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關(guān)鍵詞: 高校圖書館 辦公室工作 準(zhǔn)確定位
圖書館是高校的文獻(xiàn)信息中心,是為教學(xué)科研服務(wù)的學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu),與師資隊(duì)伍、實(shí)驗(yàn)設(shè)備共譽(yù)為高校的三大支柱,更是同學(xué)們求學(xué)的第二課堂。把圖書館看作一個(gè)系統(tǒng),高校圖書館辦公室又在其中發(fā)揮著舉足輕重的作用,它是圖書館的行政和業(yè)務(wù)管理部門,負(fù)責(zé)全館的政策、計(jì)劃、控制、協(xié)調(diào)、公關(guān)等工作。
1.高校圖書館辦公室工作的基本內(nèi)容
1.1圍繞學(xué)院教學(xué)、科研工作,協(xié)助館長(zhǎng)搞好館藏建設(shè)、開發(fā)與利用,為讀者提供多元化服務(wù)。
1.2做好接待工作,搞好內(nèi)外溝通,掌握各種信息,收集管理好上級(jí)文件及業(yè)務(wù)檔案,為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。
1.3做好讀者咨詢工作,經(jīng)常開展問卷調(diào)查,及時(shí)了解不同讀者需求。
1.4接受和傳達(dá)上級(jí)的指令,貫徹和督促各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行,輔助館長(zhǎng)處理好圖書館內(nèi)部行政事務(wù)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展。
1.5組織和安排好全館各種會(huì)議學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)及公共活動(dòng),做好后勤保障工作。
2.高校圖書館辦公室工作的特點(diǎn)
2.1服務(wù)對(duì)象多樣
高校圖書館是為高校教學(xué)科研服務(wù)的信息中心,服務(wù)的對(duì)象是以學(xué)生、教師為主的群體。長(zhǎng)期遵循“讀者第一,服務(wù)至上”的宗旨,作為圖書館的綜合性辦事機(jī)構(gòu)的辦公室,同樣體現(xiàn)了這一宗旨,只不過服務(wù)的對(duì)象更為寬泛。圖書館服務(wù)的對(duì)象僅僅是讀者和教學(xué)科研機(jī)構(gòu),而辦公室的服務(wù)對(duì)象還包括館領(lǐng)導(dǎo)、館內(nèi)各部室、學(xué)校相關(guān)職能部門,兄弟院校,上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門,以及圖書館界相關(guān)業(yè)務(wù)單位。
2.2行政事務(wù)繁雜
隨著高校圖書館事業(yè)的不斷發(fā)展,圖書館辦公室的行政事務(wù)管理工作也由過去單一化、模式化轉(zhuǎn)向了多元化、復(fù)雜化,具有較強(qiáng)的綜合性和隨機(jī)性特點(diǎn)。它在圖書館工作中是一個(gè)綜合性機(jī)構(gòu),日常工作上到與地方圖工委、圖書館學(xué)會(huì)及兄弟館之間的聯(lián)系,下到館內(nèi)龍頭漏水的維修、庫(kù)室鑰匙的配備等,其工作內(nèi)容十分繁雜、瑣碎而具體。
2.3工作要求全面
圖書館辦公室崗位的特殊性,要求工作人員既具備從全局出發(fā)的眼光和能力,勝任文秘工作、檔案管理、設(shè)備管理、后勤保障、對(duì)外宣傳、多方協(xié)調(diào)、會(huì)議組織、活動(dòng)組織、財(cái)務(wù)管理等圖書館日常行政工作,又是優(yōu)秀的圖書館專業(yè)技術(shù)人員,能夠充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)能力,及時(shí)掌握和處理文獻(xiàn)信息資訊,開展讀者閱讀咨詢與輔導(dǎo),積極參與圖書館科研項(xiàng)目撰寫科研論論的同時(shí),認(rèn)真做好圖書館科研服務(wù)工作。
3.圖書館辦公室的作用
3.1參謀咨詢作用
辦公室要為館長(zhǎng)決策當(dāng)好參謀,為館長(zhǎng)決策提供文件、資料、情報(bào),并為館長(zhǎng)想辦法、提建議、獻(xiàn)良策。決策的科學(xué)性,直接影響著圖書館的發(fā)展,所以要當(dāng)好個(gè)參謀,必須具備敏銳的觀察力和獨(dú)立思考能力,并要有超前意識(shí)和創(chuàng)新精神,同時(shí)不斷豐富自己的知識(shí),提高分析問題、解決問題的能力。
3.2承上啟下作用
圖書館辦公室是領(lǐng)導(dǎo)和各基層業(yè)務(wù)部門之間的一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié),它上承館領(lǐng)導(dǎo)的意圖,是領(lǐng)導(dǎo)層貫徹執(zhí)行黨的方針政策及上級(jí)部門指令的助手,下對(duì)各業(yè)務(wù)部門負(fù)有督導(dǎo)、檢查和向領(lǐng)導(dǎo)層反饋情況的職責(zé)。
3.3綜合協(xié)調(diào)作用
圖書館各部門都有著各自特殊的職能,要想使各部門充分發(fā)揮職能,整個(gè)圖書館工作系統(tǒng)運(yùn)行和諧,必須有一個(gè)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu),這個(gè)機(jī)構(gòu)就是辦公室。它就相當(dāng)于一個(gè)大家庭的管家,既要全面、準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)館長(zhǎng)的意圖,又要將各部室的步伐協(xié)調(diào)起來,確保圖書館各項(xiàng)決策的執(zhí)行效果。這個(gè)綜合協(xié)調(diào)職能發(fā)揮的情況,直接影響著圖書館的整體工作。
3.4對(duì)外溝通作用
高校圖書館之間的密切聯(lián)系,可以大大促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展。辦公室在這其中應(yīng)本著互相尊重、互相支持的原則,配合各業(yè)務(wù)部門開展好館際互借、資源共享、經(jīng)驗(yàn)交流、學(xué)術(shù)討論、參觀學(xué)習(xí)等工作,引進(jìn)先進(jìn)的管理理念、服務(wù)方法和服務(wù)內(nèi)容,促進(jìn)館際之間互惠互利和共同發(fā)展、共同進(jìn)步。
3.5后勤保障作用
辦公室一項(xiàng)重要的工作就是做好全館人員的后勤保障,如工資、獎(jiǎng)金的發(fā)放,辦公用品、勞保用品的領(lǐng)發(fā),職工福利待遇的落實(shí)等工作。同時(shí)要關(guān)心同志們的生活,排解職工和領(lǐng)導(dǎo)的后顧之憂。
4.如何做好圖書館辦公室工作
4.1明確兩個(gè)定位
4.1.1辦公室職責(zé)與定位
若要充分發(fā)揮上述高校圖書館辦公室的作用,首先就要明確各方面具體工作的定位。
4.1.1.1處理事務(wù)。辦公室要將眾多繁雜的事務(wù)有條不紊地處理好,就要力爭(zhēng)做到“到位”絕不能“越位”,要有“力度”又不能“過度”,要“主動(dòng)”又不能“妄動(dòng)”。
4.1.1.2參與政務(wù)。盡職盡責(zé)完成圖書館行政事務(wù)。在對(duì)本館基本情況、整體工作全面了解的基礎(chǔ)上,辦公室要向領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要的分析材料,自下上呈的材料最好先通覽一遍,摘出要點(diǎn),為領(lǐng)導(dǎo)決策做好服務(wù)工作。
4.1.1.3服務(wù)工作。辦公室上服務(wù)領(lǐng)導(dǎo),下服務(wù)館員、讀者,服務(wù)對(duì)象多,情況又各不相同,這就要求辦公室要增強(qiáng)高效服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí),切忌推諉扯皮、拖拖拉拉,要做到讓領(lǐng)導(dǎo)放心,館員、讀者滿意。
4.1.1.4會(huì)務(wù)辦理。組織和策劃會(huì)議是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在辦會(huì)過程中要求細(xì)心,考慮周全,將會(huì)議可能出現(xiàn)的情況都考慮進(jìn)去,如會(huì)場(chǎng)布置的合理性,燈光、音響、投影等設(shè)備故障,照、錄像人員的安排,等等,要做足后備,確保會(huì)議的順利進(jìn)行。
4.1.2辦公室主任角色的定位
辦公室主任是圖書館辦公室的責(zé)任人,直接參與圖書館發(fā)展規(guī)劃和各項(xiàng)規(guī)章制度的制定與實(shí)施,肩負(fù)著聯(lián)系上下、溝通館內(nèi)外的使命,在圖書館的行政體系中扮演著十分重要的角色。
4.1.2.1“參謀員”角色。辦公室主任應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)決策主動(dòng)提出實(shí)施方案或進(jìn)行可行性論證,但要把握好分寸、尺度,注意方式、方法,切忌直接影響領(lǐng)導(dǎo)決策。
4.1.2.2“協(xié)調(diào)員”角色。辦公室主任應(yīng)協(xié)調(diào)好館領(lǐng)導(dǎo)和館員之間的關(guān)系、辦公室和各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系及各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系,將各部門步調(diào)協(xié)調(diào)起來,使其有機(jī)配合。
4.1.2.3“監(jiān)督員”角色。辦公室主任應(yīng)監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)情況,掌握各項(xiàng)工作的進(jìn)展和執(zhí)行情況,并及時(shí)向館領(lǐng)導(dǎo)做匯報(bào),保證各項(xiàng)工作的順利開展。
4.1.2.4“服務(wù)員”角色。辦公室主任應(yīng)具備腳踏實(shí)地、淡泊名利的個(gè)人品質(zhì),秉承“服務(wù)至上”的工作宗旨,任勞任怨,甘于奉獻(xiàn),對(duì)工作耐心和細(xì)心,對(duì)同事和讀者有誠(chéng)心和愛心。
4.1.2.5“宣傳員”角色。辦公室主任應(yīng)具備主動(dòng)宣傳的意識(shí),利用網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙、展板甚至電視等媒介向廣大師生讀者宣傳圖書館做了哪些工作,取得了怎樣的成績(jī),將來打算如何開展工作。通過宣傳使讀者了解圖書館工作,懂得如何利用圖書館,樹立圖書館良好的形象。
4.2突出四個(gè)字
4.2.1慎
高校圖書館辦公室工作大到領(lǐng)導(dǎo)重要決策的實(shí)施,小到燈泡、龍頭的維修,都看似為一些瑣碎小事,但稍有紕漏就很可能變成大問題,因此各項(xiàng)工作的開展都要慎重,要做到大事不誤,小事不漏。尤其是關(guān)乎職工利益的事情,辦公室要高度重視,切忌漫不經(jīng)心;對(duì)待館內(nèi)其他業(yè)務(wù)部室,自己也不可頤指氣使,把辦公室凌駕于其他部門之上。
4.2.2精
高校圖書館辦公室工作事無巨細(xì),但每個(gè)環(huán)節(jié)都關(guān)系全局,這就要求辦公室工作人員具備嚴(yán)謹(jǐn)、求“精”的作風(fēng),一絲不茍,追求卓越。在具體工作中善于思考和謀劃,條理清晰,未雨綢繆,預(yù)計(jì)可能出現(xiàn)的各種情況,做到“精心、精細(xì)、精準(zhǔn)、精益求精”。
4.2.3勤
辦公室的工作人員還應(yīng)做到“五勤”,即“嘴勤、眼勤、腦勤、手勤、腿勤”?!白烨凇本褪且谡?qǐng)示,勤匯報(bào),準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖,做到反映問題不失真,傳達(dá)指示不走調(diào)?!把矍凇本褪且嘤^察,多學(xué)習(xí),多看一些有利于工作的資料。“腦勤”就是平時(shí)多思考、多想幾個(gè)“為什么”,多想幾個(gè)“怎么辦”,不斷提高預(yù)見和應(yīng)變能力?!笆智凇本褪且鄬憽⒍嘤?,注重平時(shí)材料的積累,有備無患?!巴惹凇本褪且?jīng)常深入各個(gè)部門調(diào)查研究,克服困難,多做工作。
4.2.4和
辦公室工作需要團(tuán)隊(duì)協(xié)同“作戰(zhàn)”,因此成員之間若不和就無法共事。一個(gè)辦公室不管有多少人,都要做到人人有事做,分工不分家,大家在一起干工作要和諧有序、配合密切,切不可形成“自掃門前雪”的工作局面。
4.3養(yǎng)成兩個(gè)習(xí)慣
4.3.1好的工作習(xí)慣
高校圖書館辦公室工作涉及面廣,內(nèi)容繁多,辦公室工作人員若想各項(xiàng)工作干起來得心應(yīng)手,就要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。
首先,工作要計(jì)劃性。不能盲目地等著干,也不能推著干,長(zhǎng)期有年計(jì)劃,短期有周計(jì)劃,每天要列出當(dāng)日工作清單,對(duì)大項(xiàng)工作要做好專項(xiàng)計(jì)劃,臨時(shí)工作合理安排。其次,工作中要考慮到最優(yōu)化的問題。當(dāng)多項(xiàng)工作擺在面前時(shí),辦公室工作人員應(yīng)區(qū)分大小輕重緩急,統(tǒng)籌安排,不能“眉毛胡子一把抓”。再次,辦公室工作人員還要熟練應(yīng)用各類計(jì)算機(jī)辦公軟件及其它現(xiàn)代化的辦公手段來提高工作效率。最后,定期進(jìn)行工作總結(jié)。及時(shí)地進(jìn)行總結(jié)有助于辦公室工作人員進(jìn)行理性思考,找出工作中存在的不足和下一步努力的方向,以有助于今后工作的開展和人員自身的成長(zhǎng)進(jìn)步。
4.3.2好的學(xué)習(xí)習(xí)慣
圖書館工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作,與館內(nèi)業(yè)務(wù)部門密切聯(lián)系的圖書館辦公室工作人員,應(yīng)該是圖書館行政和業(yè)務(wù)工作中的多面手。這就要求辦公室工作人員必須養(yǎng)成學(xué)習(xí)的習(xí)慣。首先,要學(xué)習(xí)圖書館的專業(yè)知識(shí),系統(tǒng)掌握各部門的工作的性質(zhì)、特點(diǎn)和流程,這樣才能在實(shí)際工作中應(yīng)付自如。其次,要學(xué)習(xí)文秘和計(jì)算機(jī)知識(shí),以提升組織管理、寫作和現(xiàn)代化辦公的能力。最后,要學(xué)習(xí)國(guó)家相關(guān)的方針、政策,不斷增強(qiáng)自身的政治素養(yǎng),樹立崇高的職業(yè)道德。
綜上所述,做好高校圖書館辦公室工作不是一件容易的事,它需要全體辦公室人員運(yùn)用智慧,不懈地努力和無私地奉獻(xiàn),不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高自身素質(zhì)和能力,在準(zhǔn)確定位的前提下,轉(zhuǎn)變觀念,開拓思路,創(chuàng)新工作,以適應(yīng)不斷發(fā)展的圖書館事業(yè)。
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招募工作按以下程序進(jìn)行:
1、組織招募:各級(jí)工作協(xié)調(diào)管理辦公室和各高校要充分利用廣播、電視、報(bào)刊、互聯(lián)網(wǎng)等媒體,廣泛宣傳有關(guān)政策,積極動(dòng)員高校畢業(yè)生踴躍報(bào)名;
2、確定人選 6月下旬,省“三支一扶”辦公室對(duì)各市確定的人選審核后,統(tǒng)一指定時(shí)間和醫(yī)院,對(duì)入選學(xué)生進(jìn)行體檢。體檢標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行人事部《高校畢業(yè)生“三支一扶”計(jì)劃健康狀況要求》。經(jīng)審核、體檢合格的大學(xué)生,由省“三支一扶”辦公室組織其填寫《山東省高校畢業(yè)生“三支一扶”計(jì)劃登記表》,同時(shí)與服務(wù)單位簽署《山東省高校畢業(yè)生“三支一扶”計(jì)劃協(xié)議書》。6月底前,將確定的“三支一扶”大學(xué)生名單上報(bào)全國(guó)“三支一扶”辦公室備案。
(來源:文章屋網(wǎng) )
根據(jù)《關(guān)于組織開展高校畢業(yè)生到農(nóng)村基層從事支教、支農(nóng)、支醫(yī)和扶貧工作的通知》精神,結(jié)合我省實(shí)際,現(xiàn)就組織開展20*年高校畢業(yè)生到農(nóng)村基層從事支教、支農(nóng)、支醫(yī)和扶貧工作(“三支一扶”)的有關(guān)事項(xiàng)通知如下:
一、工作程序:
(一)組織領(lǐng)導(dǎo)。省“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室負(fù)責(zé)全省“三支一扶”的總體規(guī)劃和協(xié)調(diào)指導(dǎo)工作。各州、地、市人事部門會(huì)同同級(jí)教育、財(cái)政、農(nóng)牧、衛(wèi)生、扶貧和團(tuán)委負(fù)責(zé)“三支一扶”計(jì)劃的上報(bào),高校畢業(yè)生的招募、體檢、培訓(xùn)和派遣工作。各縣(區(qū))人事部門會(huì)同有關(guān)部門負(fù)責(zé)“三支一扶”高校畢業(yè)生服務(wù)崗位的安排和管理工作。
(二)確定計(jì)劃。省“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室將全省“三支一扶”需求計(jì)劃上報(bào)全國(guó)“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室,經(jīng)批準(zhǔn)后下達(dá)各州、地、市,并向社會(huì)公開招募計(jì)劃信息。
(三)招募對(duì)象主要為我省高校應(yīng)屆和往屆畢業(yè)生。同等條件下優(yōu)先招募貧困大學(xué)生。
(四)宣傳動(dòng)員。省“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室通過新聞媒體廣泛宣傳“三支一扶”的重要意義和到農(nóng)村去,到基層去,到人民最需要的地方去建功立業(yè)的就業(yè)觀念;利用青海省人才市場(chǎng)網(wǎng)、青海省大中專畢業(yè)生就業(yè)信息網(wǎng)、人事廳網(wǎng)站招募計(jì)劃、招聘地區(qū)和崗位等信息。各高校應(yīng)充分利用校園網(wǎng)、公告欄等途徑在校內(nèi)招募條件、程序等信息,動(dòng)員高校畢業(yè)生積極應(yīng)招。各州、地、市應(yīng)多形式、多渠道宣傳“三支一扶”計(jì)劃,本地區(qū)的招募方法、需求和聯(lián)系電話等信息。通過宣傳、動(dòng)員,確保畢業(yè)生及時(shí)了解招募的相關(guān)情況。
(五)組織招募。
1、*月底至*月*日前,各州、地、市根據(jù)下達(dá)的招募計(jì)劃,按照省“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室指定的時(shí)間,組織高校畢業(yè)生報(bào)名并進(jìn)行資格審查,報(bào)名時(shí)須填寫《高校畢業(yè)生“三支一扶”計(jì)劃登記表》(式樣附后)。報(bào)名工作結(jié)束后,各州、地、市按照公開、平等、競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)的原則對(duì)志愿報(bào)名者進(jìn)行考核或考試,在此基礎(chǔ)上確定參加體檢的人員。
2、*月底前,各州、地、市組織入選畢業(yè)生進(jìn)行體檢,體檢要按照全國(guó)“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室制定的健康狀況要求(要求附后)進(jìn)行。體檢不合格的,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)換。
3、*月*日前,各州、地、市將合格人員的《高校畢業(yè)生“三支一扶”計(jì)劃登記表》報(bào)省“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室審批。
4、*月*日前,由各州、地、市人事部門組織確定人員進(jìn)行3-5天的上崗前培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容主要是黨和國(guó)家有關(guān)農(nóng)牧業(yè)發(fā)展、農(nóng)牧區(qū)建設(shè)等方面的方針政策、本地區(qū)基層工作的現(xiàn)狀、擬服務(wù)單位和崗位的基本情況等。
(六)統(tǒng)一派遣。培訓(xùn)工作結(jié)束后,由州、地、市人事部門出具《青海省高校畢業(yè)生“三支一扶”證書》(式樣附后)。“三支一扶”大學(xué)生憑《“三支一扶”證書》在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)到服務(wù)縣(區(qū))人事部門報(bào)到。縣(區(qū))人事部門與“三支一扶”大學(xué)生簽訂《青海省高校畢業(yè)生“三支一扶”協(xié)議書》(式樣附后),并將他們送到服務(wù)單位。
二、服務(wù)管理
(一)各州、地、市人事部門將落實(shí)服務(wù)崗位的人員名單及時(shí)報(bào)省“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室備案,銜接經(jīng)費(fèi)核撥和管理等工作。
(二)縣(區(qū))人事部門會(huì)同有關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)“三支一扶”大學(xué)生的指導(dǎo)和管理,協(xié)調(diào)服務(wù)單位落實(shí)“三支一扶”大學(xué)生的服務(wù)崗位、住宿以及安全、健康、衛(wèi)生等后勤保障,切實(shí)解決他們的困難。要建立定期聯(lián)系制度,深入了解他們的上崗服務(wù)情況,加強(qiáng)對(duì)其工作表現(xiàn)、服務(wù)業(yè)績(jī)等情況的考核。年度考核存入本人檔案,并上報(bào)州、地、市人事部門備案。
(三)服務(wù)單位為“三支一扶”大學(xué)生安排工作崗位,提供必要的生活條件,承擔(dān)日常管理和服務(wù)工作。
(四)“三支一扶”大學(xué)生要自覺遵守服務(wù)單位的各項(xiàng)規(guī)章制度,充分運(yùn)用掌握的知識(shí)和技能為基層群眾服務(wù)。由于身體狀況等特殊原因不能繼續(xù)服務(wù)的,需本人及時(shí)提出申請(qǐng),按程序經(jīng)省“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室批準(zhǔn)后,方可離開服務(wù)單位。離開服務(wù)單位前,州、地、市人事部門要收回其《“三支一扶”證書》,縣人事部門辦理與其終止服務(wù)協(xié)議的相關(guān)手續(xù)。
(五)“三支一扶”大學(xué)生的服務(wù)期為2年。服務(wù)期滿后自主擇業(yè)。(六)“三支一扶”大學(xué)生服務(wù)期滿后,服務(wù)單位、縣(區(qū))和州、地、市人事部門分別在《“三支一扶”證書》上簽署考核意見,作為能否享受報(bào)考公務(wù)員、事業(yè)單位工作人員和研究生相關(guān)優(yōu)惠政策的依據(jù)。
(七)“三支一扶”大學(xué)生服務(wù)期滿考核合格,報(bào)考公務(wù)員或事業(yè)單位工作人員的,憑《“三支一扶”證書》經(jīng)人事部門認(rèn)定后,在其筆試總成績(jī)中加5分。3年內(nèi)報(bào)考省內(nèi)院校碩士研究生的,經(jīng)教育部門認(rèn)定后,在初試總分中加10分。
三、經(jīng)費(fèi)保障
(一)“三支一扶”高校畢業(yè)生服務(wù)期間的有關(guān)費(fèi)用,按照大學(xué)生西部志愿者計(jì)劃地方項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,采取分級(jí)負(fù)擔(dān)的辦法。
(二)“三支一扶”高校畢業(yè)生服務(wù)期間的生活費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為600元/月/人;一次性體檢費(fèi)100元/人。其費(fèi)用由省財(cái)政負(fù)擔(dān)。生活費(fèi)補(bǔ)貼發(fā)放方式由省“三支一扶”工作協(xié)調(diào)管理辦公室商銀行建立“三支一扶”高校畢業(yè)生生活費(fèi)發(fā)放卡按月劃撥。
關(guān)鍵詞:高校;二級(jí)學(xué)院;黨政辦公室
中圖分類號(hào):G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1002-4107(2013)10-0009-02
近年來,我國(guó)高等教育事業(yè)迅速發(fā)展,高校師生數(shù)量大幅增加,辦學(xué)規(guī)模日益壯大,對(duì)我國(guó)高校管理工作提出了更高的要求[1]。與此同時(shí),也促進(jìn)了高校管理體制的不斷改革和發(fā)展。隨著我國(guó)高校內(nèi)部管理體制改革的進(jìn)一步深化,我國(guó)現(xiàn)在很多高校采取的“二級(jí)管理,以院為主”的管理模式已經(jīng)相對(duì)成熟。二級(jí)學(xué)院在黨務(wù)、教學(xué)、行政、科研等工作中獲得了更大的自,但隨之而來,所承擔(dān)的責(zé)任也越來越重。二級(jí)學(xué)院黨政辦公室是管理的中樞部門,因此,在高校管理中二級(jí)學(xué)院黨政辦公室扮演了非常重要的角色[2]。
一、二級(jí)學(xué)院黨政辦公室的地位及作用
(一)二級(jí)學(xué)院黨政辦公室的地位
高校中二級(jí)學(xué)院黨政辦公室(以下簡(jiǎn)稱“學(xué)院辦公室”)是一個(gè)承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的重要基層行政單位,是集黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研等工作為一體的綜合管理部門,是學(xué)校與學(xué)院、學(xué)院與教師、教師與學(xué)生聯(lián)系的橋梁和紐帶,是學(xué)院的“窗口”。學(xué)院辦公室的工作作風(fēng)、工作效率、工作能力是一個(gè)學(xué)院管理水平的直接體現(xiàn),因此學(xué)院黨政辦公室在學(xué)院乃至學(xué)校管理中都占有極其重要的地位。
(二)二級(jí)學(xué)院黨政辦公室的作用
1.領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手[3]。目前我國(guó)高校中二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)多數(shù)是學(xué)科帶頭人、教學(xué)專家、教師骨干等,平時(shí)教學(xué)科研任務(wù)都比較重,在學(xué)院管理方面很難做到事必躬親。而學(xué)院辦公室工作人員多是專職人員,工作接觸面大、信息來源廣,對(duì)一些情況能較快、較全面了解,可以為領(lǐng)導(dǎo)提供最重要的一手資料和合理化建議,作為領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)的參考,以幫助領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)準(zhǔn)確的決策。領(lǐng)導(dǎo)決策后,學(xué)院辦公室常常是政策的直接執(zhí)行者,對(duì)政策實(shí)施過程中實(shí)施對(duì)象的反映、政策效果有較為直接的了解,所以學(xué)院辦公室應(yīng)及時(shí)收集信息,并形成總結(jié)材料向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,為領(lǐng)導(dǎo)以后的決策打好基礎(chǔ)。在學(xué)院辦公室的眾多作用中,參謀和助手作用應(yīng)該排在首位,它對(duì)學(xué)院發(fā)展起到重要的輔助作用。
2.綜合協(xié)調(diào)各種關(guān)系。高校學(xué)院辦公室工作的另一作用是協(xié)調(diào)各種關(guān)系:協(xié)調(diào)部門與部門之間的關(guān)系,協(xié)調(diào)人與人之間的關(guān)系。學(xué)院的很多工作都要通過學(xué)院辦公室來完成,在工作過程中,學(xué)院辦公室要和學(xué)校很多相關(guān)職能部門打交道,協(xié)調(diào)好學(xué)院與學(xué)校相關(guān)職能部門的關(guān)系,對(duì)學(xué)院工作的開展具有重要意義。學(xué)院辦公室另一重要協(xié)調(diào)作用就是協(xié)調(diào)好以下三種人的關(guān)系:領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系、領(lǐng)導(dǎo)與教師的關(guān)系、教師與學(xué)生的關(guān)系。學(xué)院辦公室常常是這三種關(guān)系的劑,當(dāng)某一關(guān)系出現(xiàn)不和諧時(shí),學(xué)院辦公室人員往往是第一知情人,及時(shí)作出合理的處理,才會(huì)使學(xué)院擁有融洽和諧的氛圍,才能更好地促進(jìn)學(xué)院發(fā)展。
3.完成日常事務(wù)。學(xué)院辦公室的基本工作內(nèi)容之一就是完成學(xué)院管理的日常事務(wù)。學(xué)校的文件、任務(wù)常常直接下達(dá)到學(xué)院辦公室,學(xué)院辦公室要及時(shí)完成上級(jí)主管部門交給的各項(xiàng)任務(wù)并及時(shí)反饋相關(guān)信息。同時(shí)學(xué)院的黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研等很多常規(guī)性工作都要通過學(xué)院辦公室完成[4]。工作內(nèi)容瑣碎而繁雜,學(xué)院辦公室的工作效率、工作方法是學(xué)院工作有序開展的有力保障。
4.服務(wù)師生。學(xué)院辦公室承擔(dān)學(xué)院的黨務(wù)、教學(xué)、科研、外事等各項(xiàng)工作,服務(wù)的對(duì)象和范圍十分廣泛。學(xué)院辦公室為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù),領(lǐng)導(dǎo)才可以從瑣碎的事務(wù)中解脫出來,才能有更多的時(shí)間考慮學(xué)院的整體發(fā)展;為廣大教職工做好服務(wù),教師才能發(fā)揮所長(zhǎng)全心全意地投入到教學(xué)科研工作中;為學(xué)生做好服務(wù),才能使學(xué)生少走彎路,全面發(fā)展,順利完成學(xué)業(yè)。
二、二級(jí)學(xué)院黨政辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)
高校學(xué)院黨政辦公室在高校管理中所具有的重要地位和作用,決定了其工作人員必須擁有較高的管理能力和水平,所以在高校學(xué)院黨政辦公室工作要具備以下素質(zhì)。
(一)政治素養(yǎng)
高校二級(jí)學(xué)院黨政辦公室的工作具有很強(qiáng)的政策性,工作人員要了解國(guó)家、學(xué)校的政策、方針,要有領(lǐng)悟政策、方針、文件的能力,只有這樣才能準(zhǔn)確地把學(xué)校、學(xué)院的相關(guān)政策進(jìn)行領(lǐng)會(huì)與傳達(dá),才能在工作中做到有法可依、有據(jù)可依[5]。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,為領(lǐng)導(dǎo)提供建議和意見,更要求辦公室人員具有較高的政治素養(yǎng),這樣提出的建議和意見才會(huì)符合國(guó)家和學(xué)校的發(fā)展規(guī)律,才能更有利于本單位發(fā)展。
(二)服務(wù)意識(shí)
辦公室工作瑣碎繁雜,但都事關(guān)教職員工及學(xué)生的切身利益。工作過程中一個(gè)小小的疏忽都可能對(duì)人產(chǎn)生重大影響。因此辦公室人員要有服務(wù)意識(shí),做到“想人之所想,急人之所急”,以微笑服務(wù)為宗旨,做到愛崗敬業(yè),在工作過程中要做到耐心、細(xì)心、熱心,將全心全意為師生員工服務(wù)的思想貫穿于辦公室工作的始終。
(三)公文處理能力
在工作過程中,辦公室要處理上級(jí)下發(fā)的各類文件,并進(jìn)行整理后傳達(dá)給本單位相關(guān)人員;有時(shí)還需要撰寫計(jì)劃、總結(jié)、申請(qǐng)、對(duì)外公函等。文字處理能力的高低是辦公室人員工作水平的重要體現(xiàn),同時(shí)也是學(xué)院管理水平的重要體現(xiàn)。
(四)學(xué)習(xí)能力和習(xí)慣
辦公室工作的主要對(duì)象是教師和學(xué)生,隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展,工作對(duì)象的特點(diǎn)和思想都在發(fā)生變化。因此辦公室人員要不斷學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的方針政策、學(xué)習(xí)先進(jìn)管理知識(shí)、了解時(shí)事熱點(diǎn),使知識(shí)結(jié)構(gòu)更加合理、業(yè)務(wù)水平不斷提高,做到與時(shí)俱進(jìn),以適應(yīng)現(xiàn)代管理的要求,更好地為廣大師生服務(wù)。
(五)計(jì)算機(jī)外語(yǔ)水平
現(xiàn)代化辦公設(shè)施早已進(jìn)入高校,計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為必需辦公設(shè)施,擁有較高的計(jì)算機(jī)水平可以大大提高工作效率。另外,隨著高校的發(fā)展,辦學(xué)國(guó)際化已成為必然趨勢(shì),這勢(shì)必要求辦公室人員擁有基本的外語(yǔ)聽說甚至是寫的能力。
三、二級(jí)學(xué)院黨政辦公室工作管理中存在的問題
(一)事務(wù)繁忙,缺少學(xué)習(xí)時(shí)間
學(xué)院辦公室日常工作事務(wù)繁雜,工作量大,黨務(wù)、教學(xué)、科研、發(fā)文、通知、宣傳、接待……一件事接著一件事,這件事沒辦完下一件事已經(jīng)排上日程,千頭萬緒,使辦公室人員不得不把時(shí)間花在完成性事務(wù)上。而學(xué)院辦公室也經(jīng)常會(huì)有教師和學(xué)生來往辦事,環(huán)境相對(duì)嘈雜,總體來講,辦公室人員缺少學(xué)習(xí)的時(shí)間和氛圍。
(二)非科班出身,缺少系統(tǒng)培訓(xùn)
目前高校中學(xué)院辦公室人員一般都是從其他崗位調(diào)任或歸國(guó)人員家屬,即使學(xué)歷層次不低,但管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)等方面的知識(shí)也相對(duì)匱乏。而在工作中大多數(shù)情況是重使用、輕培養(yǎng),缺少系統(tǒng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)的機(jī)會(huì),缺少理論指導(dǎo)。
(三)各方重視不夠
辦公室工作瑣碎而繁雜,很難量化,雖然工作任務(wù)很重,但在干部聘任、職稱評(píng)定、職業(yè)發(fā)展等方面沒有優(yōu)勢(shì),晉升機(jī)會(huì)少,發(fā)展空間有限,導(dǎo)致辦公室人員缺少前進(jìn)的動(dòng)力,存在“不求有功,但求無過”的消極思想,不能認(rèn)真地對(duì)如何提高工作水平進(jìn)行深入的思考。
四、改進(jìn)二級(jí)學(xué)院黨政辦公室工作的方法與措施
(一)采用以人為本的管理模式
以人為本的管理模式是指從尊重人、信任人、發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性的角度實(shí)施管理。人是關(guān)鍵因素,是活躍因素,充分發(fā)揮人的作用,激發(fā)人的工作熱情,做到人與工作相結(jié)合,無論從管理者還是從被管理者的角度都符合科學(xué)發(fā)展觀的要求。領(lǐng)導(dǎo)重視辦公室工作,加強(qiáng)辦公室工作管理,提高辦公室人員的地位與待遇,辦公室工作人員感受到領(lǐng)導(dǎo)以人為本的管理理念,必然會(huì)增強(qiáng)責(zé)任感和使命感,工作積極性和主動(dòng)性會(huì)大大提高;辦公室人員在平時(shí)工作中貫穿以人為本的工作原則,加強(qiáng)與師生聯(lián)系,做到尊重人、理解人、關(guān)心人、幫助人,最大限度地滿足師生的需求,可化解消極對(duì)抗情緒,使廣大師生真心實(shí)意支持辦公室工作,構(gòu)建和諧辦公氛圍。
(二)加強(qiáng)培訓(xùn)
根據(jù)辦公室的工作特點(diǎn),安排適當(dāng)途徑進(jìn)行思想、業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面的培訓(xùn)。培訓(xùn)可采取講座、座談、參觀、定期發(fā)放學(xué)習(xí)資料、制訂讀書計(jì)劃并撰寫讀書心得等多種方式。通過培訓(xùn)加強(qiáng)辦公室人員的思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平,為辦公室的科學(xué)管理提供理論基礎(chǔ)和實(shí)踐機(jī)會(huì)。
(三)建立“美好”辦公理念
首先要儀容美。學(xué)院辦公室每天要接待很多人,教師、學(xué)生、外來人員,辦公室人員干凈、莊重的著裝,微笑熱情的服務(wù),積極上進(jìn)的心態(tài),都會(huì)給辦事者以眼前一亮的感覺。其次要環(huán)境美。辦公室人員多、工作雜、事情多、文件多,在工作中要做到責(zé)任到人,定期打掃清理,使辦公室、辦公桌干凈有序,整潔干凈的辦公環(huán)境會(huì)幫助人建立良好工作情緒,有利于工作開展。
(四)加強(qiáng)交流,學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)
現(xiàn)在我國(guó)高等學(xué)校教學(xué)、科研相關(guān)的培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流日益增多,但辦公室管理人員卻很少有出外學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會(huì),沒有交流就看不到差距,就很難提高管理水平。因此,辦公室人員應(yīng)該積極和兄弟院校交流,深入思考,查找自身差距,學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn),提高自身管理水平。
二級(jí)學(xué)院黨政辦公室在高校管理過程占有重要地位,提高學(xué)院黨政辦公室管理水平是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)。因此在領(lǐng)導(dǎo)重視、自身努力、方法得當(dāng)?shù)墓餐饔孟?,?gòu)建一個(gè)學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型、服務(wù)型的辦公室,以適應(yīng)新時(shí)期高校管理要求,從而更好地為師生員工服務(wù),進(jìn)而為我國(guó)高等教育事業(yè)的穩(wěn)定繁榮發(fā)展作出有力保障。
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摘 要:圖書館辦公室起著承上啟下、溝通調(diào)節(jié)的作用,在管理中起著非常重要的作用。本文通過圖書館辦公室對(duì)圖書館的管理所起到的作用,表述了辦公室的重要性;同時(shí)對(duì)傳統(tǒng)圖書館服務(wù)方法的變革,如何有利于圖書館的管理服務(wù)進(jìn)行闡述。
中圖分類號(hào):G250 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1003-1588(2012)03-0092-03
收稿日期:2012-04-09
作者簡(jiǎn)介:相前(1978-),連云港職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館館員。1 前言
傳統(tǒng)圖書館的管理模式主要是以書籍的收藏和管理作為重點(diǎn),相應(yīng)的建筑設(shè)施也是以易收藏、易管理為要求。隨著信息化及網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷加快,當(dāng)代大學(xué)生對(duì)信息的需求和來源也發(fā)生了很大的變化,館內(nèi)書籍已無法滿足學(xué)生對(duì)信息的需求,因此,高校圖書館必須對(duì)管理模式和服務(wù)方法進(jìn)行變革,擴(kuò)大服務(wù)范圍、及時(shí)更新信息、提高管理和服務(wù)水平,滿足大學(xué)生對(duì)信息和知識(shí)的需求,最大限度地發(fā)揮圖書館對(duì)學(xué)生教育的作用。而在圖書館管理服務(wù)的變革中,圖書館辦公室的作用和服務(wù)方法的變革至關(guān)重要。
2 圖書館辦公室的作用
高校圖書館作為構(gòu)成高校教育系統(tǒng)的組成部分,是由多個(gè)業(yè)務(wù)部門組成的圖書館管理服務(wù)系統(tǒng),是一個(gè)有機(jī)的整體。而圖書館辦公室則是負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)各個(gè)層次、各個(gè)方面工作的辦事機(jī)構(gòu),對(duì)圖書館的整體起著綜合管理的作用,主要負(fù)責(zé)圖書館的規(guī)章制度的修訂、進(jìn)行內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)館內(nèi)業(yè)務(wù)、接待來訪參觀、人事管理、圖書管理和收藏、設(shè)備管理和大量的行政事務(wù),并且將認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針政策以及學(xué)校的辦學(xué)任務(wù),因此,辦公室工作涉及到圖書館的各個(gè)方面,是保證圖書館正常運(yùn)行的不可忽視的重要環(huán)節(jié)。
2.1 圖書館辦公室的綜合管理作用
圖書館辦公室雖具有一定的專業(yè)性,但區(qū)別于其他各業(yè)務(wù)部門,它不直接承擔(dān)業(yè)務(wù)工作,而是協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)處理圖書館的全面工作,它的工作范圍廣泛,起著承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)絡(luò)各方的樞紐作用[1]。因其職能與其他部門不同,涉及的工作不僅包括圖書館的日常業(yè)務(wù)和行政管理,還包括對(duì)館內(nèi)各個(gè)部門的組織協(xié)調(diào)工作,不僅要認(rèn)真執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù),還要對(duì)來館的學(xué)生負(fù)責(zé),其工作具有一定的綜合性。
2.2 圖書館辦公室的服務(wù)作用
圖書館辦公室的工作還具有一定的服務(wù)性,對(duì)內(nèi)辦公室要為領(lǐng)導(dǎo)提供全面、準(zhǔn)確的資料,配合領(lǐng)導(dǎo)完成如接待類的工作,為館內(nèi)的工作人員提供后勤保障;對(duì)外辦公室為學(xué)生提供一定的服務(wù),諸如介紹書籍、辦理借記工作、提供閱讀環(huán)境等,同時(shí)為外來讀者辦證以及處理突發(fā)事件。
2.3 圖書館辦公室的規(guī)范作用
圖書館辦公室的工作之一就是負(fù)責(zé)全館規(guī)章制度的修訂、宣傳、監(jiān)督執(zhí)行。因此,辦公室對(duì)館內(nèi)的工作制度、工作內(nèi)容、工作程序、工作方法以及相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行了統(tǒng)一的規(guī)定,使館內(nèi)工作能夠有序的進(jìn)行。
2.4 圖書館辦公室的協(xié)調(diào)作用
圖書館辦公室因其所處的特殊位置,承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)與工作人員、領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)生、工作人員與學(xué)生之間的協(xié)調(diào)任務(wù),在他們之間起到了橋梁和紐帶的作用。
2.5 圖書館辦公室的創(chuàng)新作用
處在新的歷史發(fā)展時(shí)期,高校圖書館改革與發(fā)展的任務(wù)十分繁重。要求辦公室工作人員克服工作簡(jiǎn)單化、程序化,陳舊保守的思想,樹立創(chuàng)新才能發(fā)展的觀念,積極探索,改革創(chuàng)新,優(yōu)質(zhì)高效地為圖書館黨政領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持,為各部門工作的協(xié)調(diào)提供保障,為讀者服務(wù)工作的井然有序提供條件[2]。
3 圖書館管理和服務(wù)方法的變革
3.1 傳統(tǒng)的高校圖書館辦公室管理
隨著網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展,信息的增長(zhǎng)速度不斷加快,信息來源也越來越多,信息的資源開始從紙質(zhì)載體向電子、網(wǎng)絡(luò)載體轉(zhuǎn)型,傳統(tǒng)的圖書館管理模式和服務(wù)方式已達(dá)不到大學(xué)生以及其他讀者的需求,為適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變,圖書館的管理由館內(nèi)向館外延伸,使得高校辦公室的管理模式、服務(wù)模式和理念都發(fā)生了很大的變化。
要完成這種轉(zhuǎn)變,我們必須認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)高校圖書館辦公室的特點(diǎn)以及不足,才能從根本上完成這種轉(zhuǎn)型,傳統(tǒng)高校圖書館辦公室具有以下幾個(gè)特點(diǎn):
3.1.1 服務(wù)的封閉性
高校圖書館,在長(zhǎng)期的發(fā)展中,致使圖書館辦公室形成了為特定的區(qū)域、特定的范圍、特定的人群服務(wù)的模式,加上因人員、服務(wù)的有限,使得不能發(fā)揮更大的作用。
3.1.2 服務(wù)的滯后性
圖書館在發(fā)展過程中,其管理模式以及體制也是隨著圖書館的發(fā)展而逐漸確定的,其館內(nèi)工作人員大多是由上級(jí)安排,在最初的發(fā)展中,起到了很大的作用,但是隨著信息化、科技化的發(fā)展,以及圖書館自身的發(fā)展,傳統(tǒng)的辦公室管理服務(wù)模式已不能滿足社會(huì)和學(xué)生對(duì)信息的需求,效率低下,已滯后于圖書館的發(fā)展。
3.1.3 服務(wù)的被動(dòng)性和單一性
傳統(tǒng)的辦公室服務(wù)大多是被動(dòng)的,其服務(wù)多是在得知上級(jí)任務(wù)、部門反映、學(xué)生反映之后才開始的,具有一定的被動(dòng)性,而且圖書館辦公室的服務(wù)對(duì)象相對(duì)固定,與校內(nèi)的其他部門較少來往,獲取信息的渠道以及方式也僅限于辦公室,因此還具有一定的單一性。
因此對(duì)圖書館辦公室進(jìn)行變革,主要從管理模式和服務(wù)方法上進(jìn)行變革,才能使圖書館更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于讀者。
3.2 對(duì)傳統(tǒng)圖書館辦公室管理的變革
3.2.1 改變服務(wù)理念,提供個(gè)性化服務(wù)
高校圖書館作為高校信息資源和知識(shí)的存儲(chǔ)地,不僅要儲(chǔ)存好館內(nèi)的書籍和多媒體資源,要使圖書館的利用率得到提高,就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)理念和方法。辦公室在做好館內(nèi)文獻(xiàn)借閱、咨詢服務(wù)的基礎(chǔ)上,還應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同專業(yè)的學(xué)生或?qū)W生的興趣愛好,提供不同的信息服務(wù),并且根據(jù)以下信息需求的特點(diǎn),提供信息服務(wù):①隨著科技的發(fā)展,信息的載體逐漸多元化,如書籍、電子、網(wǎng)絡(luò)、聲像光盤等,已形成了多媒介并存、相互補(bǔ)充的信息資源。②隨著信息資源的不斷增多,讀者對(duì)信息的需求范圍隨著時(shí)間、地域的不同,對(duì)信息的需求范圍也在發(fā)生變化。③隨著信息資源的來源不斷增多,信息的內(nèi)容也非常豐富,讀者對(duì)信息的需求不僅需要近期的,而且對(duì)回溯性的信息資源也有很大的需求。
因此,高校圖書館應(yīng)逐漸完善圖書館的軟硬件設(shè)施,實(shí)現(xiàn)信息資源的集約化,根據(jù)圖書館資源的豐富性和讀者需求資源的廣泛性,使圖書館辦公室在管理和服務(wù)上做到有針對(duì)性地開展服務(wù),為讀者提供更好的信息資源。
3.2.2 轉(zhuǎn)變服務(wù)方式,提供人性化服務(wù)
傳統(tǒng)高校圖書館辦公室的服務(wù)主要是等待大學(xué)生進(jìn)館借閱圖書,并且受到人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、體制的限制,使得高校圖書館辦公室的服務(wù)變得被動(dòng)。因此,應(yīng)采用主動(dòng)的服務(wù)方式,為滿足大學(xué)生和社會(huì)讀者的信息需求,提供全面有效的信息服務(wù),使圖書館的效益最大化,并主動(dòng)與其他服務(wù)機(jī)構(gòu)之間形成信息互補(bǔ)的機(jī)制,互通、共享資源,形成社會(huì)化的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)體系,并發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),通過郵件、傳真等方式,為讀者提供人性化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)。
3.2.3 整合信息資源,提高服務(wù)水平
隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,高校圖書館面臨著巨大的挑戰(zhàn),要實(shí)現(xiàn)圖書館的價(jià)值,必須以讀者為中心,從讀者的需求出發(fā),整合信息資源,提高信息利用率,首先辦公室應(yīng)將圖書館自身所具備的資源,包括書籍資源、電子資源、視聽資源進(jìn)行整合,并將其內(nèi)容進(jìn)行不同層次的劃分,以滿足不同需求的讀者,提高信息資源的有效利用率;其次,通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),建立虛擬圖書館,并按一定的主體,將不同的資源按類進(jìn)行整合,滿足對(duì)不同信息的需求。因此,圖書館應(yīng)在最短的時(shí)間以最高的效率,通過采集、收錄、管理、存儲(chǔ)的方式,將信息資源分層次地進(jìn)行整合,方便讀者對(duì)信息的搜索和需求。
3.3 對(duì)傳統(tǒng)圖書館服務(wù)方法的變革
3.3.1 改善服務(wù)方式,提高服務(wù)效率
高校圖書館在長(zhǎng)期的發(fā)展中,辦公室對(duì)圖書館內(nèi)的書籍文獻(xiàn)主要是通過手工操作,進(jìn)行登記、分類、編目等,隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,建立了圖書館網(wǎng)站,進(jìn)行虛擬圖書館操作,在網(wǎng)頁(yè)上設(shè)立導(dǎo)航,對(duì)學(xué)科、專業(yè)、主題等進(jìn)行分類,利用網(wǎng)絡(luò)檢索,使讀者能夠更快地找到自己想要的信息,并對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行共享建設(shè),通過虛擬圖書館,提高資源的利用率。
3.3.2 利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),創(chuàng)新服務(wù)平臺(tái)
當(dāng)今世界是一個(gè)信息化的時(shí)代,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已深入各行各業(yè),網(wǎng)絡(luò)已是生活中不可或缺的一部分,現(xiàn)代高校圖書館的服務(wù)平臺(tái),已是集書籍、多媒體、網(wǎng)絡(luò)為一體的綜合性系統(tǒng),對(duì)于高校圖書館的發(fā)展,必然與網(wǎng)絡(luò)密不可分,因此,圖書館辦公室應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上,加強(qiáng)信息導(dǎo)航與信息內(nèi)容的開發(fā)整理,整合信息化流程,利用網(wǎng)絡(luò)信息的快捷性和方便性提供更好的信息服務(wù),逐漸向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。將圖書館的信息資源進(jìn)行整合,建立一個(gè)共同的服務(wù)平臺(tái),利用圖書館的先進(jìn)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)數(shù)字化的信息資源,提高信息服務(wù)的效率。
3.3.3 創(chuàng)新管理制度,提高服務(wù)質(zhì)量
傳統(tǒng)高校圖書館辦公室的主要職責(zé)是對(duì)圖書館內(nèi)的信息資源進(jìn)行管理,并盡可能多的將信息資源提供給學(xué)生或讀者,隨著時(shí)代的發(fā)展,學(xué)生或讀者對(duì)信息資源的獲取渠道也越來越多,但是往往找不到自己想要的資源,因此,高校圖書館要為學(xué)生或讀者提供及時(shí)、有效、具有針對(duì)性的信息資源,首先必須要對(duì)圖書館辦公室的管理制度進(jìn)行創(chuàng)新,才能夠解決本領(lǐng)域較為深層次的問題。為了達(dá)到更好的服務(wù)效果和效益,應(yīng)做到以下幾點(diǎn)工作:首先,要了解大學(xué)生或讀者的需求,辦公室可以組織定期調(diào)查。其次,對(duì)有關(guān)的學(xué)科信息資源進(jìn)行搜集和整理,建立數(shù)據(jù)庫(kù),并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供導(dǎo)航,方便讀者搜索和提供更全面的資源;再次,對(duì)于建立起來的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù),應(yīng)加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn),讓大學(xué)生讀者及相關(guān)的讀者了解信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的使用方法,并開設(shè)相應(yīng)的咨詢服務(wù)臺(tái);最后,加強(qiáng)與學(xué)院的其他院系的合作,并為相關(guān)的院系提供相應(yīng)的學(xué)科資源,提供相應(yīng)的咨詢服務(wù)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)等。
3.3.4 加強(qiáng)溝通交流,提高工作效率
高校圖書館的建立,是為了給大學(xué)生或相關(guān)的讀者提供有效的信息服務(wù),其本質(zhì)就是服務(wù)學(xué)生或讀者,因此,圖書館辦公室應(yīng)將工作的重心放在服務(wù)學(xué)生上,同時(shí),為了增加學(xué)生或讀者對(duì)圖書館的了解,應(yīng)讓學(xué)生或相關(guān)的讀者參與到圖書館的管理中,因?yàn)樗麄冏盍私庾x者需要什么樣的信息和服務(wù),因此加強(qiáng)與學(xué)生和相關(guān)讀者的溝通與交流,可以增進(jìn)相互的了解,有利于提高工作效率。并建立相關(guān)的反饋機(jī)制,搜集讀者的需求和建議,對(duì)圖書館的管理進(jìn)行調(diào)整,提高服務(wù)質(zhì)量,改善服務(wù)內(nèi)容,滿足讀者需求,提高工作效率。
4 結(jié)語(yǔ)
高校圖書館辦公室的工作是圖書館管理中的重要組成部分,做好辦公室工作,對(duì)于提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量至關(guān)重要,隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,圖書館的管理方法也在不斷變化,只有不斷提高圖書館的管理水平和改善服務(wù)方法,才能提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量,并根據(jù)現(xiàn)代圖書館的發(fā)展要求,將高校圖書館建設(shè)成為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的數(shù)字圖書館。
參考文獻(xiàn):
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為貫徹黨的*精神,落實(shí)總書記“在全社會(huì)形成關(guān)心國(guó)防、熱愛國(guó)防、建設(shè)國(guó)防、保衛(wèi)國(guó)防的生動(dòng)局面”的要求,根據(jù)教育部、總參謀部、總政治部有關(guān)文件精神,確定開展*省學(xué)校國(guó)防知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)。通過國(guó)防知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng),進(jìn)一步推動(dòng)《中華人民共和國(guó)國(guó)防法》、《中華人民共和國(guó)國(guó)防教育法》和《全民國(guó)防教育大綱》的貫徹實(shí)施,促進(jìn)我省學(xué)校國(guó)防教育工作廣泛、深入、持久地開展,激發(fā)學(xué)生的愛國(guó)熱情,培養(yǎng)國(guó)防意識(shí),增強(qiáng)國(guó)防觀念。
一、參與對(duì)象及形式
大學(xué)1~2年級(jí)以軍訓(xùn)、閱兵式、國(guó)防知識(shí)答卷為主;高中1~2年級(jí)以軍訓(xùn)、電視大獎(jiǎng)賽、國(guó)防知識(shí)答卷為主;初中1~3年級(jí)以電視大獎(jiǎng)賽和國(guó)防知識(shí)答卷為主;小學(xué)1~6年級(jí)以國(guó)防知識(shí)答卷為主。
二、競(jìng)賽內(nèi)容
本次國(guó)防知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)統(tǒng)一以國(guó)家國(guó)防教育辦公室推薦,教育部國(guó)防教育辦公室審定,人民出版社出版的小學(xué)、初中《國(guó)防教育》讀本、高中《高級(jí)中學(xué)軍事訓(xùn)練教材》、大學(xué)《大學(xué)生軍事訓(xùn)練教程》為主要內(nèi)容。以上圖書由新華書店統(tǒng)一發(fā)行。
三、活動(dòng)安排
(一)成立*省學(xué)校國(guó)防知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)組委會(huì),下設(shè)辦公室,負(fù)責(zé)本次活動(dòng)的組織實(shí)施工作。
(二)各市教育行政部門和各學(xué)??沙闪⑾鄳?yīng)的組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或明確專門的機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)本市、本校競(jìng)賽活動(dòng)的組織實(shí)施。
(三)競(jìng)賽活動(dòng)分三個(gè)階段進(jìn)行。
第一階段(20*年*—*月)
由各市教育行政部門、各高校組織實(shí)施。
(1)下發(fā)通知,制定方案。做好國(guó)防知識(shí)競(jìng)賽的宣傳發(fā)動(dòng)工作,采取講座、演講等多種形式,充分調(diào)動(dòng)廣大學(xué)生參與國(guó)防教育的積極性。
(2)組織好本市、本校的“國(guó)防知識(shí)大獎(jiǎng)賽”(或其他形式的市級(jí)“國(guó)防知識(shí)搶答賽”)。有關(guān)省電視大獎(jiǎng)賽總決賽事項(xiàng)另行通知。
第二階段(20*年*月—*月)
由省學(xué)校國(guó)防知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)組委會(huì),各市教育行政部門、各高校負(fù)責(zé)組織實(shí)施。
(1)大學(xué)組織軍訓(xùn)、閱兵式。同時(shí)組織軍事知識(shí)學(xué)習(xí)和國(guó)
防知識(shí)答卷工作。
(2)中學(xué)組織軍訓(xùn)、電視大獎(jiǎng)賽和國(guó)防知識(shí)答卷工作。(中學(xué)生電視大獎(jiǎng)賽于20*年*月舉行決賽,具體方案另行通知)。
(3)小學(xué)組織軍事知識(shí)學(xué)習(xí)、國(guó)防知識(shí)答卷工作。
(4)認(rèn)真做好國(guó)防知識(shí)答卷的回收、評(píng)卷工作。
第三階段(20*年*月)
為表彰在這次活動(dòng)中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人,設(shè)優(yōu)秀組織獎(jiǎng)、先進(jìn)學(xué)校獎(jiǎng)、優(yōu)秀校長(zhǎng)獎(jiǎng)、先進(jìn)個(gè)人獎(jiǎng)。優(yōu)秀組織獎(jiǎng)標(biāo)準(zhǔn)是:組織領(lǐng)導(dǎo)深入扎實(shí),參加活動(dòng)的學(xué)校和學(xué)生數(shù)量多、比例大,國(guó)防教育知識(shí)競(jìng)賽獲獎(jiǎng)數(shù)量多、獎(jiǎng)項(xiàng)高的市、縣(市區(qū))教育行政部門。先進(jìn)學(xué)校獎(jiǎng)標(biāo)準(zhǔn)是:學(xué)校有國(guó)防教育領(lǐng)導(dǎo)小組,班組有國(guó)防興趣小組,有經(jīng)常性國(guó)防教育活動(dòng),有國(guó)防教育知識(shí)競(jìng)賽獲獎(jiǎng)?wù)?。?yōu)秀校長(zhǎng)獎(jiǎng)、先進(jìn)個(gè)人獎(jiǎng)主要是表彰在活動(dòng)中作出突出貢獻(xiàn)的先進(jìn)個(gè)人。
四、活動(dòng)要求
(一)各市、各高?;顒?dòng)的實(shí)施方案,于20*年*月*日前報(bào)*省國(guó)防知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)組委會(huì)辦公室。
(二)各市、各高?;顒?dòng)情況總結(jié)及相關(guān)材料,于20*年*月*日前報(bào)*省國(guó)防知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)組委會(huì)辦公室。
(三)各級(jí)教育行政部門及學(xué)校要提高對(duì)國(guó)防教育的認(rèn)識(shí),切實(shí)加強(qiáng)對(duì)活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo);活動(dòng)應(yīng)本著隆重、熱烈、簡(jiǎn)樸、安全的原則,認(rèn)真做好活動(dòng)的宣傳、發(fā)動(dòng)工作,確保本次活動(dòng)順利開展并取得良好效果。
【關(guān)鍵詞】高校二級(jí)學(xué)院;行政辦公室;行政人員
校、院兩級(jí)管理是當(dāng)前我國(guó)高等院校的常見管理模式。二級(jí)學(xué)院行政辦公室是高等學(xué)校的基層管理部門和綜合辦事機(jī)構(gòu),承擔(dān)著教學(xué)、科研、實(shí)驗(yàn)輔助管理和行政服務(wù)等重要職責(zé),也是鏈接學(xué)校、學(xué)院和學(xué)生的紐帶。在高校教育改革的大背景下,各高等院校的發(fā)展模式由傳統(tǒng)的規(guī)模擴(kuò)張逐漸轉(zhuǎn)向質(zhì)量提升,學(xué)院行政工作面臨新的問題和挑戰(zhàn),這也就對(duì)行政管理人員提出了更高要求。本文在簡(jiǎn)要概括高校二級(jí)學(xué)院行政辦公室管理工作特點(diǎn)的基礎(chǔ)上,提出了二級(jí)學(xué)院行政管理工作改革的幾點(diǎn)建議。
1)二級(jí)學(xué)院辦公室行政工作具有輔
近年來,隨著高校教育與管理體制改革的深入進(jìn)行,越來越多的專家學(xué)者走上了管理崗位,擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)。這些教授、學(xué)者在任職初期可能會(huì)因?yàn)槿鄙傧鄳?yīng)經(jīng)驗(yàn)在行政管理方面無法做到面面俱到,從而需要學(xué)院辦公室提供必要的輔助服務(wù)。行政人員應(yīng)時(shí)刻把握好學(xué)院各方面工作的動(dòng)態(tài)和進(jìn)展,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)熟悉教學(xué)、學(xué)生管理、科研、人事工作的各項(xiàng)章程、政策和要求,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)進(jìn)行及時(shí)的跟蹤和處理,對(duì)緊急事項(xiàng)及時(shí)向院系領(lǐng)導(dǎo)層請(qǐng)示報(bào)告。
2)二級(jí)學(xué)院辦公室行政工作具有繁雜性
辦公室行政人員既需要處理日常的行政事務(wù),承擔(dān)著協(xié)調(diào)、溝通和聯(lián)絡(luò)的任務(wù),又擔(dān)任著院系領(lǐng)導(dǎo)的助手,服務(wù)的對(duì)象面向全院師生,行政事務(wù)非常繁雜。除上述職責(zé)外,辦公室涉及的日常事務(wù)還包括收文發(fā)文,重要文件整理和歸檔,會(huì)務(wù)籌備與接待,人事管理,固定資產(chǎn)登記與管理,會(huì)議紀(jì)要整理及相關(guān)新聞報(bào)道撰寫,院系網(wǎng)站建設(shè)、更新和維護(hù),辦公設(shè)施的日常維護(hù),辦公用品采購(gòu)等。行政辦公室每天都有大量的事務(wù)性工作,常需要做到多任務(wù)處理。
3)二級(jí)學(xué)院行政辦公室承擔(dān)著上傳下達(dá)的重要職責(zé)
二級(jí)學(xué)院行政人員在傳達(dá)貫徹學(xué)校的工作精神,保障學(xué)院正常工作及聯(lián)系院系領(lǐng)導(dǎo)和各部門以及師生方面起著不可或缺的作用。辦公室需做好學(xué)校重要公文、資料、信息的宣傳報(bào)道工作,擔(dān)負(fù)著上情下達(dá),下情上報(bào)的職責(zé),是聯(lián)系廣大學(xué)生與校院教學(xué)機(jī)構(gòu),廣大教職員工與學(xué)校管理機(jī)構(gòu)的重要橋梁和紐帶,還需加強(qiáng)對(duì)外聯(lián)絡(luò),樹立良好的社會(huì)形象。
4)二級(jí)學(xué)院辦公室行政工作具有可預(yù)見性
高校常規(guī)行政工作具有一定的規(guī)律性和反復(fù)性。例如每年的新生入學(xué)、畢業(yè)生就業(yè)離校等學(xué)生工作,科研項(xiàng)目申報(bào),職稱評(píng)審,教職工年終考核,人事招聘等事務(wù)都是在特定時(shí)間進(jìn)行。這類工作的政策精神、指導(dǎo)思想往往具有一定的一貫性和持續(xù)性,可按照既定步驟和章程進(jìn)行辦理,因此相應(yīng)的行政工作具有一定的可預(yù)見性。
5)二級(jí)學(xué)院辦公室行政工作具有突發(fā)性
辦公室工作面向廣大師生及上級(jí)管理部門。因此,日常實(shí)踐中常會(huì)遇到突發(fā)狀況或接到臨時(shí)性緊急任務(wù),這需要行政人員具有奉獻(xiàn)精神和良好的應(yīng)急反應(yīng)能力。
6)二級(jí)學(xué)院辦公室行政管理工作的重要性易被忽略
高校教師根據(jù)職責(zé)不同,一般可分為教學(xué)崗,科研崗,實(shí)驗(yàn)技術(shù)崗,行政管理崗等。行政管理工作也往往容易招致誤解和忽略。辦公室行政人員應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)與廣大師生的溝通與協(xié)作,強(qiáng)化服務(wù)精神,提高工作效率,減少因忽略行政工作重要性而引起的誤解和矛盾。
針對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室行政工作上述特點(diǎn),結(jié)合實(shí)踐中的具體情況,提出以下改革建議,以供參考和討論:
1)實(shí)現(xiàn)行政工作現(xiàn)代化管理
“辦公自動(dòng)化”的普及已成為行政工作的常規(guī)模式。如今高校辦公室行政工作所涉及的數(shù)據(jù)量巨大,使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)和純?nèi)斯まk公已經(jīng)無法滿足日常工作需求。準(zhǔn)確、高效的行政工作需求要求高校行政人員不斷提高自身對(duì)信息化設(shè)備的掌握水平。計(jì)算機(jī)、手機(jī)、電子郵件及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將行政人員從繁雜低級(jí)的文字處理及文件報(bào)送等體力勞動(dòng)中解脫出來,用網(wǎng)絡(luò)傳輸代替了人工傳輸,讓得他們能夠更加集中精力處理手頭亟待解決的工作任務(wù),極大提高了整個(gè)單位的工作效率。
2)提高信息化安全程度
信息化辦公系統(tǒng)一般都存儲(chǔ)著大量的機(jī)密數(shù)據(jù)和信息,若這些信息通過明文傳送,易被攔截從而引發(fā)安全隱患。提高行政辦公系統(tǒng)的數(shù)字身份認(rèn)證安全性,對(duì)機(jī)密的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行保密處理,對(duì)電腦采取必要保護(hù)措施。
3)不斷提高行政人員的綜合素質(zhì)
行政人員的綜合素質(zhì)既包括政治、文化素質(zhì),也包括業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)。在實(shí)踐中常有一種觀點(diǎn)誤認(rèn)為相較于教學(xué)科研崗而言,高校行政崗工作在技術(shù)層面沒有什么含金量,從事行政工作的人員并不需要專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備。然而,行政人員如果不能主動(dòng)學(xué)習(xí)上級(jí)部門下達(dá)的相關(guān)政策和文件,不掌握相關(guān)業(yè)務(wù)技能,就無法為高校教職工提供較好的輔助工作。因此,行政人員在日常工作中需要不斷學(xué)習(xí)和提高自己的業(yè)務(wù)技能。此外,行政人員每天需要面對(duì)的工作非常繁雜,如何做到穩(wěn)中有序,疏而不漏,就需要行政人員具備很強(qiáng)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力:需要先對(duì)手頭工作的輕重緩急進(jìn)行區(qū)分,明確規(guī)劃,優(yōu)先處理亟待解決的主要矛盾;同時(shí)還應(yīng)學(xué)習(xí)如何對(duì)不同性質(zhì)的工作任務(wù)進(jìn)行歸納和分類,集中力量解決相同或相似類型的工作。概括而言,辦公室工作雖然繁瑣,但是有章可循,行政人員應(yīng)根據(jù)某一類型工作的特點(diǎn),建立科學(xué)詳細(xì)的工作制度,從而適應(yīng)辦公室行政管理工作的各項(xiàng)需求。
4)落實(shí)行政人員定期培訓(xùn)
高校行政人員的工作績(jī)效和業(yè)務(wù)水平極大程度關(guān)系到整個(gè)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的利益。學(xué)校所制定的方針政策只有通過行政辦公室才能夠高效地傳達(dá)到各二級(jí)學(xué)院,再傳達(dá)給教職工和學(xué)生;與此同時(shí),辦公室也需要對(duì)信息進(jìn)行匯總和反饋。因此,行政人員尤其是關(guān)鍵崗位的行政人員需要定期接受相關(guān)培訓(xùn),包括對(duì)工作人員的專業(yè)知識(shí)、職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平及管理水平進(jìn)行有計(jì)劃的培訓(xùn);定期組織行政人員分批外出參加學(xué)習(xí),強(qiáng)化工作人員的責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)。
5)建立健全行政管理工作績(jī)效評(píng)估體制
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層要重視和認(rèn)可二級(jí)學(xué)院行政人員的貢獻(xiàn),目前,重科研成果、輕行政工作的現(xiàn)象還普遍存在于很多高等院校。由于沒有認(rèn)識(shí)到行政隊(duì)伍對(duì)學(xué)院和學(xué)校建設(shè)的重要性,在很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi),行政工作被誤解為替代性很強(qiáng)的純事務(wù)性工作,這就造成人員配備上良莠不齊的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。如果要提高行政隊(duì)伍的工作水平,就需要一定的激勵(lì)措施,需要對(duì)行政管理工作進(jìn)行績(jī)效評(píng)估。但由于高校辦公室的行政工作具有復(fù)雜性和不確定性,難以直接進(jìn)行工作成績(jī)的量化評(píng)估,因此,需要將定量指標(biāo)與定性指標(biāo)相結(jié)合進(jìn)行評(píng)估,建立立體的績(jī)效評(píng)估體系,讓更多的相關(guān)人員參與到評(píng)估中來,才會(huì)使評(píng)估結(jié)果更加準(zhǔn)確和客觀。
院系辦公室行政人員的工作繁瑣又平凡,但每一件工作都關(guān)乎院系師生的切身利益,他們的業(yè)績(jī)直接體現(xiàn)在院系的日常工作能夠正常高效進(jìn)行。本文只是對(duì)高等院校二級(jí)學(xué)院辦公室行政管理工作的特點(diǎn)和改革建議進(jìn)行探討,由于管理人員的諸多素質(zhì)需要與他所服務(wù)的崗位相匹配,根據(jù)各院校不同的發(fā)展情況,行政人員可能還需具備許多特定的素質(zhì)??傊?,行政人員需要牢記自己的崗位職責(zé),全面了解工作特點(diǎn),不斷提高自身素質(zhì),為學(xué)院的發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。
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【關(guān)鍵詞】高校圖書館;日常管理;辦公室;重要作用
在高校圖書館的發(fā)展過程中,辦公室作為圖書館的重要組織機(jī)構(gòu),一直是圖書館管理工作的樞紐,它在實(shí)際的管理工作中有著協(xié)調(diào)溝通、承上啟下的作用,是當(dāng)前圖書館發(fā)展中不可或缺的重要部分。近年來,隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步,各種信息技術(shù)廣泛地出現(xiàn)和普及,使得大學(xué)生對(duì)圖書信息來源和形式的需求也發(fā)生了重大改變,這就需要辦公室在充分發(fā)揮自身作用的同時(shí),及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化圖書館的服務(wù)模式和管理方法,豐富圖書信息內(nèi)容,不斷提升自身的管理水平,從而滿足廣大學(xué)生的需求。
一、圖書館辦公室的重要作用
(一)綜合管理。相對(duì)于高校其他管理部門來說,雖然圖書館辦公室存在專業(yè)性特點(diǎn),但是通常不會(huì)直接負(fù)責(zé)相關(guān)的業(yè)務(wù)工作,其主要就是起到一個(gè)輔助的作用,幫助圖書館領(lǐng)導(dǎo)開展全面的圖書館管理工作,具有非常廣泛的工作范圍,而且在實(shí)際管理工作中能夠發(fā)揮聯(lián)系各方、承上啟下以及內(nèi)外溝通的重要作用。同時(shí),從職能的角度分析,辦公室與其他部門也存在著很大的差異,其不僅包括圖書館的行政管理工作和日常業(yè)務(wù),同時(shí)還要協(xié)調(diào)好和組織好館內(nèi)各部門之間的關(guān)系,在對(duì)上級(jí)任務(wù)進(jìn)行認(rèn)真執(zhí)行的同時(shí),還要對(duì)進(jìn)入館內(nèi)的每一位學(xué)生負(fù)責(zé)。由此可見,辦公室具有著較強(qiáng)的綜合性。
(二)規(guī)章制度的建立。規(guī)章制度作為圖書館管理的重要依據(jù),其在日常管理工作中具有著重要的規(guī)范作用。所以,辦公室應(yīng)該重視管理制度的重要性,不斷完善和優(yōu)化館內(nèi)的各項(xiàng)規(guī)章制度。而且在具體的制定過程中,應(yīng)該廣泛吸納更多人的意見,結(jié)合事先提出的制度構(gòu)想和圖書館管理工作中存在的問題,有針對(duì)性地出臺(tái)各項(xiàng)規(guī)章制度。此外,辦公室還要負(fù)責(zé)圖書館制度的宣傳、執(zhí)行、監(jiān)督和修訂工作,推動(dòng)圖書館服務(wù)和管理工作的正常有序進(jìn)行。
(三)搜集信息。要想做出一個(gè)正確的決策,需要搜集大量準(zhǔn)確、真實(shí)的信息資料作參考。在圖書館發(fā)展中,辦公室不僅能夠傳達(dá)館務(wù)會(huì)和館長(zhǎng)的思想,同時(shí)還能夠?qū)⒏鞑块T的建議傳達(dá)給館長(zhǎng),是決策信息反饋和收集的重要核心。在圖書館的各項(xiàng)活動(dòng)中,辦公室能夠獲取到各種信息,所以信息管理也是辦公室的重要職責(zé),辦公室將獲取到的重要信息進(jìn)行整理和調(diào)整,為館長(zhǎng)決策工作提供更加有力的信息支持。
(四)協(xié)調(diào)和服務(wù)。在圖書館的實(shí)際發(fā)展中,內(nèi)部各個(gè)部門之間難免會(huì)存在著一些矛盾,為了防止這些矛盾進(jìn)一步激化,需要辦公室在中間進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào),有效解決這些矛盾,促進(jìn)各個(gè)部門的友好相處。而作為辦公室內(nèi)部的工作人員,要對(duì)圖書館的日常事務(wù)提供相應(yīng)的服務(wù),充分掌握各部門的運(yùn)轉(zhuǎn)情況,根據(jù)圖書館的發(fā)展特點(diǎn)和規(guī)律,有效協(xié)調(diào)圖書館的各種矛盾,從而探索一條最優(yōu)化的解決方案。此外,隨著高校圖書館的不斷發(fā)展和進(jìn)步,其服務(wù)越來越朝著社會(huì)化的方向發(fā)展,在很大程度上增強(qiáng)了圖書館與社會(huì)大眾、校外圖書館之間的聯(lián)系,要求辦公室人員應(yīng)該充分掌握公共關(guān)系方面的知識(shí),靈活運(yùn)用公關(guān)技巧處理各種事務(wù)。
(五)創(chuàng)新作用。在當(dāng)前新時(shí)期發(fā)展背景下,高校圖書館面臨著重大的發(fā)展和改革任務(wù),作為辦公室人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念,克服程序化和簡(jiǎn)單化的工作模式,充分發(fā)揮自身的創(chuàng)新意識(shí),實(shí)現(xiàn)圖書館的改革和創(chuàng)新發(fā)展。而且在不斷的積極探索中,為圖書館領(lǐng)導(dǎo)提供更加優(yōu)質(zhì)的決策服務(wù)和支持,努力做好各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)工作,保證圖書館的正常有序運(yùn)行,從而為廣大讀者提供更加有序、優(yōu)質(zhì)的圖書館環(huán)境。
二、提升辦公室各項(xiàng)工作服務(wù)質(zhì)量和管理水平的策略
(一)樹立良好形象,提升服務(wù)意識(shí)。 圖書館作為高校發(fā)展中的重要組成部分,辦公室在圖書館管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。其主要就是為圖書館領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校、學(xué)生讀者、外來人員以及館內(nèi)各部門等提供各項(xiàng)服務(wù),所以,服務(wù)工作是辦公室的一項(xiàng)重點(diǎn)工作內(nèi)容。辦公室人員應(yīng)該樹立“服務(wù)至上”的思想觀念,將其充分融入到各項(xiàng)工作中去,在找準(zhǔn)服務(wù)工作的難點(diǎn)和重點(diǎn)的同時(shí),還要充分做到腿勤、眼快、手活等,營(yíng)造一個(gè)良好的圖書館發(fā)展氛圍,將辦公室形象充分地展現(xiàn)出來,從而獲得領(lǐng)導(dǎo)和讀者的信賴。
注重教育培訓(xùn),增強(qiáng)業(yè)務(wù)素養(yǎng)。在圖書館管理工作中,k公室需要與館內(nèi)各個(gè)部門進(jìn)行經(jīng)常的溝通和交流,所以,辦公室人員不僅要了解本部門的主要職能、工作特點(diǎn)、重要作用等,同時(shí)還要對(duì)館內(nèi)各部門所進(jìn)行的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行熟練的掌握,這樣就可以更加方便、有序地開展各項(xiàng)辦公室活動(dòng)。而且在與其他部門進(jìn)行溝通時(shí)也會(huì)變得更加順暢,強(qiáng)化辦公室的服務(wù)水平,從而推動(dòng)圖書館管理工作質(zhì)量和效率的提升。此外,隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和進(jìn)步,各種信息技術(shù)應(yīng)用越來越普及,辦公室人員應(yīng)該按照時(shí)展的趨勢(shì)和學(xué)生讀者的變化規(guī)律,不斷與時(shí)俱進(jìn)地學(xué)習(xí)更多的知識(shí)內(nèi)容,有效提升自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和綜合素質(zhì),促進(jìn)辦公室人員的全面發(fā)展。
提升工作熱情,做好館內(nèi)工作。辦公室作為圖書館管理工作的重要部門,其工作人員應(yīng)該具有較強(qiáng)的責(zé)任感和事業(yè)心,認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交代的工作任務(wù),及時(shí)有效地將下級(jí)人員的意見和館內(nèi)問題反饋給圖書館領(lǐng)導(dǎo),幫助領(lǐng)導(dǎo)作出更加科學(xué)合理的決策。同時(shí),辦公室人員還要腳踏實(shí)地地做好每一項(xiàng)工作,用誠(chéng)懇的態(tài)度和飽滿的熱情對(duì)待讀者和同事,與他們建立良好的工作關(guān)系,營(yíng)造友好、協(xié)調(diào)的圖書館環(huán)境,為圖書館更好、更快發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。
(二)加強(qiáng)信息化管理,提升辦公室工作效率。辦公室負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容相對(duì)較為瑣碎,而且每天都要處理各種大量的任務(wù)和信息,而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,辦公室工作越來越朝著信息化方向發(fā)展,各種技術(shù)手段的應(yīng)用為工作人員提供了極大的便利。例如,通過郵件、微信群、QQ群等信息交互平臺(tái)進(jìn)行通知的收發(fā);運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行人事檔案的管理;通過電子文檔來存儲(chǔ)文件等,節(jié)省了大部分的工作時(shí)間,在提升辦公室整體工作效率的同時(shí),還能夠使得各項(xiàng)瑣碎工作有條理地進(jìn)行。
三、結(jié)語(yǔ)
總而言之,辦公室作為圖書館管理工作中的重要部門,其具有綜合管理、建立規(guī)章制度、搜集信息、協(xié)調(diào)和服務(wù)、創(chuàng)新等多種作用,在高校圖書館發(fā)展中扮演著重要的角色。在當(dāng)前新時(shí)期發(fā)展背景下,我們應(yīng)該在正確認(rèn)識(shí)辦公室重要作用的基礎(chǔ)上,采取一系列有效措施,不斷提升辦公室的服務(wù)質(zhì)量和管理水平,推動(dòng)圖書館工作的正常有序發(fā)展,為廣大學(xué)生讀者提供更加和諧、友好的館內(nèi)環(huán)境。
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【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)校辦公室 價(jià)值鏈管理
【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810(2015)02-0047-02
21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,中國(guó)教育在這全新發(fā)展時(shí)期要提高競(jìng)爭(zhēng)力,就要提高科技研究水平和知識(shí)創(chuàng)新水平。“價(jià)值鏈”的概念是美國(guó)學(xué)者邁克爾?波特于1985年出版的著作《競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)》中所提出的。其是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程,包括生產(chǎn)、銷售、交貨,包括與產(chǎn)品相關(guān)的各項(xiàng)輔活動(dòng)等業(yè)務(wù)流程描繪成價(jià)值鏈,使各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián),形成一個(gè)整體。從波特的角度出發(fā),對(duì)價(jià)值鏈進(jìn)行理解,所謂的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng),與其說是企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng),莫不如說是對(duì)企業(yè)價(jià)值鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程實(shí)施管理的競(jìng)爭(zhēng)。價(jià)值鏈管理,事實(shí)上是企業(yè)由職能型轉(zhuǎn)向流程型,通過實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、結(jié)構(gòu)、流程以及信息流的優(yōu)化,使組織經(jīng)營(yíng)成本有所降低。
一 價(jià)值鏈管理方式及作用
1.價(jià)值鏈管理方式
價(jià)值鏈管理主要包括三種管理方式,即橫向價(jià)值鏈、縱向價(jià)值鏈和內(nèi)部?jī)r(jià)值鏈的管理。企業(yè)實(shí)施橫向價(jià)值鏈管理,主要是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力,以獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì);企業(yè)實(shí)施縱向價(jià)值鏈管理,主要是對(duì)于產(chǎn)業(yè)的進(jìn)入及退出予以定位;企業(yè)實(shí)施內(nèi)部?jī)r(jià)值鏈管理,主要針對(duì)降低內(nèi)部成本的問題制定解決方案。在企業(yè)的價(jià)值鏈中,任何一個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)于企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力都具有一定的影響力。將這些環(huán)節(jié)組織成企業(yè)的業(yè)務(wù)流程,實(shí)施價(jià)值鏈管理,使企業(yè)的各項(xiàng)組織結(jié)構(gòu)和管理制度形成信息流,有效地促進(jìn)企業(yè)增值。
2.價(jià)值鏈管理的作用
企業(yè)實(shí)施價(jià)值鏈管理,不僅提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,同時(shí)可有效控制企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)企業(yè)的管理思想由職能型向流程型轉(zhuǎn)變時(shí),原有的職能部門之間所存在的嚴(yán)格界限被打破,隨著部門之間的各項(xiàng)職能建立起緊密連接,新的企業(yè)流程建立起來,企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力因此而
增強(qiáng)。當(dāng)職能部門之間原有的分散活動(dòng)在優(yōu)化組織并實(shí)施流程化管理之后,根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要實(shí)施創(chuàng)新,新的流程被創(chuàng)造出來,以利于企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
二 高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理中存在的問題
1.高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理依然停留于傳統(tǒng)管理模式
高校是培養(yǎng)人才的基地,關(guān)乎國(guó)家未來的發(fā)展,因此高校要具有時(shí)代精神。21世紀(jì),人類的文明已經(jīng)步入了信息時(shí)代,信息技術(shù)在推動(dòng)高校發(fā)展的同時(shí),對(duì)于傳統(tǒng)的高校管理模式也是一次不小的挑戰(zhàn)。二級(jí)學(xué)院辦公室作為院務(wù)管理的中樞機(jī)構(gòu),面臨著信息異化以及信息不對(duì)稱等現(xiàn)象,使二級(jí)學(xué)院的管理機(jī)制受到影響,并直接影響到學(xué)院管理水平。二級(jí)學(xué)院辦公室的管理水平主要決定于管理者的管理理念、所建立的管理模式、所制定的各項(xiàng)管理理論的可行性等。但是目前來看,學(xué)院辦公室的管理職責(zé)依然停留在院務(wù)日常管理上,并沒有對(duì)辦公室工作制定詳細(xì)的分工,長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃更存在著明顯不足。
2.高校二級(jí)學(xué)院辦公室的協(xié)調(diào)能力明顯不足
二級(jí)學(xué)院辦公室在管理中,由于部門之間管理職責(zé)不夠明確,導(dǎo)致責(zé)任鏈模糊。特別是教務(wù)工作和行政工作,都屬于二級(jí)學(xué)院的中心工作,在合署辦公的情況下,很容易由于部門之間的職能交叉而引起部門之間的相互推諉,導(dǎo)致辦公效率低且執(zhí)行力度不夠。特別是在處理學(xué)生問題上,很有可能由于協(xié)調(diào)能力差而導(dǎo)致學(xué)生矛盾擴(kuò)大化。
信息化時(shí)代的大學(xué)生具有獨(dú)立的思維方式,在很多問題上都有自己獨(dú)特的見解。如學(xué)生對(duì)于各項(xiàng)問題的解決,往往從自己的角度出發(fā),而忽視學(xué)校的規(guī)章制度,此時(shí),學(xué)院辦公室就要通過接待的方式,或在校園網(wǎng)上建立師生溝通平臺(tái),以通過對(duì)學(xué)生思想動(dòng)態(tài)的進(jìn)一步了解,解決學(xué)生的各類問題。如果是由于學(xué)校有關(guān)部門因宣傳力度不夠而引起學(xué)生矛盾出現(xiàn)時(shí),處理不當(dāng)就會(huì)導(dǎo)致學(xué)生通過各種渠道發(fā)泄不滿情緒。此時(shí),學(xué)院辦公室的管理人員就要從學(xué)生的角度出發(fā)處理問題,以通過資源有效整合,對(duì)于各種矛盾有效處理。
三 價(jià)值鏈管理在高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理中的應(yīng)用
1.應(yīng)用橫向價(jià)值鏈管理,實(shí)現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)
二級(jí)學(xué)院實(shí)施橫向價(jià)值鏈管理的目的在于,促使學(xué)院在師資力量、生源以及學(xué)科建設(shè)上提高競(jìng)爭(zhēng)力。除了學(xué)校的校園環(huán)境以及學(xué)術(shù)氛圍之外,還要著力于打造校園文化,通過提高學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)而吸引更多的求學(xué)者。學(xué)院經(jīng)過長(zhǎng)期努力,就會(huì)形成無形資產(chǎn),包括校風(fēng)校貌、師資隊(duì)伍,學(xué)術(shù)研究成果以及學(xué)科教學(xué)水平等,都應(yīng)納入到價(jià)值鏈管理中,由二級(jí)學(xué)院辦公室統(tǒng)一管理。在校園網(wǎng)絡(luò)上建立網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng),將傳統(tǒng)的組織管理方式改變?yōu)樾畔⒐芾矸绞?,在組織形式發(fā)生巨大變革的同時(shí),學(xué)院辦公室的管理流程也發(fā)生了改變。以信息傳遞的方式對(duì)學(xué)校管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行協(xié)調(diào),對(duì)于職能部門的工作實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理,不僅提高了辦公室的協(xié)調(diào)能力,而且還促進(jìn)了組織成員之間的經(jīng)驗(yàn)交流,使信息溝通渠道更暢通,提高競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
2.應(yīng)用縱向價(jià)值鏈管理,對(duì)產(chǎn)業(yè)準(zhǔn)確定位
產(chǎn)業(yè)定位合理,就會(huì)在價(jià)值鏈管理中進(jìn)出有序。在學(xué)院辦公室所建立的價(jià)值鏈中,學(xué)生就是顧客,學(xué)院只有強(qiáng)化管理、提高教學(xué)水平,才能將更多的學(xué)生吸引過來。另外的顧客就是用人單位。學(xué)生作為高校的“產(chǎn)品”,要迎合顧客的需要而打造,這就需要學(xué)院提高教育質(zhì)量和學(xué)科建設(shè)質(zhì)量,以發(fā)展學(xué)生的綜合素質(zhì)。如學(xué)生在剛?cè)雽W(xué)的一年中,可以根據(jù)自己的興趣自由選課,以擴(kuò)充知識(shí)面。二級(jí)學(xué)院辦公室要面對(duì)學(xué)校的全體師生員工實(shí)施價(jià)值鏈管理,就是要以人為導(dǎo)向調(diào)整價(jià)值分配方式,不僅讓校領(lǐng)導(dǎo)滿意,還要讓全體師生員工滿意,特別是對(duì)于學(xué)生的培養(yǎng),學(xué)院辦公室要整合學(xué)校資源,在實(shí)行資源優(yōu)化配置的同時(shí),通過學(xué)科整合的方式提高教育質(zhì)量,以培養(yǎng)綜合性高素質(zhì)人才。
3.應(yīng)用內(nèi)部?jī)r(jià)值鏈管理,實(shí)施內(nèi)部成本管理
高校內(nèi)部成本控制主要包括學(xué)校內(nèi)部管理成本、學(xué)校辦學(xué)成本和后續(xù)教育費(fèi)用等。內(nèi)部管理成本的控制,要求合理使用學(xué)校的各項(xiàng)管理資金,以避免資源浪費(fèi);學(xué)校辦學(xué)成本,主要是針對(duì)學(xué)生的學(xué)費(fèi)而言,要求高校要擴(kuò)寬資金來源,減輕學(xué)生負(fù)擔(dān),以此為優(yōu)勢(shì)吸引學(xué)生入學(xué)。后續(xù)教育費(fèi)用,主要是針對(duì)學(xué)生的綜合素質(zhì)而言,要求學(xué)生不僅要具有較高的學(xué)習(xí)能力,而且還要不斷拓寬知識(shí)面,提高適應(yīng)能力,確保畢業(yè)離校后,就能盡快地投入到工作中。學(xué)院辦公室要做好院務(wù)內(nèi)部成本管理工作,就要做好戰(zhàn)略規(guī)劃,有效地控制各項(xiàng)管理環(huán)節(jié),并做好績(jī)效分析評(píng)價(jià)工作。從價(jià)值管理的角度實(shí)施過程控制,并與結(jié)果控制有效結(jié)合,以保持價(jià)值鏈的高效運(yùn)行狀態(tài)。
四 結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,隨著國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇,高校要建立新的管理理念,運(yùn)用新的管理思想,以建立高效戰(zhàn)略管理的長(zhǎng)效機(jī)制。在這個(gè)重要戰(zhàn)略機(jī)遇期,高校管理中引入價(jià)值鏈管理,構(gòu)造高效價(jià)值鏈,不僅可以提高高校組織的核心競(jìng)爭(zhēng)力,而且還使各項(xiàng)價(jià)值活動(dòng)在價(jià)值鏈的作用下優(yōu)化整合,促進(jìn)高校各項(xiàng)資源的有效利用,同時(shí)將高校的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)從價(jià)值鏈優(yōu)勢(shì)環(huán)節(jié)中突出,以推進(jìn)高校核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高。
參考文獻(xiàn)
[1]張繼焦.價(jià)值鏈管理:優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和組織,提升企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)能力[M].北京:中國(guó)物價(jià)出版社,2002
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[3]宋春雨、關(guān)慶革.現(xiàn)代人力資源理論在高校辦公室管理中的應(yīng)用[J].航海教育研究,2007(2)
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