檔案管理數(shù)字化方案精選(九篇)

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第1篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

一、房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理模式的特征

（一）房產(chǎn)檔案服務(wù)更具多樣化。對于房產(chǎn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，需要借助信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)化。在房產(chǎn)檔案中，涉及較多的合同、協(xié)議以及文件等，在數(shù)字化管理模式下，可以將其有效轉(zhuǎn)化為圖片文件、聲音文件等形式，實(shí)現(xiàn)對資料的科學(xué)管理，切實(shí)提升房產(chǎn)檔案管理水平。另外，在資料得到完善之后，將其納入數(shù)據(jù)庫，為信息的查閱和使用提供更大的便利，簡化查詢流程，加快信息查詢速度。在多樣化服務(wù)的支持下，能夠?yàn)榉慨a(chǎn)用戶提供更加全面、及時和方便的服務(wù)，提升房產(chǎn)信息管理部門的服務(wù)水平。（二）房產(chǎn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化特征突出。在傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理工作中，主要依賴的是人工，能夠滿足房產(chǎn)用戶相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理需要，可以提供基本信息的查詢服務(wù)。但是，很難實(shí)現(xiàn)信息的及時收集，無法實(shí)現(xiàn)高效的應(yīng)用，對檔案信息深入開發(fā)應(yīng)用產(chǎn)生阻礙。目前，網(wǎng)絡(luò)化管理模式在房產(chǎn)檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，便于實(shí)現(xiàn)方案信息的高效整理，檢索效果增強(qiáng)，滿足歸檔和查詢的需要，極大地提升了房產(chǎn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時，用戶也能夠獲得更加便捷的服務(wù)。（三）房產(chǎn)檔案保密性更強(qiáng)。對于房產(chǎn)檔案而言，很多信息需要實(shí)現(xiàn)高度的保密性，但是，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，保密性不高。借助數(shù)字化管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化房產(chǎn)檔案內(nèi)容與管理主體、載體的一一對應(yīng)，切實(shí)增強(qiáng)人員對檔案信息保護(hù)的意識。在數(shù)字化的檔案管理中，同時在計算機(jī)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫的支持下，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案實(shí)體與服務(wù)之間的有效分離，保障原始憑證能夠更加準(zhǔn)確地錄入信息資料庫，為信息的保密性提供保障。

二、如何推動房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化水平的提升

（一）重視房產(chǎn)信息庫的構(gòu)建。將數(shù)字管理模式引入房產(chǎn)檔案管理，需要重視檔案資源和相關(guān)文件保存形式的轉(zhuǎn)變，應(yīng)用較多的是圖片文件方式。因此，要重視高品質(zhì)的信息庫，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)信息全面、準(zhǔn)確地錄入，為信息檢索和應(yīng)用提供便利。在進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索的時候，結(jié)合文件信息，輸入相應(yīng)內(nèi)容，切實(shí)提升房產(chǎn)檔案信息查詢的速度。應(yīng)用數(shù)字化管理模式，借助對數(shù)據(jù)庫的查詢，實(shí)現(xiàn)對房產(chǎn)檔案資源的有效整合。（二）切實(shí)提升房產(chǎn)管理中對數(shù)字化觀念的認(rèn)識。任何事物的發(fā)展都需要思想意識上認(rèn)同，而后提升行動力，因此，在房產(chǎn)檔案管理中，鑒于數(shù)字化管理模式在提升檔案利用率方面的突出作用以及在滿足社會需求方面的表現(xiàn)，要強(qiáng)化對數(shù)字化管理理念的認(rèn)識。針對房產(chǎn)檔案管理中出現(xiàn)的資料不真實(shí)、不完善和不完整的問題，借助數(shù)字化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對不良問題的解決和完善，推動房產(chǎn)管理工作的不斷完善。另外，在數(shù)字化模式中，重視在局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行相關(guān)房產(chǎn)信息的登記。要提升對房產(chǎn)檔案管理的認(rèn)識，切實(shí)提升房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理能力，實(shí)現(xiàn)整個管理工作的高效化。在數(shù)字化管理模式的應(yīng)用下，房產(chǎn)檔案資源更具真實(shí)性與完整性，切實(shí)提升房產(chǎn)數(shù)據(jù)的質(zhì)量，以更好地發(fā)揮對房產(chǎn)管理的支撐作用。（三）重視建立科學(xué)的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理體系。為了更好地推動數(shù)字化管理模式在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，要有步驟、分階段地開展工作。首先，結(jié)合各地房產(chǎn)檔案實(shí)際，構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)。要充分考慮各種因素，如人員分配、數(shù)字化技術(shù)水平等。其次，加快構(gòu)建數(shù)字化管理模式。鑒于房產(chǎn)檔案規(guī)模的龐大，同時，增長速度較快，因此，要加快數(shù)字化管理模式建設(shè)速度，以更好地滿足社會的實(shí)際需求，擴(kuò)大存儲空間，有效解決檔案管理空間不足的問題，提高利用率，實(shí)現(xiàn)對房產(chǎn)檔案資源的科學(xué)管理。（四）提升房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性。對于電子檔案文件的管理，國家和行業(yè)都具有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，因此，要提升房產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化水平，立足國家統(tǒng)一的規(guī)范，制定合理的房產(chǎn)管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提升房產(chǎn)檔案管理水平和服務(wù)水平。另外，明確房產(chǎn)檔案中數(shù)據(jù)信息的權(quán)限，使得用戶能夠進(jìn)行相關(guān)信息的有效查詢，加快遠(yuǎn)程服務(wù)建設(shè)。

三、結(jié)束語

綜上，在信息高速發(fā)展的背景下，房產(chǎn)檔案管理需要與時俱進(jìn)，適應(yīng)時展的新要求，將數(shù)字化管理模式引入管理領(lǐng)域，切實(shí)提升整體管理水平。為此，要明確數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理模式的特征，制定合理的策略，推動房產(chǎn)信息管理的科學(xué)性與合理化，提升管理使用效率，強(qiáng)化檔案安全管理，以更好地滿足社會的需要。

作者:馮曉蕾 單位:廣州市番禺區(qū)建設(shè)工程質(zhì)量檢測中心

【參考文獻(xiàn)】

[1]黎美彩.基于新形勢下的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(22):182+184.

第2篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

（1）安全性

數(shù)字化技術(shù)雖然給房地產(chǎn)檔案管理帶來了諸多便利，但是在復(fù)雜多變的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息的安全性則是尤為重要的，所以在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過程中，房地產(chǎn)檔案信息的安全性是其必須遵循的首要原則。也就是說，在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的過程中，應(yīng)該采取相應(yīng)的措施保證檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，使得系統(tǒng)不因自然或者人為因素而受到危害甚至是破壞，進(jìn)而避免房地產(chǎn)檔案信息的泄露、遺失。因此檔案管理工作人員必須要從各個環(huán)節(jié)、各個方面入手，通過用戶權(quán)限的設(shè)置、定期備份、升級殺毒軟件以及加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范措施等方法，進(jìn)一步確保檔案信息的安全，并得到永久保存。

（2）真實(shí)性

對于房地產(chǎn)檔案來說，檔案信息的真實(shí)性既是基本要求，也是尤為重要的。這一原則在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中也應(yīng)該加以遵循，及時糾正檔案信息中存在的虛假信息，以此避免造成一些不必要的損失和麻煩，這需要在其管理體制上加以加強(qiáng)。

（3）便捷性

通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所實(shí)現(xiàn)的數(shù)字化檔案管理取代了傳統(tǒng)手工保存和管理檔案的模式，這其中一個很大因素就是因?yàn)閿?shù)字化技術(shù)為房地產(chǎn)檔案管理帶來了很大的便利性，便于管理工作人員的檔案信息查詢、整理以及開發(fā)利用等。而且在處理完成檔案后，用戶能夠不受時間和空間的限制進(jìn)行相關(guān)信息的快速瀏覽，還能供以多用戶同時進(jìn)行檔案信息的查詢?yōu)g覽，并且不會相互干擾。

（4）可讀性

數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的運(yùn)用，仍然保證其檔案的可讀性，也就是通過存儲、轉(zhuǎn)換、壓縮和加密等操作后，其輸出方式仍支持識別和理解，同時保證檔案信息的完整性和真實(shí)性，進(jìn)而保證了檔案的實(shí)際價值。

二、房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化的應(yīng)用策略

1.加強(qiáng)創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才的培養(yǎng)

首先進(jìn)行檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)的調(diào)整，培養(yǎng)一支具有先進(jìn)檔案管理意識和理念的高水平專業(yè)的創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才隊(duì)伍，以便對各種專業(yè)設(shè)施的維護(hù)、維修和升級，促進(jìn)專業(yè)設(shè)備的順利安全運(yùn)行。同時通過相關(guān)數(shù)字化技術(shù)知識的培訓(xùn)，幫助檔案管理工作人員了解并掌握數(shù)字化檔案管理過程中的相關(guān)知識。技能和流程，進(jìn)而提升管理人員的業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用和建設(shè)。

2.加強(qiáng)檔案資源的規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)體系的建立

只要保證了規(guī)范和完整的房地產(chǎn)檔案信息，那么數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用才能得到更好的利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的真正價值和意義。同時還要統(tǒng)一房地產(chǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)而充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理的價值，否則一些不標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理將會對房地產(chǎn)數(shù)字化檔案管理建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的阻礙。

3.建立健全的數(shù)據(jù)系統(tǒng)

檔案數(shù)據(jù)庫的建立是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的尤為重要的成果之一，但是要保證該系統(tǒng)的資料功能齊全，進(jìn)而才能為管理人員提供更快捷的管理服務(wù)。首先系統(tǒng)的開發(fā)人員將各種房地產(chǎn)檔案導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中，同時也重新錄入原有的檔案資源，并根據(jù)實(shí)際檔案變動和增加及時更新和擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫信息，保證檔案的完整性、實(shí)效性和齊全性。而且在相關(guān)部門制定決策的時候，該數(shù)據(jù)系統(tǒng)也能為其提供一些真實(shí)、全面的有利依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)相關(guān)政府部門更好的提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。此外，還需要在該數(shù)據(jù)系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，也就是進(jìn)行檔案的編目，以分層級的方式繼續(xù)擰檔案目錄的管理，更有利于管理查詢工作的開展，使得管理工作更加有條理。還需要將檔案信息數(shù)據(jù)化工作做好，存儲好重要的檔案資源，在將其轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化信息的同時也需要運(yùn)用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形式加以存儲，因?yàn)樵谛盘栟D(zhuǎn)換的時候，檔案信息會因?yàn)楦鞣N因素的共同作用以及技術(shù)限制，可能會出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象，所以要綜合運(yùn)用這兩種檔案方式進(jìn)行檔案管理。

三、結(jié)束語

第3篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；數(shù)字化管理；策略

房產(chǎn)檔案極具實(shí)用價值和保存價值，不僅直接關(guān)系到百姓的安居樂業(yè)，而且與國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會穩(wěn)定息息相關(guān)，在信息時代下，房產(chǎn)檔案管理必須與時俱進(jìn)，順應(yīng)潮流，加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，以此提高房產(chǎn)檔案安全性，滿足社會服務(wù)需求。但我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理起步較晚，與發(fā)達(dá)國家的管理水平存在較大差距，因此我們必須加快房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)進(jìn)程，提升房產(chǎn)檔案服務(wù)水平。

一、國內(nèi)外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展形勢

1.國外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢

通訊技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的有效融合，促使世界檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向發(fā)展，美國無疑是走在前列的國家，其普遍采用一體化管理模式，以三項(xiàng)基礎(chǔ)性文件綱要為房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)提供了依據(jù)，并借助nail實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案信息的網(wǎng)上查詢、檢索和利用，同時利用完善的管理制度和技術(shù)優(yōu)勢使房產(chǎn)檔案信息的完整性和安全性大大提高。而緊隨其后的英國也不甘落后，通過推行《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》、《元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《鑒定和保護(hù)指南》等規(guī)定切實(shí)為房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理提供了制定標(biāo)準(zhǔn)，并輔以合理規(guī)劃和技術(shù)支持，促使房產(chǎn)檔案管理事業(yè)健康發(fā)展?？傊?，國外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢良好，值得我們學(xué)習(xí)和借鑒。

2.國內(nèi)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢

相比之下，我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理由于缺乏先進(jìn)的理論指導(dǎo)和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)展形勢不容樂觀，雖然部分地區(qū)取得了較大進(jìn)展，但問題依舊層出不窮，其中急需解決的問題就是房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建，此外還有不同程度的問題，如數(shù)字化管理意識不高、缺乏合理規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位、房產(chǎn)檔案信息不完整、管理人員素質(zhì)不高、忽視檔案信息安全等，這些都嚴(yán)重制約著我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)進(jìn)程，因此我們必須吸收和借鑒先進(jìn)理念和經(jīng)驗(yàn)，立足國情，解決現(xiàn)實(shí)問題，促進(jìn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理健康發(fā)展。

二、提高我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平的策略探討

1.強(qiáng)化數(shù)字化管理意識，合理規(guī)劃數(shù)字化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是提高其管理效率和效益的必要途徑，因此房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)立足于工作要求、社會需求和時展趨勢，提高對檔案數(shù)字化管理的認(rèn)知，正確認(rèn)識其價值和意義，為后續(xù)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)奠定思想基礎(chǔ)。在規(guī)劃階段，應(yīng)綜合考慮部門歷史遺留檔案的龐大庫存和新增的房產(chǎn)檔案，然后對其發(fā)展作出合理規(guī)劃，值得注意的是既應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚構(gòu)建長遠(yuǎn)規(guī)劃，又要立足當(dāng)下完善近期計劃，如針對新增檔案，應(yīng)在不影響登記發(fā)證等日常工作的前提下，可在發(fā)證后和實(shí)物歸檔前期間實(shí)施建檔操作；針對庫存檔案，為盡快彰顯數(shù)字化檔案庫的利用價值，可首先對當(dāng)前有效、利用率高的房產(chǎn)資料進(jìn)行建檔，然后處理剩余檔案庫存等。

2.規(guī)范檔案信息，完善數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范房產(chǎn)檔案信息是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，因此在建立檔案信息時，應(yīng)保證信息的真實(shí)性、連續(xù)性和完整性，具體應(yīng)涉及產(chǎn)權(quán)來源、姓名、身份證、房產(chǎn)類型、證號和面積、使用期限、界定位置圖、產(chǎn)權(quán)變更的時間、形式、證明等各項(xiàng)房產(chǎn)信息，而且字跡要清晰，排序應(yīng)規(guī)范，圖像、數(shù)據(jù)等準(zhǔn)確無誤，以此保證房產(chǎn)權(quán)屬真實(shí)、可靠、合法。我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急就是建立一套針對房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，其標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)基于利用價值、安全保密等因素進(jìn)行設(shè)置，如明確數(shù)字化管理的對象；就紙質(zhì)、圖像、聲像等不同的檔案載體的文件命名、存儲格式和類型、分辨率等予以統(tǒng)一規(guī)定，特別是要明確、詳細(xì)劃分?jǐn)?shù)據(jù)庫的建立標(biāo)準(zhǔn)；針對整理卷宗、目錄建庫、掃描數(shù)據(jù)、處理數(shù)據(jù)、篩選分類、存儲信息、檢索和利用信息等流程和操作標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范；網(wǎng)絡(luò)設(shè)置、系統(tǒng)安全設(shè)置等都應(yīng)予以明確，以此指導(dǎo)各地房產(chǎn)數(shù)字化建設(shè)有序開展，優(yōu)化資源配置，提高房產(chǎn)檔案管理績效。

3.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為數(shù)字化管理提供基

保障

房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)綜合考慮實(shí)際需求和自身實(shí)力，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為數(shù)字化管理提供物質(zhì)保障。應(yīng)以《電子信息系統(tǒng)機(jī)房建設(shè)規(guī)范》為依據(jù)，配備標(biāo)準(zhǔn)機(jī)房，并保證機(jī)房的配供電、綜合布線、消防安全、溫濕度、防雷、防潮、防塵等條件符合相關(guān)要求；配備必要的信息采集設(shè)備，如高性能的掃描儀等；在選擇基礎(chǔ)設(shè)備時，應(yīng)兼顧其實(shí)用性和可擴(kuò)展性，要立足于日常工作量、信息管理系統(tǒng)、房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢等進(jìn)行設(shè)備采購，在選用系統(tǒng)軟件時，應(yīng)注意系統(tǒng)的兼容性、接口的規(guī)范性、資源的共享性以及數(shù)據(jù)的安全性，盡量對其加以規(guī)范和統(tǒng)一，并根據(jù)實(shí)際需要對硬件設(shè)備和系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級換代，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而為提高數(shù)字化管理利用價值打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.提高管理人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)信息安全保護(hù)

一方面房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人員的教育和培訓(xùn)，提高其職業(yè)素質(zhì)，尤其是保密意識，嚴(yán)禁其擅自抄錄、外泄、利用、銷毀涉密檔案，督促其嚴(yán)于律己，忠于職守；提高其業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，督促其及時更新理論內(nèi)容，熟悉房產(chǎn)電子檔案的特征和管理規(guī)范，掌握更多的現(xiàn)代管理技能和計算機(jī)技術(shù)，激發(fā)其創(chuàng)新潛力。同時還應(yīng)完善管理制度，包括培訓(xùn)、考核、獎懲等制度，以此約束和激勵員工做好本職工作。另一方面應(yīng)制定嚴(yán)格的安全體系，明確工作細(xì)節(jié)，如分離工作與休息區(qū)，嚴(yán)禁私人物品的帶入和工作物品的帶出等，并實(shí)行責(zé)任到人制；根據(jù)檔案的機(jī)密程度劃分等級和分類存檔，并設(shè)置訪問和使用權(quán)限等，針對機(jī)密性較強(qiáng)的信息，應(yīng)利用技術(shù)手段檢測其有無潛在威脅；應(yīng)充分利用防火墻、安全軟件、自主設(shè)計等保證系統(tǒng)安全運(yùn)行；此外管理人員還應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督和檢查力度保證房產(chǎn)檔案安全、完整。

結(jié)束語：

總之，數(shù)字化管理必然是房產(chǎn)檔案事業(yè)發(fā)展的主流，我們只有把握機(jī)遇，敢于挑戰(zhàn)，著力構(gòu)建房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理規(guī)范，為其提供完善的基礎(chǔ)保障，方能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而推動房產(chǎn)檔案管理事業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李明菊.淺談房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理和應(yīng)用[j].科技視界，2012（07）.

[2] 閆冬.淺析房產(chǎn)檔案數(shù)字化中的潛在問題與對策[j].科技信息，2013（15）.

第4篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

關(guān)鍵詞：計劃生育檔案；數(shù)字化管理；問題；方法

中圖分類號：G718文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B文章編號：1672-1578（2013）09-0298-01

1.堅(jiān)持發(fā)展計劃生育檔案管理數(shù)字化道路的意義

1.1符合檔案信息化管理的要求。為了讓檔案信息化跟隨時代步伐，在其管理過程中需要融入數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等高效的管理手段。使檔案信息網(wǎng)絡(luò)化可以讓計劃生育檔案工作開辟出更為便捷的路線，并把該工作推向了一個更加嶄新的高度，讓整個計劃生育過程可以保持一個良性的循環(huán)模式。檔案數(shù)字管理化可以讓工作人員用更加理智、方便、合理的態(tài)度規(guī)劃流程，具體表現(xiàn)在檔案的歸檔、保存和查詢等方面。

1.2計劃生育檔案信息數(shù)字化是未來發(fā)展的必然結(jié)果。未來信息數(shù)字化會大量應(yīng)用于計生管理當(dāng)中，輔助計劃生育工作，可以查詢和建立該地區(qū)內(nèi)全部的群眾檔案和戶籍檔案，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的不斷成熟，在計生檔案管理過程中創(chuàng)建一個高科技的工作環(huán)境，并以這種方式不斷發(fā)展和壯大，最終面向全社會普及。

2.在計劃生育檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化存在的問題

2.1在輔助管理中存在不足。針對現(xiàn)如今以計算機(jī)為主要管理模式的計劃生育檔案工作而言，主要是在傳統(tǒng)人工操作的基礎(chǔ)上，很多管理模式并沒有根本性改變，而是繼續(xù)沿用以往的管理模式，這是制約我國計劃生育檔案管理的首要原因，我們應(yīng)該以檔案信息管理為主要的管理模式，將其視為核心內(nèi)容。制約我國計生檔案發(fā)展的原因在于，長時間發(fā)展以來工作對象的改變，從原有的以紙張的書寫形式的對象轉(zhuǎn)變成使用計算機(jī)保存檔案信息，兩者之間發(fā)展過于迅速，不能及時有效地進(jìn)行調(diào)節(jié)。

2.2在計生檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中存在不足

2.2.1管理機(jī)制過于分散。在對計劃生育檔案管理人員進(jìn)行管理的過程中缺乏統(tǒng)一性，沒有固定的管理機(jī)構(gòu)作出相應(yīng)的控制手段，很多工作人員在沒有經(jīng)過專業(yè)技能培訓(xùn)就直接走向工作崗位，檔案收集意識和理念比較弱，沒有給予檔案管理足夠的重視，對檔案需要的日常材料不能進(jìn)行妥善處理，例如：檔案處理的整個過程，包括收集、整理、歸檔以及收集等。

2.2.2檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理水平低下。現(xiàn)在我國計劃生育標(biāo)準(zhǔn)化管理水平較低，并且各個部門之間聯(lián)系甚少，制約了管理水平的提高。很多檔案管理人員沒有成熟的職業(yè)技能，并不是該專業(yè)出身，同樣導(dǎo)致了計劃生育檔案管理表面生硬、內(nèi)部不細(xì)膩的情況發(fā)生，很容易造成工作當(dāng)中的失誤，而且面對大量的檔案信息資料，很容易出現(xiàn)內(nèi)容不清、相互混淆等惡劣事態(tài)。

2.2.3計生檔案管理中數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后影響檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。計生檔案管理經(jīng)過快速的發(fā)展，我國很多地區(qū)的計劃生育管理部門都建立了規(guī)模大小不同的數(shù)據(jù)庫，但是缺少針對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行應(yīng)用和管理的專屬軟件，在檔案管理過程中依然面臨很多問題，在查閱檔案信息的時候，還是要使用人工查找的方式，在很大程度上降低了工作效率。

3.建立現(xiàn)代化計劃生育檔案管理的方法

3.1數(shù)據(jù)管理先進(jìn)化。檔案管理本質(zhì)上是對人員信息數(shù)據(jù)的管理，不斷推進(jìn)檔案信息化管理，并找尋與之相符合的程序和工作方式，使其不斷完善、科學(xué)和規(guī)范。我們可以通過網(wǎng)絡(luò)化手段將分散的計算機(jī)相互連接起來，使其以不同的功能職責(zé)進(jìn)行分類，實(shí)現(xiàn)既分散又統(tǒng)一的系統(tǒng)處理方式，最終實(shí)現(xiàn)整體的應(yīng)用合并。

3.2效率的工作方式。隨著人口的不斷增長，檔案信息量也在逐漸增加，應(yīng)該通過計算機(jī)管理，將信息資料以重要性、價值、使用程度等情況不同進(jìn)行統(tǒng)一的管理和整理，提高工作效率的工作方式基本分為以下三方面：首先針對開放性的檔案和使用幾率較大的檔案進(jìn)行優(yōu)先處理，以此來提高檔案管理的工作效率；另外檔案管理過程中也可以根據(jù)案卷類型不同，通過檔案的中心內(nèi)容和潛在特征將其著錄，不但可以減少著錄和錄入的條目，而且更加節(jié)約了時間、人力、物力和財力，大大提高了工作效率；還有對于那些有較高案卷基礎(chǔ)的檔案，在著錄的過程中，可以在全引目錄中進(jìn)行分類標(biāo)引，對于具有特殊意義和形式的檔案，可以通過姓名、地址和時間等直接錄入到計算機(jī)當(dāng)中，之后作出相應(yīng)的分類號。保證所有的錄入過程都可以使用原有的檔案目錄，這樣可以相應(yīng)的減少著錄過程中，提高了整體著錄效率。

3.3不斷提高工作人員專業(yè)素質(zhì)。在計生檔案管理過程中，工作人員的整體素質(zhì)和職業(yè)技能直接影響到工作質(zhì)量。計生檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和掌握專業(yè)的檔案管理知識，在提高工作效率的基礎(chǔ)上追求高質(zhì)量，對計生檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理。現(xiàn)代化的計生檔案管理要求工作人員具備扎實(shí)的計算機(jī)技術(shù)，可以熟練地使用計算機(jī)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和管理、網(wǎng)絡(luò)管理能力等。

3.4要求工作人員具有認(rèn)真的工作態(tài)度。計劃生育政策需要長時間的發(fā)展，因此其檔案管理也需要持續(xù)性和細(xì)致性，從對材料的收集、整理、歸檔和保存使用，每一個內(nèi)容都需要認(rèn)真仔細(xì)的工作態(tài)度，在其中任何一個環(huán)節(jié)發(fā)生錯誤都會引起連鎖反應(yīng)，對計生檔案管理工作帶來不便。

4.結(jié)束語

綜上所述，計劃生育檔案管理數(shù)字化是檔案管理未來發(fā)展的必經(jīng)之路，也是解決大量信息資料快速增長所帶來問題的首要方式，在面對諸多不足的情況下，如何加強(qiáng)對計劃生育檔案管理是每一個管理部門和領(lǐng)導(dǎo)需要關(guān)注的事情，在科學(xué)、合理的解決辦法之下，讓我國計劃生育檔案管理走向一個新的高度，加快我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)，沿著可持續(xù)化發(fā)展道路快速前行。

參考文獻(xiàn)

[1]李阿雪.計算機(jī)對計劃生育檔案的管理[J].企業(yè)家天地，2007，10：214-215.

第5篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

[關(guān)鍵詞]房地產(chǎn)；檔案管理；信息化

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）21-0345-01

房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理是房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)的主營業(yè)務(wù)，對房地產(chǎn)行業(yè)及城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展均能夠產(chǎn)生推動作用。近些年來，我國房地產(chǎn)市場發(fā)展迅速，一定程度上增加了房產(chǎn)檔案管理部門的業(yè)務(wù)范圍，同時也對管理部門的日常工作能力提出了更高的要求。創(chuàng)新檔案管理方式方法，加強(qiáng)檔案利用效率，對提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理水平意義重大。

一、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用的意義

房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作不僅在房地產(chǎn)征稅、房產(chǎn)權(quán)屬登記及相關(guān)房管政策、交易評估中產(chǎn)生重要作用，同時也被廣泛應(yīng)用在城市規(guī)劃建設(shè)、舊城新區(qū)改造、相關(guān)政策落實(shí)及司法仲裁等工作中。因此，在開展產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作時，應(yīng)首先立足于檔案管理和利用的積極意義，并對其特點(diǎn)進(jìn)行研究和分析。

①產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用具有法律憑據(jù)的性質(zhì)。這是由于檔案管理是政府相關(guān)職能部門根據(jù)國家法律法規(guī)對房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)開展管理，因此具有行政管理性質(zhì)，是房屋產(chǎn)權(quán)關(guān)系的原始性憑證；②房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用具有動態(tài)性，主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面對產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案開展管理，本身就是房地產(chǎn)的自身變化，例如城市規(guī)劃、城區(qū)改造及房屋拆遷等。另一方面外部條件發(fā)生變化后，可引起房地產(chǎn)行業(yè)出現(xiàn)改變，例如房屋買賣、房屋交換、房屋合并、房產(chǎn)分割或轉(zhuǎn)讓等活動，均可導(dǎo)致房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、權(quán)屬發(fā)生變更，因此具有動態(tài)性。這種動態(tài)變化的性質(zhì)要求產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案必須開展動態(tài)化管理，最大程度上保證房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)實(shí)性；③房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用具有區(qū)域性。我國法律規(guī)定，每個行政區(qū)劃范圍內(nèi)只能存在一家房產(chǎn)發(fā)證機(jī)構(gòu)，具有“屬地管理”性質(zhì)。實(shí)際上，這種制度也是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍利用合理性的檢驗(yàn)，其自身運(yùn)行機(jī)制的科學(xué)性將直接影響到房地產(chǎn)市場的有序管理。

二、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的利用

我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，使得人們自身的法制觀念逐漸提高，一定程度上為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用提供了客觀意義上的生存環(huán)境。如何更好地利用大環(huán)境賦予的便利條件，有賴于檔案管理機(jī)構(gòu)的不斷完善。

（一）利用網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)技術(shù)，建立檔案信息利用系統(tǒng)

為了更好地開展房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作，應(yīng)不斷完善檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息資源共享。①制訂技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，為實(shí)現(xiàn)戶籍檔案數(shù)字化平臺建設(shè)和管理提供方便；②房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用與現(xiàn)階段房產(chǎn)市場管理相輔相成、互為補(bǔ)充，因此需要不斷強(qiáng)調(diào)在信息化建設(shè)過程中，應(yīng)以全社會視角去領(lǐng)悟市場信息，并在此過程中對系統(tǒng)協(xié)作效率和能動性進(jìn)行強(qiáng)化；③完善業(yè)務(wù)分類，對相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分項(xiàng)及定義等技術(shù)格式進(jìn)行規(guī)范，為實(shí)現(xiàn)區(qū)域房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理在信息資源方面的共享提供支持；④盡量擴(kuò)大市場數(shù)據(jù)的延伸角度和收集力度，并對數(shù)字化信息平臺建設(shè)的實(shí)現(xiàn)途徑進(jìn)行有效設(shè)計和規(guī)劃。

（二）開發(fā)并利用產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案，為市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)

切實(shí)提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理能力，其主要目的在于正確發(fā)揮檔案管理的能動效應(yīng)。例如，我國很多地區(qū)利用現(xiàn)有的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案，有效處理了多起房屋產(chǎn)權(quán)糾紛案件，在落實(shí)私有房產(chǎn)政策的基礎(chǔ)上，成功地為數(shù)以萬計的公民解決了住房問題。也就是說，利用房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案不僅能夠保證我國房地產(chǎn)相關(guān)政策和方針的落實(shí)，也能夠維護(hù)房屋產(chǎn)權(quán)所有人自身的合法保障和權(quán)益。從另外一個角度看，完善房地產(chǎn)檔案管理，保證其動態(tài)化性質(zhì)的延伸和發(fā)展，使其出具的房產(chǎn)證明更具真實(shí)性和客觀性。同時，堅(jiān)持動態(tài)管理原則，還能夠?qū)ο嚓P(guān)權(quán)屬進(jìn)行收集和整理，進(jìn)而保證產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍結(jié)論具有連續(xù)性，并與現(xiàn)狀保持高度一致。

三、提高我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平的途徑

（一）合理規(guī)劃數(shù)字化建設(shè)

在規(guī)劃階段，應(yīng)綜合考慮部門歷史遺留檔案的龐大庫存和新增的房產(chǎn)檔案，然后對其發(fā)展作出合理規(guī)劃，值得注意的是既應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚構(gòu)建長遠(yuǎn)規(guī)劃，又要立足當(dāng)下完善近期計劃，如針對新增檔案，應(yīng)在不影響登記發(fā)證等日常工作的前提下，可在發(fā)證后和實(shí)物歸檔前期間實(shí)施建檔操作；針對庫存檔案，為盡快彰顯數(shù)字化檔案庫的利用價值，可首先對當(dāng)前有效、利用率高的房產(chǎn)資料進(jìn)行建檔，然后處理剩余檔案庫存等。

（二）完善數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范房產(chǎn)檔案信息是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，因此在建立檔案信息時，應(yīng)保證信息的真實(shí)性、連續(xù)性和完整性，具體應(yīng)涉及產(chǎn)權(quán)來源、姓名、身份證、房產(chǎn)類型、證號和面積、使用期限、界定位置圖、產(chǎn)權(quán)變更的時間、形式、證明等各項(xiàng)房產(chǎn)信息，而且字跡要清晰，排序應(yīng)規(guī)范，圖像、數(shù)據(jù)等準(zhǔn)確無誤，以此保證房產(chǎn)權(quán)屬真實(shí)、可靠、合法。我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急就是建立一套針對房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，其標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)基于利用價值、安全保密等因素進(jìn)行設(shè)置，以此指導(dǎo)各地房產(chǎn)數(shù)字化建設(shè)有序開展，優(yōu)化資源配置，提高房產(chǎn)檔案管理績效。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施和人才隊(duì)伍建設(shè)

基于房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理需要一定的基礎(chǔ)設(shè)施保障，在完善檔案數(shù)字化管理體系的過程中也要充分考慮到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括配備標(biāo)準(zhǔn)機(jī)房，并保證機(jī)房的配供電、綜合布線、消防安全、溫濕度、防雷、防潮、防塵等條件符合相關(guān)要求；配備必要的信息采集設(shè)備，如高性能的掃描儀等。另外，房產(chǎn)檔案是通過管理人員才能夠與廣大人民群眾聯(lián)系在一起，在這種情況下，管理人員就對管理工作以及房產(chǎn)檔案的應(yīng)用形成最直接的影響，不僅如此，還將關(guān)系到群眾對于管理部門的整體印象。在這種情況下，就需要相關(guān)管理人員能夠具備合格的從業(yè)素質(zhì)，不僅需要針對業(yè)務(wù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，同時還要提升自身精神文明修養(yǎng)，充實(shí)自身思想。檔案能夠?qū)⑾嚓P(guān)有效信息進(jìn)行完整妥善的儲存，能夠使得相關(guān)服務(wù)性工作有所參照，能夠?qū)τ嘘P(guān)情況進(jìn)行證明，總而言之對于社會建設(shè)來講有著極為重要的作用。

（四）整合資源，強(qiáng)化協(xié)作

房產(chǎn)檔案的管理在一定程度上影響著房地產(chǎn)市場的具體管理，兩者之間存在著相互促進(jìn)、相互影響的關(guān)系，在這種情況下，就需要進(jìn)行資源的整合，通過兩者之間的密切合作，來促進(jìn)各自范圍內(nèi)的管理工作。為能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)，首先，應(yīng)該對相關(guān)技術(shù)規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定，這其中不僅包括數(shù)據(jù)分項(xiàng)，還有業(yè)務(wù)分類，同時還有數(shù)據(jù)定義等方面的技術(shù)規(guī)范，這樣一來，相關(guān)部門進(jìn)行信息資源共享的過程中，才不會存在阻礙。其次，通過數(shù)字化途徑進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，并且拓展采集渠道，使得系統(tǒng)能夠得到有效延伸。最后，就是要使得系統(tǒng)能夠有效連接，使得各部門之間能夠通過系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)資源的有效交流，同時能夠有效進(jìn)行業(yè)務(wù)信息的具體分類，從而全面提升各部門的工作效率。

綜上所述，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理和利用，要以貼近群眾、服務(wù)群眾為前提，并以創(chuàng)新檔案管理為手段，不斷提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的利用效率，為促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展提供支持，并對房地產(chǎn)交易風(fēng)險產(chǎn)生防范作用，依法保護(hù)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益。同時，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案利用還要突出自身強(qiáng)大的社會效益，推動房產(chǎn)稅征收，進(jìn)一步促進(jìn)房地產(chǎn)市場的長期穩(wěn)定發(fā)展，為維護(hù)我國社會穩(wěn)定做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]李紅.淺談房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的數(shù)字信息化管理[J].科技展望，2015，01

第6篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化;加工;管理

檔案現(xiàn)代化管理是國家電網(wǎng)公司建設(shè)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代化公司的基本要求,也是國家電網(wǎng)公

司實(shí)施“SG186”工程的重要部分。檔案數(shù)字化是指利用計算機(jī)、掃描、數(shù)字?jǐn)z影、數(shù)據(jù)庫、多媒體、存儲等高新技術(shù),把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié),利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,實(shí)現(xiàn)資源共享。這也是辦公自動化和檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的需要。

1檔案管理現(xiàn)代化的定義及內(nèi)容

檔案管理現(xiàn)代化就是指運(yùn)用現(xiàn)代化管理理論、思想、技術(shù)、設(shè)備、方法對檔案和檔案工作實(shí)行科學(xué)管理，提高工作效率和效益，以適應(yīng)社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化科學(xué)、技術(shù)發(fā)展對檔案的需求。檔案管理現(xiàn)代化主要包括以下內(nèi)容：實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。按照國家標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類、組卷、著錄、標(biāo)引，保證歸檔文件齊全、完整、分類科學(xué)合理，卷內(nèi)文件排序正確，檢索清楚便捷，以適應(yīng)應(yīng)用微機(jī)管理檔案的需要；實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、高效化和系統(tǒng)化；加強(qiáng)對檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)和管理，使之掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段和知識，不斷引入競爭機(jī)制，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性，建立一支適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化要求的檔案干部隊(duì)伍。

2協(xié)同辦公與檔案管理系統(tǒng)的銜接為歷史檔案數(shù)字化提供了保障

協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的建設(shè),為做好歷史檔案的數(shù)字化奠定了基礎(chǔ)。

1)檔案數(shù)據(jù)加工后,轉(zhuǎn)移到檔案信息管理平臺,檔案目錄進(jìn)入管理系統(tǒng)中。

2)檔案掃描后,可直接在目錄下掛接電子文件。

3)在系統(tǒng)中對遷移的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行信息補(bǔ)充與完善,為用戶查閱、借閱等做鋪墊。

4)在系統(tǒng)中對用戶進(jìn)行權(quán)限、檔案類型及角色配置。

5)對遷移的數(shù)據(jù)進(jìn)行項(xiàng)目配置,如文書檔案配置年度、工程檔案配置工程項(xiàng)目等。

6)協(xié)同辦公系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的文件,在基本信息填寫后直接歸檔。

7)紙質(zhì)來文可在協(xié)同辦公系統(tǒng)中收文登記后網(wǎng)上流轉(zhuǎn),填寫文件基本信息等數(shù)據(jù)后歸檔。

3歷史檔案數(shù)字化加工實(shí)施要求

3?1準(zhǔn)備階段

1)做好現(xiàn)存歷史檔案的現(xiàn)狀分析。包括檔案類型、載體形態(tài)、狀態(tài)、數(shù)量等。根據(jù)檔案情況

制定檔案數(shù)字化方案,確定項(xiàng)目需求以及掃描系統(tǒng)的集成解決方案。

2)發(fā)揮輔助設(shè)備功能。重點(diǎn)從檔案數(shù)字化設(shè)備配置計劃的成套性、項(xiàng)目硬軟件的集成性、數(shù)

字化方案與公司檔案需求的適應(yīng)性等方面加以考慮,從實(shí)際需要出發(fā)長遠(yuǎn)打算,力求確保掃描儀等硬件設(shè)施的配套具有較強(qiáng)的支撐能力和擴(kuò)展能力。

3?2實(shí)施階段

1)檔案數(shù)字化加工。形成電子文件的存儲格式。國家電網(wǎng)公司實(shí)施的檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置

有:一是稿本代碼,包括正式、草稿性和非正式電子文件;二是類型代碼,包括底(原始)稿、附件、

發(fā)文稿簽/收文單、正文;三是文件類型,如聲音、數(shù)據(jù)、圖像、超媒體鏈接、程序、文本、影像文件等。對紙質(zhì)載體檔案做數(shù)據(jù)化處理時,根據(jù)現(xiàn)行檔案管理系統(tǒng)設(shè)置的要求選擇相應(yīng)的格式,使用掃描儀按頁掃入計算機(jī)制成圖形文件,然后根據(jù)格式要求逐一掛接到相應(yīng)文件目錄下的檔案信息化管理平臺檔案庫中。

2)根據(jù)公司具體情況逐年推進(jìn)。檔案數(shù)字化受設(shè)備及檔案室人手制約,檔案室要根據(jù)歸檔

文件保管期限、檔案整理規(guī)范進(jìn)行數(shù)字化,盡量將部分重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率比較高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理,力爭做到數(shù)字化檔案的高價值和高利用率。

3)加強(qiáng)載體質(zhì)量檢查和處理。經(jīng)數(shù)字化加工處理后的檔案要保持原貌,并且字跡清楚不失真,紙質(zhì)文件在擺放時要端正,亮度達(dá)到要求。由于查閱,造成文件有破損的須紙面處理后方可進(jìn)

行掃描。

4)形成資料。為保證每個環(huán)節(jié)的正常進(jìn)行和順利銜接,需制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程表,

如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程記錄》、《掃描圖像質(zhì)檢記錄》、《目錄錄入及校對統(tǒng)計表》、《目錄與圖像檢查對應(yīng)表》等。這些登記表在數(shù)字化加工流程和加工管理過程中起到了重要的保障作用。數(shù)字化加工完成后,應(yīng)及時將登記表整理、匯總、裝訂成冊,并在此基礎(chǔ)上詳細(xì)編寫數(shù)字化加工說明,包括全宗號、年代、件數(shù)、總頁數(shù)、目錄代號、案卷總數(shù)、電子數(shù)據(jù)容量、存儲方式以及加工中存在的問題及解決方案等等,形成一套完整規(guī)范的資料并保存,它是檔案數(shù)據(jù)有章可循的依據(jù)。

4做好文件材料雙歸制

文件材料雙歸制是保證紙質(zhì)文件歸檔的同時必須有電子文件歸檔,其工作包括:

1)對有歸檔價值的文件,將紙質(zhì)文件按要求掃描為電子文件;

2)對地方來文或有歸檔價值的文件,掃描后進(jìn)入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行收文登記,保證文件在協(xié)

同辦公中流轉(zhuǎn);

3)對辦理完畢的紙質(zhì)文件在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行添加,并掛接電子文件;

4)新建、擴(kuò)建、技改、輸變電(基建)竣工工程資料歸檔:

①工程前期文件。從立項(xiàng)開始,工程資料的收集與工程進(jìn)度同步進(jìn)行,并在檔案管理系統(tǒng)中

錄入,掃描掛接電子文件。

②施工資料及監(jiān)理資料。根據(jù)現(xiàn)場施工進(jìn)度及時在單機(jī)版管理系統(tǒng)中進(jìn)行處理,保證工程進(jìn)

度與資料數(shù)據(jù)化同步。

③非物資及物資招投標(biāo)文件、廠家設(shè)備資料。招投標(biāo)單位在提供紙質(zhì)文件的同時提供電子文

件,保證歸檔文件數(shù)字化。

5檔案管理人員怎樣適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化首先是檔案人員的現(xiàn)代化。它要求檔案管理人員必須具有高尚的職業(yè)道德，掌握先進(jìn)的科學(xué)知識和管理技能。同時還要具備較高的業(yè)務(wù)能力、理論素養(yǎng)和文化修

養(yǎng)。作為一名供電企業(yè)檔案工作者，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)從以下幾方面著手：

（1）認(rèn)清形勢，調(diào)整心態(tài)，樹立獻(xiàn)身檔案事業(yè)的觀念。要適應(yīng)供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的需要，必須提高認(rèn)識，認(rèn)清供電企業(yè)改革和發(fā)展的方向，認(rèn)清檔案工作的意義和價值，強(qiáng)化職業(yè)道德，努力開創(chuàng)供電企業(yè)檔案工作新局面。

（2）努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識，積累駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段的能力。

（3）廣泛涉獵現(xiàn)代科學(xué)文化知識，逐步完善自身的知識結(jié)構(gòu)，努力使自己成為一專多能的復(fù)合型高級人才。以適應(yīng)檔案工作日益復(fù)雜、變化的需要。

（4）努力提高業(yè)務(wù)水平，在實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，積極開發(fā)檔案信息資源，為供電企業(yè)工業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營管理提供高效的服務(wù)

第7篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

1 地質(zhì)檔案數(shù)字化的意義所在

（1）對于管理人員的知識結(jié)構(gòu)以及隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化

隨著我國改革開放的深入發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步，我國的各個領(lǐng)域都進(jìn)入了全新的階段，在很大程度上改善了人們的日常生活，降低了人們的勞動強(qiáng)度，提升了相應(yīng)的工作效率，極大的推動了社會的發(fā)展。對于地質(zhì)檔案管理來說，已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)榱藬?shù)字化、信息化的管理方式，這不但對于所需要的設(shè)備提出了更高的要求，同時也要求相應(yīng)的地質(zhì)檔案管理人員要掌握對應(yīng)的知識，要能夠熟練的應(yīng)用計算機(jī)以及相關(guān)程序。所以相關(guān)部門要不斷吸收此方面的技術(shù)人才充實(shí)到地質(zhì)檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中，加強(qiáng)數(shù)字化方面的知識結(jié)構(gòu)。同時，組織機(jī)構(gòu)也要不斷對地質(zhì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)以及教育，要不斷提升管理人員的知識結(jié)構(gòu)，不斷提升管理人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，推動地礦行業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

（2）推動管理技術(shù)的應(yīng)用，提升工作效率

傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理方式需要大量的人員進(jìn)行管理，會消耗大量的人力物力，同時占用大量的空間，在資料查找過程中也消耗非常多的時間。對于地質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化升級，不但能夠提升管理工作效率，同時也能夠節(jié)省人力、物力、時間以及空間等，在此基礎(chǔ)上系統(tǒng)也能夠?qū)n案進(jìn)行自動的整合分析，提升工作效率。需要注意的是，在實(shí)際工作過程中要防止管理人員出現(xiàn)理解方面的差異，要將地質(zhì)檔案進(jìn)行智能化的歸類，要通過科學(xué)的手段進(jìn)行管理。

（3）對于紙質(zhì)檔案進(jìn)行保護(hù)，優(yōu)化應(yīng)用方式

紙質(zhì)檔案是最為傳統(tǒng)的方式，但是此種方式不容易保存，加上地質(zhì)檔案資料的利用率較高，非常容易因?yàn)閮Υ娌划?dāng)和頻繁的查閱造成損壞，所以紙質(zhì)檔案顯得非常珍貴。隨著地質(zhì)檔案數(shù)字化的應(yīng)用能夠有效解決此方面的問題，通過計算機(jī)能夠有效、長期對檔案進(jìn)行保存（需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子形式），同時可以制作形成紙質(zhì)檔案的副本，可以將原版的紙質(zhì)檔案進(jìn)行良好的保存，防止受到各種災(zāi)害的影響，減緩老化。同時，數(shù)字化檔案并非只能存在于一臺計算機(jī)內(nèi)，相關(guān)人員能夠不受地點(diǎn)和時間的限制進(jìn)行檔案的調(diào)取，能夠更加有效的利用檔案，極大的提升了地質(zhì)檔案資料的利用價值。

2 地質(zhì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制

（1）質(zhì)量控制的相關(guān)內(nèi)容

第一，進(jìn)行數(shù)字化實(shí)施方案的優(yōu)化。地質(zhì)檔案的數(shù)字化需要按照相應(yīng)的實(shí)施方案來進(jìn)行，所以實(shí)施方案是否科學(xué)合理在很大程度上影響著檔案數(shù)字化的質(zhì)量。地質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施方案的內(nèi)容主要包括工作依據(jù)、工作方法和流程、技術(shù)要求、質(zhì)量管理措施、組織實(shí)施等等方面。

第二，進(jìn)行數(shù)字化軟件、設(shè)備的選擇。市面上可供選擇的檔案數(shù)字化軟件和設(shè)備較多，因此在進(jìn)行地質(zhì)檔案數(shù)字化軟件和設(shè)備選擇時，一定要按照軟件和設(shè)備所具有的相應(yīng)特點(diǎn)以及具體的應(yīng)用需求來進(jìn)行選擇。

第三，數(shù)字化人員的培訓(xùn)方面。組織機(jī)構(gòu)要設(shè)置專業(yè)部門或者外聘專業(yè)人士對地質(zhì)檔案數(shù)字化人員進(jìn)行專業(yè)技能以及知識培訓(xùn)。數(shù)字化人員要充分的了解并掌握和電子計算機(jī)相關(guān)的知識結(jié)構(gòu)，同時要能夠嫻熟的應(yīng)用計算機(jī)程序，要具有相應(yīng)的業(yè)務(wù)水平以及最為基本的職業(yè)道德，只有這樣才能夠有效提升工作效率，快速推動地質(zhì)檔案數(shù)字化的發(fā)展以及社會的整體進(jìn)步。

第四，數(shù)字化工作全面鋪開前進(jìn)行必要的試點(diǎn)工作。對于數(shù)字化工作量大的，可以根據(jù)實(shí)際情況，選取部分有代表性的檔案開展前期試點(diǎn)工作，及時發(fā)現(xiàn)各個環(huán)節(jié)開展過程中存在的問題，并找出解決的對策。通過試點(diǎn)工作，可以實(shí)踐既定技術(shù)方案的可行性，總結(jié)試點(diǎn)工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，同時總結(jié)出一套適合的技術(shù)方法和流程，為全面開展數(shù)字化工作打好基礎(chǔ)。

（2）質(zhì)量控制的具體方式

第一，進(jìn)行明確的分工，確定明確?責(zé)。在實(shí)際工作過程中，工作人員一定要嚴(yán)格按照自身工作的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)、合理的工作。管理人員一定要對工作的內(nèi)容、工作的任務(wù)、工作的職責(zé)進(jìn)行較為合理的分配。具體內(nèi)容包括：檔案信息的采集和整理、有關(guān)數(shù)據(jù)信息的輸入以及傳輸、安全管理以及設(shè)備維修等等。所以明確分工和工作職責(zé)是確保地質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量控制作為基礎(chǔ)也是最為重要的方式。

第二，建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度。地質(zhì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量提升是需要建立在完善規(guī)章制度基礎(chǔ)之上的，所以需要建立健全科學(xué)、合理、高效的規(guī)章制度以及相應(yīng)規(guī)定，只有這樣才能夠確保數(shù)字信息實(shí)現(xiàn)高度的共享?？偟膩碚f就是要按照國家以及相關(guān)部門的規(guī)定和制度進(jìn)行實(shí)施，做到有章可循。

第三，不斷完善相應(yīng)的獎懲制度。想要工作質(zhì)量有所提升，就需要在具體工作過程中以提升工作效率作為基礎(chǔ)，進(jìn)行不斷的分析和探索，所以一定要建立完善的獎懲制度，通過制度層面來保證檔案數(shù)字化工作的效率，這對促進(jìn)地質(zhì)檔案數(shù)字化總體質(zhì)量是非常重要的。

第四，嚴(yán)格的進(jìn)行檢查以及驗(yàn)收。地質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量提升的重要手段就是加強(qiáng)檢查以及驗(yàn)收，這有助于后續(xù)地質(zhì)檔案管理工作的進(jìn)一步開展，是完善地質(zhì)檔案管理工作的基礎(chǔ)。嚴(yán)格的檢查和驗(yàn)收不但能夠影響到地質(zhì)檔案管理工作的質(zhì)量，同時也會對提升地質(zhì)檔案管理工作的效率有所幫助。

3 地質(zhì)檔案數(shù)字化的安全保密措施

（1）地質(zhì)檔案數(shù)字化安全保密控制的具體內(nèi)容

所謂的安全保密控制實(shí)質(zhì)上指的就是預(yù)先對地質(zhì)檔案數(shù)字化管理過程中可能具有的影響安全方面的因素進(jìn)行分析研究，同時按照數(shù)字化工作過程中人物以及環(huán)境等所具有的運(yùn)動規(guī)律進(jìn)行技術(shù)以及管理方面的控制，從而能夠有效避免出現(xiàn)泄密等方面的問題。對于地質(zhì)檔案數(shù)字化工作來說，其安全保密控制主要包括如下幾方面內(nèi)容：建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度、明確網(wǎng)絡(luò)以及計算機(jī)方面的安全方案、相應(yīng)場所的選擇以及安防系統(tǒng)的建立、對于檔案實(shí)體的使用以及保管、對于數(shù)據(jù)庫的整理維護(hù)以及數(shù)據(jù)備份。如果數(shù)字化處理的地質(zhì)檔案資料當(dāng)中涉及到秘密程度較高的相關(guān)信息，那么一定要確保此方面工作能夠安全高效的進(jìn)行，一定要具有較為行之有效的安全保密管理制度。

（2）地質(zhì)檔案數(shù)字化安全保密控制的方式

第一，增強(qiáng)人員的教育力度。在對地質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理過程中存在著很多影響安全的因素，其中最為重要的就是人的不安全行為，這是進(jìn)行地質(zhì)檔案數(shù)字化安全保密控制的重點(diǎn)方面。所謂人的不安全行為是和人們的心理特征相違背的、非理智的行為，所以一定要增強(qiáng)人員的教育力度來對人的不理智行為進(jìn)行控制。

第二，增強(qiáng)人員的管理力度。人是任何行為發(fā)生的主體，對于地質(zhì)檔案的數(shù)字化管理工作也是如此，所以一定要增強(qiáng)人員的管理工作，這是確保安全保密工作的基礎(chǔ)。主要可以從如下幾方面進(jìn)行：首先要嚴(yán)格進(jìn)行人員的審查，其次要明確相關(guān)人員的崗位以及職責(zé)，最后要對工作人員的思想意識以及工作質(zhì)量情況進(jìn)行嚴(yán)格的考核。

第8篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

(一)工作程序缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)難以形成制度化

1.高校辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容

高校辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容導(dǎo)致電子檔案無法歸檔；另外目前高校辦公自動化系統(tǒng)種類繁多，高校與其二級學(xué)院的檔案管理相對獨(dú)立，因此許多關(guān)于檔案管理的應(yīng)用程序均由二級學(xué)院自行設(shè)計與維護(hù)。這樣就導(dǎo)致在高校內(nèi)部無法實(shí)現(xiàn)檔案材料的共享及其管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，高校間可以公開的檔案材料的共享與交流更無從談起。

2.高校檔案管理中可以公開的檔案材料無法實(shí)現(xiàn)開放管理

通常高校珍貴的檔案材料是不允許查閱及復(fù)印的，但是對于那些可以公開的檔案材料(如科研項(xiàng)目、學(xué)校發(fā)生的具有歷史意義的重大事件等)由于缺乏相關(guān)的機(jī)制無法向其他高校及全社會開放，導(dǎo)致許多有價值的檔案材料無法共享。

(二)高校檔案管理中工作程序方面弊端的解決方案

1.高校辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)與其檔案管理系統(tǒng)相互兼容

高校二級學(xué)院在自行開發(fā)與設(shè)計檔案管理的應(yīng)用程序時一定要兼顧學(xué)校相關(guān)辦公自動化系統(tǒng)，在設(shè)計前由檔案管理者上下協(xié)調(diào)、充分溝通，使兩者能夠兼容互不沖突，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部檔案材料的共享及其管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2.對高校檔案管理中可以公開的檔案材料實(shí)現(xiàn)開放管理

高校檔案管理人員首先要對檔案材料進(jìn)行分類管理，如按照科研課題、建筑工程項(xiàng)目、人事檔案、高校重大事件等分類保存；然后再把上述檔案材料分成可以開放使用與不可公開使用兩大類；最后把它們按照日期順序進(jìn)行排列，便于日后檢索。另外要對可以對外開放的檔案材料的獲取資格做出相關(guān)規(guī)定：(1)申請獲取相關(guān)檔案材料的單位或個人必須持相關(guān)證明并且說明原因，經(jīng)本校檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才可以進(jìn)行檢索、復(fù)印高校檔案中可以對外公開的相關(guān)材料；如果想出版上述檔案材料必須經(jīng)檔案部門上報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可。(2)對于不能對外開放的相關(guān)檔案材料，未經(jīng)授權(quán)任何單位或個人不得擅自使用。

二、高校檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化進(jìn)程中出現(xiàn)的弊端及解決方案

(一)高校檔案無法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化管理

隨著多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、通訊技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字影像技術(shù)的高速發(fā)展，很多單位實(shí)現(xiàn)了文檔資料數(shù)字化管理。但是高校檔案管理遠(yuǎn)沒有達(dá)到數(shù)字化管理的水平，目前就高校檔案管理形式來看，通常是利用某種檔案管理軟件對檔案文件材料進(jìn)行錄入、存儲、排序等簡單操作。

(二)高校檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化管理的方案

高校檔案管理應(yīng)該采取電子化方式，把各種載體形式的檔案文件材料全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息形式，然后把結(jié)構(gòu)化的檔案信息存儲到關(guān)系型檔案數(shù)據(jù)庫中，應(yīng)用計算機(jī)等硬件設(shè)備進(jìn)行管理；利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行鏈接，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部、外部檔案信息資源共享。這樣有效避免了紙質(zhì)檔案文件容易丟失的弊端，節(jié)省了大量的存儲空間；由于建立了檔案數(shù)據(jù)庫，所以檢索相關(guān)檔案材料更加便捷，提高了高校檔案管理工作效率。

三、高校檔案管理進(jìn)程中的安全問題及解決方案

(一)高校檔案管理進(jìn)程中的安全問題

目前高校檔案材料的保存主要有紙質(zhì)版本與電子版本兩種方式，兩者除了需要穩(wěn)定、安全的檔案管理環(huán)境外，對于電子版本的檔案材料來說還面臨著其它的安全問題，如電子數(shù)據(jù)在傳遞、接收過程中容易失真，電子數(shù)據(jù)極容易丟失，電子檔案材料容易被竊取，互聯(lián)網(wǎng)易被病毒攻擊等安全問題。

(二)高校檔案管理進(jìn)程中安全問題的解決方案

高校檔案管理進(jìn)程中安全問題的解決方案主要包括以下四項(xiàng)內(nèi)容：1.首先要有一個安全、穩(wěn)定的檔案保管環(huán)境，另外檔案庫房還要滿足防潮、防強(qiáng)光、防盜、防高溫、防火、防蟲、防塵、防鼠等“八防”要求。2.電子檔案傳輸中時常利用E-mail，其安全解決方案主要有SoftwareComPostOffice、send-mail、LotusNotes等幾十種，它們可以在很大程度上保證E-mail傳輸內(nèi)容的安全。3.建立安全的電子檔案管理系統(tǒng)平臺，利用專業(yè)的安全工具發(fā)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的漏洞，及時修補(bǔ)漏洞，解決安全隱患。4.高校檔案管理者的計算機(jī)必須進(jìn)行相關(guān)身份認(rèn)證后才能使用，對于不能公開的檔案信息必須通過授權(quán)才能獲取，對需要傳遞的檔案材料必須采用加密技術(shù)。

四、展望

第9篇：檔案管理數(shù)字化方案范文

【關(guān)鍵詞】航空 科技 檔案 數(shù)字化

一、引言

航空科技檔案是航空科學(xué)家智慧和心血的結(jié)晶，對于我國航空科技的發(fā)展，新型飛行器的研制都有著重要的價值。中國空氣動力研究與發(fā)展中心作為國家空氣動力學(xué)的最高研究機(jī)構(gòu)，每年都要進(jìn)行大量的空氣動力學(xué)實(shí)驗(yàn)、計算和設(shè)計研究，其工作基本設(shè)計了我國所有現(xiàn)役和在研的飛行器，保存了大量原始、珍貴的航空科技檔案。為了更好的保持這些珍貴資料，更有效的利用它們，需要使用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，對這些重要航空科技檔案進(jìn)行數(shù)字化。實(shí)行高效、高質(zhì)的數(shù)字化管理，確保檔案處理的質(zhì)量以及保存檔案。本文根據(jù)航空科技檔案數(shù)字化的需要，設(shè)計了數(shù)字化的總體技術(shù)方案，制定了數(shù)字化技術(shù)方案的組織實(shí)施方案，然后按照技術(shù)方案圓滿完成了航空科技檔案的數(shù)字化工作。數(shù)字化結(jié)果滿足了技術(shù)要求，并在科研工作中得到了應(yīng)用，受到了國家有關(guān)部門和相關(guān)科技工作者的好評。

（一）總體技術(shù)方案

1.文件掃描方案

（1）確定合適的設(shè)備。對設(shè)備的要求除了要充分考慮它的經(jīng)濟(jì)性和效率性，同時也要根據(jù)實(shí)際的材料進(jìn)行選擇。通過滿足條件組合配置的有1臺漢王掃描儀、1臺中晶A3幅面平板掃描儀、一臺Sharp363復(fù)印機(jī)、一套專業(yè)書刊掃描系統(tǒng)Book Drive mini。由于科技檔案的品種多樣性，可以根據(jù)具體的實(shí)際操作，選擇以復(fù)印機(jī)這樣的高速掃描儀為主，Book Drive mini這樣的數(shù)字照相設(shè)備和其它平板掃描儀為輔的設(shè)備配置方案，結(jié)合起來完成整個航空科技檔案的數(shù)字化工作。

（2）選擇合適的掃描處理軟件。對于航空檔案數(shù)字化的處理，根據(jù)實(shí)驗(yàn)比較后，我們選用了清華研制的TI-Scan軟件，該軟件操作簡單，運(yùn)行速度較快，功能比較切合數(shù)字化工作需求，能夠批量導(dǎo)入、黑白二值化和存儲掃描后的圖片，功能配合后在一定程度上可以批量地完成去黑邊、去污、傾斜校正、旋轉(zhuǎn)等處理工作任務(wù)，尤其是結(jié)合利用反色與圖像增強(qiáng)功能對鉛筆、鋼筆、手寫、字跡模糊不清的檔案處理效果較好。

（3）數(shù)字化掃描參數(shù)的設(shè)定?？萍紮n案數(shù)字化的原則是數(shù)字化后的電子檔案清晰可讀，并且滿足網(wǎng)絡(luò)檢閱快速的要求，因此，我們采用了以下規(guī)范：

掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。然后根據(jù)實(shí)際情況確定掃描分辨率調(diào)整清晰度，使兩者之間平衡。

最后為了網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的需要，我們將各種圖片通過專業(yè)軟件處理成連續(xù)的PDF格式，這樣既能盡量的提高檔案掃描效果，還能盡可能的減少存儲空間。

（二）文件保存方案

1.掃描文件的處理格式：黑白圖片存為tif格式，彩色圖片存為jpg格式。2.文件存儲路徑：確定保存格式、路徑。3.文件格式的轉(zhuǎn)換：運(yùn)用相關(guān)軟件對格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換。4.數(shù)字檔案的的檢索和使用：目前我們將處理好的PDF文件上傳至本單位的內(nèi)部局域網(wǎng)中的“情報信息網(wǎng)站”中，實(shí)現(xiàn)在一定范圍內(nèi)的檔案信息資源的共享化。在網(wǎng)站定用戶可以通過目錄搜索功能，查詢到自己所需要的檔案，并可以直接為用戶提供全文pdf閱讀。由于保密的原因，文件只限一定權(quán)限的用戶在內(nèi)部局域網(wǎng)上閱讀利用。

（三）組織實(shí)施方案

數(shù)字化工作流程

工作流程具體包括：明確工作內(nèi)容與周期、明確工作標(biāo)準(zhǔn)、確定工作流程、配置工作人員、確定質(zhì)量管控指標(biāo)、確定實(shí)施技術(shù)途徑、工作環(huán)境搭建、制定數(shù)字化工作計劃、人員培訓(xùn)、待數(shù)字化科技檔案的整理分類、紙質(zhì)檔案掃描、掃描文件的處理、處理文件的檢查驗(yàn)收。

（四）數(shù)字化工作中的質(zhì)量管理與控制方法

科技檔案數(shù)字化工作中為了確保檔案的完整性，確定檔案的使用價值，提高管理工作的效率和質(zhì)量，有根據(jù)、有規(guī)劃的進(jìn)行檔案管理。

1.將檔案鑒定后的結(jié)果，以檔案號、檔案名稱、檔案密級、張數(shù)等關(guān)鍵要數(shù)為主題準(zhǔn)確制定出數(shù)字化科技檔案工作總表或者詳細(xì)清單，以此為基礎(chǔ)制定出檔案整理工作的管理分表。2.將檔案的領(lǐng)取人、領(lǐng)取時間、收回、整理頁碼數(shù)量等作為管理控制參數(shù)，防止檔案的丟失并及時發(fā)現(xiàn)檔案號、檔案張數(shù)是否錯誤，一方面為統(tǒng)計工作量，確定工作進(jìn)度提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也為后期掃描與處理環(huán)節(jié)的控制管理提供了基礎(chǔ)參數(shù)。3.在掃描過程中要遵循“五查三記錄”原則，并且在該環(huán)節(jié)的管理控制分表中填寫掃描人、掃描數(shù)量、交貨時間；4.結(jié)合這些管理分表，科技檔案數(shù)字化工作管理者有效地掌握了工作的進(jìn)度、掌握了每天工作的數(shù)量和質(zhì)量，及時了解工作存在的困難，并分析找出了問題的對策，最終確保了數(shù)字化工作的高質(zhì)高效。

二、應(yīng)用與驗(yàn)證

通過實(shí)踐應(yīng)用證明，此次我們的航空科技檔案數(shù)字化工作是高質(zhì)量、高效益的。在三個月時間內(nèi)共數(shù)字化處理了1210個案卷，2945份，共計20余萬張航空科技檔案。并且數(shù)字化成果已成功應(yīng)用在了內(nèi)部局域網(wǎng)上，受到了單位科技研究人員的一致好評。

三、結(jié)論

本文提出的技術(shù)方案是可行的，對于航空科技檔案的數(shù)字化處理，該技術(shù)可否推廣使用，有什么需要改進(jìn)的地方，有什么好的經(jīng)驗(yàn)或者差的教訓(xùn)。

四、結(jié)束語

實(shí)踐證明，要確保科技檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，不僅需要有效的組織管理和技術(shù)手段，還需要不斷完善補(bǔ)充包括科技檔案電子文檔信息管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案信息化處理與數(shù)據(jù)存儲標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。科技檔案數(shù)字化信息資源的重要價值還體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺的應(yīng)用，為科技人員提供快速、高效的科技檔案信息資源服務(wù)。

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