社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)工作的重要性

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摘要:隨著我國社保體系的不斷完善，社會(huì)保險(xiǎn)已進(jìn)入全民參保時(shí)代，與之相匹配的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)工作的重要性日益凸顯。從社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)工作的重要性、工作現(xiàn)狀、工作中存在的問題不足以及做好該項(xiàng)工作的新思路、新舉措等方面入手，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)工作加以分析論述，對(duì)如何做好新時(shí)期下社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)工作提出富有操作性、建設(shè)性的觀點(diǎn)和舉措，旨在推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)工作的健康開展。

關(guān)鍵詞:社會(huì)保險(xiǎn);檔案管理;服務(wù)

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是指社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中直接形成的專業(yè)文本資料、電子文件、圖表、音像資料等不同載體的歷史記錄。它具有長期保存和重復(fù)利用的雙重社會(huì)價(jià)值，能從歷史文件中反映被保險(xiǎn)人的繳費(fèi)履行情況和社保待遇情況。隨著社保事業(yè)的不斷發(fā)展，我國逐步建構(gòu)起具有中國特色的社會(huì)保障體系，社保制度覆蓋人群、保障項(xiàng)目不斷擴(kuò)充，惠及廣大人民群眾。但是，作為我國社會(huì)保障體系的重要基礎(chǔ)支撐，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作還沒有得到社會(huì)各界的廣泛重視。怎樣才能將檔案管理工作做實(shí)、做好，破解當(dāng)前遇到的各種困難和問題，是各級(jí)相關(guān)部門需要引起高度重視的課題。

一、充分認(rèn)識(shí)做好新形勢下檔案管理服務(wù)工作的重要性和緊迫性

(一)做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理服務(wù)工作，是落實(shí)全民參保計(jì)劃宏偉藍(lán)圖的基本保障

黨的報(bào)告提出“全面實(shí)施全民參保計(jì)劃”、“建立全國統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)公共服務(wù)平臺(tái)”。在這一宏大規(guī)劃的指引下，我國社會(huì)保障制度發(fā)展與改革逐步深入，涵蓋機(jī)關(guān)事業(yè)、企業(yè)、城鄉(xiāng)居民的社會(huì)保險(xiǎn)體系日益完善，參與社保的人群越來越廣，覆蓋的領(lǐng)域也越來越大，我國實(shí)際上已經(jīng)進(jìn)入全民參保時(shí)代。這一社會(huì)系統(tǒng)工程體系龐大，如果沒有完整準(zhǔn)確的參保人員檔案記錄，參保人員的合法權(quán)益就很難得到保證，社保事業(yè)的發(fā)展也會(huì)受到嚴(yán)重制約，導(dǎo)致全民參保計(jì)劃的實(shí)施缺乏原始資料方面的基本保障，難以確保信息的真實(shí)可信。

(二)做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理服務(wù)工作，是建構(gòu)中國特色社會(huì)保障體系的必然要求

中國特色社會(huì)保障體系的建構(gòu)是扎根于中國的具體國情的，隨著全民參保計(jì)劃的實(shí)施，社保業(yè)務(wù)面臨極為龐大的參保群體和復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程。參保人從出生到退休，只要參與了社會(huì)保險(xiǎn)計(jì)劃，就會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案材料，在此過程中涉及的醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育等社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)，涵蓋了多個(gè)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、多個(gè)工作領(lǐng)域和工作環(huán)節(jié)，社保檔案要做到“參保一生，記錄一生，服務(wù)一生”。在社會(huì)保險(xiǎn)檔案中，除了放入?yún)⒈５怯洷淼认嚓P(guān)表格，還需要核查其后續(xù)繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的情況，并根據(jù)當(dāng)?shù)氐南鄳?yīng)法規(guī)，對(duì)社保繳費(fèi)比例、繳費(fèi)基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行更新。由于人才流動(dòng)的越發(fā)頻繁和靈活，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的移交工作也面臨更大考驗(yàn)，不僅要體現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系的轉(zhuǎn)移情況，還要確保各項(xiàng)移交手續(xù)完整、合規(guī)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案越來越成為社會(huì)保險(xiǎn)工作開展的重要載體，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)的水平高低，將直接關(guān)系到中國特色社會(huì)保障體系的建構(gòu)能否堅(jiān)強(qiáng)有力。

(三)做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理服務(wù)工作，是對(duì)社保業(yè)務(wù)工作水平提高的有效促進(jìn)

社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理服務(wù)需要做到對(duì)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化梳理規(guī)整、建立健全檔案管理制度、組建專業(yè)穩(wěn)定的檔案管理人員隊(duì)伍，并得到社保部門領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。通過對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的不斷完善，能夠?qū)φw社保業(yè)務(wù)工作產(chǎn)生規(guī)范與引導(dǎo)作用，促進(jìn)社保部門業(yè)務(wù)工作有據(jù)可依、清晰有序，從而提升社保部門的業(yè)務(wù)水平。特別是隨著全民參保時(shí)代的到來，僅靠紙質(zhì)檔案已不能適應(yīng)工作開展的需要，建立與之相匹配的電子檔案，將在提升社保部門辦事效率上發(fā)揮重要作用。通過建立電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案雙軌運(yùn)行機(jī)制，在對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行收集、規(guī)整與再次使用的同時(shí)，用信息技術(shù)更新社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理模式，能夠提升社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)整體辦理質(zhì)量和辦事效率。

(四)新形勢下暴露出的多方面問題，對(duì)做好檔案管理服務(wù)工作提出了迫切要求

新形勢下，檔案管理服務(wù)工作面臨多方面的考驗(yàn)，也對(duì)工作開展提出了新的要求。首先，信息化條件下，檔案管理模式并沒有在信息化的大潮下獲得較大改進(jìn)，多數(shù)檔案管理工作依然保持傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)管理模式;其次，檔案管理服務(wù)工作水平不高，服務(wù)理念滯后;最后，檔案管理工作與有關(guān)部門聯(lián)合工作效率低下。基于以上多方面的問題，新形勢下做好檔案管理服務(wù)工作的緊迫性日益突出。

二、當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)工作中存在的不足和原因分析

近年來，各級(jí)人力資源和社保部門把加強(qiáng)社保體系建設(shè)作為一項(xiàng)重大惠民工程擺上日程，通過擴(kuò)大覆蓋面、建立專門檔案室、整合參保數(shù)據(jù)信息等措施，積極推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)，取得了顯著成效，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)工作也得到了不斷發(fā)展。但隨著新形勢下全民參保時(shí)代的到來，當(dāng)前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)工作還存在一些不足，難以滿足相關(guān)工作的發(fā)展要求，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面:

(一)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)體系尚不健全

中國的社保種類險(xiǎn)主要包括養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)和生育保險(xiǎn)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案涵蓋了所有的保險(xiǎn)種類，涉及不同的領(lǐng)域，往往要經(jīng)過不同的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行具體業(yè)務(wù)操作。因此導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在一定程度的多頭管理問題。比如，參保人的社會(huì)保險(xiǎn)資料分別存放在養(yǎng)老、醫(yī)療等不同的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)中，由于不同管理機(jī)構(gòu)之間缺乏必要的溝通，導(dǎo)致其檔案不完整。另外，部分社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒有遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，參保人的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息存在碎片化的情況。

(二)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)不夠規(guī)范

2009年7月，人力資源社會(huì)保障部和國家檔案局制定了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理?xiàng)l例》(試行)，對(duì)規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理提出了明確要求。但是，各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)由于受主觀或客觀因素的影響，有的因?yàn)槲镔Y限制而沒有檔案室，有的因?yàn)槿耸植蛔銢]有專門的檔案管理人員，有的甚至沒有建立運(yùn)行機(jī)制和規(guī)范的工作流程，存在檔案歸檔不及時(shí)、隨意存放等問題，極易發(fā)生檔案的丟失和缺損，檔案管理工作的不規(guī)范給社會(huì)保險(xiǎn)整體業(yè)務(wù)工作帶來了較大隱患。

(三)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)水平不高

檔案管理工作屬于基礎(chǔ)性工作，需要長期耕耘、默默付出，往往不能像其它業(yè)務(wù)工作一樣受到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，部分領(lǐng)導(dǎo)不理解檔案工作的重要性，對(duì)檔案管理給予的關(guān)注和支持較少。由于缺少組織和領(lǐng)導(dǎo)的支持，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的開展受到制約，管理服務(wù)水平不高，難以滿足社會(huì)保險(xiǎn)制度改革發(fā)展的要求。近年來，隨著社保業(yè)務(wù)的快速增長，部分經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒有及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，在開展工作中疲于整理、查找數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案資料，浪費(fèi)了大量的時(shí)間和精力。有的機(jī)構(gòu)沒有將電子檔案與紙質(zhì)檔案有機(jī)結(jié)合起來，電子檔案只有空架子，對(duì)資料的調(diào)取效率低下，并且難以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行重復(fù)利用。總之，社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作受到多方面的制約，資金不足、庫房緊張等各類現(xiàn)實(shí)問題仍有待解決。

(四)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員隊(duì)伍不足

當(dāng)前，各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理人員存在兼職、人員少、對(duì)信息化手段掌握不夠等問題，這些因素如得不到及時(shí)解決，將會(huì)給社會(huì)保險(xiǎn)管理服務(wù)工作帶來較大影響。一支專業(yè)穩(wěn)定的檔案管理人員隊(duì)伍是做好檔案管理服務(wù)工作的重要保證。少數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)沒有充分考慮到檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、連續(xù)性非常強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作，隨便調(diào)配檔案管理工作人員，致使有些檔案管理工作人員沒有經(jīng)過充分的崗前培訓(xùn)、沒有掌握業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)，就走上了檔案管理工作崗位;還有部分檔案管理人員不注重對(duì)新理論、新知識(shí)、新技能的學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)積極性不高，僅滿足于原有知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的積累，直接影響檔案專業(yè)知識(shí)的更新和使用。

三、做好新形勢下檔案管理服務(wù)工作的幾點(diǎn)思考

(一)加大宣傳力度，積極營造有利于社會(huì)保險(xiǎn)

檔案管理服務(wù)工作開展的良好氛圍社會(huì)保險(xiǎn)檔案與每一名參保人員的利益息息相關(guān)，做好社保檔案工作也離不開社會(huì)各界的重視。因此，各級(jí)社保部門要建立長效宣傳機(jī)制，創(chuàng)新宣傳方式，通過互聯(lián)網(wǎng)、報(bào)紙、電視等媒體，采取設(shè)立專版、專區(qū)、專題等多種形式，充分體現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)工作對(duì)每一名參保人員的重要意義，提高全民的檔案意識(shí)。同時(shí)，各級(jí)社保部門也要在工作中積極爭取上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視，爭取更多資金資源投入，有效解決管理方式不完善、人員隊(duì)伍不充足、物質(zhì)條件不具備等問題，努力營造良好的工作開展環(huán)境。

(二)完善工作辦法，制定相關(guān)工作制度

要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)，明確工作管理機(jī)制，確保檔案工作的合規(guī)性。針對(duì)醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育等社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)項(xiàng)目，逐步完善檔案管理制度體系。在具體的檔案整理工作中，要有明確的工作程序，以便收集、整理、存儲(chǔ)、傳遞和歸檔各種檔案，這樣既能提高工作效率，又能滿足檔案管理的要求。同時(shí)，各機(jī)構(gòu)要堅(jiān)持統(tǒng)一統(tǒng)管原則，避免多頭管理。此外，要在軟硬件方面做好保障，滿足檔案管理相關(guān)規(guī)定的要求。

(三)加快整合社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)，成立社會(huì)保險(xiǎn)綜合服務(wù)機(jī)構(gòu)

實(shí)踐證明，只有盡快整合現(xiàn)有社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，建立統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)綜合服務(wù)平臺(tái)，才能徹底解決社會(huì)保險(xiǎn)檔案“碎片化”管理的問題，才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有資源的合理配置和協(xié)同利用，才能促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。筆者所在的菏澤市于2017年對(duì)現(xiàn)有的養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育社會(huì)保險(xiǎn)進(jìn)行了整合，成立了統(tǒng)一的社保管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，設(shè)立了檔案信息管理科，并建立了專門的檔案室，由專人從事社保檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)了社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)的統(tǒng)一歸口管理，使得檔案管理服務(wù)效率獲得大幅提升。

(四)重視人才培養(yǎng)，提高檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)

由于涉及對(duì)重要文件資料的保存和管理，檔案管理人員必須在政治上過硬。檔案管理工作人員必須堅(jiān)決擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)，熱愛祖國，熱愛檔案事業(yè)，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律和職業(yè)操守，真誠地為檔案事業(yè)默默奉獻(xiàn)。同時(shí)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理服務(wù)工作需要較好地理解政策、掌握政策、執(zhí)行政策。相關(guān)部門要把好檔案管理人員的入口門檻，同時(shí)建立完善的上崗培訓(xùn)體系。只有不斷強(qiáng)調(diào)政治意識(shí)、作風(fēng)意識(shí)、能力意識(shí)，才能培養(yǎng)一支作風(fēng)優(yōu)良、素質(zhì)全面的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍，為社保事業(yè)開展提供高質(zhì)量的人才支持。

(五)創(chuàng)新管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案雙軌化管理

社會(huì)保險(xiǎn)檔案電子化已成為大勢所趨，傳統(tǒng)完全基于紙質(zhì)檔案的工作模式顯得效率不足。并且由于人員流動(dòng)頻繁，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案移交工作難以準(zhǔn)確涵蓋所有信息，并且容易出錯(cuò)，電子化檔案通過線上操作，能夠有效避免紙質(zhì)檔案管理中的相關(guān)問題。對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案的管理需要運(yùn)用多種科學(xué)知識(shí)、實(shí)現(xiàn)多部門配合、打造多環(huán)節(jié)配套的工作體系。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，電子檔案作為科技進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展的重要產(chǎn)物，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相得益彰，只有統(tǒng)籌做好社會(huì)保險(xiǎn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙軌管理，才能更科學(xué)有效地使用社會(huì)保險(xiǎn)檔案。

四、結(jié)語

做好社保檔案管理服務(wù)工作，需要良好的社會(huì)氛圍、完善的制度體系、優(yōu)良的基礎(chǔ)設(shè)施和強(qiáng)有力的人才隊(duì)伍;需要社會(huì)各界、各級(jí)有關(guān)部門的高度重視和各級(jí)黨委政府的大力支持。必須勇于面對(duì)目前社保檔案工作面臨的主要問題，才能凝聚各方的力量，破解難題、勉勵(lì)奮進(jìn)，為我國社保制度改革發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

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作者：田鳳玲 單位： 菏澤市勞動(dòng)就業(yè)辦公室