電子檔案信息安全論文
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電子檔案最主要的特點表現(xiàn)在其可以被重復(fù)利用，利用的形式主要有三種：拷貝、通信傳輸、直接利用。檔案部門也可將整理歸檔完畢的文件，通過管理軟件查詢系統(tǒng)，開通網(wǎng)上借閱渠道，從而提高電子檔案信息的利用率，增加政務(wù)工作透明度，更好地為利用者提供服務(wù)。電子檔案的信息與載體相分離，其內(nèi)容存儲的位置不是固定的，可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體上，內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化，電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，具有極強的共享能力，因而也存在較大的安全隱患。
2威脅電子檔案信息安全的主要因素
電子檔案信息與普通紙質(zhì)檔案相比，具有使用便利、傳輸方便、易于存儲等特點，但同時電子檔案也嚴重依賴于計算機和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，大多影響計算機和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全的因素都將對電子檔案信息安全構(gòu)成威脅。
2.1電子檔案形成過程中的安全問題
館藏電子檔案形成的方式有多種，最常見的形成方式主要有紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換和電子文件歸檔兩種。大批量的紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換主要靠從事數(shù)字化工作的外包公司來完成。如果沒做好對外包公司背景、資質(zhì)等各方面情況的審查工作，這些公司就可能存在資質(zhì)不全、加工設(shè)備安全系數(shù)不達標、人員安全意識不高等隱患，導(dǎo)致加工過程中檔案的損壞、丟失及泄密，同時也對形成的電子檔案信息安全造成極大的影響。電子文件在歸檔過程中如果感染病毒、存放電子文件介質(zhì)質(zhì)量不合格等因素同樣也是威脅電子檔案信息安全的主要因素。
2.2電子檔案存儲過程中的安全問題
在電子檔案形成之后，就會存儲到相應(yīng)的存儲設(shè)備中，較為常用的存儲設(shè)備有硬盤、光盤等介質(zhì)，而這些存儲設(shè)備所處的環(huán)境將直接影響到電子檔案信息的安全。如果存放存儲設(shè)備的環(huán)境不符合要求，存放地點附近有強烈磁場、電場、高溫等，就會導(dǎo)致存儲設(shè)備損壞，以致電子檔案信息丟失。再者，若存儲電子檔案信息的計算機出現(xiàn)問題，如受到計算機病毒、黑客等攻擊也會使電子檔案信息安全受到威脅。除以上因硬件及其周邊環(huán)境因素對檔案安全不利之外，軟件方面如果設(shè)計不合理同樣存在隱患，如非公開電子檔案與公開電子檔案存放在同一數(shù)據(jù)庫中就極有可能造成非公開電子檔案的泄密。
2.3電子檔案利用過程中的安全問題
在利用過程中，電子檔案相比紙質(zhì)檔案具有檢索快捷、查詢效率高、不受地點限制等優(yōu)點。但在此過程中，電子檔案同時也面臨查詢終端及其網(wǎng)絡(luò)是否安全、計算機終端的使用是否規(guī)范合理等一系列安全問題。如果電子檔案管理和利用的計算機網(wǎng)絡(luò)與其他網(wǎng)絡(luò)交叉混用，在利用檔案過程中就可能造成檔案信息數(shù)據(jù)的丟失。另外，若違規(guī)使用查詢檔案信息的計算機或其他終端，當成計算機終端感染病毒，計算機病毒有可能在電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)中傳播，致使存放重要數(shù)據(jù)的服務(wù)器也受到病毒攻擊，電子檔案信息安全便得不到有效保障。
3加強電子檔案的信息安全管理措施
信息尤其是開放環(huán)境下的信息，都有被篡改甚至丟失的可能性，因此在電子檔案的收集、整理、鑒定、歸檔和使用等覆蓋檔案管理整個生命周期的各個環(huán)節(jié)中，應(yīng)由安全機制確保電子檔案封裝、傳輸、整理、歸檔、保存和利用過程中的信息安全。這種安全機制既包括一套科學(xué)合理、嚴格的管理制度，又包括相關(guān)的技術(shù)，這兩個方面共同構(gòu)成維護電子檔案“真實性”以及“健壯性”的必要條件，確保檔案管理每一個環(huán)節(jié)的可靠性和安全性。
3.1規(guī)范電子檔案歸檔和管理人員的管理
在電子檔案的整個體系中，電子檔案是基石，檔案管理信息化平臺是建立在基石上的高樓大廈，設(shè)計人員是大廈設(shè)計師，而基石奠基人正是檔案創(chuàng)建和管理人員。電子檔案是經(jīng)過人收集歸檔的，其整理、存儲、傳輸?shù)冗^程都是在人的意識控制下進行的，因此人為因素是電子檔案管理中不可忽略的重要方面。檔案管理人員應(yīng)該具備的素質(zhì)包括品德良好、認真負責(zé)、作風(fēng)正派、專業(yè)能力，這就需要對電子檔案制作和管理過程中的人員進行篩選。所以要打造一套科學(xué)的選拔和審查制度，并嚴格把關(guān)，這是從體系剛剛建立時就確保電子檔案可靠性最關(guān)鍵的一步。同時，人容易受到外界環(huán)境的影響，如果沒有監(jiān)管，也將逐漸懈怠甚至可能變質(zhì)。所以對于電子文件制作和管理人員的管理，除了依靠審查制度，還須提出嚴格要求，明確具體的管理規(guī)范，這也是確保電子檔案原始性和真實性的重要措施。此外，還需要定期進行培訓(xùn)教育，不斷加強管理人員的責(zé)任意識，慢慢培養(yǎng)他們認真負責(zé)的工作態(tài)度，忠于職守的工作作風(fēng)，精益求精的業(yè)務(wù)能力。
3.2健全電子檔案全流程管理制度
電子檔案從電子文件生成到最后被開發(fā)和利用，經(jīng)歷了很多中間環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)對電子文檔的真實性和原始性都有可能產(chǎn)生影響，這就需要每一個中間環(huán)節(jié)職責(zé)清楚、制度明確、考慮周全。因此，盡早建立電子文件流程管理制度，在各方面明確職責(zé)，是非常重要的。例如，電子文檔剛一形成就應(yīng)進行收集、分類整理，以防止分散的信息丟失。從電子檔案形成之初，就應(yīng)該建立收集機制和嚴格的歸檔制度，并在收集和整理各個環(huán)節(jié)明確責(zé)任人，以確保電子檔案的原始性。跟紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔的范圍、內(nèi)容、要求有所不同，必須針對這幾個方面做出明確說明。而且歸檔過程中管理人員應(yīng)對電子文件進行鑒定，對于不符合電子檔案歸檔要求的，要有相對應(yīng)的明確處理辦法，不能有含糊不清的地方，要做到有章可循，以防止對電子文件原始性和完整性造成不良影響。電子文件歸檔所使用的存儲載體要有完善的保護措施以確保存儲載體上電子文件的原始性和完整性，這既包括物理保護又包括數(shù)據(jù)保護。電子檔案的長期保存需要移交和載體轉(zhuǎn)換，在移交和轉(zhuǎn)換的過程中也要采取措施以防信息丟失或者損壞。電子檔案要想方便快捷的被人們使用，就應(yīng)該建立與電子檔案相匹配的信息化平臺，這樣才能實現(xiàn)其價值，但是信息化平臺的應(yīng)用和對應(yīng)的用戶是多種多樣的，這也會給電子檔案的管理增加不安全隱患，所以對于電子檔案的開發(fā)利用環(huán)節(jié)也要加強管理。信息管理體系如圖2所示。
3.3建立電子檔案信息記錄系統(tǒng)
對于紙質(zhì)文件，確認其文件的原始性比較容易，因為紙質(zhì)文件形成時其內(nèi)容和樣式特征也就隨之生成，一般不會再發(fā)生變化。但是電子文件原始性比較難以確認，這是由于歸檔時其存在形式可能不斷改變，比如格式會轉(zhuǎn)化，載體也需要轉(zhuǎn)換。這就要求每一份電子文件從收集、整理開始就要進行記錄，通過建立必要的記錄制度來記錄電子文件的管理和使用情況。這些記錄最終成為確認電子文件原始性的根據(jù)。檔案管理信息化平臺自身也應(yīng)該有實時記錄功能，隨時將電子檔案需要保留的信息自動記錄下來。這種原始性的“跟蹤記錄”可以證明電子檔案的可靠性。對于從收集、整理環(huán)節(jié)就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可以通過網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)實現(xiàn)有關(guān)信息的記錄；對于以存儲設(shè)備為載體進行收集整理的電子文件，需要輔以人工審核和記錄。
4結(jié)束語
總而言之，實現(xiàn)電子檔案的憑證作用涉及多方面的因素，它既取決于信息技術(shù)的發(fā)展、電子檔案管理水平的進步以及有關(guān)法律法規(guī)的完善，而且要指定并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴格的管理制度，從電子檔案建立到應(yīng)用的各個環(huán)節(jié)消除信息失真的隱患，這兩大方面都是實現(xiàn)電子檔案憑證作用的重要措施。辦公自動化的普及，管理信息化平臺的應(yīng)用，迫使傳統(tǒng)檔案管理工作與時俱進，促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。有關(guān)部門在電子檔案信息化平臺的建設(shè)中，應(yīng)認清形勢，采取切實措施，從工作重點到方式上轉(zhuǎn)變思路，從人才和技術(shù)力量上有所儲備，以從容而又積極地應(yīng)對信息時代的挑戰(zhàn)。
作者：廖立堅 單位：國網(wǎng)湖南省電力公司岳陽供電分公司
