高職學(xué)院學(xué)籍管理體系探究
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學(xué)籍管理工作是高職院校教育教學(xué)工作的重要內(nèi)容，是確保教學(xué)運(yùn)行、實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生有效管理的基礎(chǔ)性工作，高職院校日常教學(xué)秩序的穩(wěn)定和教育教學(xué)質(zhì)量的高低都會(huì)受到學(xué)籍管理工作的影響。而二級(jí)學(xué)院作為學(xué)籍管理工作的一線陣地，是按照教務(wù)處工作安排的具體執(zhí)行者，是直接處理學(xué)生各項(xiàng)事宜的管理者，二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理的水平對(duì)整個(gè)院校的學(xué)籍管理起到至關(guān)重要的作用。然而目前，大部分人對(duì)于二級(jí)學(xué)院的學(xué)籍管理工作不夠重視，二級(jí)學(xué)院層面上管理不夠系統(tǒng)化，出現(xiàn)了很多亟待解決的問(wèn)題。因此，對(duì)院校兩級(jí)的學(xué)籍管理職責(zé)和功能進(jìn)行研究，尤其是針對(duì)本人所在的二級(jí)學(xué)院進(jìn)行研究，制定出更加適用于二級(jí)學(xué)院實(shí)際情況的學(xué)籍管理制度迫在眉睫。
一、高職院校學(xué)籍管理工作的主要內(nèi)容
高職院校學(xué)籍管理是指高職院校依據(jù)國(guó)家教育行政部門頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合學(xué)校的自身發(fā)展需求而制定的規(guī)章制度和實(shí)施辦法，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)學(xué)習(xí)階段中所產(chǎn)生的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和考評(píng)。目前，高職院校學(xué)籍管理工作主要包括以下幾方面內(nèi)容:(1)新生注冊(cè)及信息核對(duì)。對(duì)招辦錄取的通過(guò)資格審查具有學(xué)籍的學(xué)生進(jìn)行電子注冊(cè)，注冊(cè)學(xué)生學(xué)籍信息進(jìn)行多次核對(duì)，確保注冊(cè)無(wú)誤。督促新生進(jìn)行學(xué)信網(wǎng)學(xué)籍信息自查，保證信息的正確。(2)學(xué)籍異動(dòng)手續(xù)辦理。開(kāi)學(xué)初大量學(xué)生因入伍、創(chuàng)業(yè)、身體原因等需要休學(xué)或退學(xué)，以及休學(xué)期滿要復(fù)學(xué)的，為這類學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生辦理異動(dòng)手續(xù)。(3)成績(jī)管理。對(duì)補(bǔ)考學(xué)生的成績(jī)進(jìn)行錄入，對(duì)學(xué)生在校期間成績(jī)的全程管理和核實(shí)，保證學(xué)生成績(jī)無(wú)誤，最后順利畢業(yè)。(4)學(xué)籍處理。每年度對(duì)掛科學(xué)生進(jìn)行一次學(xué)籍處理，掛科科目達(dá)到學(xué)校規(guī)定數(shù)目后不同程度的給予留級(jí)或清退處理。(5)轉(zhuǎn)專業(yè)手續(xù)辦理。為在學(xué)習(xí)期間符合政策要求并提出轉(zhuǎn)專業(yè)申請(qǐng)的在校生辦理轉(zhuǎn)專業(yè)的相關(guān)手續(xù)。(6)畢業(yè)生圖像信息采集。組織大三畢業(yè)生進(jìn)行圖像信息采集，為畢業(yè)證的發(fā)放做準(zhǔn)備。(7)畢業(yè)資格審查和畢業(yè)證發(fā)放。審查畢業(yè)生是否符合畢業(yè)條件，并發(fā)放畢業(yè)證。除此之外，還包括各項(xiàng)報(bào)表輸出，各類信息查詢，各項(xiàng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，比如學(xué)生名單統(tǒng)計(jì)、成績(jī)單打印、成績(jī)排名匯總、不及格門數(shù)統(tǒng)計(jì)、缺考人數(shù)統(tǒng)計(jì)、學(xué)生考勤情況統(tǒng)計(jì)等零散學(xué)籍信息整理工作。這些學(xué)籍管理方面的工作總結(jié)起來(lái)可以分為下圖所示的幾大類:
二、二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題
(1)學(xué)籍信息更新不及時(shí)。學(xué)籍信息是嚴(yán)肅的，不容出一點(diǎn)差錯(cuò)，為保證學(xué)籍信息正確無(wú)誤，新生入校要進(jìn)行信息核對(duì)，緊接其后還要進(jìn)行學(xué)信網(wǎng)自查，這些信息核查要經(jīng)過(guò)班主任、學(xué)生、學(xué)籍管理員、系領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處等多個(gè)部門，過(guò)程煩瑣且耗時(shí)耗力。然而在下一次核實(shí)時(shí)錯(cuò)誤信息仍未更改，又要繼續(xù)上報(bào)提交材料，這大大增加了二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理的工作量。除此之外，學(xué)籍異動(dòng)的信息自學(xué)生辦理完后遲遲不見(jiàn)更新，給學(xué)籍管理員的其他工作帶來(lái)不便，也不利于院系老師了解學(xué)生的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)。(2)辦理各項(xiàng)學(xué)籍手續(xù)煩瑣。學(xué)籍異動(dòng)手續(xù)辦理過(guò)程煩瑣。辦理過(guò)程首先需要學(xué)生填寫(xiě)申請(qǐng)書(shū)和審批表，然后逐級(jí)找班主任、分院領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，通過(guò)審批并提交相關(guān)證明材料后從教務(wù)處領(lǐng)取手續(xù)清單開(kāi)始辦理，接下來(lái)要通過(guò)分院院辦、保衛(wèi)處、財(cái)務(wù)處、學(xué)生處、教務(wù)處等部門逐一蓋章，最終交到教務(wù)處存檔才算辦理完成。在這個(gè)過(guò)程中，需要簽字蓋章的部門太多，且常遇到相關(guān)老師因各種原因不在崗在校，學(xué)生需要跑很多次，增加了學(xué)生辦理的困難，拖延了辦理時(shí)間，有些學(xué)生會(huì)因此放棄手續(xù)辦理直接離校，這給學(xué)籍管理工作帶來(lái)很多不便，產(chǎn)生不必要的后續(xù)收尾工作。學(xué)籍處理手續(xù)煩瑣。學(xué)籍管理老師先整理出掛科數(shù)據(jù)，之后相關(guān)班主任對(duì)學(xué)生在校表現(xiàn)情況進(jìn)行提交，整理好信息后分院領(lǐng)導(dǎo)商量裁定，將處理結(jié)果提交至教務(wù)處，院領(lǐng)導(dǎo)敲定后返回分院，分院確認(rèn)無(wú)誤再提至教務(wù)處。此工作來(lái)回反復(fù)，數(shù)據(jù)資料更改多次，加大了學(xué)籍管理員的工作量和工作難度，且多次的修改也容易出錯(cuò)。此外，還有轉(zhuǎn)專業(yè)、學(xué)生學(xué)籍信息核實(shí)等過(guò)程都較為煩瑣。(3)學(xué)籍管理工作不受重視。由于學(xué)籍管理面向的是學(xué)生，和大部分老師的利益和工作聯(lián)系不大，長(zhǎng)期以來(lái)，很多老師都認(rèn)為學(xué)籍管理只是簡(jiǎn)單的日常數(shù)據(jù)處理，忽略了學(xué)籍管理工作對(duì)教學(xué)質(zhì)量的影響，重視度不夠，這在很大程度上影響了學(xué)籍管理工作的開(kāi)展，特別是只在每學(xué)期的某段重要時(shí)間段里進(jìn)行學(xué)籍管理，或是在教學(xué)檢查等重要評(píng)估時(shí)才臨時(shí)重視，導(dǎo)致學(xué)籍管理員開(kāi)展工作不是太順利，遇到困難比較孤立無(wú)援。另外，對(duì)學(xué)籍管理工作人員也不夠重視，認(rèn)為此項(xiàng)工作簡(jiǎn)單易做，學(xué)籍管理員的待遇不高，培訓(xùn)學(xué)習(xí)和晉升機(jī)會(huì)較少，造成此崗位工作人員換崗頻繁，導(dǎo)致學(xué)籍管理工作混亂。(4)校院兩級(jí)學(xué)籍管理缺乏溝通。學(xué)籍管理工作在班級(jí)、系部、教務(wù)處和學(xué)院學(xué)生網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)之間貫通交叉，二級(jí)學(xué)院的學(xué)籍管理工作與學(xué)校教務(wù)處是一衣帶水不可分割的共同體，二級(jí)學(xué)院按照教務(wù)處總體安排執(zhí)行相關(guān)工作細(xì)則，教務(wù)處按照二級(jí)學(xué)院的反饋進(jìn)行總體決策。但在實(shí)際工作中，教務(wù)處與二級(jí)學(xué)院之間存在著溝通不暢、制度不明、信息更新滯后等問(wèn)題，給日常管理工作帶來(lái)很多麻煩。每學(xué)年各項(xiàng)學(xué)籍工作，如學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍信息核查、圖像信息采集、轉(zhuǎn)專業(yè)、學(xué)籍處理等常規(guī)工作，分院接到教務(wù)處下發(fā)任務(wù)后按要求執(zhí)行，但是由于政策不明，來(lái)年經(jīng)常發(fā)生部分變化，導(dǎo)致分院學(xué)籍管理員在具體執(zhí)行時(shí)常常因搞不清楚執(zhí)行政策，達(dá)不到院上的要求而返工，增加了工作量。再者，由于院上學(xué)籍管理員和分管學(xué)籍領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)常更替，出現(xiàn)的問(wèn)題得不到及時(shí)解決，影響了工作進(jìn)度，消磨了工作熱情。
三、二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理發(fā)展的對(duì)策
就學(xué)籍管理體系的建立而言，將凡是能影響學(xué)籍管理工作的相關(guān)因素都考慮進(jìn)來(lái)，對(duì)這些因素根據(jù)作用不同進(jìn)行分析整合，從而構(gòu)成一個(gè)有序的整體，才能形成規(guī)范高效的學(xué)籍管理模式，進(jìn)而維護(hù)正常的教學(xué)秩序。(1)加強(qiáng)學(xué)籍信息化管理。隨著時(shí)展，管理方法也應(yīng)不斷跟進(jìn)，必須利用現(xiàn)代化的管理手段和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理信息化。通過(guò)加強(qiáng)信息建設(shè)，將網(wǎng)絡(luò)化與學(xué)籍管理相結(jié)合。可將學(xué)籍異動(dòng)辦理過(guò)程和轉(zhuǎn)專業(yè)手續(xù)辦理都納入網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，學(xué)生可通過(guò)網(wǎng)上辦事大廳辦理各項(xiàng)手續(xù)，通過(guò)網(wǎng)上平臺(tái)提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，同時(shí)將紙質(zhì)材料拍照上傳作為佐證材料，審核記錄可在系統(tǒng)查詢，學(xué)生的綜合信息也可直接導(dǎo)出，避免人文書(shū)寫(xiě)出現(xiàn)的紕漏。通過(guò)這種方式可簡(jiǎn)化工作流程，減輕學(xué)籍管理員的工作壓力和相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)的麻煩，手續(xù)辦理便捷快速，也避了學(xué)生跑來(lái)跑去找各個(gè)部門簽字，對(duì)維護(hù)正常的教學(xué)秩序起著極為重要的作用。同時(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人要加大對(duì)學(xué)籍管理工作的重視程度，一方面要增加資金投入，為提升信息化管理提供資金支持;另一方面，轉(zhuǎn)變固有觀念，從自身做起學(xué)習(xí)新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理辦法，提升學(xué)籍信息化管理水平。(2)完善學(xué)籍管理制度。學(xué)籍管理制度是開(kāi)展學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)和重要依據(jù)，制定明確的學(xué)籍管理規(guī)章制度很有必要。學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的復(fù)雜化的工作，因此院校應(yīng)對(duì)學(xué)?，F(xiàn)存的學(xué)籍管理制度進(jìn)行全面梳理，結(jié)合學(xué)校實(shí)際發(fā)展需求對(duì)已經(jīng)建立的制度進(jìn)行修訂，對(duì)沒(méi)有建立的制度及時(shí)補(bǔ)充，制定明確的學(xué)籍管理規(guī)章制度和相關(guān)細(xì)則，也可通過(guò)清晰的流程圖或?qū)W生手冊(cè)等來(lái)實(shí)現(xiàn)管理的制度化，明確學(xué)籍管理各項(xiàng)原則。這樣二級(jí)分院能有章可循，減少了和教務(wù)處的咨詢，做到職權(quán)分明，減少非必要部門的審核簽字，同時(shí)對(duì)于學(xué)生而言可以清楚地明白各種手續(xù)辦理過(guò)程、了解相關(guān)規(guī)則，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)籍的程序化管理，提高工作效率。完善制度的同時(shí)要注重執(zhí)行，執(zhí)行的關(guān)鍵在于宣傳。學(xué)校層面要做好宣傳工作，可聯(lián)動(dòng)多個(gè)部門成立專門的宣傳工作小組，利用公告欄、校園網(wǎng)、微信公眾號(hào)等多種形式全方位宣傳學(xué)籍管理制度，使教師和學(xué)生廣泛了解學(xué)籍管理的各項(xiàng)規(guī)定。(3)加強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)。各系部學(xué)籍管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理水平高低直接影響我們高職院校學(xué)籍管理工作的水平與質(zhì)量，穩(wěn)定且高素質(zhì)的學(xué)籍管理人員隊(duì)伍才能穩(wěn)定有序推進(jìn)學(xué)校正常教學(xué)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，所以必須加強(qiáng)系部學(xué)籍管理人員的隊(duì)伍建設(shè)。首先，提升學(xué)籍管理人員專業(yè)素質(zhì)水平。一方面學(xué)籍管理員自身要多學(xué)習(xí)多思考花心思，熟稔各項(xiàng)學(xué)籍管理規(guī)章制度，使手上的工作更有序;另一方面學(xué)校要提供各種培訓(xùn)活動(dòng)，如各種網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)系統(tǒng)的使用培訓(xùn)，以使其更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理快速發(fā)展的要求，保證學(xué)籍管理工作的規(guī)范和高效。其次，提高學(xué)籍管理人員待遇，制定相應(yīng)的激勵(lì)制度。增加管理人員晉升機(jī)會(huì)，適當(dāng)提升經(jīng)濟(jì)待遇，以此增強(qiáng)管理人員工作的積極性與榮譽(yù)感，從而維護(hù)管理隊(duì)伍的穩(wěn)定。最后，加大對(duì)學(xué)籍管理工作的重視程度，在具體工作中給予學(xué)籍管理員支持，使專職教師和班主任能高度配合學(xué)籍管理工作，同時(shí)可在整個(gè)學(xué)校內(nèi)部開(kāi)展學(xué)籍管理員的評(píng)優(yōu)活動(dòng)，使管理人員在工作崗位中獲得榮譽(yù)感，從而調(diào)動(dòng)工作積極性。(4)推行兩級(jí)管理和校院對(duì)接工作。二級(jí)分院學(xué)籍管理的有序進(jìn)行離不開(kāi)大院和二級(jí)分院兩級(jí)學(xué)籍管理部門的相互配合。教務(wù)處是學(xué)校學(xué)籍管理工作的總指揮，其職責(zé)主要進(jìn)行學(xué)籍管理工作的全局管控、規(guī)章制度制定、任務(wù);二級(jí)學(xué)院作為學(xué)籍管理的具體執(zhí)行部門，其主要職責(zé)是對(duì)學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍管理，根據(jù)教務(wù)處的工作安排開(kāi)展具體的工作，任務(wù)完成后將結(jié)果反饋給學(xué)校教務(wù)處。所以大院應(yīng)制定明確的規(guī)章制度，下發(fā)任務(wù)前明確工作要求，這樣就避免了教務(wù)處管理人員更替之后政策變化，不利于二級(jí)分院學(xué)籍管理工作的執(zhí)行和開(kāi)展;同時(shí)二級(jí)分院在實(shí)際工作中，遇到問(wèn)題與教務(wù)處及時(shí)溝通及時(shí)對(duì)接，雙方做好協(xié)調(diào)，才能有效推進(jìn)各項(xiàng)工作。所以明確二者之間的職權(quán)，做好配合協(xié)作，尤其是形成雙向反饋機(jī)制，做到信息互通，才能科學(xué)有效提升學(xué)籍管理工作效率，使其更加成熟規(guī)范。
四、結(jié)語(yǔ)
學(xué)籍管理工作是高職院校教學(xué)工作的重要內(nèi)容，也是人才培養(yǎng)目標(biāo)的重要環(huán)節(jié)。通過(guò)對(duì)目前高職院校尤其是二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理工作現(xiàn)狀的分析，針對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行思考，提出了改善學(xué)籍管理的具體措施。我們應(yīng)從學(xué)校和系部?jī)蓚€(gè)層面進(jìn)行改進(jìn)，構(gòu)建科學(xué)的院校兩級(jí)學(xué)籍管理模式，明確職責(zé)，相互配合，同時(shí)有針對(duì)性地調(diào)整二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理模式，加大基層管理者的業(yè)務(wù)水平，將高職院校學(xué)籍管理進(jìn)行有效整改和逐步提升，持續(xù)推進(jìn)系部學(xué)籍管理工作的開(kāi)展和規(guī)范化管理，從而提升高職院校整體的教育教學(xué)質(zhì)量水平。
作者:羅敏佳 單位:楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院
