企業(yè)檔案管理論文精選(九篇)

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第1篇：企業(yè)檔案管理論文范文

（一）檔案管理理論的需要

隨著企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的全面普及應(yīng)用，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種必然趨勢。同時企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)使得檔案部門的工作不在只是像以前那樣的企業(yè)資料存儲，而是一個具有文件收集、鑒定、查詢、共享等功能的綜合性的以數(shù)據(jù)庫為主的系統(tǒng)。另外，由于企業(yè)間的交流、溝通方式已由傳統(tǒng)的檔案接收方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代的網(wǎng)上傳輸?shù)确绞剑虼藗鹘y(tǒng)的檔案紙質(zhì)管理也已轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾?，這對檔案管理、利用也提出了更高的要求，如快速查找、網(wǎng)絡(luò)信息共享等。

（二）工作效率及工作成本的需要

傳統(tǒng)的檔案管理工作不僅在資料收集時需要大量的人力、物力、財力，同時在資料應(yīng)用時會浪費(fèi)工作人員大量時間，在查詢檔案信息時路途遠(yuǎn)、耗時長、滿足不了企業(yè)各單位利用者的快速查詢、利用檔案的需求。另外，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量不可避免的增加，而無限地擴(kuò)大檔案儲存室面積、設(shè)備以及增加檔案管理人員并不能從根本上解決問題，企業(yè)成本也會大幅上漲。而信息化的檔案不僅可實(shí)現(xiàn)工作人員的及時查詢、充分共享，更能夠?yàn)槠髽I(yè)在檔案室擴(kuò)建等方面節(jié)省開支。

（三）中小企業(yè)管理的需要

隨著中小企業(yè)的不斷發(fā)展，規(guī)模的不斷擴(kuò)大，為更好地管理企業(yè)的各種資源，企業(yè)要求檔案機(jī)構(gòu)要實(shí)現(xiàn)多復(fù)合型功能，要具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來對檔案進(jìn)行信息錄入，同時也要求實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的及時性、有效性、效率性。企業(yè)總公司和各分公司的檔案數(shù)據(jù)集都應(yīng)存儲在總公司檔案管理信息系統(tǒng)中，以便企業(yè)總部能及時了解各分公司的運(yùn)營情況，同時當(dāng)各分公司需要本公司數(shù)據(jù)庫時，在得到授權(quán)許可時，可進(jìn)行訪問。另外，信息化的檔案管理可以在一定程度上提供企業(yè)與顧客的溝通平臺，有助于企業(yè)了解消費(fèi)者的消費(fèi)習(xí)慣、消費(fèi)能力、消費(fèi)意向等，同時企業(yè)可以利用這個平臺很好的宣傳產(chǎn)品服務(wù)等，有效地為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。

二、中小企業(yè)檔案管理信息化的積極作用

（一）資源共享、提高效率

所謂的信息化時代最主要的標(biāo)志就是資源的共享，很多學(xué)者已經(jīng)指出信息資源的戰(zhàn)略地位，信息資源已成為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分[3]。隨著計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，信息化的檔案有利于實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)的資源共享。同時信息化的檔案極大地減少了檔案管理人員的工作量，工作人員可以有效完成檔案檢索和立卷歸檔，提高檔案工作質(zhì)量的同時有效減少建檔時間，極大提高了中小企業(yè)檔案工作人員的工作效率。

（二）快速查詢、高效利用

檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識普及等提供智能化服務(wù)，企業(yè)檔案存儲和記憶了企業(yè)的各項(xiàng)活動，是企業(yè)文化、知識的歷史積累[4]。信息化的檔案明顯縮短了二次文獻(xiàn)信息編著的時間，同時傳統(tǒng)檔案管理下的檢索方式是檔案管理人員從檔案目錄中找出所需的檔案，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費(fèi)時費(fèi)力[5]。檔案管理信息化以后，企業(yè)工作人員可以即時查詢，可以通過模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式迅速查找到所需要的大量資料。這不僅將檔案管理人員從以前繁重的勞動中解脫出來同時也極大地提高了各部門工作人員的工作效率。

（三）快速備份、高效管理

由于火災(zāi)、地震、蟲害、鼠害方式對企業(yè)檔案的損害越來越重，企業(yè)通常會采取檔案備份的手段來盡量減少檔案損傷，傳統(tǒng)檔案在備份時不僅大量的增加了檔案管理人員的工作量，同時也增加了企業(yè)在檔案室面積、設(shè)備等方面的壓力。信息化后的檔案信息備份，檔案工作人員可以通過簡單地系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)讀取，然后根據(jù)企業(yè)數(shù)據(jù)的需要進(jìn)行定位、存儲、編輯、修改等工作，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案信息的快速備份，讓檔案管理人員更加簡便快捷的對檔案信息進(jìn)行管理。

（四）利于決策、增加效益

中小企業(yè)的檔案資料詳細(xì)記載著的企業(yè)發(fā)展至今的經(jīng)營理念、管理經(jīng)驗(yàn)、活動失誤等資料，企業(yè)通過對完整、有效信息的整理和分析，有利于企業(yè)在發(fā)展中計劃、組織、管理、控制、創(chuàng)新等工作的有效進(jìn)行，以達(dá)到企業(yè)的決策及時、管理得當(dāng)。這也使得企業(yè)的資源合理配置，極大提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，并為不斷提高企業(yè)文化軟實(shí)力奠定了堅實(shí)的基礎(chǔ)。

三、企業(yè)推進(jìn)檔案管理信息化的支持體系

檔案信息系統(tǒng)建設(shè)時，要在前期調(diào)研與分析的基礎(chǔ)上，根據(jù)用戶需求，將復(fù)雜的軟件、硬件、業(yè)務(wù)工作等有機(jī)結(jié)合連接成完整、可靠和有效的整體，達(dá)到滿足用戶要求的完整體系[6]。

（一）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是檔案信息化管理的存在環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)包括外部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。檔案管理信息化建設(shè)對于外部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的要求是具有穩(wěn)定、可靠、相對安全的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境；對于企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求則是具有穩(wěn)定的內(nèi)部網(wǎng)站、郵件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)等，以確保檔案管理信息化的安全運(yùn)行。

（二）硬件設(shè)備的配置

企業(yè)應(yīng)盡快為檔案管理部門配備信息化管理所需的計算機(jī)、掃描儀以及各種互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的作用，加速開發(fā)相關(guān)應(yīng)用軟件[7]。并根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況確定檔案管理部門各種硬件設(shè)備的數(shù)量、型號以便充分利用檔案信息資源的優(yōu)勢，挖掘企業(yè)在各個方面的潛力，為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)

目前建設(shè)成的數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)主要包括：信息采集、日常管理、信息服務(wù)、系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限和數(shù)據(jù)安全、檔案數(shù)字化工作管理、配套軟件產(chǎn)品設(shè)計七個部分[8]。這些應(yīng)用系統(tǒng)完成檔案資料的收集、鑒定、分類、存儲、利用等功能，但由于各個企業(yè)的經(jīng)營理念、所在行業(yè)、產(chǎn)品服務(wù)等的不同，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身需要在這些應(yīng)用系統(tǒng)上建立獨(dú)屬于自己的應(yīng)用系統(tǒng)以便更好地為企業(yè)服務(wù)。

（四）安全系統(tǒng)的開發(fā)

在電子文檔的形成、處理、歸檔、電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，電子檔案面臨的安全威脅是來自多個方面的，而不再是單一的某一個因素在起作用[9]。因此，為了檔案資料的安全管理企業(yè)應(yīng)該配備網(wǎng)關(guān)、防火墻、入侵檢測等安全保障設(shè)施，保證計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、檔案資料的安全。

四、中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

（一）檔案管理工作備受冷落

檔案管理工作歷來都不被企業(yè)重視，尤其是中小企業(yè)。近年來，國內(nèi)外許多企業(yè)選擇進(jìn)行組織扁平化，通過削減管理層次、精簡管理機(jī)構(gòu)、裁減管理人員，來達(dá)到降低管理成本、提高市場應(yīng)變能力的目的，以至與許多企業(yè)都視檔案管理部門為裁員增效的最佳部門，這種思想嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案部門的生存和發(fā)展[10]。

（二）硬件設(shè)施落后，資金不到位

企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要硬件和軟件的支持，而硬件和軟件的建設(shè)將會消耗大筆資金。中小企業(yè)尚處于發(fā)展階段，大量資金用于企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)與市場擴(kuò)大，檔案管理信息化作為一種新生事物，目前并沒有得到大多數(shù)人的認(rèn)可和重視，許多中小企業(yè)目前從領(lǐng)導(dǎo)到員工一直忽視檔案管理工作，這就使得檔案管理信息化一直止步不前。作為企業(yè)優(yōu)秀的人才，應(yīng)該學(xué)會高瞻遠(yuǎn)矚地看到檔案信息化的價值并在人力、物力、財力等方面給予支持，才能為檔案管理信息化建設(shè)提供必要條件。

（三）檔案管理人員知識單一

目前大多數(shù)中小企業(yè)在薪酬方面，檔案管理人員的薪酬遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于同企業(yè)的其他部門工作人員的薪酬，這不利于檔案管理人員提升工作積極性和樹立職業(yè)自豪感，最直接的結(jié)果是高學(xué)歷、高能力、高層次的人才極力避開檔案管理的工作。檔案管理信息化建設(shè)與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作相比，需要檔案管理人員不光熟悉掌握檔案管理的基本原理、方法和手段，還要掌握計算機(jī)管理和網(wǎng)絡(luò)管理等新技術(shù)和新知識，并利用這些新技術(shù)和新知識完成企業(yè)的檔案管理工作[12]。這就要求企業(yè)需要一直具有綜合能力、高素質(zhì)的檔案管理人員。而目前大多數(shù)企業(yè)檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)單一，不能滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要。

（四）檔案信息安全有待提高

檔案信息安全是檔案管理信息化建設(shè)中一個重要的環(huán)節(jié)，這要求企業(yè)應(yīng)該配備網(wǎng)關(guān)、防火墻、入侵檢測等安全保障設(shè)施，保證計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息系統(tǒng)、檔案資料的安全。檔案信息安全首先要求設(shè)備安全，例如2008年4月東方航空公司設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，導(dǎo)致了6架飛機(jī)未能獲得譯碼數(shù)據(jù)，由此造成的飛機(jī)不能按正常航班進(jìn)行飛行，給該企業(yè)造成了巨大的信譽(yù)損害以及經(jīng)濟(jì)利益的損失[13]。其次，檔案信息化安全還要求網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全、操作安全等方面。由于目前檔案管理信息化建設(shè)還處于不完善階段，檔案信息安全還有待提高。

五、推進(jìn)中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的主要措施

為改善目前中小企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的相關(guān)問題，需要從觀念、設(shè)施、知識、安全性等方面進(jìn)行，不斷與時俱進(jìn)，接受新觀念、學(xué)習(xí)新知識，進(jìn)而解決檔案管理信息化建設(shè)中的根本問題。

（一）加強(qiáng)宣傳檔案信息化建設(shè)及增強(qiáng)全體員工的檔案意識

首先，鑒于中小企業(yè)全體員工對檔案管理信息化工作重要性認(rèn)識的薄弱，政府、社會應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)宣傳，普及檔案管理信息化相關(guān)的知識，強(qiáng)化檔案管理的法律、制度，提高企業(yè)員工對檔案管理工作的重視程度，認(rèn)識檔案管理信息化工作的價值和意義。其次，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部宣傳工作，讓企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)意思到，信息化的檔案資料不僅僅是企業(yè)歷史的記載，通過及時、有效地對檔案資料的記載和分析對企業(yè)適應(yīng)時代潮流、適應(yīng)發(fā)展需求有很大的作用。最后，加強(qiáng)檔案管理部門員工培訓(xùn)，舉行定期檔案工作交流、總結(jié)會議，增強(qiáng)檔案人員的工作重要性的意識，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力。

（二）及時更新檔案管理信息化相關(guān)的設(shè)備

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，信息化的檔案資料需要媒體設(shè)施的配合。第一，中小企業(yè)應(yīng)配備計算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、服務(wù)器、文件數(shù)字化等先進(jìn)的硬件設(shè)備。第二，企業(yè)要在通用、可靠、節(jié)約、高效、成熟的基礎(chǔ)上配備必須的軟件設(shè)備，并在應(yīng)用系統(tǒng)是兼顧開放性、安全性。第三，優(yōu)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、防范外部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，借鑒已有的成果和經(jīng)驗(yàn)，將檔案與互聯(lián)網(wǎng)、辦公自動化等系統(tǒng)連通，完善計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，擴(kuò)大現(xiàn)代信息設(shè)施覆蓋面，積極推廣相關(guān)管理軟件[14]。

（三）培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員

企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)需要優(yōu)秀的管理人員，信息化建設(shè)中的企業(yè)檔案管理者應(yīng)該具有多方面的的知識和技能，不僅要掌握檔案管理的知識，如檔案學(xué)等關(guān)于檔案收集、鑒定、錄入等有關(guān)方面，還要掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的管理，如計算機(jī)、信息化工具等。首先，企業(yè)應(yīng)清除已有的綜合素質(zhì)不能滿足工作要求的員工，招聘專業(yè)的檔案管理人員，徹底解決企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員綜合素質(zhì)問題以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化。其次，定期為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)新知識、新技能的專業(yè)培訓(xùn)課程，以加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)水平、技術(shù)能力等，以更好的服務(wù)企業(yè)、挖掘優(yōu)勢。最后，建立完善的企業(yè)檔案管理人員績效考核程序，檔案管理人員進(jìn)入企業(yè)后的工作內(nèi)容、工作量、所管理的資源利用率、為企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)效益應(yīng)作詳細(xì)考核，以作為以后工作晉升、薪酬水平的依據(jù)。只有一支優(yōu)秀的檔案管理隊伍，從而推進(jìn)中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（四）建立檔案信息安全保障系統(tǒng)

檔案的原始性、唯一性、文化傳承性，以及廣泛的社會參考與利用價值，決定了檔案信息安全管理的特殊性，不僅要保障檔案內(nèi)容信息的真實(shí)、完整、有效、可讀及不被竊取或泄露，而且要保障檔案文件的原貌與歷史痕跡，更重要的是需要長期地、持續(xù)地獲得安全保管[18]。因此在檔案管理信息化的建設(shè)中要求工作人員：首先，建立檔案管理風(fēng)險評價體系，采取切實(shí)有效方法和措施來預(yù)測風(fēng)險，以提前建立健全安全防范體系，努力維護(hù)檔案信息的安全性。其次，建立技術(shù)保障體系，以提高系統(tǒng)免疫力，這是增強(qiáng)檔案信息安全的“硬”手段；采取防偷竊、生物識別身份認(rèn)證措施，這是增強(qiáng)檔案信息安全的“軟”手段。最后，采取加密措施，安全管理的最終目的，就是保障網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)?、系統(tǒng)中存儲的、用戶訪問到的檔案信息真實(shí)、完整和有效，數(shù)據(jù)加密、硬盤加密、容災(zāi)備份等，都是保障信息安全的有效措施[16]。

（五）建立規(guī)范制度體系，規(guī)范檔案管理信息化的操作流程

第2篇：企業(yè)檔案管理論文范文

建筑文件檔案的管理是行政工作中一個主要部分，為行政工作的決策提供依據(jù)，為企業(yè)未來發(fā)展的方向，提供所需求的資料，為企業(yè)管理者提供正確的數(shù)據(jù)和案例，由此可見檔案管理已是企業(yè)各部門組成的重要一環(huán)。它是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性強(qiáng)的工作，要充分認(rèn)識檔案管理的重要性，管好文件檔案，能提高企業(yè)的工作質(zhì)量和效率，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，用制度規(guī)范人、約束人、以制度實(shí)施文件檔案管理，認(rèn)真學(xué)習(xí)“檔案法”和國家“行政公文處理辦法”有關(guān)規(guī)定。檔案管理人員要勇于探索、不斷開拓，要求檔案管理者要面對壓力挑戰(zhàn)自我，要不斷學(xué)習(xí)，提高再學(xué)習(xí)再提高，進(jìn)一步提高對文件檔案的認(rèn)識，提高辦公效率，文件檔案工作是企業(yè)的窗口，需要掌握新的知識理論技術(shù)手段，必須通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與技術(shù)培訓(xùn)活動。在實(shí)踐中建立健全文件檔案管理新模式，提升自身的專業(yè)素質(zhì)，提升服務(wù)水平，我們的文件檔案工作在新形勢下就會出現(xiàn)新特點(diǎn)，就能夠找出一條適合企業(yè)文件檔案管理的新模式。結(jié)合本單位健全一套服務(wù)于社會服務(wù)與企業(yè)各部門的管理模式，要與時俱進(jìn)，立足當(dāng)前服務(wù)于未來，使檔案管理在不斷發(fā)展中更加完善。

2文件檔案的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

企業(yè)文件檔案管理工作經(jīng)過實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點(diǎn)到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業(yè)檔案室保管。我國企業(yè)文件檔案單一的管理模式、以往過細(xì)的管理原則已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，束縛了企業(yè)文件檔案工作的發(fā)展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機(jī)制相矛盾。文件檔案是與企業(yè)密切相關(guān)真實(shí)的歷史，記錄了本企業(yè)的發(fā)展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補(bǔ)救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。我國的文件管理業(yè)經(jīng)歷了一個漫長的發(fā)展過程。社會進(jìn)入了一個嶄新的發(fā)展時代，國家經(jīng)歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業(yè)也進(jìn)入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰(zhàn)。科學(xué)安排大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，進(jìn)一步形成檔案工作氛圍，認(rèn)真總結(jié)檔案工作的好經(jīng)驗(yàn)，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關(guān)，加強(qiáng)管理意識，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化整理檔案。才能使經(jīng)濟(jì)效益和社會效益更加完美的結(jié)合，突出檔案資源建設(shè)和服務(wù)全局的重要性。

3電子文件檔案的管理

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及全球性的網(wǎng)絡(luò)的日益成熟，在計算機(jī)中，各行各業(yè)迅速發(fā)展，按照文件分類先后順序劃分歸檔。企業(yè)文件檔案系統(tǒng)工作效率高，更多的信息實(shí)現(xiàn)了共享，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、規(guī)范，使企業(yè)工作更加適應(yīng)時代的需要，市場的需要，在互聯(lián)網(wǎng)時代真實(shí)記錄不會因?yàn)闄n案管理人員疏忽遭受損失，為迎接網(wǎng)絡(luò)的挑戰(zhàn)，應(yīng)認(rèn)真研究、扎實(shí)學(xué)習(xí)每一個程序，使企業(yè)歷史記錄在網(wǎng)絡(luò)時代得以延續(xù)，可以保證查全率和查準(zhǔn)率，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個平臺，全面的了解文件的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息。結(jié)合計算機(jī)文件的特點(diǎn)，采用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)。高效、快捷的電子檔案信息管理模式，發(fā)展文件檔案的技術(shù)優(yōu)勢，為文件檔案提供優(yōu)質(zhì)、安全存儲空間，為企業(yè)提供準(zhǔn)確的文件檔案信息服務(wù)。文件檔案對電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理，為信息存儲提供查詢功能，以確保文件的檔案完整與安全，防止文件檔案的流失和病毒的破壞，文件檔案管理人員在積極參與電子文件檔案化管理的同時，增強(qiáng)文件檔案管理、注重完善自我、熱愛本職工作、加強(qiáng)檔案法制意識，共同推進(jìn)電子文件的網(wǎng)絡(luò)化管理，加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案管理工作順利開展，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。盡快提高學(xué)習(xí)電子文件歸檔管理的基本知識、實(shí)踐技能的掌握與應(yīng)用能力，正確地處理各種信息，努力使自己成為綜合型文件檔案管理人才，盡早擔(dān)起電子文件檔案管理工作的重任，做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

第3篇：企業(yè)檔案管理論文范文

作為新管理概念，知識管理是建立在以知識為主的基礎(chǔ)上，合理利用檔案資源提升內(nèi)部知識識別、收集運(yùn)用能力，通過合理的共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)企業(yè)智慧提高和競爭能力。同時，知識傳播獲取、儲存共享的目的就是為企業(yè)創(chuàng)新添加原動力，實(shí)現(xiàn)收益最大化成本最小化。

（一）知識管理在企業(yè)檔案中的作用作為企業(yè)活動的記錄者，隱性知識是企業(yè)檔案管理的主題，也是企業(yè)知識資源的核心組成部分，有助于企業(yè)檔案共享傳遞。當(dāng)知識有了傳遞過程，才有應(yīng)用價值。隨著知識應(yīng)用范圍擴(kuò)大，檔案價值也隨之?dāng)U大。如：發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，企業(yè)檔案可以有效保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)。同時，企業(yè)檔案反應(yīng)出整體企業(yè)文化，不僅具備一定的知識框架，也成為企業(yè)價值觀和企業(yè)戰(zhàn)略的一部分。

（二）知識管理是企業(yè)檔案工作心方向順應(yīng)經(jīng)濟(jì)時展要求，檔案管理工作也要實(shí)現(xiàn)以知識經(jīng)濟(jì)為主的現(xiàn)代化技術(shù)管理體系。作為社會系統(tǒng)中占據(jù)主導(dǎo)地位的知識管理，有提升企業(yè)核心價值和競爭力等優(yōu)勢，知識管理從促使企業(yè)檔案管理創(chuàng)新，在一定程度上使傳統(tǒng)操作方式向現(xiàn)代化技術(shù)轉(zhuǎn)換，為企業(yè)深度發(fā)掘知識價值。

（三）知識管理是企業(yè)檔案管理必然趨勢企業(yè)檔案管理拓展實(shí)現(xiàn)智能化服務(wù)，也能看成是知識管理的重要組成部分。檔案人員的身份也從保管員向知識保護(hù)者咨詢者轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)檔案管理者應(yīng)積極投身于優(yōu)化館藏資源的工作中，合理利用數(shù)字化手段，完善檔案館數(shù)字化建設(shè)。對于現(xiàn)今企業(yè)檔案管理技術(shù)來說，信息化發(fā)展是不然之路，實(shí)現(xiàn)智能化服務(wù)可以通過知識導(dǎo)航、知識庫建設(shè)實(shí)現(xiàn)。同時，工作人員素質(zhì)也是提升檔案分析處理能力的關(guān)鍵。

二、知識管理視角構(gòu)建檔案管理模式

面對挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案管理應(yīng)該適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)，為知識經(jīng)濟(jì)服務(wù)，發(fā)揮經(jīng)濟(jì)時代檔案管理的作用。作為典型的顯性知識，檔案管理符合知識管理規(guī)律，也是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)檔案管理實(shí)施知識管理能讓資源得到一定程度上的優(yōu)化，解決了不切實(shí)際的分類問題，也能讓“知識類檔案”減少了處理錯誤的機(jī)會，實(shí)現(xiàn)檔案管理上的統(tǒng)一創(chuàng)新。

（一）構(gòu)建檔案知識資源管理目標(biāo)隨著信息化發(fā)展，檔案管理者思想也要不斷改變，其目的在于檔案知識資源信息化、資源化，更有利于搜索、查詢、分類保存。充分分析管理決策過程，設(shè)立訂閱機(jī)制，對未來知識型文檔設(shè)計模板，方便員工收集獲取知識資源。同時，構(gòu)建并配備支持員工考試及事務(wù)工作相對應(yīng)的分類知識庫，使員工充分了解制度形式和制度環(huán)境。依托網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)分等級的訪問權(quán)限。

（二）集中化構(gòu)建知識資源庫系統(tǒng)知識檔案管理的目標(biāo)是集資源庫收集、資源庫委托、應(yīng)用功能系統(tǒng)等功能與一身。知識資源管理方案可以設(shè)計為知識資源管理中心和知識資源管理團(tuán)隊，推進(jìn)和完善知識資源管理體系。

（三）企業(yè)實(shí)施檔案知識資源管理的必要條件由于檔案知識資源管理步驟明確，包括制度調(diào)查、軟硬件完善以及技術(shù)資源和人才資源，首先要制定實(shí)施目標(biāo)，以一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施作為核心前提建立保障體系及檔案知識管理機(jī)制。

三、結(jié)束語

第4篇：企業(yè)檔案管理論文范文

供電企業(yè)的檔案管理工作是供電企業(yè)管理工作的重要基礎(chǔ)和環(huán)節(jié)，對于供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營有著同等重要的作用，是供電企業(yè)獲取市場競爭主動權(quán)的有效保證。供電企業(yè)檔案是供電企業(yè)各種生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄，涉及范圍廣，門類較多、信息含量大，對供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營起著至關(guān)重要的作用，它真實(shí)的反應(yīng)了供電企業(yè)的發(fā)展歷程，擁有廣泛的科技資源和特有的知識信息，是供電企業(yè)不可估量的寶貴財富。所以，必須要對供電企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，以科學(xué)創(chuàng)新的理念，抓住各種機(jī)遇，把檔案信息化工作納入供電企業(yè)發(fā)展計劃、加快推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，建立起能夠適應(yīng)供電企業(yè)檔案信息化管理機(jī)制，不斷拓展系統(tǒng)檔案工作新領(lǐng)域，為促進(jìn)供電企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息保障。

二、建立健全檔案信息化工作機(jī)制

檔案信息化工作是一個長期、系統(tǒng)的工程，并不是有了人、設(shè)備與檔案庫就能順利的開展檔案信息化工作，其中涉及到了信息化范圍的確定、相關(guān)信息化標(biāo)準(zhǔn)的確立以及如何對檔案中的機(jī)密文件進(jìn)行界定、存儲格式的確定和永久保存等多種問題。面對信息化過程中將會遇到的各種問題，如何去進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，這些都需要由主要領(lǐng)導(dǎo)從發(fā)展戰(zhàn)略高度來重視，將該項(xiàng)工作與供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作同等重要工作來抓，真下做到認(rèn)識到位，措施到位，并要時刻關(guān)注檔案信息化進(jìn)展情況，及時解決各種突發(fā)性問題，為檔案信息化項(xiàng)目工程提供強(qiáng)有力的保障。檔案信息化工作是一項(xiàng)技術(shù)、系統(tǒng)、復(fù)雜的工作，推進(jìn)檔案信息化工作需要有一套完整、健全和長效的運(yùn)行機(jī)制提供保障。除了要建立起檔案信息化工作小組外，省公司還應(yīng)該建立起一個相對獨(dú)立的綜合檔案管理部門，通過該部門來對整個供電企業(yè)的檔案信息化建設(shè)和管理工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，從而能夠?qū)╇娖髽I(yè)各部門在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中產(chǎn)生的各類信息進(jìn)行規(guī)范化管理，能夠依照統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建立數(shù)字檔案庫。并能夠在管理職能上，可以承擔(dān)起檔案信息化建設(shè)的實(shí)施與相應(yīng)的后續(xù)管理、維護(hù)、升級與服務(wù)工作。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，為了能夠讓各種機(jī)制進(jìn)行有效的運(yùn)轉(zhuǎn)并明確相關(guān)的責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)與檔案數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行、有效管理、科學(xué)使用，結(jié)合供電企業(yè)的工作實(shí)際情況出發(fā)，省公司統(tǒng)一建立起相應(yīng)的管理制度，如《電子文件歸檔管理制度》《檔案數(shù)據(jù)錄入責(zé)任制度》電子文件安全保密制度》《網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全制度》及《音像檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)》等各種制度，真正做到有效利用。

三、加快網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以有效的實(shí)現(xiàn)資源的互聯(lián)互通以及共享，有利于供電企業(yè)的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)的計算機(jī)設(shè)備都是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要基礎(chǔ)。因此，必須要大力的推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫兩方面的建設(shè)，為檔案信息化打下良好的基礎(chǔ)。在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)時，需要重點(diǎn)建設(shè)供電企業(yè)省公司檔案核心網(wǎng)絡(luò)。因?yàn)樗菧贤ü╇娖髽I(yè)檔案信息管理中心工作與公司系統(tǒng)各個單位的重要網(wǎng)絡(luò)，是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的重要渠道之一。通過內(nèi)網(wǎng)可以在線及時查看公司系統(tǒng)各個單位電子文件的整理歸檔情況，為公司系統(tǒng)各個單位在線查詢、調(diào)閱資料提供方便。而通過外網(wǎng)則可以有效的開展信息交流、信息及共享服務(wù)。核心網(wǎng)是檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)與提供利用的中心，是供電企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)節(jié)點(diǎn)。在進(jìn)行核心網(wǎng)建設(shè)的過程中，要對電子文件的歸檔以及管理進(jìn)行調(diào)研，同時加強(qiáng)與辦公自動化管理系統(tǒng)的銜接和融合，從而建立起一個文檔一體的檔案信息管理體系。這樣做不僅可以對今后的整理、查閱及各項(xiàng)工作有著重要參考作用而且還可以減少省公司檔案工作專業(yè)的培訓(xùn)。在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，需要根據(jù)供電企業(yè)的實(shí)際情況，分別建立起目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫與多媒體數(shù)據(jù)庫等各種類型的數(shù)據(jù)庫。在初期必須要對檔案目錄數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建進(jìn)行重視，因?yàn)樵摂?shù)據(jù)庫不僅僅能夠滿足用戶查詢需要，同時還是數(shù)字檔案信息管理的基本要求。同時還必須要注意目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)不僅對數(shù)量有要求，對特色性也有一定的要求。

四、統(tǒng)一實(shí)施、加強(qiáng)指導(dǎo)

在推動公司系統(tǒng)檔案工作信息化建設(shè)進(jìn)程中，可以借助檔案達(dá)標(biāo)管理模式，重視檔案管理信息工作的指導(dǎo)與培訓(xùn)工作，充分利用辦公自動化系統(tǒng)，建立起公司系統(tǒng)專業(yè)化，系統(tǒng)化的信息平臺，及時對公司系統(tǒng)各單位檔案工作進(jìn)行遠(yuǎn)程監(jiān)控與技術(shù)指導(dǎo)。加強(qiáng)信息技術(shù)人才的引進(jìn)和檔案人員信息技術(shù)知識的培訓(xùn)，提高檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)的能力，引導(dǎo)檔案人員不斷滿足信息化要求，使公司系統(tǒng)檔案信息化工作達(dá)到質(zhì)的飛躍。

第5篇：企業(yè)檔案管理論文范文

關(guān)鍵詞：重點(diǎn)工程檔案管理項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制

0引言

宣鋼5#、6#焦?fàn)t及配套設(shè)施改造工程從立項(xiàng)、審批、設(shè)計到開工建設(shè)，形成了大量的有價值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設(shè)的詳細(xì)情況。做好這些資料的收集與管理，對工程建設(shè)過程管理和工程竣工投產(chǎn)后的正常生產(chǎn)組織維護(hù)，具有十分重要的意義。同時，我們也看到，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，對工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。宣鋼焦化廠在組織好工程建設(shè)的同時，把工程建設(shè)資料的收集歸檔作為工程建設(shè)的一項(xiàng)重要工作來抓，切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理工作。在工程管理實(shí)行全新的項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上，建立了重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，從實(shí)際出發(fā)，認(rèn)真做好工程建設(shè)資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案工作與建設(shè)進(jìn)程同步的基礎(chǔ)上，保障工程檔案資料收集工作的正常進(jìn)行，確保5#、6#焦?fàn)t技改工程項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

1建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，形成覆蓋工程建設(shè)各個方面的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系

宣鋼5#、6#焦?fàn)t技改工程是宣鋼為實(shí)施鐵鋼材各600萬噸規(guī)劃目標(biāo)的重點(diǎn)配套項(xiàng)目，也是為張家口市城市居民提供優(yōu)質(zhì)煤氣氣源的一項(xiàng)重點(diǎn)工程。焦化廠繼續(xù)采用“項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制”的工程管理模式對整個工程進(jìn)行管理，在工程所涉及人員各自身份不變的情況下，成立工程項(xiàng)目指揮部，下設(shè)四個項(xiàng)目組，由廠長、承擔(dān)工程任務(wù)的生產(chǎn)車間主管領(lǐng)導(dǎo)、科室的技術(shù)人員組成，在不改變現(xiàn)有編制的情況下，充分利用現(xiàn)有的人力資源，而每個人原來所承擔(dān)的廠內(nèi)業(yè)務(wù)不變，同時規(guī)定了各項(xiàng)目組的職責(zé)和任務(wù)，對項(xiàng)目的招標(biāo)、合同簽訂、工藝技術(shù)論證、方案確定、施工組織、設(shè)備到貨驗(yàn)收、資料整理收集等方面進(jìn)行管理。

宣鋼5#、6#焦?fàn)t技改工程竣工資料收集的齊全完整準(zhǔn)確，對焦化廠今后的生產(chǎn)管理、技術(shù)改造具有十分重要的作用，因此焦化廠加強(qiáng)對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制。我們按照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理的原則，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案室設(shè)立專職檔案員，在各項(xiàng)目組指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，形成了全廠的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。技改工程指揮部在工程開始時，即把有關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實(shí)到人，做好積累、保管工作，由各工程項(xiàng)目組組長負(fù)責(zé)檔案管理，做到每個重點(diǎn)工程均有專人管理，負(fù)責(zé)工程資料收、發(fā)、轉(zhuǎn)、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項(xiàng)目組負(fù)責(zé)本工程范圍內(nèi)的技術(shù)方案、設(shè)計審查、施工組織、網(wǎng)絡(luò)，這樣從組織機(jī)構(gòu)上形成了一個專、兼職檔案員、各項(xiàng)目組、各施工單位相結(jié)合的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系，保證檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。

2圍繞工程建設(shè)，理順工作程序，形成全面的重點(diǎn)工程檔案收集渠道

近年來隨著技術(shù)進(jìn)步和宣鋼發(fā)展的要求，焦化廠技術(shù)改造任務(wù)加大，生產(chǎn)與基建施工項(xiàng)目交叉點(diǎn)多，為確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全完整，在基建工程項(xiàng)目開工之前，將有關(guān)計劃通知各部門的檔案管理人員，讓檔案人員參加設(shè)備開箱與有關(guān)工程會議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時完整地收集相關(guān)資料，使應(yīng)當(dāng)歸檔的資料“粒粒歸倉”，對基建、技術(shù)等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規(guī)定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門、各建設(shè)單位的工程技術(shù)人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項(xiàng)目檔案工作計劃，既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。

在健全組織機(jī)構(gòu)、明確工作程序的基礎(chǔ)上，還進(jìn)行具體的分工。各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)工程檔案資料收集工作，檔案室與各項(xiàng)目組密切聯(lián)系，首先對中冶焦耐工程技術(shù)有限公司、宣鋼設(shè)計院等完成的有關(guān)工程項(xiàng)目的各種設(shè)計圖紙、資料、設(shè)計變更等材料，經(jīng)過檔案室收進(jìn)來、登記、審核、建臺賬，然后將施工圖紙等資料分發(fā)到各項(xiàng)目組，并登記上賬，再由項(xiàng)目組向施工單位分發(fā)。工程竣工時項(xiàng)目組負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工資料的驗(yàn)收，及時將該工程需要?dú)w檔的有關(guān)圖紙、文件資料收集齊全完整，進(jìn)行審查，經(jīng)過系統(tǒng)的整理后向檔案室移交。各項(xiàng)目組在資料管理上對檔案室負(fù)責(zé)，既負(fù)責(zé)接收資料，又負(fù)責(zé)收集、匯總、整理工程項(xiàng)目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。

為更好地做好檔案管理工作，檔案室人員經(jīng)常深入現(xiàn)場進(jìn)行指導(dǎo)，一方面向工程技術(shù)人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設(shè)中的重要作用，使他們在平時工作中有意識地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強(qiáng)檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務(wù)，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。

3強(qiáng)化檔案全過程管理，形成做好重點(diǎn)工程檔案工作合力

重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設(shè)計、技術(shù)人員和施工人員對工程項(xiàng)目的情況最了解，因此建設(shè)和施工單位的每一個檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識，要認(rèn)識到做好檔案工作，不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，也是為歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。因此必須把各方面的力量集聚起來，形成齊抓共管的整體全力，即全過程管理。在全過程管理中，按照《檔案法》和《建設(shè)項(xiàng)目（工程）驗(yàn)收辦法》的有關(guān)規(guī)定，堅持對重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維修、改擴(kuò)建服務(wù)。

首先，要樹立質(zhì)量管理意識，運(yùn)用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來提高重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)工程檔案的編制質(zhì)量。在與施工單位簽訂施工合同和協(xié)議時，就把有關(guān)檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時在合同和協(xié)議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案管理規(guī)定》下發(fā)給進(jìn)廠的施工單位，做到工程驗(yàn)收與檔案檢查、交付驗(yàn)收同步進(jìn)行。從工程項(xiàng)目的可行性研究論證、施工許可證、初步設(shè)計審查、土建、設(shè)備、供排水、電器的施工、設(shè)計變更單及竣工圖的編制等方面進(jìn)行檢查驗(yàn)收，各項(xiàng)目組嚴(yán)格把關(guān)，并列入廠經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質(zhì)量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。

其次，在搞好重點(diǎn)工程檔案管理中，充分利用先進(jìn)的檔案管理手段，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本工程項(xiàng)目的所有檔案，并對項(xiàng)目建設(shè)過程的各個階段及各部門、設(shè)計單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。讓網(wǎng)絡(luò)覆蓋整個工程項(xiàng)目，使之適應(yīng)現(xiàn)代社會需要，為項(xiàng)目建設(shè)單位提供更好的服務(wù)。

4注重實(shí)效，健全完善的保證措施

重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)是一個動態(tài)的過程，從項(xiàng)目的提出、設(shè)計到施工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對穩(wěn)定。工程項(xiàng)目檔案記載了工程項(xiàng)目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴(kuò)建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。

在重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中，影響重點(diǎn)工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分人員不重視。為了解決這個問題，焦化廠注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗(yàn)收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)手段上進(jìn)行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系，確保了重點(diǎn)工程收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。

4.1在《經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核》上進(jìn)行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對車間、部室的一項(xiàng)考核內(nèi)容。工程資料收集歸檔不及時、不齊全的，與各單位獎金掛鉤，進(jìn)行扣罰。

4.2在工程竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)上進(jìn)行約束。按照國家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾錯改誤；工程竣工驗(yàn)收前必須先交齊工程竣工的有關(guān)資料，工程資料不齊全的不進(jìn)行竣工驗(yàn)收。

4.3在工程決算、付款上進(jìn)行約束。把工程建設(shè)資料收集、歸檔的及時性準(zhǔn)確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質(zhì)保金的一個重要條件。各工程項(xiàng)目組、檔案室負(fù)責(zé)對施工單位的工程竣工資料歸檔情況進(jìn)行審核、驗(yàn)收，齊全完整的予以簽字確認(rèn)。經(jīng)簽字確認(rèn)的，給予決算、付款。驗(yàn)收不合格的，不簽字確認(rèn)，并不予付款、決算。

5開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作

第6篇：企業(yè)檔案管理論文范文

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案知識管理管理體制生命周期

一、新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)背景

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點(diǎn)相應(yīng)調(diào)整。20世紀(jì)對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運(yùn)動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運(yùn)動階段的前后銜接和相互影響，為實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。

二、新時期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式

1.信息一體化管理

信息一體化管理，其實(shí)就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機(jī)構(gòu)一般稱為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務(wù)的過程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時的信息，又要注重超前性、預(yù)測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽(yù)和增強(qiáng)企業(yè)的社會效益提供詳實(shí)、可靠、生動的憑證;另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的信息，并進(jìn)行篩選、匯編，為企業(yè)的科學(xué)決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術(shù)基礎(chǔ)較好的大型企業(yè)，在原有圖書機(jī)構(gòu)、檔案機(jī)構(gòu)或情報機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上構(gòu)建統(tǒng)一的信息管理實(shí)體機(jī)構(gòu)。這種管理模式便于建立計算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)行現(xiàn)代化管理，同時也有利于實(shí)現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。

2.檔案一體化管理

檔案一體化是我國文件和檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，借助計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來說主要包含以下幾個方面：

(1)檔案一體化的目標(biāo)

實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個運(yùn)動過程的全面控制和科學(xué)管理?？茖W(xué)的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過程中，既加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。

(2)檔案一體化的原則

在實(shí)行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實(shí)行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關(guān)作業(yè)密度，減少重復(fù)而降低功耗，提高管理效率。

(3)文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容

文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統(tǒng)設(shè)計階段，就應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運(yùn)動流程實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。

(4)文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障

文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障是計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。檔案一體化管理不只是理論上設(shè)想的一種管理思路和模式，更多是實(shí)踐中需要實(shí)施的一種管理方法和手段，它需要強(qiáng)大的技術(shù)支持。首先，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質(zhì)。其次，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)改變了文件運(yùn)轉(zhuǎn)的的方式和特點(diǎn)。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實(shí)現(xiàn)的技術(shù)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

第7篇：企業(yè)檔案管理論文范文

關(guān)鍵詞：重點(diǎn)工程檔案管理項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制

引言

宣鋼5#、6#焦?fàn)t及配套設(shè)施改造工程從立項(xiàng)、審批、設(shè)計到開工建設(shè)，形成了大量的有價值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設(shè)的詳細(xì)情況。做好這些資料的收集與管理，對工程建設(shè)過程管理和工程竣工投產(chǎn)后的正常生產(chǎn)組織維護(hù)，具有十分重要的意義。同時，我們也看到，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，對工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。宣鋼焦化廠在組織好工程建設(shè)的同時，把工程建設(shè)資料的收集歸檔作為工程建設(shè)的一項(xiàng)重要工作來抓，切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理工作。在工程管理實(shí)行全新的項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上，建立了重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，從實(shí)際出發(fā)，認(rèn)真做好工程建設(shè)資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案工作與建設(shè)進(jìn)程同步的基礎(chǔ)上，保障工程檔案資料收集工作的正常進(jìn)行，確保5#、6#焦?fàn)t技改工程項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

一、建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制，形成覆蓋工程建設(shè)各個方面的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系

宣鋼5#、6#焦?fàn)t技改工程是宣鋼為實(shí)施鐵鋼材各600萬噸規(guī)劃目標(biāo)的重點(diǎn)配套項(xiàng)目，也是為張家口市城市居民提供優(yōu)質(zhì)煤氣氣源的一項(xiàng)重點(diǎn)工程。焦化廠繼續(xù)采用“項(xiàng)目組負(fù)責(zé)制”的工程管理模式對整個工程進(jìn)行管理，在工程所涉及人員各自身份不變的情況下，成立工程項(xiàng)目指揮部，下設(shè)四個項(xiàng)目組，由廠長、承擔(dān)工程任務(wù)的生產(chǎn)車間主管領(lǐng)導(dǎo)、科室的技術(shù)人員組成，在不改變現(xiàn)有編制的情況下，充分利用現(xiàn)有的人力資源，而每個人原來所承擔(dān)的廠內(nèi)業(yè)務(wù)不變，同時規(guī)定了各項(xiàng)目組的職責(zé)和任務(wù)，對項(xiàng)目的招標(biāo)、合同簽訂、工藝技術(shù)論證、方案確定、施工組織、設(shè)備到貨驗(yàn)收、資料整理收集等方面進(jìn)行管理。

宣鋼5#、6#焦?fàn)t技改工程竣工資料收集的齊全完整準(zhǔn)確，對焦化廠今后的生產(chǎn)管理、技術(shù)改造具有十分重要的作用，因此焦化廠加強(qiáng)對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，建立重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)制。我們按照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理的原則，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案室設(shè)立專職檔案員，在各項(xiàng)目組指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，形成了全廠的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。技改工程指揮部在工程開始時，即把有關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實(shí)到人，做好積累、保管工作，由各工程項(xiàng)目組組長負(fù)責(zé)檔案管理，做到每個重點(diǎn)工程均有專人管理，負(fù)責(zé)工程資料收、發(fā)、轉(zhuǎn)、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項(xiàng)目組負(fù)責(zé)本工程范圍內(nèi)的技術(shù)方案、設(shè)計審查、施工組織、網(wǎng)絡(luò)，這樣從組織機(jī)構(gòu)上形成了一個專、兼職檔案員、各項(xiàng)目組、各施工單位相結(jié)合的工程資料收集網(wǎng)絡(luò)體系，保證檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。

二、圍繞工程建設(shè)，理順工作程序，形成全面的重點(diǎn)工程檔案收集渠道

近年來隨著技術(shù)進(jìn)步和宣鋼發(fā)展的要求，焦化廠技術(shù)改造任務(wù)加大，生產(chǎn)與基建施工項(xiàng)目交叉點(diǎn)多，為確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全完整，在基建工程項(xiàng)目開工之前，將有關(guān)計劃通知各部門的檔案管理人員，讓檔案人員參加設(shè)備開箱與有關(guān)工程會議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時完整地收集相關(guān)資料，使應(yīng)當(dāng)歸檔的資料“粒粒歸倉”，對基建、技術(shù)等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規(guī)定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門、各建設(shè)單位的工程技術(shù)人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項(xiàng)目檔案工作計劃，既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。

在健全組織機(jī)構(gòu)、明確工作程序的基礎(chǔ)上，還進(jìn)行具體的分工。各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)工程檔案資料收集工作，檔案室與各項(xiàng)目組密切聯(lián)系，首先對中冶焦耐工程技術(shù)有限公司、宣鋼設(shè)計院等完成的有關(guān)工程項(xiàng)目的各種設(shè)計圖紙、資料、設(shè)計變更等材料，經(jīng)過檔案室收進(jìn)來、登記、審核、建臺賬，然后將施工圖紙等資料分發(fā)到各項(xiàng)目組，并登記上賬，再由項(xiàng)目組向施工單位分發(fā)。工程竣工時項(xiàng)目組負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工資料的驗(yàn)收，及時將該工程需要?dú)w檔的有關(guān)圖紙、文件資料收集齊全完整，進(jìn)行審查，經(jīng)過系統(tǒng)的整理后向檔案室移交。各項(xiàng)目組在資料管理上對檔案室負(fù)責(zé)，既負(fù)責(zé)接收資料，又負(fù)責(zé)收集、匯總、整理工程項(xiàng)目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。

為更好地做好檔案管理工作，檔案室人員經(jīng)常深入現(xiàn)場進(jìn)行指導(dǎo)，一方面向工程技術(shù)人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設(shè)中的重要作用，使他們在平時工作中有意識地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強(qiáng)檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務(wù)，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。

三、強(qiáng)化檔案全過程管理，形成做好重點(diǎn)工程檔案工作合力

重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設(shè)計、技術(shù)人員和施工人員對工程項(xiàng)目的情況最了解，因此建設(shè)和施工單位的每一個檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識，要認(rèn)識到做好檔案工作，不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，也是為歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。因此必須把各方面的力量集聚起來，形成齊抓共管的整體全力，即全過程管理。在全過程管理中，按照《檔案法》和《建設(shè)項(xiàng)目（工程）驗(yàn)收辦法》的有關(guān)規(guī)定，堅持對重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產(chǎn)、運(yùn)行、維修、改擴(kuò)建服務(wù)。

首先，要樹立質(zhì)量管理意識，運(yùn)用合同條款和檔案管理的有關(guān)規(guī)定來提高重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)工程檔案的編制質(zhì)量。在與施工單位簽訂施工合同和協(xié)議時，就把有關(guān)檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時在合同和協(xié)議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案管理規(guī)定》下發(fā)給進(jìn)廠的施工單位，做到工程驗(yàn)收與檔案檢查、交付驗(yàn)收同步進(jìn)行。從工程項(xiàng)目的可行性研究論證、施工許可證、初步設(shè)計審查、土建、設(shè)備、供排水、電器的施工、設(shè)計變更單及竣工圖的編制等方面進(jìn)行檢查驗(yàn)收，各項(xiàng)目組嚴(yán)格把關(guān)，并列入廠經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質(zhì)量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。

其次，在搞好重點(diǎn)工程檔案管理中，充分利用先進(jìn)的檔案管理手段，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本工程項(xiàng)目的所有檔案，并對項(xiàng)目建設(shè)過程的各個階段及各部門、設(shè)計單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。讓網(wǎng)絡(luò)覆蓋整個工程項(xiàng)目，使之適應(yīng)現(xiàn)代社會需要，為項(xiàng)目建設(shè)單位提供更好的服務(wù)。

四、注重實(shí)效，健全完善的保證措施

重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)是一個動態(tài)的過程，從項(xiàng)目的提出、設(shè)計到施工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對穩(wěn)定。工程項(xiàng)目檔案記載了工程項(xiàng)目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴(kuò)建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好企業(yè)重點(diǎn)工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。

在重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中，影響重點(diǎn)工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分人員不重視。為了解決這個問題，焦化廠注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗(yàn)收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)手段上進(jìn)行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系，確保了重點(diǎn)工程收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。

4.1在《經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核》上進(jìn)行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對車間、部室的一項(xiàng)考核內(nèi)容。工程資料收集歸檔不及時、不齊全的，與各單位獎金掛鉤，進(jìn)行扣罰。

4.2在工程竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)上進(jìn)行約束。按照國家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾錯改誤；工程竣工驗(yàn)收前必須先交齊工程竣工的有關(guān)資料，工程資料不齊全的不進(jìn)行竣工驗(yàn)收。

4.3在工程決算、付款上進(jìn)行約束。把工程建設(shè)資料收集、歸檔的及時性準(zhǔn)確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質(zhì)保金的一個重要條件。各工程項(xiàng)目組、檔案室負(fù)責(zé)對施工單位的工程竣工資料歸檔情況進(jìn)行審核、驗(yàn)收，齊全完整的予以簽字確認(rèn)。經(jīng)簽字確認(rèn)的，給予決算、付款。驗(yàn)收不合格的，不簽字確認(rèn)，并不予付款、決算。:

五、開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作

第8篇：企業(yè)檔案管理論文范文

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。文書檔案是辦理完畢，且具有保存價值的文書。其重點(diǎn)在于“具有保存價值”，這就說明，有一部分的文書可以成為文書檔案，而余下的那部分，就只是“文書”。這就存在文書檔案歸檔范圍和文書檔案鑒定的問題。企業(yè)的實(shí)際操作過程中“，有文必檔”的現(xiàn)象普遍存在。“有文必檔”帶來的是人力、物力、財力和時間的浪費(fèi)。將很多不需要?dú)w檔的文書歸為文書檔案，忽視了檔案的有用性。檔案學(xué)理論一直強(qiáng)調(diào)檔案是有價值、有用的文件，是留存以備查考的歷史文件。企業(yè)文書檔案的歸檔范圍必須明確，必須是那部分由查考利用價值的文書。2006年頒布的國家檔案局八號令本著“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的原則，明確規(guī)定了機(jī)關(guān)文書檔案歸檔和不歸檔的范圍。其中指出“上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等”不屬于歸檔范圍。此外“，本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿”也屬不歸檔范圍。很多企業(yè)認(rèn)為檔案的齊全完整就是文件的歷次修改稿都要留存，因此，在企業(yè)文書檔案的整理過程中，一份文件的修改稿都放入其中。這是不必要的，文件的修改稿只是文件制作活動的反映，真正有價值、促進(jìn)實(shí)踐活動開展的是文件的最終稿。故文書檔案只歸文件的最終稿即可。從文書到文書檔案需要檔案整理人員的鑒定，這對檔案人員的素質(zhì)要求是較高的。檔案人員要清楚地知道文書和文書檔案的界限，熟悉文書檔案的整理規(guī)則，認(rèn)真參照國家和企業(yè)的文書檔案整理分類方案，剔除不屬于歸檔范圍的文書，保留有價值、有參考的文書，保證文書檔案“收集齊全、整理規(guī)范、安全保管、合理使用”。

2.文檔一體化。

文檔一體化已不是一個新的概念，很早就有人提出文檔一體化，而它的實(shí)踐卻不盡如人意，往往是文書工作和文書檔案工作脫節(jié)。在企業(yè)的文書檔案管理中，文檔一體化能起到簡化流程、提高效率的作用，文檔一體化的呼喚應(yīng)該更加強(qiáng)烈。在文件生命周期理論中，文件從其形成到最終銷毀都叫文件，無論是現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件。文件所呈現(xiàn)的價值有第一價值和第二價值之分，由于大多數(shù)企業(yè)檔案不進(jìn)館，企業(yè)的文書檔案就保存在企業(yè)的檔案室，因此其呈現(xiàn)的價值就只是第一價值。一份被判定有價值的文書，其成為文書檔案之后，只是在稱呼、保管方式等發(fā)生了改變，最重要的是，這份文件的內(nèi)容并沒有改變。無論其是在文書處理處理系統(tǒng)還是檔案系統(tǒng)中，它的內(nèi)容始終是一樣的，一樣都具有價值，一樣都是對本企業(yè)而言的第一價值。只是其價值的呈現(xiàn)方式不同而已：在文書系統(tǒng)中，它推動的是文件中所指活動的開展；在文書檔案系統(tǒng)中，它的現(xiàn)行價值已經(jīng)結(jié)束，它呈現(xiàn)的是為類似的活動提供參考的價值。為提高文書檔案的整理效率，就要實(shí)施文書檔案的“前端控制”，也就是說，把文書檔案的管理要求納入到文書處理程序中，以保證檔案的齊全、完整。文書檔案管理過程中，要重視檔案人員對文書人員監(jiān)督作用，以明確文書檔案收集范圍；保證文書檔案及時收集、用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范、原稿齊全、附件不殘缺等。借此把好了文書檔案的質(zhì)量關(guān)，為文書檔案的整理工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)，減少文書檔案整理中不必要的麻煩，最終促成了文書檔案的有效管理。

3.電子文件和數(shù)字化文件。

計算機(jī)的普遍應(yīng)用，帶來了電子文件的出現(xiàn)。電子文件形成于電腦之中，是以數(shù)字代碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募Ｔ谖臅鴻n案的整理流程中，要求檔案數(shù)字化，掃描成為工序之一。數(shù)字化文件是利用掃描儀等設(shè)備將文件進(jìn)行掃描，并以tif、jpg等圖片格式存儲于電腦之中而形成的。由于電腦是企業(yè)必不可少的辦公設(shè)備，文件都是在電腦中形成，而后打印成紙質(zhì)稿進(jìn)行文書處理的。可見，文書檔案的內(nèi)容與形成于電腦之中的電子文件是沒有區(qū)別，與掃描后形成的數(shù)字化文件也沒有區(qū)別，那么，數(shù)字化是不是一道多余的工序呢？筆者認(rèn)為，既然企業(yè)文書檔案整理的最終目的是為了便于企業(yè)的查找、利用，那么，與數(shù)字化文件內(nèi)容一致的初始電子文件也可以與文書檔案的錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)掛接，當(dāng)然，這需要技術(shù)上的可行性。如果這種技術(shù)是可行的，就可以省略掃描這一工序，簡化企業(yè)文書檔案的管理流程，提高企業(yè)文書檔案的整理效率，更方便了企業(yè)文書檔案的有效利用。

4.單機(jī)版軟件與網(wǎng)絡(luò)版軟件。

企業(yè)文書檔案管理軟件有單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版之分。目前，大多數(shù)企業(yè)所使用的是單機(jī)版軟件，單機(jī)版軟件的優(yōu)勢在于可以用vfp命令來對掃描后形成的數(shù)字化文件與系統(tǒng)中的錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接。而其缺點(diǎn)也是顯而易見的：單機(jī)版軟件容錯能力差，可以毫不留痕跡的將其中的數(shù)據(jù)刪除；分錄在幾臺電腦中的數(shù)據(jù)，需要用命令來合并、排序，稍有不慎，容易引起數(shù)據(jù)丟失；單機(jī)版軟件雖然也有文書處理這一菜單，但企業(yè)大多還是采用自己的辦公自動化系統(tǒng)來處理文書。經(jīng)過對比分析，網(wǎng)絡(luò)版軟件具有更大的優(yōu)勢，尤其是在網(wǎng)絡(luò)覆蓋率高的今天，企業(yè)應(yīng)該推崇使用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，以便于多人同時查閱文書檔案、提高企業(yè)文書檔案的利用效率。

第9篇：企業(yè)檔案管理論文范文

1.1沖擊傳統(tǒng)的管理理念

伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，國內(nèi)企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式遭受到了不同程度的沖擊，使得檔案管理工作者能夠利用先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)開展新一輪的管理工作，繼而有效提高自身工作效率和質(zhì)量。所以說，企業(yè)在改善和改進(jìn)檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)引入現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，逐步脫離傳統(tǒng)管理理念的禁錮，堅信“科技就是生產(chǎn)力”的發(fā)展理念，對管理理念和管理方式不斷進(jìn)行革新和改進(jìn)，才能夠找到適合現(xiàn)代型企業(yè)發(fā)展的檔案管理理念和手段。

1.2沖擊傳統(tǒng)檔案管理工作人員的素質(zhì)與能力

現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作的應(yīng)用，給相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)和能力帶來了一定程度上的沖擊。當(dāng)前許多企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)層次分明，知識文化水平差距大，職員組成建構(gòu)不科學(xué)。伴隨著社會經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展，知識更新得越來越快，很多檔案管理人員的知識架構(gòu)已經(jīng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展需要，在認(rèn)識上缺乏時代觀念，對信息化建設(shè)的認(rèn)識產(chǎn)生了偏差，以致降低了對檔案管理信息化建設(shè)工作的重視力度；也有相當(dāng)一部分檔案管理工作人員面對新的技術(shù)設(shè)備功能一無所知，更不知如何下手。

1.3信息數(shù)據(jù)共享性較差，缺乏全面性成為挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，管理體系中的各部門自稱一體，與其他組織部門獨(dú)立開來。所以，檔案信息收集部門的信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的信息數(shù)據(jù)共享受到傳遞障礙，信息共享性差，無法及時傳達(dá)到各部門組織人手上。再加上，企業(yè)各組織部門之間平時工作性質(zhì)不一樣，存在一定的差異性，他們也不愿意對外提供重要信息，各組織部門之間的信息共享缺乏全面性，檔案管理信息化建設(shè)受到發(fā)展阻滯。

二、提高我國企業(yè)檔案管理水平的應(yīng)對策略

2.1進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)檔案管理理念與思路

對于現(xiàn)在的企業(yè)檔案管理來講，應(yīng)該盡最大程度把現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展理念作用發(fā)揮出來，以加大對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的完善與改進(jìn)力度。第一，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)的認(rèn)識，正確認(rèn)識到現(xiàn)代信息技術(shù)對傳統(tǒng)檔案管理模式和理念的沖擊，進(jìn)一步建立起行之有效的檔案管理體系。第二，要清楚的認(rèn)識到檔案管理工作是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵所在，在企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展過程中起關(guān)鍵性作用，必須要引入先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)，優(yōu)化管理理念和思路，才能確保檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化。

2.2創(chuàng)新和完善檔案管理制度

企業(yè)的檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程，其工作流程所涉及內(nèi)容繁多，這些內(nèi)容數(shù)據(jù)龐大，計算量大。所以說，檔案管理工作信息化建設(shè)不僅涉及到管理技術(shù)水平的高低，還要引入標(biāo)準(zhǔn)的管理規(guī)范，用規(guī)范的制度對整個管理系統(tǒng)進(jìn)行信息優(yōu)化，以規(guī)范高效管理運(yùn)作。優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作信息系統(tǒng)，創(chuàng)新和完善檔案管理制度，應(yīng)以企業(yè)檔案管理為中心，充分考慮到檔案管理各方面內(nèi)容的影響，突破部門獨(dú)立單一使用的局限性，運(yùn)用信息化手段科學(xué)地將各項(xiàng)內(nèi)容整合起來，從而達(dá)到優(yōu)化信息系統(tǒng)的目的，形成一個系統(tǒng)的管理環(huán)境，從而規(guī)范檔案管理運(yùn)作。

2.3進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理工作的設(shè)備條件

引進(jìn)國外企業(yè)先進(jìn)檔案管理技術(shù)和設(shè)備，不斷提高設(shè)備的質(zhì)量，改進(jìn)和升級性能。檔案管理工作貫穿于企業(yè)管理全過程，但是我國企業(yè)在開發(fā)水平、應(yīng)用范圍、投資規(guī)模、技術(shù)人才和管理水平方面基礎(chǔ)薄弱，相對國外先進(jìn)企業(yè)檔案管理技術(shù)設(shè)備還是比較落后的，與世界先進(jìn)技術(shù)水平也存在很大差距。因此，必須掌握信息時代先進(jìn)管理技術(shù)能力操作，關(guān)注相關(guān)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展趨勢，適時引進(jìn)國內(nèi)應(yīng)用實(shí)踐。同時國家要積極鼓勵企業(yè)開發(fā)擁有自己知識產(chǎn)權(quán)的核心技術(shù)和專利產(chǎn)品以及技術(shù)設(shè)備；要關(guān)注國內(nèi)外高新信息技術(shù)的發(fā)展，將那些先進(jìn)的高新技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作中，從而提高企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化和科學(xué)先進(jìn)化發(fā)展，達(dá)到適應(yīng)企業(yè)綜合發(fā)展的需要。

2.4提升企業(yè)檔案管理工作隊伍素質(zhì)

一方面，企業(yè)要充分利用自身優(yōu)勢和技術(shù)手段，全面推進(jìn)檔案管理信息化工作，從管理人員信息化建設(shè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)入手，強(qiáng)化業(yè)務(wù)技能。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門要組織鼓勵檔案管理工作者學(xué)習(xí)信息化管理技術(shù)、鉆研業(yè)務(wù)，掌握信息化管理技能，精選信息化管理骨干做導(dǎo)師，積極開展導(dǎo)師帶徒活動，認(rèn)真培訓(xùn)檔案管理信息化人才，提高管理人員的管理思想和信息化業(yè)務(wù)技能以及工作責(zé)任意識。另一方面企業(yè)要從新生力量的培養(yǎng)入手，著手培養(yǎng)一批具備現(xiàn)代信息技術(shù)的實(shí)力型檔案管理人才，增強(qiáng)檔案管理工作力量，提高檔案管理效益。

三、結(jié)語