職業(yè)院校檔案與校園文化建設(shè)融合

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摘要:職業(yè)院校文化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的歷史過(guò)程，而檔案則是校園文化演變的載體和具體體現(xiàn)。以醫(yī)學(xué)院校為例，對(duì)于其檔案管理來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)尋找突破，擺脫計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的落后的管理手段和方式，努力尋求新的方式，如采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、實(shí)現(xiàn)第三方專業(yè)管理、提高檔案管理在職業(yè)院校文化建設(shè)上的內(nèi)涵等等。

關(guān)鍵詞:職業(yè)院校校園文化檔案管理

我國(guó)職業(yè)院校蓬勃發(fā)展。在發(fā)展歷程中，各個(gè)職業(yè)院校都形成了自己的具有鮮明特色的校園文化。這種文化的積淀呈現(xiàn)出非常復(fù)雜的主、客觀意識(shí)。為了提高檔案管理在校園文化建設(shè)上的作用，職業(yè)院校一直以來(lái)對(duì)檔案管理非常重視。但是以醫(yī)學(xué)院校為例，檔案管理長(zhǎng)期受傳統(tǒng)管理的影響，存在較多的行政管理色彩。在醫(yī)學(xué)院校檔案管理方面無(wú)論是管理體制上還是管理方法上都顯得機(jī)械繁雜滯后，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)目前醫(yī)學(xué)院校文化建設(shè)需求。為了適應(yīng)新形式的要求，需要對(duì)醫(yī)學(xué)院校檔案管理工作進(jìn)行完善。

1職業(yè)院校檔案在校園文化建設(shè)中的作用

1.1檔案管理體現(xiàn)出校園文化

職業(yè)院校是學(xué)術(shù)思想集中的地方，同樣也是人文思想較為集中的地方。這些思想的變化在不同的歷史時(shí)期都會(huì)表現(xiàn)出鮮明的特點(diǎn)?？梢哉f(shuō)，一個(gè)良好的具有鮮明特色的校園文化是高校教學(xué)質(zhì)量的體現(xiàn)。這種特色和特點(diǎn)都會(huì)在檔案中有詳細(xì)的記載和陳述，無(wú)論是圖片、文字，還是影響，所要表達(dá)出來(lái)的宗旨寓意無(wú)不體現(xiàn)了積極向上、愛(ài)國(guó)愛(ài)校的錚錚情懷。因此，一個(gè)優(yōu)秀的檔案展現(xiàn)給現(xiàn)代人的不僅僅是故事，而是一個(gè)永遠(yuǎn)的豐碑。它能夠世世代代傳播著正能量，充分體現(xiàn)出一個(gè)學(xué)校的精神風(fēng)貌。

1.2高校檔案的研究成果是校園學(xué)術(shù)文化的指南

檔案的管理內(nèi)容包含學(xué)校的方方面面，其中教育成果是重要內(nèi)容。通過(guò)檔案的管理，為后人提供充分的查詢來(lái)源，滿足研究的需要。在這里，不僅可以找到成功的經(jīng)驗(yàn)，也可以找到失敗的教訓(xùn)，無(wú)論怎樣，都是今人寶貴的財(cái)富。通過(guò)豐富的檔案管理，還可以提供充足的教育、培訓(xùn)素材，為提高學(xué)生的科學(xué)素養(yǎng)、品德思想樹(shù)立標(biāo)桿。任何一個(gè)高校都有優(yōu)秀人才的出現(xiàn)，都會(huì)有優(yōu)秀的成果出現(xiàn)。這些優(yōu)秀的東西通過(guò)載體傳播極大吸引和激勵(lì)著一代又一代人向前進(jìn)。

1.3檔案是校園制度文化的財(cái)富

高校檔案作為教育文化的有效性支點(diǎn)，是校園文化建設(shè)的基礎(chǔ)。同時(shí)，校園文化的建設(shè)需要嚴(yán)格的規(guī)章制度加以約束。利用高校檔案資源對(duì)學(xué)生進(jìn)行有意識(shí)的教育，記載教師嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)態(tài)度，建立監(jiān)督機(jī)制評(píng)判高校嚴(yán)明的工作作風(fēng)，全面提高學(xué)生的綜合素質(zhì)，更好地滿足教育育人的發(fā)展要求。同時(shí)，良好的校園文化通過(guò)一定的物質(zhì)文化和精神文化進(jìn)行制度性的約束和規(guī)范，可以形成科學(xué)合理的教育教學(xué)的管理體系，進(jìn)一步規(guī)范全校師生的道德觀念和價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，從而更好地培養(yǎng)大學(xué)生的情感、意志、性格和精神，規(guī)范校園的各種秩序，營(yíng)造和諧統(tǒng)一的校園文化生活。

2醫(yī)學(xué)職業(yè)院校檔案管理現(xiàn)狀

2.1不適合醫(yī)學(xué)院校文化變革要求

以醫(yī)學(xué)院校為例，檔案管理工作來(lái)源于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在工作指導(dǎo)思想上、方式方法、手段上都明顯還存在著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的烙印。如對(duì)于人事檔案，則過(guò)份強(qiáng)調(diào)個(gè)人家庭背景、政治表現(xiàn)；有的記錄還采用手工輸入，效率慢、誤差多頻頻出現(xiàn)，如保存不善發(fā)霉、丟失現(xiàn)象也屢屢發(fā)生。這說(shuō)明傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)今天校園文化發(fā)展的客觀要求，無(wú)法滿足職業(yè)院校對(duì)人員的思想品質(zhì)的管理以及人才自由流動(dòng)、健康發(fā)展的要求。

2.2醫(yī)學(xué)院校檔案管理手段落后

醫(yī)學(xué)院校的檔案管理還沒(méi)有從傳統(tǒng)的紙質(zhì)階段解放出來(lái)，一直采用的紙質(zhì)記錄還在許多地方延續(xù)。一些地方雖然使用電腦，但也只是使用簡(jiǎn)單的Execl進(jìn)行輸入輸出而已，也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息化。因此，職業(yè)院校檔案從信息采集到錄入存在著很長(zhǎng)的時(shí)間差。這種時(shí)間差可能是一年，也可能是幾年。也就是說(shuō)，當(dāng)一個(gè)教職員工從辭職、應(yīng)聘、獎(jiǎng)懲等手續(xù)、環(huán)節(jié)變動(dòng)都是被動(dòng)的滯后的，而不是超前的。這顯然無(wú)法提供充分思想品質(zhì)的變化及時(shí)為使用人才單位服務(wù)，已經(jīng)失去了檔案管理的初衷。而且，現(xiàn)代的醫(yī)學(xué)院校人才流動(dòng)非常頻繁，原始的檔案由于信息不對(duì)稱，手段落后，造成原始信息始終滯后。在信息手段缺失的情況下，無(wú)法及時(shí)反映信息存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)彌補(bǔ)或給予預(yù)警。

2.3醫(yī)學(xué)院校檔案實(shí)用價(jià)值不高

醫(yī)學(xué)院校檔案管理工作存在許多漏洞，失去了應(yīng)有的嚴(yán)肅性。最明顯的表現(xiàn)就是大多基本資料都是采集渠道單一，記錄人員單一，許多珍貴人文資料不能及時(shí)、全面、真實(shí)記錄下來(lái)。有的檔案記錄僅僅依靠回憶、參考資料整合。因此在檔案管理的原始性上欠缺。檔案管理人員由于醫(yī)學(xué)專業(yè)不強(qiáng)，不能深入到醫(yī)學(xué)院校各個(gè)部門各個(gè)流程進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)采集，一般只是膚淺的認(rèn)知，無(wú)法進(jìn)行一對(duì)一的深入調(diào)查取證，結(jié)果往往草草塞入檔案袋，從而導(dǎo)致醫(yī)學(xué)院校檔案失真現(xiàn)象嚴(yán)重。久而久之，檔案管理也就失去了嚴(yán)肅性，最終影響檔案管理的事業(yè)發(fā)展。這主要是新形勢(shì)下院校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與管理制度不夠一致而導(dǎo)致的工作安全性缺失。

3職業(yè)院校檔案參與文化建設(shè)的對(duì)策措施

3.1提高職業(yè)院校檔案信息化管理

醫(yī)學(xué)院校檔案是文化建設(shè)的載體，也是醫(yī)學(xué)院校發(fā)展的具體體現(xiàn)，兩者是相輔相成的。所以醫(yī)學(xué)院校檔案管理要秉承服務(wù)的內(nèi)涵。首先要改革醫(yī)學(xué)院校檔案的管理手段，積極采用新技術(shù)。隨著計(jì)算機(jī)新技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用，包括輸入、記錄采用了計(jì)算機(jī)，但還遠(yuǎn)不能適應(yīng)先打的管理要求。最根本的是開(kāi)發(fā)職業(yè)院校檔案管理程序，基本功能要包括分析、預(yù)測(cè)、統(tǒng)計(jì)及搜索等功能，并滿足遠(yuǎn)程調(diào)入和調(diào)出要求；其次是完善檔案的載體形式，利用新媒體技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)影響錄入，從而保證檔案的完整性和真實(shí)性；最后就是實(shí)現(xiàn)逐級(jí)審核制度，確保檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。計(jì)算機(jī)技術(shù)提供了客戶的級(jí)別權(quán)限，從醫(yī)學(xué)院院系特點(diǎn)、專業(yè)特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，方便了審閱、校對(duì)、復(fù)讀，解放了手工工作的勞煩，減少了人為失誤。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還可以有針對(duì)性地檢索查閱，真正讓檔案管理活了起來(lái)，切實(shí)做到服務(wù)于醫(yī)學(xué)院客觀發(fā)展需要。

3.2提高職業(yè)院校檔案質(zhì)量

醫(yī)學(xué)院校是一個(gè)思想較為豐富的地方，思想品質(zhì)的變動(dòng)也是不確定的，客觀需要職業(yè)院校檔案管理工作要緊跟這一新變化。目前，職業(yè)院校大量采取人才聘用制。這一做法確實(shí)解決了人才的需求。但在招聘用人過(guò)程中，亟待通過(guò)審核檔案來(lái)了解招聘的人員思想品質(zhì)來(lái)為自己用人留人提供依據(jù)。為此，檔案提供的信息的真實(shí)性就成為職業(yè)院校人才發(fā)展的重要工作。為此，檔案的管理迫切需要走市場(chǎng)化的道路。簡(jiǎn)單地說(shuō)，可以采取第三方咨詢的方式。這樣做的好處是讓職業(yè)院校檔案管理更加專業(yè)化，讓專業(yè)的服務(wù)機(jī)構(gòu)提供專一的服務(wù)。國(guó)家可以制訂職業(yè)院校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)則加以宏觀管理。這樣解決了職業(yè)院校檔案管理工作目前屬于配角的尷尬，還可以解決職業(yè)院校檔案管理缺少人才、缺少資金的局面，從源頭提高檔案管理的質(zhì)量。

3.3職業(yè)院校檔案管理適應(yīng)校園文化變革的需要

完善醫(yī)學(xué)院校檔案管理的組織機(jī)構(gòu)，完善隨之而來(lái)的職能的轉(zhuǎn)變，在社會(huì)化的職業(yè)院校檔案管理拓展中，職能必須隨著工作內(nèi)容的改變而進(jìn)行調(diào)適，以此才能保證檔案管理的正常進(jìn)行，在保證文化建設(shè)正常發(fā)揮的同時(shí)也可突出管理職能的作用，監(jiān)督與管理流動(dòng)的良性循環(huán)。新出現(xiàn)的職能有：根據(jù)硬件與軟件的設(shè)置需求，保證職業(yè)院校檔案的質(zhì)量，保護(hù)多種信息與資源的安全；針對(duì)流動(dòng)性的增加進(jìn)行跟蹤與監(jiān)控，利用網(wǎng)絡(luò)資源提高工作的效率；對(duì)多種資料進(jìn)行完整性和對(duì)，制訂相應(yīng)的登記表格保證人員資料等靜態(tài)材料的完整并保證增減的準(zhǔn)確性。

4結(jié)論

總之，醫(yī)學(xué)院校檔案管理應(yīng)當(dāng)隨著醫(yī)學(xué)院校的文化的變革而變革，也要隨著社會(huì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的變革而變革。目前，職業(yè)院校檔案管理工作并不會(huì)消亡，只要加強(qiáng)檔案管理的內(nèi)涵，特別是隨著各部、系都積極采取檔案基礎(chǔ)管理的情況下，職業(yè)院校檔案管理必將會(huì)獲得新生。

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作者:羅任新 單位:廣州衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院