行政審批檔案信息化建設(shè)研究

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【摘要】本文論述了行政審批檔案管理工作。提出加快行政審批電子檔案信息化建設(shè)，改善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升行政審批檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】行政審批；規(guī)范檔案管理；信息化建設(shè)

行政審批是根據(jù)法律規(guī)定的條件，由實際執(zhí)法部門來審核是否符合條件的行為。在行政審批過程中，形成的大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的原始檔案記錄，它不僅是行政機關(guān)及其執(zhí)法人員總結(jié)和研究行政許可案例的主要對象，同時也是復(fù)議機關(guān)和審判機關(guān)判斷行政許可決定是否合法，能否成立的重要依據(jù)。如何做好行政審批檔案的有序管理，進一步規(guī)范行政審批檔案的收集、整理、立卷、歸檔和保管，按照檔案立卷格式完成電子文件管理歸檔、檔案定期移交等工作，成為推進政府行政管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的重要課題。

一、規(guī)范行政審批檔案管理

行政審批中形成的的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史檔案記錄，是政府行政管理部門無形資產(chǎn)中最寶貴的財富。在接到服務(wù)對象申請材料后，應(yīng)依據(jù)行政審批規(guī)定，對當(dāng)場能夠辦結(jié)的行政審批事項和審批服務(wù)事項，在其申請材料登記整理后，申請人和辦件人簽字、蓋章，窗口要妥善保管，并負(fù)責(zé)歸檔整理工作。對當(dāng)場不能辦結(jié)的審批及服務(wù)事項，窗口工作人員應(yīng)對申請材料進行核準(zhǔn)，封入檔案袋中，由主管部門指定人員將文件檔案取回。對需聯(lián)合審批的事項，由窗口工作人員負(fù)責(zé)將有關(guān)送審檔案材料轉(zhuǎn)交或分送聯(lián)合審批部門。規(guī)范窗口工作人員和審批部門工作人員在接、取送審檔案材料時，認(rèn)真履行轉(zhuǎn)接件登記手續(xù)，注明取件時間、取件人、經(jīng)手人等事項。在審批檔案材料流轉(zhuǎn)過程中，要求保證受理材料完整性、保密性、無掉頁、無損毀現(xiàn)象，確保各類文件檔案在運轉(zhuǎn)過程中不丟失。對已經(jīng)辦結(jié)的批件及檔案資料進行統(tǒng)一整理、分類、排序、蓋章、裝訂，保證資料齊全，目錄清晰，管理規(guī)范，方便日常查閱。只有強化規(guī)范檔案管理流程，才能促進檔案管理水平上一新的臺階。通過一系列的管理舉措及制訂完善檔案管理制度，逐步完善了“依法治檔、強化基礎(chǔ)、管理創(chuàng)優(yōu)、利用創(chuàng)效”的檔案工作目標(biāo)。

二、加快行政審批電子檔案信息化建設(shè)

行政審批檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前和今后一個時期推進政府行政管理標(biāo)準(zhǔn)化的一項重點工作。通過加快行政審批電子檔案信息化建設(shè)，把行政審批檔案信息由原有傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、聲像檔案資料等介質(zhì)文件，通過數(shù)據(jù)庫、高速掃描等先進技術(shù)手段，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的電子檔案信息庫。再將這種原生的、獨有的、不可替代的行政審批電子檔案信息資源充分利用，變成電子政務(wù)信息公開不可缺少的重要公共信息資源，達到行政審批“公正、公開、公平”的目的。由于行政審批信息系統(tǒng)具有封閉性和不兼容性，導(dǎo)致了電子政務(wù)信息公開數(shù)據(jù)并未完全實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)整合與全部鏈接。只有把行政審批檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)信息公開建設(shè)有機地融合，才能穩(wěn)步推進政務(wù)信息公開建設(shè)協(xié)調(diào)持續(xù)地發(fā)展。利用行政審批綜合信息管理服務(wù)系統(tǒng)再造，全方位、多角度地將行政審批檔案信息公開，讓行政權(quán)力在陽光下運行，讓社會公眾進一步了解送審材料規(guī)定、相關(guān)法律法規(guī)、辦件流程等事項，方便企事業(yè)單位的查閱，提高行政審批的時效及工作效率。建立網(wǎng)上行政審批全流程，設(shè)置電子報件端口。由原有的面對面辦公，發(fā)展成為背靠背辦公，將紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)型，從而推進行政審批檔案信息化建設(shè)，具有現(xiàn)實的重要意義。

三、改善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的前提和趨勢,同時行政審批電子檔案信息化建設(shè)又是政務(wù)信息公開建設(shè)的一個重要組成部分，它主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等。隨著行政審批模式的變化以及公眾對行政審批質(zhì)量和效率要求越來越高，現(xiàn)有的信息系統(tǒng)在一定程度上已經(jīng)不能滿足實際業(yè)務(wù)審批、行業(yè)管理和數(shù)據(jù)分析的需要，急需建立一個網(wǎng)上虛擬行政審批管理平臺，設(shè)置網(wǎng)上電子申報端口，實現(xiàn)紙質(zhì)申報向電子申報的過渡，進一步改進和完善了電子檔案的功能，使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。將行政審批全過程形成的檔案信息資料依托電子政務(wù)平臺，公布案件內(nèi)容、辦理程序、承諾時間、監(jiān)督渠道和結(jié)果公示，讓權(quán)力在陽光下運行，接收社會公眾的監(jiān)督。通過對行政審批電子檔案的內(nèi)容進一步豐富和擴大，使其具有的功能更加適合政府政務(wù)信息公開和社會公眾的需求。才能更好地為企事業(yè)單位、辦事群眾及社會各界提供優(yōu)質(zhì)、透明、高效的服務(wù)。

四、提升行政審批檔案管理水平

當(dāng)今社會是一個高速發(fā)展的信息時代，新情況、新知識、新問題不斷涌現(xiàn)，窗口工作人員同樣面臨“能力提升”和“業(yè)務(wù)恐慌”的問題，只有通過不斷的繼續(xù)教育培訓(xùn)，來學(xué)習(xí)新知識，掌握新本領(lǐng)，開闊新思路，才能更好地為人民服務(wù)。同時，檔案管理又是行政審批工作的一項重要環(huán)節(jié)，在材料送審階段就規(guī)范管理檔案信息，建立行政審批檔案規(guī)范管理機制，落實人員負(fù)責(zé)制、評審監(jiān)督等保障措施，明確送審參與單位對文件材料形成、歸檔的職責(zé)和質(zhì)量要求，建立健全報審材料檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時各級領(lǐng)導(dǎo)特別是窗口單位負(fù)責(zé)人要樹立對檔案管理的認(rèn)識和法制觀念，深刻了解檔案的重要性和潛在價值，充分意識到檔案工作是行政審批項目工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源，檔案管理工作的好壞是窗口單位業(yè)務(wù)管理的體現(xiàn)。窗口工作人員要本著做什么學(xué)什么、缺什么學(xué)什么的基本原則，嚴(yán)格圍繞檔案工作人員最想解決的問題、最想學(xué)到的知識、最想掌握的技術(shù)，提升窗口綜合服務(wù)能力，應(yīng)當(dāng)持續(xù)健全現(xiàn)有繼續(xù)教育與崗位教育的培訓(xùn)方式，形成一種能夠有效提升檔案工作人員創(chuàng)新能力與工作能力的培訓(xùn)體系，從而提升檔案管理工作的水平。

作者:韓輝 單位:吉林省測繪地理信息局管理信息中心