檔案管理方案精選(九篇)

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第1篇：檔案管理方案范文

【關(guān)鍵詞】 社區(qū)；居民健康檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2013.09.806 文章編號：1004-7484（2013）-09-5446-01

隨著我國城市居民醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)也獲得了迅猛發(fā)展。近些年來在國家的高度重視下我國社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)取得了明顯進(jìn)步。在日漸老齡化的中國，社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，是社會文明的進(jìn)步。但是也要看到當(dāng)前我國的城市社區(qū)居民健康檔案管理過程中還存在著一些問題，這些問題的出現(xiàn)對于社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展造成了嚴(yán)重影響。

筆者認(rèn)為當(dāng)前我國城市社區(qū)居民健康檔案管理過程中存在的問題主要表現(xiàn)在：一是健康檔案不完善，有遺漏；二是檔案本身設(shè)計不合理，不利于查閱；三是目前是死檔案，沒有實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理；四是沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接；五是對于人們的隱私造成了影響。

針對以上問題筆者經(jīng)過專門調(diào)研后認(rèn)為，要想解決這些問題就必須要做到以下幾點(diǎn)：一是要科學(xué)建立健康檔案；二是要實(shí)現(xiàn)對健康檔案的動態(tài)管理；三是要加強(qiáng)健康檔案管理的信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；四是要注重保護(hù)個人隱私。接下來筆者就來詳細(xì)探討這幾個方面。

1 科學(xué)建立健康檔案

建立健康檔案是進(jìn)行社區(qū)居民健康檔案管理的前提。做好健康檔案的設(shè)計制作工作是加強(qiáng)健康檔案管理必須要做到的。筆者認(rèn)為建立一份居民健康檔案很簡單，但是要包含居民的更多信息就非常不易。居民健康檔案主要指的是由健康體檢表，會診記錄表，接診記錄表，雙向轉(zhuǎn)診表等組成的檔案記錄，健康檔案是記錄居民健康狀況的系統(tǒng)化文件，是社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的重要的參考依據(jù)，社區(qū)醫(yī)療服務(wù)能否真正到位關(guān)鍵是看健康檔案是否完整有效。

所謂科學(xué)健康檔案，筆者認(rèn)為就是要在建立健康檔案的時候必須要做到全面合理。具體而言就是要做到以下幾點(diǎn)：一是要盡可能地收集居民的健康狀況信息；二是要不斷完善健康檔案。在健康檔案管理過程中經(jīng)常發(fā)生居民健康變更的情形，此時就需要我們及時記錄健康檔案。這樣對于提升社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平很有幫助。三是要以真實(shí)性為原則。在建立健康檔案的過程中必須要做到真實(shí)可靠，真實(shí)可靠的信息是衛(wèi)生服務(wù)的關(guān)鍵。我們在建立檔案的過程中必須要以真實(shí)性為根本原則。只有這樣才能保證醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的有效。

2 實(shí)現(xiàn)對居民健康檔案的動態(tài)管理

在傳統(tǒng)的居民健康檔案管理過程中采取的是以保證檔案不丟失為目標(biāo)的管理方式，這種管理方式是一種被動低效的管理。這種管理方式是一種死管理，在一定程度上雖然能夠保證居民健康檔案不丟失，不遺失。但是不可能有效地提升城市社區(qū)居民醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平。在國家對居民城市醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的重視程度越來越高和人們對城市社區(qū)居民醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的要求越來越高的背景下，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)時展的要求，我們在發(fā)展過程中必須要創(chuàng)新管理方式實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理。

所謂動態(tài)管理筆者認(rèn)為就是要實(shí)現(xiàn)對居民的健康狀況進(jìn)行隨時調(diào)查，分析并予以記錄。對于小區(qū)居民中出現(xiàn)的居民健康問題，醫(yī)療人員必須要及時進(jìn)行評價，對于那些患有疑難雜癥的居民還要進(jìn)行會診，要專門針對患者制定出科學(xué)可行的出行方案，在對居民健康檔案管理過程中要及時跟蹤檢測調(diào)查居民的身體健康狀況。只有這樣居民健康檔案的管理才能真正發(fā)揮其作用。筆者認(rèn)為在管理過程中必須要實(shí)現(xiàn)主動管理，動態(tài)管理。

3 加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)連接

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在日常生活中的應(yīng)用越來越廣泛。特別是在社區(qū)居民健康檔案管理過程中的應(yīng)用取得了良好的效果。筆者認(rèn)為在今后的社區(qū)居民健康檔案管理，信息化將是必然趨勢。

信息技術(shù)在社區(qū)居民檔案管理中的應(yīng)用可以有效地提高管理效率，對于提高管理水平方便居民查閱檔案都具有重要意義。在今后的管理過程中我們必須要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)連接，通過網(wǎng)絡(luò)連接的手段來構(gòu)建完整的社區(qū)居民健康檔案的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案查閱非常方便也不易受到區(qū)域限制，內(nèi)容也非常完善，連續(xù)性有保證。通過信息化建設(shè)醫(yī)療人員無論是在什么時間，什么地點(diǎn)都能夠及時有效地了解到居民本身的全面的健康信息，居民健康檔案的信息化建設(shè)對于實(shí)現(xiàn)連續(xù)性地動態(tài)管理非常有幫助。

4 注重保護(hù)個人隱私

隱私權(quán)，是小區(qū)居民的基本人身權(quán)利，保證居民的隱私權(quán)是社區(qū)居民健康檔案管理的必然要求。我們在檔案管理過程中必須要高度重視居民隱私權(quán)的保護(hù)。筆者認(rèn)為做好居民隱私權(quán)的保護(hù)工作必須要做到以下幾點(diǎn)：一是要醫(yī)療衛(wèi)生人員必須要與社區(qū)居民建立良好的關(guān)系。只有這樣才能夠做好健康檔案的管理工作；二是要加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生人員隱私教育，要不斷告誡醫(yī)療人員要保守居民隱私，對于那些泄露居民隱私的行為將會受到懲罰。三是要建立完整的居民隱私保護(hù)制度，完善監(jiān)督機(jī)制，對于泄露居民隱私的行為要進(jìn)行嚴(yán)厲處罰。

社區(qū)居民醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步要求加強(qiáng)居民健康檔案管理，我們在今后的發(fā)展中必須要高度重視居民健康檔案的管理。本文詳細(xì)分析了當(dāng)前我國社區(qū)居民醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理中存在的問題，筆者認(rèn)為要想加強(qiáng)居民健康檔案管理就必須要從上文提到的四個措施來辦。

參考文獻(xiàn)

[1] 王淑果.社區(qū)居民的健康檔案管理與慢病防控探討[J].健康管理，2013，（2）.

[2] 方雪照.社區(qū)居民電子健康檔案管理存在的問題及對策――以普陀區(qū)桃浦鎮(zhèn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心為例[J].上海檔案，2012，（5）.

[3] 邢聰艷，張文昌.福州市社區(qū)居民健康檔案管理存在的問題與對策[J].中華全科醫(yī)學(xué)，2011，（10）.

第2篇：檔案管理方案范文

【關(guān)鍵詞】住房保障檔案管理；社會保障工作；有效補(bǔ)充

前言

隨著我國住房保障工作的全面開展與順利進(jìn)行，與之有關(guān)的住房保障檔案資料也系統(tǒng)的形成。為了保證我國住房保障工作的健康發(fā)展，擴(kuò)大檔案資源工作對人民的服務(wù)范圍，管理和利用好這些檔案資源是很有必要的。伴隨著社會改革的逐漸深入與不斷的進(jìn)步，社會保障工作的進(jìn)行已經(jīng)得到了社會各個領(lǐng)域的普遍認(rèn)同。本文從達(dá)到有效的進(jìn)行社會保障工作的目的出發(fā)，強(qiáng)調(diào)了利用住房保障檔案管理來補(bǔ)充社會保障工作，并分析當(dāng)今社會現(xiàn)狀來具體闡述了如何用住房保障檔案管理來完善社會保障工作。

1.住房保障檔案和社會保障工作

在我國，社會保障體系是為了一些出現(xiàn)生存困難的人們提供的維持基本生活的一系列的政策與制度。社會保障工作中包括住房保障等一系列的社會保障檔案，是負(fù)責(zé)社會保障工作的部門在實(shí)際工作中進(jìn)行記錄形成的。是社會保障對象享受和利用自己合法權(quán)益的真實(shí)依據(jù)，更是社會發(fā)展中很重要的信息資源。社會保障檔案在社會保障工作中占有舉足輕重的地位，不僅很大程度的提高了社會保障工作中各部門的工作效率，維護(hù)了人民的合法權(quán)益，也有利于社會保障工作的科學(xué)管理與順利進(jìn)行。而住房保障檔案則是準(zhǔn)確全面的記錄了政府以廉價的住房制度為主要出發(fā)點(diǎn)，多渠道的解決低收入家庭和生活困難家庭的住房問題。在每個地區(qū)，都需要真實(shí)全面的住房保障檔案，進(jìn)行規(guī)范管理和應(yīng)用，以有效地補(bǔ)充社會保障工作。

2.現(xiàn)今社會保障工作中所存在的問題

在我國，社會保障工作在很大程度上促進(jìn)了我國社保事業(yè)的順利進(jìn)行。但是因?yàn)樯鐣Ｕ瞎ぷ髦写嬖谥恍﹩栴}，也在一定程度上影響了社保工作的發(fā)展。具體表現(xiàn)在以下幾方面：

2.1社會保障檔案并沒有被引起一定的重視。我國人口數(shù)量眾多，社會保障檔案管理的數(shù)量多、范圍廣，加之檔案整理工作環(huán)節(jié)繁雜，導(dǎo)致了有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視和工作人員的不認(rèn)真工作，硬件投入不足，軟件管理不到位。在全國范圍內(nèi)，存在沒有專門檔案室的情況，檔案不能如數(shù)的歸檔，甚至有些部門將檔案隨意放置，有的甚至丟失，這便在一定程度上降低了社會保障工作的工作效率。

2.2社會保障檔案沒有一個準(zhǔn)確的管理機(jī)制。在社會保障工作中，檔案資料的涉及面廣泛，相應(yīng)的部門對檔案進(jìn)行管理，因?yàn)闄n案歸屬類別不同，導(dǎo)致一個人的保險資料被分別保存在不同的機(jī)構(gòu)里。各個機(jī)構(gòu)管理方法不同，部門之間信息溝通不順暢，嚴(yán)重的影響了我國社會保障工作的進(jìn)行。

2.3社會保障檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不完善。我國的社會保障檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，針對以前的相關(guān)制度中已經(jīng)不再適用于當(dāng)今現(xiàn)實(shí)工作的需要，有些地區(qū)制定了一些具有地方標(biāo)準(zhǔn)的社會保障檔案，但在全國范圍內(nèi)卻極度的不統(tǒng)一，導(dǎo)致在社會保障的不同類別中，出現(xiàn)了管理標(biāo)準(zhǔn)不一致的情況。這便在某種程度上阻礙了社會保障工作的進(jìn)行。

3.住房保障檔案管理工作進(jìn)行的意義

建立健全住房保障檔案管理工作，會有效地補(bǔ)充社會保障工作的進(jìn)行。有利于解決社會保障工作進(jìn)行過程中所遇到的實(shí)際問題，并維護(hù)社會保障對象的切身利益，以促進(jìn)國家和社會的進(jìn)一步發(fā)展。

3.1優(yōu)化住房保障檔案管理工作，是社會保障工作順利進(jìn)行的重要保證。住房保障檔案管理工作是社會保障工作中的重要組成部分，住房保障檔案的規(guī)范管理和保存，會高效地解決社會保障工作的住房領(lǐng)域中所遇到的問題。為社會保障工作的順利進(jìn)行鋪設(shè)了道路。

3.2優(yōu)化住房保障檔案管理工作，是切實(shí)維護(hù)社會保障對象利益的重要工作內(nèi)容。在住房保障檔案中，記錄著該地區(qū)社會保障對象的大量的真實(shí)的資料信息。是保證社會保障對象享受和使用各項(xiàng)合法權(quán)益的重要的真實(shí)憑證。保證住房保障檔案管理工作的順利進(jìn)行，是建立健全社會保障工作的重要方法，是維護(hù)人民群眾合法權(quán)益的重要憑證。

3.3優(yōu)化住房保障檔案管理工作，是提高社會保障工作部門工作效率的重要手段之一。因?yàn)樯鐣Ｕ蠈ο蟮木铀⒉皇蔷哂泄潭ㄐ裕宰》勘Ｕ系臋n案記錄必須根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行更改。只有保證住房保障檔案管理工作的高質(zhì)量進(jìn)行，才能使社會保障工作全面、有序、科學(xué)、高效開展。

3.4優(yōu)化住房保障檔案管理工作，對積累和豐富檔案信息資源和加大社會記憶具有重要的歷史意義。通過對住房保障檔案的整理與分析，探究其規(guī)律和發(fā)展方向，總結(jié)在管理工作進(jìn)行過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為以后的社會保障工作順利進(jìn)行搭建結(jié)實(shí)的橋梁。

4.如何用住房保障檔案管理來完善社會保障工作

在我國的住房保障檔案中，雖然內(nèi)容并不是過于復(fù)雜，但是工作量極大。所以在現(xiàn)實(shí)工作中，負(fù)責(zé)住房保障的部門必須采取科學(xué)合理的整理方法，并根據(jù)本部門的情況將檔案分類。比如，部門中檔案室空間較大，就可以采用目前很普遍使用的住房保障檔案整理方案：“一戶一檔、一檔一盒”，檔案形成時，每個家庭和個人的檔案資料全部放在一個檔案盒中，在利用時，便于查找。除此之外，還有很多方法，合理的整理保管檔案資料，可以有效地提高社會保障工作的工作效率。

保證住房保障檔案的定期準(zhǔn)確鑒定。住房保障檔案的管理部門應(yīng)該定期定時進(jìn)行鑒定，在部門領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案管理人員和各個部門的工作人員組成鑒定組，對所有檔案進(jìn)行針對性的抽查鑒定，保證本地區(qū)的住房保障檔案更加真實(shí)準(zhǔn)確。這樣一來，在進(jìn)行社會保障工作時遇到實(shí)際問題，就可以利用這些整理好的檔案進(jìn)行快速的解決。

加強(qiáng)住房保障檔案的信息化建設(shè)。住房保障檔案除了紙質(zhì)的檔案存根，更應(yīng)保證信息系統(tǒng)中電子檔案的真實(shí)性與完整性。并加強(qiáng)系統(tǒng)管理，使其具有開放性與安全性。在住房保障檔案的信息化建設(shè)中，主要包括數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。住房保障檔案的數(shù)字化，是對于紙質(zhì)檔案可以進(jìn)行高速掃描的，是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。在整個檔案的管理模式運(yùn)營過程中，電子檔案具有紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)越性。而檔案的網(wǎng)絡(luò)化，即是進(jìn)行數(shù)字化的最終目的，也是檔案實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的重要標(biāo)志。加強(qiáng)住房保障檔案的信息化建設(shè)，是社會保障工作順利進(jìn)行的重要手段。

5.小結(jié)

因?yàn)樽》勘Ｕ蠙n案管理的高效進(jìn)行很大程度上會影響社會保障工作的進(jìn)行，所以各個地區(qū)與工作部門都設(shè)法利用住房保障檔案管理來有效地補(bǔ)充社會保障工作。通過對住房保障檔案的科學(xué)整理，加強(qiáng)信息化建設(shè)，以最全面準(zhǔn)確的住房保障檔案資料來服務(wù)于保障對象，并且更有助于社會保障工作的及時有效的進(jìn)行。很多地區(qū)與部門已經(jīng)認(rèn)識到現(xiàn)今社會保障工作中存在的問題，并針對這一系列的問題進(jìn)行探究方法，得出利用住房保障檔案管理有效補(bǔ)充社會保障工作的方案探究。

參考文獻(xiàn)

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[2]湯玲霞.申請經(jīng)濟(jì)房 檔案來幫忙[J].檔案與建設(shè)，2011（10）：46-52.

第3篇：檔案管理方案范文

房地產(chǎn)檔案管理主要是為了加強(qiáng)房地產(chǎn)公司文書檔案、聲像檔案資料等管理工作，要求對公司相關(guān)檔案資料進(jìn)行年度立卷，并按照類別、價值、部門等對各系統(tǒng)工作過程中形成的各種具有留存價值的檔案資料立卷歸檔。房地產(chǎn)檔案管理是在房地產(chǎn)業(yè)務(wù)中直接形成的歷史資料，規(guī)范房地產(chǎn)檔案管理工作有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1.房地產(chǎn)檔案管理的特征

房地產(chǎn)檔案管理是房地產(chǎn)公司有效開展業(yè)務(wù)活動的基礎(chǔ)建設(shè)部分，其基本特征主要表現(xiàn)在三個方面：一是檔案管理的專業(yè)性。房地產(chǎn)檔案管理是基于房地產(chǎn)專業(yè)活動產(chǎn)生的真實(shí)、具體的業(yè)務(wù)活動，房地產(chǎn)業(yè)務(wù)自身的專業(yè)性特征決定了其檔案管理有著相關(guān)聯(lián)的專業(yè)性要求與特殊規(guī)定。從一定意義上看，在房屋建設(shè)及其具體操作活動中會直接生成大量有參考價值的檔案，房地產(chǎn)活動相關(guān)聯(lián)的國家建房、集資建房，買賣、擔(dān)保、抵押等專業(yè)問題也需要管理人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識。二是檔案地域性特征明顯。作為房地產(chǎn)業(yè)的重要存檔資料（房子、土地）需要以明確的地域性加以歸檔與記錄，專業(yè)性的房地產(chǎn)檔案管理需要明確與重點(diǎn)存檔資料相關(guān)的一切歷史、現(xiàn)實(shí)信息。三是檔案管理時效性強(qiáng)。房地產(chǎn)業(yè)的政策時效性十分關(guān)鍵，對現(xiàn)實(shí)政策的關(guān)注與對歷史政策的追溯能夠幫助研究人員掌握影響房地產(chǎn)政策變化的重要信息，同時，房地產(chǎn)業(yè)自身的時效性也十分明顯，這是由房地產(chǎn)權(quán)歸屬等的動態(tài)性問題引起的。

2.我國房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理手段落后，效率不高。房地產(chǎn)檔案管理的第一步是需要對來源分散的地產(chǎn)資料進(jìn)行收集，依據(jù)公司現(xiàn)有的檔案管理制度及其具體的資料歸檔原則與分類方案進(jìn)行初步處理。而實(shí)際上目前由于各公司檔案管理制度化與定期化機(jī)制尚未形成，參與檔案收集取材的人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)等，導(dǎo)致在各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的資料收集工作難以落實(shí)到位，工作效率低下。同時，在具體進(jìn)房地產(chǎn)檔案整理工作時，由于房地產(chǎn)檔案種類眾多、文字資料篩選整理繁瑣，加上目前當(dāng)?shù)禺a(chǎn)管理中的手段較為落后，導(dǎo)致很多諸如產(chǎn)權(quán)等檔案整理相對簡單化，很多僅以平面結(jié)構(gòu)圖完成對產(chǎn)權(quán)現(xiàn)狀的描述，缺乏一定的管理科學(xué)性。

2.2檔案信息化管理程度較低。房地產(chǎn)檔案管理也應(yīng)該在新的歷史時期，體現(xiàn)出時展的特性，隨房地產(chǎn)檔案資料的不斷增加，原有的檔案管理越來越難以滿足信息化時代的需求。房地產(chǎn)檔案能夠及時呈現(xiàn)出與某項(xiàng)房地產(chǎn)活動相關(guān)的位置、時間、結(jié)構(gòu)、面積、價格等信息資料，作為服務(wù)廣大社會公眾的信息傳達(dá)工具，房地產(chǎn)檔案管理的信息化程度應(yīng)該得到提高。當(dāng)前房地產(chǎn)檔案管理過程并不規(guī)范，不少業(yè)務(wù)部門不能按時歸檔相關(guān)信息資料，或者在實(shí)際操作中缺乏檔案管理意識，導(dǎo)致很多與房屋相關(guān)的統(tǒng)計報表、影像資料、分布平面圖等與實(shí)際房屋情況不相一致，大大降低了檔案本身的價值參考性。另外，由于受具體實(shí)施人員的業(yè)務(wù)水平限制，檔案管理雖能勉強(qiáng)滿足一些查檔與咨詢需求，但是其檔案查詢完整性、查詢效率與質(zhì)量都難以保證。

3.提升房地產(chǎn)檔案管理成效的對策

3.1加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理效率。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)需要不斷提升，伴隨著房地產(chǎn)檔案管理的專業(yè)性程度的不斷提升，房地產(chǎn)檔案管理更加迫切的需要實(shí)現(xiàn)管理的專業(yè)化，這就要求檔案管理人員除了具備一定的檔案管理知識，同時也應(yīng)該熟悉與掌握房地產(chǎn)相關(guān)知識。房地產(chǎn)部門建立數(shù)字化檔案與網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫等發(fā)展趨勢都需要更專業(yè)的管理人才，在建立起集中的檔案管理體制之后，需要房地產(chǎn)檔案管理人員以專業(yè)能力對資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)預(yù)測與研究分析，提升房地產(chǎn)檔案管理價值。公司在人才招聘環(huán)節(jié)要注重對檔案、房地產(chǎn)雙專業(yè)人才的引進(jìn)，并能夠?qū)Ρ締挝粌?nèi)部的檔案管理人員進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，幫助他們更好的適應(yīng)新時代檔案管理工作要求，不斷提升檔案管理的有效性。

3.2完善檔案制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。長期以來，房地產(chǎn)檔案管理工作缺乏大膽的創(chuàng)新與超前發(fā)展意識，檔案管理工作內(nèi)容與范圍都受到一定程度的局限。加強(qiáng)對房地產(chǎn)檔案共作的統(tǒng)一化管理，能夠解決長期存在的管理不規(guī)范、不系統(tǒng)的制度性問題。同時，構(gòu)建房地產(chǎn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化也是十分重要的改革措施，在做好相關(guān)的檔案資料紙質(zhì)化保存之外，更需要依據(jù)效益與效率的主張，將數(shù)字化檔案管理納入房地產(chǎn)檔案管理活動中。房地產(chǎn)檔案數(shù)字化需要以一定的房地產(chǎn)業(yè)務(wù)規(guī)則為基礎(chǔ)，建立較為完整的產(chǎn)權(quán)認(rèn)證體系，實(shí)現(xiàn)對房地產(chǎn)管理的數(shù)據(jù)、檔案等的一體化存儲與應(yīng)用模式。為了區(qū)別于靜態(tài)的檔案管理過程，房地產(chǎn)檔案管理應(yīng)該構(gòu)建一個面向業(yè)務(wù)的動態(tài)更新機(jī)制，并根據(jù)數(shù)字化建檔規(guī)格進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。房地產(chǎn)檔案管理要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，在注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的同時，也要積極鼓勵與開發(fā)先進(jìn)的管理工具作為發(fā)展手段，以主動性的姿態(tài)探索房地產(chǎn)檔案管理新方法。

4.小結(jié)

房地產(chǎn)檔案管理工作需要依據(jù)時代的發(fā)展需求進(jìn)行一定程度的變革，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與專業(yè)人才的培養(yǎng)，以規(guī)范化的管理機(jī)制提升房地產(chǎn)檔案管理工作的有效性。

參考文獻(xiàn)：

[1]王潔.房地產(chǎn)檔案管理與利用研究[J].工程與建設(shè)，2010（1）

第4篇：檔案管理方案范文

一、衛(wèi)生防疫一務(wù)檔案兩級管理的原則

防疫業(yè)務(wù)檔案兩級管理是指在衛(wèi)生防疫站檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將防疫業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案實(shí)行分別站級、科級兩級管理。其內(nèi)容有以下四個方面：

1將衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案納入站檔案工作管理體系：同其他門類的檔案一樣，業(yè)務(wù)檔案的管理也應(yīng)在接受站檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由站檔案室負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施。

2將業(yè)務(wù)檔案分為站科兩級：對業(yè)務(wù)活動中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案分別為站級業(yè)務(wù)檔案和科級業(yè)務(wù)檔案兩個層次。

3站級業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸的站級管理的業(yè)務(wù)檔案，由各科兼職檔案員負(fù)責(zé)收庥、整理、立卷，定期向站檔案室歸檔，交由站檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。

4科級業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸為科級管理的業(yè)務(wù)檔案，交科保存，由各科兼積檔案員負(fù)責(zé)收庥、整理、立卷，并負(fù)責(zé)保管和提供利用。二、站科兩級檔案范圍的確定

(一)站級業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍

在確定站級業(yè)務(wù)檔案的范圍時，應(yīng)本著總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的原則對檔案進(jìn)行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務(wù)工作的總體水平的材料以及在基礎(chǔ)監(jiān)督監(jiān)測上形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價值且保管期限長的材料確定為站級檔案，以確保站存業(yè)務(wù)檔案能夠全面反映和概括本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動及工作水平?？傮w來看，站級業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個方面：

1業(yè)務(wù)工作法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法的研究檔案。包括有關(guān)證書、研究報告、編制說明及驗(yàn)證報告等。

2年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學(xué)生常見病等疾病防治方案及總結(jié)、疫情流行病學(xué)分析、疫情流行趨勢預(yù)測等。

3年度或跨年度的衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測的總結(jié)分析。

4重大事故、疫情暴發(fā)、中毒調(diào)查處理的有關(guān)材料包括調(diào)查報告及現(xiàn)場調(diào)查記錄及有關(guān)的行政行政處罰材料等或年度綜合性分析總結(jié)。

5專題調(diào)查。包括調(diào)查設(shè)計、調(diào)查報告或總結(jié)，統(tǒng)計匯總等材料。

6各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計月報、年報。

7省市級以上刊物上發(fā)表的業(yè)務(wù)論文。

(二)科級業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍我國各級防疫站在日常業(yè)務(wù)活動中更大量地、更直接地是形成服務(wù)對象檔案，即在對其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏楸菊竟芾淼膯挝凰峁┑慕?jīng)常性的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測服務(wù)中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務(wù)的企業(yè)的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補(bǔ)充，因此存科保管更為便利。此外，衛(wèi)生防疫工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規(guī)律得自于長期的大量的日常性監(jiān)督監(jiān)測材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)督監(jiān)測材料不僅對當(dāng)年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發(fā)現(xiàn)和分析出疫情流行規(guī)律。因此，這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動形成的材料不能因?yàn)橛辛司C合性或總結(jié)性報告，就可以隨意處置，而應(yīng)做為科級業(yè)務(wù)檔案存科保管?？萍墭I(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個方面：

1衛(wèi)生監(jiān)督材料

(1)預(yù)防性衛(wèi)生監(jiān)督材料：包括所轄區(qū)內(nèi)或直管單位許可證審批、復(fù)驗(yàn)材料；新、改、擴(kuò)建項(xiàng)目審查材料。

(2)常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測材料：包括對所轄地區(qū)或監(jiān)測點(diǎn)或直管單位公共衛(wèi)生監(jiān)測材料，包括監(jiān)測記錄、記事，監(jiān)測小結(jié)，控制結(jié)果，監(jiān)測報告以及經(jīng)常性衛(wèi)生監(jiān)督檢查、抽查材料。

2一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調(diào)查處理材料，包括個案調(diào)查表，現(xiàn)場調(diào)查記錄(筆錄)，人員尋訪記錄，檢驗(yàn)結(jié)果及處理報告等。

3行政處罰材料，包括監(jiān)督筆錄、檢驗(yàn)報告、合議記錄、聽證記錄、處罰決定書、結(jié)案單及送達(dá)回執(zhí)等。

4各類所轄產(chǎn)品鑒定及出具證明材料；廣告登記管理材料。

5從業(yè)人員健康體檢、衛(wèi)生知識培訓(xùn)材料，包括體檢表、檢驗(yàn)單、統(tǒng)計表；培訓(xùn)計劃、教材及小結(jié)等。

6咨詢工作材料，包括咨詢登記、記錄及小結(jié)等。

7各種毒理檢驗(yàn)、化驗(yàn)材料。

三、實(shí)行兩級管理的意義

1兩級管理有利于解決檔案儲藏空間與業(yè)務(wù)檔案數(shù)量間的矛盾

我國各級防疫機(jī)構(gòu)中，檔案室檔案庫房大多狹小，根本無法容納全部的業(yè)務(wù)檔案，因此，只能將那些保存價值更大、保存期更長的檔案集中到站檔案室中，而一般性的，基礎(chǔ)性的材料只能分散在科室保存。但這種分散管理也是納入全站檔案工作統(tǒng)一布署和指導(dǎo)下進(jìn)行的。

2站級管理有利于防疫業(yè)務(wù)工作整體水平的提高

首先，站級業(yè)務(wù)檔案管理可使站檔案能夠反映業(yè)務(wù)工作全貌和工作水平，對于站領(lǐng)導(dǎo)及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據(jù)。其次，由于站級業(yè)務(wù)歸檔范圍明確將具有總結(jié)分析性、學(xué)術(shù)性的材料交站歸檔，從而要求各科業(yè)務(wù)人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)，而是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測材料上做進(jìn)一步的加工，形成分析性報告，從而促進(jìn)了業(yè)務(wù)工作的提高。第三，站檔案室人員針對業(yè)務(wù)檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務(wù)，有利于防疫機(jī)構(gòu)科研工作的開展。第四，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。

3科級管理是有利于滿足防疫業(yè)務(wù)工作日常的需要

防疫業(yè)務(wù)有延續(xù)性，在對監(jiān)測點(diǎn)、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測中，要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)督監(jiān)測檔案；特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營單位的變化，有些檔案還要不斷進(jìn)行補(bǔ)充或注銷。如直管單位許可證檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案等就屬這種情況。因此科級管理就可以及時滿足衛(wèi)生防疫的日常需要。

四、兩級管理的實(shí)施

1建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)

兩級管理是通過檔案工作網(wǎng)絡(luò)層層的管理而實(shí)現(xiàn)有序的實(shí)施。因此，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)是這產(chǎn)行衛(wèi)生防疫檔案兩級管理的組織保障。

建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)即在站一級設(shè)立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會，負(fù)責(zé)全站包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，并協(xié)調(diào)解決在實(shí)行兩級管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據(jù)站檔案管理委員對業(yè)務(wù)檔案的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，除管理站級業(yè)務(wù)檔案外，還要對科級業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。各

科設(shè)兼職檔案員，在站檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行站級業(yè)務(wù)檔案的歸檔及科級業(yè)務(wù)檔案的管理。這樣的檔案工作網(wǎng)絡(luò)使業(yè)務(wù)檔案由無序變?yōu)橛行虻墓芾怼?/p>

2建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度

對種類繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度。首先，在制定業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動，再結(jié)合衛(wèi)生部“全國衛(wèi)生防疫工作規(guī)范”關(guān)于業(yè)務(wù)活動形成材料范圍的規(guī)定，經(jīng)與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務(wù)實(shí)際的各科站級和科級業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業(yè)務(wù)檔案也要同站級業(yè)務(wù)檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確?？萍墮n案立卷的規(guī)范，但可使用不同的卷皮，以示區(qū)分；第三，嚴(yán)格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據(jù)為已有。

3加強(qiáng)對兼職檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)

各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業(yè)務(wù)，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔，就必須加強(qiáng)對他們的培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并將檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)列入兼職檔案員繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)內(nèi)容，進(jìn)行學(xué)分評定，以提高他們學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導(dǎo)科室立卷和編目。

4推行責(zé)任制，加強(qiáng)考核

第5篇：檔案管理方案范文

[關(guān)鍵詞]科技檔案；管理和利用；規(guī)范化

科技檔案是在各項(xiàng)生產(chǎn)、基建、科研設(shè)計、工程勘察和測量等科研過程中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件資料，記載了相關(guān)內(nèi)容的基本構(gòu)思方案和設(shè)計方法。其種類較多，如工程技術(shù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、測繪檔案等。它具有知識儲備功能、依據(jù)憑證功能，情報功能、促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和提高效益功能?？萍紮n案的有效管理和設(shè)計方案、實(shí)驗(yàn)開發(fā)及項(xiàng)目研究之間存在一定的聯(lián)系，其管理內(nèi)容具有多樣性，在實(shí)踐中必須以科學(xué)技術(shù)為依托，重視科學(xué)信息技術(shù)的利用，達(dá)到提升檔案管理與有效利用之目的。

一、科技檔案的特點(diǎn)與重要性

科技檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、種類多樣、成套性、現(xiàn)實(shí)性的特點(diǎn)。首先，不同專業(yè)形成的科技檔案管理體制、整理分類各不相同；其次，專業(yè)門類繁多、類型復(fù)雜，多樣化特點(diǎn)鮮明；第三，科技檔案圍繞一個科研項(xiàng)目進(jìn)行，有規(guī)律地形成一系列成套的相關(guān)科技文件資料；最后，科技檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，它記錄和反映著科技、生產(chǎn)、建設(shè)等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。

在生產(chǎn)領(lǐng)域、科學(xué)研究、工程設(shè)計、基礎(chǔ)建設(shè)、或企業(yè)管理中，科技檔案在整個檔案中所占的比例顯著增加，在科學(xué)管理中所處的地位也越顯重要。它是科技發(fā)展的催化劑，是知識形態(tài)的生產(chǎn)力，同時它也是一個單位實(shí)力的重要組成部分，是項(xiàng)目成功的金橋。

二、科技檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容分析

根據(jù)科技檔案管理的特點(diǎn)，在實(shí)踐中必須明確任務(wù)要求，從科技檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容著手進(jìn)行分析。

1.建檔管理規(guī)范化

科技文件材料歸檔管理對提升管理的有效性至關(guān)重要。由于材料自身的形成規(guī)律各不相同，為了達(dá)到有效管理，必須按照科技材料的形成過程、積累量和信息資源的開發(fā)條件對其進(jìn)行規(guī)范化管理[1]。

2.科技檔案信息資源的應(yīng)用

不同的歸屬部門間涉及到不同的管理內(nèi)容，必須保證信息資源的內(nèi)容面向社會和大眾，所有的服務(wù)方式都必須重視科技檔案的開發(fā)和利用建設(shè)。根據(jù)實(shí)際情況，積極為利用者提供信息資源，并做到及時發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)問題，進(jìn)而達(dá)到檔案管理的規(guī)范化[2]。

3.管理崗位與制度規(guī)范化

科技檔案管理除了包括常規(guī)性信息資源管理外，檔案管理崗位必須明確，只有責(zé)任落實(shí)到人，才能做好管理。不同單位受自身發(fā)展因素和外部因素的雙重影響，頻繁的對人事進(jìn)行調(diào)整，有些科研項(xiàng)目資料收集了一半，換了人員，前后若銜接不暢，則容易造成資料缺損。又比如在進(jìn)行電子化檔案管理過程中，人員操作不規(guī)范，信息錄入不全面，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也沒有校對，則又會使科技文件資料出錯。為了提升管理的有效性，必須遵循在規(guī)范化的發(fā)展理念，提供內(nèi)容真實(shí)、詳盡的科技成果材料，從而推動科技成果轉(zhuǎn)化。

二、科技檔案的管理方式及利用服務(wù)

規(guī)范的管理目的在于更好地提供利用服務(wù)。重視科技檔案管理，加強(qiáng)利用服務(wù)，從而促進(jìn)科技生產(chǎn)活動。

1.加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)

科技檔案業(yè)務(wù)建設(shè)是根本，檔案開發(fā)利用的效果直接反映了檔案資源規(guī)范化管理的水平。要從管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和歸檔等方面，針對基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)的重要性，要求相關(guān)工作人員做好日常管理工作，禁止出現(xiàn)內(nèi)容單一、管理不規(guī)范的情況，要不斷豐富館藏，擴(kuò)大進(jìn)館檔案范圍，并保證檔案材料的齊全、準(zhǔn)確和完整[3]。

2.提升管理人員的素質(zhì)

科技檔案管理現(xiàn)代化是規(guī)范化管理的前提，管理人員應(yīng)接受專業(yè)的培訓(xùn)后再上崗。在當(dāng)前管理實(shí)踐中，有些管理人員對檔案管理的規(guī)范制度欠缺了解，有些科研人員對檔案意識淡薄，資料保存不全?；蛘咧恢匾暱蒲谢顒拥倪^程和科技成果的鑒定與報獎，而忽視科技文件材料的保存和積累，為了減少此方面的不良影響，要求檔案管理人員必須靈活應(yīng)用現(xiàn)代管理學(xué)方面的知識，在最短的時間內(nèi)，優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)和能力水平。同時要積極學(xué)習(xí)計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將電子化、網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)代辦公技術(shù)和檔案管理結(jié)合起來，進(jìn)而達(dá)到優(yōu)化管理形式的目的。

3.創(chuàng)新服務(wù)方式

科技檔案管理也需要不斷創(chuàng)新，與時俱進(jìn)，提供服務(wù)利用更要充分體現(xiàn)以人為本、以最大化利用為目的，利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立檔案管理中心，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、實(shí)現(xiàn)無紙化科技檔案管理，可設(shè)置專業(yè)的控制中心，并將全部的電子檔案集中納入電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，通過電子檔案數(shù)據(jù)中心對其進(jìn)行分類處理，進(jìn)一步提高科技檔案管理效率和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享?？筛鶕?jù)實(shí)際情況，設(shè)計信息訪問權(quán)限，設(shè)置免費(fèi)電子文件的查找形式。該方式不僅能為相關(guān)科技人員提供豐富的在線資源，同時提升了單位時間內(nèi)利用效率。通過可實(shí)行的在線服務(wù)方式來提高檔案資源的利用服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源管理上的創(chuàng)新，并不斷擴(kuò)展應(yīng)用領(lǐng)域，把科技檔案管理工作提高到一個新的層次。

4.擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域中有關(guān)鍵性的作用，包括工作、學(xué)習(xí)和生活中，檔案管理最大的作用是為人所用，因此在實(shí)踐中必須不斷擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域?？萍嫉姆桨腹芾硪呀?jīng)逐漸滲透到各個領(lǐng)域，在社會中的作用也越來越明顯。如果仍然采用原有的單一性的管理模式，會在很多程度上限制各個服務(wù)領(lǐng)域的發(fā)展需要。在知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展背景下，為了實(shí)現(xiàn)信息化管理，必須建立實(shí)體管理中心，將檔案管理落到實(shí)處，使檔案管理更好的面向社會服務(wù)。

結(jié)束語

科技檔案管理正逐漸滲透到各個領(lǐng)域，為了突出其本質(zhì)作用，在實(shí)踐中根據(jù)其發(fā)展情況，對資源進(jìn)行有效的利用和分析。在信息化技術(shù)的影響下，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新是擺在檔案管理人員面前的重要難題，必須發(fā)揮檔案管理的功能，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)而推動科技檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。建立規(guī)范的科技檔案管理流程，為后續(xù)管理保留較大的空間，檔案工作人員要立足于實(shí)踐，從現(xiàn)有的發(fā)展趨勢入手，不斷突破，不斷擴(kuò)展科技檔案的應(yīng)用范圍，充分利用檔案信息的指導(dǎo)性作用，讓大家及時了解動態(tài)進(jìn)展?？萍紮n案的有效管理與利用，將對社會發(fā)展起到推動化作用。

參考文獻(xiàn)

[1]汪志遠(yuǎn).淺談科技查新檔案的管理與利用[J].青春歲月，2012（2）：255-256.

第6篇：檔案管理方案范文

【關(guān)鍵詞】在建水利工程；檔案管理；管理方法與措施

在建水利工程檔案，就是指水利工程在建設(shè)中直到驗(yàn)收前，所形成的以及應(yīng)當(dāng)歸檔進(jìn)行保存的文件，文件的內(nèi)容包括了文字，圖表，圖紙，聲音影像，計算材料等其他形式和載體的歷史記錄，涉及到的過程包括項(xiàng)目提出，工程研究，工程設(shè)計，方案決策，招標(biāo)，施工，質(zhì)檢與建立等日常工作活動。

1 在建水利工程檔案的內(nèi)容

1.1 工程前期的檔案

工程前期的一些工作材料，其中包括了可行性的研究報告，水文水利的分析報告，環(huán)境評估報告，當(dāng)?shù)氐纳鐣?jīng)濟(jì)與社會效益的調(diào)查報告，設(shè)計委托書，工程設(shè)計圖紙以及審批記錄等相關(guān)文件。

1.2 工程報批的檔案

工程報批的一些工作材料，其中包括了基礎(chǔ)建設(shè)的請示文件，計委與主管部門以及流域機(jī)構(gòu)的批件，建設(shè)用地的批件，經(jīng)批準(zhǔn)的移民方案等相關(guān)文件。

1.3 工程施工的檔案

工程施工的一些工作材料，其中包括了開工報告，施工合同，施工圖紙，設(shè)計變更的文件與圖紙，建筑材料的化驗(yàn)單與試驗(yàn)報告，機(jī)電設(shè)備的合格證，施工記錄，質(zhì)量檢查報告，事故等級評定與處理記錄，施工單位與技術(shù)人員的資質(zhì)證明的復(fù)印件，以及監(jiān)管人員對各個施工階段做出的結(jié)論報告等。

1.4 竣工驗(yàn)收的檔案

竣工驗(yàn)收期的一些工作材料，其中包括了單項(xiàng)工程的驗(yàn)收報告，整體工程的驗(yàn)收報告，以及驗(yàn)收會議的原始記錄等。

2 在建水利工程檔案的特點(diǎn)

2.1 法制性

根據(jù)國家頒布的相關(guān)法律文件，對在建水利工程檔案的建立工作作出了嚴(yán)格的規(guī)定，以此來保障工程建設(shè)的質(zhì)量。因此，其第一個特點(diǎn)就是法制性。相關(guān)法律文件，使在建水利工程的檔案管理具有了完整的法律關(guān)系，也就是說，按照要求進(jìn)行工程檔案的建立工作，是在履行法律，一旦違背規(guī)定進(jìn)行操作，就是違法行為。而且，工程的檔案材料需要按照法律的要求進(jìn)行整理，對收入的一些批準(zhǔn)性文件，許可證書以及工程的施工圖紙，都要經(jīng)過有關(guān)政府部門批準(zhǔn)或者資質(zhì)鑒定部門的認(rèn)可，否則不予收入檔案，以此來彰顯工程項(xiàng)目的合法性。

2.2 同步性

對于在建的水利工程項(xiàng)目，在立項(xiàng)階段，就要進(jìn)行相關(guān)材料的收集與整理，制定成檔案要求的格式；然后在現(xiàn)場勘測，設(shè)計施工，監(jiān)察管理等這些合同的簽訂的時候，要對水利工程檔案的質(zhì)量，份數(shù)以及移交事項(xiàng)做出明確的要求；而且在對工程進(jìn)度與工程質(zhì)量進(jìn)行檢查的時候，要對檔案材料的收集與整理工作進(jìn)行同時檢查。這樣可以保證在建水利工程檔案反映工程進(jìn)展的全過程。

2.3 實(shí)用性

在建水利工程檔案，是具有實(shí)用性的檔案材料，在工程的建設(shè)時期，它可以作為施工單位的施工依據(jù)，而在工程驗(yàn)收時期，它又可以作為驗(yàn)收依據(jù)，并且在工程建設(shè)完成后，投入使用的時候如果出現(xiàn)了問題，又可以作為維修與養(yǎng)護(hù)的依據(jù)。所以，在建水利工程檔案是最具實(shí)用性的歷史材料。

2.4 成套性

由于水利工程是一個很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所以對應(yīng)的檔案也自然由若干個單項(xiàng)工程的檔案組合而成，形成的檔案具有成套性，每個單項(xiàng)工程的檔案都是不可或缺的。

3 在建水利工程檔案管理方法與措施

3.1 提高認(rèn)識

要提高檔案管理工作者的思想覺悟，讓其明白檔案管理的重要意義。促使其在日后的工作中認(rèn)真積極，盡量不出現(xiàn)差錯。并且嚴(yán)格落實(shí)《檔案法》與《水利基本建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案資料管理規(guī)定》中的相關(guān)內(nèi)容。

3.2 檔案材料收集

進(jìn)行檔案管理，首先要加強(qiáng)檔案材料的收集工作。首先是工程的前期，檔案的管理部門應(yīng)主動參與到和其他部門的溝通交流中去，并且去得到這些部門中人員的支持與幫助，及時的了解他們的工作動態(tài)，然后將一些批件與資料及時的收錄到檔案中去。其次是在工程的施工階段，檔案管理部門要主動和施工單位取得聯(lián)系，然后將檔案材料的整理要求告知這些工作單位的人員，促使其將施工環(huán)節(jié)中的檔案資料整理齊全，方便在日后進(jìn)行檔案交接的時候不出現(xiàn)差錯。最后是在驗(yàn)收階段，檔案管理部門需要指派專人參與到驗(yàn)收與交接的工作中去，并且在現(xiàn)場對移交的檔案資料進(jìn)行仔細(xì)審查，認(rèn)真核對，來實(shí)現(xiàn)水利工程建設(shè)與水利工程檔案同時驗(yàn)收，如果任何一方出現(xiàn)了問題，都不予決算。

3.3 檔案材料整理

因?yàn)樗こ痰慕ㄔO(shè)周期較長，涉及的方面較廣，參加建設(shè)的施工單位多，建設(shè)的項(xiàng)目也錯綜復(fù)雜，所以在建設(shè)中形成的檔案一定很多。雖然上文中所說的檔案材料收集工作可以在一定程度上減輕檔案材料的整理工作，但是實(shí)際操作起來，仍是很繁瑣的。比如在檔案材料整理工作中第一個會遇到的就是分類組卷的問題，目前大多數(shù)檔案管理部門都是采用按照單項(xiàng)工程項(xiàng)目來進(jìn)行分類，例如對在建的水利樞紐工程進(jìn)行檔案整理，可以分成大壩，溢洪道，輸水洞，電站和船閘等幾大類。而在此之下，又可以按照專業(yè)不同設(shè)置不同小類。分類的編號使用工程代號與阿拉伯?dāng)?shù)字相互混合的編碼方式。這樣可以保證檔案材料的完整性，而且管理起來簡單，查閱起來還方便。其中，針對工程前期的檔案，尤其是一些報批文件，可以使文字材料在前，圖紙材料在后，同時正式批件在前，請示報告在后的順序進(jìn)行整理排列。而對施工階段與驗(yàn)收階段的檔案，按照工程的程序與專業(yè)進(jìn)行排列，要保證檔案資料之間的聯(lián)系性，前后的關(guān)系不要弄混，然后裝訂成冊，形成規(guī)范的工程檔案。

3.4 制定檔案管理制度

需要檔案管理部門，依照相關(guān)的法律和政令，建立健全的規(guī)章制度，以此來規(guī)范檔案管理工作。規(guī)章制度涉及的范圍應(yīng)當(dāng)包括：檔案的收集與整理制度，檔案的管理制度，檔案的借閱制度，檔案的保管與保密制度，檔案員的崗位責(zé)任制度等。

3.5 管理人員的培訓(xùn)

需要各級的水利部門經(jīng)常對水利工程檔案進(jìn)行檢查與指導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)與體制，實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。而且要定期開辦水利工程檔案培訓(xùn)班，采用不同的培訓(xùn)形式，來提高檔案管理人員的專業(yè)知識以及檔案管理法規(guī)的理解，提升檔案管理人員的工作的素質(zhì)與水平。

3.6 基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

在建水利工程檔案的重要性與其他檔案一樣重要，同樣需要投入資金進(jìn)行一些基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，比如建設(shè)專用的檔案室，購買專用的檔案柜與檔案盒，以此來為檔案工作者提供檔案管理的工作條件，促使其更好的完成工作。

參考文獻(xiàn)

[1]王秀芳.李春英.王維蘭.淺談水利工程檔案的管理[J].治黃科技信息.2008(01)

[2]郝章飛.淺談如何加強(qiáng)水利工程檔案文件的歸檔整理工作[J].內(nèi)蒙古水利.2008(03)

[3]曹良珍.論水利工程檔案管理現(xiàn)狀與對策[J].浙江萬里學(xué)院學(xué)報.2008(04)

第7篇：檔案管理方案范文

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案；有效管理；意義；方法

水資源作為一種清潔能源，在目前被廣泛地使用，水利工程的建設(shè)也成為常見事項(xiàng)。而水利工程檔案的管理也越發(fā)的受到關(guān)注和重視，水利工程檔案的有效管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，對水利工程的質(zhì)量檢測和建設(shè)有著嚴(yán)重的影響，成為了一項(xiàng)重要的工作。

一、有效管理水利檔案的意義

1.有效管理

“有效管理”是經(jīng)濟(jì)學(xué)中一個理論，是現(xiàn)代企業(yè)普遍采用的管理方式，以及追求的目標(biāo)。有效的管理是指企業(yè)通過分層管理，把管理融入日常的工作之中，并且，對企業(yè)實(shí)施全方位的管理。有效管理遵循注重成果，把握整體，利用優(yōu)點(diǎn)，相互信任，正面思維這六個基本原則，并以此為指導(dǎo)方案，進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)管理的優(yōu)化。

在水利檔案管理的過程中，水利檔案的有效管理則是指對水利檔案進(jìn)行全方位的管理，根據(jù)其特點(diǎn)和大體的分類進(jìn)行整理，把管理細(xì)致化、全面化，以改變傳統(tǒng)的對水利檔案不重視的現(xiàn)象。并通過對水利檔案的有效管理，最大化地實(shí)現(xiàn)水利檔案的真正價值。

2.意義

水利工程檔案的有效管理，對于整個水利工程的建設(shè)和管理都具有重要的意義。

2.1水利工程檔案的特點(diǎn)

第一，水利工程檔案和其他檔案相同，具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點(diǎn)，并且，由于水利工程本身的復(fù)雜性和綜合性，對其周邊的生態(tài)環(huán)境、農(nóng)業(yè)發(fā)展、工業(yè)發(fā)展都都有很廣泛的影響，因此，水利工程檔案也具有多元性和綜合性的特點(diǎn)。

第二，水利工程檔案是對水利工程從施工前期的準(zhǔn)備，到施工過程中的細(xì)節(jié)，以及施工完成后的質(zhì)量鑒定的一個完整的記錄。而工程效益的不同、環(huán)境因素的變換等客觀條件則影響著過程施工過程的整體進(jìn)度，一般而言，普通的江河護(hù)坡工程、小型閘電站新建及改建、鎮(zhèn)村組河道疏浚等小型工程，只需要幾個月或者更短的時間，但是，假如遇到大型的河道工程、水庫等的建設(shè)，就需要數(shù)年，甚至更長的時間才能完成，例如我國的三峽水電站的建設(shè)。而根據(jù)水利工程建設(shè)的周期的制約，使得水利工程檔案形成的周期性差異較大。

2.2水利工程檔案的作用

水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理工作中的重要組成部分，他完整、真實(shí)的記錄了水利工程的建設(shè)情況、工程質(zhì)量，為工程后期的建設(shè)具有服務(wù)性和參考性。不僅對已建成的水利工程有著重要的影響，并且，對于后來的水利工程建設(shè)也有著指導(dǎo)意義。

第一，水利工程檔案是全面鑒定水利工程質(zhì)量，查明事故出現(xiàn)原因的依據(jù)。

水利工程檔案對于整個水利工程的建設(shè)情況都有著詳細(xì)的記錄，從整個工程施工前期的準(zhǔn)備，到最后工程完工都全面記錄其中。在進(jìn)行水利工程的質(zhì)量鑒定過程中，通過這些檔案就可以得到比較全面的、詳細(xì)的資料，成為了全面鑒定水利工程質(zhì)量的依據(jù)。

并且，當(dāng)工程出現(xiàn)問題時，觀測漏洞出現(xiàn)的地方，再根據(jù)水利工程檔案所記錄在冊的，便能夠比較容易的查明事故出現(xiàn)的原因。

第二，水利工程檔案為后人改建、擴(kuò)建或者維修提供了完備的資料。

水利工程在使用的過程中，難免會出現(xiàn)一定的問題或者漏洞，或者由于周圍客觀環(huán)境的改變，而面臨著改建或擴(kuò)建的問題。這些問題的解決直接關(guān)系到水利工程的使用問題和效益問題。有了詳細(xì)的、完備的水利工程檔案，這些問題便可以得到很好的解決。

有了水利工程檔案作為指導(dǎo)，過程后期的維修、改建或者擴(kuò)建都可以在此基礎(chǔ)上比較輕松的完成。

第三，水利工程檔案對水利單位日常的工作考查中起著參考作用。

在水利單位內(nèi)部的質(zhì)量審核或者是外審中，便可以通過對水利工程檔案的查看，清楚地了解到水利單位的工作程序和建設(shè)是否合格。并且，水利單位也可以以水利工程檔案為參考資料和依據(jù)，擬定計劃、總結(jié)工作、設(shè)計水利工程。

水利工程檔案看似對水利工程建設(shè)沒有多大的關(guān)系，但是實(shí)際上卻對整個水利工程系統(tǒng)有著深刻的影響。過去人們對水利檔案資料的管理不甚重視，甚至經(jīng)常被忽略，導(dǎo)致很多原始的檔案出現(xiàn)了破舊、泛黃等問題。如今，人們逐漸認(rèn)識到水利工程檔案的重要性，開始注重對水利工程檔案的管理。

二、有效管理水利檔案的方法

實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的有效管理，對水利工程的整體建設(shè)和管理都有著重要意義，因此，對水利工程檔案應(yīng)當(dāng)有著一套詳細(xì)具體的措施。

1.水利工程檔案管理存在的問題

1.1目前很多水利單位的水利工程檔案管理存在著很多弊端，首先就是水利工程檔案的管理責(zé)任制不明確，沒有確切的說明是由哪些人來具體的負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理。這就容易導(dǎo)致水利工程檔案管理出現(xiàn)問題和漏洞，因?yàn)?，員工不明確自己的具體職責(zé)，并且，即使檔案管理出現(xiàn)了問題，也很難找到直接的負(fù)責(zé)人。所以，水利工程檔案的管理很容易就出現(xiàn)管理不善等問題。

1.2.水利工程檔案多以紙質(zhì)檔案為主，經(jīng)過長時間的保存后，容易出現(xiàn)各種各樣的問題。

現(xiàn)階段的水利工程檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，但是這就存在一個很大的弊端。紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)為主，這樣的話，在長期的保存過程中，就容易出現(xiàn)磨損、缺漏、紙質(zhì)破壞或者泛黃等各種問題。導(dǎo)致檔案失去其原本的意義和價值。

1.3.水利工程檔案管理水平普遍低下，管理手段落后。

目前我國的水利工程檔案管理普遍采用人工管理，并且是在水利工程建設(shè)完成以后，對形成的紙質(zhì)檔案進(jìn)行人工的分類和整理，在這一過程中，自身就很容易出現(xiàn)問題，對水利工程檔案造成一定損壞。

2.水利工程檔案管理的方法

現(xiàn)階段水利工程檔案管理的各種弊端的存在，導(dǎo)致了水利工程檔案的管理難以實(shí)現(xiàn)有效化，也導(dǎo)致了水利工程檔案的作用和價值難以真正的發(fā)揮。因?yàn)?，想要?shí)現(xiàn)有效的水利工程檔案的管理，首先就得解決目前水利工程檔案管理過程中所存在的問題，在此基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的有效管理。

2.1明確水利工程檔案管理的責(zé)任制，分工負(fù)責(zé)。

各個水利單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，明確水利工程檔案的管理責(zé)任制。并且，大型的，有條件的水利單位最好派遣專業(yè)的人員單獨(dú)負(fù)責(zé)水利工程檔案的管理，管理人員與其他人員各司其職，分工合作。

這樣確定水利工程檔案管理的責(zé)任制，不僅方便與檔案的管理，并且，如果檔案出現(xiàn)了問題，那么也可以直接找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。有了責(zé)任風(fēng)險，負(fù)責(zé)檔案管理的人員也會更加的盡心盡力做到有效管理，這樣就減少了水利工程檔案在管理過程中因?yàn)楣芾聿簧贫霈F(xiàn)的問題。

2.2進(jìn)一步推動實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的電子化。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案最大的不便便是保存不易的問題，因?yàn)榧堎|(zhì)的檔案容易出現(xiàn)紙張損壞、泛黃、紙質(zhì)粉化等問題，這些問題都會直接導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的損壞，并且導(dǎo)致檔案價值和作用的減少。所以，推動水利工程檔案的電子化是一件很重要的事情。

實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的電子化不僅在整理檔案時少了很多問題，而且，電子檔案可以更長久的保存，不用擔(dān)心會出現(xiàn)紙質(zhì)損壞、泛黃等問題損壞檔案的價值和作用。并且，電子檔案保存更方便，查閱時也相對更簡單容易點(diǎn)。

2.3提高管理水平，及時做好檔案整理收集工作。

針對現(xiàn)階段我國水利工程檔案管理水平低下的問題，提高管理水平是實(shí)現(xiàn)有效管理水利工程檔案的重要途徑和方法。

由于水利工程檔案的各種特點(diǎn)，導(dǎo)致了水利工程檔案的收集難、歸檔難等問題，要實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的有效管理，就得解決目前檔案管理所存在的問題。

針對水利工程檔案收集難的問題，在對不同的工程建設(shè)時，采取不同的收集方式。對于過程周期短的，形成檔案材料快的工程，采取追蹤收集的方式，及時收集過程信息，這樣才能保證檔案資料的齊全。而對于過程建設(shè)周期長的則采用分階段收集的方式，并且在此期間也要加強(qiáng)檔案的催收，這樣，才能避免原始材料的損失。

提高水利工程檔案的管理水平是在原本的落后的管理水平上，加以改進(jìn)。傳統(tǒng)的，在保存電子檔的水利工程檔案的同時，還會存以紙質(zhì)的檔案作為備份，這樣，就會造成一定程度上的資源的浪費(fèi)。針對這一點(diǎn)，我們在進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)水利工程檔案電子化的同時，可以減少對紙質(zhì)檔案的采用，備份的也采取電子檔的形式。

在改進(jìn)了傳統(tǒng)水利工程檔案管理的弊端和問題的基礎(chǔ)上，便進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了檔案的有效管理。

實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的有效管理，對于今天的水利工程建設(shè)具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義，不僅能夠幫助鑒定水利工程的質(zhì)量，也對其后期的維修、改建、擴(kuò)建有著指導(dǎo)意義，成為了現(xiàn)代水利工程建設(shè)中不可忽視的一部分。

參考文獻(xiàn)：

[1]李艷君，水利檔案工作重要性及對策探討[J]，黑龍江史志，2013-05-08

第8篇：檔案管理方案范文

一、文書檔案管理工作現(xiàn)存的問題

（一）文書工作與檔案管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。文書檔案管理工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容。文書管理工作與檔案管理工作雖然有著密切的聯(lián)系，但是兩者之間存在著一定的區(qū)別，有統(tǒng)一性也有獨(dú)立性。在工作的銜接上兩者配合形成一個管理體系。但是很多工作單位都存在著文書管理工作和檔案管理工作之間的脫節(jié)情況。目前的情況是，文書檔案管理人員的檔案意識相對薄弱，而檔案管理人員對于文書管理工作的涉及又很少。這就導(dǎo)致了文書管理工作和檔案管理工作出現(xiàn)了脫節(jié)，從而造成了一些文書方案的遺漏和文種使用不規(guī)范的現(xiàn)象。這對文書檔案管理部門后續(xù)工作的展開有著很大的隱患。

（二）各部門不配合文書檔案管理工作。在很多工作單位中都有著其他部門不配合文書檔案管理部門的工作的現(xiàn)象。這方面也制約著文書檔案管理工作的開展，文書檔案的歸檔需要收集整理各個部門的文件和資料。但是有些部門為了以后方便查找資料，圖自己方便不愿將自己部門的資料交給文書檔案管理部門歸檔統(tǒng)一管理。這一問題在文書檔案管理工作中普遍地存在。

（三）領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理部門的重視不夠。文書檔案管理工作在各個工作單位中屬于特別冷門的部門，不受單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。一些領(lǐng)導(dǎo)雖然明白文書檔案管理工作有著一定的重要性，但是并沒有過多地去關(guān)注文書檔案管理工作的內(nèi)容和管理的情況。在日常工作當(dāng)中，只要求員工把文書檔案資料收好即可，并沒有過多地給予意見和肯定，導(dǎo)致文書檔案管理人員工作的熱情不高，舊的文書檔案管理模式停滯不前，也沒有對文書檔案管理的模式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。

二、文書檔案管理工作改進(jìn)的方法

（一）做好文書管理工作和檔案管理工作的銜接。所謂的檔案其實(shí)就是日常工作中，工作人員及領(lǐng)導(dǎo)要處理的文件。這些文件質(zhì)量的優(yōu)劣對于工作單位的檔案管理有著重要的影響。要想做好文書檔案管理工作必須要把文書管理工作和檔案管理的銜接工作做好。想要將兩者有效地連接，首先文書管理工作人員要有較強(qiáng)的檔案保護(hù)意識，并且要做好文書資料的立卷歸檔。其次是在處理文件時，要時刻記著文書管理和檔案管理的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)兩者的一體化。當(dāng)文書管理工作人員把文書工作做好，檔案管理的工作才可以順利地展開。

（二）各個部門配合文書檔案管理工作。加強(qiáng)文書檔案管理工作需要各部門的配合。所以在日常工作中，其它部門要配合文書檔案管理部門，及時將文件資料等交給文書檔案管理部門統(tǒng)一歸檔管理。

（三）領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視。在一定程度上來講，一個部門的工作態(tài)度和工作熱情，取決于領(lǐng)導(dǎo)對這個部門的重視程度。所以說想要改進(jìn)文書檔案管理工作中存在的問題，完善文書檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對文書檔案管理工作重視起來，對其存在的問題提出意見并找到解決辦法。通過更為智能化和科學(xué)化的方式來管理文書和檔案。當(dāng)然，文書檔案管理工作是否能正常而有效地運(yùn)行，還需要通過員工自己的努力使領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理部門重視起來。

除了領(lǐng)導(dǎo)的重視外，文書檔案管理工作人員自己也要對工作重視起來，對于檔案的借出與歸檔制定一個清晰明了的流程（如圖1），所有的工作人員按照這個流程借出和歸還檔案。

第9篇：檔案管理方案范文

    【論文摘 要】目前,計算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失,而計算機(jī)辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運(yùn)用。辦公自動化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立,這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷,避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊,計算機(jī)自身也存在著一些缺陷,導(dǎo)致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端,針對這個問題,企業(yè)在運(yùn)用此技術(shù)時一點(diǎn)要做好風(fēng)險的防范措施,力求使風(fēng)險降到最低?；诖?本文主要對電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法進(jìn)行了探討。

    目前,人們生活中一個非常重要的,必須的工具的就是電子計算機(jī),其具有多種多樣的功能,這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革,使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代,最新的檔案方式就是電子信息檔案,它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看,電子信息檔案并不全是優(yōu)化,它也有自己的不足,比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比,具有更大的風(fēng)險性,如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施,那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜,所以,企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性,積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施,以使信息資源更加安全。

    一、避免風(fēng)險的措施

    提前預(yù)防,在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)的時候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險最有效的方式,也是最經(jīng)濟(jì)的方式,對于電子檔案來說,應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實(shí)施控制管理,來保證內(nèi)部信息的安全可靠,主要措施有:

    1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計算機(jī)在工作過程中要同時結(jié)合多種措施,而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù),新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼,這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式,在對電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后,要積極的訓(xùn)練一些計算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制,避免信息資源被一些外界因素干擾。

    2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進(jìn)行預(yù)防,也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度,例如:可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控,而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

    3.及時消除風(fēng)險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性,及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的,在計算機(jī)維修期內(nèi),企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險,主動采取應(yīng)對措施。因?yàn)橛嬎銠C(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性,使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易,不過,只要及時且做到全面看待問題,那么就可以把問題解決掉。比如,對于那種對計算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說,為了應(yīng)對潛在的危險,那么采取一定的措施是非常必要的。

    4.及時進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險電子信息檔案的因素,其中一個很重要的措施就是安全防護(hù),其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞,保證信息的安全可靠。

    二、緩解風(fēng)險的措施

    電子信息檔案在遭到外界的干擾后,為了把危險降到最小,就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi),那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險得到緩解?目前,許多企業(yè)開始利用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解,電子信息檔案管理的風(fēng)險緩解就是通過制定實(shí)施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風(fēng)險的后果或影響。常見的風(fēng)險緩解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是,在進(jìn)行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險,那么不管是什么情況,企業(yè)都要積極主動的進(jìn)行及時的處理,這才是最為關(guān)鍵的。

    三、分散風(fēng)險的措施

    在電子信息檔案管理中,還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略,所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險的分散,即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方,以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低,一般而言,能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正,如:修改配置模式、購買保險、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后,我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進(jìn)行簡化,再對原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn),創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外,還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào),讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外,還要強(qiáng)調(diào)的是,外包同樣隱含著風(fēng)險,如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn),那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失,那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

    四、評估風(fēng)險的措施

    當(dāng)風(fēng)險來臨后,企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理,為了把風(fēng)險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi),還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險評估的目的是為了能夠使預(yù)防計劃更加科學(xué)合理,在對電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上,探究引起風(fēng)險的因素以及其帶來的后果。需要實(shí)施分析評估的基本內(nèi)容是:發(fā)生危險的概率,危險帶來的后果有多大,危險的成本探析,有哪些合適的控制防范辦法等等。此外,企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險觀念,積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險的預(yù)防計劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn),如果機(jī)構(gòu)中每個已被識別的弱點(diǎn)通過承認(rèn)得以控制,這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險的最大弊端在于,許多經(jīng)營管理者錯誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險性,在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案,這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說,其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作,這對于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評估中,為了確保檔案信息的安全性,檔案管理人員就必須要非常警覺,對于潛在的風(fēng)險能夠及時發(fā)現(xiàn),并把其扼殺在萌芽狀態(tài),對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取措施,力求使風(fēng)險造成的損失最小。

    簡而言之,管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時,一定要有這樣的意識,即電子文件的風(fēng)險不是主觀的,而是客觀存在的,這種風(fēng)險不是確定的,而是不確定的,而且還可能帶來很大的危險,所以一定要有對風(fēng)險的警覺度,把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重,積極制定風(fēng)險防范辦法,使電子信息檔案的管理水平得以提高,這對于有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失有重要的意義。

    參 考 文 獻(xiàn)

    [1]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險管理[J].檔案學(xué)通訊.2005(3):8~11

    [2]王兆新,裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1):36~37

    [3]鄒生.開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4):28~29