國(guó)企辦公室行政管理工作分析

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摘要:國(guó)企辦公室行政管理工作是保障單位工作正常進(jìn)行的關(guān)鍵，具有高度綜合性、廣闊的涉及面、繁雜冗長(zhǎng)等特性，是企業(yè)中連接上下、多向交流的重要部門(mén)。本文闡述了國(guó)企辦公室工作的地位、職能，并為在新時(shí)期、新形勢(shì)下做好國(guó)企辦公室行政管理工作提出了一些參考意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞:國(guó)企辦公室;行政管理;建議

一、引言

國(guó)企辦公室是一個(gè)具有全面、綜合性質(zhì)的工作部門(mén)，不僅承擔(dān)著實(shí)施、研究、參謀等宏觀管理職能，又擔(dān)負(fù)著文件起草、督辦協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)接待、通訊收發(fā)等微觀服務(wù)任務(wù)，是一個(gè)單位承上啟下、協(xié)調(diào)左右、連接內(nèi)外的“樞紐”。新的形勢(shì)對(duì)國(guó)企辦公室強(qiáng)化政務(wù)、搞好事務(wù)、規(guī)范服務(wù)等方面提出了更高的要求。

二、全面了解國(guó)企辦公室工作的非凡地位

辦公室作為一個(gè)單位的“門(mén)面”，地位和作用顯而易見(jiàn)。辦公室人員需要全面了解辦公室的地位與作用，順應(yīng)新局勢(shì)和工作的要求，盡力提升辦公室工作水平。辦公室屬于綜合性辦事機(jī)構(gòu)，是維系一個(gè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“橋梁”與“紐帶”，承擔(dān)著連接上下的工作。作為單位的“窗口”，辦公室工作內(nèi)容繁雜，隨機(jī)性、偶發(fā)性較強(qiáng)，雖然很多是零散的事情、重復(fù)的工作，但是人們通常通過(guò)這個(gè)“窗口”來(lái)了解與評(píng)價(jià)單位的工作。

三、充分掌握辦公室的行政管理職責(zé)

在行政管理方面，辦公室面臨的工作大多是上級(jí)部門(mén)與本單位下達(dá)的各項(xiàng)行政命令，面臨的工作者大多是領(lǐng)導(dǎo)與各部門(mén)員工。辦公室的行政管理職責(zé)主要由五個(gè)部分組成:

(一)協(xié)助功能。

辦公室對(duì)上級(jí)機(jī)構(gòu)的安排結(jié)合本單位領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度貫徹執(zhí)行工作任務(wù)，同時(shí)還要安排和核驗(yàn)具體操作，對(duì)強(qiáng)化企業(yè)管理、維護(hù)正常工作環(huán)境、確保工作質(zhì)量有著重要意義。

(二)中樞功能。

國(guó)企辦公室在管理工作中需擔(dān)負(fù)調(diào)節(jié)工作，以維護(hù)正常工作環(huán)境，及時(shí)轉(zhuǎn)述傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)和本單位領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，積極調(diào)節(jié)好各部門(mén)的關(guān)系。做好上情下達(dá)和下情上傳，促進(jìn)信息暢通流轉(zhuǎn)，具有連接上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的紐帶功能。

(三)督辦功能。

任何一項(xiàng)工作，決策之后關(guān)鍵還是在落實(shí)。辦公室不僅要將上級(jí)機(jī)關(guān)和本單位安排布置的每件詳細(xì)事務(wù)準(zhǔn)時(shí)高效地完成，還要牽頭加強(qiáng)各部門(mén)辦事流程合規(guī)性、有效性的建設(shè)，并加大督查督辦的力度，確保單位工作無(wú)盲區(qū)、無(wú)死角。同時(shí)在單位內(nèi)各部門(mén)營(yíng)造良好的工作氛圍，聽(tīng)取他們的意見(jiàn)，全面調(diào)動(dòng)員工的凝聚力，共同完成各項(xiàng)工作。

(四)服務(wù)功能。

辦公室工作是一項(xiàng)“服務(wù)”工作，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，每一位辦公室人員都要立足日常工作，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。積極服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的決策，服務(wù)各部門(mén)間的協(xié)調(diào)配合，服務(wù)基層單位的溝通聯(lián)絡(luò)，為推進(jìn)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展做好服務(wù)和鋪墊工作。

(五)參謀功能。

辦公室是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的“左右手”，要緊緊圍繞公司的中心工作，及時(shí)準(zhǔn)確提供“領(lǐng)導(dǎo)想要知道”和“領(lǐng)導(dǎo)需要知道”的信息，做到“謀”在關(guān)鍵處、“參”在點(diǎn)子上。

四、優(yōu)化辦公室行政管理工作的舉措

做好辦公室工作，不斷優(yōu)化辦公室行政管理工作，全面發(fā)揮辦公室的綜合功能，核心是不斷深化服務(wù)理念、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、強(qiáng)化學(xué)習(xí)能力、深化智囊團(tuán)作用、創(chuàng)新利用信息技術(shù)、完善辦公室制度建設(shè)。

(一)不斷深化服務(wù)理念。

要牢固樹(shù)立“大服務(wù)”理念，我們定位辦公室工作為“服務(wù)”工作，就要不斷深化服務(wù)意識(shí)，要求每一位辦公室人員立足日常工作，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。積極服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的決策，服務(wù)基層單位、各職能部門(mén)間的協(xié)調(diào)配合，服務(wù)基層單位的溝通聯(lián)絡(luò)。持續(xù)完善信訪接待流程，配置專(zhuān)人處理來(lái)信來(lái)訪，妥善處理基層員工基本訴求，排查企業(yè)不穩(wěn)定因素，為企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。同時(shí)辦公室工作紛繁復(fù)雜，在繁瑣的工作中要確保頭腦清醒，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地對(duì)待工作，甘于付出、不怕吃苦，講原則、講紀(jì)律。要保持認(rèn)真務(wù)實(shí)、兢兢業(yè)業(yè)的態(tài)度，嚴(yán)格用各項(xiàng)規(guī)章制度和紀(jì)律規(guī)范自己。不管是大事、小事，時(shí)刻秉持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的態(tài)度，做到無(wú)疏漏、無(wú)誤會(huì)、無(wú)錯(cuò)誤。

(二)不斷加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。

辦公室作為公司的“服務(wù)中心、信息中心、督辦中心、協(xié)調(diào)中心、參謀中心”，需要建立向心力和凝聚力強(qiáng)的人才隊(duì)伍。抓好辦公室隊(duì)伍的建設(shè)，不僅要適合當(dāng)前企業(yè)對(duì)辦公室工作的需要，更要將隊(duì)伍建設(shè)的方案納入到企業(yè)發(fā)展方向的前列。要堅(jiān)守“以人為本”的思想觀念，實(shí)現(xiàn)人性化管理，領(lǐng)導(dǎo)上做到公平公正，秉公辦事，不偏不倚;思想上常交流、頻溝通，做到以心換心，誠(chéng)信待人;生活上做到互相關(guān)愛(ài)，惺惺相惜，全面展現(xiàn)企業(yè)辦公室的人情味和親切感，持續(xù)加強(qiáng)辦公室的向心力和親和力氛圍。

(三)不斷強(qiáng)化學(xué)習(xí)能力。

辦公室行政人員除具有一定的寫(xiě)作、調(diào)研理論、管控資料等專(zhuān)業(yè)能力外，還應(yīng)該熟悉與辦公室工作相關(guān)方面的延伸知識(shí)，通過(guò)學(xué)習(xí)持續(xù)充實(shí)自己，把握新理論、新知識(shí)。對(duì)單位現(xiàn)實(shí)工作中出現(xiàn)的難題進(jìn)行調(diào)研、總結(jié)、精煉，做好經(jīng)驗(yàn)性研究。針對(duì)公司業(yè)務(wù)領(lǐng)域的發(fā)展，要采取了多種學(xué)習(xí)形式，努力提升知識(shí)能力。可與高?；騾f(xié)會(huì)聯(lián)合，采取外培方式，加強(qiáng)理論知識(shí)學(xué)習(xí);通過(guò)在系統(tǒng)內(nèi)部對(duì)標(biāo)、外部交流等方式，吸取先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn);廣泛開(kāi)展自學(xué)活動(dòng)，提升業(yè)務(wù)能力。

(四)不斷深化智囊團(tuán)作用。

辦公室行政人員要通過(guò)學(xué)習(xí)持續(xù)充實(shí)自己，主動(dòng)提高工作層面的高度，開(kāi)拓新視野、新思路，對(duì)上級(jí)精神和工作要求進(jìn)行深入解讀和逐條梳理，在決策進(jìn)程和重大事項(xiàng)的處理過(guò)程中，提出針對(duì)性強(qiáng)、條理清晰、頗有見(jiàn)地的建議和意見(jiàn)。全面構(gòu)筑綜合信息平臺(tái)，將公司主要經(jīng)營(yíng)情況、重大事項(xiàng)說(shuō)明，各職能部門(mén)完成事項(xiàng)、會(huì)議情況及下月工作安排等信息收集匯總，呈報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)參閱。定期采編和分析最新宏觀經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，及與行業(yè)相關(guān)的國(guó)際國(guó)內(nèi)政策和最新管理觀點(diǎn)等信息，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)和智力支持。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)想大事、議大事、謀大事，既想領(lǐng)導(dǎo)之所想，更想領(lǐng)導(dǎo)之未想，成為領(lǐng)導(dǎo)的外腦和智囊，輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重大事項(xiàng)的決策。

(五)不斷創(chuàng)新利用信息技術(shù)。

在信息時(shí)代，要不斷轉(zhuǎn)變觀念，以新思路、新方法、新舉措不斷改善和提升辦公信息化應(yīng)用能力，確?？焖佟⒏咝У嘏c相關(guān)部門(mén)及基層單位持聯(lián)系，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展大局。不斷提升公文處理管理水平，積極推動(dòng)公文處理辦公自動(dòng)化，提高OA系統(tǒng)的覆蓋面，提升公文流轉(zhuǎn)速度，提高公文處理工作效率。利用信息技術(shù)，創(chuàng)新溝通方式，確保交流渠道安全通暢，要全面利用多媒體及信息技術(shù)，采用即時(shí)通訊系統(tǒng)、企業(yè)郵箱、視頻會(huì)議系統(tǒng)等，提高溝通效率。打造以?xún)?nèi)部即時(shí)通訊系統(tǒng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)為主的公司溝通交流平臺(tái)，通過(guò)快捷群、廣播消息等功能，進(jìn)行內(nèi)部交流及會(huì)議通知等。

(六)不斷完善辦公室制度建設(shè)。

建立健全部門(mén)規(guī)章制度，為辦公室規(guī)范有序運(yùn)行提供有效的制度保障。同時(shí)對(duì)現(xiàn)有制度的有效性、適應(yīng)性進(jìn)行評(píng)審，實(shí)行持續(xù)改進(jìn)，確保制度的有效性和完整性。持續(xù)提高制度本身的可執(zhí)行性，結(jié)合工作實(shí)際，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，及時(shí)祛除不符合實(shí)際需要的內(nèi)容，保證制度來(lái)源于實(shí)踐，通過(guò)執(zhí)行制度提升工作水平。另一方面要不斷提高辦公室系統(tǒng)人員的執(zhí)行能力，進(jìn)行全員制度規(guī)章系統(tǒng)培訓(xùn)，加強(qiáng)執(zhí)行文化建設(shè)與培養(yǎng)。建立有效的約束機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，打造以“自我對(duì)標(biāo)、自我考評(píng)、橫向考評(píng)、上級(jí)考評(píng)”交叉聯(lián)動(dòng)考評(píng)體系，做到“人人都是考核官，事事背后有績(jī)效”。適時(shí)優(yōu)化監(jiān)督和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)執(zhí)行效果突出的科室或個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)執(zhí)行能力差，經(jīng)培訓(xùn)仍無(wú)法滿足工作要求的，給與相應(yīng)的懲罰。通過(guò)不斷完善部門(mén)管理機(jī)制，進(jìn)一步優(yōu)化管控體系，保障辦公室協(xié)調(diào)、規(guī)范、有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

五、結(jié)語(yǔ)

國(guó)企辦公室行政管理工作在整個(gè)單位中處于基礎(chǔ)、核心的地位，工作人員應(yīng)正確深刻認(rèn)識(shí)到其工作的內(nèi)容范圍、意義，在充滿挑戰(zhàn)和機(jī)遇的新時(shí)期要不斷轉(zhuǎn)變觀念，以新思路、新方法、新舉措不斷改善和提升辦公室行政管理工作，以更好的服務(wù)于企業(yè)發(fā)展大局。

參考文獻(xiàn):

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［2］秦懷茂，從行政管理角度談做好辦公室工作的認(rèn)識(shí)，新疆財(cái)經(jīng)學(xué)院學(xué)報(bào)，1999［3］張永桃，《行政管理學(xué)》，高等教育出版社，2012

作者：艾佳露 單位:中國(guó)水利水電第八工程局有限公司