān)注，而人事檔案管理本身也因此變得缺乏實(shí)效。針對這一現(xiàn)象，未來高職院校對于人事檔案管理的創(chuàng)新還需堅(jiān)持服務(wù)性原則，高度重視人事檔案資料本身的應(yīng)用價(jià)值，以滿足人事管理實(shí)際需求為目標(biāo)，對人事檔案資料收集、歸檔、保存、查詢等工作進(jìn)行完善，保證每一項(xiàng)人事檔案管理工作都能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用，并為高職院校人才使用、管理與流動提供支持。另外，由于人事檔案資料與教職員工的個(gè)人利益直接相關(guān)，因此高職院校人事檔案管理同樣也要加強(qiáng)對教職員工個(gè)體的服務(wù)，堅(jiān)持人事檔案信息的適當(dāng)公開原則，對非保密性檔案資料予以公開，這樣既可以發(fā)揮外部監(jiān)督作用，保證人事檔案信息的真實(shí)性，也能夠?yàn)榻搪殕T工的個(gè)人應(yīng)有權(quán)益提供保障。

（二）繼承性從高職院校長期發(fā)展的角度來看，當(dāng)前國內(nèi)高職院校在人事檔案管理方面雖然存在著很多普遍性問題，但由于以人事檔案資料為基礎(chǔ)的人事管理模式已經(jīng)建立起來，因此在實(shí)際工作中仍然有著很多可取之處。例如很多高職院校雖然未能充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要作用，但對于人事檔案的保管卻比較嚴(yán)格，能夠有效保證教職員工個(gè)人隱私信息的安全；有些高職院校的人事檔案雖然真實(shí)性不足，但對于人事檔案資料的應(yīng)用卻比較多。這意味著高職院校對于人事檔案管理的創(chuàng)新不能盲目推翻原有管理模式與制度體系，而是要堅(jiān)持繼承性原則，以現(xiàn)有人事檔案管理模式為基礎(chǔ)，針對人事檔案管理中的實(shí)際問題展開深入分析與創(chuàng)新改進(jìn)，在繼承當(dāng)前工作優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，將更加適合人事管理需求的新模式確立下來，這樣才能夠取得更大的創(chuàng)新成果[1]。

（三）技術(shù)性在信息時(shí)代下，現(xiàn)代檔案管理工作得到了非常迅速的發(fā)展，而各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用也都比較廣泛，并發(fā)揮出了十分關(guān)鍵的作用。因此對于高職院校來說，針對人事檔案管理的創(chuàng)新還需順應(yīng)時(shí)展趨勢以及檔案管理行業(yè)的信息化趨勢，堅(jiān)持技術(shù)性原則，對大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)等各類先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行積極應(yīng)用，并借助這些先進(jìn)技術(shù)來展開工作模式、工作流程、工作形式、工作要求、工作手段的創(chuàng)新，使人事檔案管理能夠在先進(jìn)技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)工作效率、工作質(zhì)量等多方面的有效提升。例如通過對現(xiàn)代辦公軟件的應(yīng)用，可以大大提高人事檔案信息歸檔整理的效率，減少檔案管理人員的工作量，而對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，則可以將海量人事檔案信息以數(shù)字文件的形式分類存儲起來，保證檔案信息的安全性。

（四）開放性當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的人才交流已經(jīng)變得十分密切，無論是專業(yè)人才的流動，還是現(xiàn)有職工的任用與管理，其復(fù)雜性都隨之大大提升，而高職院校作為專業(yè)人才需求較大的用人單位，自然也同樣需要迎合市場經(jīng)濟(jì)下人才市場的發(fā)展趨勢，主動尋求與政府教育部門或其他高校進(jìn)行合作，對人事檔案信息進(jìn)行開放共享，這樣既可以為高職院校專業(yè)人才引進(jìn)提供更多的數(shù)據(jù)信息，適應(yīng)當(dāng)前的人才流動趨勢，同時(shí)在激烈的人才競爭環(huán)境下，也能夠促使高職院校加強(qiáng)人事管理工作，為更好的留住優(yōu)秀人才而展開持續(xù)創(chuàng)新。

二、高職院校人事檔案管理創(chuàng)新的有效策略

（一）關(guān)注檔案信息安全開放式的人事檔案管理模式雖然能夠有效提升人事檔案信息真實(shí)性，適應(yīng)專業(yè)人才流動頻繁的時(shí)代特點(diǎn)，但在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，也同樣會引發(fā)一系列的檔案信息安全問題，如果高職院校未能做好對電子化人事檔案資料的保護(hù)工作，那么就很可能會導(dǎo)致丟檔、檔案信息泄露等情況，進(jìn)而對學(xué)校人事管理及教職工個(gè)人隱私安全造成影響。因此在針對人事檔案管理的創(chuàng)新中，高職院校雖然需要堅(jiān)持開放性原則，建立開放的檔案管理模式，但也同樣需要重視對人事檔案信息的保密、保護(hù)，而不可為了加強(qiáng)檔案信息交流而盲目進(jìn)行人事檔案資料的傳輸、共享。從具體措施上來看，高職院校一方面需要從網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)入手，將防火墻、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份等信息安全技術(shù)應(yīng)用到檔案信息系統(tǒng)中來，對電子化的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格防護(hù)，避免信息因黑客攻擊、病毒入侵等問題而出現(xiàn)遺失、泄露問題[2]。而在另一方面，則需要強(qiáng)化對人事檔案管理人員的培訓(xùn)教育，提高其信息安全意識，并對日常檔案管理操作加以規(guī)范，以免因操作不當(dāng)而引起檔案資料信息的丟失、泄露。

（二）加強(qiáng)主動用檔意識人事檔案管理的主要作用并非是對人事檔案資料的歸檔整理或分類存儲，而是在完成一系列檔案管理工作后，能夠?yàn)槿耸鹿芾硖峁┲匾獢?shù)據(jù)信息支持，如果缺少了對人事檔案的應(yīng)用環(huán)節(jié)，那么即便歸檔、整理等工作環(huán)節(jié)完成的再好，也都是毫無實(shí)際意義的[3]。因此，當(dāng)前高職院校的人事檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變被動的工作模式，樹立主動用檔的工作意識，在日常工作中，即便人事管理部門或角質(zhì)員工不需要對人事檔案進(jìn)行應(yīng)用，也同樣需要經(jīng)常性的展開查檔、用檔，通過現(xiàn)實(shí)考察與檔案內(nèi)容分析相結(jié)合的方式，找出真實(shí)性、完整性或是內(nèi)容格式存在問題的檔案，并圍繞問題檔案進(jìn)行責(zé)任追究與檔案信息修正、補(bǔ)充，這樣既可以避免“不考察不查檔”、“不提拔不用檔”等工作現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高檔案應(yīng)用效率，同時(shí)也可以保證人事檔案信息的真實(shí)性、完整性，為人事管理工作提供重要參考。

（三）規(guī)范檔案管理要求高職院校人事檔案管理具有著較強(qiáng)的專業(yè)性，對于各方面工作細(xì)節(jié)的要求通常都十分嚴(yán)格，因此為保證人事檔案管理工作質(zhì)量，高職院校還需在工作創(chuàng)新過程中提高檔案管理要求的規(guī)范化，將檔案收集、檔案整理、檔案查詢等各環(huán)節(jié)的具體要求細(xì)化明確下來。例如在檔案收集與歸檔管理工作中，需要將工作職責(zé)落實(shí)到人，各部門教職員工在人事檔案管理中的責(zé)任都要加以明確，一旦檔案收集、歸檔程序出現(xiàn)問題，都需要立即進(jìn)行責(zé)任追究。而基礎(chǔ)設(shè)施方面，則要明確軟硬件設(shè)施的建設(shè)要求，并建立標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)施管理尺度，保證打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等各類設(shè)施都能夠得到嚴(yán)格的管理[4]。

（四）重視檔案內(nèi)容建設(shè)從目前來看，由于當(dāng)前人事檔案在高職院校中的用途發(fā)生了改變，因此高職院校在主動用檔的同時(shí)，還要堅(jiān)持多樣化的用檔原則，根據(jù)實(shí)際用檔需求來對不同類型檔案的收集、歸檔整理等工作展開創(chuàng)新，以滿足多樣化用檔需求。例如對于教師與行政管理人員，由于其工作性質(zhì)與工作要求不同，因此在檔案信息的記錄上，就自然就需要作出相應(yīng)的調(diào)整[5]。個(gè)人人事檔案中除了要記錄學(xué)歷、職稱、思想、工作表現(xiàn)等常規(guī)信息，教師應(yīng)更多的記錄其教學(xué)科研成果與學(xué)科專業(yè)素養(yǎng)，而行政管理人員則要更多的記錄其工作表現(xiàn)、工作失誤情況、是否存在違法亂紀(jì)現(xiàn)象等。這樣的人事檔案內(nèi)容更加全面、客觀，能夠充分反映出教職員工的實(shí)際工作情況，而學(xué)校在進(jìn)行人才選用、培養(yǎng)與管理時(shí)，自然也就會更加作出更為合理的決策。

三、結(jié)語

在高職院校教職工隊(duì)伍日益壯大的今天，對于人事檔案管理工作的創(chuàng)新已經(jīng)變得十分迫切，但要想在人事檔案管理工作創(chuàng)新的過程中取得理想效果，未來高職院校還需堅(jiān)持技術(shù)性、開放性、服務(wù)型等創(chuàng)新原則，并在檔案內(nèi)容建設(shè)、信息安全防范等方面采取更為合適的工作策略。

參考文獻(xiàn)：

[1]刁玲武.職業(yè)教育改革背景下高職院校人事檔案管理創(chuàng)新路徑[J].傳播力研究，2019，3(18).

[2]李欣欣.淺談高職院校人事檔案管理的困境及創(chuàng)新對策[J].才智，2019(02).

[3]盧東慧.論高職院校人事檔案管理脫困路徑——以干部人事制度改革為背景[J].才智，2018(33).

[4]林紅.新形勢下高職院校人事檔案管理發(fā)展探究[J].人力資源管理，2015(10).

[5]陳雪云.基于信息時(shí)代提高高職院校人事檔案管理人員素質(zhì)的新思考[J].長春教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，30(04).

作者：張艷梅 單位：廊坊衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院