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行政管理對職業(yè)院校發(fā)展的重要意義表現(xiàn)在幾個方面。首先,職業(yè)院校行政管理可以通過一些相關(guān)的管理手段,對職業(yè)院校發(fā)展過程中存在的問題進(jìn)行有效地解決,同時可以對職業(yè)院校的發(fā)展方向進(jìn)行全面的調(diào)研,使得職業(yè)院校的管理者能夠?qū)β殬I(yè)院校的現(xiàn)狀、發(fā)展空間進(jìn)行了解,從而有效地提高職業(yè)院校行政管理水平。其次,職業(yè)院校行政管理可以為職業(yè)院校制定正確的發(fā)展目標(biāo)。職業(yè)院校在發(fā)展過程中,面臨的環(huán)境越來越復(fù)雜,行政管理可以使得學(xué)校管理者了解到職業(yè)院校的優(yōu)勢以及劣勢,從而促進(jìn)職業(yè)院校采取正確的措施進(jìn)行發(fā)力,促進(jìn)職業(yè)院??沙掷m(xù)發(fā)展。由于當(dāng)前職業(yè)院校對行政管理的重視程度越來越高,越來越多的職業(yè)院校也加強(qiáng)了對行政管理的投入,比如有的學(xué)校設(shè)置了專業(yè)化的行政管理部門,對行政管理部門的成員進(jìn)行調(diào)整,使得職業(yè)院校的發(fā)展有了更多的動力。盡管如此,當(dāng)前職業(yè)院校行政管理仍然存在很多問題。
二、職業(yè)院校行政管理存在的問題
(一)職業(yè)院校行政管理制度存在缺陷
縱觀當(dāng)前我國職業(yè)院校的管理狀況可以發(fā)現(xiàn),職業(yè)院校的行政管理部門和其他部門之間的聯(lián)系不夠,還沒有制定完善的管理制度,不能對行政管理人員的工作狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控,不能對其進(jìn)行分工,因此使得職業(yè)院校的行政管理效率不高。第二,職業(yè)院校行政管理過程中涉及到學(xué)校發(fā)展的各方面信息還不夠全面,因此使得行政管理過程中各項工作的完成有一定難度,最終導(dǎo)致職業(yè)院校行政管理效率不高,使得職業(yè)院校的發(fā)展遭受影響。
(二)行政工作人員綜合水平較低
職業(yè)院校行政管理人員是主導(dǎo)行政管理工作的主要力量,他們的綜合能力水平在一定程度上決定了行政管理的水平,盡管當(dāng)前很多職業(yè)院校都積極加強(qiáng)了學(xué)校的行政管理工作,但從事行政管理業(yè)務(wù)的人員仍然存在綜合能力素養(yǎng)較低的問題,比如有的工作人員缺乏系統(tǒng)專業(yè)的管理知識,有的缺乏相應(yīng)的職業(yè)道德,導(dǎo)致職業(yè)院校行政工作人員在工作的時候不能按時完成行政的各項任務(wù),對職業(yè)院校的行政管理工作有很大影響。
(三)職業(yè)院校行政管理的責(zé)任體系不夠健全
職業(yè)院校行政管理責(zé)任體系不健全,會導(dǎo)致職業(yè)院校行政管理工作中一旦出現(xiàn)問題時不能及時找到相應(yīng)的責(zé)任人,為職業(yè)院校行政管理工作做好鋪墊。責(zé)任管理體系的健全,是落實(shí)職業(yè)院校行政管理工作的基礎(chǔ)和保障,由于職業(yè)院校對行政管理任務(wù)的分工、人員的崗位責(zé)任確定等方面的重視程度不夠,因此導(dǎo)致職業(yè)院校行政管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重滯后現(xiàn)象,導(dǎo)致行政管理的各項目標(biāo)不能完成。
(四)職業(yè)院校行政管理信息化水平不高
信息化是當(dāng)前時代背景下的一個重要發(fā)展趨勢,在職業(yè)院校的發(fā)展過程中也要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化,信息化管理對于職業(yè)院校行政管理而言,具有十分重要的意義,可以有效地提高職業(yè)院校行政管理的效率。比如對于各種教學(xué)檔案文件的歸檔,如果采用傳統(tǒng)的人工操作,不僅需要花費(fèi)很多的時間,也會有較高的出錯率,而采用信息化系統(tǒng)進(jìn)行歸檔處理,則可以有效地提高工作效率,大大降低工作強(qiáng)度,減少出錯率??v觀當(dāng)前很多職業(yè)院校的發(fā)展可以發(fā)現(xiàn),信息化管理水平仍然不高,很多職業(yè)院校行政管理理念還沒有完全改變。
三、職業(yè)院校行政管理策略探討
(一)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的職業(yè)院校行政管理觀念
加強(qiáng)職業(yè)院校行政管理模式創(chuàng)新,是在新的時代背景下職業(yè)院校提出的一個全新的要求,需要對傳統(tǒng)的管理理念進(jìn)行改革。首先,在信息化時代,應(yīng)該要加強(qiáng)信息化管理在職業(yè)院校行政管理中的應(yīng)用,使得職業(yè)院校的行政管理可以實(shí)現(xiàn)信息化、智能化。由于當(dāng)前很多職業(yè)院校的領(lǐng)導(dǎo)人員對職業(yè)院校的行政管理的理念還比較傳統(tǒng),很多人依舊認(rèn)為行政管理就是各種辦公室業(yè)務(wù)管理,因此使得整個學(xué)校的行政業(yè)務(wù)發(fā)展處于滯后狀態(tài)。在當(dāng)前的工作過程中,還應(yīng)該要采取各種手段對職業(yè)院校行政管理體系進(jìn)行全新的設(shè)計,對職業(yè)院校行政管理理念進(jìn)行改革,使得更多的人員可以利用計算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等進(jìn)行行政管理,提高職業(yè)院校行政管理水平。
(二)加強(qiáng)職業(yè)院校行政管理制度的完善
1.對職業(yè)院校的行政業(yè)務(wù)進(jìn)行重組。為了實(shí)現(xiàn)對行政業(yè)務(wù)的科學(xué)管理,在職業(yè)院校的日常管理過程中應(yīng)該要對傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組,可以借鑒國外一些職業(yè)院校的辦學(xué)經(jīng)驗,對學(xué)校的行政管理部門的員工進(jìn)行明確的分工,對職業(yè)院校行政管理部門的指標(biāo)進(jìn)行重新設(shè)定,并且要保證有一個科學(xué)合理的考評體系,確保職業(yè)院校的行政工作可以得到積極的落實(shí),在這個過程中,行政辦公室發(fā)揮了十分重要的作用,行政辦公室要對職業(yè)院校的各項行政任務(wù)進(jìn)行分類,提出對行政業(yè)務(wù)的管理要求和目標(biāo),為行政管理過程中的各種問題的解決奠定堅實(shí)的基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校的全面管理。
2.完善職業(yè)院校行政管理體系。在加強(qiáng)職業(yè)院校的行政管理體系建設(shè)過程中,要對職業(yè)院校當(dāng)前的部門結(jié)構(gòu)、發(fā)展趨勢進(jìn)行全面的了解,保證職業(yè)院校的整體管理機(jī)制和職業(yè)院校行政管理過程中的各種管理機(jī)制是一致的。職業(yè)院校行政管理應(yīng)該與職業(yè)院校的的整體發(fā)展目標(biāo)是緊密聯(lián)系的,應(yīng)該要和職業(yè)院校的教育教學(xué)任務(wù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。在具體的實(shí)施過程中,行政管理部門要不斷強(qiáng)化具體的執(zhí)行力。為了促進(jìn)這一舉措的有效實(shí)施,在職業(yè)院校的人力資源部門管理中,可以將職業(yè)院校行政管理責(zé)任落實(shí)情況與具體的崗位職責(zé)的考核、人員的職位晉升等聯(lián)系起來,強(qiáng)化職業(yè)院校行政管理部門員工在行政管理過程中的作用。
(三)加強(qiáng)職業(yè)院校行政管理的信息化水平的提升
職業(yè)院校行政管理信息化,是信息時代背景下對職業(yè)院校提出的一個全新要求。職業(yè)院校的行政管理包括多方面內(nèi)容,比如行政辦公室各種業(yè)務(wù)的解決,各種教學(xué)信息的傳遞,職業(yè)院校內(nèi)部各種活動的組織等,都屬于行政管理的范疇。在行政管理過程中應(yīng)該要努力實(shí)現(xiàn)信息化和智能化管理,防止傳統(tǒng)的管理模式影響行政管理效率。首先,應(yīng)該要對職業(yè)院校的行政管理信息系統(tǒng)進(jìn)行完善,確保行政業(yè)務(wù)在完成的過程中可以實(shí)現(xiàn)自動化辦公。比如在行政業(yè)務(wù)的處理過程中,應(yīng)該要加強(qiáng)對各種基礎(chǔ)硬件設(shè)施的完善,比如計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行配備、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等。
(四)加強(qiáng)職業(yè)院校行政管理人員的綜合能力水平的提升
在職業(yè)院校行政管理過程中,管理人員的綜合能力水平的高低決定了職業(yè)院校行政管理水平,當(dāng)前很多職業(yè)院校的行政管理人員的綜合能力水平還有待提高,管理人員的意識比較老舊是最嚴(yán)重的問題。對此要加強(qiáng)職業(yè)院校內(nèi)部高素質(zhì)的行政管理隊伍的建設(shè),一方面,要加強(qiáng)職業(yè)院校行政管理人員的招聘,選聘更多具有管理知識以及管理實(shí)踐技能的人員充實(shí)行政管理隊伍;另一方面,在日常發(fā)展過程中,要加強(qiáng)職業(yè)院校行政管理隊伍的業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn),加強(qiáng)他們對各種計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的掌握能力,使其能夠積極應(yīng)對各種實(shí)際問題,另外還要加強(qiáng)他們的職業(yè)道德素養(yǎng)的培養(yǎng),使得職業(yè)院校行政管理工作更加規(guī)范化,具體的工作人員可以避免各種慵懶懈怠現(xiàn)象的出現(xiàn),以此提高職業(yè)院校行政管理的綜合水平。
(五)加強(qiáng)校園文化的建立以及傳播
校園文化指的是學(xué)校在長期的發(fā)展過程中形成的一種被教師以及學(xué)生認(rèn)同的、具有校園特色的一種規(guī)范,對于學(xué)校的發(fā)展以及員工的行為有一定的引導(dǎo)和指向作用。在職業(yè)院校發(fā)展過程中,可持續(xù)發(fā)展是一個重要目標(biāo),為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),應(yīng)該要加強(qiáng)全新的校園文化的構(gòu)建,在素質(zhì)背景下,針對職業(yè)院校的發(fā)展目標(biāo)建立全新的管理體系,將行政管理納入到職業(yè)院校的管理日程中,在校園文化的影響和熏陶下,使得職業(yè)院校能夠?qū)崿F(xiàn)對各種業(yè)務(wù)的管理,在確保教育教學(xué)質(zhì)量得到保障的基礎(chǔ)上,對行政性業(yè)務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新實(shí)踐,促進(jìn)校園內(nèi)各種資源得到有效配置,實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校的可持續(xù)發(fā)展。四、結(jié)語在現(xiàn)代化背景下,職業(yè)院校的發(fā)展越來越受重視。在職業(yè)院校的發(fā)展過程中,應(yīng)該要結(jié)合現(xiàn)代化管理理念,結(jié)合職業(yè)院校的發(fā)展方向和目標(biāo),對行政管理部門的職能效應(yīng)進(jìn)行強(qiáng)化,使得職業(yè)院校在發(fā)展過程中可以以新型的校園文化為基礎(chǔ),提高行政管理水平。
作者:蔣德志 邱石 余婷 單位:江西省上饒職業(yè)技術(shù)學(xué)院