檔案處理方式精選(九篇)

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第1篇：檔案處理方式范文

目前，我國人事檔案管理的工作中存在很多的不足之處，人事材料的不齊全，缺乏一定的真實性與準(zhǔn)確性，參加工作的時間存在隨意填寫的情況。因為其涉及了醫(yī)院員工的薪水、評職稱與晉升問題，特別是醫(yī)院人事檔案管理工作，很多醫(yī)院員工在醫(yī)院工作多年沒有得到晉升的機會，對薪水的漲幅也不滿意，轉(zhuǎn)而怪罪是醫(yī)院的問題。其實不然，現(xiàn)在很多的醫(yī)院采取的是聘任與合同制，這部分員工對于其在醫(yī)院的職位相對缺乏安全感，總希望能在這家醫(yī)院工作積累了經(jīng)驗后去別的醫(yī)院就能夠得到轉(zhuǎn)正的機會，于是將自己個人的檔案放在身邊，這樣做的目的就是可以在使用方面要方便很多，從而導(dǎo)致了其個人的人事資料信息缺失，銜接不上。還有就是一些醫(yī)院覺得人事檔案管理比較容易，一般都是其他崗位上的人員來從事，身兼數(shù)職就無法做到將工作做到最好，于是就有了個人信息失真的情況出現(xiàn)。因此，本文基于這一點，將就醫(yī)院人事檔案管理的方式進行分析與研究。

1 全面提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

隨著時代的不斷變化，社會的進步、科學(xué)的快速發(fā)展，人事檔案的管理工作方式也在跟著變化。但是人事檔案管理工作的本質(zhì)內(nèi)容是沒有變化的，熟練掌握人事工作、檔案工作是人事檔案管理人員最基本的工作。而隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，如今已經(jīng)是信息數(shù)字化時代，互聯(lián)網(wǎng)加計算機的工作模式已經(jīng)滲入到了每一個行業(yè)中，人事檔案管理工作不再是一檔案袋的形式保存，取而代之的是計算機錄入保存的形式，計算機管理人事檔案的方式非常方便，可以隨時調(diào)取查看，就不用再像以前一樣到檔案室的書柜上翻找那么麻煩。積極的采用現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備，開發(fā)或購買計算機管理軟件，創(chuàng)建科學(xué)有效的人事檔案存儲和檢索工具，可以很好的將人事檔案的資源進行充分的利用。所以，從事醫(yī)院人事檔案管理工作的人員一定要熟練的掌握計算機的操作。還有就是人事檔案工作具有一定的保密性，從事該工作的人員必須要能夠堅持原則，不得隨意篡改以及泄露。因此，要加強醫(yī)院人事檔案的管理人員的各方面素質(zhì)，多組織工作人員參加專家的授課輔導(dǎo)或者去外面學(xué)習(xí)交流，從而最終提高醫(yī)院檔案管理工作人員的整體水體。

2 轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理工作的觀念，確保檔案的真實性

人事檔案的管理工作具有非常重要的社會價值，所以要在思想以及行動上對其引起高度的重視。然后就是要對醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容、分類進行歸類整理，對人事檔案材料的歸類范圍、歸類時間要有明確的標(biāo)準(zhǔn)。其中最主要的就是要將員工的工作能力、業(yè)務(wù)能力還有所取得的專業(yè)獎項以及社會影響等在其人事檔案中表現(xiàn)出來。檔案管理工作人員在工作中要非常地仔細，確保人事檔案材料的真實性，還有人事檔案的材料對紙張、字體規(guī)格、公章等都是有使嚴(yán)格要求的。所以，一定要對此進行嚴(yán)格的控制，對一切違規(guī)的人事檔案采取拒收的形式來確保其規(guī)范性。最后就是對于醫(yī)院人事檔案要不斷的收入新的內(nèi)容，因為員工會隨著工作時間的變化而出現(xiàn)一些新的變動，比如人事的升遷、職位的臨時變動或者行業(yè)的變更等都是要能夠及時的在人事檔案中表現(xiàn)出來的。因此，要不斷的與各部門之間嫁接好一座良好的溝通橋梁，及時的進行有效的溝通，如此才能在員工的人事檔案中補充新的材料，從而人事檔案也才能真實的反映出最新、最全的人事信息。

3 增強服務(wù)意識，提高醫(yī)院人事檔案社會的使用率

醫(yī)院人事檔案管理工作的終極目的是要讓檔案得到充分的利用，如此才能體現(xiàn)出其社會價值。所以，醫(yī)院人事檔案管理的工作人員要能夠做到以下三點：

第一，提高人事檔案的利用率，加強服務(wù)意識。人事檔案的管理工作不僅僅只是收集、整理以及保管那么簡單，其中最重要的還是要將其進行開發(fā)與利用。還有就是工作人員會隨著工作的性質(zhì)進行調(diào)動、職位提升等，所以，要能夠及時的掌握有關(guān)的信息以及工作動向，從而達到不斷提高工作效率與服務(wù)水平的目的。

第二，利用信息化技術(shù)，提高人事檔案的查閱速度。人事檔案最直接的作用就是供有需要的人員進行查閱，以往的檔案室就像圖書館，要像找到某人的人事檔案非常耗費時間。而現(xiàn)在有了計算機與互聯(lián)網(wǎng)之后，軟件的檢索功能使得查閱非常的方便。但也必須有人將人事檔案編寫成目錄才行，并將人事檔案掃描到計算機中進行存儲。如此以后就可以直接在電腦上看到，如果要到檔案室提取人事檔案資料也很快捷方便。

第2篇：檔案處理方式范文

一、電子病歷檔案中存在的安全性風(fēng)險因素

（一）外部環(huán)境

在電子病歷檔案管理環(huán)境中，各種因素下產(chǎn)生的自然災(zāi)害、磁場干擾以及溫度變化都會對計算機儲備載體性能造成影響，從而使計算機結(jié)構(gòu)發(fā)生變質(zhì)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及圖像失真。因醫(yī)院電子病歷檔案中包含的內(nèi)容較多，每天的信息流動量也較大，使得電子病歷檔案管理的儲備電腦一直處在擾的狀態(tài)下，若是沒有對其采取有效手段進行防護，就較易使電子病歷檔案遭到損壞。

（二）電子技術(shù)

這里所說的電子技術(shù)，并不是人為控制下的電子技術(shù)因素，雖然醫(yī)院在實施電子病歷檔案管理后，使病歷檔案管理工作變得十分便捷，但是因電子信息技術(shù)本身存在較多缺陷以及漏洞，會使醫(yī)院電子檔案存在被盜用以及非法增刪的危險。電子病歷檔案主要是依賴計算機系統(tǒng)所存在的，另一方面，因電子信息技術(shù)發(fā)展速度較快，唯有不斷對計算機硬件以及軟件進行更新，且運用高級程序?qū)ζ溥M行保護，才能保證電子病歷檔案可以得到有效的保護。

（三）管理手段

管理手段指的是電子病歷檔案的管理人員以及相應(yīng)操作人員對病歷的篡改以及破壞等情況。在一般情況下，發(fā)生此種狀況的主要原因主要可以包括以下幾種：蓄意破壞、操作不規(guī)范以及管理疏忽。其中蓄意破壞是因操作人員可以從中獲得較大利益，進而通過一些非法手段對電子病歷載體以及系統(tǒng)進行的惡意破壞。

二、針對電子病歷檔案的安全防范手段

（一）優(yōu)化外部環(huán)境

首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有現(xiàn)代化的管理理念，在對前端控制管理有效實施后，可以快速提升管理效率，優(yōu)化功能配置。同時前端控制也可同樣建立在文件保存生命周期的理論上，即將電子檔案保存、形成以及銷毀等階段融合在一起。具體管理過程為在對電子檔案實施管理時，結(jié)合具體要求或是目標(biāo)對管理手段進行科學(xué)、規(guī)范的整合，從而使電子病歷檔案在形成階段所需功能盡量通過前端管理手段實現(xiàn)，還要將各個環(huán)節(jié)下的不同業(yè)務(wù)需要實施重復(fù)性操作，使其能夠提前實施。依靠這些方法不但可以減少滯后作業(yè)以及重復(fù)作業(yè)量，還能有效提升工作效率。

第二，實施支出以及風(fēng)險平衡式管理在對電子病歷檔案管理過程中，本身就會存在較多的風(fēng)險性因素，但是我們要明確一點，無論我們怎樣降低風(fēng)險發(fā)生幾率，風(fēng)險都會存在，也就是說，我們?nèi)粝雽L(fēng)險性幾率降低到零是幾乎不可能的。因此，在實施風(fēng)險管理過程中，要充分保障支出以及風(fēng)險因素之間的平衡性，其中主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，在對風(fēng)險控制過程中，是需要消耗一定成本的，維護成本消耗有時比電子病歷檔案管理受到損壞的費用更大，此時說明電子檔案管理是非常不恰當(dāng)?shù)?；第二，因絕對保證電子病歷檔案的安全性是幾乎不可能實現(xiàn)的，因而要有選擇性地對電子病歷檔案實施風(fēng)險控制，并將剩余風(fēng)險控制在合理范圍之內(nèi)。在對電子病歷檔案承受風(fēng)險性進行考量的過程中，首先要對其成本預(yù)期進行控制，若是風(fēng)險控制成本比損傷成本大的話，可以適當(dāng)考慮接受風(fēng)險。

（二）提升電子技術(shù)水平

在對電子技術(shù)水平提升過程中，要采取靜態(tài)保護以及動態(tài)管理相結(jié)合的方式。對系統(tǒng)管理理念進行明確，并重視電子檔案周期中各項活動之間的銜接性，使電子檔案管理的總體性以及整體性可以充分結(jié)合在一起。其中電子檔案風(fēng)險管理主要包括靜態(tài)以及動態(tài)兩種風(fēng)險管理方式。靜態(tài)風(fēng)險管理是指對傳統(tǒng)檔案實施的安全維護工作，具體指的是在對傳統(tǒng)檔案實施安全維護的過程中，強化對電子檔案載體的管理以及庫房管理工作；動態(tài)風(fēng)險管理是指將電子病歷檔案從檔案庫中逐步延伸到庫房之外，因此更加重視對電子病歷檔案的風(fēng)險管理工作。

（三）管理手段控制

電子檔案管理人員可以對數(shù)據(jù)內(nèi)容進行更改，同時具有不同權(quán)限的管理人員也能對病歷實施調(diào)取和更改，但是因人為操作具有不可避免性，因而這就需要我們要不斷加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高其對風(fēng)險的防范意識以及抵御外來誘惑的能力，防止出現(xiàn)違反職業(yè)道德行為的出現(xiàn)，第一我們要強化對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，多學(xué)習(xí)一些相關(guān)專業(yè)知識以及法律文獻，有效提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及道德水平；第二，加強各個醫(yī)院間的人員交流，培養(yǎng)復(fù)合型人才。

第3篇：檔案處理方式范文

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；電子文件；歸檔工作

一、教學(xué)檔案是檔案的一種，是學(xué)校檔案的一個組成部分。它與黨群類、行政類檔案一樣，都是歷史的真實記錄，具有查閱利用價值和憑證作用，對于一個學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量、評估、經(jīng)驗、理念都起到了支撐作用，完善教學(xué)檔案工作才能保證教學(xué)管理工作的正常進行。由于教學(xué)檔案有著時間劃分特殊、文件來源分散、形成材料多樣化、形成復(fù)雜內(nèi)容豐富等特點，紙質(zhì)教學(xué)文檔向電子文檔轉(zhuǎn)換有利于延長檔案壽命實現(xiàn)價值最大化。

二、信息化下高校教學(xué)活動模式也發(fā)生著很大的變化，選課、排課、成績、學(xué)籍、教材管理等教務(wù)管理系統(tǒng)軟件已經(jīng)普及，電子文檔、光盤、多媒體等形式成為儲存教務(wù)信息的重要渠道。高校在教學(xué)管理、教學(xué)實踐、和教學(xué)研究中所取得的成果都能夠客觀的體現(xiàn)在檔案中，其中凝結(jié)著廣大教育工作者的辛勞和智慧。在網(wǎng)絡(luò)普及的時代背景下，教學(xué)檔案管理需要順應(yīng)時展。如果不重視電子文件的管理就會使有關(guān)教學(xué)檔案的完整性收到損害[1]。為此應(yīng)當(dāng)適時的開展電子教學(xué)檔案的歸檔工作，并通過制定相應(yīng)的歸檔管理細則，明確提出電子教學(xué)文件的歸檔范圍、方式、時間、手續(xù)等方面的要求，以保證教學(xué)檔案的完整性和教學(xué)“記憶”的清晰性。首先要對教學(xué)檔案要進行數(shù)字化加工與處理，教學(xué)檔案數(shù)字化、電子化處理要有規(guī)劃、有目的的進行。轉(zhuǎn)換前要對全部教學(xué)檔案認真分析，根據(jù)教學(xué)檔案的具體價值，制定出計劃確定那些檔案應(yīng)該優(yōu)先那些逐步進行[2]。一般而言，教學(xué)檔案中招生管理、學(xué)籍管理學(xué)位工作和畢業(yè)生工作等永久和長期保存的檔案應(yīng)該優(yōu)先電子化，比如，學(xué)生錄取名冊、成績表、畢業(yè)資格審核表、學(xué)位檔案等，是教學(xué)檔案電子化加工的重點；利用率高的教學(xué)檔案則采用邊用邊電子化的方式，邊用邊掃描對檔案而言是比較有效的處理方式；破損或者老化的檔案也要列入電子化處理范圍，在修復(fù)的同時進行電子化加工，以保護檔案信息資源的留存。其次要制定教學(xué)檔案電子化的標(biāo)準(zhǔn)和制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，特別是要規(guī)范電子化加工的工程，在掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、圖文編輯和存儲格式等工作流程上嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進行。例如，電子教學(xué)文件的各種支持文檔，以及表達其格式和相關(guān)元數(shù)據(jù)的文檔。在信息化建設(shè)中，不同于介質(zhì)數(shù)字檔案的存儲、參數(shù)指標(biāo)和載體形式必須遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式，形成的電子化教學(xué)檔案要注意保持其元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性[2]。紙質(zhì)檔案電子化的基本流程主要包括案卷整理、目錄建庫、批量掃描、數(shù)據(jù)處理、信息存儲、檢索利用等工序[3]。文件資料按照要求先立卷后掃描，掃描的內(nèi)容包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件材料、備考表；一般選用jpg或者gif等通用圖片格式，分辨率一般大于等于200dpi，彩色深度24位以上。選擇電子轉(zhuǎn)化的方法針對不用檔案內(nèi)容分別采用計算機鍵盤手工錄入、機器掃描輸入、計算機多媒體輸入三種方法[4]。建立基礎(chǔ)目錄數(shù)據(jù)庫、學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)、成績數(shù)據(jù)等索引部分的文件采用手工方式輸入。對于原文件和全文，如教學(xué)綜合文件、學(xué)籍檔案中錄取表、成績單畢業(yè)生照片等采用掃描或者數(shù)碼相機以圖形方式存入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫中；多媒體教學(xué)錄像等采用計算機多媒體處理方式轉(zhuǎn)換，在選擇電子化數(shù)據(jù)庫格式標(biāo)準(zhǔn)方面，盡量采用統(tǒng)一、常用的文件格式。電子文件歸檔也有很多需要注意的情況，如利用計算機終端直接訪問和利用歸檔的電子教學(xué)文檔，當(dāng)載體處于聯(lián)機狀態(tài)時也許不會出問題，這種方式可以分為網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方式歸檔兩種具體形式[5]。前者是指把符合歸檔條件的電子教學(xué)文檔，經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案管理機構(gòu)指定的節(jié)點，并存儲在學(xué)校檔案機構(gòu)的載體上的過程。介質(zhì)歸檔就是把電子教學(xué)文檔先按檔案管理機構(gòu)的要求，存儲在一定的物理介質(zhì)上，再向檔案管理機構(gòu)移交的過程。由于目前電子文件的安全問題尚未得到較好解決，所以各學(xué)?？梢钥紤]采用物理歸檔方式，并注意備份。

三、電子教學(xué)文檔的歸檔，應(yīng)當(dāng)首先做好必要的前端控制工作，保證電子教學(xué)文檔的齊全完整、格式規(guī)范、備份充足。第一，歸檔的電子文檔一般經(jīng)過著錄和鑒定，這是保證歸檔后的電子教學(xué)文檔的歷史真實性及其質(zhì)量的必要手段。第二，歸檔的電子教學(xué)文檔必須填寫《歸檔電子教學(xué)文檔移交檢驗表》和《歸檔教學(xué)文檔教學(xué)接收檢驗登記表》[6]。第三，歸檔的電子教學(xué)文檔應(yīng)搜集齊全，即列入歸檔范圍的電子教學(xué)文檔都要及時地向?qū)W校的檔案管理機構(gòu)移交。由于電子教學(xué)文檔的存取具有較強的系統(tǒng)依賴性，所以在歸檔過程中，必須十分注意將有關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)文檔收集齊全，否則歸檔的文字教學(xué)文檔就可能成為死文檔。第四，歸檔的電子教學(xué)文檔必須真實有效。目前除了實行“雙套歸檔制”即同時歸檔紙質(zhì)文件外，有條件的教學(xué)單位還可以采用電子數(shù)字簽名技術(shù)、水印技術(shù)、加密技術(shù)等，確認電子教學(xué)文檔的有效性。第五，歸檔的電子教學(xué)文檔應(yīng)有學(xué)校的檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一的協(xié)調(diào)，規(guī)范電子教學(xué)文檔的格式，以保證其可讀性的實現(xiàn)。第六，為了保證歸檔電子教學(xué)文檔的安全性和可據(jù)性，凡是采用物理歸檔方式的學(xué)校，均應(yīng)對電子教學(xué)文檔實行多套制保存。一般情況下，可以將教學(xué)檔案歸檔兩份一份使用一份備案。凡是邏輯歸檔的電子教學(xué)文檔，應(yīng)由形成單位賦予文件以歸檔標(biāo)記，然后計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將自動把歸檔信息提示給學(xué)校的檔案管理機構(gòu)，學(xué)校檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)給歸檔的電子教學(xué)文檔配以分類號、檔案號，之后歸檔的電子教學(xué)文檔及相關(guān)的管理信息可以進入數(shù)據(jù)庫，電子教學(xué)文檔便進入了檔案管理狀態(tài)。采用網(wǎng)絡(luò)歸檔方式的電子教學(xué)歸檔，其具體的歸檔手續(xù)與邏輯歸檔相似。在完成上述手續(xù)后，計算機系統(tǒng)應(yīng)自動按程序設(shè)計要求生成并打印出《歸檔電子教學(xué)文檔登記表》，該表格經(jīng)過交接雙方核準(zhǔn)認定后，作為電子教學(xué)文檔歸檔憑證。

參考文獻：

[1]馮博.淺談電子文件檔案管理[J].黑龍江史志，2013(9).

[2]王茹熠.加強高校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的思考[J].云南檔案，2009(8).

[3]吳向東.論紀(jì)念館紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程的規(guī)范性[J].黑龍江史志，2008(9).

[4]溫艷成.實現(xiàn)高校教學(xué)檔案數(shù)字化目標(biāo)的具體途徑[J].黑龍江史志，2010(9).

[5]史紅梅.淺述電子文件的歸檔[J].蘭臺世界，2010(2).

第4篇：檔案處理方式范文

做好城建檔案接收、整理、著錄、檢索工作

1）加強城建檔案的接收工作，能從根源上杜絕城建檔案內(nèi)容殘缺不全、歸檔資料混亂的現(xiàn)象。為此，應(yīng)對規(guī)劃管理檔案和各類建設(shè)工程檔案形成部門進行接收之前的制度，并將預(yù)先驗收后有可能存在的問題及時的反饋，以保證檔案資料最終移交工作的真實準(zhǔn)確和完整齊全。2）城建檔案的整理工作是直接關(guān)系到檔案整體質(zhì)量的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，應(yīng)根據(jù)自身館藏特點，制定相應(yīng)的管理細則，對檔案整理過程中圖紙的折疊方式、文件的排列順序、頁碼的編寫位置等細節(jié)做出相應(yīng)的細則規(guī)定，以實現(xiàn)檔案整理工作的規(guī)范化與制定化，不僅能極大的降低了城建檔案基礎(chǔ)管理工作中的隨意性，并且為城建檔案由紙質(zhì)檔案逐步向電子化轉(zhuǎn)變鋪墊下良好而且堅實的基礎(chǔ)。3）城建檔案著錄工作的規(guī)范化與制度化管理，是部門實行計算機管理的必要保證。應(yīng)根據(jù)我國頒布的《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》進行檔案的著錄工作。在具體實施過程中，應(yīng)將案卷分為幾個小的層次進行，主要包括了項目級著錄、文件級著錄和案卷級著錄。通過這樣的處理方式，能明確的表現(xiàn)出城建檔案的形式特征和內(nèi)容特點，同時還能達到減少錄入條目和著錄條目的目的，不僅節(jié)省了時間和人力，還提高了基礎(chǔ)管理工作的效率。同時，還可利用先進的大幅面掃描儀器，以實現(xiàn)由過去的紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案的轉(zhuǎn)變。通過不同城建檔案中底色、紙質(zhì)、文字和線條清晰度的情況，設(shè)置掃描儀器的具體技術(shù)操作數(shù)據(jù)，從而保證掃描工作的完整性與連續(xù)性。4）在檢索工作的建設(shè)中，應(yīng)規(guī)范城建檔案的題名，以避免出現(xiàn)模糊不清或掃描無法識別的情況發(fā)生。為此，在著錄的過程中，應(yīng)注意題名、責(zé)任者等要素的完整和準(zhǔn)確，避免遺漏的現(xiàn)象發(fā)生。同時，對題名過長、含義不清的題名等都應(yīng)進行處理，以避免對檢索準(zhǔn)確率的影響。

做好城建檔案的保護工作

城建檔案的保護工作具體包括了兩個方面，一方面是實體保護，指設(shè)置專業(yè)的城建檔案庫房，并切實加強保護措施，并制定對破損檔案的修復(fù)方案；另一方面則是深入挖掘出城建檔案的信息資源，并通過數(shù)字化方式，建立城建檔案目錄與全文數(shù)據(jù)庫，以電子檔案替代實體檔案加以利用，進而提高城建檔案的保護效果。針對不同的環(huán)境特點，對城建檔案的保護也應(yīng)采取不同的措施，并以預(yù)防和治理作為檔案保護的制度思想，并加強對檔案保護室中各種自然環(huán)境的控制，以及最大程度上避免出現(xiàn)人為的破壞。同時，對已出現(xiàn)破損的城建檔案，需要采取積極的措施進行有效的補缺和修復(fù)。

本文作者：李士霞作者單位：淮南市市政管理處

第5篇：檔案處理方式范文

醫(yī)院新聞檔案是有關(guān)醫(yī)院的新聞媒體宣傳報道的歷史記錄，它記錄著醫(yī)院各個時期醫(yī)療技術(shù)、設(shè)備、環(huán)境、人才、醫(yī)院文化建設(shè)等多方面發(fā)展?fàn)顩r，準(zhǔn)確生動地反映著醫(yī)院當(dāng)時的發(fā)展面貌，同時又具有指導(dǎo)醫(yī)院未來工作的參考價值。

1.1醫(yī)院新聞檔案的史料價值

在電視、報紙、廣播及網(wǎng)絡(luò)等新聞媒體中，有關(guān)醫(yī)院的所有視頻、圖片和文字資料都會被收集到新聞檔案中，而這些資料所反映的大都是醫(yī)院重要的建設(shè)發(fā)展情況或者重大醫(yī)療事故或社會事件。醫(yī)院通過新聞檔案的形式把這些資料保存起來，對于醫(yī)院歷史研究具有極為重要的意義。

1.2醫(yī)院新聞檔案對醫(yī)院未來工作的借鑒價值

在中央黨校講話稱，作決策要有歷史眼光，而“今天的新聞就是明天的歷史”，醫(yī)院新聞檔案即是醫(yī)院的歷史記錄,又是醫(yī)院在規(guī)劃發(fā)展戰(zhàn)略時的關(guān)鍵參考資料。以醫(yī)療糾紛類的新聞事件為例，醫(yī)療行為在醫(yī)患雙方的理解和預(yù)期上存在差距，醫(yī)患糾紛不可避免，尤其當(dāng)前醫(yī)患關(guān)系緊張，一些醫(yī)療糾紛、醫(yī)療事故的報道很容易觸發(fā)社會廣泛關(guān)注，不正確、不妥當(dāng)?shù)奶幚矸绞?，?dǎo)致了醫(yī)患關(guān)系的進一步惡化。因此，醫(yī)院在處理此類問題時需要廣泛借鑒歷史，借鑒其他醫(yī)院的各類經(jīng)驗，而管理良好的新聞檔案可以為此提供充足全面的資料，若對新聞檔案進行有效的統(tǒng)計分析，還可以比較出各種處理方式的效果評價，進而更加清晰地為醫(yī)院決策提供參考。

2醫(yī)院新聞檔案管理創(chuàng)新現(xiàn)狀

2.1管理意識薄弱

醫(yī)療、科研是醫(yī)院工作的核心內(nèi)容，提高醫(yī)療技術(shù)水平是醫(yī)院管理的主要關(guān)注點，加之目前醫(yī)院間競爭激烈，醫(yī)院管理層很少對檔案管理，尤其是新聞類檔案的管理予以足夠重視，甚至認為新聞檔案管理工作可有可無，使得新聞檔案利用率不高，沒有專人負責(zé)，失去了連續(xù)性和完整性。另一方面，醫(yī)院對新聞檔案管理的總體把控缺失，新聞檔案資料分散在各個科室或部門，沒有形成集中管理的模式，嚴(yán)重影響檔案的查找和利用。

2.2缺乏現(xiàn)代化手段

目前，HIS即醫(yī)院管理信息系統(tǒng)可以對醫(yī)院的人流、物流、財流進行綜合管理，為醫(yī)院整體運行提供全面、自動化的管理服務(wù)。醫(yī)院已經(jīng)步入HIS時代，基于網(wǎng)絡(luò)、計算機的新聞檔案管理概念應(yīng)運而生。但是多數(shù)檔案人員對電子檔案的操作、存貯、統(tǒng)計分析及信息安全管理等操作還不夠?qū)I(yè)。計算機往往只能作為存儲、檢索工具使用，許多功能和特點尚未被開發(fā)利用。

2.3新聞歸檔范圍處理不當(dāng)

醫(yī)院新聞檔案的內(nèi)容涉及廣泛，既應(yīng)該有醫(yī)院建設(shè)發(fā)展重要成就的新聞報道，也要包涵對缺點問題的報道；既應(yīng)該關(guān)注醫(yī)院自身的所有新聞，還要對其他醫(yī)療單位甚至醫(yī)療行業(yè)的所有新聞動態(tài)有所涵蓋。但是當(dāng)前多數(shù)醫(yī)院的新聞檔案缺少科學(xué)管理方法，歸檔時很難確定適當(dāng)?shù)姆秶贿M行“原始”保存，這樣就對查閱、統(tǒng)計分析等工作造成了極大不便。

2.4新聞檔案管理隊伍不穩(wěn)定

目前醫(yī)院的新聞檔案管理員往往身兼多職，從事新聞檔案管理工作的時間有限，且多數(shù)人員是從醫(yī)療、護理等崗位調(diào)來，不熟悉檔案管理專業(yè)知識，因此，新聞檔案管理人員隊伍表現(xiàn)為檔案專業(yè)人員少、缺乏基本理論和知識技能，檔案管理工作效率和質(zhì)量低。另一方面，新聞檔案管理人員進修學(xué)習(xí)的機會少，觀念和專業(yè)水平跟不上發(fā)展要求。

2.5新聞檔案資料開發(fā)利用不夠深入

由于重視度不足，缺乏現(xiàn)代化管理手段及檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有限，多數(shù)醫(yī)院對新聞檔案的開發(fā)利用度不高，使新聞檔案的價值實現(xiàn)受到了極大限制。

3加強醫(yī)院新聞檔案管理創(chuàng)新工作的對策

3.1健全醫(yī)院新聞檔案管理機制

建立科學(xué)的新聞檔案管理體系，由專人專職負責(zé)，有明確的歸屬部門，有分管院領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督指導(dǎo)，具有組織監(jiān)督各臨床科室及行政部門新聞檔案的職權(quán)，此外，還需進一步完善新聞檔案管理制度。醫(yī)院新聞檔案管理涉及收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索及提取利用等內(nèi)容。新聞檔案收集是工作的起點，是管理的基礎(chǔ)，檔案收集范圍不單包括本院各個科室及部門的報紙、電視、廣播及網(wǎng)絡(luò)等各類媒體途徑的新聞類資料，還需時時抓取各種媒體中醫(yī)療行業(yè)相關(guān)的重大新聞資料，對此類新聞媒體動態(tài)需做到每日關(guān)注，發(fā)現(xiàn)相關(guān)新聞及時采集并分類整理編目、保存，其中注意做到對同一事件的完整追蹤收集并集中存檔，以便提取分析。新聞檔案管理部門應(yīng)根據(jù)醫(yī)院發(fā)展趨勢，對檔案材料嚴(yán)格把關(guān)，認真鑒別并科學(xué)歸檔，一旦發(fā)現(xiàn)遺失，及時查找補救，確保檔案信息的齊全、完整。

3.2醫(yī)院新聞檔案管理與信息化結(jié)合

引進現(xiàn)代化設(shè)備和管理技術(shù)，應(yīng)用計算機進行新聞檔案的收集、整理、保存等管理工作。醫(yī)院新聞檔案管理部門應(yīng)立足實際，創(chuàng)造條件，將全院各科室及部門的新聞類檔案統(tǒng)一管理，擴建成為醫(yī)院新聞檔案信息中心，并在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)平臺上開發(fā)與之匹配的管理軟件，形成醫(yī)院新聞檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)。將每日收集到的重要新聞消息以摘要的形式報送給醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)客戶端。如有重大新聞，則以彈窗的形式通報，以引起關(guān)注，提高辦公效率，方便閱讀。在完善保密條件的前提下，實現(xiàn)新聞資源共享。同時建立一整套可靠安全的檢索系統(tǒng)尤為重要，方便使用者查找、閱讀。其次，新聞檔案管理人員應(yīng)定期對新聞進行分析統(tǒng)計，對醫(yī)院各科室的新聞報道頻度及社會評價指數(shù)等進行統(tǒng)計，并向主管部門及院領(lǐng)導(dǎo)匯報，以方便領(lǐng)導(dǎo)在制定科室發(fā)展戰(zhàn)略時提供參考。

3.3增強醫(yī)院新聞檔案管理意識

第6篇：檔案處理方式范文

關(guān)鍵詞：文檔；一體化工程；項目管理

中圖分類號：G275.2 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）18-0104-02

重點工程項目在建設(shè)期間生成的檔案，是整個社會檔案不可缺失的組織部分，也是執(zhí)行國家工程質(zhì)量終身負責(zé)制，鑒定工程質(zhì)量，追究事故責(zé)任的依據(jù)。凡重點工程項目建設(shè)，都具有參與方多方投資、多方設(shè)計、多方供貨、周期長、環(huán)節(jié)多等特點，其所形成的文書資料無論在圖文格式、材料的簽發(fā)、文件簽交都有不同的差異，這就給項目建設(shè)檔案日常管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。

企業(yè)的發(fā)展離不開基本建設(shè)和技術(shù)改造，在工程建設(shè)過程中，因建設(shè)項目多、周期長，參與建設(shè)的施工單位管理水平參差不齊，因而往往出現(xiàn)一些不能忽視的現(xiàn)象。

一是施工單位存在“重建設(shè)、輕檔案”現(xiàn)象。一些施工單位對工程建設(shè)期間生成的檔案、資料歸檔意識淡薄，檔案的管理工作與工程建設(shè)的進度不一致。二是項目檔案不規(guī)范。工程項目檔案不規(guī)范，主要表現(xiàn)在合同、協(xié)議的填寫不標(biāo)準(zhǔn)；施工控制書面記錄不全，進場建設(shè)材料合格證、質(zhì)保書等資料不齊全。三是項目建設(shè)相關(guān)單位檔案管理責(zé)任落實不到位。建設(shè)過程中因工期長，隨工記錄代鑒現(xiàn)象嚴(yán)重；工程驗收時，相關(guān)資料既不齊全又不準(zhǔn)確、完整；總包單位對分包單位沒有明確檔案管理責(zé)任，沒有對分包單位施工中生成的檔案定期匯總、驗收，如：工程總平面圖、隱蔽工程管線圖等資料的編制、收集和歸檔。

為避免和解決以上存在的問題，作為重點項目建設(shè)的管理者必須遵照《國家重大建設(shè)項目檔案歸檔要求與檔案整理規(guī)范》進行管理，依據(jù)該規(guī)范，結(jié)合工程建設(shè)中出現(xiàn)的現(xiàn)象，筆者在總結(jié)一些工程檔案管理經(jīng)驗基礎(chǔ)上認為可以在項目建設(shè)的重點環(huán)節(jié)采用文檔一體化管理方式，把現(xiàn)行使用的文檔材料，都納入規(guī)范的管理系統(tǒng)工程之中，實行集中管理，對那些在建設(shè)期間產(chǎn)生的隨時被利用的檔案主體材料，采用檔案管理方式的進行全過程監(jiān)控。

一、統(tǒng)一各行業(yè)文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是實行文檔一體化管理的關(guān)鍵

在各種文書資料、設(shè)計圖紙等文件材料的形成階段，項目建設(shè)的各參與方在各自項目上的設(shè)計要求、質(zhì)材標(biāo)準(zhǔn)、工期規(guī)定等各不一樣，但要想做到提高使用效率，就要做到科學(xué)化、規(guī)范化管理，使之在形成之時就被納入全過程監(jiān)控之中，使項目建設(shè)與項目檔案的管理同時進行。

1.對項目參建各方提供的工程建設(shè)圖紙、機械設(shè)備安裝工程技術(shù)資料、設(shè)備基礎(chǔ)檢查驗收記錄、設(shè)備理論檢查驗證記錄等文書材料，要在項目建設(shè)準(zhǔn)備前期的合同訂立時在合同的內(nèi)容和形式上進行統(tǒng)一規(guī)定

工程項目建設(shè)前期，項目建設(shè)的各參與方就認識到在工程建設(shè)圖紙、各種工程技術(shù)資料、設(shè)備安裝、調(diào)試及查收記錄材料的存在形式、處理方式、移交方法等運作上存在沖突管理，這時，建設(shè)單位要設(shè)一位主管項目檔案的主管領(lǐng)導(dǎo)，進行統(tǒng)籌，出現(xiàn)問題能及時協(xié)調(diào)，同時還要指定由檔案部門負責(zé)工程項目檔案的分類和驗收工作。只有通過檔案部門的參與及和各施工單位的溝通，在檔案資料的收集、驗收上和工程建設(shè)各方才能達成一致，才能為項目建設(shè)檔案的有效利用做好基礎(chǔ)，避免檔案管理上的無序化局面。

2.工程總承包模式下參與建設(shè)各方通過經(jīng)濟協(xié)作體形式來約束自己，規(guī)范各施工包商的協(xié)約文件及文件的交接

《國家重大建設(shè)項目檔案歸檔要求與檔案整理規(guī)范》在總則第1條中規(guī)定“項目建設(shè)單位（業(yè)主、項目法人）負責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計單位、施工單位編制項目竣工文件和整理項目文件”。明確規(guī)定了項目法人不僅對項目工程建設(shè)負責(zé)，也規(guī)定了對工程項目建設(shè)中生成的各種檔案材料的收集、歸檔負責(zé)。因此，工程總承包模式下工程項目建設(shè)各方在承包合同的基礎(chǔ)上，按各參與方的關(guān)系制定一個大家可遵守的游戲規(guī)則，包括文書、資料、圖紙的轉(zhuǎn)送程序及簽發(fā)程序，確保檔案管理工作與項目工程建設(shè)進度同步進行，促使他們在工程管理中引入先進的規(guī)范化管理模式，由此，產(chǎn)生的工程項目檔案較過去科學(xué)、規(guī)范，雖然在形式和實質(zhì)上有很大的不同，但其簡潔、方便、嚴(yán)謹?shù)墓芾矸椒▍s值得借鑒。

3.《文件管理制度》在設(shè)計、施工、監(jiān)理單位的日常管理中的運用，能為項目工程建設(shè)中產(chǎn)生的文書材料在收集、分類標(biāo)準(zhǔn)、處理方式上提供可靠保證

各項目參與單位參照《文件管理制度》，統(tǒng)一制定出項目變更設(shè)計、項目節(jié)點變更意見、工程技術(shù)資料、設(shè)備安裝、調(diào)試及查收記錄材料、工程查驗文件等規(guī)章和程序，同時也約定各方檔案管理機構(gòu)的職能分工，真正實現(xiàn)文檔一體化為工程目標(biāo)服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

二、文檔一體化管理使檔案材料得以完整、規(guī)范，并能及時為工程建設(shè)服務(wù)

實現(xiàn)文檔一體化管理，應(yīng)做到以下幾點。

1.建立一個高效的運作機制

工程項目參建單位在施工工程項目初期編制提交的施工技術(shù)文件、施工控過記錄（測量資料、原始書面記錄）、復(fù)核報告、材料（購件、配件）質(zhì)保書資料和竣工圖是建設(shè)工程項目檔案的重要的組成部分，也是目前常見的工程項目檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。因此，必須要建立一個運作機制，如在建筑安裝工程合同中對工程檔案的版本、提交日期和違約責(zé)任等加以具體規(guī)定；在工程預(yù)驗、初驗和終驗過程中請上級檔案部門檢查、驗收等運作機制；加大對重點建設(shè)項目檔案人員培訓(xùn)的力度，幫助他們了解工程項目在預(yù)驗收中的前期文件、竣工文件材料。

2.職能部門的科學(xué)化、規(guī)范化

新世紀(jì)、新形勢的文檔管理高度依賴計算機等高科技工具，而原有手工方式管理檔案的綜合檔案室就顯得心有余而力不足，為此，工程建設(shè)文檔一體化管理日顯突出。

文檔管理職能有三方面。一是對工程建設(shè)前期所產(chǎn)生的文件材料的管理。二是對工程建設(shè)期間所產(chǎn)生的工程技術(shù)、項目調(diào)整、變更的檔案管理。三是對工程建設(shè)產(chǎn)生的電子檔案的管理，三個職能都相輔相成，前兩個職能既是工程建設(shè)檔案管理的重要組成部分，也是檔案管理的重要基礎(chǔ)。同時在工程項目各重要實施階段，聘請一些懂技術(shù)的管理人員、監(jiān)理工程師和施工人員為兼職檔案管理人員，要求他們在各階段進行“蹲點”，將竣工文件編制的監(jiān)理工作納入檔案日常管理中。未來，他們也是利用檔案的主體。另一方面檔案人員與他們密切聯(lián)系，才能在工程建設(shè)期間為項目建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，切實做好文檔一體化工作。

3.積極主動做好檔案的收集工作

對項目工程在建期間產(chǎn)生的檔案的規(guī)范管理，即是未來主體項目工程檔案的過程管理，這是科技檔案的管理特性決定的。隨著項目工程建設(shè)的推進，這期間也會產(chǎn)生新的檔案原始材料，同時，也會出現(xiàn)對原先的材料進行補充和完善，如合同的修訂、施工圖紙的更改等，這些形成的新材料又處于新的利用之中，所以及時對工程原始檔案材料進行收集、更新就顯得非常重要。尤其是參建項目工程各部門，對于多方項目建設(shè)協(xié)議或合同、日常工程記錄，要求完成一個項目就要進行驗收和歸檔，這些及時收集、及時歸檔的資料都有可能成為解決雙方利益糾紛時的依據(jù)。建設(shè)項目各方除制定檔案各項規(guī)章制度外，還要主動參與工程建設(shè)的各節(jié)點，例如設(shè)備開箱檢驗、工程會議記錄，保證檔案材料的及時收集。

三、現(xiàn)代高科技的運用，為文檔一體化管理提供了可靠保證

現(xiàn)代高科技的發(fā)展使計算機管理信息系統(tǒng)在項目建設(shè)前期就得到充分運用。

1.計算機在文件檔案的一體化管理中的運用，使得文檔一體化的高效利用性得以發(fā)揮

從項目建設(shè)開始，文件資料就被計算機進行操作、管理，例如，完成材料的接收、登記、處理過程的記錄、材料發(fā)放、歸檔錄入、檢索利用、借閱歸還等管理全過程，從而實現(xiàn)文件檔案管理的一體化。項目建設(shè)的文件檔案一體化管理不是在原文件、檔案分別處理的前提下進行計算機聯(lián)網(wǎng)從而實現(xiàn)信息共享而達到一體化管理的，而是從工程的實際出發(fā)，成立了文件檔案的一體化管理機構(gòu)（文件管理中心），編制了基于重點項目工程文件特點的計算機管理程序，在該管理程序的前提下實現(xiàn)文件檔案一體化管理。

2.內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)的建立，使項目工程文件的傳閱、處理更加快捷、簡便，檔案的綜合利用價值更能得以體現(xiàn)

項目工程籌建部門內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，使許多文件的傳送過程在計算機中完成，縮短了文件處理的時間，比如：文管中心利用計算機接收到傳真文件，將電子文件保存到特定的傳真文件數(shù)據(jù)庫中，并打印原文進行傳閱處理，在計算機上做好傳閱情況登記，同時傳真文件可以在網(wǎng)絡(luò)中與有關(guān)人員實現(xiàn)信息共享，使相關(guān)人員及時了解到最新接收的文件。這些文件處理過程基本上都在計算機網(wǎng)絡(luò)中實現(xiàn)，大大縮短了文件傳送處理的時間。由于采用一體化的管理模式，檔案的處理過程也相對簡單，在文秘人員完成傳閱文件后，檔案管理員將傳真打印件歸檔。由于合理地設(shè)置了檔案管理數(shù)據(jù)庫，使得檔案利用人員在自己辦公室的上網(wǎng)微機上就可以查閱授權(quán)范圍內(nèi)的檔案全文或摘要，充分發(fā)揮了檔案的綜合利用價值。

第7篇：檔案處理方式范文

關(guān)鍵詞：測繪 檔案 數(shù)字化

中圖分類號：P2 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）05（a）-0046-02

房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化，即是利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把紙質(zhì)的房產(chǎn)測繪檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的房產(chǎn)測繪檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化的主要作用：（1）房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化后，通過計算機直接查詢，不需要調(diào)用原件，保護了檔案原件不受損害。（2）不再受單一調(diào)用及時間的限制，一份文件可以在任何時候同時提供給許多人調(diào)閱。（3）數(shù)字化副本異地保存，可以使房產(chǎn)測繪檔案資料避免天災(zāi)人禍的破壞，使永久性保存成為可能。

房產(chǎn)測繪檔案數(shù)字化的基本流程如圖1所示。

1 檔案整理

房產(chǎn)測繪檔案為專業(yè)性檔案，因此，需加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。同時，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

（1）參照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等的要求，規(guī)范原房產(chǎn)測繪檔案中的存檔文件及排列順序。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進行修改。

（2）拆除原檔案文件中的裝訂物，并保護檔案不受損害。同時對破損嚴(yán)重、無法直接進行掃描的檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。

（3）制作并填寫“房產(chǎn)測繪檔案卷內(nèi)文件目錄”，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。樣式如表1。

（4）恢復(fù)裝訂。掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

2 檔案掃描

2.1 確定掃描方式

根據(jù)房產(chǎn)測繪檔案幅面的大?。ˋ4、A3、A0等）選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用A0號圖紙掃描儀，文件性資料可選用A3、A4掃描儀等）進行掃描。

紙張狀況較差，以及過薄、過軟或過厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描的方式。

2.2 掃描登記

認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

3 圖像處理

通過采用自動化處理和人工處理相結(jié)合的方式，來提高圖像的質(zhì)量。通過校對系統(tǒng)對圖像進行校對，確保圖像順序正確、去斑點、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗。在校對時發(fā)現(xiàn)不合格圖像時，應(yīng)及時處理，以保證圖像的質(zhì)量達到預(yù)定的標(biāo)準(zhǔn)。必要時可刪除不合格圖像，重新進行掃描處理。

4 圖像存儲

4.1 確定存儲格式

一般采用JPEG格式對掃描的文件進行存儲。在保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量，從而減少在服務(wù)器上占用空間。

4.2 命名圖像文件

以原檔號名稱建立相應(yīng)的文件夾（如C01-026：C表示房產(chǎn)測繪檔案，01-026表示01號中第26號檔案），按頁碼順序?qū)D像文件命名。所有的文件夾及文件夾內(nèi)頁碼都必須為唯一。

5 目錄建庫

5.1 建立房產(chǎn)測繪檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

建立房產(chǎn)測繪檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)以下功能：

數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)編輯、檢索查詢、數(shù)據(jù)維護、數(shù)據(jù)輸出。

5.2 選擇數(shù)據(jù)格式選擇

目錄建庫應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

5.3 條目輸入

按照《檔案著錄規(guī)則》的要求將房產(chǎn)測繪檔案條目輸入目錄數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

5.4 質(zhì)量檢查

采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對輸入的條目是否完整，內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)按整檔要求進行修改或重新輸入，以保證測繪檔案目錄條目符合規(guī)范要求。

6 數(shù)據(jù)掛接

6.1 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，建立掃描后的圖像文件的文件名及頁碼與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，從而實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的掛接。

6.2 交接登記

認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描時填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理辦法。

7 數(shù)據(jù)驗收

以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，抽檢的比率不得低于5%。一個完整的房產(chǎn)測繪檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。數(shù)字檔案驗收注意：確保掃描前后檔案整理的一致性；掃描圖像與條目數(shù)據(jù)100%掛接；文件圖像格式為JPG格式；提交圖像經(jīng)過質(zhì)量技術(shù)處理，確保清晰。

8 數(shù)據(jù)備份

8.1 備份范圍

經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行備份。

8.2 備份方式

為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

8.3 數(shù)據(jù)檢驗

備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進行檢驗。備份數(shù)據(jù)的檢驗的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。

8.4 備份標(biāo)簽

數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。

8.5 備份登記

第8篇：檔案處理方式范文

一、文書檔案收集與歸檔工作的重要意義

文書檔案收集與歸檔在企業(yè)的各項管理工作中起到基礎(chǔ)性和輔的作用，是完善檔案管理工作的前提基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)。文書檔案所涵蓋的內(nèi)容相當(dāng)龐雜，其中不乏涉及到企業(yè)的發(fā)展進程和重大事件，這些材料并不是塵封于檔案室的陳年舊事，而對于企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展與重大決策有著重要的參考意義和依據(jù)價值。文書檔案中的重要文件材料，如計劃任務(wù)書、審計報告、考核評定辦法等，對其進行收集、歸檔，確保形式完整、內(nèi)容準(zhǔn)確，則會對企業(yè)處理日常事務(wù)、調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略提供事實依據(jù)。因此，文書檔案收集與歸檔工作重要性明顯、意義重大，需在日常檔案管理中給予高度重視。

二、文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題

1.文書檔案管理人員管理意識薄弱

文書檔案管理在整個檔案管理工作中屬于基礎(chǔ)性工作，地位和重要性毋庸置疑。然而，一方面，文書檔案的收集與歸檔工作并未受到相關(guān)部門以及工作人員的重視，主要體現(xiàn)在工作人員綜合素養(yǎng)有待提高，缺乏對文書檔案的管理意識。如，將文件按級別劃分，只關(guān)注重要文件，對于普通文件的重視程度遠遠不夠，致使文書檔案管理工作的質(zhì)量大打折扣，維持在低效率運行水平，更為嚴(yán)重的后果是珍貴的檔案材料收集不完整，出現(xiàn)缺失和破損的現(xiàn)象，無法確保檔案的真實性。

另一方面，文書檔案管理工作人員缺乏崗位責(zé)任感和工作責(zé)任心。工作人員是檔案管理的執(zhí)行者，人員要素出現(xiàn)問題，勢必會拉低檔案管理工作的質(zhì)量，文書檔案資源無法得到高效利用。如，工作人員在處理檔案資料時，并未對檔案資料的來源和出處進行核實，真實性和可靠性有待考證，類似于這樣的檔案資料處理方式，喪失了檔案的嚴(yán)謹性、規(guī)范性，利用價值更是微乎其微。加之，檔案管理人員未能與時俱進、順應(yīng)技術(shù)變革，及時更新和學(xué)習(xí)檔案管理技術(shù)，在識別檔案真實性和有效性上缺乏應(yīng)有的技能和措施，一定程度上阻礙了檔案管理的順利開展。

因此，針對文書檔案收集與歸檔中所涉及的管理問題及實際操作問題，應(yīng)引起相關(guān)部門的重視，并及時采取行之有效的措施，確保文書檔案工作的有序開展，進而提升檔案管理工作的整體水平。

2.文書檔案收集與歸檔力度不足

就目前的文書檔案管理工作而言，需進一步加強收集和歸檔的力度，從以下幾個方面進行探索：（1）流程的規(guī)范性。文書檔案的收集與歸檔工作的流程比較混亂，缺乏規(guī)范的操作流程，如，在給文書檔案歸類時，文件資料的處理方式較隨意，不按既定規(guī)則擺放，不成章法，并存在歸檔不及時的現(xiàn)象；（2）歸檔模式的綜合性。傳統(tǒng)的文字檔案運用廣泛、歷史悠久，目前較多的檔案資料都是以文字檔案的形式進行存檔。而檔案管理技術(shù)的不斷完善，電子文書檔案已日漸成為重要的存檔形式，而相關(guān)工作人員尚未扭轉(zhuǎn)對于電子文書檔案的看法，缺乏對電子文書檔案收集和歸檔的意識，經(jīng)驗不足。在實踐中，文字檔案與電子文書檔案相輔相成，互為補充，因而要對這兩種歸檔模式加以綜合運用，進一步加強文書檔案收集和歸檔的力度；（3）信息的可靠性。檔案資料是對歷史信息的統(tǒng)計和記錄，只有作為真實信息的載體時，才能發(fā)揮應(yīng)有的參考、備查效用，檔案管理實踐中仍存在一些篡改檔案信息的事件，檔案信息的真實性、權(quán)威度受到極大的挑戰(zhàn)；（4）文書檔案的完整性。完整性包括時間的連貫性，頁碼的連貫與完整等。在文書檔案收集與歸檔過程中，未錄入相應(yīng)的時間，或者缺頁，都破壞了其完整性，進而對真實性和可靠性產(chǎn)生負面影響。

3.文書檔案的收集與歸檔不全面

文書檔案收集與歸檔的全面性是衡量檔案管理工作效率的一個重要指標(biāo)。一方面，檔案管理工作需要處理的文件數(shù)量大、內(nèi)容龐雜、來源豐富，加之一些文件資料的重要性和唯一性，如果出現(xiàn)遺失和錯誤歸檔，將加重文書檔案收集與歸檔的工作量，為后續(xù)工作的開展設(shè)置了無形的障礙。另一方面，一些文書檔案管理人員在進行日常工作時，由于職責(zé)劃分的模糊性以及個人經(jīng)驗的制約力等綜合因素的影響，導(dǎo)致文書檔案收集與歸檔工作無法在既定的軌道上有序運行，往往會出現(xiàn)收集與歸檔不全面的問題。

三、文書檔案收集與歸檔工作的改進措施

1.提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)

對于檔案管理人員的評價，應(yīng)從兩個維度來衡量：業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)。（1）業(yè)務(wù)能力，包括檔案管理人員系統(tǒng)掌握專業(yè)領(lǐng)域的管理知識，并能夠熟練、靈活的將其運用于日常檔案管理實踐中，從而將知識與技能相結(jié)合，進一步形成檔案管理核心能力。優(yōu)秀的檔案管理人員除了要掌握自身領(lǐng)域內(nèi)的知識與技能外，還應(yīng)具備檔案管理的主動性等職業(yè)習(xí)慣，充分調(diào)動管理人員自身的積極性，確保文書檔案收集與歸檔工作順利開展。業(yè)務(wù)能力的實現(xiàn)有賴于內(nèi)部培訓(xùn)，相關(guān)部門主管人員針對檔案管理人員的階段性績效目標(biāo)和業(yè)務(wù)能力指標(biāo)，制定出相應(yīng)的專項培訓(xùn)計劃，通過培訓(xùn)的方式，促使檔案管理人員在較短的時間內(nèi)，熟練掌握領(lǐng)域內(nèi)的知識與技能，并于培訓(xùn)結(jié)束后進行考核，在培訓(xùn)的終端把握檔案管理人員的培訓(xùn)效果。（2）綜合素養(yǎng)，綜合素養(yǎng)涵蓋了工作態(tài)度：敬業(yè)精神，責(zé)任心，使命感；文化修養(yǎng)：學(xué)識、文化層次、主動學(xué)習(xí)的能力；心理狀態(tài)：積極樂觀、熱情友善、堅毅果敢；價值理念：奉獻工作，熱愛集體等。檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是其內(nèi)在狀態(tài)，而業(yè)務(wù)能力是其外在表現(xiàn)，內(nèi)心狀態(tài)與外在表現(xiàn)之間是相輔相成，相互作用的，亦即良好的綜合素養(yǎng)彰顯管理人員積極健康的狀態(tài)，為業(yè)務(wù)能力的培育提供良好的素質(zhì)條件；而過硬的業(yè)務(wù)能力使得管理人員在優(yōu)秀的績效激勵下，保持積極進取的內(nèi)在狀態(tài)。

2.優(yōu)化文書檔案管理制度

文書檔案的收集與歸檔工作制度的完善，為相關(guān)檔案管理工作的開展提供了有利的制度保障。（1）歸檔期限，明確設(shè)置歸檔期限，更便于將不同期限類別的材料分類保管，防止遺失，為檔案管理人員收集與歸檔工作提供了便利，更省時、省力、高效的完成工作，減輕了工作負荷，無形中提高了檔案管理人員的工作積極性與滿意度；（2）歸檔范圍，科學(xué)、合理的歸檔范圍應(yīng)具有一定的適應(yīng)性和針對性，以企業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略為依據(jù)，立足于實際需要，依照相關(guān)制度規(guī)范、工作職責(zé)范疇，綜合考量這些因素之后，制定最佳的文書檔案的歸檔范圍；（3）制度更新，文書檔案收集與歸檔管理制度如果滯后于現(xiàn)實需求，就失去了存在的意義和價值，甚至?xí)铚n案收集與歸檔工作的順利開展，因此，相關(guān)部門應(yīng)在考量現(xiàn)實需求和自身發(fā)展的基礎(chǔ)上，及時調(diào)整文書檔案管理制度中的不適應(yīng)性，及時更新制度，來適應(yīng)不同時期、特定條件下對于文書檔案收集與歸檔的需要。

3.調(diào)整文書檔案收集與歸檔工作方式

文書檔案收集與歸檔工作在傳統(tǒng)的軌道上積弊已久，多體現(xiàn)為缺乏主動性、檔案資料的遺失與不完整性。因此，改變以往的文書檔案收集與歸檔工作方式，有助于檔案管理工作取得更高的效率、實現(xiàn)新的突破。（1）問題反饋的及時性，在文書檔案收集與歸檔過程中，最大限度的規(guī)避可能出現(xiàn)的紕漏，但問題的出現(xiàn)在所難免，如不及時處理，會造成巨大的管理成本，降低企業(yè)的運營管理效率，因此，出現(xiàn)問題應(yīng)及時反饋并處理；（2）工作的主動性，在檔案收集與歸檔工作中，化被動為主動，相關(guān)管理人員主動開啟與別的部門的聯(lián)系，統(tǒng)籌安排檔案收集與歸檔工作的開展進程，定期實行檢查，確保檔案材料的真實性、可靠性、連續(xù)性，主動做好每一個細節(jié)工作，滿足各部門乃至整個企業(yè)對于檔案資料的需求；（3）硬件設(shè)施的完備性。檔案管理人員在進行檔案收集與歸檔工作時，容易因短期內(nèi)無法克服的人員特質(zhì)因素，而導(dǎo)致工作失誤，如：人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度、工作疲勞度等。在信息技術(shù)如此發(fā)達的當(dāng)下，充分利用高科技設(shè)備，可以有效規(guī)避人員特質(zhì)因素而產(chǎn)生的工作失誤和潛在危機，還能節(jié)省人力成本，提升文書檔案收集與歸檔工作的效率。

第9篇：檔案處理方式范文

關(guān)鍵詞：用友ERP―U8V10.1 固定資產(chǎn)采購 流程

用友ERP―U8V10.1系統(tǒng)的固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)功能，完善了采購業(yè)務(wù)的處理方式，進一步加強了財務(wù)鏈和供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，豐富了財務(wù)與I務(wù)一體化的業(yè)務(wù)處理模式。

一、固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)概述

企業(yè)發(fā)生固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)時有兩種處理方式，一種是在財務(wù)管理模塊中運用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)通過資產(chǎn)增加功能完成資產(chǎn)卡片的登記、制單等處理，再到總賬系統(tǒng)完成憑證的后續(xù)處理等會計核算工作。另一種是在財務(wù)業(yè)務(wù)一體化環(huán)境下，運用采購系統(tǒng)和庫存管理系統(tǒng)完成固定資產(chǎn)的采購流程，再以采購訂單為核心，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)通過采購資產(chǎn)功能，實現(xiàn)采購流程中的固定資產(chǎn)在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的登記，然后通過應(yīng)付款系統(tǒng)實現(xiàn)對固定資產(chǎn)采購過程中發(fā)生的應(yīng)付款項的管理。

二、固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)與普通采購業(yè)務(wù)的比較

（一）相同點

用友ERP―U8V10.1系統(tǒng)環(huán)境下的固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)是以采購訂單為核心的資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)，其業(yè)務(wù)處理流程同普通采購業(yè)務(wù)類似，即在采購管理系統(tǒng)進行填制訂貨單、到貨單、開具增值稅發(fā)票等環(huán)節(jié)的操作，在庫存管理系統(tǒng)進行采購貨物入庫的操作，在應(yīng)付款管理系統(tǒng)進行應(yīng)付款管理的操作。

（二）不同點

通過用友ERP―U8V10.1系統(tǒng)處理的固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)，由于其具有固定資產(chǎn)的屬性，因此通常是根據(jù)發(fā)票和入庫憑證在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)登記資產(chǎn)賬，采購的資產(chǎn)不納入生產(chǎn)和銷售計劃，也無須在存貨核算系統(tǒng)進行資產(chǎn)的采購成本處理。在系統(tǒng)中相關(guān)操作的不同點具體包括：

1.單據(jù)流程。固定資產(chǎn)采購由于未納入生產(chǎn)和銷售計劃，因此在請購單環(huán)節(jié)不能參照MPS（主生產(chǎn)計劃）或MRP（物料需求計劃）關(guān)聯(lián)生成請購單，不能通過齊套采購方式下達請購單。在采購訂單環(huán)節(jié)，固定資產(chǎn)采購不能參照MPS（主生產(chǎn)計劃）或MRP（物料需求計劃）、銷售訂單等單據(jù)關(guān)聯(lián)生成請購單，不能通過齊套采購方式生成采購訂單，資產(chǎn)存貨不參與配額。結(jié)算后的采購入庫單不在存貨核算系統(tǒng)進行資產(chǎn)采購成本處理，而是進入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)參照生成固定資產(chǎn)卡片，完成采購資產(chǎn)賬的登記。

2.初始設(shè)置。

（1）在公共基礎(chǔ)設(shè)置部分，需要在基礎(chǔ)檔案的倉庫檔案設(shè)置中設(shè)置專門用來存放固定資產(chǎn)的資產(chǎn)庫。在進行采購資產(chǎn)入庫操作環(huán)節(jié)時必須選擇資產(chǎn)庫。在“業(yè)務(wù)類型”部分設(shè)置“固定資產(chǎn)”這一類型，并且在后續(xù)的所有固定資產(chǎn)采購單據(jù)操作中業(yè)務(wù)類型都必須設(shè)置為固定資產(chǎn)。在存貨檔案部分，屬于固定資產(chǎn)采購的存貨，其屬性必須設(shè)置為“資產(chǎn)”和“外購”這兩項，才可以在業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)”的采購業(yè)務(wù)中錄入固定資產(chǎn)采購的存貨。

（2）在期初數(shù)據(jù)處理部分，針對固定資產(chǎn)系統(tǒng)啟用之前已經(jīng)入庫的固定資產(chǎn)，直接在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)通過錄入原始卡片的方式進行入庫登記，不需要在采購管理系統(tǒng)錄入業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)”的期初采購入庫單。針對票到貨未到的情況，在采購管理系統(tǒng)中錄入期初采購發(fā)票時，需要將業(yè)務(wù)類型選擇為“固定資產(chǎn)”。

3.日常采購業(yè)務(wù)處理。用友ERP―U8V10.1系統(tǒng)處理的固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)以采購訂單為核心，將采購管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)等模塊進行業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)的財務(wù)鏈與供應(yīng)鏈實時同步處理。

三、用友ERP―U8V10.1環(huán)境下固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)處理案例分析

[案例]燕華商貿(mào)有限公司2016年1月20日通過資產(chǎn)采購方式向西寧服裝公司采購貨架1套，無稅單價60 000元，收到貨物經(jīng)驗收合格后入資產(chǎn)庫，開具采購增值稅專用發(fā)票（發(fā)票號0000000007），并立即支付貨款。該批資產(chǎn)以固定資產(chǎn)登記入賬。

案例分析：該筆業(yè)務(wù)屬于資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)，首先需要建立資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)環(huán)境，進行對應(yīng)的倉庫和存貨信息設(shè)置。其次，進行該資產(chǎn)的采購流程處理，其中，采購業(yè)務(wù)流程的所有相關(guān)單據(jù)的“業(yè)務(wù)類型”均設(shè)置為“固定資產(chǎn)”。第三，在應(yīng)付款管理系統(tǒng)對資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)進行應(yīng)付款項處理。第四，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)導(dǎo)入業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)”且已結(jié)算的采購入庫單，進行資產(chǎn)分配生成固定資產(chǎn)卡片，完成該筆固定資產(chǎn)的登記入賬。具體業(yè)務(wù)處理過程如下：

（一）初始設(shè)置

該部分主要進行資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)關(guān)鍵要素的設(shè)置，包括倉庫的設(shè)置和存貨檔案的設(shè)置。操作步驟包括：

1.設(shè)置資產(chǎn)庫。在企業(yè)應(yīng)用平臺進入基礎(chǔ)設(shè)置基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)倉庫檔案，添加倉庫名稱為“資產(chǎn)庫”的倉庫檔案，其中必須勾選“資產(chǎn)倉”，不勾選“參與MRP運算”。

2.設(shè)置存貨檔案。在企業(yè)應(yīng)用平臺進入基礎(chǔ)設(shè)置基礎(chǔ)檔案存貨存貨檔案點擊[增加]按鈕輸入以下信息：存貨編碼403，存貨名稱為貨架，計量單位為套，存貨屬性勾選“外購”“資產(chǎn)”點擊[保存]按鈕保存存貨信息。

注：設(shè)置該存貨檔案時，“資產(chǎn)”屬性是該存貨能夠參與資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)處理的關(guān)鍵要素。

（二）采購管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理

1.填制采購訂單。

步驟解析：采購訂單是資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)的核心要素，在單據(jù)填制過程中必須將“業(yè)務(wù)類型”這一項設(shè)置為“固定資產(chǎn)”。訂單的其他信息錄入與普通采購業(yè)務(wù)訂單一致。

操作步驟：采購管理系統(tǒng)采購訂貨采購訂單點擊[增加]按鈕設(shè)置業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)”，輸入訂單表頭其他信息后點擊[保存]按鈕點擊[審核]按鈕進行單據(jù)審核。

2.填制采購到貨單。

步驟解析：填制采購到貨單必須將業(yè)務(wù)類型設(shè)置為“固定資產(chǎn)”才能與同為固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)類型的采購訂單通過“生單”方式進行單據(jù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

操作步驟：采購管理系統(tǒng)采購到貨到貨單點擊[增加]按鈕設(shè)置業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)”點擊[生單]，在過濾條件中將業(yè)務(wù)類型設(shè)置為“固定資產(chǎn)”選擇資產(chǎn)采購的采購訂單完善到貨單表頭其他信息后點擊[保存]按鈕點擊[審核]按鈕進行單據(jù)審核。

3.填制采購發(fā)票。

步驟解析：采購發(fā)票參照采購訂單或入庫單生成，同時進行現(xiàn)付業(yè)務(wù)處理，并與采購入庫單進行采購結(jié)算，生成“固定資產(chǎn)”業(yè)務(wù)類型的結(jié)算單。

操作步驟：采購管理系統(tǒng)采購發(fā)票采購專用發(fā)票點擊[增加]按鈕設(shè)置業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)”點擊[生單]在過濾條件中將業(yè)務(wù)類型設(shè)置為“固定資產(chǎn)”選擇資產(chǎn)采購的采購入庫單完善發(fā)票表頭其他信息后點擊[保存]按鈕點擊[現(xiàn)付]按鈕，輸入現(xiàn)付的金額、結(jié)算方式等信息點擊[確定]按鈕點擊[結(jié)算]按鈕，完成與采購入庫單的結(jié)算。

（三）庫存管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理

填制采購入庫單。

步驟解析：采購的固定資產(chǎn)經(jīng)驗收合格后須進入具有“資產(chǎn)倉”屬性且專門用來存放固定資產(chǎn)的“資產(chǎn)庫”。該業(yè)務(wù)導(dǎo)入資產(chǎn)采購的訂單或到貨單生成采購入庫單。采購入庫單在與該筆業(yè)務(wù)的采購專用發(fā)票結(jié)算后會傳遞到固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)以生成固定資產(chǎn)卡片，進行采購固定資產(chǎn)入賬登記。

操作步驟：庫存管理系統(tǒng)采購入庫單設(shè)置業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)”點擊[生單]在過濾條件中將業(yè)務(wù)類型設(shè)置為“固定資產(chǎn)”選擇資產(chǎn)采購的采購到貨單選擇“資產(chǎn)庫”，完善入庫單表頭其他信息后點擊[保存]按鈕點擊[審核]按鈕進行單據(jù)審核。

（四）應(yīng)付款管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理

1.審核采購專用發(fā)票。

步驟解析：對采購管理系統(tǒng)填制的采購專用發(fā)票進行正確性審查，并依據(jù)其進行固定資產(chǎn)采購應(yīng)付賬款確認。本筆業(yè)務(wù)在固定資產(chǎn)到貨入庫后與采購發(fā)票已進行完全結(jié)算，因此在設(shè)置應(yīng)付單據(jù)過濾條件時選擇“已整單報銷”。

操作步驟：應(yīng)付款管理系統(tǒng)應(yīng)付單據(jù)處理應(yīng)付單據(jù)審核在應(yīng)付單據(jù)過濾條件中選擇“未審核”“包含已現(xiàn)結(jié)發(fā)票”“未制單”“已整單報銷”選項，其他信息默認點擊[確定]按鈕在應(yīng)付單據(jù)列表中選擇對應(yīng)的采購專用發(fā)票，點擊[審核]按鈕，即完成該筆資產(chǎn)采購的發(fā)票審核。

2.制單處理。

步驟解析：對審核無誤后的采購專用發(fā)票進行制單處理，完成采購固定資產(chǎn)的記賬操作。需要注意的是，對現(xiàn)結(jié)采購發(fā)票制問保借方取[產(chǎn)品科目設(shè)置]中對應(yīng)的采購科目，該科目一般是材料采購或在途物資，而針對固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)則需要將該科目調(diào)整為固定資產(chǎn)。

操作步驟：應(yīng)付款管理系統(tǒng)制單處理在制單類型中選擇“現(xiàn)結(jié)制單”，點擊[確認]按鈕在采購發(fā)票制單列表中選擇發(fā)票號為0000000007的采購專用發(fā)票，在“選擇標(biāo)志”一欄雙擊點擊[制單]按鈕在憑證界面按照業(yè)務(wù)資料設(shè)置憑證類別和制單日期借方采購科目若是材料采購或在途物資則手動調(diào)整為固定資產(chǎn)點擊[保存]按鈕，完成制單處理。

（五）固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理

生成采購資產(chǎn)卡片。

步驟解析：在財務(wù)業(yè)務(wù)一體化環(huán)境下，供應(yīng)鏈模塊中生成的業(yè)務(wù)類型為“固定資產(chǎn)”的采購入庫單在與采購專用發(fā)票結(jié)算后傳遞到固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)生成采購資產(chǎn)卡片。對于采購資產(chǎn)業(yè)務(wù)，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中主要是進行以卡片形式的固定資產(chǎn)登記處理，由于在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中已經(jīng)完成資產(chǎn)的會計核算和記賬，因此，在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)不需要進行制單處理。

操作步驟：（1）固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)選擇[卡片]菜單單擊[采購資產(chǎn)]菜單在未轉(zhuǎn)采購資產(chǎn)訂單列表界面選擇該筆業(yè)務(wù)的采購訂單選擇資產(chǎn)采購訂單后，在訂單列表下方的未轉(zhuǎn)采購資產(chǎn)入庫單明細子表自動選中并顯示對應(yīng)的入庫單；（2）點擊[增加]按鈕，進入“采購資產(chǎn)分配設(shè)置”設(shè)置該資產(chǎn)卡片的類別、開始使用日期、存貨數(shù)量等信息，點擊[保存]按鈕，進入卡片錄入界面；（3）在固定資產(chǎn)卡片錄入界面設(shè)置其他必要信息，點擊[保存]按鈕，系統(tǒng)會提示本次結(jié)轉(zhuǎn)生成卡片的情況。

四、小結(jié)

用友ERP―U8V10.1系統(tǒng)環(huán)境下要實現(xiàn)固定資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)處理，在遵循常規(guī)的采購業(yè)務(wù)處理流程前提下，需要注意幾個關(guān)鍵的要素：在初始設(shè)置部分，倉庫和存貨須具有“資產(chǎn)”屬性，在業(yè)務(wù)處理部分，所有單據(jù)的“業(yè)務(wù)類型”均須是“固定資產(chǎn)”，由于資產(chǎn)采購不納入生產(chǎn)計劃和銷售計劃，因此，資產(chǎn)的采購成本不需要在存貨核算系統(tǒng)進行處理，使用采購資產(chǎn)功能生成的固定資產(chǎn)卡片不在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)制單，而是在應(yīng)付款系統(tǒng)中制單。用友ERP―U8V10.1系統(tǒng)環(huán)境下的采購資產(chǎn)功能進一步完善了采購業(yè)務(wù)處理模式，加強了供應(yīng)鏈和財務(wù)鏈業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，有效促進了企業(yè)的精細化管理。

參考文獻：

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