圖書館物流管理對策
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圖書館的物流是指各類文獻(xiàn)資源從供貨商到圖書館再到讀者的物質(zhì)流動過程。高校圖書館物流資源可以分為實體物流和虛擬物流兩種。實體物流主要指看得見摸得著的各類文獻(xiàn),如紙質(zhì)圖書、期刊及磁帶、光盤等文獻(xiàn)的采購、分編、加工、借閱流動過程。虛擬物流主要指借助于網(wǎng)絡(luò)流動瀏覽的看得見、聽得著、不能直接觸及原物的文獻(xiàn),如網(wǎng)絡(luò)版電子期刊、電子圖書、視頻資料等。隨著國家與社會對教育的重視,一些高校圖書館已經(jīng)確立了合理的物流資源。一般分為以下四級物流資源:(1)教學(xué)級物流資源。它最能體現(xiàn)高校圖書館物流資源的個性特征,也是完成圖書館工作任務(wù)的重點物流資源。它主要滿足各專業(yè)師生的教學(xué)需要,并兼顧相關(guān)學(xué)科和邊緣學(xué)科的文獻(xiàn)書籍查閱;(2)基本理論及技術(shù)級物流資源。它關(guān)系到學(xué)生的專業(yè)課能否學(xué)好、學(xué)深、學(xué)透,幫助師生了解不同專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的基本知識、基本理論和技能;(3)研究級物流資源。它最能體現(xiàn)高校圖書館的物流資源特色,主要是滿足教師進(jìn)行較高層次的學(xué)術(shù)研究以及教師和高年級學(xué)生的教學(xué)與科研的需要;(4)科普級物流資源。是對前三級物流資源的補(bǔ)充,該類資源能提高教職工及學(xué)生的文化修養(yǎng)和開闊知識視野。
2高校圖書館物流設(shè)施
高校圖書館物流設(shè)施主要包括館舍、設(shè)備、用品。其中設(shè)備是主要資源,可分為傳統(tǒng)設(shè)備(如書架、閱覽桌椅等)和現(xiàn)代化設(shè)備,現(xiàn)代化設(shè)備包括自動化系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)。設(shè)施資源是圖書館的物質(zhì)基礎(chǔ),特別是現(xiàn)代化設(shè)備的配置已成為現(xiàn)代化圖書館的標(biāo)志。通過多媒體網(wǎng)絡(luò),用戶不受時空的限制,可以實現(xiàn)網(wǎng)上視頻和音頻點播。網(wǎng)絡(luò)把分布在世界各地的數(shù)據(jù)庫和知識庫有機(jī)地連接起來,使用戶和讀者在任何時候、任何地方可獲取任何所需的資源信息。先進(jìn)的數(shù)字化存儲技術(shù),如光盤存儲和超文本技術(shù)等,對信息資源建立分布式的大型文獻(xiàn)信息庫及檢索系統(tǒng),將各種文獻(xiàn)統(tǒng)一存放在計算機(jī)的存儲設(shè)備上,存儲的主要形式從紙張印刷型文獻(xiàn)變成了數(shù)字化電磁信號,給壓縮存儲空間、加快更新升級、降低維護(hù)費用奠定了基礎(chǔ)。因此,多媒體網(wǎng)絡(luò)設(shè)施在高校圖書館物流設(shè)施中正在成為建設(shè)的重中之重。
3高校圖書館物流管理的作用
圖書館是知識的海洋、知識的寶庫,圖書館在高校教育中起著極其重要的作用。圖書館物流管理已成為高校圖書館管理領(lǐng)域內(nèi)不可或缺的重要環(huán)節(jié)和組成部分,在逐漸意識或充分認(rèn)識到物流管理在行業(yè)中的重要性的同時,努力用科學(xué)的物流管理理論,指導(dǎo)運(yùn)行中的生產(chǎn)、運(yùn)營、配送一體化會起到積極作用。物流管理對圖書館管理的作用在于用科學(xué)的物流管理理論,對圖書館的采購、藏書、分類建立一整套科學(xué)的圖書管理模式。圖書館應(yīng)積極借鑒科學(xué)的物流管理理論,運(yùn)用圖書館物流配送的特點和現(xiàn)有國內(nèi)物流配送條件,努力尋求建立一個合理的圖書信息系統(tǒng),并及時迅速地計劃、實施和管理。將物流技術(shù)引入圖書館管理當(dāng)中,可為圖書館的深入發(fā)展拓展空間、提供有利的技術(shù)支持,從而最大限度地優(yōu)化從館藏資源到讀者之間的文獻(xiàn)運(yùn)輸和流動信息的分配,提高文獻(xiàn)資源的利用。其次,先進(jìn)的物流管理應(yīng)用于圖書館的采訪、編目、流通及咨詢等部門,可對信息資源建設(shè)與共享發(fā)揮重要作用。
4高校圖書館物流管理的對策
現(xiàn)代物流管理是建立在系統(tǒng)論、信息論和控制論基礎(chǔ)上的。20世紀(jì)70年代后期到現(xiàn)在,現(xiàn)代物流管理的研究已取得了豐碩的成果,物流技術(shù)在北美、歐洲、中國等國家得到了廣泛的應(yīng)用。在全社會倡導(dǎo)資源共享的今天,圖書館日常運(yùn)行過程中需要中轉(zhuǎn)大量的書刊、與外界交流的大量信息,這些都是物流技術(shù)發(fā)揮其作用的基礎(chǔ)。圖書館物流的管理和發(fā)展要設(shè)立相關(guān)機(jī)構(gòu)和配備相關(guān)人員,盡快改變圖書館原來的管理運(yùn)作模式,健全和規(guī)范內(nèi)部管理機(jī)制,加強(qiáng)信息的利用和流動,提高工作效率。隨著用戶需要的改變,圖書館也要根據(jù)用戶需求,將圖書的管理者轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑻峁┱?。圖書館物流具有很強(qiáng)的計劃性,它是根據(jù)讀者和用戶的需求以及自身發(fā)展來決定的,圖書館物流與生產(chǎn)過程、運(yùn)輸渠道有著密切相關(guān)的聯(lián)系,要注重成本與效益,樹立經(jīng)濟(jì)效益觀念。目前,圖書館物流現(xiàn)狀還比較落后,沒有健全物流管理體制,尚缺物流管理規(guī)劃,物流一體化程度低,不能達(dá)到全方位的物流服務(wù)目的。這些需要決策者及管理人員加強(qiáng)圖書館物流管理意識,加大改革和管理力度,研究出切實可行的圖書館管理方案,將圖書館物流在內(nèi)涵、功能、物流技術(shù)上結(jié)合中國物流與國際物流的經(jīng)驗,并加以分析、研究、消化、利用。相比其他社會部門如商業(yè)、制造業(yè)等,圖書館文獻(xiàn)信息雖然數(shù)量上比較龐大,但是其“供應(yīng)鏈”較短,書刊流通較為有序,部門設(shè)置較為完善,這都為物流技術(shù)的應(yīng)用提供了一個較好的環(huán)境。高校圖書館物流系統(tǒng)通常由圖書采訪部門、圖書館流通部門和參考咨詢部門組成,各個部門在物流管理上應(yīng)有各自的方法。
4.1圖書館采訪部門的物流管理
電子商務(wù)和物流技術(shù)的出現(xiàn)正改變著商業(yè)模式,同時也改變著傳統(tǒng)的文獻(xiàn)資源采購方法。通過網(wǎng)絡(luò)可以了解全球的出版信息,擴(kuò)大圖書選購的范圍品種。采購人員通過主題檢索或者分類檢索能夠查詢到所要購買圖書的全部信息,便于采購人員做出比較,從而選購滿意而適用的圖書。網(wǎng)絡(luò)化采購極大提高了工作效率,采購人員不必親自跑書店了解圖書出版信息、查看訂單、劃定單、人工計算賬目、跑書店送訂單等,所有這些繁瑣的工作程序,通過網(wǎng)絡(luò)在很短的時間內(nèi)就能完成。網(wǎng)絡(luò)書店的一切數(shù)據(jù)和信息都在網(wǎng)上傳遞和流動,原來所有的費時的工作都可在一瞬間完成,從而縮短了采購周期,提高了效率。圖書傳統(tǒng)的發(fā)貨方式大多是通過郵寄,而采用物流技術(shù)可將客戶所定購的文獻(xiàn)盡快傳遞到客戶手中,可以實施跟蹤訂單執(zhí)行情況,查詢到貨是否有誤。對于有形的文獻(xiàn),服務(wù)傳遞系統(tǒng)可以對本地和異地的倉庫在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行物流調(diào)配,并通過快遞完成文獻(xiàn)的傳遞;而電子文獻(xiàn),如軟件、電子讀物、信息服務(wù)等則可立即從電子倉庫中將文獻(xiàn)直接傳遞到客戶端,達(dá)到傳統(tǒng)采購無法達(dá)到的效果,既降低交易成本,又縮短交貨周期。
4.2圖書館流通部門的物流管理
任何圖書館都不可能憑一己之力來滿足讀者多樣性的文獻(xiàn)信息需求,這就需要大力提倡資源共享。而傳統(tǒng)的圖書館館際互借需要讀者親自到館借還,很不方便。地理位置相隔較遠(yuǎn)或數(shù)量較大的館際互借,更是無法在質(zhì)量和時間上滿足讀者的需要。因此,采用物流管理并借助計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),不僅能擴(kuò)大圖書館的虛擬館藏,而且還可以擴(kuò)大圖書館的讀者群,縮短圖書館與用戶間的時空距離。
4.3圖書館參考咨詢部門的物流管理
由于社會生活和學(xué)術(shù)研究的日益復(fù)雜,在圖書館的信息參考咨詢過程中,用戶提出的檢索任務(wù)和信息需求在綜合性、復(fù)雜性、有序性等方面也有越來越高的要求,人們不再滿足于對相關(guān)信息、信息線、文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)或信息參考數(shù)據(jù)的獲取,而更注重獲取有深度的信息內(nèi)容和文獻(xiàn)全文。與傳統(tǒng)的文獻(xiàn)傳遞相比,采用物流技術(shù)的原文傳遞,覆蓋的地域更廣,傳遞速度更快,過程控制性更強(qiáng)。運(yùn)用物流管理技術(shù),借助網(wǎng)絡(luò)還可實現(xiàn)圖書館的非中介性的文獻(xiàn)傳遞。
4.4物流管理與知識化管理相結(jié)合
物流的活動是向用戶提供及時而準(zhǔn)確的知識信息與產(chǎn)品,而知識化中的用戶在使用現(xiàn)代信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時的流程都是以物流為主干的,在知識化管理下的物流管理是信息與知識共享和交互、整個知識化管理的過程。信息與知識在一定程度上對用戶是透明的、無私的,可以建立起知識化的新型物流配送中心,做到一體化的物流信息系統(tǒng)管理。由于整個知識化都是由用戶需求拉動的,因而用戶的物流需求是知識化物流的起點,整個知識化物流管理要以滿足用戶物流需求為核心,主動積極地為用戶提供物流服務(wù)。通過資源整體優(yōu)化配置,有效運(yùn)用激勵機(jī)制實現(xiàn)知識化物流管理效益的優(yōu)化與集成。
