行政單位固定資產(chǎn)管理研究
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自2014年1月1日起，財政部《行政單位會計制度》(財庫[2013]218號)開始在行政單位全面施行。新《制度》為適應(yīng)公共財政管理改革、提高行政單位會計信息質(zhì)量，增加了固定資產(chǎn)折舊和無形資產(chǎn)攤銷的會計核算內(nèi)容，具體實施辦法和時間由財政部另行規(guī)定。此項改革必然對行政單位固定資產(chǎn)管理提出了更高要求。行政單位如何能夠有效地對固定資產(chǎn)進行規(guī)范管理、著力提高固定資產(chǎn)信息質(zhì)量，已成為新《制度》能否有效實施的關(guān)鍵。關(guān)于新制度視角下行政單位固定資產(chǎn)管理，已有專家學者發(fā)表過論文，本文試從固定資產(chǎn)內(nèi)部控制、會計信息質(zhì)量、資產(chǎn)確認、資產(chǎn)信息化和監(jiān)督考核等角度，就目前我國行政單位固定資產(chǎn)管理存在的主要問題和成因進行分析，并提出相應(yīng)的措施和建議。
一、當前行政單位固定資產(chǎn)管理存在的主要問題和成因
1.多數(shù)行政單位固定資產(chǎn)管理體制不科學，不符合內(nèi)部控制的要求
根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》要求，行政單位固定資產(chǎn)采購、核算、使用、處置等不相容崗位應(yīng)相互分離，同時應(yīng)設(shè)置資產(chǎn)管理部門，對固定資產(chǎn)(實物資產(chǎn))實行歸口管理。但因我國國有資產(chǎn)管理職能部門從上到下都是財政部門，大部分行政單位出于“機構(gòu)設(shè)置上下銜接”的考慮，也都是把固定資產(chǎn)管理放在財務(wù)部門(固定資產(chǎn)采購職能除外)，沒有設(shè)置或明確資產(chǎn)管理部門，造成固定資產(chǎn)財務(wù)核算和實物資產(chǎn)管理(使用、保管、清查、處置等)不分，無法滿足內(nèi)部控制的要求，導致行政單位工作人員容易發(fā)生監(jiān)守自盜的情況。
2.部分行政單位固定資產(chǎn)帳實不符，會計信息失真
按照《行政單位財務(wù)規(guī)則》規(guī)定，每年年終決算前，都要進行固定資產(chǎn)清查盤點，確保固定資產(chǎn)帳實、帳帳相符。由于大部分行政單位都把固定資產(chǎn)管理放在財務(wù)部門，而財務(wù)部門因人員配備不足、精力有限，且固定資產(chǎn)品種繁多、數(shù)量龐大，其主要精力只能放在固定資產(chǎn)財務(wù)核算上，固定資產(chǎn)實物管理則處于應(yīng)付或真空狀態(tài)，每年的固定資產(chǎn)定期或年終清查盤點只是流于形式，造成固定資產(chǎn)帳實不符，向上級機關(guān)和財政部門提供的年度決算會計報表信息嚴重失真。
3.少數(shù)特殊固定資產(chǎn)確認缺乏統(tǒng)一口徑，給管理帶來難度
財政部在新《制度》中對行政單位固定資產(chǎn)的確認只有原則性規(guī)定，沒有實施細則和辦法。而在實際工作中，行政單位有一些特殊資產(chǎn)，因財政部門或主管部門在確認方面未規(guī)定統(tǒng)一口徑，各單位會計處理都不一樣，給管理帶來難度。比如：信息化弱電工程(會議系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等)，有設(shè)備、布線、軟件等，是按系統(tǒng)確認固定資產(chǎn)，還是按具體設(shè)備，其他費用分攤后再確認為固定資產(chǎn)；學生用床、辦公桌椅和會議室板凳等，價值較低，達不到資產(chǎn)標準，量很大，是否確認為固定資產(chǎn)；監(jiān)控攝像機和對講機，價值較高，達到資產(chǎn)標準，但易壞、更新快，是否確認為固定資產(chǎn)，等等。
4.部分行政單位固定資產(chǎn)管理信息化推進不理想，未發(fā)揮應(yīng)有作用
按《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》要求，行政單位應(yīng)建立資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，做好資產(chǎn)的統(tǒng)計、報告、分析工作，實現(xiàn)對資產(chǎn)的動態(tài)管理。由于多種原因，目前部分行政單位固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)推進不理想，發(fā)展不平衡。有的行政單位未按財政部門要求，配備專業(yè)人員，運用統(tǒng)一的固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)進行固定資產(chǎn)管理；有的行政單位為了應(yīng)付財政部門檢查和上報資產(chǎn)報表，將財務(wù)部門固定資產(chǎn)核算數(shù)據(jù)臨時導入固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，平時增加、調(diào)配、處置等資產(chǎn)信息都不錄入，沒有真正運用固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)；有的行政單位固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)與財務(wù)部門固定資產(chǎn)核算數(shù)據(jù)不定期核對，造成兩套系統(tǒng)固定資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)不一致。
5.行政單位固定資產(chǎn)管理缺乏有效的考核和監(jiān)督
各級政府和主管部門對于行政單位領(lǐng)導的考核和監(jiān)督，往往比較單一，只注重對其政績和業(yè)績方面的考核和監(jiān)督，而缺乏全面、科學、有效的考核和監(jiān)督辦法。特別是在國有資產(chǎn)管理(主要是固定資產(chǎn)管理)考核方面，由于行政單位固定資產(chǎn)不像企業(yè)那樣計提折舊、影響經(jīng)濟效益，管理得好不好，對行政單位政績和業(yè)績無足輕重，故在各級政府考核內(nèi)容上此項指標不占重要位置，有的甚至都不列入考核內(nèi)容，與此相應(yīng)的監(jiān)督也就更談不上。這就容易導致一些行政單位領(lǐng)導干部在固定資產(chǎn)管理上，比較隨意、松懈，資產(chǎn)想要就要，想賣就賣。有的為了急功近利，指使行政單位固定資產(chǎn)管理工作人員徇私枉法，任意支配資產(chǎn)；還有一些領(lǐng)導干部為了在任職期間有所作為，盲目地大搞基建項目，變相建樓堂館所。除此之外，甚至還有一些領(lǐng)導干部為了應(yīng)付考核和監(jiān)督，經(jīng)常制造一些虛假的資產(chǎn)信息來滿足上級的要求?？偟膩碚f，行政單位由于缺乏全面科學有效的考核和監(jiān)督措施，給行政單位固定資產(chǎn)管理帶來了很大難度。
二、完善行政單位固定資產(chǎn)管理的措施與建議
1.按照內(nèi)部控制要求，建立健全科學的固定資產(chǎn)管理體制機制
行政單位要在固定資產(chǎn)管理工作中認真貫徹執(zhí)行《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》有關(guān)規(guī)定，根據(jù)“三定”規(guī)定和單位的實際情況，設(shè)置或明確資產(chǎn)管理部門，對固定資產(chǎn)實施歸口管理，負責實物資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)登記、資產(chǎn)記錄、日常保管、清查盤點、統(tǒng)計分析等工作。同時，要按照“實物管理與財務(wù)核算分開，集中管理，分級負責，互相制衡，物盡其用”的原則，建立健全固定資產(chǎn)內(nèi)部管理制度，明確資產(chǎn)管理部門、采購部門、財務(wù)部門、使用部門和監(jiān)督部門的職責，規(guī)范固定資產(chǎn)增加(購置、自行建造、調(diào)入、捐贈)、減少(調(diào)出、出售、報廢)、內(nèi)部轉(zhuǎn)移、保管、使用等各環(huán)節(jié)的程序和操作辦法，構(gòu)建分工明確、職責清晰、科學高效的固定資產(chǎn)管理機制。
2.很抓固定資產(chǎn)清查盤點工作，確保資產(chǎn)賬實相符
行政單位資產(chǎn)管理部門應(yīng)按照職責分工，定期(至少每年一次)或不定期地組織對固定資產(chǎn)進行清查盤點，摸清家底。對盤盈盤虧資產(chǎn)，在履行必要的報批手續(xù)后，錄入國有資產(chǎn)信息系統(tǒng)，確保資產(chǎn)信息更新及時。要積極推廣使用固定資產(chǎn)條形碼，提高固定資產(chǎn)清查盤點和管理的工作效率。同時，資產(chǎn)管理部門要定期與財務(wù)部門、資產(chǎn)使用部門等核對資產(chǎn)信息，確保資產(chǎn)賬、卡、物相符，資產(chǎn)安全完整。
3.統(tǒng)一細化固定資產(chǎn)確認口徑，提高固定資產(chǎn)信息質(zhì)量
財政部門或主管部門應(yīng)做好制度頂層設(shè)計，制定好《行政單位會計制度》(財庫[2013]218號)實施細則或具體辦法，統(tǒng)一細化各種固定資產(chǎn)特別是一些具有特殊情形資產(chǎn)的確認口徑，準確核算固定資產(chǎn)，提高信息質(zhì)量。比如：對信息化弱電工程(會議系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等)，可按系統(tǒng)確認固定資產(chǎn)，此后如系統(tǒng)有單臺或部分設(shè)備和軟件需更新，均可作為維修處理，直至整個系統(tǒng)完全報廢或停用再處置；對學生用床、辦公桌椅和會議室板凳等，雖然量很大，但價值較低，達不到資產(chǎn)標準，管理難度大，可以不確認為固定資產(chǎn)，作為低值易耗品，另建立臺帳進行管理；對監(jiān)控攝像機和對講機，雖然價值較高，達到資產(chǎn)標準，但易壞、更新快，也可以不確認為固定資產(chǎn)，作為低值易耗品，另建立臺帳進行管理。等等。
4.著力推進固定資產(chǎn)管理信息化，充分發(fā)揮應(yīng)有作用
信息化是行政單位固定資產(chǎn)管理的必然趨勢。行政單位資產(chǎn)管理部門要充分認識信息化對提高固定資產(chǎn)管理效率的重要作用，安排專業(yè)人員，認真使用好地方財政部門國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)和固定資產(chǎn)條形碼系統(tǒng)。平時對因采購、調(diào)配、清查、處置等引起資產(chǎn)增減變動的信息，以及資產(chǎn)卡片變動信息，要及時錄入信息系統(tǒng)，確保資產(chǎn)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確可靠。要充運用好資產(chǎn)增減變動和存量信息，配合財務(wù)部門和政府采購部門開展政府采購預算和計劃的編制和審核工作。財務(wù)部門應(yīng)充分運用資產(chǎn)管理部門的國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，統(tǒng)一使用國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)提供的固定資產(chǎn)卡片信息(因兩套系統(tǒng)卡片編碼規(guī)則不一樣，不能同時使用)，刪除財務(wù)核算系統(tǒng)的固定資產(chǎn)卡片信息，減少不必要的重復勞動，主要精力放在固定資產(chǎn)總賬及明細賬的核算、固定資產(chǎn)預算控制和與資產(chǎn)管理部門國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的定期核對工作上，實現(xiàn)資產(chǎn)信息資源共享，提高工作效率，堅決杜絕兩個部門兩套資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)的現(xiàn)象出現(xiàn)。
5.制定科學有效的固定資產(chǎn)管理考核和監(jiān)督制度，加強考核和監(jiān)督
各級政府和主管部門要完善對行政單位領(lǐng)導人的考核和監(jiān)督辦法，考核內(nèi)容要全面、科學、有效，特別是要把對國有資產(chǎn)管理(主要是固定資產(chǎn)管理)作為一項重要指標列入考核辦法，并建立一套科學的考核指標，如固定資產(chǎn)賬卡物相符率、設(shè)備完好率、在建工程交付使用率等等，給行政單位固定資產(chǎn)管理工作增加壓力和動力。在監(jiān)督方面，要從內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督兩個方面來強化：首先是內(nèi)部監(jiān)督。行政單位要建立完善的預算管理制度，加強對固定資產(chǎn)的預算控制，節(jié)約國家資金，提高固定資產(chǎn)利用率。同時要充分發(fā)揮內(nèi)部審計部門和紀委監(jiān)察部門的作用，強化對固定資產(chǎn)管理工作的審計和監(jiān)督。其次是外部監(jiān)督。各級地方財政部門作為國有資產(chǎn)管理職能部門，要充分履行管理職責，利用國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)提供的基礎(chǔ)信息，通過財政手段，對行政單位的固定資產(chǎn)管理進行調(diào)控(主要是配置、處置等)；地方審計部門要定期對行政單位固定資產(chǎn)管理進行審計監(jiān)督；相關(guān)部門要充分利用各種媒體曝光行政單位固定資產(chǎn)的購建、出租出借、使用等情況，通過社會共同對行政單位固定資產(chǎn)管理進行監(jiān)督。從而確保固定資產(chǎn)管理規(guī)范、經(jīng)濟、高效、廉潔。
三、總結(jié)語
綜上所述，在今后行政單位固定資產(chǎn)管理工作中，相關(guān)部門和行政單位要針對目前存在的主要問題，采取相應(yīng)的有效措施進行完善。主要是從強化內(nèi)部控制角度出發(fā)，建立健全科學的固定資產(chǎn)管理體制機制，很抓固定資產(chǎn)清查盤點工作，統(tǒng)一細化固定資產(chǎn)確認口徑，加快推進固定資產(chǎn)管理信息化，加強對固定資產(chǎn)管理考核和監(jiān)督，提高行政單位固定資產(chǎn)管理水平，為財政部新《制度》的順利實施創(chuàng)造良好條件。
作者：翁新旗 單位：江蘇省南京女子監(jiān)獄