數(shù)字化檔案精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的數(shù)字化檔案主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：數(shù)字化檔案范文

一、檔案數(shù)字化建設的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。

2、形勢發(fā)展的需求

現(xiàn)在是信息化的時代，數(shù)字檔案機構(gòu)是數(shù)字化信息服務的重要組成部分，其一，檔案機構(gòu)是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，就不能體現(xiàn)檔案的服務價值。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案機構(gòu)數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案機構(gòu)提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案機構(gòu)的數(shù)字化。目前，檔案機構(gòu)的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，希望查閱信息更為方便，這都迫使檔案機構(gòu)這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務措施，使檔案機構(gòu)的館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化建設中的相關問題

（一）電子載體的特點

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5―15年。電子文件載體容易受溫濕的影響。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。保存電子文件的理想溫度為16℃―20℃，相對濕度為40％±5％?；覊m會對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。因此在電子檔案的保管中還要注意防止灰塵侵害。外來磁場對電子文件的磁性載體是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強烈的機械震動。光線會使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應，使盤基、帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

（二）電子檔案信息保護

對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手――電腦病毒。目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等。其中，數(shù)據(jù)加密法是指按確定的加密變換方法對未經(jīng)加密的數(shù)據(jù)作處理，使其成為難于識讀的數(shù)據(jù)；數(shù)字水印法是利用某種技術(shù)方法把作者的標志如印簽、花紋等，隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時，這些標志是不會被拷貝的。這些保證了電子文件信息的唯一屬性。數(shù)字時間印章法用來確保電子文件信息的真實性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時在網(wǎng)上登記的時間是無法改變的。然而，保護電子文件信息的技術(shù)只能是相對的，因為電子文件的加密和解密技術(shù)都在不斷地發(fā)展。

了解了電子文檔的特點，才能更好地做好檔案數(shù)字化建設。

三、檔案數(shù)字化建設的內(nèi)容

1、推進檔案數(shù)字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2、數(shù)字化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設

開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為建設數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

四、檔案數(shù)字化建設的步驟

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。

2、建立檔案機構(gòu)（館）網(wǎng)站，并聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務公開，營造有利于經(jīng)濟建設和社會發(fā)展的良好環(huán)境。

3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，一般只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在要求實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案機構(gòu)。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案機構(gòu)建立數(shù)據(jù)庫的工作量。

第2篇：數(shù)字化檔案范文

關鍵詞：音像檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化

音像檔案作為一種專門檔案，以其直觀、全面、生動再現(xiàn)等特點，能夠全面記錄和生動還原歷史的真實面貌，能夠有效補充檔案全宗的完整性，能夠豐富檔案全宗的存在形式，在檔案工作中發(fā)揮著獨特的、重要的作用。但同時也因受到自身特點、存儲載體和播放設備等因素的影響和限制，傳統(tǒng)音像檔案的保管和利用狀況并不樂觀。傳統(tǒng)音像檔案經(jīng)歷了蠟筒、膠木、鋼絲和磁帶等作為記錄載體，其中，以磁帶為介質(zhì)的傳統(tǒng)音像檔案數(shù)量最多也最為常見。這些傳統(tǒng)錄音（像）帶檔案經(jīng)過長時間的存放和利用，磁介質(zhì)會發(fā)生退變、老化，信號逐步衰減，影像質(zhì)量越來越差，甚至無法正常播放。與此同時，傳統(tǒng)的模擬音像系統(tǒng)和設備正逐漸淘汰，能夠正常使用的越來越少，存放在模擬音像帶上的珍貴音像資料將面臨永久丟失的危險。

一、音像檔案數(shù)字化的作用和意義

針對傳統(tǒng)音像檔案面臨的風險，通過音像檔案數(shù)字化，即利用信息技術(shù)將音像檔案原有的模擬聲音（視頻）信號轉(zhuǎn)換為可被計算機識別的數(shù)字音（視）頻文件，是安全保管和有效利用這些重要檔案的唯一出路。通過音像檔案數(shù)字化，不僅可以實現(xiàn)數(shù)字音（視）頻文件代替?zhèn)鹘y(tǒng)音像檔案提供利用，從而有效地保護音像檔案原件，而且數(shù)字音（視）頻文件的重放效果好，又不會造成損耗。此外，音像檔案經(jīng)過數(shù)字化，可以開發(fā)出豐富的文化資源，供社會公眾廣泛消費。因此，音像檔案數(shù)字化，不僅是有效解決傳統(tǒng)音像檔案面臨問題的不二選擇，更是對檔案工作的長遠發(fā)展和歷史文化的有效傳承都具有重要意義。

二、我國音像檔案數(shù)字化發(fā)展相對滯后的原因

現(xiàn)實中，與紙質(zhì)檔案數(shù)字化開展得如火如荼相比，我國音像檔案數(shù)字化發(fā)展則明顯滯后，只有少數(shù)檔案館和電臺、電視臺等開展了音像檔案數(shù)字化，而更多的音像檔案還沉睡在檔案館（室）的庫房中。

那么是什么原因造成了我國音像檔案數(shù)字化發(fā)展緩慢呢？筆者認為，主要有以下幾個方面：

首先是觀念問題。由于音像檔案只是近一個世紀以來才逐漸出現(xiàn)的，它積累的數(shù)量與紙質(zhì)檔案相比是九牛一毛，在檔案工作中一直處于邊緣的位置。而許多檔案部門也就逐漸形成了“重紙質(zhì)檔案而輕其他專門檔案”的思想觀念，使得音像檔案長期得不到重視，而音像檔案數(shù)字化也就自然地落下了。

其次就是缺乏標準。音像檔案數(shù)字化是一項系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃、全程控制，需要確定工作流程和環(huán)節(jié)，需要綜合選定各種技術(shù)指標和參數(shù)，必須要有專門的標準作為指導才能順利地開展。但我國目前仍沒有出臺關于音像檔案數(shù)字化的國家標準或行業(yè)標準，標準的缺失嚴重制約了音像檔案數(shù)字化工作的發(fā)展。

再次是人才問題。與紙質(zhì)檔案數(shù)字化相比，音像檔案數(shù)字化涉及的技術(shù)更復雜，對數(shù)字化加工、組織和管理人員的要求也比較高，而檔案部門在這方面的技術(shù)力量和人才儲備大都比較薄弱，從而加劇了開展音像檔案數(shù)字化工作的難度。

最后是設備問題。與紙質(zhì)檔案數(shù)字化相比，音像檔案的數(shù)字化和后期編輯利用都需要更多種類的播放、采集和編輯等設備，而這些設備要么是價格不菲，要么是已經(jīng)停產(chǎn)，市面上很難買到（如鋼絲錄音機），這也在一定程度上影響了音像檔案數(shù)字化的發(fā)展。

由此可見，造成音像檔案數(shù)字化發(fā)展滯后的原因是多方面的，這其中有些是檔案工作者們主觀造成的，有些則是客觀使然；有些是需要各級國家檔案部門共同推動并且經(jīng)過一個較長的時期才能徹底解決的，有些則是每個檔案館（室）通過自身努力就能取得明顯成效的。

三、如何更好地開展音像檔案數(shù)字化

我們應該如何有效解決音像檔案數(shù)字化存在的問題，促進音像檔案數(shù)字化工作的快速健康發(fā)展呢？筆者認為，暫時拋開那些我們不能左右的客觀因素不談，只要做好以下幾方面，就可以推動音像檔案數(shù)字化工作順利開展。

（一）轉(zhuǎn)變觀念，積極創(chuàng)造有利于音像檔案數(shù)字化開展的各種條件

要想發(fā)展音像檔案數(shù)字化工作，首先就要在思想上充分認識音像檔案以及音像檔案數(shù)字化的重要作用和意義，要積極轉(zhuǎn)變過去“重紙質(zhì)檔案而輕專門檔案”的思想觀念，要用發(fā)展的眼光看待音像檔案在多媒體網(wǎng)絡時代的強烈需求和美好未來，做到“思想上高度重視，資金上充足保障，人員上堅決支持”，積極為音像檔案數(shù)字化工作的順利開展創(chuàng)造各種必要條件和有利條件。

（二）厘清音像檔案的種類和數(shù)量，選擇合適的組織生產(chǎn)方式

開展音像檔案數(shù)字化其中一項很重要的內(nèi)容就是要選擇合適的組織生產(chǎn)方式。音像檔案數(shù)字化有自主生產(chǎn)和外包生產(chǎn)兩種基本組織生產(chǎn)方式。自主生產(chǎn)一般由本單位人員負責檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設以及日常生產(chǎn)的組織與管理，有關操作人員向社會招聘并進行技術(shù)培訓。自主生產(chǎn)方式的管理成本較高，但方式靈活，可控性強。外包生產(chǎn)需要把音像檔案數(shù)字化作為一個項目公開向社會招標，選擇有一定資質(zhì)和經(jīng)驗的企業(yè)承包生產(chǎn)。外包生產(chǎn)方式在建設與管理上相對簡單，但需要做好進度控制、質(zhì)量驗收和安全保障等工作。

各單位在開展音像檔案數(shù)字化前應厘清本單位音像檔案的種類和數(shù)量，并主要根據(jù)音像檔案種類和數(shù)量同時參考資金投入方式和進度要求等因素綜合選定組織生產(chǎn)方式。一般來說，音像檔案數(shù)量較少的單位可采取外包生產(chǎn)方式，可以有效減少本單位的人力和物力投入；而音像檔案數(shù)量較多的單位，可采用自主生產(chǎn)方式，可以有效確保音像檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全。

（三）統(tǒng)籌考慮，選好音像檔案數(shù)字化的關鍵技術(shù)指標

在音像檔案數(shù)字化過程中，一些關鍵技術(shù)指標參數(shù)選定的合適與否直接決定著音像檔案數(shù)字化的質(zhì)量。因此，在選定關鍵技術(shù)指標參數(shù)時，要統(tǒng)籌考慮，慎重選擇，既要著眼于未來發(fā)展趨勢和要求，又要立足于現(xiàn)實技術(shù)成熟度和兼容性；既要實現(xiàn)音像檔案的保真、生動再現(xiàn)，又要便于網(wǎng)絡共享和廣泛利用。

1.音頻采樣頻率

音頻采樣頻率是指每秒鐘對聲音波形的采樣次數(shù)，是描述聲音頻率的解析度，同時它也是衡量音質(zhì)的標準，采樣頻率越高，聲音失真越小，音質(zhì)就越好，聲音的還原就越真實、自然，但音頻數(shù)據(jù)量也就越大。常用的音頻采樣頻率有11.025kHz、22.05kHz、44.1kHz和48kHz等。其中，11.025 kHz是電話和調(diào)幅廣播的聲音品質(zhì)，22.05 kHz只能達到調(diào)頻廣播的聲音品質(zhì)，44.1kHz是CD音質(zhì)（高保真立體聲）。由于人耳聽覺的頻率上限為20kHz，根據(jù)奈魁斯特（NYQUIST）采樣定理，用44.1kHZ的采樣頻率進行采樣，剛好可還原為略高于人耳聽覺極限頻率的聲音，可以完全滿足錄音檔案數(shù)字化的需求。而48kHz采樣雖然更加精確一些，但人耳已經(jīng)分辨不出與44.1kHz采樣的差別了，而音頻數(shù)據(jù)量會隨之增大。因此，在開展錄音檔案數(shù)字化時，建議音頻采樣頻率一般設置為44.1kHz就可以了。

2.視頻碼率

視頻碼率是指單位時間內(nèi)視頻數(shù)據(jù)的輸出量，是視頻編碼中畫面質(zhì)量控制中最重要的部分。一般情況下，視頻碼率和視頻質(zhì)量成正比，視頻碼率越大，視頻質(zhì)量就越高，視頻畫面越清晰，但當視頻碼率超過一定數(shù)值后，對視頻畫面的質(zhì)量就沒有多大影響了。同時，視頻碼率也與視頻文件體積成正比，視頻碼率越大，視頻文件體積也就越大。因此，錄像檔案數(shù)字化時，不能一味為追求視頻質(zhì)量而肆意提高視頻碼率，而應根據(jù)原錄像檔案的清晰度選定合適的視頻碼率，在保證能夠完美還原原始錄像檔案畫面的基礎上，又使數(shù)字化視頻文件的容量不會太大。一般地，標清錄像檔案數(shù)字化時可選擇6M/S的碼率，數(shù)字化視頻與原錄像檔案畫面無明顯差別，一個小時大約需要2.5G的存儲空間；而高清錄像檔案數(shù)字化時可選擇12M/S的碼率，數(shù)字化視頻與原檔案畫面無明顯差別，一個小時大約需要10G的存儲空間。

3.視頻采樣格式

視頻采樣格式是指錄像檔案數(shù)字化時從原始圖像信息中獲取亮度信息和色彩信息的方式。常見的視頻采樣格式主要有YCbCr 4：4：4、YCbCr 4：2：2、YCbCr 4：1：1和YCbCr 4：2：0幾種，其中Y是亮度分量，Cb是藍度分量，而Cr是紅度分量。由于人眼對亮度比色度更敏感，因此在視頻采樣時，通過減少色度分量，可以有效降低視頻容量，但人眼卻不能明顯察覺到圖像質(zhì)量的變化。YCbCr 4：4：4，表示全像素點陣，三個分量的采樣率相同，畫面與原始畫面非常一致，但數(shù)據(jù)量巨大；YCbCr 4：2：2，表示每4個像素有4個亮度分量、2個Cb分量、2個Cr分量，畫面非常接近原始畫面，數(shù)據(jù)量較大；YCbCr 4：2：0，表示每4個像素有4個亮度分量、2個Cb（或Cr）色度分量，相鄰的掃描行存儲不同的色度分量，畫面接近原始畫面，數(shù)據(jù)量一般；YCbCr 4：1：1，表示每4個像素有4個亮度分量、1個Cb分量、1個Cr分量，畫面與原始畫面差別較大，數(shù)據(jù)量較小。為獲取較高的視頻質(zhì)量、滿足絕大多數(shù)利用需求的同時又能有效減少存儲容量，在錄像檔案數(shù)字化時，標清錄像檔案建議選擇4：2：0的視頻采樣格式，高清錄像檔案建議選擇4：2：2的視頻采樣格式。

4.存儲格式

音像檔案通過數(shù)字化保存為不同格式數(shù)字化文件的容量相差很大，數(shù)字化檔案的品質(zhì)差別也非常大。而音像檔案數(shù)字化要實現(xiàn)充分地反映音像檔案內(nèi)容和便利的網(wǎng)上傳輸、利用，就非常有必要生成不同格式的數(shù)字化文件，從而滿足不同的需要：即在音像檔案數(shù)字化時，可以直接保存為低壓縮率格式的數(shù)字化文件，以充分地保存和再現(xiàn)原始音像檔案的全部特征；在此文件的基礎上，通過轉(zhuǎn)換程序，可以生成高壓縮率格式的數(shù)字化文件，以便于快速檢索和網(wǎng)上傳輸、利用。

（1）音頻文件格式

目前用于音頻數(shù)據(jù)存儲的格式有很多，如WAV、MIDI、MP3、WMA等。其中，WAV是基于PCM編碼的一種波形存儲文件，被Windows平臺及眾多音頻軟件所廣泛支持，有極強的通用性。WAV文件的質(zhì)量很高，幾乎達到了CD音質(zhì)，可以精確地記錄和完美地還原聲音，是存檔用比較理想的格式；但WAV文件體積較大，一小時的16位、44.1KHZ、立體聲WAV文件大約要占600MB的空間，而若將其轉(zhuǎn)換MIDI、MP3、WMA等壓縮率較高的格式，則轉(zhuǎn)換后的文件僅為原WAV文件大小的十分之一甚至更小。因此，錄音檔案數(shù)字化產(chǎn)生的用于長久保存的數(shù)字音頻文件，建議采用WAV格式存儲，而在此基礎上，可以將WAV文件轉(zhuǎn)換生成MIDI、MP3、WMA等格式，用于快速檢索和網(wǎng)上利用。

（2）視頻文件格式

用于存儲視頻數(shù)據(jù)的格式也很多，常見的有MPEG系列和RM、ASF、WMV等，有些適合于檔案存儲，有些適合于網(wǎng)絡在線播放。其中，MPEG系列標準有MPEG-1、MPEG-2、MPEG-4等，分別適用于不同的應用領域：MPEG-1是VCD的壓縮標準，它的視頻壓縮質(zhì)量僅達到家用錄像機的品質(zhì)；MPEG-2編碼標準是DVD的核心技術(shù)，還應用于廣播、衛(wèi)星電視、有線電視和HDTV高清電視；MPEG-4是視頻流媒體的壓縮標準，它的壓縮效率更高，可以在低帶寬網(wǎng)絡的情況下，保障連續(xù)的視頻數(shù)據(jù)播放，被VOD（視頻點播）所廣泛采用。其中，MPEG-2在設計之初就融入了存儲的理念，更加注重視頻數(shù)據(jù)的存儲，能夠完好地保存原始畫面，這正好契合錄像檔案數(shù)字化工作。由于MPEG-2的壓縮率較低，雖然能夠完美地保存和再現(xiàn)原始畫面，但存儲容量較大，不太適合網(wǎng)絡傳輸。用MPEG-2壓縮存儲10Mbps視頻碼率、720×576分辨率、384Kbps音頻碼率、立體聲這樣1小時的視頻畫面，約占用4GB的存儲空間。因此，建議錄像檔案數(shù)字化生成的數(shù)字視頻文件存儲為MPEG-2格式，用于錄像檔案數(shù)字化成果的長期保存；而在提供檢索、預覽等網(wǎng)絡利用時，可以由MPEG-2轉(zhuǎn)換生成MPEG-4、RM、ASF、WMV等壓縮率較高、文件容量更小、適合網(wǎng)絡傳輸?shù)囊曨l流媒體格式。

第3篇：數(shù)字化檔案范文

關鍵詞：數(shù)字化檔案　存儲設備　檔案管理　計算機　載體

認清數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案管理環(huán)節(jié)的差異性，有利于科學地開展數(shù)字化檔案的管理工作。數(shù)字化檔案的管理除了需要開展傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作外，還應注重以下四項工作的開展。一是介入電子文件的形成過程，使電子文件在設計、形成階段就體現(xiàn)出電子檔案管理功能；二是建立數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)庫，各立檔單位應歸檔的電子文件，可采用多種途徑進入檔案館的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)；三是實施數(shù)字化檔案長期保存和有效可讀；四是做好數(shù)字化檔案的備份與恢復工作。紙質(zhì)檔案各管理環(huán)節(jié)絕大部分都是人工操作，科技含量較低。數(shù)字化檔案各個管理環(huán)節(jié)都離不開信息技術(shù)、計算機設備和管理信息系統(tǒng)，技術(shù)含量比較高。

一、數(shù)字化檔案管理概述

根據(jù)檔案所有權(quán)形式可分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。在外國通常分為公共檔案和私人檔案。對不同所有權(quán)的檔案，要按照檔案法規(guī)的規(guī)定，分別采取不同的收集和管理辦法。屬于國家所有的檔案，要按規(guī)定向國家檔案館移交。屬于集體或個人所有的檔案，其所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓，一般要在自愿、　合法基礎上進行，　檔案所有者可向國家檔案館捐贈、出售或寄存。

在數(shù)字化檔案的管理中，檔案信息的安全無疑是非常重要的。傳統(tǒng)檔案的保管工作著重強調(diào)的是如何使檔案載體延長壽命，因為載體與所記錄的信息是“從一而終”，不可分離的，有了載體就有了可用的信息。對于電子檔案管理來說，載體的保管和信息的保護同樣重要。電子檔案的安全不僅僅是技術(shù)的問題，電子檔案的安全至少包含三類措施：技術(shù)方面的安全措施、管理方面的安全措施和相應的政策法規(guī)。電子檔案的安全首先取決于電子環(huán)境的安全，主要從網(wǎng)絡、計算機、存儲器、應用系統(tǒng)和病毒等方面實施安全部署。在實際應用過程中，保障電子檔案安全的內(nèi)容主要包括四個方面：

（1）實體安全，是指保護網(wǎng)絡基礎設施、計算機、存儲設備以及其他媒體免遭地震、水災、火災、有害氣體和其他環(huán)境事故（如電磁污染等）的破壞。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質(zhì)上，所以要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。

（2）運行安全，指為保障系統(tǒng)功能的安全實現(xiàn)提供一套安全措施（如風險分析、審計跟蹤、備份與恢復、應急措施），建立系統(tǒng)的安全防范體系，以保障檔案信息被處理、存儲和訪問過程中的安全。

（3）信息安全。指防止信息資源被故意或偶然的非授權(quán)泄露、更改、破壞或使信息被非法系統(tǒng)辨識、控制和否認，以確保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。

（4）管理安全。指采取有關的法律法令和規(guī)章制度以及安全管理手段，加強管理人員的安全意識和操作規(guī)范，確保網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)的安全。另外，要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對所保存的數(shù)字化載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可讀性。對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理，因為任何一次誤操作都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補的損失。必須建立相應的維護管理檔案，對電子檔案的檢測、維護、拷貝和遷移等操作過程進行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復勞動。

數(shù)字化檔案的有效保存與維護是一項極其重要而復雜的工作。因而，在數(shù)字化檔案的保存與維護過程中，應充分考慮環(huán)境、設備、技術(shù)、人員及數(shù)字化檔案的特點等綜合條件，制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保數(shù)字化檔案的安全可靠，使數(shù)字化檔案能夠永久地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

二、數(shù)字化檔案管理的特點

數(shù)字化檔案的管理思路已遠遠超出了傳統(tǒng)檔案的管理思路，其管理范圍已擴展到電子文件的形成之初，電子信息的網(wǎng)絡化歸檔、數(shù)字檔案的存儲、鑒定、開放、編研、利用甚至是刪除（即檔案的銷毀）等電子信息整個生命周期的全過程。其管理手段將是把嚴格的人工管理制度與現(xiàn)代化的信息技術(shù)有效地結(jié)合起來，形成聯(lián)系造成的、具有即時校驗、碎石糾錯和及時　反饋的網(wǎng)絡化高效工作模式。

數(shù)字化檔案的存儲介質(zhì)也不再局限于紙、縮微、磁帶等，而是更多地采用數(shù)字化存儲手段，如光盤、磁盤、網(wǎng)絡化存儲設備，并根據(jù)需要將模擬與數(shù)字的存儲方式合理地結(jié)合起來，保證檔案信息的原始性、憑證性、有效性和完整性。數(shù)字化檔案的利用也不再拘泥于“到檔案館查閱檔案”的機械模式，網(wǎng)絡化檔案目錄及全文資料的檢索方式將成為利用者足不出戶地全面認識檔案、了解檔案和利用檔案的基本方式。

數(shù)字化檔案的管理是對傳統(tǒng)檔案管理理論的發(fā)展、完善和擴充。數(shù)字化檔案的管理可采用“目錄全文一體化管理”方式?！澳夸浫囊惑w化管理”是將數(shù)字化檔案分門別類，整理成方便檢索的目錄信息，并通過電子原文關聯(lián)掛接、存取訪問的現(xiàn)代技術(shù)手段，實現(xiàn)數(shù)字化檔案目錄信息與檔案內(nèi)容信息的一體化管理。

這種方案的提出是一個逆向思維的形成過程，即立足于檔案利用者的需求，結(jié)合并反嘎巴檔案管理者的工作需要，對數(shù)字化檔案的形成者提出合理要求，將“目錄全文一體化管理”思想貫穿與數(shù)字化檔案形成的全過程。

檔案工作者要充分利用現(xiàn)代化的管理手段，通過網(wǎng)絡開展檔案的指導、鑒定、歸檔與管理工作，將工作重點投入到分析檔案利用者的需求、檔案資源的挖掘與編研、提前介入電子信息的形成過程中，將工作模式由“被動接受”轉(zhuǎn)為“主動挑選”，將真正有價值的電子信息轉(zhuǎn)化為社會需要的檔案資源。

數(shù)字化檔案的管理不同于傳統(tǒng)載體檔案的管理，但在實際當中檔案館仍有實體備份。通常以檔案實體為對象，按照其形成特點和歷史聯(lián)系，逐級分為多種類別。包括三級分類層次：國家檔案全宗的分類。是對國家全部檔案進行最高層次的分類，一般是按照檔案的歷史時期屬性、形成機關的級別屬性、地區(qū)屬性、專業(yè)部門屬性以及檔案制成材料屬性進行劃分。此種分類是各級各類檔案館的設置以及國家檔案在檔案館中合理分布的依據(jù)。

第4篇：數(shù)字化檔案范文

關鍵詞：測繪 檔案 數(shù)字化

中圖分類號：P2 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）05（a）-0046-02

房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化，即是利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把紙質(zhì)的房產(chǎn)測繪檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的房產(chǎn)測繪檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化的主要作用：（1）房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化后，通過計算機直接查詢，不需要調(diào)用原件，保護了檔案原件不受損害。（2）不再受單一調(diào)用及時間的限制，一份文件可以在任何時候同時提供給許多人調(diào)閱。（3）數(shù)字化副本異地保存，可以使房產(chǎn)測繪檔案資料避免天災人禍的破壞，使永久性保存成為可能。

房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化的基本流程如圖1所示。

1 檔案整理

房產(chǎn)測繪檔案為專業(yè)性檔案，因此，需加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。同時，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

（1）參照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等的要求，規(guī)范原房產(chǎn)測繪檔案中的存檔文件及排列順序。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。

（2）拆除原檔案文件中的裝訂物，并保護檔案不受損害。同時對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術(shù)修復，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。

（3）制作并填寫“房產(chǎn)測繪檔案卷內(nèi)文件目錄”，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。樣式如表1。

（4）恢復裝訂。掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

2 檔案掃描

2.1 確定掃描方式

根據(jù)房產(chǎn)測繪檔案幅面的大?。ˋ4、A3、A0等）選擇相應規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用A0號圖紙掃描儀，文件性資料可選用A3、A4掃描儀等）進行掃描。

紙張狀況較差，以及過薄、過軟或過厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描的方式。

2.2 掃描登記

認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

3 圖像處理

通過采用自動化處理和人工處理相結(jié)合的方式，來提高圖像的質(zhì)量。通過校對系統(tǒng)對圖像進行校對，確保圖像順序正確、去斑點、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗。在校對時發(fā)現(xiàn)不合格圖像時，應及時處理，以保證圖像的質(zhì)量達到預定的標準。必要時可刪除不合格圖像，重新進行掃描處理。

4 圖像存儲

4.1 確定存儲格式

一般采用JPEG格式對掃描的文件進行存儲。在保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量，從而減少在服務器上占用空間。

4.2 命名圖像文件

以原檔號名稱建立相應的文件夾（如C01-026：C表示房產(chǎn)測繪檔案，01-026表示01號中第26號檔案），按頁碼順序?qū)D像文件命名。所有的文件夾及文件夾內(nèi)頁碼都必須為唯一。

5 目錄建庫

5.1 建立房產(chǎn)測繪檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

建立房產(chǎn)測繪檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應實現(xiàn)以下功能：

數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)編輯、檢索查詢、數(shù)據(jù)維護、數(shù)據(jù)輸出。

5.2 選擇數(shù)據(jù)格式選擇

目錄建庫應選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

5.3 條目輸入

按照《檔案著錄規(guī)則》的要求將房產(chǎn)測繪檔案條目輸入目錄數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

5.4 質(zhì)量檢查

采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對輸入的條目是否完整，內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應按整檔要求進行修改或重新輸入，以保證測繪檔案目錄條目符合規(guī)范要求。

6 數(shù)據(jù)掛接

6.1 數(shù)據(jù)關聯(lián)

以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，建立掃描后的圖像文件的文件名及頁碼與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起對應的關聯(lián)關系，從而實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的掛接。

6.2 交接登記

認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表，記錄數(shù)據(jù)關聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描時填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法。

7 數(shù)據(jù)驗收

以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，抽檢的比率不得低于5%。一個完整的房產(chǎn)測繪檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。數(shù)字檔案驗收注意：確保掃描前后檔案整理的一致性；掃描圖像與條目數(shù)據(jù)100%掛接；文件圖像格式為JPG格式；提交圖像經(jīng)過質(zhì)量技術(shù)處理，確保清晰。

8 數(shù)據(jù)備份

8.1 備份范圍

經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應及時進行備份。

8.2 備份方式

為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

8.3 數(shù)據(jù)檢驗

備份數(shù)據(jù)也應進行檢驗。備份數(shù)據(jù)的檢驗的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。

8.4 備份標簽

數(shù)據(jù)備份后應在相應的備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管理。

8.5 備份登記

第5篇：數(shù)字化檔案范文

1 房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)型不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的意義

房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)型不動產(chǎn)檔案數(shù)字化，就是通過一些信息技術(shù)手段，比如計算機、掃描設備、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體儲存技術(shù)等具有鮮明的信息化特征的先進、科學、發(fā)達的技術(shù)，有效實現(xiàn)將各類不動產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)化為明確的數(shù)字信息，并且講這些信息儲存在數(shù)據(jù)庫里，借助網(wǎng)絡將全國的不動產(chǎn)檔案信息統(tǒng)合起來，并且通過計算機、大數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)進行統(tǒng)一管理，目標就是要建立一個系統(tǒng)、前面、科學、完備、安全的不動產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫，供社會各界人士在國家機關的允許之下使用。這種方式極大方便了房產(chǎn)檔案的集中管理與高效傳輸，在很大程度上實現(xiàn)了數(shù)字資源在全社會的共享。

2 實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)型不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的重要性

在經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，房地產(chǎn)已經(jīng)成為了我國經(jīng)濟的支柱性產(chǎn)業(yè)，房產(chǎn)交易數(shù)量自2002年以來一直保持在高位，同時還在不斷擴大，同時房地產(chǎn)交易的方式也發(fā)生的重大改變，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理模式已經(jīng)無法適應新形勢下房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展形勢。不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理可以很好的克服傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案的很多缺陷，信息取得方面、信息傳輸、信息分析的處理速度大幅度提升。同時不動產(chǎn)檔案登記時可以采用數(shù)字化的方式，記錄更多的信息，比如圖像甚至是視頻資料。在檔案保存方面，由于是數(shù)字化的檔案，只需要建設完備的數(shù)據(jù)儲存設備既可。完全不需要像傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案那般，需要保存大量的紙質(zhì)檔案，同時還要注意檔案的分類、整理、儲存，傳統(tǒng)的管理方式查詢檔案也是一件非常繁瑣的工作。而數(shù)字化的檔案管理工作，只需要設置好管理邏輯，就可以自動進行不動產(chǎn)檔案的分類、整理、儲存，檔案調(diào)取也極為方便。這些優(yōu)勢能夠不斷推動不動產(chǎn)檔案的管理水平提升，推動不動產(chǎn)檔案管理的發(fā)展，更好的為國家掌握詳實數(shù)據(jù)、為房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展提供正確、科學的信息提供幫助，為我國房地產(chǎn)事業(yè)發(fā)展提供最專業(yè)、最規(guī)范、最方便的數(shù)據(jù)服務。

3 提高不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平的有效策略

3.1 加強不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的認知

近年來，雖然不動產(chǎn)檔案管理方式方法在不斷改進和完善，但是進度不快，效果并不是很明顯，一個很主要的原因就是不動產(chǎn)檔案管理人員以及各地地稅房地產(chǎn)管理部門沒有對不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的認識不足，重視程度不夠。很多的相關人員及部門，將不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理僅僅視為簡單的文案處理工作，忽視了這項工作成果對于國家和房地產(chǎn)行業(yè)的重要作用。因此，在實際的管理實施過程中，沒有對信息采集和分類工作抱有足夠嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，使得信息收集過程形式化過重，嚴重破壞了信息的完整與準確，從而降低了使用價值，也耽誤了工作時間，影響效率。

3.2 提升管理人員的業(yè)務能力和專業(yè)水平

應當正確認識的是，不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理已經(jīng)早已超越了傳統(tǒng)的手工勞動范疇，而發(fā)展到了知識型技能型的工作。我國缺乏不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的相關專業(yè)人才，管理人員只要具有相當?shù)募墑e才會有相應的檔案管理專業(yè)的人員，其余人員也沒有經(jīng)過嚴格的識別與培訓，有的是其他人員富余的崗位補充過來的人員，這些人對于不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的重要性認識不足，也沒有相關工作經(jīng)驗及技能，無法有效開展相關工作。

數(shù)字化管理不動產(chǎn)檔案，是一項復雜的工作，涉及到的工?N多、專業(yè)多，對于專業(yè)能力和技術(shù)能力有著很高的要求。數(shù)字化管理不動產(chǎn)檔案的相關人才，必須要有全面系統(tǒng)的知識框架、強大的觀察能力與數(shù)據(jù)處理能力，同時還要有縝密的思維以及細致的工作作風。管理部門必須要培養(yǎng)一支專業(yè)素質(zhì)高、思想觀念好、文化水平高的卓越的不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人才。這些人才還要熟練掌握各種自動化辦公設備的應用。相關單位和企業(yè)應當重視培養(yǎng)專業(yè)的不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人才，目的就是要培養(yǎng)一支專業(yè)、敬業(yè)、精業(yè)的團隊。

3.3 其他措施

實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的目的在于科學、系統(tǒng)得管理房產(chǎn)檔案，方便數(shù)字檔案的調(diào)用、查閱以及相關部門與房地產(chǎn)企業(yè)及其他單位合法研究，為此就要保證檔案的完整、權(quán)威、科學與便利，為國家以及企業(yè)管理者制定決策提供科學的參考依據(jù)。如果檔案管理過程因為管理不善，導致檔案內(nèi)容缺少、信息記錄不完整、不規(guī)范，這一定會導致檔案信息的全面性、真實性和適用性大打折扣，進而失去了數(shù)字化不動產(chǎn)檔案的存在意義。想要快速有效實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，必須要不斷提高數(shù)字化管理不動產(chǎn)檔案的工作能力與工作效率，相關機構(gòu)與單位應當從思想入手，深化人員不動產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理重要性的認識，讓員工充分認識到不動產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理對于我國房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展以及政府的有效管理的重要性。然后再管理過程中，不斷加大人力與經(jīng)費的投入，以最快速度消除不動產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理工作存在的弊端，推動相關工作向著更好、更快、更完備的方向發(fā)展，促進檔案管理現(xiàn)代化建設。

第6篇：數(shù)字化檔案范文

一、當前我國檔案管理的主要問題分析

管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠的角度來看，我國制度的改革以及社會的發(fā)展隨著人才流動壁壘的減少。我國檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當前我國檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會的發(fā)展，檔案本身的嚴肅性、準確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。

（一）“人檔分離”。因為傳統(tǒng)檔案管理存在較多的問題，加上目前的檔案流動性比較大，因此檔案內(nèi)容和個人之見出現(xiàn)了一定的偏差，部分檔案，比如認識檔案就不能夠?qū)Ξ斒氯说膶嶋H情況進行體現(xiàn)，作為人事檔案應該要能夠?qū)Ξ斒氯说母黜椈举Y料體現(xiàn)。檔案一旦何其主體之見失去了聯(lián)系，就會出現(xiàn)人檔分離的情況，檔案的價值自然就沒有了，因此檔案必須要和實際相符，這是其特質(zhì)也是其要求。

（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網(wǎng)絡上，已經(jīng)長期開始定期公示“長期失去聯(lián)系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過5年且被公示又無人認領的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當前我國面臨的該類棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統(tǒng)計，當年在全國范圍內(nèi)就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。自從90年代以來，我國的新用工制度就讓流動人口的數(shù)量變得更大了，企業(yè)單位對檔案的管理也開始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開始產(chǎn)生了變化。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。

目前社會的流動性比較大，很多的地方都有了相應的服務機構(gòu)以及檔案管理機構(gòu)，這樣檔案就會逐漸的和其主人失去聯(lián)系，導致了目前的很多檔案均是沒有用的“死檔”，而檔案管理機構(gòu)對于這些聯(lián)系不到本人，無法收取檔案費用的部門也是比較嚴重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當事人不進行手續(xù)的辦理亦是如此，所以檔案部門只能夠?qū)⑦@些檔案進行封存，隨著檔案的積累越來越多，這樣的棄檔也在增加。導致了檔案價值的喪失，其實檔案在我國來說，因為國企和事業(yè)單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。

二、我國人事檔案發(fā)展的方向和趨勢展望

（一）人事檔案管理向信息化方向發(fā)展。因為人事檔案中對個人的過往記錄比較多，雖然是紙質(zhì)的，也是具備了唯一性，其管理會有問題，增加了風險性，而且遺失后的補辦也是比價困難的，這是目前檔案管理比較常見的問題。我國的檔案事業(yè)發(fā)展后，政府部門對于檔案信息化管理和數(shù)字化管理的關切也是比較多的，但是實際的情況卻并不樂觀，并沒有取得比較好的發(fā)展和利用。但要在全國范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數(shù)字化進程已初現(xiàn)成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務”項目，這些項目將分類整理的紙質(zhì)檔案進行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內(nèi)容相對應和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進入到“數(shù)字檔案庫”中查詢當事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當事人或查詢單位開設證明。

（二）電子化、數(shù)字化、信息化是其主要的方向。我國的電子技術(shù)獲得了比較大的發(fā)展，而數(shù)字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應用前景更加廣闊，加上我國的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復雜，如果不進行數(shù)字化管理，將會是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業(yè)中也是使用比較多的，數(shù)字化人事檔案管理是單位對檔案個人進行了解的一個窗口，實際的應用價值比較大。

第7篇：數(shù)字化檔案范文

一、信息化發(fā)展的背景

1、信息系統(tǒng)對業(yè)務的覆蓋率逐步提高

自上個世紀90年代后，互聯(lián)網(wǎng)應用的普及和信息經(jīng)濟的興起，帶動了電子政務、電子商務和社會信息化的全面發(fā)展。

僅從政府角度看，我國電子政務經(jīng)過十多年的發(fā)展，形成了一定規(guī)模的信息化基礎設施，建設了大量的電子政務應用系統(tǒng)，正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運行方式向以網(wǎng)絡為基礎的信息化運行方式轉(zhuǎn)移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業(yè)務，運用信息化實現(xiàn)的有591種，建成726個業(yè)務支撐系統(tǒng)，50%的政府業(yè)務通過信息化手段實現(xiàn)；各級政府和業(yè)務部門高度重視業(yè)務應用系統(tǒng)的開發(fā)和應用，約90%的市、區(qū)政府部門建設了局域網(wǎng)，超過90%的政府部門達到了人均1臺計算機，有90%的政務部門已建成或正在建辦公自動化系統(tǒng)，其中無紙化程度達到50%以上的部門占80%。①

2、基于網(wǎng)絡平臺化的信息共享和業(yè)務協(xié)同

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應用的快速發(fā)展，無論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務客戶的強烈驅(qū)動，在不斷地擴展信息化的應用領域和內(nèi)容，朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡管理平臺，跨部門信息共享和業(yè)務協(xié)同的方向發(fā)展。

政府各機構(gòu)在履行經(jīng)濟調(diào)節(jié)、市場監(jiān)管、社會管理和公共服務四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術(shù)來實現(xiàn)。由于應用目標的整體性，要求政府業(yè)務系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業(yè)已建立了連接各級政府機構(gòu)政務系統(tǒng)的政務內(nèi)網(wǎng)平臺，通過信息交換平臺和政務門戶網(wǎng)站，各級各類政府機構(gòu)可以實現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如，北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實現(xiàn)了對城市各類基礎部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務納入到信息化應用范圍。②

企業(yè)信息化應用模式早已脫離了個別業(yè)務系統(tǒng)孤立應用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業(yè)資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀90年代提出來的，目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式，幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營資源最佳化為出發(fā)點，全面整合企業(yè)的供銷存、財務、計劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務，并最大限度提升企業(yè)各項經(jīng)營資源的應用效率。

實現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡平臺管理，進行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進行應用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標準和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應用規(guī)則，是實現(xiàn)應用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機制、模式，網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容

2004年12月國家頒布了《關于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》，標志著我國的信息化步入了以開發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發(fā)展到一定程度的結(jié)果。

從國家層面來看，信息資源開發(fā)利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務能力、增強政府能力建設、推動和諧社會發(fā)展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發(fā)利用的局面，同時推動信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展，促進我國經(jīng)濟社會的可持續(xù)發(fā)展。政務信息資源的開發(fā)利用緊緊圍繞政務公開、重大基礎信息庫和重點業(yè)務應用系統(tǒng)的建設進行。社會信息資源開發(fā)利用重點是強化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會保障、檔案等領域的公益性開發(fā)和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策；健全信息資源市場監(jiān)管制度，完善網(wǎng)絡環(huán)境下的著作權(quán)保護，提高審批效率，擴大登記備案和事后監(jiān)督的范圍；研究制定政務信息資源社會化增值開發(fā)利用的財政政策和信息資產(chǎn)管理辦法；制定信息資源開發(fā)利用標準體系表，優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎編碼等國家標準；推進公共文獻基礎數(shù)據(jù)庫建設，積極開展社會化服務。③

從機構(gòu)層面，信息資源開發(fā)利用是信息資源服務于戰(zhàn)略決策、滿足客戶信息需求和提高業(yè)務管理信息提供水平的客觀發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務處理、運行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識的過程。機構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎上進行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應用。這實際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務運行的基本方式，網(wǎng)絡平臺正逐漸成為政府機構(gòu)、企業(yè)信息運動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問題，這些問題需要我們?nèi)ド钊胨伎?，探索符合信息化特點的新思路和新方法。

1、電子文件長久保存和長期可用問題

人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數(shù)字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問題，這包含了對數(shù)字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關系問題，數(shù)字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關要素的規(guī)范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環(huán)境進行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現(xiàn)因為數(shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標識規(guī)范的方法，等等。

為了解決上述問題，國內(nèi)外都作了相當多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標準，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數(shù)字化保管動議”，通過建立文件管理國家標準、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設計與實施程序等標準規(guī)范，保障電子文件的長久保存。其次，從數(shù)字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術(shù)、保存系統(tǒng)的功能需求進行了全面的論證和試驗⑤。第三，研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數(shù)字保存試驗”項目，針對政府常用的電子文件類型，進行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護方法的試驗，評價各種方法的效果、局限性、費用及應用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業(yè)主管機構(gòu)也制定了相關規(guī)范或標準，如建設部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

2、多種類型數(shù)字化信息的檔案化問題

在電子文件數(shù)量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等。數(shù)字化信息的復雜多樣，具有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不具有的性質(zhì)，因此，這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計存儲在業(yè)務數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。

導致數(shù)字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統(tǒng)文件運轉(zhuǎn)流程無關。長久以來，人們已經(jīng)形成了紙質(zhì)文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系，主要是依靠業(yè)務流程的自然發(fā)展進程，在業(yè)務流程終結(jié)時，把文件歸檔轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考?；蛘邔ξ募膬r值進行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規(guī)定的時間階段，把分布在各個機構(gòu)的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發(fā)展的延續(xù)性。久而久之，文件的檔案化形成了對業(yè)務運轉(zhuǎn)流程及其規(guī)則的依賴性，當數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務流程，或業(yè)務流程因信息化而發(fā)生變化時，將會導致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡系統(tǒng)的必備子系統(tǒng)，電子郵件也早已成為人們在進行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機管理狀態(tài)，主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質(zhì)不容易界定，不容易納入到正常的業(yè)務運轉(zhuǎn)流程之中。

（2）非文本型數(shù)據(jù)。在紙質(zhì)檔案管理時期，由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達一個事項，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進行檔案化處理。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機構(gòu)往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒有切實可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區(qū)，認為數(shù)據(jù)庫文件本來就有自身的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并且處在存儲狀態(tài)，沒有必要再轉(zhuǎn)化為所謂的檔案文件。目前，大部分關系型數(shù)據(jù)庫，都是作為支持業(yè)務流程的存儲機制來建設的，從性質(zhì)上來講，可以認為是“暫存數(shù)據(jù)”，而且，這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務過程的變化而不斷更新變化的，在結(jié)構(gòu)上又是連續(xù)性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是，這些數(shù)據(jù)往往是一個業(yè)務系統(tǒng)的核心資源，

支撐著一個機構(gòu)的業(yè)務運行，絕大多數(shù)具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴重的損失。目前，有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機構(gòu)，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災數(shù)據(jù)庫的方式同構(gòu)備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問題。

（3）網(wǎng)頁類型文件。互聯(lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動的網(wǎng)絡信息海洋之中。我國的各類機構(gòu)為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，建設屬于機構(gòu)自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國務院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達到23752個，政府網(wǎng)站達到11995個，縣級以上門戶網(wǎng)站擁有率達到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁文件的內(nèi)容重復率高，數(shù)量巨大，各類機構(gòu)往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發(fā)展，各類機構(gòu)的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質(zhì)檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關國家標準、行業(yè)標準中，規(guī)定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質(zhì)形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質(zhì)文件時代，對電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次，是國家的檔案行政機構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設計和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內(nèi)的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律的形式，確認數(shù)字化信息在社會交往和經(jīng)濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件?！峨娮雍灻ā返囊饬x在于通過法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術(shù)條件和應用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實性是可確認的，是可以作為證據(jù)使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規(guī)范有賴于檔案管理機構(gòu)來解決。

雙套制的另一種情形，是國內(nèi)的各級各類檔案館大量地將紙質(zhì)檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡應用，根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務以及部分檔案的原件服務是必要的。如果盲目地無限度地進行檔案的電子化，以此作為數(shù)字檔案館建設的成就標志，只能造成巨大的資源浪費。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達國家在信息化進程中都強調(diào)“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標來積極推動，可見它對信息化發(fā)展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術(shù)解決方案，而應該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發(fā)展程度，取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務覆蓋率，特別是網(wǎng)絡應用的覆蓋率。在此基礎上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機構(gòu)層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術(shù)條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應用的規(guī)范。對機構(gòu)層面，檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認證標準、規(guī)范，第三方認證機構(gòu)的建設等。

4、電子文件運動規(guī)律與檔案管理模式選擇

近年來，關于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭論十分引人關注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關系和運行模式，人們需要基于新的社會運行方式，建立新的信息思維，尋找信息運動新規(guī)律，以求在準確揭示信息運動規(guī)律的基礎上，更好地進行管理。這是這場爭論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實質(zhì)，是如何看待文件運動的統(tǒng)一性和管理一致性問題。“文件生命周期理論”強調(diào)在文件的不同運動階段有著不同的運動特性，強調(diào)在不同的階段實施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認為文件運動是一個整體，文件運動有著不同的功能軸，文件運動每一個時點，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對文件連續(xù)體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強調(diào)的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網(wǎng)絡化條件下，文件分處不同的物理位置，也應堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業(yè)務活動目標與過程。它強調(diào)的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務系統(tǒng)中，應該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關于檔案學理論隨著社會發(fā)展環(huán)境變化的思想，是任何理論都應該具有的素質(zhì)。歸納起來講，文件連續(xù)體理論強調(diào)的是文件與檔案是一個整體，不必區(qū)別管理，而且從形成階段就應予以制度化的干預。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務運轉(zhuǎn)服務的，其首要目的和價值是業(yè)務的有效運轉(zhuǎn)，如果按照文件的歷史價值進行文件系統(tǒng)設計，其結(jié)果不僅會削弱文件的真實性、客觀性，而且可能導致業(yè)務系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進程已經(jīng)證實，無論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng)，隨著時間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問題，在業(yè)務系統(tǒng)中建設數(shù)據(jù)檔案庫，或者是不經(jīng)檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫，其信息質(zhì)量根本無法保證。況且，由機構(gòu)檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。

作為我國的檔案工作者，在學習國外的理論經(jīng)驗時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點中的有益成分，構(gòu)建適合我國的檔案管理可行模式。

網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展極大地促進了業(yè)務系統(tǒng)的連續(xù)性、關聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對業(yè)務系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網(wǎng)絡文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點是，對分布在各個機構(gòu)的業(yè)務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務規(guī)劃研究報告》。

②北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”國民經(jīng)濟與社會信息化發(fā)展規(guī)劃》。

③⑥《2006年中國信息化發(fā)展報告》。

④。

⑤archives.gov/。

第8篇：數(shù)字化檔案范文

關鍵詞:數(shù)字城市 檔案 數(shù)字化

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,使我們加速了進入數(shù)字時代,數(shù)字城市建設的實施將使城建檔案事業(yè)的生存和發(fā)展發(fā)生了巨大變化?！皵?shù)字城市”數(shù)字化圖書館工程的啟動,已使我們真切地感受到數(shù)字時代強烈脈搏。作為城建檔案部門,如何應對數(shù)字時代的挑戰(zhàn),使檔案管理跟上時代的步伐,已是城建檔案館和城建檔案工作者,不得不面對的問題,加快城建檔案數(shù)字化建設已勢在必行。

一、“數(shù)字城市”的概念。

“數(shù)字城市”是對城市發(fā)展方向的一種描述,是指數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)要滲透到城市生活的各個方面,這將是世紀之交最重要的技術(shù)革命。具體的講“數(shù)字城市”是指綜合運用地理信息系統(tǒng)(GIS),全球定位系統(tǒng)(GPS),遙感(RS),多媒體及虛擬現(xiàn)實等現(xiàn)代化信息技術(shù),實現(xiàn)對城市地理、自然資源、生態(tài)環(huán)境、人口、經(jīng)濟、社會和城市設施、城市規(guī)劃、建設、管理等信息的采集、更新和集成。“數(shù)字城市”就是指在城市規(guī)劃、建設與管理以及城市生產(chǎn)與生活中,充分利用數(shù)字化信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù),將城市的各種數(shù)字化信息及各種信息資源加以整合并充分利用的一個技術(shù)系統(tǒng),它是一個立體的五維的空間信息管理平臺。發(fā)展“數(shù)字城市”是今后城市實現(xiàn)信息化并搶占數(shù)字地球制高點的重要方向?！皵?shù)字城市”主要有通信網(wǎng)絡平臺、軟件技術(shù)、數(shù)字信息及資源三部分組成?！皵?shù)字城市”的基礎平臺是一個開放、分布式的基于Intcrnct網(wǎng)絡環(huán)境的各類數(shù)據(jù)存儲、管理、更新、查詢、處理、分析的軟件系統(tǒng)。“數(shù)字城市”的數(shù)字信息及資源主要由空間數(shù)據(jù)、屬性數(shù)據(jù)、應用模型系統(tǒng)等組成。其空間信息資源是支撐數(shù)字城市的重要基礎。是數(shù)字城市運轉(zhuǎn)的能源,它主要包括各類多光譜、多時相、高分辨的城市遙感衛(wèi)星影像、航空影像,大比例尺電子地圖,有關城市人口、經(jīng)濟、社會、資源、環(huán)境、發(fā)展等與電子地圖相關的圖形、圖表和文本數(shù)據(jù)庫,核心是有關城市土地利用、城市交通、各類建筑物等各種數(shù)據(jù)。“數(shù)字城市”實際上是一個實實在在的城市綜合管理和決策系統(tǒng)。

二、“數(shù)字城市”與城建檔案的數(shù)字化。

透視數(shù)字城市的定義,其涉及的有關城市規(guī)劃、建設、管理等方面的信息是城建檔案接收的范圍。也就是說,城建檔案應該成為數(shù)字城市重要的數(shù)據(jù)源。為適應數(shù)字城市的需要,城建檔案應加快數(shù)字化建設,在“數(shù)字城市”工程啟動時,數(shù)字化的城建檔案將與建設系統(tǒng)的規(guī)劃、市政、園林、房地產(chǎn)等部門的專業(yè)信息構(gòu)建城建信息系統(tǒng),成為數(shù)字城市的有機組成部分。

數(shù)字檔案館實際上是一種虛擬檔案館,其信息資源是所有上網(wǎng)檔案管理部門的數(shù)字化檔案信息,因此數(shù)字檔案館的建立有賴于檔案館館藏的數(shù)字化,并將數(shù)字化的檔案信息上網(wǎng)提供利用,數(shù)字檔案館是一個數(shù)字系統(tǒng),它把產(chǎn)生于不同部門以各種載體存在有關城市建設活動中形成的信息資源以數(shù)字化的形式儲存,以網(wǎng)絡化的方式相連接集中管理,并為城市建設活動服務,它是城市建設活動的信息收集、整理、加工、貯存、利用、咨詢、交流和服務中心,城建檔案數(shù)字化,簡單說來,就是利用計算機技術(shù)對檔案文字、內(nèi)容、圖形、音像等進行數(shù)字化整理的過程。它包括兩個方面,一方面是對收集檔案進行主題詞等標引項的錄入,實現(xiàn)計算機檢索,即機讀目錄;另一方面是對館藏檔案內(nèi)容分門別類進行全文輸入,實現(xiàn)磁盤存儲,即機讀檔案。

城建檔案工作,是建設“數(shù)字城市”的基礎工作。城建檔案作為城市規(guī)劃、建設、和管理過程中直接形成的真實記錄,蘊藏著豐富的信息資源,涉及城市規(guī)劃、建設和管理的各個部門,內(nèi)容包括建筑物、城市道路橋梁、城市公用設施、城市地下管線、城市規(guī)劃、城市建設管理、地質(zhì)勘查、地形圖以及有關城市人口、社會、資源、環(huán)境等城市基礎資料,其載體形成有文字、圖紙、圖表、照片、遙感衛(wèi)星影像、航空影像、電視影像、電子磁盤、光盤等。因此城建檔案應該是“數(shù)字城市”中海量數(shù)據(jù)采集的源泉和基地,應當成為數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞等數(shù)字化信息服務的工作基地。“數(shù)字城市”所需的信息數(shù)據(jù)大部分不是原始的檔案資料,而是經(jīng)過編輯加工并且數(shù)字化處理的數(shù)據(jù)信息。城建檔案工作也就應當作為以“數(shù)字城市”為目標的信息化建設工程的一項重要的基礎工作。

城市是人類活動的中心,也是一個國家一個地區(qū)的經(jīng)濟文化政治中心,城市化是人類文明發(fā)展的必然趨勢,實現(xiàn)城市信息化是一個城市經(jīng)濟社會發(fā)展綜合實力和文明程度的重要標志,是中國融入全球化浪潮的首要和必要條件。"城市數(shù)字化”充分利用數(shù)字化及其相關的技術(shù)和手段,對城市基礎設施建設、社會經(jīng)濟發(fā)展等各方面進行全方位的信息化處理和利用。城建檔案是城市規(guī)劃、建設、管理的知識結(jié)晶,城建檔案館是城市高速發(fā)展的產(chǎn)物,也是城市建設最大的信息服務基地。電子文件是現(xiàn)代數(shù)字化城市建設的必然產(chǎn)物,是我們城市建設檔案的新生代。被人們熟悉的傳統(tǒng)載體的檔案文件將被數(shù)碼世界所產(chǎn)生的新載體所取代,這將證明“數(shù)字城市”建設與城建檔案數(shù)字化工作有著密不可分的關系。

三、“數(shù)字城市”與城建檔案發(fā)展方向。

城市作為區(qū)域中心必將成為數(shù)字地球的焦點,城建檔案館作為接收保管城建檔案提供信息資源為城市建設服務的基地。未來的數(shù)字城建檔案館無論在學科理論還是管理模式方面都是空白,但先期啟動的數(shù)字圖書館工程或許可以給我們有益的啟示,數(shù)字圖書館是以統(tǒng)一的標準和規(guī)范為基礎,以數(shù)字化的各種信息為的底層,以電子商務為管理模式,以寬帶高速網(wǎng)絡為傳輸通道,將豐富多彩的多媒體信息傳遞、保護、利用等全過程。檔案館與圖書館相比,同樣是海量信息的保管基地,面向社會提供咨詢利用服務,在制定學科理論和建立管理模式方面有一定的借鑒意義。但城建檔案畢竟是城市規(guī)劃、建設、管理過程中形成的原始記錄,具有憑證作用和密級等其他檔案屬性,檔案數(shù)字化要求最大限度地保護檔案的原貌,網(wǎng)上管理強調(diào)確保檔案安全,注意使用權(quán)限保護。另外,城建檔案與城市三產(chǎn)三業(yè)緊密相連,具有現(xiàn)實性、動態(tài)性強,內(nèi)容精度要求高,檔案成套性的特點。在表現(xiàn)形式上,涉及各種工程文字資料、圖表、設計圖紙、地籍圖、管線圖、照片、錄像資料等。因此我們在建立數(shù)字檔案館發(fā)展數(shù)字檔案的時候,要考慮城建檔案的特點和數(shù)字城市的要求,適應“數(shù)字城市”建設需要,城建檔案工作必須拓寬思路,提高素質(zhì),不斷適應現(xiàn)代社會信息化飛速發(fā)展的需要。在提高城建檔案現(xiàn)代化管理水平的基礎上,努力向“數(shù)字檔案館”建設邁進。實現(xiàn)這一宏偉目標,必須認真做好以下工作:

1.以城建檔案館為基礎開展建設信息化工作,做好本城市的基礎地理信息、數(shù)字化建設工作,抓緊大規(guī)模的數(shù)字化信息資源建設,“城市數(shù)字化”為我們描繪了一個體系完善、功能健全、組織有序的數(shù)字信息體系藍圖,而城市數(shù)字化是一項復雜工程,不可能一蹴而就,不是靠簡單的大規(guī)?；A設施建設和技術(shù)產(chǎn)品的堆積就能實現(xiàn)的,數(shù)字化信息資源不足,以及信息資源配置不當,同樣會使耗費巨資建設的網(wǎng)絡造成浪費。如有些城市的城建檔案館雖然已進了先進的GIS系統(tǒng),但目前仍基本上停留在城建檔案資料的目錄管理上,著錄的檔案內(nèi)容信息基本上以檢索利用為主,還不能進行內(nèi)容信息自動分析研究、數(shù)據(jù)采集,還不能實現(xiàn)城建檔案資料的信息化管理。有些館已開始進行一些數(shù)字化和網(wǎng)絡化工作,但目前還未與“數(shù)字城市”建設工程真正聯(lián)系起來。關鍵是缺乏信息開發(fā)的專業(yè)人員、網(wǎng)絡技術(shù)人員、數(shù)字化處理人員。現(xiàn)有的工作人員大多數(shù)有實際工作能力,缺乏理論水平。特別是縣級城建檔案館的工作人員水平低,缺乏數(shù)字城市建設管理知識,整體素質(zhì)不能適應社會信息化飛速發(fā)展的需要。

2.擴大城建檔案接收、收集范圍,特別要有目標地、有重點的收集與“數(shù)字城市”建設有關的檔案資料。注意分析研究城市規(guī)劃、建設和管理工作者利用需求以及“數(shù)字城市”建設工程數(shù)據(jù)采集的內(nèi)容需要,有重點的收集與“數(shù)字城市”建設工程有關的檔案資料,如建設用地管理、建設工程規(guī)劃管理、房地產(chǎn)拆遷管理等方面的檔案;工程勘測檔案注重城市地圖、數(shù)字化地形圖、城市建設工程測量圖、地下管線圖等。工程建設檔案主要有建設項目前期形成的文件、圖表、施工文件、竣工文件以及照片、錄像等,對這些檔案資料要進行定性分析研究。

第9篇：數(shù)字化檔案范文

（一）全面考慮各種實施要素

明確目標后，應確定各種實施要素，即數(shù)字化檔案信息的重點發(fā)展項目，如全文信息化項目、局域網(wǎng)數(shù)字化服務項目、廣域網(wǎng)信息服務項目等等。各種實施要素需采用不同的評估方法，可借用某些指標性體系。

（二）保障系統(tǒng)的建立

構(gòu)建保障系統(tǒng)也是為了保障數(shù)字化檔案信息管理的順利實施，保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化檔案信息管理體制、運行及保障機制。即檔案信息的數(shù)字化建設及實施需要各項規(guī)章制度、組織、機構(gòu)、人力、財力及物力的支持，更無法脫離保障系統(tǒng)。

二、加快立法，確保數(shù)字化檔案信息的法律效力

（一）加快立法

我國已經(jīng)頒布了《合同法》，其中涉及到電子信件、合同、電報、傳真、電子信息交換、郵件等等有形的內(nèi)容形式，對于實現(xiàn)我國數(shù)字化電子檔案的法律效力具有積極的作用。此外，有關《政府信息公開條例》也對破壞政府信息的違法分子進行了刑事及行政責任的規(guī)定。就某種意義而言，偽造電子檔案數(shù)字簽名的后果，和破壞印章、文件所應承擔的法律責任相同。如今，逐步實現(xiàn)數(shù)字化電子檔案法律效力已然成為一種趨勢，除采用技術(shù)、方法來保障其完整性與可靠性以外，還應加快立法，明確其法律地位。

（二）加強監(jiān)控，確保數(shù)字化檔案信息的法律效力

為了確保數(shù)字化檔案信息具有足夠的法律效力，不少國家紛紛制定標準化監(jiān)控及管理程序，以進一步明確數(shù)字化檔案信息的重要性。在完善的監(jiān)控程序及高效的管理體系下，想要確保數(shù)字化檔案信息的真實性與完整性并非一件難事，但是，應當注意把握前端控制及全面管理的思想。除此以外，應當著重強調(diào)的一點是電子檔案數(shù)字化進程中的著作權(quán)及數(shù)字化權(quán)等問題。目前，不少法律案件均涉及到數(shù)字化權(quán)問題，為保障著作權(quán)者的合法權(quán)益，在檔案信息的數(shù)字化過程中，應對檔案來源進行鑒別，看其是否受到《著作權(quán)法》的保護，若在《著作權(quán)法》的保護范圍內(nèi)，應全面考慮檔案信息數(shù)字化權(quán)問題。若不受《著作權(quán)法》保護，則無需考慮這些問題。同時，還應確認檔案信息的所有權(quán)，數(shù)字化檔案信息仍屬復制行為，必須同著作權(quán)人積極協(xié)商，給予其足夠的報酬，并獲得其許可之后，方可將其檔案信息收錄數(shù)據(jù)庫中。

三、引入新型安全技術(shù)，保障數(shù)字化檔案信息的安全性